會(huì)議管理_中小型交互式電話會(huì)議解決方案

中小型交互式電話會(huì)議解決方案信息時(shí)代、競(jìng)爭(zhēng)社會(huì)，如何更有效的利用時(shí)間，節(jié)約成本，提高工作效率和提升競(jìng)爭(zhēng)力已經(jīng)成為各組織、單位的重要目標(biāo)，以高科技為基礎(chǔ)的交互式電話會(huì)議系統(tǒng)為人們帶來(lái)諸多便利。中小型企業(yè)用戶、行業(yè)用戶對(duì)交互式電話會(huì)議的需求更加廣泛，但是針對(duì)運(yùn)營(yíng)使用的交互式電話會(huì)議系統(tǒng)前期投資成本高、系統(tǒng)管理維護(hù)復(fù)雜；一般的會(huì)議終端設(shè)備雖然價(jià)格低廉，但是通話音質(zhì)差、交互方數(shù)少、業(yè)務(wù)功能單一都使眾多用戶望而卻步。杭州小靈通通信設(shè)備制造有限公司憑借多年來(lái)對(duì)電話會(huì)議多點(diǎn)通信領(lǐng)域的經(jīng)驗(yàn)積累，采用多項(xiàng)創(chuàng)新理念，優(yōu)化會(huì)議流程、降低系統(tǒng)成本、提升會(huì)議音質(zhì)，推出了適合中小型企業(yè)用戶需求的XLTH-2系列會(huì)議小靈通交互式電話會(huì)議系統(tǒng)。XLTH-2系列電話會(huì)議系統(tǒng)具有交互方數(shù)大、音質(zhì)清晰、使用簡(jiǎn)便、功能強(qiáng)大、組網(wǎng)成本低等特點(diǎn)。單系統(tǒng)最大支持16方交互式會(huì)議，無(wú)需改變通信網(wǎng)絡(luò)，直接接入普通電話線，通電即可使用，具備專業(yè)的會(huì)議控制平臺(tái)，會(huì)場(chǎng)狀態(tài)一目了然，更能適時(shí)快捷控制，具備小交換機(jī)功能，一套設(shè)備，多種應(yīng)用，為中小型會(huì)議需求用戶打造省錢、高效的通信環(huán)境。1.1方案說(shuō)明本方案對(duì)應(yīng)產(chǎn)品版本為：會(huì)議小靈通XLTH-2系列電話會(huì)議系統(tǒng)。1.2系統(tǒng)特點(diǎn)l 系統(tǒng)具備小交換機(jī)功能，一套設(shè)備，多種應(yīng)用，為中小型會(huì)議需求用戶打造省錢、高效的通信環(huán)境。l 靈活的配置方式，內(nèi)線和外線可以靈活搭配，單系統(tǒng)支持16路用戶電話線，采用專業(yè)的回音消除模塊，大容量會(huì)議時(shí)依然可以確保音質(zhì)清晰。l 多樣化的接入方式，系統(tǒng)通過(guò)二線模塊，使用環(huán)路中繼信令連接交換機(jī)；通過(guò)四線模塊，連接四線設(shè)備或會(huì)場(chǎng)設(shè)備；l 系統(tǒng)提供錄音模塊，連接錄音機(jī)設(shè)備。外部錄音機(jī)可以通過(guò)會(huì)議音頻錄音輸出接口，進(jìn)行會(huì)議錄音。l 系統(tǒng)提供網(wǎng)絡(luò)模塊，通過(guò)專用的會(huì)議控制軟件，可以在計(jì)算機(jī)上對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)的設(shè)置，實(shí)時(shí)監(jiān)控和顯示系統(tǒng)的狀態(tài)，對(duì)電話會(huì)議進(jìn)行管理。l 系統(tǒng)采用220V的交流電源供電，使用方便，通電即可召開(kāi)會(huì)議。l 用戶可以話機(jī)按鍵操作和專用會(huì)議控制軟件兩種方式對(duì)會(huì)議進(jìn)行控制，操作管理一目了然，與會(huì)人數(shù)多也可以做到控制方便。l 個(gè)性化語(yǔ)音導(dǎo)航，用戶可以自行錄制適合公司的聲音作為系統(tǒng)的語(yǔ)音導(dǎo)航，升級(jí)只需加載升級(jí)軟件包即可平滑升級(jí)。l 通過(guò)系統(tǒng)控制臺(tái)可以對(duì)對(duì)系統(tǒng)的每個(gè)話機(jī)通道進(jìn)行單獨(dú)設(shè)置，調(diào)節(jié)增益和聲音大小，通過(guò)控制臺(tái)可以直接鏈接產(chǎn)品服務(wù)網(wǎng)站。