商務合同檔案管理辦法概論最新.doc

.ISO9001:2008質量管理體系文件三級文件文件名稱: 商務合同檔案管理辦法 文件編號： FSL-QWI/I-KF-01 版 本 號： 1.0 生效日期： 2012.02.21 受控狀態(tài)： 受控 更 改 記 錄更改頁碼、條款更改內容描述更改人更改日期第2頁、4.1本公司合同規(guī)口管理部門為市場發(fā)展部孟祥薇2010-6-11第2頁、4.1本公司合同規(guī)口管理部門為客戶服務中心孟祥薇2011-4-20第7頁增加商務合同清單明細表孟祥薇2011-4-20第2頁、4.1本公司合同規(guī)口管理部門為客服總務科孟祥薇2012-2-21此份文件未經管理者代表的特別授權，不得轉借、復印或應用于其它目的。批 準審 核莫艷琳編 制孟祥薇合同檔案管理辦法一、主題內容及適用范圍1.1本辦法制定了合同檔案管理原則、合同審批、合同檔案存檔、檔案的管理等管理辦法。1.2本管理辦法適用于襄陽風神物流有限公司檔案管理。二、術語及釋義為進一步加強合同文檔管理工作，提高合同管理水平，逐步實現公司合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學化，特制定本制度。三、管理原則 3.1合同檔案實行網絡管理體系，由歸口管理部門集中統(tǒng)一管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。3.2各部門應分別建立建全合同文檔的形成、積累、整理、歸檔工作體系，并確定一名人員負責合同文檔管理。四、職責 4.1本公司合同檔案的歸口管理部門為客戶服務中心, 歸口管理部門負責統(tǒng)籌、協(xié)調、組織、整理、保管公司所有商務合同文檔，并負責監(jiān)督指導各部門的合同管理工作。 4.2財務部負責合同檔案的費用結算及監(jiān)督工作。五、具體內容51合同審批合同在正式簽訂前，必須按本辦法經審核會簽批準后方可正式簽訂，具體程序如下：5.1.1合同責任部門填寫“合同會簽單”一份，隨合同文本及與合同關聯(lián)的簽約主體的資格、資信等相關資料交部門領導審查確認。5.1.2經部門領導審查確認的合同，需要公司專業(yè)部門審核會簽的，由責任部門將確認后的合同及相關資料送專業(yè)部門會簽。專業(yè)部門會簽后再送公司職能部門會簽。5.1.3責任部門依據上述會簽部門的建議修正合同文本后，報公司領導審核批準。5.1.4經審核批準的合同，除公司合資合作、涉外合同等必須使用公司行政印章外，均由辦公室加蓋公司合同專用章。5.1.5辦公室遞交給各部門的會簽合同,各部門在接到合同一日內反饋意見,如遇緊急合同會簽時,各部門須在2小時內給予回復，特殊情況(出差或請假)在返回當日內回復。52合同檔案存檔5.2.1合同簽訂后，合同原件交歸口管理部門歸檔。5.2.2凡涉及采購、基建、勞務、廣告、法律援助、咨詢、訴訟、仲裁、賠償、和解等行政事務及后勤管理方面的合同，由辦公室綜合管理員負責存檔。合同正本及會簽單原件留辦公室存檔，復印件一份交財務部作財務備查。5.2.3凡涉及招標、投標、運輸、承包、投資、技術引進、技術開發(fā)等有關公司業(yè)務方面的合同，由客服總務科綜合管理員負責存檔。合同正本及會簽單原件留客服總務科存檔，復印件兩份，一份交財務部作財務備查，一份交業(yè)務部門監(jiān)督執(zhí)行。5.2.4新建立關系的供應商或客戶，應索取對方簽約人的授權委托代理書，并對照第五條5.2.2及5.2.3相應歸口管理部門存檔。5.2.5歸口部門在合同存檔時，需將合同(除報價外)的售后服務條款交由業(yè)務部門自行存檔。53合同文檔的管理5.3.1合同文檔以年代結合項目性質進行分類編號。5.3.2保存的合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，并追究相關人員責任。5.3.3歸口管理部門要加強對合同檔案的統(tǒng)計工作，要以原始記錄為依據，編制合同統(tǒng)計清單，并根據實際需要編制合同檔案檢索工具，以有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。5.3.4合同文檔的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。5.3.5借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節(jié)予以處罰。5.3.6各部門借閱合同文檔時，需辦理合同借閱申請手續(xù)，經客服總務科長批準即可借閱；借閱涉及公司經營項目的合同，需總經理審批后方可借閱。5.3.7合同文檔的密級為機密，任何人不得擅自將合同對外公開，違者依據公司保密管理制度進行處罰。六：流程6.1合同會簽流程見附件。七、附則7.1本法則由辦公室負責起草及修訂。7.2本法則最終解釋權歸辦公室所有。 7.3本法則自公布之日起實施。 襄陽風神物流有限公司XianYang Fengshen Logistics Co., Ltd. 合同會簽單 Contract joint-check sheet合同名稱Contract Name簽約方Name of the other party合同編號Contract Number合同性質Nature of Contract摘要Summary主辦單位ResponsibleUnit經辦人Project Proposed By審核人ProjectApproved By區(qū)分Division同意Agree否決Disagree意見 Comment簽名&日期Signature& Date 總經理General Manager副總經理ViceGeneral manager總經理助理Assistant ToManaging Director法律顧問Legal Adviser會辦單位Bargaining Unit 部門Department同意Agree否決Disagree意見Comment簽名&日期Signature& Date修改說明Modify explain合同會簽流程圖責任單位或人員工作流程說明記錄責任部門本部門長 其他相關部門辦公室/客服總務科財務部分管領導總經理辦公室客服總務科 審核蓋章存檔確認確認確認合同文本確認責任部門執(zhí)行落實實確認確認否是合同文本及相關資料 職能部門審核公司領導審批辦公室加蓋