檔案管理_南天檔案計算機管理信息系統(tǒng)說明書

第一章 系統(tǒng)概述一 系統(tǒng)概述檔案是人類實踐活動的原始記錄，是豐富的信息資源。伴隨人類實踐活動的發(fā)展，檔案作為集服務性、政治機要性和科學性為一體的一門學科，在當今起著越來越重要的作用。隨著科學技術和社會經濟的發(fā)展，計算機管理系統(tǒng)作為一種現代化的管理工具被廣泛應用于生產和管理的各個部門。而檔案傳統(tǒng)的手工操作管理已經嚴重阻礙了檔案工作的進一步發(fā)展，使用計算機管理系統(tǒng)已經是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。我們通過與檔案工作人員廣泛配合，對檔案工作進行了長期深入的了解和詳細分析后，經過不斷的探索和完善，開發(fā)出綜合檔案管理的“南天檔案計算機管理信息系統(tǒng)”。它利用科學的思想、組織、方法和手段，對檔案工作進行了有效地管理，大大地提高了檔案工作的效率和質量?！澳咸鞕n案計算機管理信息系統(tǒng)”按照國家檔案著錄規(guī)則、文書檔案案卷格式、科學技術檔案案卷構成的一般要求、歸檔文件整理規(guī)則、計算機軟件開發(fā)規(guī)范、計算機軟件產品開發(fā)文件編制指南等技術規(guī)范和標準進行開發(fā)。符合檔案管理的要求，適用于各大、中、小型檔案館、各行業(yè)的綜合檔案科（室）。二系統(tǒng)特點 1. 全中文界面設計，界面友好，操作簡單，易學易用；2. 數據保密性和安全性高；3. 數據著錄和收集效率高；4. 主題詞和分類碼內容豐富，計算機自動輔助標引；5. 文件自動歸檔，實現文檔一體化；6. 自動生成符合國標的各種目錄表格；7. 自定義報表生成器，自定義界面；8. 支持模糊查詢、多級查詢；查詢方便迅速；9. 良好擴展性、可升級性和數據的可移植性；10. 跟蹤最新的檔案發(fā)展變化，適時進行改進提高，適應新的要求。三系統(tǒng)功能南天檔案計算機管理信息系統(tǒng)共有八大模塊，分別是：收發(fā)文、數據整理、檢索查詢、借閱利用、檔案編目、統(tǒng)計報表、數據管理、系統(tǒng)維護。1. 收發(fā)文模塊實現日常的收發(fā)文登記入庫。在登記入庫完成后，可對已登記入庫的文件進行查詢、修改；對文件進行整理、歸檔后可以遷移到檔案庫，實現文檔的一體化；以及對不需歸檔的文件進行銷毀處理并能打印出相對應的表格。2. 數據整理模塊實現文件材料經過整理、歸檔后形成的檔案進行著錄工作，著錄中可以關聯檔案的原文，原文類型可以是圖片文件、WPS文件、WORD文件、AVI文件、MP3文件等等。在著錄過程中系統(tǒng)提供邏輯錯誤提示，如檔號不能重號、件號不能出現0、小數、負數及英文字母等。在著錄完成后，可對已著錄的檔案進行修改。使系統(tǒng)自動標引主題詞和分類號，減輕著錄人員的工作量。對到期的檔案進行銷毀處理，對檔案的保管期限和密級進行降級處理。3. 檢索查詢模塊實現對已著錄的檔案進行快速查詢，支持模糊查詢和二級查詢，即不必要知道被查數據的完整信息，只需要知道部分信息即可，還可以在上一次查詢結果中再查詢，縮小查詢范圍，得到更精確的結果。4. 借閱利用模塊是檔案館對外的窗口，實現利用人資料、手續(xù)、利用情況的管理?？蛇M行利用業(yè)務的辦理，包括借閱、歸還、續(xù)借、催還、調卷，對利用情況進行查詢、統(tǒng)計等。5. 檔案編目模塊實現對各種檔案信息（案卷級、文件級）編制各種目錄并以多種格式打印輸出。目錄形式為：案卷目錄、卷內目錄、歸檔文件目錄，備考表等。根據用戶利用的需要，提供專業(yè)模板文件，輔助用戶撰寫編研材料。提供報表生成器，根據用戶的需求自定義設計新報表。6. 統(tǒng)計報表模塊實現對已著錄的檔案信息、全宗信息按不同條件進行統(tǒng)計，并打印輸出相關統(tǒng)計報表。7. 數據管理模塊實現數據的備份、恢復以及數據的批量導入、導出，進行檔案的移交、接收管理等功能。8. 系統(tǒng)維護模塊實現對系統(tǒng)輔助字典進行初始化、建立登錄和操作日志，添加、刪除、修改用戶，設置用戶權限。還可按用戶習慣設定操作界面。四系統(tǒng)運行環(huán)境：軟件環(huán)境: 在 Windows9x及Windows2000 、WindowsXP、WindowsNT等環(huán)境下運行。硬件環(huán)境: 1計算機： Pentium II 233MHzCPU或更高； 32MB內存或更高； 200MB硬盤空間或更高； 光驅； VGA彩顯； 建議顯示分辨率設為800X600或1024X768；2軟件加密狗；3外設（如打印機、掃描儀等）。第二章 系統(tǒng)安裝一硬件安裝在計算機關閉的狀態(tài)下，將本系統(tǒng)的軟件加密狗插到計算機并行口上。如果需要連接打印機，再將打印機數據電纜的并口端插到加密狗上即可。若需要安裝其他外設，請做相應硬件連接。（詳細操作請參見附錄-1）啟動計算機做相應外設的軟件安裝及設置。