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Word高級(jí)應(yīng)用行政管理篇 王敏 工作任務(wù)和目標(biāo) 工作任務(wù) 擬定符合GB要求的行政公文制作公司組織結(jié)構(gòu)圖組織會(huì)議 完成相關(guān)會(huì)務(wù)組織工作工作目標(biāo) 了解行政管理工作的性質(zhì) 職能及崗位要求 為工作或求職做準(zhǔn)備掌握對(duì)文檔進(jìn)行精確設(shè)置的方法 養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣 提高工作效率學(xué)會(huì)制作組織結(jié)構(gòu)圖的方法了解會(huì)務(wù)組織流程 加強(qiáng)服務(wù)意識(shí) 任務(wù)一 了解行政管理崗位 行政管理的重要性 企業(yè)需要具備四大功能 研發(fā) 市場(chǎng) 銷售 服務(wù) 企業(yè)要實(shí)現(xiàn)這四個(gè)功能必須具備幾個(gè)保障 人 財(cái) 物 信息 這些保障主要來(lái)自三個(gè)部門 人力資源部門 財(cái)務(wù)部門 行政部門 行政部門擔(dān)負(fù)著企業(yè)的管理工作 業(yè)務(wù)工作 生產(chǎn) 銷售 研發(fā) 資金等 事務(wù)性工作 行政管理 公司工作 企業(yè)發(fā)展的根本 推動(dòng)和保證著企業(yè)幾大塊業(yè)務(wù)的順利 有效進(jìn)行和相互之間的協(xié)調(diào) 行政管理崗位職責(zé) 1 負(fù)責(zé)貫徹公司領(lǐng)導(dǎo)指示 做好上下聯(lián)絡(luò)溝通工作 及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映情況 反饋信息 搞好各部門間相互配合 綜合協(xié)調(diào)工作 對(duì)各項(xiàng)工作和計(jì)劃的督辦和檢查 2 負(fù)責(zé)總經(jīng)理的日?；顒?dòng)和外出活動(dòng)的安排3 負(fù)責(zé)起草年度工作計(jì)劃 年度工作總結(jié)和其他重要文稿 牽頭或協(xié)助公司的規(guī)劃研究 4 組織制定行政管理規(guī)章制度及督促 檢查制度的貫徹執(zhí)行 5 組織安排公司辦公會(huì)議 或會(huì)同有關(guān)部門籌備公司其他會(huì)議及有關(guān)重要活動(dòng) 做好會(huì)議記錄和整理會(huì)議紀(jì)要 6 負(fù)責(zé)公司來(lái)往信函的收發(fā) 登記 傳閱 批示 做好公文的擬訂 審核 印刷 傳遞 催辦和檢查 及文書檔案資料的歸檔立卷管理的工作 7 負(fù)責(zé)公司總務(wù)工作 做好后勤保障 主要是水電 辦公設(shè)施的管理 安全門衛(wèi) 公司車輛管理等 8 負(fù)責(zé)公司保密工作和法律事務(wù) 9 負(fù)責(zé)客人來(lái)訪迎送等招待工作 10 完成總經(jīng)理交辦的其他任務(wù) 行政管理崗位要求 熟練的公文寫作 閱讀能力 優(yōu)秀的外聯(lián)與公關(guān)能力 具備解決突發(fā)事件的能力 較強(qiáng)的分析 解決問(wèn)題能力 思路清晰 考慮問(wèn)題細(xì)致 熟練使用辦公軟件 辦公自動(dòng)化設(shè)備 做事客觀 嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé) 踏實(shí) 敬業(yè) 具有很強(qiáng)的人際溝通 協(xié)調(diào) 組織能力以及高度的團(tuán)隊(duì)精神 責(zé)任心強(qiáng) 任務(wù)二 擬定符合GB要求的公文 情景描述 青島市要籌建一所軟件職業(yè)技術(shù)學(xué)院 一切準(zhǔn)備就緒后 要向山東省政府請(qǐng)示 需要擬定一份請(qǐng)示文件 領(lǐng)導(dǎo)把這個(gè)重大任務(wù)交給了小王 小王公文寫作能力不錯(cuò) 又熟悉整個(gè)籌辦過(guò)程 公文很快擬定完畢 領(lǐng)導(dǎo)也非常滿意 但是 呈給上級(jí)的請(qǐng)示文件有非常嚴(yán)格的規(guī)定 排版不容有任何差錯(cuò) 否則會(huì)因小失大 任務(wù)分析 按發(fā)文與收文對(duì)象之間關(guān)系的不同 可將公文分為上行文 下行文和平行文 國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局根據(jù)國(guó)務(wù)院辦公廳發(fā)布的 國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法 