檔案掃描加工方案及報(bào)價(jià)格式.doc

掃描加工方案及報(bào)價(jià)一、檔案加工流程介紹注釋：具體掃描加工軟件的描述，請參考附件；我公司建議使用我們自己的檔案加工掃描軟件，這樣便于提高工作效率和精確考核工作人員的工作績效。1.1領(lǐng)取檔案檔案領(lǐng)取由加工方專人負(fù)責(zé)，即由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)辦理領(lǐng)取檔案手續(xù)，其他人不得越權(quán)簽領(lǐng)檔案。領(lǐng)取檔案時(shí)，加工方人員必須仔細(xì)與電腦登記的檔案號進(jìn)行比對，確保不要少、漏。領(lǐng)取時(shí)要檢查每一份檔案是否有缺頁現(xiàn)象，如有則拒絕接收，待檔案館更正后方能領(lǐng)取。領(lǐng)取時(shí)雙方的經(jīng)辦人在交接本上簽名確認(rèn)。1.2整理檔案 1.2.1分類、排列 檔案按社會(huì)保險(xiǎn)基金管理局實(shí)際需求進(jìn)行分類，如可以按年代、按部門、按檔案性質(zhì)等條件進(jìn)行分類，每類再按照時(shí)間先后順序排列存放。1.2.2編號 檔案的編號按照年度+件號，譬如：學(xué)生檔案是J200900001，G是機(jī)密，2009是年份，00001是件號，流動(dòng)人員的是S等方式編號 。（此步驟用戶已經(jīng)完成）1.2.3編目 歸檔文件依據(jù)分類方案和編件號順序編制歸檔文件目錄。 文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型(長寬297mm210mm)。文件目錄裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設(shè)置檔案號、分類、年份等項(xiàng)目。1.2.4裝盒 將歸檔文件按時(shí)間順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。 檔案盒封面標(biāo)明檔案號，人名等信息。檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置檔案號、分類、等必備項(xiàng)。 檔案盒采用無酸紙制作。 備考表：備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。 整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。 檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。日期：歸檔文件整理完畢的日期。1.2.5整理裝訂的標(biāo)準(zhǔn)掃描前通過為檔案文件分類、排序、編寫頁碼（此項(xiàng)用戶已經(jīng)完成）、平整、去釘、裱補(bǔ)、蓋章標(biāo)注等整理工作，保證檔案掃描時(shí)的安全、質(zhì)量和效率。掃描完成后按規(guī)范裝訂立卷。保證檔案資料無遺漏，無插錯(cuò)案袋。 對掃描檔案，在檔案袋正面固定位置蓋章標(biāo)示，以區(qū)分已掃描和未掃描案；在檔案閱卷記錄處記錄掃描處理情況（處理時(shí)間，頁數(shù)，備注等）；對復(fù)制件資料在圖像和數(shù)據(jù)庫中都要標(biāo)志為“復(fù)制件”。 原已規(guī)范裝訂的書本式文件，不能分拆。書本式文件若主件是原件，則其中附帶的復(fù)制件資料都當(dāng)作原件。 整理時(shí)發(fā)現(xiàn)的操作人員無法處理的放錯(cuò)案袋的資料，提交檔案館人員處理。 裝訂時(shí)打印新的卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)目錄和檔案封面的紙張和字跡要求符合規(guī)范。 舊案袋上的歸檔號剪下，用白乳膠貼于新檔案封面上。 舊案袋的中所有作廢資料標(biāo)記上檔案號，集中提交檔案館人員處理。 要使歸檔文件齊全完整。已破損的文件先進(jìn)行修整，字跡模糊或易退變的文件先進(jìn)行復(fù)印。 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裱補(bǔ)和裝訂材料等符合檔案保護(hù)要求。 