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采購過程和信息流 夏燁2012 12 采購過程發(fā)現(xiàn)需求準確定義需求選擇貨源與供應商確認報價與采購條件準備采購訂單訂單跟催收貨與檢驗支付評估與記錄信息流信息系統(tǒng) 課程概述 發(fā)現(xiàn)需求需求的定義與概述需求分析ABC分析法統(tǒng)計分析法物資消耗分析法推導分析需求預測其他與需求相關的問題 采購過程 發(fā)現(xiàn)需求 采購過程 發(fā)現(xiàn)需求 在企業(yè)的采購活動中 需求 至少包含以下幾個方面采購什么采購多少在什么時候采購除上述內容外 采購者還應該弄清楚 為什么采購指定的商品 必須滿足什么樣的指標和規(guī)范 此類需求的規(guī)律運輸?shù)氖侄斡心男┨厥獾囊蟛⒉皇敲恳粋€需求者都清楚自己的采購需求簡單標準品的需求通?？梢员磺逦枋鰪碗s工業(yè)品 訂制品容易出現(xiàn)遺漏部分需求要求和指標含糊不清需求不具備可執(zhí)行度系統(tǒng)工程 各類復雜服務項目容易出現(xiàn)需求的根本目的不清需求的方向性錯誤 與期望的目標偏差過大需求頻繁變更 采購過程 發(fā)現(xiàn)需求 需求分析通過多種技術手段找出需求規(guī)律的工作輸入信息 歷史采購記錄分析方法 ABC分析法 統(tǒng)計分析法等輸出信息 采購需求預測采購的基礎工作卻未必總由采購掌控需求分析需要全面的知識涉及部門職責劃分 生產(chǎn)流程 技術工藝 物料計算等需要采購管理部門統(tǒng)一組織協(xié)調采購的基礎工作 科學與主動采購的基礎 采購過程 ABC分類法 ABC分類為多種同時采購的物資設定優(yōu)先級別 相應分配工作重點的方法源自人口理論 類似 20 80 理論適用于多種工作和生活場合ABC分析方法 少量的品種決定了大部分的銷售額 A類 價值高 品種少 供應風險高 通常只占采購品種 SKU 的10 20 耗用70 80 的采購資金貢獻70 80 的銷售額B類 價值較高 品種較多 存在一定的供應風險 占采購品種 SKU 的20 30 耗用20 30 的采購資金貢獻20 30 的銷售額C類 價值低 品種繁多 通常供應風險較低 占采購品種 SKU 的60 70 耗用10 左右的采購資金貢獻10 左右的銷售額供應商選擇與管理也以對物料進行ABC分類為基礎展開 第八章 采購過程 ABC分類步驟 采購過程 ABC分類步驟 采購過程 ABC分類步驟 采購過程 ABC分類步驟 前述的例子是定量的分析法 默認每一單位的采購 銷售額重要性相同如商品的重要性不完全由數(shù)量決定 而是對某些性能有高度的關注 可以采用定性分析法對商品性能 要求的重要性進行加權設立商品受關注的項目由相關的技術或市場部門劃定其重要性占比用數(shù)量乘以其占比得出加權值按照加權值排序 找出ABC分類教材P33 P34 采購過程 ABC分類應用 ABC分類在什么情況下發(fā)揮作用采購組織中的人力資源配置采購戰(zhàn)略 策略的制定采購工作計劃的制定貿易流通企業(yè) 采購的資金不足物流運力緊張銷售渠道 區(qū)域有限優(yōu)先采購A類 在B類中篩選部分采購生產(chǎn)制造企業(yè)供應商或我方工廠產(chǎn)能緊張物料供應環(huán)境不理想物流運力緊張按ABC分類調配人力 制定采購計劃 缺一不可 討論供應問題時不能簡單地看采購額分ABC類 需要綜合考慮周期 產(chǎn)能 技術專利等 采購過程 統(tǒng)計分析法 統(tǒng)計分析的通用步驟與內容 P Problem 定義研究的問題 P Plan 打算采用的調研和分析計劃 D Data 數(shù)據(jù)來源 樣本數(shù)量 樣本范圍 A Analysis 分析手段的采取 C Conclusion 結論和建議 Problem 需求采購多少 在什么時間送達 Plan 搜集訂單數(shù)據(jù) 