商務(wù)信函寫作特點(diǎn)-文秘綜合

1 / 6 商務(wù)信函寫作特點(diǎn) /文秘綜合 寫作商務(wù)信函并不要求您使用華麗優(yōu)美的詞句。所有您需要做的就是，用簡單樸實(shí)的語言，準(zhǔn)確的表達(dá)自己的意思，讓對方可以非常清楚的了解您想說什么。圍繞這一點(diǎn)，我們總結(jié)了幾方面的內(nèi)容，希望對您寫作商務(wù)信函有借鑒作用。 口語化 每一封信函的往來，都是您跟收信人彼此之間的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里體現(xiàn)感性的一面。然而很多人都有一種誤解，以為寫作商務(wù)信函就應(yīng)該用一種特殊的 “ 生意腔 ” ，于是把一封本來應(yīng)該是熱情而友好的信函 寫 得 呆 板 而 死 氣 沉 沉 。 他 們 寧 愿 寫“Yourl etterhasbeenreceived” ，“Yourcomplaintisbeinglookedinto” 而不是“Ihavereceivedyourletter” 或者“Wearelookingintoyourcomplaint” 。其實(shí)我們簡單的來理解一下，每次信函的往來不就是跟對方進(jìn)行了一次交談嗎？只不過是把交談的內(nèi)容寫到了紙上而已。多用一些簡單明了的語句，用我 /我們做主語，這樣才能讓我們的信函讀起來熱情，友好，就象兩個(gè)朋友之間的談話那樣簡單，自然，人性化。 想象一下，如果您由于無法準(zhǔn)時(shí)交貨而在電話上跟 您的合作2 / 6 伙 伴 表 示 歉 意 時(shí) ， 您 會(huì) 怎 么 說 ？ 我 想 您 會(huì) 說“Iamsorrywecannotdeliverthegoodstoday” 。既然在電話中您會(huì)這樣說，為什么在信件中要改成“Itisregrettedthatgoodscannotbedeliveredtoday” ？放棄這種所謂的 “ 生意腔 ” 吧，讓您的信也象談話那樣簡單，自然，人性化。 語氣語調(diào) 由于您寫的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的語氣語調(diào)也應(yīng)該符合您的目的。在寫之前先不妨仔細(xì)考慮一下，您寫這封信函是想達(dá)到一個(gè)什么樣的目的，您希望對收信人產(chǎn)生一 種怎樣的影響呢？是歉意的，勸說性的，還是堅(jiān)決的，要求性的。這完全可以通過信函中的語氣語調(diào)來表現(xiàn)。 真誠 不管是生活中的交往還是生意上的合作，真誠是最重要也是最基礎(chǔ)的，所以您的信函也必須能夠充分體現(xiàn)您的真誠。不管說什么，都要帶著您的誠意去說。把寫好的信函拿起來讀一遍，確保如果此時(shí)對方正在電話中與您通話，他一定能夠感受到您的自然和真誠。 直接 跟您一樣，您的合作伙伴們每天都要閱讀大量信函文件。所以，信函一定要寫得簡明扼要，短小精悍，切中要點(diǎn)。如果是不符合主題或者對信函的目的不能產(chǎn)生利益的內(nèi)容，請毫3 / 6 不留情 的舍棄它們。因?yàn)檫@些內(nèi)容不僅不能使交流通暢，反而會(huì)混淆視聽，非但不能讓讀者感興趣，反而會(huì)讓他們惱火，產(chǎn)生反感。 禮貌 我們這里所說的禮貌，并不是簡單用一些禮貌用語比如yourkindinquiry,youresteemedorder 等就可以的。而是要體現(xiàn)一種為他人考慮，多體諒對方心情和處境的態(tài)度。如果本著這樣的態(tài)度去跟別人交流，那么就算您這次拒絕了對方的要求，也不會(huì)因此失去這個(gè)朋友，不會(huì)影響今后合作的機(jī)會(huì)。 特別要注意，當(dāng)雙方觀點(diǎn)不能統(tǒng)一時(shí)，我們首先要理解并尊重對方的觀點(diǎn)。