行政總務_行政總務的崗位說明書

行政部門的崗位說明書部 門行政部崗 位經(jīng)理類別、級別 直接上級：人力資源總監(jiān)職務概況：負責制訂、監(jiān)督實施各項行政管理制度；負責按年度預算進行辦公用品、辦公設備的采購管理及發(fā)放管理；嚴格控制行政開支；及時處理好日常行政事務；保證基本設施的正常運行，為公司其他部門做好輔助工作。崗位職責：1、負責制訂公司的各項行政管理制度，使公司的管理工作規(guī)范化。2、負責公司各項制度的執(zhí)行與監(jiān)督。3、配合公司各部門發(fā)文，并按ISO9001的要求進行文件的統(tǒng)一管理。4、制定合同的標準文本，對所有往來合同進行規(guī)范管理。5、負責車輛調(diào)度、保養(yǎng)的管理，使車輛能夠安全、高效地利用。6、負責辦公用品的采購、發(fā)放管理。7、各部門所需的基本辦公設施的采購、發(fā)放、維護、保養(yǎng)。8、根據(jù)年度預算，嚴格控制行政開支。9、負責組織財務部與本部門相關人員每月對辦公用品及辦公設備進行例行盤點。10、負責辦公區(qū)域的管理。11、負責日常行為的管理，并進行相應的獎罰。12、負責公司日常的事務接待。13、負責公司一些突發(fā)事件的處理。14、對本部門員工進行業(yè)績考評，并將考評結(jié)果及時反饋給員工，幫助員工更好地工作。15、每周一提交上周工作總結(jié)和本周工作計劃。工作關系：公司各部門，外部有關單位。直接下屬：行政秘書、行政助理、內(nèi)務、前臺文員、駕駛員。部 門行政部崗 位總經(jīng)理秘書類別、級別 直接上級：行政部經(jīng)理職務概況：負責文件的匯簽、收發(fā)管理；對公司級會議進行記錄，并整理成文；處理總經(jīng)理日常行政事務、會議、接待、活動、報銷單整理等工作；負責總經(jīng)理和各部門總監(jiān)的聯(lián)絡工作；整理總經(jīng)理的文件；完成部門經(jīng)理布置的各項工作。崗位職責：1、協(xié)助總經(jīng)理處理公司公文、行政事務。2、執(zhí)行總經(jīng)理交辦的各事項。3、了解文件管理制度、日常文件的收發(fā)程序。4、擬定文件的借閱權(quán)限及借閱規(guī)定，并嚴格按規(guī)定借閱。5、負責文件的匯簽、收發(fā)、管理工作。6、做好公司級會議的記錄、并整理成文。7、嚴格執(zhí)行保密制度，做好各項保密工作。8、總經(jīng)理活動、接待方面的安排、報銷單的整理、來訪的接待。9、有關文稿的撰寫及審批。10、公司會議、報告的安排。11、公司所有資料的存檔。12、每周一提交上周工作總結(jié)和本周工作計劃。工作關系：與各部門聯(lián)系密切。直接下屬：無部 門行政部崗 位行政助理類別、級別 直接上級：行政部經(jīng)理職務概況：制定和完善公司的行政管理制度，使公司的管理更加規(guī)范、合理；合理安排車輛調(diào)度；員工日常行為的督導；辦公區(qū)域的管理；日常行政事務的管理。崗位職責：1、 擬制行政管理制度，并對各部門執(zhí)行情況進行監(jiān)督、檢查。2、有效合理的安排公司員工用車，以提高員工的工作效率。3、負責員工午餐的安排及協(xié)調(diào)工作。4、按管理規(guī)定和作業(yè)流程及時完成公司人員的名片印制。5、新進員工辦公桌位的安排。6、負責辦公區(qū)域的管理。7、員工日常行為規(guī)范的管理，并進行相應的獎罰。8、配合行政部經(jīng)理做好年度行政預算工作。9、負責公司通訊費用的審查與管理工作。10、負責會議室與活動中心的管理工作。11、負責為客戶和公司活動準備場地。12、根據(jù)公司年度行政預算及庫存情況進行辦公用品、辦公設備的采購，超出預算的支出需經(jīng)部門經(jīng) 理、財務部總監(jiān)批準后方可采購。13、嚴格按照采購管理制度進行采購，要貨比三家（至少三家），進行詢價、比價、議價。14、每周一提交上周工作總結(jié)和本周工作計劃。