對于修裱成品盡量保持檔案原貌，不得損害原件上任何歷史痕跡，不得造成文字等信息洇褪擴(kuò)散；修裱成品具有較高的耐折度和撕裂度，以利于延長檔案壽命；修裱成品應(yīng)薄且光潔、舒展平整、質(zhì)地柔軟。裱件不崩裂，不變形走樣，托紙與檔案原件不形成空殼；需要裝訂的檔案裱件，在修裱、整裁后留有裝訂邊，以便成卷成冊裝訂。裝訂檔案時(shí)保持規(guī)定的卷內(nèi)文件順序。1.2.6托裱 檔案托裱，主要是針對社保檔案中很大一部分醫(yī)療報(bào)銷發(fā)票，有些很多張發(fā)票層疊粘貼在一張A4紙上的，需要重要每張跟原來的托紙進(jìn)行分離，通過平貼的方式利用新的A4紙進(jìn)行平貼，要求表面平整，不能有多余的漿糊溢出，無翹起。最終能順利通過高速掃描儀，并與原來的檔案能連為一體。檔案揭補(bǔ)針對嚴(yán)重粘結(jié)檔案進(jìn)行分離，并對殘破部分進(jìn)行局部修整。分為干揭法、濕揭法兩種做法 。a.干揭適用于紙張間粘結(jié)不太嚴(yán)重，但字跡遇水?dāng)U散的檔案。b.濕揭適用于紙張間粘結(jié)嚴(yán)重，但字跡遇水不擴(kuò)散的檔案磚。采用水沖法、水泡法、蒸汽法其中之一。水沖法：用開水沖淋粘連嚴(yán)重的檔案，待其松軟后，放在通風(fēng)處晾至半干，再用啟子、鑷子、針錐等工具順頁細(xì)心揭開。水泡法：將粘結(jié)嚴(yán)重的檔案置于開水中浸泡，并使用篩子放置檔案，待其松軟后，瀝起，晾至半干，再慢慢揭開。紙張強(qiáng)度較差的檔案，不應(yīng)水泡。蒸汽法：用紗布數(shù)層將粘結(jié)嚴(yán)重的檔案包裹起來，置于蒸擱上，隔水蒸，用熱汽將其沖軟，晾至半干，用工具精心揭開。對檔案載體需要加固時(shí)的修裱方法，適用于載體整體強(qiáng)度較差，出現(xiàn)霉?fàn)€、脆化、支離破碎現(xiàn)象的檔案。采用濕托法或干托法進(jìn)行。根據(jù)不同破損檔案的紙張強(qiáng)度狀況、字跡洇褪狀況采用不同的方法進(jìn)行托裱。在托裱中，裱件應(yīng)達(dá)到寧薄勿厚、寧軟勿硬；配料顏色寧淺勿深；漿糊寧少勿多。a濕托法適用于修裱字跡遇水不擴(kuò)散的檔案文件。鋪平：將文件反鋪在裱臺上，用噴水壺均勻噴水潮潤，展平。揭舊紙：將曾經(jīng)托裱過的殘損檔案的褙紙揭掉。用糊：用排筆在檔案背面刷上一層稀漿糊。補(bǔ)缺：在檔案的殘破部位背面用與原紙顏色相近、紙質(zhì)基本一致的紙張補(bǔ)齊。上托紙：用棕刷把托紙刷在檔案背面。排實(shí)：為使托紙與檔案粘結(jié)牢固，托紙上好后，用棕刷均勻排實(shí)。b干托法適用于修裱字跡遇水?dāng)U散的檔案文件。分為飛托法和腹托法。飛托法：是在托紙上用漿糊，將檔案背面覆于托紙上的方法。將托紙鋪在裱臺上，刷上漿糊；將檔案放在裱臺上，用噴水壺噴霧，使之稍加潤潮，然后卷起來；把卷起的檔案水平展開，逐漸用棕刷排到托紙上；揭起裱件，置于吸潮紙上，上面再放幾張紙，用棕刷用力排干、排實(shí) ；揭起裱件，貼放在干燥設(shè)備上。腹托法：是將檔案反鋪于裱臺上，再將用漿糊后的托紙覆于檔案背面的方法。把檔案反鋪于裱臺上（檔案下面應(yīng)鋪墊膜）。需拼接的檔案放在玻璃燈箱式裱臺上，借助燈光把拼接部位對齊；在托紙上用漿糊后，置于吸潮紙上撤潮，待托紙半干后，再將托紙漿面向下搭覆在反鋪的檔案上（應(yīng)由二人合作），邊放邊用棕刷刷平。然后將墊膜連同文件一起揭起來，反放在吸潮紙上，仔細(xì)揭下墊膜；揭起裱件，置于吸潮紙上，上面再放幾張紙，用棕刷排實(shí)；揭起裱件，貼放在干燥設(shè)備上晾干。1.3掃描通過掃描的方法把以紙介質(zhì)為載體的文件資料由模擬信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字信息，并按一定的質(zhì)量要求對電子文件進(jìn)行加工和制作，然后存儲(chǔ)在磁盤或光盤介質(zhì)上，確保檔案電子圖像完整、清晰、無誤，保證圖像和檔案實(shí)體一一對應(yīng)。 掃描方式。對于用黑白二值掃描無法正確反映其上彩色信息的檔案資料，以及彩色照片等，可使用彩色掃描；對于黑白照片及使用黑白二值掃描不能獲得清晰圖像的檔案資料，可使用灰度掃描；對于上述情況外的大部分檔案資料，使用黑白二值掃描。 