1.3需求分析（以上海某公司為例）用戶以上海為中心，外設(shè)多個(gè)分支機(jī)構(gòu)，各分支機(jī)構(gòu)和上海需要通過(guò)電話會(huì)議方式進(jìn)行高效和方便日常辦公溝通。會(huì)議系統(tǒng)平臺(tái)通過(guò)多路電話線與上海公司交換機(jī)或申請(qǐng)的電話線直線鏈接，同時(shí)可通過(guò)設(shè)備四線專線接口與視頻會(huì)議系統(tǒng)、或其它會(huì)議終端連接。系統(tǒng)組網(wǎng)快捷簡(jiǎn)單，運(yùn)行穩(wěn)定，功能強(qiáng)大，可擴(kuò)容，使用方便，操作簡(jiǎn)單。系統(tǒng)建成后可實(shí)現(xiàn)的功能和優(yōu)勢(shì)：l 上海公司與各分支機(jī)構(gòu)可隨時(shí)召集和舉行會(huì)議，支持呼入呼出會(huì)議，無(wú)需預(yù)約，隨時(shí)召開(kāi)，上海公司分機(jī)、會(huì)議室終端入會(huì)不產(chǎn)生話務(wù)費(fèi)用；各分支機(jī)構(gòu)入會(huì)方式和平時(shí)撥打上海公司電話一樣，方便，費(fèi)用省，只需支付平時(shí)通話一樣的電話費(fèi)用，不需要會(huì)議使用費(fèi)、業(yè)務(wù)使用費(fèi)等費(fèi)用。l 上海公司內(nèi)部可隨時(shí)召集和舉行會(huì)議、發(fā)布通知及培訓(xùn)，內(nèi)部會(huì)議不產(chǎn)生話務(wù)費(fèi)用；l 提高上海公司與各分支機(jī)構(gòu)、公司各部門之間的信息溝通和技術(shù)交流，自建設(shè)備的使用方便、費(fèi)用低廉，可以大大提高各個(gè)部門使用電話會(huì)議的頻率和習(xí)慣，無(wú)需擔(dān)心昂貴的租賃費(fèi)用和繁瑣的會(huì)議業(yè)務(wù)申請(qǐng)，會(huì)議隨時(shí)召開(kāi)。l 可用于固定召開(kāi)各部門的例會(huì)及下屬機(jī)構(gòu)參加總部的會(huì)議討論；l 領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)電話就可以隨時(shí)隨地?fù)苋胂到y(tǒng)、隨時(shí)增呼員工進(jìn)行溝通部署；并在外出時(shí)可以通過(guò)電話參加視頻或四線專線會(huì)議；l 召開(kāi)大型會(huì)議，領(lǐng)導(dǎo)在大會(huì)議室通過(guò)調(diào)音臺(tái)、麥克風(fēng)說(shuō)話，除了在場(chǎng)的成員聽(tīng)到外，還可通過(guò)會(huì)議系統(tǒng)將會(huì)議內(nèi)容下傳到各相關(guān)部門；音質(zhì)清晰，無(wú)交流聲，無(wú)回音。l 某些重要會(huì)議需要錄音備查，系統(tǒng)提供專用錄音通訊接口，提供會(huì)議錄音服務(wù)。l 系統(tǒng)具備專用音頻接口與視頻會(huì)議系統(tǒng)對(duì)接，召開(kāi)電視會(huì)議時(shí)，可通過(guò)電話會(huì)議系統(tǒng)將會(huì)議內(nèi)容下傳到?jīng)]有視頻會(huì)議的會(huì)場(chǎng)，并可以為原有視頻會(huì)議系統(tǒng)做備份使用。l 功能豐富：方便、靈活的電話會(huì)議功能和用戶小交換機(jī)功能l 交互力強(qiáng)：?jiǎn)蜗到y(tǒng)提供8至16方全交互式電話會(huì)議，可級(jí)聯(lián)擴(kuò)容升級(jí)到32方l 內(nèi)外搭配：根據(jù)需求提供多種內(nèi)線電話、外線電話搭配方式l 視頻備份：連接視頻會(huì)議系統(tǒng)，輕松實(shí)現(xiàn)視頻會(huì)議系統(tǒng)的擴(kuò)展及其音頻備份；l 會(huì)議錄音：專業(yè)的錄音接口，通過(guò)接口進(jìn)行電話會(huì)議錄音l 自動(dòng)識(shí)別：自動(dòng)識(shí)別內(nèi)、外線配置，自動(dòng)識(shí)別內(nèi)外線號(hào)碼并分別從內(nèi)外線呼出；l 控制方便：可以通過(guò)電話機(jī)或計(jì)算機(jī)組織、控制、管理、召開(kāi)會(huì)議。