解讀中小企業(yè)應(yīng)用ERP如何簽信息化合同.docx

解讀中小企業(yè)應(yīng)用ERP管理系統(tǒng)如何簽信息化合同深圳智多通科技有限公司關(guān)鍵字：ERP 軟件 管理系統(tǒng) 國際物流 信息化現(xiàn)階段，市面上的ERP管理系統(tǒng)很多，特別是選國內(nèi)軟件還是國外軟件讓人困惑。ERP管理系統(tǒng)起源于西方，國外ERP管理系統(tǒng)廠家在產(chǎn)品技術(shù)研究和行業(yè)經(jīng)驗(yàn)沉淀上走在前面，國內(nèi)ERP管理系統(tǒng)廠家則在研究、跟進(jìn)國外軟件的基礎(chǔ)上，根據(jù)現(xiàn)狀加以更多的創(chuàng)新。智多通科技是一家提供國際物流管理應(yīng)用解決方案的專業(yè)企業(yè)，我們知道關(guān)于ERP管理系統(tǒng)實(shí)施現(xiàn)在有很多種方法，很多的選型方法只是大型的國際物流企業(yè)比較適用，對于中小型國際物流企業(yè)來講大企業(yè)的選型方法和中小企業(yè)運(yùn)用ERP管理系統(tǒng)又存在的一定聯(lián)系與差別。中小型國際物流企業(yè)應(yīng)用ERP管理系統(tǒng)需要見效快，應(yīng)用快等特點(diǎn)，因此，中小型國際物流企業(yè)在上應(yīng)用ERP管理系統(tǒng)之前，選型是關(guān)健，而在選型過程當(dāng)中，信息化合同的簽署又顯得至關(guān)重要。中小型國際物流企業(yè)ERP管理系統(tǒng)合同的簽署有很多資料可供查詢，但筆者認(rèn)為，中小型國際物流企業(yè)的合同簽署有別于大企業(yè)。從中小型國際物流企業(yè)信息化的現(xiàn)狀及特點(diǎn)來看，中小企業(yè)信息化發(fā)展到現(xiàn)在，行業(yè)細(xì)分需求特點(diǎn)日益明顯。中小型國際物流企業(yè)用戶已經(jīng)不僅僅滿足于財(cái)務(wù)管理、OA等單項(xiàng)應(yīng)用，要求逐步深入。中小企業(yè)信息化不僅僅是ERP管理系統(tǒng)，還包括產(chǎn)品輔助設(shè)計(jì)、生產(chǎn)制造管理和控制等多方面內(nèi)容，具有很鮮明的行業(yè)特點(diǎn)。同時(shí)，中小型的國際物流企業(yè)，信息化的初步戰(zhàn)役見了成效，但實(shí)施效果和進(jìn)度參差不齊總的信息方向是朝著全面信息化的發(fā)展的。這些特點(diǎn)讓中小企業(yè)在未來信息化的道路還需要很長一段時(shí)間。在中小型國際物流企業(yè)信息化過程當(dāng)中，信息化合同簽署是中小企業(yè)向信息化邁出的重要一步，也意味著信息化的開始重要一步。智多通科技認(rèn)為，作為中小型國際物流企業(yè)CIO，簽署ERP管理系統(tǒng)合同應(yīng)注意以下十點(diǎn)：1、仔細(xì)看清楚ERP管理系統(tǒng)合同的種類現(xiàn)階段，信息化本身就是一種無型的產(chǎn)品，尤其是軟件的產(chǎn)品，對于企業(yè)來講，如果能解決企業(yè)的業(yè)務(wù)問題，那么它值百萬，甚至千萬。但如果解決不了業(yè)務(wù)上的問題，那就是一張沒有任何價(jià)值的光盤代碼。而現(xiàn)階段的ERP管理系統(tǒng)合同種類比較多，它按照不同的功能、不同的模塊進(jìn)行劃分，因此，要求CIO在簽署ERP管理系統(tǒng)合同前要充分了解企業(yè)的業(yè)務(wù)狀況，對于合同要有一個(gè)整體的規(guī)劃，這些規(guī)劃包括如何制定長期的的規(guī)劃和短期的規(guī)劃。對于CIO來講了解合同的規(guī)劃非常重要，一個(gè)CIO如果不了解信息化合同的詳細(xì)情況，不懂得ERP管理系統(tǒng)合同的簽署原則，那么鐵定要吃了信息化合同的虧。了解信息化合同的種類需要CIO前期進(jìn)行大量的調(diào)研及市場分析，對于第一次參與合同的簽署CIO來講，更加應(yīng)該慎重并且考慮周全，需要CIO對于企業(yè)現(xiàn)狀及未來要有一個(gè)長遠(yuǎn)的規(guī)劃、對于有經(jīng)驗(yàn)的CIO來講同樣也不能大意，只有在做到萬無一失的情況，才會(huì)為企業(yè)真正的去創(chuàng)造價(jià)值。