工作關系：各相關部門直接下屬：無部 門行政部崗 位行政助理（總務）類別、級別 直接上級：行政部經(jīng)理職務概況：負責辦公用品、辦公設備的管理與發(fā)放；負責公司內(nèi)部辦公設備、物品的維修及保養(yǎng)；辦公環(huán)境的保潔；公司財產(chǎn)的安全。崗位職責：1、公司所購物品的管理。辦理好入庫、出庫手續(xù)，做到先進先出。2、個人辦公用品、設備的領用或借用管理，員工離職時個人領用物品的回收，并嚴格控制支出。 對個人使用的物品要建卡立帳，一人一卡。個人使用的財產(chǎn)隨崗位變動而變動，若人員調(diào)動應及時 辦理個人使用財產(chǎn)的交接手續(xù)。 對部門使用的物品（電腦及附屬設備由信息部負責）建卡立帳，由部門負責人簽字領用，并負責日 常的管理。3、公司內(nèi)部辦公設備、辦公設施的登記、建卡、維修與保養(yǎng)。4、倉庫的帳務要清晰，做到物、卡、帳一一對應。5、制定安全庫存量，保證員工能及時領到所需物品，適時提出采購申請。6、與供應商緊密聯(lián)系，保障所購物品的調(diào)換、維修、保養(yǎng)。7、辦公環(huán)境的保潔，使公司有一個良好的工作環(huán)境。8、保障公司財產(chǎn)的安全。9、每月對庫存進行盤點，做出盤點報表，并說明盤盈、盤虧的原因及處理意見。10、 配合財務部門進行定期盤點及庫存、帳、物的抽查工作。11、 制定、執(zhí)行公司的各項資產(chǎn)管理制度。12、 每月編制公司的資產(chǎn)動態(tài)表。13、 圖書的管理、借閱。14、 信件的收寄、報刊的訂閱及管理。15、 每周一提交上周工作總結(jié)和本周工作計劃。工作關系：對內(nèi)：財務部、其他各部門 對外：與相關供應商直接下屬：無部 門行政部崗 位總臺接待類別、級別 直接上級：行政部經(jīng)理職務概況：禮貌熱情地接轉(zhuǎn)電話；接待來訪客戶；預訂票務；郵件快遞；訂水；完成部門經(jīng)理安排的打字、復印等工作。崗位職責： 1、禮貌用語，舉止得體，穿著大方。2、用公司規(guī)范用語接轉(zhuǎn)電話，電話鈴響三聲必須接聽，若需要找的人不在，負責記錄留言或回電號碼。3、接待來訪客人，領到位置，端送茶水，并進行來訪客人的登記。4、負責每月飯票及考勤卡的制作，及時修改公司員工通訊錄。5、監(jiān)督員工上下班打卡，并記錄當天外出員工情況及請假情況。6、負責公司所有往來信件的收發(fā)工作，并負責每月費用的結(jié)算。7、根據(jù)員工的出差單預訂票務。8、查看飲用水的消費情況，及時訂水。9、負責文件與其他資料的打印、復印、校對等工作。10、做好信息傳遞工作。包括電話、傳真、信函、E-MAIL等，不得泄露其內(nèi)容。11、提供請假單等員工所需的各類單據(jù)。12、每周一提交上周工作總結(jié)和本周工作計劃。工作關系：各部門員工、來訪客戶、供應商直接下屬：無部 門行政部崗 位駕駛員類別、級別 直接上級：行政部經(jīng)理職務概況：負責車輛的清潔、維修、保養(yǎng)，確保文明駕駛，安全行車。崗位職責：1、及時掌握交通法規(guī)和道路變化情況，確保出車時快速、高效。2、每天做好車輛的清潔和例行保養(yǎng)工作，確保車輛的安全可靠。如需對車輛進行修理或保養(yǎng)時，應填寫申請單，經(jīng)部門經(jīng)理批準后方可進行。3、出車時必須持經(jīng)部門經(jīng)理簽字的派車單，出車回來需如實填寫出車單，且必須由用車人簽字確認。在非緊急情況下，嚴禁無單出車。4、車輛可正常運行時，駕駛員應根據(jù)公司的工作需要隨時接受出車的命令，不得找任何借口拒絕出車，須按出車單上出車時間準時出車。5、節(jié)假日及工作日的晚上，車輛必須停在公司；若晚上出車超過22：00點，需將車開回家停放，事先必須向部門經(jīng)理請示。6、必須嚴格遵守交通法規(guī)，文明駕駛，確保行車安全。7、嚴禁酒后駕車、違章操作，由此造成的交通事故由違規(guī)人自負。8、