檔案管理基礎(chǔ)第6章檔案的檢索備用.ppt

第六章,檔案的檢索,第一節(jié) 檔案檢索工作概述,一、檔案檢索的定義 檔案檢索包含廣義和狹義兩種含義。廣義的檔案檢索包括檔案信息存儲(chǔ)和檔案查檢兩個(gè)具體的過(guò)程。狹義的檢索只限于查找所需檔案的過(guò)程。 （一）檔案信息存儲(chǔ)階段的主要內(nèi)容 1.檔案信息存儲(chǔ)的定義：是指將檔案原件中具有檢索意義特征的信息，如文件作者、題名、時(shí)間、主題詞等，記錄在一定的載體上，進(jìn)行分類(lèi)或主題標(biāo)識(shí)，編制成檔案檢索工具，建立檔案檢索體系的過(guò)程。 2.環(huán)節(jié) a.檔案的著錄和標(biāo)引,著錄和標(biāo)引是對(duì)檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄，并賦予規(guī)范化的檢索標(biāo)識(shí)的過(guò)程； 著錄和標(biāo)引的結(jié)果，就是制作出反映檔案內(nèi)容、形式、分類(lèi)和存址的可以用來(lái)檢索的條目。 b.組織檔案檢索工具 是指按照一定的規(guī)則，對(duì)著錄和標(biāo)引所產(chǎn)生的大量條目進(jìn)行系統(tǒng)排列，使之形成某種類(lèi)型的檢索工具，并根據(jù)需要進(jìn)行檢索工具的匹配，組成手工的或計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)。 （二）檔案查檢階段的主要內(nèi)容 1.定義：檔案查檢就是利用檢索工具和檢索系統(tǒng)查找所需檔案的過(guò)程。 2.環(huán)節(jié) a.確定查找內(nèi)容,確定查找內(nèi)容是指對(duì)利用者的檢索要求進(jìn)行分析，確定利用者所需檔案的主題，形成查尋概念，并將這些概念借助檢索語(yǔ)言轉(zhuǎn)換為規(guī)范化的檢索標(biāo)識(shí)。 從確定利用主題到形成檢索表達(dá)式的過(guò)程，也稱(chēng)為制定檢索策略。 b.查找 查找就是檔案人員或利用者通過(guò)各種手段把表示利用需求的檢索標(biāo)識(shí)或檢索表達(dá)式與存儲(chǔ)在手工檢索工具或計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中的標(biāo)識(shí)進(jìn)行相符性對(duì)比，將符合利用要求的條目查找出來(lái)。,二、檔案檢索效率 1.查全率 是指檢索結(jié)果滿足利用者要求的全面程度，即檢索出來(lái)的有關(guān)檔案與全部有關(guān)檔案的百分比；與之對(duì)應(yīng)的是漏檢率，即未檢索出來(lái)的有關(guān)檔案與全部有關(guān)檔案的百分比。,查全率,檢索出的有關(guān)檔案,全部有關(guān)檔案,100%,2.查準(zhǔn)率 是指滿足利用者要求的準(zhǔn)確程度，即檢索出來(lái)的有關(guān)檔案與檢索出來(lái)的全部檔案的百分比。與之相對(duì)應(yīng)的是誤檢率，即檢索出來(lái)的不相關(guān)檔案與檢索出來(lái)的全部檔案的百分比。,查準(zhǔn)率,檢索出的有關(guān)檔案,檢索出的全部檔案,100%,注意：查全率和查準(zhǔn)率之間存在著一種互逆關(guān)系，即如果放寬檢索范圍，以求得較好的查全率，那么，查準(zhǔn)率就會(huì)下降；反之亦然。,第二節(jié) 檔案著錄和標(biāo)引,檔案檢索工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容就是編制各種檔案目錄，以從不同的角度揭示和介紹檔案的內(nèi)容和成分，指出其存放位置，為利用者提供查找檔案的途徑。