2、簽署合同前再次對產(chǎn)品進(jìn)行演示無論是做ERP管理系統(tǒng)還是做其它的項(xiàng)目如BI、CRM等一糸列的信息化工作，CIO都需要對于IT服務(wù)商的產(chǎn)品進(jìn)行詳細(xì)的演示和了解。雖然，IT服務(wù)商在在選型初期，會(huì)對自身的產(chǎn)品進(jìn)行演示，但作為CIO有必要進(jìn)行對于產(chǎn)品的二次演示及操作，以便發(fā)現(xiàn)在軟件產(chǎn)品當(dāng)中存在的問題及不足，這樣一方面有利于在ERP管理系統(tǒng)合同簽署前，取消產(chǎn)品的一些不必要的附加功能，增加企業(yè)的必需的部分，從而形成產(chǎn)品完全適應(yīng)企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展的需求。另一方面，二次演示也有有利于CIO更加了解ERP管理系統(tǒng)的產(chǎn)品，以便于以后更好的實(shí)施。3、參觀同行或者相關(guān)行業(yè)合同簽署案例行業(yè)內(nèi)典型用戶案例是CIO學(xué)習(xí)的最好榜樣，這一點(diǎn)非常適用于初期CIO或者是準(zhǔn)備新上線項(xiàng)目的企業(yè)CIO。當(dāng)一個(gè)新的項(xiàng)目上線前CIO因無法準(zhǔn)確把握項(xiàng)目的進(jìn)展程度或者對于此項(xiàng)目熟悉程度不是“胸有成竹”，那么，這就要求我們CIO可去參考同行業(yè)企業(yè)他們的新信息化項(xiàng)目合同是如何簽署的包括ERP等。同樣作為CIO行業(yè)有經(jīng)驗(yàn)的CIO會(huì)告訴你如何去簽署。我們知道ERP管理系統(tǒng)對于企業(yè)來講無論是大型國際物流企業(yè)，還是中小型國際物流企業(yè)，都將改變企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，一旦做不好會(huì)讓企業(yè)損失很大，甚至?xí)绊懙狡髽I(yè)的生存。因此，在簽署ERP管理系統(tǒng)合同前，CIO不妨多去參考其它企業(yè)的簽署情況，保證信息化在合同的簽署上“平安無事”。4、節(jié)約成本電子合同顯“神威”電子合同的實(shí)施，是為了進(jìn)一步完善了原有的合同管理模式，有利于層層控制信息化合同的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。合同一旦簽訂，數(shù)據(jù)將進(jìn)行集中存放，實(shí)行網(wǎng)絡(luò)管理和過程控制，避免了合同的隨意變更和計(jì)劃的層層加碼。同時(shí)，在電子合同的管理模式下，下級(jí)的計(jì)劃量只能從上級(jí)下達(dá)的計(jì)劃量中分解，任何人為的干擾都將被系統(tǒng)拒絕，嚴(yán)肅了計(jì)劃的執(zhí)行。但目前，國內(nèi)的電子合同還欠缺很多的標(biāo)準(zhǔn)、普及率也不是很高，因此，電子合同目前并不完全適合中小企業(yè)的發(fā)展。5、在合同中確定ERP項(xiàng)目的開始時(shí)間與結(jié)束時(shí)間每一個(gè)ERP項(xiàng)目的開始都需要做好項(xiàng)目的開始和結(jié)束時(shí)間。在過去我們了解每一個(gè)ERP上線有的需要一年，有的需要兩年到甚至還有需要三年上的才能上線。對于企業(yè)來講三年上一個(gè)ERP項(xiàng)目已經(jīng)非常困難，企業(yè)的業(yè)務(wù)將受到很大的影響。如何快速的上線ERP管理系統(tǒng)，但又不影響企業(yè)的業(yè)務(wù)的已經(jīng)成為中小型國際物流企業(yè)CIO所關(guān)注的ERP管理系統(tǒng)的熱點(diǎn)之一，尤其是對于中小型國際物流企業(yè)來講，更需要具備快速完善的特點(diǎn)，而ERP管理系統(tǒng)本身的功能模塊特別多，如果沒有一個(gè)統(tǒng)一的時(shí)間制定，那么項(xiàng)目就會(huì)越托越久，從而導(dǎo)致整個(gè)ERP項(xiàng)目最終的失敗。