l 權(quán)限分類：支持會(huì)議主持人、發(fā)言人、聽(tīng)眾三種與會(huì)成員權(quán)限，確保會(huì)場(chǎng)秩序；l 呼叫靈活：可以單個(gè)、分組、整體呼叫會(huì)議成員或?qū)?huì)議成員拆線l 會(huì)議鎖定：鎖定會(huì)場(chǎng)可固定與會(huì)成員，成員掉線時(shí)，可自動(dòng)追呼掉線成員；l 協(xié)同工作：通過(guò)與計(jì)算機(jī)連接，登陸專用的管理軟件擴(kuò)展專業(yè)會(huì)議管理功能；l 狀態(tài)監(jiān)控：協(xié)同工作時(shí)，可以在計(jì)算機(jī)界面上清楚觀察各接口、會(huì)議成員狀態(tài)；l 成員分組：協(xié)同工作時(shí)，可以編輯不同的會(huì)議組，開(kāi)會(huì)時(shí)，可以組呼與會(huì)者；l 成員編輯：協(xié)同工作時(shí)，可以編輯公司電話號(hào)碼簿，可從號(hào)碼簿點(diǎn)呼成員入會(huì)。l 級(jí)聯(lián)功能：多個(gè)系統(tǒng)可以通過(guò)四線或內(nèi)線進(jìn)行級(jí)聯(lián)實(shí)現(xiàn)大規(guī)模電話會(huì)議。l 平滑擴(kuò)容：?jiǎn)蜗到y(tǒng)可召集16方會(huì)議，雙機(jī)互連可召集32方會(huì)議，支持多機(jī)組網(wǎng)。1.4解決方案1.4.1組網(wǎng)示意圖：1.4.2組網(wǎng)描述：?jiǎn)蜗到y(tǒng)提供外線或內(nèi)線接口共16個(gè)，通過(guò)電話線與上海公司交換機(jī)相連，交換機(jī)為設(shè)備分配16個(gè)電話號(hào)碼，建議通過(guò)設(shè)置將與鏈接到設(shè)備的8路電話線統(tǒng)一為同一號(hào)碼，作為電話會(huì)議接入號(hào)碼。系統(tǒng)采用為1U的標(biāo)準(zhǔn)機(jī)箱設(shè)計(jì)，可機(jī)房上架使用，也可以桌面使用。上海公司局域網(wǎng)內(nèi)為設(shè)備分配一個(gè)IP地址，設(shè)備接入內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)交換機(jī)，局域網(wǎng)內(nèi)通過(guò)授權(quán)的電腦可以通過(guò)專用的會(huì)議控制端對(duì)整個(gè)會(huì)議系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)狀態(tài)監(jiān)視、會(huì)場(chǎng)設(shè)置、管理等功能。系統(tǒng)提供四線專線音頻接口，可連接四線終端、視頻設(shè)備、其他會(huì)場(chǎng)設(shè)備或用于雙系統(tǒng)級(jí)聯(lián)。系統(tǒng)提供會(huì)議錄音接口，利用錄音設(shè)備可進(jìn)行會(huì)場(chǎng)錄音。本系統(tǒng)主平臺(tái)、管理維護(hù)終端通過(guò)公司內(nèi)部局域網(wǎng)，以TCP/IP協(xié)議通訊。1.4.3軟件界面：會(huì)議小靈通電話會(huì)議系統(tǒng)具備話機(jī)按鍵控制和專業(yè)的會(huì)議控制平臺(tái)控制兩種管理方式，適合不同的場(chǎng)合應(yīng)用。通過(guò)專業(yè)的會(huì)議控制平臺(tái)，會(huì)場(chǎng)狀態(tài)一目了然，控制更快捷、高效，控制界面功能豐富，簡(jiǎn)潔、實(shí)用。平臺(tái)設(shè)置界面操作顯示界面會(huì)議管理界面升級(jí)維護(hù)界面1.5對(duì)比分析業(yè)務(wù)租賃自購(gòu)設(shè)備業(yè)務(wù)申請(qǐng)會(huì)議召開(kāi)前需提前預(yù)約資源，預(yù)約會(huì)議需支付資源預(yù)約費(fèi)用。