選擇分辨率基準(zhǔn)：文字和字體較大的圖紙200dpi，字體較小的圖紙300dpi，照片100dpi?？筛鶕?jù)實(shí)際情況調(diào)整分辨率及其他相關(guān)參數(shù)。 對掃描方式和分辨率的選擇，符合以下原則：閱覽和打印圖像清晰（與原實(shí)體一致），圖像存儲(chǔ)量適中A3以內(nèi)圖像的存儲(chǔ)量：黑白方式平均為100K以內(nèi)，彩色方式平均為300K以內(nèi)。 所有A0幅面以內(nèi)（包括A0幅面）的檔案資料按原幅面一次掃描完成，不作分幅掃描再拼接圖像。 對于特大檔案，我們采用數(shù)碼相機(jī)照相功能進(jìn)行加工錄入。1.4圖像后處理盡管系統(tǒng)已經(jīng)具備了自動(dòng)去黑邊、自動(dòng)糾偏、自動(dòng)去空白頁的功能，但有些不能成功進(jìn)行自動(dòng)處理的，需要手工進(jìn)行精修的圖像還是需要進(jìn)行圖像后處理工序。包括：去黑邊、糾偏、去空白頁、整理順序、裁減、調(diào)節(jié)亮度、旋轉(zhuǎn)。對質(zhì)量不過關(guān)的圖像文件重掃。1.5錄入及目錄打印盡管系統(tǒng)已經(jīng)具備了檔案頁屬性自動(dòng)識別的功能，一方面需要進(jìn)行對自動(dòng)識別的結(jié)果進(jìn)行校對，另一方面對于年代久遠(yuǎn)的非印刷體檔案、非標(biāo)準(zhǔn)格式的檔案，無法進(jìn)行自動(dòng)識別，依然還是需要手工錄入。注釋：該環(huán)節(jié)為可選項(xiàng)，可根據(jù)實(shí)際情況決定是否需要錄入。1.6審核該工序由社會(huì)保險(xiǎn)基金管理局檔案館安排專職人員進(jìn)行，依照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審核。審核包括：審核實(shí)物檔案：對于整理不合格的檔案退回到整理工序，重新整理。審核電子檔案記錄：對于掃描不合格的檔案，退回到掃描工序，重新掃描。對于錄入不合格（包括目錄不合要求）的檔案，退回到錄入工序。1.7重新裝訂將審核通過的檔案重新裝訂。1.8驗(yàn)收由社會(huì)保險(xiǎn)基金管理局組織驗(yàn)收，加工方進(jìn)行配合。依照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。對于驗(yàn)收不合格的檔案：驗(yàn)收實(shí)物檔案：對于整理/裝訂不合格的檔案退回到重新裝訂工序，重新整理和裝訂。驗(yàn)收電子檔案記錄：對于掃描不合格的檔案，退回到掃描工序，重新掃描。對于錄入不合格（包括目錄不合要求）的檔案，退回到錄入工序。不合格部分經(jīng)過整改后，重新提交審核、驗(yàn)收。1.9歸還檔案我們對實(shí)物檔案進(jìn)行檢查，確保無缺、失后歸還給社會(huì)保險(xiǎn)基金管理局檔案館，并在系統(tǒng)中進(jìn)行歸還登記。1.10圖片數(shù)據(jù)與系統(tǒng)掛接我們掃出來的檔案數(shù)據(jù)，以PDF格式固定分類存放在一臺服務(wù)器上，通過華資開發(fā)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理模塊中的掛接功能實(shí)現(xiàn)目錄與對應(yīng)檔案的電子圖片進(jìn)行分類掛接，實(shí)現(xiàn)一對一的對應(yīng)。具體方式是，在華資開發(fā)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理模塊中先找到檔案的目錄，再去固定存放檔案電子圖片的服務(wù)器上找出相對應(yīng)的圖片數(shù)據(jù)，提請掛接，掛接成功即代表本檔案內(nèi)的對應(yīng)檔案實(shí)現(xiàn)了與對應(yīng)圖片數(shù)據(jù)的對應(yīng)。二、需求分析根據(jù)了解評估，預(yù)計(jì)社會(huì)保險(xiǎn)基金管理局檔案館館藏有利用價(jià)值與長期保存要求的檔案約在1.5萬卷左右，而平均每卷估計(jì)在300頁左右?？傮w按500萬頁計(jì)算。時(shí)間要求：考慮到對數(shù)字檔案利用的迫切性，用戶方希望在短期內(nèi)，通過加大人力投入，運(yùn)用高效的加工管理辦法，配套高速的加工掃描設(shè)備以及掃描加工的管理軟件等，力求在一年到一年半的時(shí)間內(nèi)，完成現(xiàn)有歷史檔案的掃描。