主材采購方案.docVIP

。主材采購方案一 目的 為進(jìn)一步加強(qiáng)材料的計(jì)劃管理，監(jiān)督和控制不必要的開支，確保采購材料符合施工要求，促進(jìn)材料與資金的合理周轉(zhuǎn)，規(guī)范材料采購作業(yè)程序，特制定本辦法。二 適用范圍本辦法適用于塔吉克杜尚別辦事處承接的工程項(xiàng)目所需材料的采購工作。1、管理職責(zé)1）辦事處市場部和物裝部負(fù)責(zé)：A.進(jìn)行市場調(diào)查，搜集供應(yīng)信息與資料，擬訂與更新合格供應(yīng)商名錄并組織對(duì)供應(yīng)商按所接項(xiàng)目施工材料標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行考察、評(píng)估、材料招標(biāo)等工作；B.根據(jù)材料計(jì)劃擬訂采購計(jì)劃，提供材料樣品并簽訂材料訂貨合同；C.追蹤與監(jiān)控采購計(jì)劃與材料訂貨合同的實(shí)施；2） 辦事處物裝部負(fù)責(zé)：A.提供符合工程需要的材料計(jì)劃與項(xiàng)目的供貨清單；B.組織對(duì)甲方的選樣與封樣；C.按采購計(jì)劃與訂貨合同組織材料進(jìn)場，并對(duì)進(jìn)場材料進(jìn)行檢驗(yàn)；D.提供評(píng)估供應(yīng)商供貨的信息資料，并參與對(duì)供應(yīng)商的考察與評(píng)估；E.擬訂材料用款計(jì)劃并組織對(duì)供應(yīng)商的付款與清場退貨。3） 辦事處財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)：A.按合同約定及到貨情況支付材料款；B.每月對(duì)材料庫進(jìn)行盤點(diǎn)，指導(dǎo)材料員工作，監(jiān)控帳，實(shí)相符狀況；2、采購程序1）采購準(zhǔn)備階段 由物裝部搜集各種材料的信息，并根據(jù)信息進(jìn)行分類，建立與豐富材料信息庫；每類材料至少要求三家符合我方要求的源頭供應(yīng)商填寫供應(yīng)商調(diào)查表并提供如下資料：A供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照；B資質(zhì)證明；C稅務(wù)登記證；D 符合工程所在國材料標(biāo)準(zhǔn)的質(zhì)量體系認(rèn)證書；E企業(yè)簡介（包含：企業(yè)性質(zhì)、規(guī)模、公司業(yè)績、產(chǎn)品介紹等內(nèi)容）；F材料三證（產(chǎn)品安全資質(zhì)證書、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品合格證）；G質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（產(chǎn)品檢測報(bào)告）樣品圖或照片；對(duì)公司符合以上條件者，可列為合格供方，并記錄于合格供方名錄上；公司所采購的材料必須選自合格供方名錄中的供應(yīng)商。2）投標(biāo)階段：A.市場部組織投標(biāo)，根據(jù)設(shè)計(jì)圖紙與甲方要求，確定材料清單，并于收到投標(biāo)文件后兩日內(nèi)向市場部提供甲方招標(biāo)文件明確要求的大宗主材的材料清單并隨附全套招標(biāo)文件與圖紙；B.市場部根據(jù)材料清單進(jìn)行市場調(diào)查（或檢閱供應(yīng)商檔案資料），聯(lián)系材料供應(yīng)商，準(zhǔn)備投標(biāo)樣品與供應(yīng)商資料、材料樣品資料（文字說明、照片），并于開標(biāo)三日前準(zhǔn)備完畢；C.市場部每次材料樣品與資料分類歸檔，歸入材料信息庫；3）中標(biāo)階段A.項(xiàng)目部根據(jù)施工進(jìn)度的需要，提前一個(gè)月擬訂材料計(jì)劃，材料計(jì)劃內(nèi)容必須包括：材料名稱、材料數(shù)量、材料規(guī)格、材質(zhì)要求、進(jìn)場時(shí)間；B.材料計(jì)劃經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理審批；C.采購部根據(jù)材料計(jì)劃要求檢閱材料信息庫，聯(lián)系材料供應(yīng)商，索取報(bào)價(jià)資料與樣品。D.采購人員整理報(bào)價(jià)資料，調(diào)查供應(yīng)商的整體實(shí)力及產(chǎn)品的質(zhì)量、性能、規(guī)格等，進(jìn)行價(jià)格分析，從中選出議價(jià)對(duì)象，對(duì)主材及大宗材料，至少應(yīng)選出三家源頭供應(yīng)商。