二 軟件安裝將本系統(tǒng)軟件光盤放入你的計算機光驅中，光驅將會自動運行安裝程序（若你的光驅不支持自動運行，則運行光盤根目錄中的Setup.exe文件），出現下面的安裝界面：點擊【下一步】按鈕，出現界面：選擇【我同意該許可協(xié)議的條款】，然后點擊【下一步】按鈕，出現界面：設置名稱和公司后，點擊【下一步】按鈕，出現界面：在此界面中，讓你選擇系統(tǒng)的安裝路徑，一般可以使用缺省的安裝路徑（c:nantianarchives）即可，不必修改。如果要修改的話，可點擊界面上的【更改】按鈕，來進行安裝路徑的更改。安裝路徑選擇好后，點擊【下一步】按鈕，出現界面：選擇在開始菜單中的快捷方式名稱和位置，然后點擊【下一步】按鈕，出現界面：查看安裝的信息，如果需要更改，可點擊【上一步】按鈕，返回上一界面進行修改，如果不需要更改，則點擊【下一步】按鈕，開始安裝系統(tǒng)：并顯示：如果要建立桌面快捷方式，則直接點擊【下一步】按鈕；如果不建立桌面快捷方式，則點擊方框中的勾，將勾去掉，使其變?yōu)闋顟B(tài)，再點擊【下一步】按鈕，出現界面：點擊【完成】按鈕，系統(tǒng)完成安裝并自動退出，返回到桌面，至此軟件安裝過程完成，請取出光盤。第三章 系統(tǒng)啟動在Windows系統(tǒng)【開始】菜單中選擇：程序-南天檔案管理系統(tǒng)-南天檔案，即可啟動本系統(tǒng)，如果在桌面上建立了快捷方式的話，直接運行桌面的快捷方式，即可啟動本系統(tǒng)。一. 系統(tǒng)登錄為了保證數據的安全性，每次在進入系統(tǒng)以前用戶需提供用戶名及密碼，如果用戶名或密碼不正確則不允許進入系統(tǒng)（密碼最小長度為8個字符（4個漢字），最大長度為16個字符（8個漢字）。登錄主界面如下：在初次使用本系統(tǒng)時，系統(tǒng)的默認的用戶名和密碼如下：用戶名： 管理員密 碼： 用戶可以在系統(tǒng)維護中的【用戶管理】模塊中對默認值進行修改。如果你要對用戶名或密碼進行修改，請你一定要記住修改后的用戶名和密碼。進入系統(tǒng)后，整個應用的主界面如下：此界面是本系統(tǒng)的主界面，只要點擊相應的模塊圖片即可進入相對應的模塊操作菜單，點擊菜單就可進入相關操作界面。二使用約定為了能快速、方便地使用好本系統(tǒng)，了解以下系統(tǒng)使用約定將有很大幫助。1. 本系統(tǒng)中的所有功能都是針對主界面中的每個功能模塊來進行說明的，點擊模塊圖片，即可進入相應模塊菜單。2. 如果是第一次使用本系統(tǒng)，必須在【系統(tǒng)維護】模塊中的【輔助字典】中做以下的初始化工作： 設置單位名稱 設置本單位的全宗信息 設置類別（問題/機構）以上信息為必須維護項目，其他信息可以根據具體使用情況進行選擇性維護。3. 在進行文件登記或檔案著錄時，藍色字的數據項為必須輸入數據項，即一定要有數據輸入；黑色字的數據項可根據具體情況進行輸入。4.著錄時按回車鍵可以使光標跳到下一個數據項，實現和Tab鍵相同的功能，當光標跳到最后一個數據項時，再按回車鍵，數據自動保存。5. 在檔案著錄時,文件字號的格式必須按以下的格式輸入，不然在以后的表格打印時不規(guī)范。格式如：云辦發(fā)(2002)第1號 或 云辦發(fā)(2002)1號云辦發(fā)2002第1號 或 云辦發(fā)20021號其中：()是半角狀態(tài)下的小括號，即在輸入英文狀態(tài)下的形式。是六角的方括號，注意不是。6. 在檔案著錄時,檔號會自動生成，不需要手工進行輸入。 7. 原文管理原文管理的主要功能是關聯檔案的原文，存入數據庫，并對檔案原文進行管理。原文類型可以是圖片文件、WPS文件、WORD文件、AVI文件等等，在配有掃描儀的計算機上，也可以直接對文件進行掃描。原文管理的界面如下：操作說明如下： 增加：若要增加一個文件，點擊該按鈕后打開如下界面：在該對話框中選中你要增加的文件，然后點擊【打開】按鈕即可增加一個文件。 掃描：在配有掃描儀的計算機上對文件原文進行掃描。 左移：改變所選中文件的順序，把所選中文件左移一個位置。 右移：改變所選中文件的順序，把所選中文件右移一個位置 刪除：刪除所選中的文件 改名：對所選中文件進行改名。選中要改名的文件，點擊【改名】按鈕后，選中文件下方的文字將會變成可編輯狀態(tài)，這時可輸入新的文件名。 保存：保存對原文所進行的操作（增加、刪除、改名等）。并將原文存入數據庫。 打開：打開文件，查看文件原文信息。選中要打開的文件，點擊【打開】按鈕，或者直接用鼠標雙擊要打開的文件，都可以打開文件。如果選中的文件有默認打開方式，則系統(tǒng)以默認方式打開文件，如果選中的文件沒有默認打開方式，則系統(tǒng)提示選擇打開該文件的應用程序，如下：在該對話框中選中要用來打開所選文件的應用程序，然后點擊【打開】按鈕即可打開文件。 屬性：打開并查看所選文件的屬性窗口。 幫助：打開原文管理的幫助信息。 返回：關閉原文管理窗口。 單擊鼠標右鍵，可以打開原文管理快捷菜單，快捷菜單中含有以上所有的按鈕操作。8. 所有的查詢條件之間的關系是“與”（并且）的關系。查詢結果應滿足你設定的條件范圍。9. 系統(tǒng)中所有的查詢都支持模糊查詢和二級查詢。不需要知道被查數據的完整信息，只要知道部分信息即可，如要查詢題名里含有“任免”的文件，只需在查詢窗口中的題名處輸入“任免”兩個字，或者在查詢窗口中的題名首字母處輸入“RM”，（漢字任免的聲母組合）就可以把題名中所有含有“任免”的文件查找出來。