的有關(guān)規(guī)定對(duì)頒布了GB T9704 1999 國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式 對(duì)公文各部分作出了詳盡的要求 公文份數(shù)序號(hào) 秘密等級(jí)和保密期限 緊急程度 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí) 發(fā)文字號(hào)和簽發(fā)人 公文標(biāo)題 主送機(jī)關(guān) 公文正文 附件 成文時(shí)間和公章 附注 主題詞 抄送印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間 任務(wù)分解實(shí)現(xiàn) 任務(wù)一 設(shè)置符合GB要求的公文頁(yè)面 版心 紙張 A4 210mm 297mm 頁(yè)邊距 上 37mm 左 28mm右 26mm 下 35mm頁(yè)碼距 28mm文檔網(wǎng)格 每頁(yè)22行 每行28字 仿宋 3號(hào) 上邊距即天頭 37 左邊距即訂口 28 210 156 225 297 右邊距即翻口 下邊距即地角 1 頁(yè)面設(shè)置 對(duì)話框2精確控制頁(yè)面行數(shù)和字?jǐn)?shù)3速調(diào)頁(yè)邊距的方法 鼠標(biāo)拖動(dòng) 任務(wù)二 設(shè)置上報(bào)公文的眉首1設(shè)置 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí) 字號(hào) 22mm 62磅字符寬度調(diào)整 15 22 0 68 字體 對(duì)話框控制標(biāo)識(shí)段前留空 80毫米 可以直接錄入對(duì)齊方式 段落 對(duì)話框 1磅 0 353毫米1毫米 2 835磅 2錄制發(fā)文字號(hào) 插入 符號(hào) 插入 特殊字符 符號(hào) 工具欄3精確定位直線 格式 邊框和底紋 選項(xiàng)按鈕 任務(wù)三 設(shè)置上報(bào)公文的正文1標(biāo)題行距 二號(hào)字高度加二號(hào)字高度的7 8 1 7 8 22磅 41 25磅2段落縮進(jìn) 段落 對(duì)話框3成文日期 word自動(dòng)提示插入日期 插入 自動(dòng)圖文集 插入 日期和時(shí)間 自動(dòng)更新 復(fù)選框快捷鍵 shift Alt D shift Alt T修改默認(rèn)日期格式 時(shí)日和時(shí)間 對(duì)話框 默認(rèn) 按鈕 任務(wù)四 設(shè)置公文的版記標(biāo)準(zhǔn)公文中版記都位于整個(gè)公文的最后一頁(yè) 版記的最后一行要素位于公文最后一頁(yè)最后一行 1主題詞2抄送縮進(jìn)的設(shè)置3印發(fā)機(jī)關(guān)和日期Tab鍵 制表位 對(duì)話框 4直線使用直線工具shift鍵設(shè)置 設(shè)置自選圖形格式 對(duì)話框5快速生成特殊線條可以通過(guò) 邊框和底紋 對(duì)話框刪除 任務(wù)五 制作標(biāo)準(zhǔn)公文頁(yè)碼1 插入 頁(yè)碼 2設(shè)置頁(yè)碼字號(hào) 四號(hào)3設(shè)置頁(yè)碼位置奇偶不同頁(yè)圖文框 25字符 1字符 頁(yè)碼本身占2個(gè)字符28 2 1 25 任務(wù)六 制作聯(lián)合發(fā)文的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)1雙行合一 格式 中文版式 雙行合一 2表格制作 格式 工具欄上的 分散對(duì)齊 按鈕 表格和邊框 工具欄上的 邊框 按鈕3藝術(shù)字制作 藝術(shù)字 工具欄上 單詞調(diào)整 命令 繪圖工具欄 繪圖 對(duì)齊與分布 垂直居中 4文本框制作 格式 調(diào)整寬度 職業(yè)快餐 公文種類主要有 一 命令 令 適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章 宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施 嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員 二 決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排 獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員 變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng) 