E.采購人員將比價(jià)后的材料供應(yīng)商資料與樣品，整理后遞交權(quán)責(zé)主管，確定議價(jià)對(duì)象與議價(jià)底線。F.采購部根據(jù)材料計(jì)劃與詢、比、議價(jià)結(jié)果擬訂采購計(jì)劃。G.議價(jià)結(jié)果及擬訂的“訂購廠商”、“交貨期限”與“付款方式”報(bào)主管副總經(jīng)理簽批；H.經(jīng)公司主管副總經(jīng)理審批后的采購計(jì)劃兩份轉(zhuǎn)交項(xiàng)目部，一份轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部，一份采購部留存。I.采購部依批準(zhǔn)后的采購計(jì)劃為指導(dǎo)，與選定的供應(yīng)商談判供貨具體事宜；J.主管副總經(jīng)理組織召開材料樣品評(píng)鑒會(huì)，篩除不能滿足工程需要的供應(yīng)商，對(duì)首次為我方供貨的供應(yīng)商組織實(shí)地考察；K.經(jīng)評(píng)鑒合格的樣品由項(xiàng)目部組織對(duì)甲方的送樣與封樣；L.確認(rèn)后的材料樣品按確認(rèn)內(nèi)容由項(xiàng)目部向采購部提交經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理與副總會(huì)簽的詳細(xì)供貨清單，供貨清單詳細(xì)標(biāo)明材質(zhì)要求、規(guī)格型號(hào)、供貨數(shù)量、供貨時(shí)間等，并作為材料訂貨合同的組成部分；M.采購部對(duì)可滿足供貨清單要求的材料供應(yīng)商進(jìn)行簽約談判，對(duì)符合材料招標(biāo)規(guī)定要求的材料供應(yīng)商發(fā)出招標(biāo)通告，并按公司規(guī)定的招標(biāo)程序組織材料招標(biāo)工作；N.采購部依談判或招標(biāo)結(jié)果，確定簽約對(duì)象并擬定訂貨合同，訂貨合同經(jīng)項(xiàng)目部、財(cái)務(wù)部、主管副總經(jīng)理評(píng)審確認(rèn)后由采購部負(fù)責(zé)簽訂；O.對(duì)不須單筆簽約的材料，采購部羅列材料清單，要求可滿足供貨要求的供應(yīng)商集中報(bào)價(jià)并隨附材料三證及供應(yīng)商資料P.采購部在滿足工程需要的前提下選取服務(wù)優(yōu)質(zhì)、價(jià)格適中的2-3家供應(yīng)商簽訂集中供貨合同，注明供貨周期、質(zhì)量要求、付款方式、供貨方式等；Q.采購部在材料簽約后，向項(xiàng)目部提供供應(yīng)商詳細(xì)聯(lián)系方式及合同副本，由項(xiàng)目部按合同規(guī)定辦理材料預(yù)付款手續(xù)，經(jīng)采購部按合同復(fù)核后轉(zhuǎn)公司主管副總經(jīng)理簽批后至財(cái)務(wù)部辦理付款手續(xù)；R.項(xiàng)目部須嚴(yán)格按批準(zhǔn)后的采購計(jì)劃與合同控制材料進(jìn)貨，并根據(jù)工程進(jìn)度與合同約定組織材料入場，材料入場后查驗(yàn)材料三證并按材料三證及到貨單檢驗(yàn)材料數(shù)量、質(zhì)量、做到單、貨、樣相符。檢驗(yàn)合格的材料由項(xiàng)目部質(zhì)檢員與庫管員在入庫單上簽字，辦理入庫手續(xù)；檢驗(yàn)不合格的材料，由項(xiàng)目部通知公司質(zhì)量部復(fù)驗(yàn)，復(fù)驗(yàn)不合格材料，按不合格品控制程序辦理，交由項(xiàng)目部組織采購部、工程部（分包合同）共同處理對(duì)不合格品的退換事宜。對(duì)造成我公司經(jīng)濟(jì)損失的，依合同約定由項(xiàng)目部、采購部聯(lián)合辦理索賠事宜；S.入庫單一式四份，一份留存項(xiàng)目部，一份交供應(yīng)商，其余兩份由項(xiàng)目部對(duì)照項(xiàng)目用款計(jì)劃，填寫報(bào)銷憑證，隨附材料發(fā)票轉(zhuǎn)采購部。采購部審核發(fā)票與入庫單無誤后，核銷采購計(jì)劃?訂貨合同臺(tái)帳，并經(jīng)公司主管副總經(jīng)理簽批后至財(cái)務(wù)部按合同規(guī)定辦理付款手續(xù)；T.