,著 錄,標(biāo) 引,選擇著錄項(xiàng)目和信息,形成主題概念,轉(zhuǎn)換為檢索語(yǔ)言,記錄在載體上,標(biāo)引,一、檔案著錄 （一）檔案著錄的含義和作用 1.定義：檔案著錄是指在編制檔案目錄時(shí)，對(duì)檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過(guò)程。 內(nèi)容特征是指檔案的主題，表現(xiàn)為檔案的分類(lèi)號(hào)、主題詞、摘要等； 形式特征是指檔案的標(biāo)題、作者、形成時(shí)間、檔號(hào)、文種、載體等。 2.作用：檔案著錄時(shí)形成檔案目錄的基礎(chǔ)。由著錄項(xiàng)目形成的檔案條目就是以后人們利用檔案時(shí)查找的信息線索。 （二）檔案著錄規(guī)則 1.著錄項(xiàng)目：是指用以揭示檔案的內(nèi)容和形式特征所需要的記錄事項(xiàng)。包括以下項(xiàng)目：,（1）題名與責(zé)任說(shuō)明項(xiàng)，該項(xiàng)包括正副題名、文件編號(hào)、責(zé)任者、附件等項(xiàng)目。 （2）稿本與文種項(xiàng)，該項(xiàng)目包括稿本和文種兩個(gè)單元。 （3）密級(jí)與保管期限項(xiàng)，該項(xiàng)包括密級(jí)和保管期限兩個(gè)單元。 （4）時(shí)間項(xiàng)。 （5）載體類(lèi)型及形態(tài)項(xiàng)，該項(xiàng)包括載體類(lèi)型、數(shù)量及單位、規(guī)格三個(gè)單元。 （6）附注與提要項(xiàng)，該項(xiàng)包括附注、提要兩個(gè)單元。 （7）排檢與編號(hào)項(xiàng)，該項(xiàng)包括分類(lèi)號(hào)、檔案館代號(hào)、檔號(hào)、縮微號(hào)、電子文檔號(hào)、主題詞或關(guān)鍵詞六個(gè)單元。 2.標(biāo)識(shí)符號(hào) 標(biāo)識(shí)符號(hào)是表示不同著錄項(xiàng)目和著錄含義的標(biāo)志。,3.著錄格式 著錄格式是著錄項(xiàng)目在條目中的排列順序及表達(dá)方式。 檔案著錄規(guī)則規(guī)定，一般使用段落符號(hào)式的條目格式，實(shí)際工作需要也可以使用表格式條目格式。 4.著錄用文字和著錄信息源 著錄時(shí)使用的文字必須規(guī)范化。 漢字必須是規(guī)范化的簡(jiǎn)化漢字；外文與少數(shù)民族文字必須依照其書(shū)寫(xiě)規(guī)則。文件編號(hào)項(xiàng)、時(shí)間項(xiàng)、載體類(lèi)型及形態(tài)項(xiàng)、排檢與編號(hào)項(xiàng)中的數(shù)字一律使用阿拉伯?dāng)?shù)字。圖形及符號(hào)應(yīng)照原文著錄，無(wú)法照原文著錄的可改為其他形式的相應(yīng)內(nèi)容，并加“ ”號(hào)標(biāo)識(shí)。 著錄的信息源，單份文件或一組文件著錄時(shí)主要依據(jù)文頭、文尾；一個(gè)或一組案卷著錄時(shí)，主要依據(jù)案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、備考表等；被著錄檔案本身信息不足時(shí)，可參考其他有關(guān)檔案材料。,5.著錄級(jí)別 按照檔案著錄規(guī)則，檔案著錄級(jí)別可以時(shí)單份文件、一組文件、一個(gè)案卷或一組案卷。 一般，對(duì)于價(jià)值較大或珍貴檔案應(yīng)主要采用文件級(jí)著錄，輔之以案卷級(jí)、一組文件或一組案卷的著錄。 對(duì)于內(nèi)容比較單一的案卷，可以采用案卷級(jí)著錄；對(duì)于反映同一問(wèn)題的案卷以及由內(nèi)容基本相同的文件組成的案卷，可以以一組文件為單位著錄；對(duì)于相同題名的若干案卷，可作為一組案卷著錄。