公文管理制度word

.公文管理制度編號(hào)：第一條 總則本制度主要對(duì)本公司各職能部門(mén)的公文管理事務(wù)進(jìn)行規(guī)定。第二條 職責(zé)行政人事部是本公司公文事務(wù)歸口管理的職能部門(mén)。第三條 公文概念本制度所定義的公文是指本公司所屬各部門(mén)之間以及其與外部組織之間為處理本公司事務(wù)而形成的各種記錄文本。第四條 通用公文本公司主要使用以下公文文種：（一） 決定、決議：對(duì)重要事項(xiàng)或重大運(yùn)作做出安排，用“決定” 。經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)并要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)，用“決議” 。（二） 公告：向社會(huì)公眾發(fā)布公司重大事項(xiàng)用“公告” 。（三） 通知：發(fā)布規(guī)章制度，轉(zhuǎn)發(fā)政府機(jī)構(gòu)、行業(yè)機(jī)構(gòu)以及批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)構(gòu)的公文，要求下級(jí)機(jī)構(gòu)辦理和需要周知的共同執(zhí)行事項(xiàng)，用“通知” 。（四） 通報(bào)：表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要情況，用“通報(bào)” 。（五） 章程、制度、規(guī)定、條例：企業(yè)設(shè)立人或發(fā)起人制定的、載明機(jī)構(gòu)的設(shè)立、職責(zé)以及運(yùn)作程序等內(nèi)容的文本用“章程” ；對(duì)企業(yè)工作事務(wù)進(jìn)行原則性的規(guī)范和約束用“制度”或“規(guī)定” 、 “條例” 。一般而言，原則性的規(guī)范用“制度” ，實(shí)施細(xì)則和具體管理措施用“規(guī)定”或“條例” 。（六） 報(bào)告、請(qǐng)示：向上級(jí)機(jī)構(gòu)匯報(bào)工作，反映情況，提出建議，不需要明確答復(fù)的，用“報(bào)告” 。向上級(jí)機(jī)構(gòu)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)，需要明確答復(fù)的，用“請(qǐng)示” 。（七） 批復(fù)：答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)，用“批復(fù)” 。（八） 函：相互商洽工作，詢問(wèn)或答復(fù)問(wèn)題，以及向相關(guān)政府機(jī)構(gòu)和行業(yè)機(jī)構(gòu)請(qǐng)求批準(zhǔn)等，用“函” 。（九） 會(huì)議紀(jì)要：傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，要求相關(guān)部門(mén)共同遵守、執(zhí)行的，用“會(huì)議紀(jì)要” 。（十） 工作志、工作簡(jiǎn)報(bào)、大事記：記錄日、周、月工作情況者用“工作志” ；記錄并.傳播、發(fā)布階段性工作情況者用“工作簡(jiǎn)報(bào)” ；記載年度發(fā)生的重大事項(xiàng)用“大事記” 。第五條 常用名詞簡(jiǎn)稱和其它約定為規(guī)范行文，對(duì)一些常用名詞的使用和其它事項(xiàng)約定如下：在公司制度和其它公文中可直接使用以下名詞簡(jiǎn)稱和其它約定，不必另作解釋。（一） 本公司：是有限公司的簡(jiǎn)稱。（二） 各部門(mén)：指公司屬下各職能部門(mén)。（三） 公司領(lǐng)導(dǎo)：指本公司董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、副總經(jīng)理。（四） 中層干部：指經(jīng)本公司正式任命的中層管理人員，包括職能部門(mén)經(jīng)理、主管等。（五） 基層管理人員：包含本公司管理人員，各部門(mén)業(yè)務(wù)員、現(xiàn)場(chǎng)管理等。（六） 員工：包含公司簽訂勞動(dòng)合同的合同制固定工和計(jì)時(shí)工（即臨時(shí)工） 。（七） 其它簡(jiǎn)稱：行政人事部簡(jiǎn)稱行政部，物業(yè)管理部簡(jiǎn)稱物業(yè)部。（八） 數(shù)據(jù)和其它跨度：一般情況下，在制度和其它公文中，涉及至數(shù)據(jù)跨度的，如無(wú)特別說(shuō)明，均包含下線，不含上線。