材料到貨后不論材料檢驗(yàn)合格與否，項(xiàng)目部庫管員按供應(yīng)商據(jù)實(shí)填寫材料到貨質(zhì)量情況匯總表并于該供應(yīng)商供貨完畢后轉(zhuǎn)交采購部，以提供評(píng)估供應(yīng)商的數(shù)據(jù)資料；U.項(xiàng)目部因設(shè)計(jì)變更、甲方變更原因而引發(fā)的材料變更，應(yīng)于變更發(fā)生的兩日內(nèi)擬訂材料變更計(jì)劃并注明變更材料及原總材料計(jì)劃的核減項(xiàng)，附甲方簽字的簽證單，經(jīng)副總審批后轉(zhuǎn)采購部擬訂采購變更計(jì)劃；V.項(xiàng)目部因材料計(jì)劃不足引發(fā)的材料補(bǔ)充，應(yīng)擬訂材料補(bǔ)充計(jì)劃，經(jīng)副總審批后轉(zhuǎn)采購部擬訂采購補(bǔ)充計(jì)劃；W.采購變更與補(bǔ)充計(jì)劃經(jīng)主管副總經(jīng)理簽批后，由采購部簽訂合同或追加合同，項(xiàng)目部組織材料進(jìn)場。X.在合同簽定后如發(fā)生變更引發(fā)所需材料數(shù)量少于合同訂購數(shù)量，項(xiàng)目部應(yīng)于變更發(fā)生后兩日內(nèi)及時(shí)通知采購部與財(cái)務(wù)部，以便公司及時(shí)調(diào)整付款比例。Y.項(xiàng)目部在工程竣工后，清理庫房材料，組織材料退場，對(duì)保存完好的、未使用的材料退回供應(yīng)商，并填寫退場材料確認(rèn)單及出庫單，由供應(yīng)商蓋章簽字認(rèn)可，項(xiàng)目部據(jù)以辦理材料尾款支付手續(xù)；采購部審核無誤后，核銷采購計(jì)劃?訂貨合同臺(tái)帳，經(jīng)公司主管副總經(jīng)理簽批后至財(cái)務(wù)部按合同規(guī)定辦理支付手續(xù)；退場材料確認(rèn)單一式四份，一份轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部，一份轉(zhuǎn)交采購部，一份項(xiàng)目部留存；Z.對(duì)不能退回供應(yīng)商的材料，由項(xiàng)目部填寫退場材料清單與出庫單，退回公司材料庫，并與采購部辦理交接手續(xù)后，由采購部辦理放庫手續(xù)；采購部于工程結(jié)束后，匯總材料采購與供貨資料，按供貨質(zhì)量、服務(wù)質(zhì)量、付款要求等評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)評(píng)估供應(yīng)商，對(duì)不符合要求的供應(yīng)商從合格供應(yīng)商名錄中剔除，并按工程項(xiàng)目將供應(yīng)商資料分類歸檔；3、采購紀(jì)律：1）采購人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行計(jì)劃采購，嚴(yán)禁計(jì)劃范圍外采購，否則一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司將對(duì)有關(guān)責(zé)任人給予以嚴(yán)懲；2）公司項(xiàng)目部應(yīng)努力確保材料計(jì)劃的精確性，嚴(yán)格控制現(xiàn)場材料浪費(fèi)，對(duì)超出材料計(jì)劃的補(bǔ)充材料與變更材料及時(shí)辦理相關(guān)手續(xù)，因未能及時(shí)辦理補(bǔ)充材料計(jì)劃與變更材料計(jì)劃引起的工期延誤等相關(guān)損失由項(xiàng)目部承擔(dān)責(zé)任后果；3）為確保材料計(jì)劃的準(zhǔn)確性，項(xiàng)目部對(duì)補(bǔ)充材料計(jì)劃應(yīng)控制在公司規(guī)定的額度內(nèi)（不超出材料計(jì)劃的4），對(duì)超出額度范圍的補(bǔ)充材料計(jì)劃，公司將對(duì)項(xiàng)目部予以經(jīng)濟(jì)處罰；4）項(xiàng)目部質(zhì)檢員、庫管員應(yīng)嚴(yán)把進(jìn)料驗(yàn)收關(guān)，對(duì)不合格或數(shù)量、規(guī)格與采購計(jì)劃、訂貨合同、樣品不符的材料，由項(xiàng)目部負(fù)責(zé)通知質(zhì)量部、采購部共同處理退換事宜，嚴(yán)禁不合格材料的入庫；5）采購人員不得私自訂購和盲目進(jìn)貨。在重質(zhì)量、遵合同、守信用、售后服務(wù)好的前提下，選購低價(jià)材料，做到質(zhì)優(yōu)價(jià)廉。時(shí)同要實(shí)行跟蹤辦事、負(fù)責(zé)到底的責(zé)任制，不得無故積壓或拖延辦理有關(guān)商務(wù)