對物資采購過程審計的思考的論文

對物資采購過程審計的思考的論文 對物資采購過程審計的思考的論文 摘要 本文從學(xué)院物資采購中出現(xiàn)的主要風(fēng)險入手，敘述了我院物資采購過程審計的具體做法。 關(guān)鍵詞 物資采購 審計 我院審計部門以 “ 增效益，找漏洞，防風(fēng)險 ” 為中心，在學(xué)院內(nèi)部建立起以預(yù)防為主的約束與監(jiān)督機制，是一個全過程的審計，貫穿于學(xué)院的全部管理內(nèi)容。再好的制度，沒有好的執(zhí)行以及監(jiān)督也不能防止錯誤，而錯誤都是在過程中發(fā)生的，從某種意義上說， “ 防范 ”勝于 “ 糾正 ” ，過程審計做到了對項目的全過程監(jiān)控，做到防患于未然。 一、學(xué)院物資采購的主要風(fēng)險類型 1.采購計劃風(fēng)險。物資管理部門及人員計劃管理技術(shù)不適當(dāng)或不科學(xué)，導(dǎo)致采購中的計劃風(fēng)險，即采購數(shù)量、采購目標(biāo)、采購時間、運輸計劃、使用計劃、質(zhì)量計劃等與目標(biāo)發(fā)生較大偏離。 2.采購價格風(fēng)險。 (1)由于供應(yīng)商操縱投標(biāo)環(huán)境，在投標(biāo)前相互串通，有意抬高價格，使學(xué)院采購蒙受損失的價格風(fēng)險。 (2)在價格合理情況下批量采購，但不久，該種物資可能出現(xiàn)跌價而引起采購風(fēng)險。 3.采購合同風(fēng)險。合同風(fēng)險主要包括 :(1)以虛假的合同主體身份與學(xué)院訂立合同。 (2)接受 學(xué)院給付的貨款、預(yù)付款，擔(dān)保財產(chǎn)后逃之夭夭。 (3)簽訂空頭合同，而供貨方本身是 “ 空殼公司 ” ，將騙來的合同轉(zhuǎn)手倒賣從中謀利，而所需的物資則無法保證供應(yīng)。 (4)由于合同訂立者未嚴(yán)格按法律規(guī)定辦事，如情況不明，盲目簽約；違約責(zé)任約束簡化，口頭協(xié)議等等。 (5)合同行為不正當(dāng)。如賣方以某些好處為誘餌兜售假冒偽劣產(chǎn)品，導(dǎo)致合同風(fēng)險。 (6)企業(yè)采購人員在簽訂、履行合同過程中，由于合同條款考慮不當(dāng)給企業(yè)造成的經(jīng)濟損失導(dǎo)致合同風(fēng)險。 wWw.11665.cOM 4.采購驗收風(fēng)險。由于人為因素造成學(xué)院所采購物資在入庫前未按合同及制度要求，所購物資數(shù)量、品種、規(guī)格、質(zhì)量、價格、單據(jù)等多方面的審核和驗收而引發(fā)的風(fēng)險。如在質(zhì)量上魚目混珠，以次充好；在品種規(guī)格上貨不對路，不符合合同規(guī)定要求；在價格上發(fā)生變形等。 5.采購質(zhì)量風(fēng)險。由于供應(yīng)商提供的物資質(zhì)量不符合要求，而導(dǎo)致。 6.采購存量風(fēng)險。 (1)物資采購過多，造成積壓，使學(xué)院資金沉淀于庫存中，失去了資金的機會利潤，形成存儲損耗風(fēng)險。 (2)學(xué)院“ 零庫存 ” 策略可能因供應(yīng)商出現(xiàn)干擾因素，因供應(yīng)商供貨不及 時而造成缺貨的風(fēng)險。 7.采購道德風(fēng)險。學(xué)院物資采購部門或個人和供應(yīng)商之間可能存在舞弊行為。采購人員為了達到個人的一些私利，可能會與某一供應(yīng)商合謀，利用自己手中的權(quán)力，使該供應(yīng)商在競標(biāo)過程中處于優(yōu)勢地位，破壞采購所奉行的 “ 公開、公正、公平 ” 準(zhǔn)則，給采購帶來極大的道德風(fēng)險。 二、學(xué)院物資采購過程審計對策 審計部門對采購實施全過程的監(jiān)督。全過程的審計是指從預(yù)算、審批詢價、招標(biāo)議價、簽約、驗收、付款和領(lǐng)用等所有環(huán)節(jié)的監(jiān)督。審計重點是對預(yù)算制定、簽訂合同、質(zhì)量驗收和結(jié)賬付款四個關(guān)鍵控制 點的審計監(jiān)督，以防止舞弊行為?？茖W(xué)規(guī)范的采購機制，不僅可以降低物資采購價格，提高物資采購質(zhì)量，還可以保護采購人員和避免外部矛盾。 1.確定控制目的，按需采購。即審查所有的采購，是否由需求部門提出的，這個需求部門與采購部門是否職能上分離的。 2.對供貨單位的資質(zhì)審查。審查采購經(jīng)辦部門和人員是否對供貨單位進行資格調(diào)查，包括供貨方的資質(zhì)、生產(chǎn)狀況、質(zhì)量保證、供貨能力、企業(yè)經(jīng)營和財務(wù)狀況等；是否在全面了解的基礎(chǔ)上，作出選擇合格供應(yīng)單位的正確決策，以便在采購活動的初期把由供應(yīng)商方面的不確定所帶來的采購風(fēng)險控制在最小。 3.價格的確定。審查是否根據(jù)采購物資的數(shù)量金額的多少，采用比價、議價或招標(biāo)的方式來確定；是否按照規(guī)范的程序進行，是否存在違反規(guī)定的行為發(fā)生。 4.合同或協(xié)議確認(rèn)。審計部門對合同中規(guī)定的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、交貨時 間、賬號、地址、運輸、付款條件、結(jié)算方式等各項內(nèi)容，按照合法性、可行性、合理性和規(guī)范性等四個標(biāo)準(zhǔn)，逐一進行審核。 5.驗收入庫。審計要求用戶、采購人員、審計人員三方共同參與物資驗收，嚴(yán)格按照合同驗收。 6.賬務(wù)核對。審查驗收單是否與合同、發(fā)票、送貨單核對無誤；驗收單是否由驗收人和領(lǐng)用人雙方簽字認(rèn)可，貨物的驗收人員應(yīng)該是是獨立于采購人員；審查實物與驗收單是否核對無誤；以及報銷金額與合同金額的核對，合同的出賣人公章與發(fā)票的開具人公章是否為同一家供貨單位。 三、學(xué)院物資采購過程 審計內(nèi)審人員的素質(zhì)要求 學(xué)院物資采購過程審計還處于初級階段，內(nèi)部審計人員也有一個適應(yīng)過程。要切實做好風(fēng)險管理審計工作，根據(jù)過程審計的特點，涉及的知識面比較多，除政治素質(zhì)外，業(yè)務(wù)上需要學(xué)習(xí)財務(wù)知識以外的更多的東西，比如要看得懂原始資料，要有一定的經(jīng)營銷售知識、法律知識，要對所采購物資的性能、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等有一定的了解等。否則，難以勝任。 嚴(yán)格的程序和全方位的審計執(zhí)行起來有時難免被認(rèn)為影響了效率，只要全院師生支持審計部門的工作，堅持程序大于一切權(quán)力的理念，就能保證學(xué)院的管理制度真正落實。