會議接待程序.doc

.會議接待流程一、銷售部接待程序1、及時與會務(wù)方負(fù)責(zé)人進(jìn)行聯(lián)絡(luò)（1）清楚了解會議性質(zhì)（接待工作、還是商務(wù)活動，是否有重要嘉賓參加等）及內(nèi)容（包括：時間、人數(shù)、所需房間數(shù)、場地、器材、形式、交通及其他特殊要求等）。（2）若屬大型、重要的會議接待，在和客戶商定有關(guān)接待細(xì)節(jié)后，應(yīng)及時向部門主管領(lǐng)導(dǎo)匯報情況，由部門主管領(lǐng)導(dǎo)召開協(xié)調(diào)會議，統(tǒng)籌整個會議的接待工作。 2、落實會議場地和房間數(shù)量在會議洽談協(xié)商的過程中，應(yīng)和會務(wù)方具體負(fù)責(zé)人詳細(xì)討論有關(guān)的會議細(xì)節(jié)，做好記錄，尤其應(yīng)盡快落實是否有適合客人要求的場地和客房。當(dāng)確認(rèn)場地及客房可按客戶要求提供后，應(yīng)向餐飲部、房務(wù)部發(fā)出預(yù)留場地及房間的通知書。3、商談價格當(dāng)確認(rèn)場地及客房的安排沒有問題后，應(yīng)根據(jù)實際情況給客戶提供清晰的價格。如該活動涉及多項內(nèi)容，應(yīng)會同有關(guān)部門對某些價格進(jìn)行調(diào)整及平衡.價格政策是相對固定的，如超出自己的權(quán)限，應(yīng)及時向主管領(lǐng)導(dǎo)請示。4、簽訂會議協(xié)議，收取會議押金當(dāng)會務(wù)方已確認(rèn)所有會議細(xì)節(jié)后，雙方應(yīng)根據(jù)要求及承諾簽訂會議協(xié)議，并依照協(xié)議收取相應(yīng)的會議押金。5、會議接待通知單簽訂好會議協(xié)議后，根據(jù)雙方協(xié)商的具體內(nèi)容和有關(guān)細(xì)節(jié)，填寫會議接待通知單，經(jīng)核對無誤，下發(fā)至各部門,并保存該次會議的檔案。6、會議接待發(fā)出會議接待通知單后，需和會務(wù)方負(fù)責(zé)人及賓館相關(guān)部門隨時保持聯(lián)系，協(xié)調(diào)會場的布置，跟蹤會議進(jìn)程7、會議結(jié)賬會議結(jié)束，若客戶消費(fèi)掛賬，其帳務(wù)由銷售部和財務(wù)部共同催收，餐飲部給予協(xié)助。8、會議送別恭送會務(wù)方領(lǐng)導(dǎo)及辦會負(fù)責(zé)人，為賓客留下美好感受。9、會議結(jié)束會議結(jié)束，視需要召開總結(jié)會，分析會議接待的得失，并將客戶意見反饋至相關(guān)部門，同時銷售部應(yīng)做好回憶資料的存檔工作；對有新聞價值的會議接待活動，可撰稿送媒體發(fā)表。二、前廳部接待程序房務(wù)部接到銷售部所下發(fā)的會議接待通知單后，應(yīng)做到：1、會議接待的前期工作（1）熟悉、了解會議接待通知單的內(nèi)容，包括會議內(nèi)容、人數(shù)、抵店時間、離店時間、會場使用情況、所需房間數(shù)量等。（2）了解結(jié)算方式，收費(fèi)項目、聯(lián)系人和費(fèi)用簽單人（3）落實是否需要安排會議用房及用房數(shù)量和時間，了解房間是否需要開通長途電話、撤酒水、加床（4）落實房間配備的鮮花、水果標(biāo)準(zhǔn)及總經(jīng)理名片、致意卡等（5）落實參會嘉賓是否乘專梯，客人是否分批到達(dá)（6）負(fù)責(zé)會議嘉賓報到時房卡的分發(fā)等2、會議排房按會議接待要求安排相應(yīng)的房間，在房類資源充足的情況下，房間安排力求集中，同時也可選擇安排同類客房中處于最佳狀態(tài)的房間。