采用簡單統(tǒng)計手段制作需求預測 Data 各品類商品的采購申請單銷售日 周 月記錄出庫記錄 領料單生產(chǎn)計劃銷售指標其他歷史數(shù)據(jù) 采購過程 統(tǒng)計分析法 Analysis 簡單匯總法 各類需求數(shù)量簡單相加 按要求時間采購優(yōu)點 有計劃性缺點 分析方法簡單 市場響應不靈敏 庫存容易在不知不覺中增高周期 日 周 月 銷售記錄統(tǒng)計法時間函數(shù)法 ContinuousStatisticsModel把每日銷售數(shù)據(jù)貫連起來在一個連續(xù)的時間軸上分析下一個時間點可能出現(xiàn)的需求采用簡單微積分工具 Ri fi t dtE有序數(shù)列法 DiscreteStatisticsModel把日 周 月銷售數(shù)據(jù)列明尋找數(shù)列的內在關系 把以往的數(shù)據(jù)作為參考 預測未來同時期的銷售數(shù)量 Ri t fi t 統(tǒng)計周期越密集 樣本越大 預測越準確優(yōu)點 預測相對科學 相對準確缺點 需要銷售 采購團隊有一定的統(tǒng)計能力樣本搜集 假設前提條件設置 數(shù)字處理手段容易偏差 采購過程 物資消耗定額管理 物資消耗定額管理通過研究關鍵物資的消耗記錄 推算所有物料的生產(chǎn)或采購需求類物資必須是商品中的標準配件 指標 即每單位商品含有相同數(shù)量的該類物資核心物料作為研究對象 發(fā)動機 鋼鐵原料等除此之外 輔料 燃料 電力等皆可作為消耗的研究對象分析方法確定一個或數(shù)個作為參考的消耗配件 指標按定額關系和參考配件 指標的消耗預測推導其他部件的需求分析手段 統(tǒng)計分析法 類似成品級別的統(tǒng)計分析 只不過研究對象為參考配件或指標經(jīng)驗預估法 在真實生產(chǎn)中最常見的情形關于技術分析法 根據(jù)圖紙或設計方案找出所有零部件了解零部件的加工工藝和流程確定每個零件的加工周期 加工的原料用量 含損耗量 找出每個零件和參考配件 指標的定額關系嚴格說來 技術分析法是更精確定義參考配件 指標與其他部件消耗關系的方法 是保障統(tǒng)計分析和經(jīng)驗預估更準確的辦法 而非與其相提并論的分析手段 采購過程 推導分析 推導分析 從成品級別的生產(chǎn)計劃拆分為部件計劃的過程主生產(chǎn)計劃 按銷售商品為單位的需求計劃生產(chǎn)計劃 將成品級別拆分為部件級別按部件的數(shù)量和生產(chǎn)周期安排生產(chǎn)計劃采購計劃與生產(chǎn)計劃相匹配BOM BillofMaterial 的概念MRP的重要功能即在于自動 快速 詳細 精確地制定生產(chǎn)計劃 采購過程 預測分析 預測分析 根據(jù)企業(yè)過去的物資消耗找出企業(yè)物資消耗的規(guī)律使用豐富的統(tǒng)計手段預測企業(yè)的物資需求例如 一元線性回歸分析 LinearRegressionModel 采購過程 幾種分析方法的關系 前述幾種分析方法并非平行的 可相提并論的方法研究目的不完全相同ABC分類 研究物資對企業(yè)的貢獻 即研究物資在需求上更重要目的 確定采購次序 有側重地配置采購資源統(tǒng)計分析法和物資消耗法 研究商品或關鍵部件的歷史銷售 消耗記錄目的 推測出未來銷售 生產(chǎn)的需求量和時間 從而制定采購計劃推導分析 推導分析的前提是企業(yè)已經(jīng)有明確的主生產(chǎn)計劃 訂單或銷售預測 推導分析是在成品級別的需求已經(jīng)明確的前提下展開的因而 推導分析并不是找出需求規(guī)律 預測需求的分析方法目的 把已知的成品需求進一步拆解為部件級生產(chǎn) 采購計劃預測分析 需求預測是統(tǒng)計分析法和物資消耗法追求的目標或者說 教材上的分析預測法是統(tǒng)計分析和消耗分析中都會采用手段 并不是與其平行的另外一種方法更多地使用統(tǒng)計手段 采購過程 關于預測 預測 