6、制定合理付款條件據(jù)了解，現(xiàn)階段存在很多的ERP管理系統(tǒng)“尾款”難以追回的現(xiàn)象，究其原因，這些都在ERP管理系統(tǒng)的項(xiàng)目合同中的付款信息化沒有規(guī)劃清楚，企業(yè)CIO如何制定合理的付款條件需要和IT服務(wù)商達(dá)成一致，只有在前期把必要的準(zhǔn)備工作做好才能在最后的的付款階段做到盡善盡美，讓企業(yè)滿意、讓IT服務(wù)商互相都滿意。7、二次開發(fā)及服務(wù)很關(guān)健任何產(chǎn)品都不可能是“十全十美”的，對于企業(yè)來講在完善的產(chǎn)品功能面前，企業(yè)需要滿足“個(gè)性化”需求，針對行業(yè)及企業(yè)自身的特點(diǎn)，企業(yè)需要定制進(jìn)行二次開發(fā)，在二次開發(fā)過程中，必然要涉及到企業(yè)的服務(wù)。因此，當(dāng)CIO在和IT服務(wù)商簽署信息化合同前，要把二次開發(fā)的費(fèi)用、成本適當(dāng)列出，加入到整個(gè)信息化的項(xiàng)目當(dāng)中，讓IT服務(wù)商從總體的價(jià)格降低，節(jié)省企業(yè)二次開發(fā)的費(fèi)用。同時(shí)，信息化的培訓(xùn)費(fèi)用也是非常高，因此，在培訓(xùn)等方面也應(yīng)該總體劃入總的價(jià)格當(dāng)中。8、確定項(xiàng)目的實(shí)施方式信息化項(xiàng)目的實(shí)施是企業(yè)提高管理水平的重要途徑，信息化管理系統(tǒng)為企業(yè)提供人力資源、財(cái)務(wù)、銷售、制造、分銷和供應(yīng)鏈管理等諸多方面的重要信息以及這些方面的智能化的決策支持服務(wù)。而同時(shí)，信息化項(xiàng)目不同于一般的技術(shù)改造項(xiàng)目，更多的是在管理上有創(chuàng)新的思路和方法，并通過信息技術(shù)來付諸實(shí)現(xiàn)。會(huì)涉及到企業(yè)內(nèi)部的決策層、管理層、執(zhí)行層各個(gè)層面的人員。因此，確定ERP項(xiàng)目的實(shí)施方式，在ERP管理系統(tǒng)合同簽署必須要考慮到。智多通科技認(rèn)為，ERP項(xiàng)目的實(shí)施方式應(yīng)從四個(gè)階段來劃分，即需求分析階段、系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段、系統(tǒng)實(shí)施階段和運(yùn)行維護(hù)階段。9、讓軟件產(chǎn)生折扣中的折扣IT服務(wù)商在產(chǎn)品報(bào)價(jià)中通常會(huì)報(bào)很高的價(jià)格，當(dāng)服務(wù)商給出CIO在優(yōu)惠的價(jià)格的同時(shí)，再原有的基礎(chǔ)上加上企業(yè)所有的的二次開發(fā)、服務(wù)費(fèi)、以及培訓(xùn)的費(fèi)用基礎(chǔ)上，CIO有條件要求IT服務(wù)商在產(chǎn)生在軟件產(chǎn)品方面在產(chǎn)生一定的折扣，用以保證使企業(yè)購買IT服務(wù)商的產(chǎn)品是以最低的價(jià)格帶來最多的實(shí)效。折扣中的折扣是CIO和IT服務(wù)商談判的的一個(gè)重要法碼，因此，需要CIO在簽署合同前必須把這點(diǎn)向IT服務(wù)商提出。10、ERP管理系統(tǒng)上線質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、損害賠償原則中小企業(yè)CIO在簽署ERP管理系統(tǒng)合同前，必須要把項(xiàng)目上線的標(biāo)準(zhǔn)以及未來出現(xiàn)責(zé)任事故賠償原則寫清楚。我們知道，信息化是”沒完沒了”的工作，對于信息系統(tǒng)上線，信息化只是剛剛開始，如何獲得真正的成功，還需要日后時(shí)間的考驗(yàn)。因此，CIO需要和IT服務(wù)商確立，并不是系統(tǒng)上線以后，IT服務(wù)商交付了就代表著成功，還要進(jìn)一步的劃分，什么時(shí)候上線？什么樣的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)才是真正的衡量