如果查詢時在查詢窗口中的題名處輸入“任免 通知”，或在題名首字母處輸入“RMTZ”,（漢字任免和通知的聲母組合）則查詢出含有“任免”和“通知”的文件，“任免”和“通知”不分先后順序。10. 本系統(tǒng)出廠前經過了嚴格的殺毒檢驗，但為了防止用戶使用其他軟件時帶來其他病毒，建議用戶在所使用的計算機上安裝經過公安部認可的殺毒軟件，如瑞星、金山毒霸、諾頓等殺毒軟件。11. 幫助系統(tǒng)在使用系統(tǒng)過程中，點擊【幫助】按鈕，或者按下鍵盤上的F1鍵，可以打開幫助信息。幫助信息對使用系統(tǒng)做了詳細介紹。第四章 收發(fā)文收發(fā)文模塊實現了收、發(fā)文登記，文件查詢、修改、歸檔、銷毀等日常文件管理工作的計算機化。一 收文登記收文登記主要完成收文信息的錄入。是本單位收到的從上級機關及其他單位發(fā)送來的文件登記工作。文件的錄入是計算機管理文件的開始，是必要途徑，是計算機輔助文件管理的基礎。收文登記的主界面如下：登記時藍色字的數據項是必須輸入項。操作說明如下：1. 如果當前錄入的文件有原文，可點擊【原文】按鈕，進入該份文件的原文管理界面，進行文件的原文管理。（參看【使用約定】中的原文管理部分）2. 每次錄入完一條記錄項后，點擊【保存】按鈕，保存輸入的數據。3. 每次錄入完一條記錄項后，點擊【辦理】標簽或【處理單】標簽按鈕，可轉到文件辦理情況或文件處理單情況，然后進行打印操作。4. 點擊【批量打印處理單】按鈕，可以調出已保存的文件進行打印處理單操作，并可同時打印多份文件處理單。如下述： 查詢：在左邊設置查詢條件，不必要知道要查數據的完整信息，只要知道部分信息即可，如查詢文件標題里含有“任免”的文件，只需在查詢窗口中的文件標題處輸入“任免”兩個字，就可以把文件標題中所有含有“任免”的文件查找出來。點擊【高級】按鈕，可以打開高級查詢條件設置窗口，進行更精確的查詢。 點擊要打印處理單的文件，使其被選中，如果要選擇多個文件，可按住Ctrl鍵然后選擇多個文件；如果要選擇連續(xù)的多個文件，可按住Shift鍵，先選擇起始文件，再選擇結束文件，這樣中間的文件將被全部選中。點擊【全選】按鈕，可選中全部文件，點擊【不選】按鈕，可清除選中的文件。 點擊【處理單】按鈕，可轉到文件處理單情況，然后進行打印操作。5. 點擊【幫助】按鈕，或按下鍵盤上F1按鈕，打開收文登記的幫助信息。6. 返回：關閉收文登記窗口。二 發(fā)文登記發(fā)文登記主要完成發(fā)文信息的錄入。是按國家和有關單位的規(guī)定對本單位向外發(fā)出的文件條目的登記工作。發(fā)文登記的主界面如下：登記時藍色字的數據項是必須輸入項。操作說明如下：1. 如果當前錄入的文件有原文，可點擊【原文】按鈕，進入該份文件的原文管理界面，進行文件的原文管理。（參看【使用約定】中的原文管理部分）2. 每次錄入一條完整記錄后，點擊【保存】按鈕，保存輸入的數據。3. 點擊【幫助】按鈕，或按下鍵盤上F1按鈕，打開發(fā)文登記的幫助信息。4. 返回：關閉發(fā)文登記窗口。三 文件查詢將已錄入的文件信息快速查詢出來。主界面如下：操作說明如下：1. 查詢：在左邊設置查詢條件，不必要知道要查數據的完整信息，只要知道部分信息即可，如要查詢文件標題里含有“任免”的文件，只需在查詢窗口中的文件標題處輸入“任免”兩個字，就可以把文件標題中所有含有“任免”的文件查找出來。點擊【高級】按鈕，可以打開高級查詢條件設置窗口，進行更精確的查詢。2. 原文：如果已錄入的文件有原文，則會在行號左邊有圖標顯示，可點擊【原文】按鈕，進入該份文件的原文管理界面，進行文件的原文查詢。（參看【使用約定】中的原文管理部分）3. 后退：查看上一條數據，數據往后翻。4. 前進：查看下一條數據，數據往前翻。5. 卡片：進入數據的卡片瀏覽界面，同時只能看到一條文件數據記錄。如下圖：6. 轉存：將當前所選中的文件記錄另存為其他形式文件，如Excel、Txt等。7. 定位：如果查詢到的數據較多的情況下，在此可以直接定位到你要看的那一條文件記錄。如下圖：在該界面中輸入你要定位到的行號，然后按【定位】按鈕即可定位到你所要查看的文件記錄。8. 網格：進入數據的網格瀏覽界面，同時可以看到多條文件數據。在該界面下不能對數據進行修改。9. 排序：對數據進行排序，點擊該按鈕后，系統(tǒng)彈出【排序】設置窗口，如下圖：在該窗口中可以設置是按哪個數據項來排序的，你只要在左邊的【可選擇字段】中雙擊你想要用來排序的字段，或者拖拽你想要用來排序的字段到右邊的【排序字段】中?？梢赃x擇多個排序字段。排序字段的順序可以通過上下拖拽右邊的【排序字段】中的字段來完成。在右邊的【排序字段】中，如果選中了排序字段后面的升序選項，則該字段按升序來排序，否則按降序來排。10.打印：把查詢結果打印出來。如下圖：11. 幫助：打開文件查詢的幫助信息。12. 返回：關閉文件查詢窗口。四 文件修改主要對已錄入的文件進行適當的修改，保證文件信息的準確性。主界面如下：對已錄入的文件信息進行修改，必須先把要修改的文件信息查詢出來，然后才能進行修改。操作說明如下：1. 查詢：在左邊設置查詢條件，不需要知道要查數據的完整信息，只要知道部分信息即可，如要查詢文件標題里含有“任免”的文件，只需在查詢窗口中的文件標題處輸入“任免”兩個字，就可以把文件標題中所有含有“任免”的文件查找出來。