,（三）著錄項(xiàng)目細(xì)則 1. 題名與責(zé)任者說(shuō)明項(xiàng) 題名又稱(chēng)標(biāo)題，時(shí)表達(dá)檔案中心內(nèi)容、形式特征，并使其個(gè)別化以區(qū)別于其他檔案的名稱(chēng)；責(zé)任者是指對(duì)檔案內(nèi)容的創(chuàng)造負(fù)有責(zé)任的團(tuán)體或個(gè)人。 （1）正題名 正題名時(shí)檔案的主要題名，一般指單份文件文首的題目和案卷封面上的題目。正題名照原文著錄，題名中的各種符號(hào)也不應(yīng)遺漏。 單份文件無(wú)題名時(shí)，依據(jù)其內(nèi)容擬寫(xiě)題名，并加“ ” 單份文件的題名不能揭示其內(nèi)容時(shí)，原題名照錄，并根據(jù)其內(nèi)容另擬題名附后，加“ ”以示區(qū)別。 （2）并列題名 是指以第二種語(yǔ)言文字書(shū)寫(xiě)的與正題名對(duì)照并列的題名。并列題名前加“=”以示區(qū)別。,（3）副題名及說(shuō)明題名文字 是指解釋或從屬正題名的另一題名。必要時(shí)照原文著錄，其前加“ ：”以示區(qū)別。 說(shuō)明題名文字是指在題名前后對(duì)檔案內(nèi)容、范圍、用途等的說(shuō)明文字。必要時(shí)照原文著錄，其前加“ ：”。 （4）文件編號(hào) 是文件制發(fā)機(jī)關(guān)或個(gè)人賦予的順序號(hào)，包括發(fā)文字號(hào)、科技試驗(yàn)報(bào)告流水號(hào)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范文件的統(tǒng)編號(hào)、圖號(hào)等。文件編號(hào)照原文著錄，其前加“ ：”號(hào)。 （5）責(zé)任者 當(dāng)責(zé)任者只有一個(gè)時(shí)，照原文著錄，其前加“ / ”號(hào)。 有時(shí)，有多個(gè)責(zé)任者，著錄列居首位的責(zé)任者；立檔單位本身就是責(zé)任者的必須著錄，其余的視需要著錄。 責(zé)任者之間以“ ；”隔開(kāi)。,機(jī)關(guān)團(tuán)體責(zé)任者必須著錄全稱(chēng)或通用簡(jiǎn)稱(chēng)；個(gè)人責(zé)任者一般只著錄姓名，必要時(shí)，在姓名后著錄職務(wù)，并加“（）”號(hào)。 清代以前的個(gè)人責(zé)任者應(yīng)冠以朝代名稱(chēng)，用“（）”括起來(lái)。 少數(shù)民族個(gè)人責(zé)任者稱(chēng)為各民族有差異，應(yīng)按照少數(shù)民族習(xí)慣著錄。 外國(guó)責(zé)任者應(yīng)著錄各個(gè)歷史時(shí)期易于識(shí)別的國(guó)別簡(jiǎn)稱(chēng)，其后著錄統(tǒng)一的中文姓氏譯名。 （6）附件 是指文件正文后的附加材料。只著錄附件題名，其前加“ + ”號(hào)。文件正文后有多個(gè)附件時(shí)，應(yīng)逐一著錄附件題名，各附件題名前均加“ + ”。 如果附件題名具有獨(dú)立檢索意義，也可以另行著錄條目，并在附注中說(shuō)明。,2. 稿本與文種項(xiàng) 稿本是文件的文稿、文本、版本的名稱(chēng)，依實(shí)際情況著錄為正本、副本、草稿、定稿、手稿、草圖、原圖、底圖、藍(lán)圖、原版、修訂本、影印本等，其前加“ . ”。 文種是指文件種類(lèi)的名稱(chēng)。文種依實(shí)際情況著錄為命令、決議、指示、通知、報(bào)告、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要、原始記錄、說(shuō)明書(shū)、協(xié)議書(shū)、鑒定書(shū)、任務(wù)書(shū)、判決書(shū)、國(guó)書(shū)、照會(huì)、誥、敕、奏折等，其前加“ ：”號(hào)。 