秘書文檔管理考試復(fù)習(xí)資料.doc

秘書文檔管理期末復(fù)習(xí)名詞解釋：1、文書廣義：單位內(nèi)從事文件、書信的制作、處理和管理工作的人員人們在生產(chǎn)和生活中為了記錄事項、管理事務(wù)、交流情況，依照一定的體式制作的具有現(xiàn)實效用的文字材料狹義：特指組織機構(gòu)使用的公務(wù)文書。P102、檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖像、聲像等不同形式的歷史記錄。P143、檔案著錄檔案著錄是指在編制檔案檢索工具時，對檔案的內(nèi)容和格式特征進行分析、選擇和記錄的過程。P3084、大事記大事記又稱年表、年譜、大事紀(jì)念等，是以檔案記載為主要依據(jù)，按時間順序簡要地記述一定歷史時期的重大事件和重要活動的史料型參考資料。P3395、檔案整理工作檔案整理工作是檔案基礎(chǔ)工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，它是將處于零亂狀態(tài)的檔案進行基本的分類、組合、排列和編目，組成一個有序體系的工作。6、全宗全宗是一個獨立的機關(guān)、組織或任務(wù)在社會活動中形成的具有有機聯(lián)系的文件整體，是檔案館的基本分類和管理單位。7、企業(yè)文檔企業(yè)文檔包括企業(yè)文書和企業(yè)檔案，是企業(yè)各個方面的真實記錄，反映了企業(yè)的現(xiàn)實與歷史面貌，同時也是各類企業(yè)日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營等管理活動時使用的重要工具。簡答題：1、文書工作的原則及時原則。文書工作具有很強的實踐性，只有文書工作做到了及時迅速，組織信息才能及時傳遞溝通，才能提高效率，該辦的事務(wù)才能及時辦理，不至于出現(xiàn)延誤時機或耽誤工作的失誤。準(zhǔn)確原則。公文涉及的內(nèi)容大則關(guān)乎國計民生，小則關(guān)乎工作成敗。公文內(nèi)容要準(zhǔn)確地表達發(fā)文機關(guān)的意圖；公文內(nèi)容要；符合客觀實際，不能主觀臆想；文種選擇要準(zhǔn)確，要審慎選擇；文字表達要準(zhǔn)確，不能模糊其意、含混其詞；收文機關(guān)要準(zhǔn)確，不能發(fā)錯對象。安全原則。一要保護文件材料的物質(zhì)安全，使其不受損、不丟失；二要保證機密文件不泄密。精簡原則?？刂乒臄?shù)量，簡化公文處理程序，提高公文辦理的效率。2、文書制作過程制文階段：交擬、擬稿、核稿、簽發(fā)、復(fù)核制發(fā)階段：打字排版、校對、印制、用印P653、文書辦理特點連續(xù)性。文書辦理工作是由諸多相互聯(lián)系的環(huán)節(jié)構(gòu)成的，不同環(huán)節(jié)之間具有相互銜接的連續(xù)性。時效性。辦文人員必須在一定的時間范圍內(nèi)完成文書辦理工作，不允許將工作任意提前或無故延后。保密性。秘書不僅要保證在辦理過程中不失密、不泄密，還要保證傳閱和辦理活動中文件的載體安全和密級安全。繼承性。文書工作已經(jīng)逐漸與社會組織其他日常辦公活動融為一體，顯現(xiàn)出集成化的發(fā)展趨勢。規(guī)范性。主要體現(xiàn)在文書辦理程序和文書辦理工具的規(guī)范性。P1084、收文辦理的程序收文辦理的程序，就是收文處理的運轉(zhuǎn)流程，即收文處理的方法、步驟，由收進階段和閱辦階段組成。收進階段包括簽收、拆封、登記、附文件處理單等環(huán)節(jié)；閱辦階段包括擬辦、批辦、分發(fā)、承辦、注辦、催辦、立卷歸檔等環(huán)節(jié)。P1195、文書管理原則統(tǒng)一管理原則。做到有法必依，上下一致，職責(zé)明確，分工合理。分類管理原則?？墒且罁?jù)文書的性質(zhì)、內(nèi)容、種類，也可以是密級、保管期限等。安全保密原則。方便利用原則。文書管理工作要提倡“管而不死，活而不亂”的作法，做到原則性和靈活性的統(tǒng)一。