點擊【高級】按鈕，可以打開高級查詢條件設置窗口，進行更精確的查詢。2. 原文：如果已錄入的文件信息有原文，則會在行號左邊有圖標顯示，可點擊【原文】按鈕，進入該份文件的原文管理界面，進行文件的原文修改。（參看【使用約定】中的原文管理部分）3. 后退：查看上一條數據，數據往后翻。4. 前進：查看下一條數據，數據往前翻。5. 定位：如果查詢到的數據較多的情況下，在此可以直接定位到你要看的那一條文件記錄。如下圖：6. 排序：對數據進行排序，點擊該按鈕后，系統(tǒng)彈出【排序】設置窗口，如下圖：在該窗口中可以設置是按哪個數據項來排序的，你只要在左邊的【可選擇字段】中雙擊你想要用來排序的字段，或者拖拽你想要用來排序的字段到右邊的【排序字段】中?？梢赃x擇多個排序字段。排序字段的順序可以通過上下拖拽右邊的【排序字段】中的字段來完成。在右邊的【排序字段】中，如果選中了排序字段后面的升序選項，則該字段按升序來排序，否則按降序來排。7. 修改：當查詢出文件信息后，先選中要修改的文件信息，再點擊【修改】按鈕，可以打開文件修改窗口，在此窗口中對文件信息進行修改后，點擊【保存】即可保存修改后的信息。8. 批量修改：當查詢出文件信息后，點擊【批量修改】按鈕，打開如下界面：先選擇著錄項目，然后在查找內容中輸入修改前的內容，在替換為中輸入修改后的內容，點擊【查找下一個】按鈕，查詢出數據后，點擊【替換】按鈕，可替換當前記錄；或者點擊【全部替換】按鈕，進行全部替換操作。9. 幫助：打開文件修改的幫助信息。10返回：關閉文件修改窗口。五 文件歸檔文件歸檔主要用于已錄入收、發(fā)文登記信息后，歸檔按收文和發(fā)文的年份、問題（機構）、保管期限，對文件自動分類，整理組成檔案，并根據需要任意調整件號，自動產生相應的歸檔文件目錄。如果歸檔錯誤，可以先撤消錯誤的歸檔，修改后重新歸檔。（注意：新規(guī)則取消案卷、卷內兩級目錄）主界面如下：操作說明如下：1. 文件歸檔查詢：在對文件進行歸檔前，先要查找到你要歸檔的文件，然后才能對它進行歸檔。輸入查詢條件，如果不輸入文件題名和文件字號，則查詢出這一年、這個問題（機構）的全部記錄。如下：點擊要歸檔的文件，使其被選中，如果要選擇多個文件，可按住Ctrl鍵然后選擇多個文件；如果要選擇連續(xù)的多個文件，可按住Shift鍵，先選擇起始文件，再選擇結束文件，這樣中間的文件將被全部選中。點擊【全選】按鈕，可選中全部文件，點擊【不選】按鈕，可清除選中的文件。歸檔：選擇好要歸檔的文件后，設置歸檔文件的保管期限和件號，如下：然后點擊【歸檔】按鈕，即可進行歸檔操作。2. 歸檔文件調整件號調整：如果歸檔時件號設置錯誤，可用此功能修改件號，界面如下：根據全宗、年代、問題（機構）、保管期限進行已歸檔文件的查詢。查詢到結果后，選中查詢到的文件，即可修改其件號，修改完成后，點擊【保存】按鈕進行保存。撤消歸檔：如果歸檔錯誤，可用此功能撤消錯誤歸檔，然后再重新進行正確歸檔。界面如下：根據全宗、年代、問題（機構）、保管期限進行已歸檔文件的查詢。查詢到結果后，選中查詢到的文件，點擊【撤消】按鈕，即可撤消歸檔。然后可對文件重新進行正確的歸檔。3. 歸檔文件編目歸檔文件目錄：將歸檔后的文件信息編制目錄并可以打印輸出。界面如下：點擊【編目】按鈕，即可看到所選數據編目后的表格。點擊【設置】按鈕，對表格中表頭和頁腳中的顯示數據進行設置。點擊【頁面】按鈕，對表格的邊框、打印紙、縮放比例、打印方向等進行設置。點擊【打印】按鈕，表格設置好后，可以打印編好的目錄表格，如果沒有查詢到要編目的數據，則打印一張空表。打印時如果要編目的數據沒有填滿一張紙，系統(tǒng)會自動在表格后面補空行，填滿一張紙。歸檔文件目錄封面：生成一份歸檔文件目錄的封面。界面如下：根據全宗、年代、問題（機構）、保管期限進行編目，點擊【編目】，即可看到所選數據編目好的表格。點擊【打印】，即可打印歸檔文件目錄封面。4. 文件遷移到檔案庫將收、發(fā)文整理歸檔的文件遷移到檔案庫，實現文檔一體化。界面如下：點擊【查詢】按鈕，會將已歸檔但還未傳輸到檔案庫的歸檔文件查詢出來，點擊要遷移的歸檔文件，使其被選中，如果要選擇多個歸檔文件，可按住Ctrl鍵然后選擇多個歸檔文件；如果要選擇連續(xù)的多個歸檔文件，可按住Shift鍵，先選擇起始歸檔文件，再選擇結束歸檔文件，這樣中間的歸檔文件將被全部選中。再點擊【遷移】按鈕，即可將歸檔文件遷移到檔案庫。六 文件銷毀主要用于對已經登記過的但不參加歸檔的收文、發(fā)文做銷毀操作，以便形成銷毀文件目錄。主界面如下：操作說明如下：1. 文件銷毀：對已經登記過的但不參加歸檔的收文、發(fā)文做銷毀操作。先設定相應的查詢條件，再點擊【查詢】按鈕，查詢出要銷毀的文件。點擊要銷毀的文件，使其被選中，如果要選擇多個文件，可按住Ctrl鍵然后選擇多個文件；如果要選擇連續(xù)的多個文件，可按住Shift鍵，先選擇起始文件，再選擇結束文件，這樣中間的文件將被全部選中。再點擊【銷毀】按鈕，即可銷毀文件。（注意：執(zhí)行此操作并沒有把文件信息從數據庫中刪除，只在數據庫中做銷毀標記，還可恢復）2. 撤消銷毀：如果執(zhí)行了錯誤的銷毀操作，可利用此功能將被銷毀的文件恢復。界面如下：先設定相應的查詢條件，再點擊【查詢】按鈕，查詢出要恢復的銷毀文件。