預測是一個模糊數(shù)學的研究范疇統(tǒng)計學是其基礎從過往的現(xiàn)象中總結現(xiàn)象與現(xiàn)象間的內在關系 找出導致這些現(xiàn)象的背后的驅動力量和邏輯預測與多數(shù)自然科學的差異在于它是一個總結的過程 追求自表面的現(xiàn)象找出未知的理論 而不是從已知的理論推導新的理論 或解釋現(xiàn)象商品 尤其是終端消費品 的需求包含太多的變化因素經(jīng)濟指數(shù) CPI GDP 銀行利率 失業(yè)率等 政府政策 房產(chǎn)調控 家電下鄉(xiāng)補貼等 國際經(jīng)濟氣候其他因素 天氣 時尚 廣告宣傳 環(huán)保健康等理論上來說 只有具備完整的數(shù)學模型來表達或模擬這些變化的因素才具備進行預測的能力多數(shù)企業(yè)在實際操作中是以經(jīng)驗預估 配合少量統(tǒng)計方法制作預測的 這意味著預測的準確率在幾乎所有企業(yè)都是大問題采購需要為企業(yè)準備一定的供應和價格緩沖 采購過程 其他與需求相關的問題 供應商早期參與 EarlySupplierInvolvmemnt ESI 供應商在需求階段就參與采購行動獲取必要的需求信息 提前準備對于金額高 技術含量高 采購周期長 采購牽涉環(huán)節(jié)眾多的采購案顯得更加重要 緊急 訂單未必都緊急出于需求者占用采購資源的習慣錯誤的市場預判錯誤的庫存數(shù)據(jù)對采購團隊缺乏信心連續(xù)的 頻繁的小額訂單連續(xù)頻繁的小額訂單是不健康的現(xiàn)象占用采購資源占用供應商資源只滿足次要的需求可以采用下列方法規(guī)避 總括訂單 BlankOrder 定期結算 采購信用卡系統(tǒng)自動訂單與供應商約定的持續(xù)補貨 ContinuousReplenishment 如JIT Kanban等 準確描述需求的原因明白物資的需求和規(guī)范化地發(fā)送正式需求是兩回事我方內部人員理解的需求和供應商能讀懂的需求是兩回事口頭能說明白 聽了能理解的需求和受商業(yè)約束的需求時兩回事準確描述的需求至少要包含 但不限于以下信息 日期產(chǎn)品編號 我方SKU號 或供應商物料號 最好兼有 申請部門供應商的準確名稱性能 規(guī)格的描述數(shù)量金額 單價 總價 各個分列的價格項目 需要收貨的時間物流配送方式其他特殊需求完備地審批 確認手續(xù) 采購過程 準確描述需求 采購申請的傳遞紙質的申請 手動的竄簽移動采購申請 TravelingRequisition 重復出現(xiàn)的標準件 履行一次申請手續(xù) 接下來的多次采購不再需要申請越來越多地被IT系統(tǒng)取代使用物料清單 BOM 只需發(fā)送成品訂單 一切部件訂單由供應商根據(jù)BOM拆解總括或開口訂單 BlankOrder 系統(tǒng)訂單 系統(tǒng)合同頻繁 快速 準確的配送少量的庫存對于信息交換的速度 準確率要求很高 采購過程 準確描述需求 供應商選擇與管理是采購活動中的重要內容供應商調查供應商開發(fā)供應商業(yè)績考核潛在供應源評價供應商選擇供應商的使用 激勵與控制 采購過程 選擇貨源與供應商 分析報價 確定價格與相應條款報價是否滿意合格沒有固定的標準價格與合同的各項條款是息息相關的仔細查看是否有明顯不合理的報價或錯誤過度低廉的價格可能是陷阱對方的錯誤不是我方的便宜 采購過程 確認報價與采購條件 按照企業(yè)的采購訂單手續(xù)準備采購訂單清晰掌握供應商的接受和反饋訂單的流程發(fā)送的采購訂單需要由供應商做出明確的反饋發(fā)出的采購訂單需要被仔細地歸檔和保管結算依據(jù)考核依據(jù)分析依據(jù)訴訟依據(jù)審核依據(jù) 采購過程 準備采購訂單 訂單跟催的重要性行業(yè)競爭激烈的商品更新?lián)Q代頻繁的商品生產(chǎn)周期長 工藝復雜的商品質量不穩(wěn)定 風險高的商品對于訂單時間由嚴格要求的用戶使用稀缺物料的商品受政策 