場地：用戶可提供場地，包括場地內(nèi)的桌椅、電腦、中高速掃描儀等一切掃描所需要的設(shè)備等。這樣我們只需要帶加工隊(duì)及加工管理軟件入場即可?？紤]到怕用戶自備的掃描設(shè)備會(huì)有不夠用，或者罷工狀態(tài)，我們會(huì)自帶三臺平板及一臺高速掃描儀，以確保每日掃描量。適當(dāng)?shù)臅r(shí)候還可以通過增加掃描線來提高每日產(chǎn)出。用戶需要根據(jù)現(xiàn)場人員、設(shè)備（電腦、掃描儀）等情況，提前考慮好場地的可行性。三、人員配備我司預(yù)計(jì)派出10人組成的小團(tuán)隊(duì)：1人擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理，主導(dǎo)整個(gè)項(xiàng)目的協(xié)調(diào)以及人員的管理，負(fù)責(zé)直接跟用戶方溝通，負(fù)責(zé)檔案從用戶方的領(lǐng)出與交還等，負(fù)責(zé)較對每卷內(nèi)檔案的每宗屬頁，并制訂對應(yīng)的表單。3人負(fù)責(zé)檔案的整理：即負(fù)責(zé)檔案的拆檔、裝裱，分類整理，讓檔案備具體可直接高速掃描的條件，對不能進(jìn)行高速掃描的個(gè)別頁，單列出來。通過平板來補(bǔ)掃進(jìn)行。2人負(fù)責(zé)管理三臺高速掃描儀，以及一臺平板掃描儀的操作。將整理好的檔案放入掃描儀并檢查好每臺的運(yùn)行情況。并將掃好的檔案進(jìn)行分類存放好。交由檔案整理人員，進(jìn)行檔案的裝訂等工續(xù)。3人負(fù)責(zé)對檔案的較驗(yàn)，即后期加工處理。1人負(fù)責(zé)操作兩臺主機(jī)，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)掛接，需要登錄華資開發(fā)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理模塊。利用上傳數(shù)據(jù)的時(shí)間差，同步運(yùn)行兩臺主機(jī)，加快效率。四、效率及產(chǎn)出按一年期限要求，去掉節(jié)假日，預(yù)計(jì)按300天計(jì)算，則每天需要完成50卷檔案。預(yù)計(jì)15000頁，平均每臺掃描儀需要掃5000頁（需要確認(rèn)下掃描儀的每小時(shí)最大掃描量，以及負(fù)荷承載度），另外我司備帶的掃描儀也可以通過替補(bǔ)或者增設(shè)的方式，以保障甚至提高每日的基本產(chǎn)出。 如果按一年半期限要求，則至少每天要完成10000頁，人員可以適當(dāng)調(diào)整至6-8人，視每日產(chǎn)出情況定?？梢曈脩舻囊笏峁┑挠布龅氐拳h(huán)境，我們?nèi)フ{(diào)整人手與各個(gè)崗位的安排以及利用節(jié)假日、晚上、周末等加班的方式。保障好限期內(nèi)的每日基礎(chǔ)產(chǎn)出。五、報(bào)價(jià)1、由用戶提供所有的電腦（7-8臺），高速掃描儀（3臺），平板掃描儀（1-2臺），辦公場地、桌椅等可容納至少8到10人、檔案拆裝托裱所用零配件（如漿糊、釘、裝訂機(jī)、A4紙等）。其中后期處理（2人2臺電腦）與檔案圖片數(shù)據(jù)掛接（1人2臺電腦）等可另外的室進(jìn)行，但要求在一幢樓里一個(gè)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境內(nèi)。折合到單頁報(bào)價(jià)：0.15元/頁。完成這1.5萬卷檔案的掃描期限視用戶要求調(diào)整人員與設(shè)備投入，最短不少于一年時(shí)間。（按500萬頁，則估算為75萬）2、由用戶提供基礎(chǔ)的辦公環(huán)境，辦公場地、桌椅等可容納至少8到10人、檔案拆裝托裱所用零配件（如漿糊、釘、裝訂機(jī)、A4紙等），由服務(wù)公司提供掃描所用到的電腦（多臺）、掃描儀（不限高速、平板等多臺），根據(jù)實(shí)際崗位設(shè)置進(jìn)行實(shí)際配備等，折合到單頁報(bào)價(jià)：0.2元/頁。完成這1.5萬卷檔案的掃描期限視用戶要求調(diào)整人