點擊要恢復的銷毀文件，使其被選中，如果要選擇多個文件，可按住Ctrl鍵然后選擇多個文件；如果要選擇連續(xù)的多個文件，可按住Shift鍵，先選擇起始文件，再選擇結束文件，這樣中間的文件將被全部選中。點擊【恢復】按鈕，即可使其恢復為沒有銷毀的文件，又可以參加文件的歸檔。點擊【刪除】按鈕，把經過銷毀的文件從數據庫中徹底刪除，以后將不能進行恢復（注意：此操作要慎用，一旦做了此操作，經此操作刪除的銷毀文件目錄也將不復存在）。3.銷毀文件目錄：將銷毀后的文件信息編制目錄并可以打印輸出。界面如下：點擊【查詢】按鈕，打開如下界面：設置查詢條件后點擊【查詢】按鈕，可看到條件范圍內編目好的銷毀文件信息。點擊【打印】按鈕，表格設置好后，可以打印編好的目錄表格，如果沒有查詢到要編目的數據，則打印一張空表。打印時如果要編目的數據沒有填滿一張紙，系統(tǒng)會自動在表格后面補空行，填滿一張紙。第五章 數據整理數據整理模塊實現了檔案的著錄、修改、鑒定銷毀以及設置自動標引等管理工作的計算機化。下面分別介紹每個功能：一 檔案著錄檔案著錄主要完成各種檔案信息的錄入。是以后檔案查詢利用、借閱、統(tǒng)計的基礎。檔案著錄的主界面如下：在上一界面中可以選擇要著錄檔案的類型，有文書檔案、科技檔案、照片檔案、會計檔案、實物檔案幾種。下面以文書檔案的著錄為例，其他操作類似。點擊【文書檔案】按鈕，打開如下界面：在該界面中可以著錄文書檔案的數據，著錄時分為著錄案卷級、著錄文件級和新規(guī)則進行著錄。如上圖，是著錄案卷級的例子。著錄時藍色字的數據項是必須輸入項。在著錄時檔號是自動生成的，不需要進行手工輸入。如果選中了后臺自動標引復選框，則在輸入完題名后，系統(tǒng)將自動在后臺標引文件的主題詞和分類碼。操作說明如下：1 在著錄新規(guī)則檔案時，選中【文書檔案（新規(guī)則）】前的復選框。2 在著錄老標準檔案時，不選中【文書檔案（新規(guī)則）】前的復選框；著錄案卷級檔案時，選中【著錄案卷級】前的復選框，著錄文件級檔案時，選中【著錄文件級】前的復選框。3 如果當前錄入的檔案記錄有原文，可點擊【原文】按鈕，進入該份檔案的原文管理界面，進行檔案的原文管理。（參看【使用約定】中的原文管理部分）4. 在每次錄入完一條完整記錄后，點擊【保存】按鈕，保存輸入的數據。5. 點擊【幫助】按鈕，或按下鍵盤上F1按鈕，打開檔案著錄的幫助信息。6. 返回：關閉檔案著錄窗口。二 檔案修改檔案修改是對著錄進數據庫的錯誤檔案數據進行修改，包括對檔案條目數據的修改、刪除檔案數據、檔案數據的原文管理。檔案修改的主界面如下：在上一界面中可以選擇要修改檔案的類型，有文書檔案、科技檔案、照片檔案、會計檔案、實物檔案幾種。下面以文書檔案的修改為例，其他操作類似。點擊【文書檔案】按鈕，打開如下界面：操作說明如下：1. 查詢：在左邊設置查詢條件，不需要知道要查數據的完整信息，只要知道部分信息即可，如你要查詢題名中含有“任免”的文件，只需在查詢窗口中的題名處輸入“任免”兩個字，就可以把題名中所有含 “任免”的文件查找出來。點擊【高級】按鈕，可以打開高級查詢條件設置窗口，進行更精確的查詢。2. 原文：如果已錄入的檔案信息有原文，則會在行號左邊有圖標顯示，可點擊【原文】按鈕，進入該份檔案的原文管理界面，進行檔案的原文修改。（參看【使用約定】中的原文管理部分）3. 后退：查看上一條數據。數據往后翻。4. 前進：查看下一條數據。數據往前翻。5. 定位：如果查詢到的數據較多的情況下，在此可以直接定位到你要看的那一條檔案記錄。如下圖：在該界面中輸入你要定位到的行號，然后按【定位】按鈕即可定位到你所要查看的檔案記錄。6. 排序：對數據進行排序，點擊該按鈕后，系統(tǒng)彈出【排序】設置窗口，如下圖：在該窗口中可以設置是按哪個數據項來排序的，你只要在左邊的【可選擇字段】中雙擊你想要用來排序的字段，或者拖拽你想要用來排序的字段到右邊的【排序字段】中。可以選擇多個排序字段。排序字段的順序可以通過上下拖拽右邊的【排序字段】中的字段來完成。在右邊的【排序字段】中，如果選中了排序字段后面的升序選項，則該字段按升序來排序，否則按降序來排。7. 修改：當查詢出檔案信息后，先選中要修改的檔案信息，再點擊【修改】按鈕，可以打開檔案修改窗口，在此窗口中對檔案信息進行修改后，點擊【保存】即可保存修改后的信息。8. 批量修改：當查詢出文件信息后，點擊【批量修改】按鈕，打開如下界面：先選擇著錄項目，然后在查找內容中輸入修改前的內容，在替換為中輸入修改后的內容，點擊【查找下一個】按鈕，查詢出數據后，點擊【替換】按鈕，可替換當前記錄；或者點擊【全部替換】按鈕，進行全部替換操作。9. 全宗修改：在點擊查詢后并輸入查詢條件查詢出所要修改的全宗號點擊修改全宗并輸入新的全宗號確定即可。10. 件號調整：點擊查詢并輸入你所要修改檔案的條件查詢出所需要的檔案后就可以任意調整各件檔案的位置以及他們的件號。11. 保管期限修改：點擊查詢后輸入要修改的檔案的條件查詢出所要修改的保管期限后點擊修改保管期限并輸入新的保管期限確定即可。12. 幫助：打開檔案修改的幫助信息。13. 返回：關閉檔案修改窗口。三 自動標引自動標引是讓系統(tǒng)自動標引出主題詞和分類號，目的是為了減輕著錄工作人員的工作。