三 公告適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng) 四 通告適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng) 五 通知適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文 轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文 傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng) 任免人員 六 通報(bào)適用于表彰先進(jìn) 批評(píng)錯(cuò)誤 傳達(dá)重要精神或者情況 七 議案適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng) 八 報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作 反映情況 答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn) 九 請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示 批準(zhǔn) 十 批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng) 十一 意見適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見解和處理辦法 十二 函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作 詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題 請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng) 十三 會(huì)議紀(jì)要適用于記載 傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng) 拓展訓(xùn)練 1擬定一份山東省政府對(duì)青島市政府請(qǐng)示的批示2擬定一份某學(xué)院的聘任通知書 任務(wù)三 制作公司組織結(jié)構(gòu)圖 情景描述 小王大學(xué)畢業(yè)初到拓譜軟件公司工作 半個(gè)月后 辦公室領(lǐng)導(dǎo)找到他 你來(lái)公司也一段時(shí)間了 對(duì)公司各部門職能熟悉了嗎 這里有有一份公司的各部門設(shè)置及職能描述 你做一個(gè)公司的組織結(jié)構(gòu)圖吧 要放到公司網(wǎng)站上 他該如何接招呢 任務(wù)分析 組織結(jié)構(gòu)圖 OrganizationChart 是最常見的表現(xiàn)雇員 職稱和群體關(guān)系的一種圖表 它形象地反映了組織內(nèi)各機(jī)構(gòu) 崗位上下左右相互之間的關(guān)系 組織結(jié)構(gòu)圖是組織結(jié)構(gòu)的直觀反映 也是對(duì)該組織功能的一種側(cè)面詮釋 根據(jù)職能描述充分分析各部門各崗位之間的關(guān)系 畫出草圖繪制組織結(jié)構(gòu)圖對(duì)組織結(jié)構(gòu)圖進(jìn)行調(diào)整和美化 任務(wù)分解實(shí)現(xiàn) 任務(wù)一 繪制組織結(jié)構(gòu)圖 插入 圖示 F4 重復(fù)插入任務(wù)二 調(diào)整組織結(jié)構(gòu)圖樣式自動(dòng)版式字體 填充 尺寸 形狀文字方向連接線任務(wù)三 自動(dòng)套用格式 職業(yè)快餐 組織結(jié)構(gòu)圖的作用1 可以顯示其職能的劃分 2 可以知道其權(quán)責(zé)是否適當(dāng) 3 可以看出該人員的工作負(fù)荷是否過(guò)重 4 可以看出是否有無(wú)關(guān)人員承擔(dān)幾種較松散 無(wú)關(guān)系的工作 5 可以看出是否有讓有才干的人沒有發(fā)揮出來(lái)的情形 6 可以看出有沒有讓不勝任此項(xiàng)工作的人擔(dān)任的重要職位 7 可以看出晉升的渠道是否暢通 8 可以顯示出下次升級(jí)時(shí)誰(shuí)是最合適的人選 9 可以使各人清楚自己組織內(nèi)的工作 加強(qiáng)其參與工作的欲望 其他部門的人員也可以明了 增強(qiáng)組織的協(xié)調(diào)性 組織結(jié)構(gòu)圖與企業(yè)服務(wù)理念總經(jīng)理在上 所有的部門經(jīng)理對(duì)總經(jīng)理負(fù)責(zé) 