P1526、文書保管的辦法分類保存。平時歸卷。裝入文件盒（夾）。存放有序。嚴(yán)格借閱制度。P1557、歸檔文件整理的意義簡化文檔整理工作，提高工作效率。促進文檔管理一體化，推動檔案工作現(xiàn)代化。立足現(xiàn)有管理要求，兼容既往管理方式8、檔案保管工作的任務(wù)檔案保管工作的任務(wù)就是要了解和掌握檔案損壞的規(guī)律，通過采取專門的技術(shù)措施，最大限度地防止和減少檔案損毀，延長檔案的壽命，維護檔案的系統(tǒng)性和完整性，保證檔案的安全。P2629、檔案利用工作的地位和作用檔案利用工作是檔案工作的重要內(nèi)容。檔案利用工作是檔案部門服務(wù)于社會的直接體現(xiàn)。檔案利用工作是對檔案工作的檢驗和促進。檔案利用工作是利用者了解檔案部門的重要機會P32310、電子文件的特點信息的非人工識度性。信息的系統(tǒng)依賴性。信息與特定載體之間的可分離性。信息的易變性。信息存儲的高密度性。多種媒體信息的集成性。信息的可操作性。P35611、電子文件技術(shù)鑒定的內(nèi)容真實性鑒定?？勺x性鑒定。完整性鑒定。有無病毒鑒定。載體狀況檢測。P368論述題：1、文書和檔案的關(guān)系密切聯(lián)系：文書是檔案的來源，檔案是文書的主要歸宿。文書和檔案是同一文件在生命周期中不同階段的不同稱謂，具有相同的來源文書有條件地轉(zhuǎn)化為檔案區(qū)別：二者在文件生命周期中所出的階段不同，其作用和價值重點不同只有一部分文書可以變成檔案，檔案只是文書的主要歸宿，而不是文書唯一的歸宿檔案中除由文書變來的部分之外，還有其他部分。P152、文書處理部門立卷的好處便于發(fā)揮文書處理部門熟悉業(yè)務(wù)和文書處理過程的優(yōu)點，可以維護機關(guān)活動的歷史面貌，提高案卷質(zhì)量和工作效率。由文書部門暫時保存當(dāng)年的文件，方便承辦人員雖是借閱，減少了歸檔和調(diào)卷的手續(xù)。由文書部門雖是集中立卷，可以防止文件三十，有利于保證文件齊全及保護黨和國家機密的安全。有利于檔案室專門從事檔案的管理、保管、利用等工作，改變機關(guān)檔案部門“一年工作，八個月立卷”的被動局面。有利于溝通文書部門和檔案部門的聯(lián)系，共同研究文書處理和檔案中的有關(guān)問題，提高機關(guān)工作水平。P1773、文書工作和檔案工作的關(guān)系密切聯(lián)系:文書工作和檔案工作的對象有交叉。兩項工作的對象和主題都是公文，只是公文的生命周期不同而已。文書工作和檔案工作前后相繼。文書工作和檔案工作相互影響。文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)和前提，檔案工作是文書工作的繼續(xù)和發(fā)展，只有文書工作到位，文書和檔案兩項工作才能順利銜接，不至于產(chǎn)生矛盾。文書工作和檔案工作長期處于“一體化”狀態(tài)。區(qū)別：工作對象不同。一是文書，一是檔案。工作任務(wù)不同。文書工作的任務(wù)是制作、辦理和管理公文，檔案工作的人物是對檔案進行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和提供利用等。服務(wù)對象和工作目的不同。文書工作通過公文的制作和辦理來達到上傳下達、左右聯(lián)絡(luò)的信息渠道作用，保證先行工作正常進行，它既是社會組織工作的一部分，又為社會組織現(xiàn)行工作服務(wù)。檔案工作是為整個社會服務(wù)的；其目的主要著眼于歷史，維護歷史的真實面貌，著眼于今后，為今后的工作提供參考或憑證。工作機構(gòu)不同。文書工作由組織內(nèi)部的文書部門、文書人員和業(yè)務(wù)部門擔(dān)當(dāng)；檔案工作除社會組織檔案部門依附于社會組織工作外，檔案館和檔案事業(yè)管理機關(guān)都是獨立的機構(gòu)。4、檔案價值鑒定的意義便于發(fā)揮檔案的作用。通過鑒定工作，去其糟粕，留其精華，剔除無價值的檔案，把有價值的檔案保管好，