自動標引的主界面如下：操作說明如下：1. 查詢：在對文件進行標引前，先要查找到你要標引的文件記錄，然后才能對文件進行自動標引。輸入查詢條件的界面如下：在該查詢條件輸入界面中，有三種查詢方式可供選擇：簡單查詢、高級查詢和自定義查詢。選擇其中的一種查詢方式后，輸入你要查詢的條件，然后點擊【查詢】按鈕，即可查到你所要的檔案記錄。在查詢時如果選擇了【在結果中查詢】復選框，那么這次查詢就是在上一次的查詢結果繼續(xù)查詢，縮小查詢結果。2. 后退：查看上一條數據。數據往后翻。3. 前進：查看下一條數據。數據往前翻。4. 全選：全部選中查詢到的數據，即對所有查詢到的數據進行標引。 5. 不選：清除你選中的數據的選中標記，使它成為沒有選中的狀態(tài)。如果你要選中某條記錄，那么點擊該條記錄前的【選中】復選框，出現為選中狀態(tài)，出現為不選中狀態(tài)。在標引時，系統(tǒng)只對選中的記錄數據進行自動標引。6. 定位：如果查詢到的數據較多的情況下，在此可以直接定位到你要看的那一條檔案記錄。如：在該界面中輸入你要定位到的行號，然后按【定位】按鈕即可定位到你所要查看的檔案記錄。7. 標引：系統(tǒng)對選中的檔案記錄開始進行自動標引。8. 停止：取消當前的標引操作。9. 保存：保存系統(tǒng)對文件的標引結果。11. 排序：對數據進行排序，點擊該按鈕后，系統(tǒng)彈出【排序】設置窗口，如下：在該窗口中可以設置是按哪個數據項來排序的，你只要在左邊的【可選擇字段】中雙擊你想要用來排序的字段，或者拖拽你想要用來排序的字段到右邊的【排序字段】中。可以選擇多個排序字段。排序字段的順序可以通過上下拖拽右邊的【排序字段】中的字段來完成。在右邊的【排序字段】中，如果選中了排序字段后面的升序選項，則該字段按升序來排序，否則按降序來排。11. 幫助：打開自動標引的幫助信息。12. 返回：關閉自動標引窗口。四 鑒定銷毀該模塊對到期的檔案進行銷毀處理，對檔案的保管期限和密級進行降級處理。主界面如下：操作說明如下：1. 查詢：在鑒定、銷毀處理前必須要查找到你要鑒定或銷毀的檔案，然后才能對它們進行鑒定或銷毀操作。輸入查詢條件的界面如下：在該查詢條件輸入界面中，有三種查詢方式可供選擇：簡單查詢、高級查詢和自定義查詢。選擇其中的一種查詢方式后，輸入你要查詢的條件，然后點擊【查詢】按鈕，即可查到你所要的檔案記錄。在查詢時如果選擇了【在結果中查詢】復選框，那么這次查詢就是在上一次的查詢結果繼續(xù)查詢，縮小查詢結果。2. 后退：查看上一條數據。數據往后翻。3. 前進：查看下一條數據。數據往前翻。4. 全選：全部選中查詢到的數據，即對所有查詢到的數據進行鑒定或銷毀。 5. 不選：清除你選中的數據的選中標記，使它成為沒有選中的狀態(tài)。如果你要選中某條記錄，那么點擊該條記錄前的【選中】復選框，出現為選中狀態(tài)，出現為不選中狀態(tài)。在鑒定或銷毀時，系統(tǒng)只對選中的記錄數據進行操作。6. 定位：如果查詢到的數據較多的情況下，在此可以直接定位到你要看的那一條檔案記錄。如：在該界面中輸入你要定位到的行號，然后按【定位】按鈕即可定位到你所要查看的檔案記錄。7. 鑒定：系統(tǒng)對選中的檔案記錄開始進行鑒定。如：在該界面中選擇鑒定的條件，分別對保管期限和密級進行降級處理，選擇保管期限變更時，系統(tǒng)會把選中記錄且對應保管期限的文件的保管期限變更為后來選擇的保管期限。選擇密級變更時，系統(tǒng)會把選中記錄且對應密級的文件的密級變更為后來選擇的密級。8. 銷毀：系統(tǒng)對選中的檔案記錄開始進行銷毀。如：在該界面中選擇銷毀條件，選擇好要銷毀檔案保管期限和密級，系統(tǒng)會把選中記錄且對應保管期限和密級的檔案進行銷毀。9. 保存：保存系統(tǒng)對檔案的鑒定銷毀結果。10. 排序：對數據進行排序，點擊該按鈕后，系統(tǒng)彈出【排序】設置窗口，如下：在該窗口中可以設置是按哪個數據項來排序的，你只要在左邊的【可選擇字段】中雙擊你想要用來排序的字段，或者拖拽你想要用來排序的字段到右邊的【排序字段】中?？梢赃x擇多個排序字段。排序字段的順序可以通過上下拖拽右邊的【排序字段】中的字段來完成。在右邊的【排序字段】中，如果選中了排序字段后面的升序選項，則該字段按升序來排序，否則按降序來排。11.幫助：打開鑒定銷毀的幫助信息。12.返回：關閉鑒定銷毀窗口。第六章 檢索查詢一 檔案查詢檔案查詢是對錄入數據庫的檔案數據進行查詢，是檔案的主要應用之一。利用系統(tǒng)強大的模糊查詢功能對已錄入的檔案信息進行查詢。確定文件是否已經存在，并可查看檔案的詳細信息及原文。檔案查詢的主界面如下：在上一界面中可以選擇要查詢檔案的類型，有文書檔案、科技檔案、照片檔案、會計檔案、實物檔案幾種。下面以文書檔案的查詢?yōu)槔?，其他操作類似。點擊【文書檔案】按鈕，打開如下界面：操作按鈕如下：1. 查詢：在左邊設置查詢條件，不需要知道要查數據的完整信息，只要知道部分信息即可，如你要查詢文件標題里含有“任免”的文件，只需在查詢窗口中的文件標題處輸入“任免”兩個字，就可以把文件標題中所有含有“任免”的文件查找出來。點擊【高級】按鈕，可以打開高級查詢條件設置窗口，進行更精確的查詢。2. 