如果對方的建議不合理或者對您 的指責(zé)不公平時(shí)，請表現(xiàn)一下您的高姿態(tài)，您可以據(jù)理力爭，說明您的觀點(diǎn)，但注意要講究禮節(jié)禮貌，避免用冒犯性的語言。 還要提醒一點(diǎn)，中國人有句話叫做 “ 過猶不及 ” 。任何事情，一旦過了頭，效果反而不好。禮貌過了頭，可能會(huì)變成阿諛奉承，真誠過了頭，也會(huì)變成天真幼稚。所以最關(guān)鍵的還是要把握好 “ 度 ” ，才能達(dá)到預(yù)期的效果。 簡潔 就象前面提到的，要用簡潔樸實(shí)的語言來寫信函，讓您的信函讀起來簡單，清楚，容易理解。用常見的單詞，避免生僻或者拼寫復(fù)雜的單詞。一個(gè)單詞可以表達(dá)，就不要用詞組。4 / 6 多用短句，因?yàn)槎叹涓菀桌斫?。少?“ and” ， “but” ，“however” ， “consequently” 這些讓句子變得冗長的連詞。在同一封信函里，不要使用多個(gè)相同含義的單詞。比如，您前面寫了 “goodshavebeensent” ，那后面再提到這件事時(shí)就不要再用其他單詞如 “forward”“dispatch” 等。因?yàn)檫@樣寫會(huì)誤導(dǎo)您的讀者無謂地去考慮這些詞之間是否另有含義。 精確 當(dāng)涉及到數(shù)據(jù)或者具體的信息時(shí)，比如時(shí)間，地點(diǎn)，價(jià)格，貨號等等，盡可能做到精確。這樣會(huì)使交流的內(nèi)容更加清楚，更有助于加快事務(wù)的進(jìn)程。 針對性 請?jiān)卩]件中寫上對方 公司的名稱，或者在信頭直接稱呼收件人的名字。這樣會(huì)讓對方知道這封郵件是專門給他的，而不是那種群發(fā)的通函，從而表示對此的重視。當(dāng)然，如果您無法 確 定 收 信 人 的 名 字 ， 那 就 在 稱 呼 一 欄 里 寫“DearSirs”or“DearSirorMadam” 。 語言樸實(shí) 前面我們說過，商務(wù)信函不需要用華麗的詞句。根據(jù)西方的語言習(xí)慣，他們更愿意使用簡練而樸實(shí)的語言。所以當(dāng)我們跟西方人進(jìn)行商務(wù)溝通時(shí)，也要盡量避免華麗復(fù)雜的詞句。比如5 / 6 “Welookforwardtoabrightandgloriousfutureofcooperation” ， 就 不 如 直 接 寫 成“Wehopetohavetheopportunitytoworktogetherwithyouinthefuture.” ，這樣才更加符合西方人的語言習(xí)慣。 回復(fù)迅速及時(shí) 給買家的回復(fù)，千萬要迅速及時(shí)。因?yàn)橘I家通常只看最先收到的幾封回復(fù)，從中去選擇合適的供應(yīng)商。如果您的回復(fù)不夠及時(shí)，就可能因?yàn)閾尣坏较葯C(jī)而失去商機(jī)。 標(biāo)題 這一點(diǎn)是特別針對寫電子郵件的。也許很多人都沒有意識(shí)到，事實(shí)上， E-mail 的標(biāo)題是很重要的一個(gè)部分，您的郵件給對方的第一個(gè)印象就是通過標(biāo)題來完成的。如 果標(biāo)題沒有內(nèi)容，看起來象群發(fā)的垃圾郵件的話，很多買家就會(huì)直接刪除 。 比 如 這 樣 的 標(biāo) 題 “Howareyou?” ，“Canweworktogether?” ， 建 議 您 改 成“Proposal:BrightIdeasImports -ZhejiangTextile sPartnershipOpportunity” 或者“Introduction:OurProductOfferingsforBrightIdeasImports.” 這樣您的郵件會(huì)顯得更