3. 密級(jí)與保管期限 4. 時(shí)間項(xiàng) 時(shí)間一律用八位數(shù)字表示，如“20090401” 5. 載體類(lèi)型及形態(tài)項(xiàng) 6. 附注項(xiàng)與提要項(xiàng) 7. 排檢與編號(hào)項(xiàng),二、檔案標(biāo)引 1. 定義：檔案標(biāo)引是指在檔案著錄中對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行分析和選擇，并賦予其規(guī)范化檢索標(biāo)識(shí)的過(guò)程；標(biāo)引的目的是提供檢索途徑。 2. 檔案標(biāo)引的類(lèi)型： （1） 分類(lèi)標(biāo)引賦予分類(lèi)號(hào)標(biāo)識(shí)的過(guò)程； （2） 主題標(biāo)引賦予主題詞標(biāo)識(shí)的過(guò)程。 3. 檔案標(biāo)引的步驟與方法 （1）主題分析 主題分析是確定被標(biāo)引檔案主題概念的過(guò)程。 a. 主題的類(lèi)型： 主題的類(lèi)型根據(jù)檔案的內(nèi)容可以分為單主題和多主題。單主題是指一件（卷）檔案只表達(dá)一個(gè)問(wèn)題。多主題是指一件（卷）檔案記述兩個(gè)以上的問(wèn)題。,主 題,單主題：一件（卷）檔案只表達(dá)一個(gè)問(wèn)題。,多主題：一件（卷）檔案記述兩個(gè)以上的問(wèn)題。,單元主題：用一個(gè)單元詞即可表達(dá)的主題。,復(fù)合主題：又稱(chēng)多元主題，是指用若干個(gè)單元詞組配或直接采用復(fù)合詞表達(dá)的主題。,b. 主題分析的步驟和方法: 第一，閱讀與理解文件或案卷的標(biāo)題。 第二，閱讀文摘、簡(jiǎn)介、前言、領(lǐng)導(dǎo)人批語(yǔ)等，從中發(fā)現(xiàn)標(biāo)題中未予表達(dá)的內(nèi)容。 第三，瀏覽正文，了解文件的大概內(nèi)容。 第四，查閱文件的外部特征，如作者、時(shí)間、密級(jí)等，明確文件的形成北京和作用范圍。 （2）概念轉(zhuǎn)換 a. 分類(lèi)標(biāo)引概念轉(zhuǎn)換的基本做法：根據(jù)主題分析的結(jié)果，查找檔案分類(lèi)表，將相應(yīng)類(lèi)目的分類(lèi)號(hào)作為檢索標(biāo)識(shí)，標(biāo)于著錄的條目之上。 b. 主題標(biāo)引概念轉(zhuǎn)換的基本做法：根據(jù)主題分析的結(jié)果，查找主題詞表，將相應(yīng)的主題詞作為檢索標(biāo)識(shí)，標(biāo)于著錄的條目之上。,對(duì)多主題文件的概念轉(zhuǎn)換，必須先分解為單主題，再分別賦予其分類(lèi)號(hào)，或再采用主題詞分組組配的標(biāo)識(shí)方法。 （3）審校 審校是標(biāo)引的最后一道程序，時(shí)確保標(biāo)引質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。 審校的內(nèi)容： a. 檔案的主題是否提煉得準(zhǔn)確全面；主題概念是否準(zhǔn)確恰當(dāng)；時(shí)候遺漏了隱含的主題；所標(biāo)主題是否具有檢索意義。 b. 是否存在過(guò)度標(biāo)引或標(biāo)引不足的問(wèn)題。 c. 分類(lèi)標(biāo)引是否符合分類(lèi)標(biāo)引規(guī)則；主題標(biāo)引是否符合主題標(biāo)引規(guī)則和組配規(guī)則。 d. 標(biāo)引的類(lèi)號(hào)、主題詞是否充分、完整、準(zhǔn)確，書(shū)寫(xiě)是否正確無(wú)誤。