原文：如果已錄入的檔案信息有原文，則會在行號左邊有圖標顯示，可點擊【原文】按鈕，進入該份檔案的原文管理界面，進行檔案的原文查詢。3. 后退：查看上一條數據，數據往后翻。4. 前進：查看下一條數據，數據往前翻。5. 卡片：進入數據的卡片瀏覽界面，同時只能看到一條檔案數據。如下圖：6. 轉存：將當前所選中的檔案記錄另存為其他形式文件，如Excel、Txt等。7. 定位：如果查詢到的數據較多的情況下，在此可以直接定位到你要看的那一條檔案記錄。如下圖：在該界面中輸入你要定位到的行號，然后按【定位】按鈕即可定位到你所要查看的檔案記錄。8. 網格：進入數據的網格瀏覽界面，同時可以看到多條檔案數據。在該界面下不能對數據進行修改。9. 排序：對數據進行排序，點擊該按鈕后，系統(tǒng)彈出【排序】設置窗口，如下圖：在該窗口中可以設置是按哪個數據項來排序的，你只要在左邊的【可選擇字段】中雙擊你想要用來排序的字段，或者拖拽你想要用來排序的字段到右邊的【排序字段】中。可以選擇多個排序字段。排序字段的順序可以通過上下拖拽右邊的【排序字段】中的字段來完成。在右邊的【排序字段】中，如果選中了排序字段后面的升序選項，則該字段按升序來排序，否則按降序來排。10.打?。喊巡樵兘Y果打印出來。如下圖：11. 幫助：打開檔案查詢的幫助信息。12. 返回：關閉檔案查詢窗口。第七章 借閱利用一 利用管理此功能主要用于增加、刪除、修改利用人信息，錄入利用人手續(xù)的審核、權限認定、調檔審核情況，利用業(yè)務辦理（借閱、歸還、續(xù)借、催還、調卷）。界面如下：模式選擇分為四種：瀏覽模式：該模式下上面劃線的區(qū)域只能看，不能編輯。新增模式：該模式下上面劃線的區(qū)域可以編輯，同時【加入】按鈕變亮，你可以輸入利用人姓名，證件名稱和號碼，聯系電話及單位名稱。修改模式：該模式下你可以修改利用人的信息，而且在這個模式下，當選中某一利用人后工具欄上【刪除】按鈕才能夠恢復為激活狀態(tài)。查詢模式：該模式下可以以姓名、證件名稱、證件號碼、聯系電話及單位名稱為條件項查找利用人。操作說明如下：1. 新增：將模式選擇設置為【新增】。2. 刪除：刪除利用人（當前模式必須設置為【修改】，該項功能才能使用）。3. 審核：利用人手續(xù)審核情況、調檔審核情況及權限認定情況的錄入修改。當選中要辦理的借閱（利用人）后，點擊【審核】按鈕，打開如下界面：來借閱（查找）檔案的人，都需要到有關上級部門辦理相關手續(xù)，其手續(xù)審核情況和調檔審核情況、批準的可調檔權限（點擊按鈕可以選擇多項）填入上面對應項中。4. 借閱管理：進入借閱管理模塊，辦理具體利用業(yè)務（辦理借閱、歸還、續(xù)借、催還、調卷等業(yè)務）。選中利用人后，點擊【借閱管理】按鈕，打開如下界面（注意：首先要確信該利用人已經作過了手續(xù)審核）： 增加：新增加一份檔案借閱記錄。點擊【增加】按鈕后，打開如下界面：檔號右邊的，用來幫助選擇需要調閱的檔案，單擊之后彈出選擇要查詢的檔案窗口：先設置一定的條件選擇出相應的檔案信息后，即可選擇要查詢的檔案。（一個條件也不輸入查詢出全部檔案）選定檔案后，點擊【確定返回】按鈕，返回到利用檔案登記單，再輸入其他信息后，點擊【增加】，即可保存新建的利用檔案登記單。 修改：修改當前選中的檔案利用借閱信息。當用戶先選中一條檔案利用查閱信息后，點擊【修改】圖標之后彈出的窗體和增加窗體有些類似，但是增加了是否歸還、續(xù)借、歸還日期及利用結果幾個數據項，并且沒有了檔案選擇按鈕而且檔號、類別和題名都為灰色表示，是不能修改的項。 刪除：刪除當前選中的檔案利用借閱信息。先選中一條記錄（雙擊檔案利用借閱信息），點擊【刪除】按鈕后，系統(tǒng)會提示你是否刪除，以防止誤操作產生。注意：如果該份記錄顯示用戶借閱利用的檔案未歸還的話，則系統(tǒng)禁止刪除操作。提示信息如下： 歸還：利用人歸還檔案，使用該項。先選中一條記錄（雙擊檔案利用借閱信息），點擊【歸還】按鈕后，系統(tǒng)會提示：接下來需要錄入利用結果： 續(xù)借：利用人續(xù)借檔案，使用該項進行延期。當用戶點擊【續(xù)借】按鈕之后，系統(tǒng)提示輸入續(xù)借天數： 催還單：對未歸還的檔案利用產生催還單。將產生類似下面的催還單： 調卷單：對借閱的檔案產生調卷單。將產生類似下面的調卷單：注意：當用戶在利用檔案信息列表中沒有選中的記錄時，修改、刪除、歸還、續(xù)借、催還單及調卷單的圖標和文字將成為未激活狀態(tài)（灰色底色）不可用狀態(tài)，選中一條記錄時，所有的圖標都可用，但是選中兩條及兩條以上時，工具欄上的修改、刪除、歸還、續(xù)借都變?yōu)椴豢捎脿顟B(tài)，這里主要是為方便同時產生多條記錄的調卷單及催還單5. 幫助：打開利用管理的幫助信息。6. 退出：關閉利用管理窗口。二 利用查詢可按照借閱利用人或按照檔案查詢，如果利用人檔案未歸還可以作催還。界面如下圖：查詢可以按用戶或者按檔案來查詢。操作說明如下：1. 在窗體左面輸入相應的查詢條件，點擊【查詢】按鈕查找滿足條件的結果，結果顯示在右面列表中2. 查詢?yōu)槟：樵?，要查找題名中包含“通知”的檔案，在題名項中只需要鍵入“通知”兩個字即可。3. 窗體右面分為上下兩個列表，按照用戶查詢，上面是用戶列表，下面是當前用戶借閱的檔案列表；按照檔案查詢，則上面顯示的是檔案列表，下面是當前檔案的借閱（利用）人列表。