如 10（人、元、個(gè)等）以上，100（人、元、個(gè)等）以下，即包含 10，而不含 100。在公文中還常常涉及學(xué)歷、職稱、職務(wù)等其它跨度，也是含下線，不含上線。如大專以上，碩士以下人員，即是含大專，不含碩士。（九） 其它事項(xiàng)：一般情況下，公文標(biāo)題用宋體或黑體，正文用小 4 號(hào)宋體。第六條 公文格式本公司公文格式分為六類，即公司文件、公司公文、部門(mén)公文、公函、會(huì)議紀(jì)要和傳真件。（一） 公司文件適用范圍：主要用于印發(fā)公司重要規(guī)章、公告、通報(bào)、通知、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、決定、決議等。一般情況下，制度、規(guī)定，重要工作計(jì)劃，機(jī)構(gòu)和人事變動(dòng)，對(duì)外信息發(fā)布，國(guó)家和行業(yè)主管機(jī)構(gòu)的有關(guān)政策、規(guī)定轉(zhuǎn)發(fā)，以及有關(guān)本公司權(quán)益結(jié)構(gòu)、資產(chǎn)重組等事項(xiàng)的決定，均用公司文件。 （格式見(jiàn)附件一） 。（二） 公司公文適用范圍：主要用于以本公司名義發(fā)出的普通通知、通報(bào)等文本。 （格式見(jiàn)附件二） 。（三） 部門(mén)公文.適用范圍：主要用于以本公司各部門(mén)名義發(fā)出的公文。一般情況下，在已得到本公司批準(zhǔn)的工作計(jì)劃、財(cái)務(wù)預(yù)算和審批權(quán)限范圍內(nèi)部署相關(guān)工作的，應(yīng)使用部門(mén)公文。 （格式見(jiàn)附件三） 。（四） 公函適用范圍：以本公司所轄部門(mén)名義向本公司以外的單位發(fā)出的商洽有關(guān)事項(xiàng)，通報(bào)有關(guān)信息的文本用此格式。 （格式見(jiàn)附件四） 。（五） 會(huì)議紀(jì)要適用范圍：用于涉及本公司經(jīng)營(yíng)或生產(chǎn)工作會(huì)議。 （格式見(jiàn)附件五） 。（六） 傳真件適用范圍：用于本公司商務(wù)往來(lái)傳真件的封面。 （格式見(jiàn)附件六） 。第七條 處理公文的表格（一） 發(fā)文稿紙：用于制發(fā)本公司文件。 （格式見(jiàn)附件七） 。（二） 公文審批表：用于處理各部門(mén)向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送的請(qǐng)示或請(qǐng)示性公文（如需報(bào)批的方案、計(jì)劃等） 。 （格式見(jiàn)附件八） 。（三） 文件審批（傳閱）箋：用于各部門(mén)對(duì)收悉的公文（除例行公文、擬發(fā)文件、和請(qǐng)示性公文外）的處理。 （格式見(jiàn)附件九） 。第八條 公文密級(jí)：本公司起草和來(lái)往的部分公文在一定期限內(nèi)需要保密。秘密公文分為“秘密” 、 “機(jī)密” 、 “絕密”三級(jí)，具體密級(jí)和保密期限由擬辦部門(mén)提出，經(jīng)行政人事部審核確定。第九條 公文緊急程度：根據(jù)處理時(shí)限，本公司公文分為普通公文和緊急公文。普通公文是指對(duì)處理時(shí)限無(wú)特殊規(guī)定，只需在通常工作周期內(nèi)處理完成的公文。緊急公文分為：“急” 、 “特急”兩級(jí)。因工作需要，要求有關(guān)部門(mén)或人員自公文送達(dá)之時(shí)起半個(gè)工作日內(nèi)處理或知曉的公文標(biāo)“急” ，在一個(gè)小時(shí)內(nèi)處理或知曉的標(biāo)“特急” 。公文緊急程度由擬辦部門(mén)擬定，經(jīng)行政人事部審核確定。第十條 本公司公文處理程序一般分為公文簽發(fā)、公文分送、公文閱處、公文反饋與跟蹤、公文清理存檔銷(xiāo)毀等五個(gè)階段。相關(guān)人員在工作中，應(yīng)高效優(yōu)質(zhì)地處理公文事務(wù)，嚴(yán)守公文秘密。第十一條 公文簽發(fā)（一） 簽發(fā)權(quán)限：本公司副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)在分管范圍內(nèi)可以簽發(fā)以本公司名義制發(fā)的公文；各部門(mén)正職或得到其授權(quán)的副職有權(quán)簽發(fā)以本部門(mén)名義制發(fā)的公文。（二） 簽發(fā)方式：除公司文件和對(duì)外行文外，所有內(nèi)部公文（包括本制度未規(guī)定的內(nèi).