3、會議訂房確認(rèn)會議定房，落實好具體房間后，將預(yù)定內(nèi)容輸入電腦并確定房號4、會議嘉賓入住（1）在會議客人到店前一天，與銷售部就會議接待用房事宜進(jìn)行核實，至少前一天排房，做好一切賓客入住前的準(zhǔn)備工作（2）會議賓客到達(dá)前，準(zhǔn)備好房卡及團(tuán)隊會議分發(fā)一覽表；對于重要客人，可將房卡、歡迎卡、登記表等送到大堂副理處，由當(dāng)值大堂副理在客人到達(dá)前檢查房間，確保房間處于正常狀態(tài)（）當(dāng)會議賓客抵店后，按會議接待安排及正常接待程序為客人辦理入住手續(xù)，并由行李員及時運(yùn)送客人的行李。若遇問題，及時與銷售部會議接待負(fù)責(zé)人聯(lián)系、會議嘉賓離店（）禮賓官接待信息，應(yīng)及時協(xié)助客人收送行李（）前臺收銀處快速結(jié)賬（）協(xié)助客人安排好車輛、關(guān)注重要賓客的消費(fèi)習(xí)慣，收集整理客史資料三、客房部接待程序1、接到會議通知單，了解會議內(nèi)容、人數(shù)、抵店時間、離店時間、會場使用情況，所需房間數(shù)量等。2、與總臺接待處聯(lián)系，確定會議用房量及房號，了解會議負(fù)責(zé)人情況。3、根據(jù)會務(wù)組要求布置會場，主管檢查落實情況。（會場擺放、其它要求、音響效果等）4、檢查房間準(zhǔn)備情況，協(xié)助總臺做好調(diào)房工作。5、檢查房間衛(wèi)生及設(shè)施設(shè)備情況，保證會議期間衛(wèi)生達(dá)標(biāo)，設(shè)施設(shè)備完好。6、提前半小時進(jìn)入會場，做好會場服務(wù)準(zhǔn)備工作。（備茶水、開音響等）7、客人進(jìn)入會場，服務(wù)員第一時間奉上茶水，會議期間每隔二十分鐘巡視是否需要添加茶水，并注意觀察客人要求。8、注意撤換煙缸，一般要求兩個煙頭以上的煙缸必須撤換，撤換時，將干凈的煙缸覆蓋在臟煙缸之上，撤下臟煙缸后再放置干凈的煙缸，注意輕拿輕放。9、注意調(diào)節(jié)空調(diào)濕度，保證會場溫度適中，會場通風(fēng)。10、客人離開會場后，注意檢查是否有燃燒的煙頭及客人遺留物品。11、會議期間，與會議負(fù)責(zé)人保持聯(lián)系，處理客人提出意見，即使改進(jìn)服務(wù)。12、會議結(jié)束后，與會議負(fù)責(zé)人送別，以示感謝。四、餐飲部接待程序餐飲部接到由市場銷售部下發(fā)的會議接待通知單后，應(yīng)做到：、會議接待前期工作（）做好記錄，根據(jù)會議接待通知單，準(zhǔn)確掌握會議的舉辦單位、時間、地點、人數(shù)、形式、接待標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)特殊要求并將接待信息逐級傳遞。（）根據(jù)會議接待通知單及會務(wù)方的要求，至少提前半天布置會場。（）由宴會主管按賓館服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和客戶要求檢察會前準(zhǔn)備情況（會議通道是否暢通、會議設(shè)施的擺放與清潔、電源音響設(shè)備的功能狀態(tài)、會場的布置質(zhì)量、服務(wù)人員的精神面貌等），發(fā)現(xiàn)問題立即整改，力求沒有疏漏。（）提前兩天跟進(jìn)會務(wù)方及銷售部會議聯(lián)絡(luò)人，確定會議。用餐餐標(biāo)及特殊要求，并為會議客人預(yù)留用餐場所。、會議接待中（）安排優(yōu)秀禮儀人員，在會議召開前分鐘到場，引領(lǐng)參會嘉賓。（）跟進(jìn)會議服務(wù)及協(xié)助客人處理會間特殊事項。（）協(xié)助銷售部會議聯(lián)絡(luò)人及財務(wù)部收銀員及時理清會議帳務(wù)，準(zhǔn)備與會務(wù)方負(fù)責(zé)人結(jié)賬。、會議結(jié)束（）宴會服務(wù)人員跟進(jìn)會議結(jié)帳工作。（）幫助會議客人整理會議遺留物品。、會議用餐及送別（）引領(lǐng)會議客人用餐，并提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。（）做好餐飲