當選中檔案之后，你就可以使用【催還單】按鈕來產生催還單了。4. 幫助：打開利用查詢的幫助信息。5. 退出：關閉利用查詢窗口。三 利用統(tǒng)計系統(tǒng)預定義了7種統(tǒng)計方式，它們是：按全宗號統(tǒng)計、按檔案統(tǒng)計、 按年代統(tǒng)計、按歷史時期統(tǒng)計、按類別（問題/機構）統(tǒng)計、按利用目的統(tǒng)計、按利用方式統(tǒng)計。并可以定義統(tǒng)計的日期，所定義的日期是指利用人借閱檔案的日期，并提供打印輸出功能。界面如下：操作說明如下：1. 統(tǒng)計：利用檔案的統(tǒng)計。在窗體左面選擇好統(tǒng)計的方式，在統(tǒng)計日期上輸入借閱利用的起止日期，點擊【統(tǒng)計】按鈕即可進行統(tǒng)計。2. 打?。捍蛴〗y(tǒng)計結果。3. 幫助：打開利用統(tǒng)計的幫助信息4. 退出：關閉利用管理窗口。第八章 檔案編目一 檔案編目對各種檔案信息編制各種目錄并可以打印輸出。目錄形式為檔案全引目錄、案卷目錄、卷內文件目錄,歸檔文件目錄、分類目錄、專題目錄、案卷封面歸檔文件目錄封面等。檔案編目的界面如下：在上一界面中可以選擇要編目檔案的類型，有文書檔案、科技檔案、照片檔案、會計檔案、實物檔案幾種。下面以文書檔案的編目為例，其他操作類似。點擊【文書檔案】按鈕，打開如下界面：操作說明如下：1. 選擇目錄：在該界面中如果要編目，你首先要在【目錄】按鈕或【目錄表格】菜單下選擇你要編目的目錄，如：選擇要編目的目錄（如果選擇【自定義表格】則彈出報表生成器窗口，操作請查閱自定義表格說明）。2. 編目：點擊【編目】按鈕，輸入要編目的條件（要編目的目錄不同，編目條件也不一樣），以卷內目錄為例，編目條件如：輸入編目條件后，按【確定】按鈕即查詢到符合條件的編目數據。如：在該界面中，如果不想打印某條檔案記錄，使該條記錄前的【選中】復選框，變?yōu)椴贿x中狀態(tài)，即顯示。點擊【表格】標簽，即可看到所選數據編目好后的表格。如：3. 轉換EXECL：當本機無打印機時可以將看到的目錄表格轉化為EXECL表格帶到其他機器打印，直接點擊界面上方的EXECL按鈕就可以將表格保存在本機上4. 排序：對編目檔案數據進行排序。5. 設置：對表格中表頭和頁腳中的顯示數據進行設置。如下：選中【頁腳中顯示頁數】復選框，則在頁腳中顯示【第幾頁共幾頁】標簽，不選中則不顯示；選中【表頭中顯示保管期限】復選框，則在表頭中顯示【保管期限】標簽，不選中則不顯示；選中【表頭中顯示類別】復選框，則在表頭中顯示【類別】標簽，不選中則不顯示。6. 頁面：對表格的邊框、打印紙、縮放比例、打印方向等進行設置。設置好后，系統(tǒng)會保存當前的設置，下次再進入時，系統(tǒng)會以該設置顯示表格邊框、縮放比例等。如下：在該界面中可以設置、調整打印紙的大小和打印的方向。在該界面中可以設置顯示比例和縮放比例。調整顯示比例只是調整表格顯示出來的大小，并沒有改變表格的實際大小。而調整縮放比例可以改變表格的實際大小，使表格變大或變小。在該界面中可以設置表格上下左右的邊框，只要調整相應方向上的數值，即可調整表格的邊框，邊調整邊可以在后面的表格中看到調整后的效果。7. 打?。罕砀裨O置好后，可以打印編好的目錄表格，如果沒有查詢到要編目的數據，則打印一張空表。打印時如果要編目的數據沒有填滿一張紙，系統(tǒng)會自動在表格后面補空行，填滿一張紙。如：打印時，可以根據需要打印頁碼，選擇【全部】則打印表格中的所以頁；選擇【當前頁】則只打印當前看到的頁；選擇【頁碼范圍】則自定義要打印的頁。在【打印份數】中輸入要打印的份數。8. 幫助：打開檔案編目的幫助信息。9. 返回：關閉檔案編目窗口。二 編研材料檔案編研工作是指檔案館（室）根據社會利用的需要，對檔案內容進行研究和編纂的工作。本模塊為您提供專業(yè)的模板文件，輔助用戶撰寫編研材料。界面如下：操作說明如下：1. 增加：增加一個文件，點擊該按鈕后出現一個界面：在該對話框中選中要增加的材料格式。2左移：改變所選中文件的順序，把所選中文件左移一個位置。3右移：改變所選中文件的順序，把所選中文件右移一個位置。4. 刪除：刪除所選中的文件。5. 改名：對所選中文件進行改名。點擊該【按鈕】后，選中文件下方的文字將會變成可編輯狀態(tài)，這時可輸入新的文件名。6. 保存：保存對材料所進行的操作。（增加、刪除、改名等）并將材料存入數據庫。7. 打開：打開文件，查看文件原文信息。選中要打開的文件，點擊【打開】按鈕，或者直接用鼠標雙擊要打開的文件，都可以打開文件。如果選中文件有默認的打開方式，則系統(tǒng)以默認的方式打開文件，如果選中的文件沒有默認的打開方式，則系統(tǒng)提示你選擇打開該文件的應用程序，如下：在該對話框中選中你要用來打開所選文件的應用程序，然后點擊【打開】按鈕即可打開文件。8. 屬性：打開并查看所選文件的屬性窗口。9. 幫助：打開編研材料的幫助信息。10. 返回：關閉編研材料窗口。11. 單擊鼠標右鍵，可以打開編研材料管理快捷菜單，快捷菜單中含有以上所有的按鈕操作。三 自定義表格對于報表的自定義功能，系統(tǒng)提供了報表生成器用以實現。該報表生成器實現以鼠標操作為主的自定義報表