人力 自然資源制約的商品商品中使用了有技術門檻 供應商有專利的物料供應商獲得了市場特權的物料 獨家代理權 采購過程 訂單跟催 訂單跟催的做法 本質上 訂單跟催是向供應商施加壓力 以追求訂單按要求及時完成但是 訂單跟催不是簡單粗暴地逼迫 它要求 充分的產(chǎn)品專業(yè)知識 市場 政策 技術 工藝 周期 流程 充分的產(chǎn)品流通知識 倉儲 物流 商檢 進出口等 良好的供應商關系良好的各個流通環(huán)節(jié)的關系良好的企業(yè)內部團隊關系突破困難的創(chuàng)造力熟練的組織 協(xié)調 執(zhí)行的能力文明卻嚴厲的威脅手段 采購過程 訂單跟催 確保所采購的貨物已經(jīng)實際到達確保貨物數(shù)量與訂單相符確保貨物符合質量要求檢驗的標準檢驗的方法檢驗的人員 專業(yè)資質 檢驗的設備檢驗不合格后的處理辦法上述各項都必須與供應商事前溝通或有常規(guī)默認標準確保將貨物送往應該到達的下一個目的地以進行儲存 檢驗或使用確保履行所有接受手續(xù) 保留必需的文件與單據(jù) 采購過程 收貨與驗貨 合同里對于支付條款和條件必須有清晰 詳盡的描述支付時間 賬期 支付條件 驗收合格等 發(fā)票種類 普票 增票 發(fā)票抬頭退款條件退款周期第三方支付的方法與步驟企業(yè)內部的支付流程必須被清晰了解 嚴格遵守需要仔細審核發(fā)票是否正確 采購過程 支付 采購完成之后所維護的記錄包含 但不限于采購訂單目錄 訂單號 訂單狀態(tài) 訂單時間 申請人 供應商 存放地點等采購訂單卷宗 或系統(tǒng) 采購訂單正副本按順序編號保管在卷宗商品文件 記錄所有主要商品或項目的采購情況 日期 供應商 數(shù)量 價格和采購訂單編號 供應商交易記錄體系完善的采購組織在善后操作中還會包含 但不限于 供應商考核評估價格 質量 供應水平的波動分析 采購過程 評估與記錄 采購過程發(fā)現(xiàn)需求準確定義需求選擇貨源與供應商確認報價與采購條件準備采購訂單訂單跟催收貨與檢驗支付評估與記錄信息流信息技術概述信息系統(tǒng)的優(yōu)越性信息系統(tǒng)的局限性常見信息系統(tǒng)在采購中應用 課程概述 信息技術追求的常見目標 遠程 實時地指揮與通訊迅捷 準確的信息傳輸與操作自動控制透明的 可監(jiān)控的操作過程體積微小的海量數(shù)據(jù)存儲 處理能力上述所有能力的持續(xù)提升信息技術包含 但不限于 硬件制造 研發(fā)軟件開發(fā)系統(tǒng)設計與搭建數(shù)據(jù)庫管理數(shù)據(jù)挖掘與分析 信息流 信息技術概述 更少的人為錯誤更少的人力需求更快速的信息傳輸抓住更多瞬間即逝的機會縮短了反應時間 向客戶提供了更優(yōu)質的服務感受縮短了等待時間 減少了浪費 提高了生產(chǎn)資源的利用效率更強大的數(shù)據(jù)處理能力能處理依靠人腦所不能完成的復雜 大量事務 例如 拆B(yǎng)OM能挖掘依靠人腦不能分析出來的 隱藏在數(shù)據(jù)背后的信息更透明的信息傳輸渠道使得更多的操作可控規(guī)避大量的風險更強的應對突發(fā)狀況的能力 信息流 信息系統(tǒng)的優(yōu)越性 成本高昂時間跨度漫長信息系統(tǒng)的成功率并不高企業(yè)對自己的需求不清晰企業(yè)對技術的能力 局限 思維方式不理解系統(tǒng)搭建者對于企業(yè)的業(yè)務需求不理解系統(tǒng)過于剛性 欠缺容忍企業(yè)業(yè)務變化的余量企業(yè)的變化過多 過快企業(yè)的操作人員沒有充分的操作技能系統(tǒng)搭建完畢后 沒有及時的更新 升級 補充系統(tǒng)的不同子模塊間沒有恰當?shù)膮f(xié)調 甚至沖突 往往由于企業(yè)對內部管理有缺失造成 信息流 信息系統(tǒng)的局限性 在采購中常見的幾種信息系統(tǒng)和工具ERP EnterpriseResourcesPlanning MRP M