在這種結(jié)構(gòu)中只有總經(jīng)理關(guān)注客戶滿意度 企業(yè)內(nèi)的其他職員只關(guān)心上級(jí)對(duì)他們的滿意度 總經(jīng)理在下 知名國(guó)際企業(yè)雖然有著不同的經(jīng)營(yíng)理念 但無(wú)一例外地都表達(dá)出了服務(wù)客戶 支持員工的經(jīng)營(yíng)哲學(xué) 也就是說(shuō)在他們的經(jīng)營(yíng)過(guò)程中貫徹了如圖所示的組織結(jié)構(gòu)運(yùn)作 始終把客戶置于頂層 把員工置于次上層 只有執(zhí)行這樣的組織結(jié)構(gòu)圖 才能將企業(yè)從內(nèi)部導(dǎo)向轉(zhuǎn)變?yōu)轭櫩蛯?dǎo)向 才能給員工正確的心里暗示 使員工從上級(jí)滿意度導(dǎo)向轉(zhuǎn)變?yōu)轭櫩蜐M意度導(dǎo)向 拓展訓(xùn)練 青島某一優(yōu)秀教育單位 最高的管理機(jī)構(gòu)是董事會(huì) 具體職能由院長(zhǎng)執(zhí)行 下設(shè)各個(gè)處室包括 督導(dǎo)室 教務(wù)處 學(xué)生處 國(guó)際業(yè)務(wù)處 公共事業(yè)處 招生辦 辦公室 其中教務(wù)處設(shè)有助理1名 軟件教研室 外語(yǔ)組 電子組 基礎(chǔ)組 物流組等教研組 機(jī)構(gòu)設(shè)置嚴(yán)謹(jǐn) 分工詳細(xì) 請(qǐng)按照上面內(nèi)容設(shè)計(jì)其單位組織結(jié)構(gòu)圖 任務(wù)四 會(huì)務(wù)安排和組織 情景描述 樂山市人民政府要組織第二節(jié)樂山大佛節(jié)開幕式 并就環(huán)境保護(hù)等有關(guān)問(wèn)題開展研討會(huì) 邀請(qǐng)各屆人士參加 請(qǐng)你組織本次活動(dòng) 進(jìn)行相關(guān)安排和文字資料的準(zhǔn)備 任務(wù)分析 會(huì)務(wù)組織和安排是行政最常見的事務(wù)性工作 包括內(nèi)部會(huì)議的組織和會(huì)議紀(jì)要 相關(guān)外聯(lián)活動(dòng)和會(huì)務(wù)的組織 邀請(qǐng)函確定參會(huì)人員會(huì)務(wù)標(biāo)識(shí) 標(biāo)語(yǔ)會(huì)議或活動(dòng)議程安排組織會(huì)議宣傳資料設(shè)計(jì)等外聯(lián)會(huì)議或活動(dòng)的組織 從一定程度上反應(yīng)了該公司或部門的水平 每個(gè)細(xì)節(jié)都要考慮到 不要因小失大 江澤民案例 任務(wù)分解實(shí)現(xiàn) 任務(wù)一 制作帶flash的可以自動(dòng)回復(fù)的電子邀請(qǐng)函1創(chuàng)建word 并進(jìn)行頁(yè)面設(shè)置 頁(yè)面背景 藝術(shù)字 文本框2添加電子郵件鏈接3插入flash 控件工具箱 shockwaveflashobject控件屬性設(shè)置 movi embedmovie playing loop 小技巧 如何讓漂亮的字體異地重現(xiàn)1將自定義安裝的字體嵌入到文檔中 工具 選項(xiàng) 保存 選項(xiàng)卡2粘貼為圖片全選 ctrl A復(fù)制 crrl c 編輯 選擇性粘貼 任務(wù)二 使用郵件合并功能發(fā)送邀請(qǐng)函 工具 信函與郵件 郵件合并 任務(wù)三 確定參會(huì)人員 制作名單1繪制文字的下劃線 格式 字體 格式 邊框和底紋 段落縮進(jìn)2繪制表格四法 常用 工具欄 插入表格 按鈕 插入表格 對(duì)話框 表格 菜單 表格和邊框 工具欄 表格和邊框 工具欄 繪制表格 命令自動(dòng)更正 通過(guò)鍵盤上的 號(hào) 3輕松改變表格行列橡皮擦 輕松刪除表格線合并 拆分 表格屬性 對(duì)話框 精確改變列寬行高鼠標(biāo)拖動(dòng) 拖動(dòng)表格線 拖動(dòng)游標(biāo) 選中單元格拖動(dòng)快速增加刪除表格行列 表格 插入 常用工具欄 插入表格 常用工具欄 插入行 列 4繪制斜線表頭 表格和邊框 工具欄 表格 繪制斜線表頭 5按姓氏筆畫排序 表格 排序 任務(wù)四 準(zhǔn)備會(huì)務(wù)標(biāo)語(yǔ) 標(biāo)識(shí)1禁煙標(biāo)志2禁止喧嘩標(biāo)志3座位示意圖文字方向的設(shè)置 小技巧 創(chuàng)建自己的工具欄將圖形加入 自動(dòng)圖文集 選中圖形 ALT F3 輸入名稱創(chuàng)建空白工具欄 工具 自定義 新建命令將圖像添加到工具欄 拖動(dòng)將工具欄上的圖形改成按鈕 工具 自定義 右鍵單擊工具欄中的圖形 更改按鈕圖像 命令 編輯按鈕圖像 粘貼按鈕圖像 任務(wù)