無(wú)需預(yù)約，可以隨時(shí)召開(kāi)電話會(huì)議，無(wú)需支付資源預(yù)約費(fèi)用會(huì)議時(shí)長(zhǎng)租用業(yè)務(wù)申請(qǐng)時(shí)需要注明時(shí)長(zhǎng)，一般按照30分鐘為一個(gè)計(jì)費(fèi)單位，會(huì)議時(shí)間無(wú)法把握，給會(huì)議申請(qǐng)工作人員增加工作難度。預(yù)約時(shí)間短，會(huì)議中途中斷影響領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議；預(yù)約時(shí)間長(zhǎng)，浪費(fèi)會(huì)議資源，增加了會(huì)議開(kāi)支。會(huì)議隨時(shí)可以召開(kāi)，自主管理，會(huì)議按照實(shí)際需求召開(kāi)，會(huì)場(chǎng)結(jié)束會(huì)議自動(dòng)結(jié)束，會(huì)議資源不浪費(fèi)，無(wú)會(huì)議業(yè)務(wù)使用費(fèi)。資源預(yù)約費(fèi)有無(wú)業(yè)務(wù)使用費(fèi)有無(wú)本地入會(huì)電話費(fèi)有本地入會(huì)或者公司本地內(nèi)部召開(kāi)會(huì)議，不產(chǎn)生電話費(fèi)用。話務(wù)費(fèi)分析均采用呼出方式，除了業(yè)務(wù)使用費(fèi)，資源使用費(fèi)，本地入會(huì)需要支付本地電話費(fèi)，外地需要支付長(zhǎng)途電話費(fèi)用，而且按照電信話務(wù)資費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，不支持IP電話的呼入會(huì)議。無(wú)需業(yè)務(wù)使用費(fèi)，無(wú)需資源使用費(fèi)，本地入會(huì)和內(nèi)部開(kāi)會(huì)不產(chǎn)生電話費(fèi)，分支機(jī)構(gòu)可以采用IP，手機(jī)等多種方式參與會(huì)議，和撥打普通電話完全一樣，可以享受IP、手機(jī)套餐等優(yōu)惠話費(fèi)。業(yè)務(wù)自主控制無(wú)有，經(jīng)過(guò)授權(quán)的電腦可以對(duì)會(huì)議設(shè)備狀態(tài)，各入會(huì)話機(jī)狀態(tài)進(jìn)行查看，管理和執(zhí)行操作。話機(jī)控制方式有有專用控制軟件無(wú)有，通過(guò)專用控制軟件控制會(huì)議，實(shí)現(xiàn)會(huì)議分組，成員編輯，成員會(huì)議管理等等電話會(huì)議特殊功能小交換機(jī)功能無(wú)有。系統(tǒng)提供小交換機(jī)功能，用戶可以分配分機(jī)號(hào)碼，設(shè)置長(zhǎng)途等權(quán)限。會(huì)議錄音一般不提供，針對(duì)大客戶需要收費(fèi)進(jìn)行提供可以隨時(shí)對(duì)會(huì)議進(jìn)行錄音，無(wú)需產(chǎn)生費(fèi)用視頻系統(tǒng)對(duì)接無(wú)可以直接與視頻系統(tǒng)音頻部分對(duì)接，實(shí)現(xiàn)電話參與視頻會(huì)議，方便出差領(lǐng)導(dǎo)和無(wú)視頻設(shè)備的機(jī)構(gòu)。調(diào)音臺(tái)對(duì)接無(wú)可以與會(huì)議室調(diào)音臺(tái)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)會(huì)議與電話會(huì)議結(jié)合，擴(kuò)大電話會(huì)議的使用范圍。呼叫方式基本為呼出會(huì)議，會(huì)議時(shí)間到呼出預(yù)定好的號(hào)碼，靈活性差。多種呼入方式，可以采用呼入會(huì)議，由各個(gè)機(jī)構(gòu)自行撥打入會(huì)，也可以呼出會(huì)議，群呼各個(gè)分支機(jī)構(gòu)，還可以采用混合會(huì)議，臨時(shí)增呼成員入會(huì)。成員編