部公文、表格等資料）均采用直接簽發(fā)方式，不再加蓋公章。1、 公司文件的簽發(fā)：擬辦部門(mén)按本制度規(guī)定流程傳遞簽發(fā)后，由行政人事部制作成正式文本并蓋章印發(fā)。2、 公司公文的簽發(fā)：有兩種形式，一種是蓋章，所有對(duì)外公文均按前述紅頭文件的簽發(fā)流程簽發(fā)后，蓋章發(fā)出。另一種是對(duì)內(nèi)部的公文，按前述流程傳遞后，由簽發(fā)人直接簽發(fā)，不需蓋章，正式文本中簽發(fā)人一欄用其簽名。3、 各部門(mén)公文的簽發(fā)：各職能部門(mén)公文由其部門(mén)負(fù)責(zé)人直接簽發(fā)，不必蓋本公司公章，正式文本中簽發(fā)人一欄用其簽名，但主送一份行政人事部備案。4、 公函的簽發(fā)：如以各部門(mén)名義行文，則由部門(mén)負(fù)責(zé)人同意后蓋部門(mén)公章，如以公司名義行文的，則依管理職責(zé)，由相應(yīng)副總經(jīng)理或以上領(lǐng)導(dǎo)同意后，蓋相應(yīng)公章發(fā)出。5、 會(huì)議紀(jì)要的簽發(fā)：經(jīng)營(yíng)性會(huì)議紀(jì)要由總經(jīng)理（或會(huì)議主持人）審定后，蓋章發(fā)出。 6、 傳真件的簽發(fā)：有關(guān)當(dāng)事人直接簽發(fā)傳真件，但如雙方有約定或?qū)Ψ揭螅稍凇鞍l(fā)件單位”處同時(shí)加蓋公章（須經(jīng)本公司正職或具有相應(yīng)權(quán)限的副職同意） 。第十二條 公文印發(fā)范圍公文印發(fā)范圍由擬辦部門(mén)擬定，行政人事部審核，公文簽發(fā)人或?qū)徟舜_定。各部門(mén)公文的印發(fā)范圍自行確定。第十三條 公文分送（一） 本公司公文分送主要采用簽收、傳真、電報(bào)、郵遞、電子郵件等分送方式。一般情況下，分送公文應(yīng)采取簽收方式，對(duì)秘密及以上級(jí)公文、人事資料等重要公文還需用信封封口專人專送。采用其它方式分送公文，分送人應(yīng)做好跟蹤、記錄工作。（二） 收件工作人員應(yīng)對(duì)公文進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、秘字等的核定。如其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即通知發(fā)文機(jī)構(gòu)，并登記出錯(cuò)文件。對(duì)封口被撕的公文應(yīng)拒絕簽收。第十四條 公司領(lǐng)導(dǎo)收到公文后，根據(jù)發(fā)文稿紙 、 公文審批表或文件審批（傳閱） 的提示作出處理意見(jiàn)（一般每人用時(shí)不宜超過(guò)兩個(gè)工作日，如確需延遲處理，應(yīng)及時(shí)知會(huì)相關(guān)部門(mén)。對(duì)“急”和“特急”件，一般應(yīng)按規(guī)定期限處理） 。第十五條 公文反饋與跟蹤.行政人事部文員接到公司領(lǐng)導(dǎo)批示后，應(yīng)及時(shí)將批示件和原件反饋給擬辦部門(mén)（一般不超過(guò)半個(gè)工作日，同時(shí)保存批示件及原件的復(fù)印件。 ）第十六條 公文清理、存檔和銷(xiāo)毀（一） 各部門(mén)文員或相關(guān)工作人員應(yīng)對(duì)收發(fā)的公文每周進(jìn)行一次整理，對(duì)有存檔價(jià)值的公文應(yīng)按檔案管理制度規(guī)定期限向檔案管理部門(mén)整理移交；對(duì)各部門(mén)公文存檔價(jià)值的確定由本部門(mén)正職或具有相應(yīng)權(quán)限的副職按檔案管理制度規(guī)定確認(rèn)。（二） 各部門(mén)在每年第一季度內(nèi)，須對(duì)上年度形成的公文進(jìn)行清理，有存檔價(jià)值的須及時(shí)送檔案管理部門(mén)保存，對(duì)不具存檔價(jià)值的公文經(jīng)本部門(mén)正職或具有相應(yīng)權(quán)限的副職確認(rèn)后，用碎紙機(jī)或其它方式徹底銷(xiāo)毀。第十七條 公文處理一般流程（一） 公文處理的四種方式1、 對(duì)例行公文的處理：各部門(mén)月度工作報(bào)告（填寫(xiě)表格用部門(mén)月度工作報(bào)告格式見(jiàn)附十）等例行公文，由各部門(mén)按規(guī)定期限交行政人事部分流。