,e. 對(duì)同一主題的標(biāo)引是否前后一致。 審校的程序：分為自校、互校、總校。 a. 自校：標(biāo)引人員對(duì)自己的標(biāo)引結(jié)果進(jìn)行校對(duì)，發(fā)現(xiàn)主題分析有誤、歸類(lèi)不當(dāng)、前后不一致、符號(hào)錯(cuò)誤等問(wèn)題，及時(shí)糾正。 b. 互校：標(biāo)引人員對(duì)標(biāo)引結(jié)果互相進(jìn)行校對(duì)，糾正因個(gè)人理解不同而引起的錯(cuò)誤，保持不同人員標(biāo)引的一致性。 c. 總校：在自校、互校后，進(jìn)行總校，進(jìn)一步消除標(biāo)引中的錯(cuò)誤和誤差，保證標(biāo)引工作的整體優(yōu)化。,第三節(jié) 檔案檢索工具,一、檔案檢索工具的種類(lèi),檔案檢索工具,按編制體例,按檢索范圍,按功能,按載體,目 錄,索 引,指 南,全宗范圍的檢索工具,檔案館范圍的檢索工具,專(zhuān)題范圍的檢索工具,若干檔案館范圍的檢索工具,查檢性檢索工具,館藏性檢索工具,介紹性檢索工具,網(wǎng)絡(luò)檢索工具,機(jī)讀式檢索工具,縮微式檢索工具,書(shū)本式檢索工具,卡片式檢索工具,二、常用檢索工具的編制方法和使用,三、建立檔案檢索體系 由于檔案檢索工具的多樣性和互補(bǔ)性，檔案館（室）應(yīng)結(jié)合自身的需要，充分利用檔案檢索工具之間的互補(bǔ)性建立一套完整的檢索體系。 （一） 基本要求： 1. 保證有一定數(shù)量和種類(lèi)的檢索工具； 2. 充分利用檢索工具的互補(bǔ)性； 3. 檢索工具的設(shè)置應(yīng)與利用需求相吻合； 4. 館藏性、查檢性、介紹性檢索工具并舉。 （二） 步驟： 首先，應(yīng)該分析本單位工作的實(shí)際情況，包括：機(jī)構(gòu)設(shè)置、檔案的種類(lèi)和數(shù)量、業(yè)務(wù)活動(dòng)情況等； 其次，需要分析本單位檔案利用的特點(diǎn)和規(guī)律；,再次，要選擇既能覆蓋全面檔案信息，又有專(zhuān)指性的檢索工具； 最后，充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，發(fā)揮檔案檢索體系的優(yōu)越性。,四、如何使用檢索工具 （一）檔案檢索（查檔）的一般過(guò)程,提出檢索需求,明確主題概念,選擇檢索途徑,概念轉(zhuǎn)換為標(biāo)識(shí),標(biāo)識(shí)比對(duì),確定查找線索,提取檔案,（二）檢索要求的類(lèi)型 1. 從檢索目的角度劃分 （1）查證型檢索 查證型檢索是指通過(guò)檔案提供證據(jù)，解決某個(gè)需要證實(shí)的情況或問(wèn)題。 特點(diǎn)：針對(duì)性強(qiáng)，不可替代。 （2）研究型檢索 研究型檢索是指利用檔案作為研究歷史、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、探索規(guī)律的參考資料。 特點(diǎn)：全面性，查詢(xún)檔案的范圍較大。 2. 從檢索對(duì)象的角度劃分 本檢索類(lèi)型所涉及的檢索范圍，可以是檢索對(duì)象的全部檔案材料，也可以是檢索對(duì)象某一部分的材料。,3. 從利用者對(duì)檢索對(duì)象線索掌握的程度劃分 這類(lèi)大致可分為確定檢索對(duì)象、未確定檢索對(duì)象和部分確定檢索對(duì)象三種類(lèi)型。 （三）檢索提問(wèn)分析 是指在檔案檢索過(guò)程中的主題分析。目的是調(diào)查清楚利用者究竟需要什么檔案，以便正確劃定檢索對(duì)象和檢索范圍，并制定檢索策略。 我們需要確定以下問(wèn)題： 1. 檢索目的 是查證性，還是研究性。 2. 檢索對(duì)象 3. 檢索范圍 全部還是部分