2、 對(duì)擬發(fā)文件的處理流程：（1） 擬發(fā)公司文件（含公司文件和公司公文）時(shí)，首先由擬辦部門(mén)擬好文稿、填寫(xiě)發(fā)文稿紙 ，經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后（如需部門(mén)會(huì)簽，則送各相關(guān)部門(mén)會(huì)簽） ，按職責(zé)權(quán)限送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)或會(huì)簽后送總經(jīng)理簽發(fā)，或直接送總經(jīng)理簽發(fā)（如超越總經(jīng)理權(quán)限，則在總經(jīng)理簽發(fā)后送董事長(zhǎng)簽發(fā)） ，最后由行政人事部制作下發(fā)。（2） 擬發(fā)部門(mén)文件，由擬辦部門(mén)自行制作發(fā)出。3、 對(duì)請(qǐng)示性公文的處理流程：（1） 各部門(mén)請(qǐng)示性公文由經(jīng)辦人填寫(xiě)公文審批表 ，經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，按職責(zé)權(quán)限送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核審批。（2） 審批后的請(qǐng)示性公文如需以公司文件形式印發(fā)，且請(qǐng)示的主要內(nèi)容（人員、金額等）得到公司領(lǐng)導(dǎo)同意，可直接交行政人事部制成公司文件后發(fā)出；如請(qǐng)示的主要內(nèi)容與領(lǐng)導(dǎo)批示相差較大，應(yīng)由擬辦部門(mén)按批示意見(jiàn)修改后按擬發(fā)文件的流程重新上報(bào)。審批后的請(qǐng)示性公文如需以部門(mén)文件形式印發(fā)，則參照本項(xiàng)流程，由擬辦部門(mén)制作發(fā)出。4、 對(duì)其它來(lái)文（除例行公文、擬發(fā)文件和請(qǐng)示性公文外）的處理流程：行政人事部或各部門(mén)文員收到公文后，應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)文件審批（傳閱）箋 ，送本部門(mén)負(fù).責(zé)人閱處，再由文員根據(jù)閱處意見(jiàn)分送。（二） 公文處理流程圖表1、 例行公文的處理流程：（1） 例行公文報(bào)送流程表：填寫(xiě)部門(mén) 例行公文 報(bào)送時(shí)間及接收部門(mén) 備 注各部門(mén) 月度工作報(bào)告 每月第 1 個(gè)工作日內(nèi)送行政人事部（2） 例行公文分流表：例行公文 分流處理 部門(mén) 處理方式 時(shí) 間 備 注月度工作報(bào)告 除 2、4、10 月外每月第 4 個(gè)工作日內(nèi)季度工作報(bào)告行政人事部行政人事部保存，復(fù)印件送相關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo) 4 月和 10 月 11 日內(nèi)員工情況月報(bào)表 行政人事 部 原件行政人事部保存，復(fù) 印件送相關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo) 每月第 4 個(gè)工作日內(nèi)財(cái)務(wù)報(bào)表 隊(duì)建設(shè) 財(cái)務(wù)部 原件財(cái)務(wù)部保存，復(fù)印件 送相關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo) 每季度首月 17 日內(nèi)注：半年和年度工作報(bào)告的上交時(shí)間臨時(shí)通知。2、 擬發(fā)公司文件處理流程： 3、請(qǐng)示性公文處理流程：擬稿部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后的擬文稿，附發(fā)文稿紙如需部門(mén)會(huì)簽，則先會(huì)簽經(jīng)擬辦部門(mén)負(fù)責(zé)人簽名的請(qǐng)示，附公文審批表如需部門(mén)審核，則先會(huì)審行政人事部經(jīng)理核稿相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)副總會(huì)簽總經(jīng)理 總經(jīng)理會(huì)簽董事長(zhǎng)董事長(zhǎng)行政人事部文員保存正本行政人事部印發(fā).（三） 其它來(lái)文（除例行公文、擬發(fā)文件和請(qǐng)示性公文外）處理流程：其它來(lái)文行政人事部文員或各部門(mén)文員