公司采購(gòu)管理制度.doc

深圳市湘勞人力資源開發(fā)服務(wù)有限公司 財(cái)務(wù)管理制度 SHENZHENXIANGLAORENLIZIYUANGONGSI CAIWUGUANLI采購(gòu)管理制度1. 總則1.1為規(guī)范公司商務(wù)采購(gòu)工作，特制定本制度。1.2本制度適用于公司的商務(wù)采購(gòu)/招標(biāo)活動(dòng)（含辦公用品、工程、設(shè)備設(shè)施維修/維護(hù)等項(xiàng)目）。2. 采購(gòu)/招標(biāo)原則2.1 嚴(yán)格執(zhí)行詢議價(jià)程序2.1.1 采購(gòu)/招標(biāo)活動(dòng)，必須由項(xiàng)目需求部門擬定工程、辦公用品、項(xiàng)目的招標(biāo)書（含項(xiàng)目完成時(shí)間、質(zhì)量要求及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等）；2.1.2 采購(gòu)/招標(biāo)活動(dòng)，必須有三家以上具備合法資質(zhì)的供應(yīng)商提供報(bào)價(jià)，同時(shí)應(yīng)圍繞供應(yīng)商資信情況進(jìn)行背景調(diào)查，并如實(shí)記錄；2.1.3 在權(quán)衡質(zhì)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、售后服務(wù)、資信、客戶群等因素的基礎(chǔ)上，由管理部聯(lián)合采購(gòu)項(xiàng)目需求部門、財(cái)務(wù)部進(jìn)行綜合評(píng)估，并與供應(yīng)商進(jìn)一步議定最終價(jià)格及采購(gòu)/招標(biāo)要求；2.1.4 臨時(shí)性應(yīng)急采購(gòu)/招標(biāo)的項(xiàng)目，須向公司領(lǐng)導(dǎo)電話匯報(bào)，經(jīng)授權(quán)確認(rèn)后，可以先予實(shí)施，但應(yīng)于項(xiàng)目實(shí)施之日起五個(gè)工作日內(nèi)，補(bǔ)充完善相關(guān)審批程序。2.2 采購(gòu)會(huì)審、合同會(huì)簽制度2.2.1 采購(gòu)/招標(biāo)活動(dòng)，必須各相關(guān)部門共同參與，調(diào)研匯總各方意見，形成書面的評(píng)估報(bào)告，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審核，并確認(rèn)最終中標(biāo)單位；2.2.2 采購(gòu)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目招標(biāo)書相關(guān)要求，擬定合作協(xié)議，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審核；2.2.3 采購(gòu)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人與中標(biāo)單位溝通并確認(rèn)合作協(xié)議，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以執(zhí)行。2.3 職責(zé)分離2.3.1 采購(gòu)人員不得單獨(dú)實(shí)施貨物、工程項(xiàng)目和服務(wù)的驗(yàn)收；2.3.2 采購(gòu)/招標(biāo)過程中，貨物質(zhì)量、數(shù)量、交貨等問題的解決，應(yīng)由管理部、項(xiàng)目需求部門根據(jù)合同要求及有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，與供應(yīng)商協(xié)商完成；2.3.3 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目采購(gòu)/招標(biāo)過程中，相關(guān)費(fèi)用的審核及評(píng)估程序合法性的監(jiān)控。2.4 一致性原則2.4.1 采購(gòu)人員采購(gòu)的物品或服務(wù)必須與采購(gòu)單所列要求規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量相一致；2.4.2 在市場(chǎng)條件不能滿足采購(gòu)部門要求或成本過高的情況下，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)反饋信息，由項(xiàng)目需求部門綜合評(píng)估，變更采購(gòu)單，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后，再次向供應(yīng)商發(fā)出采購(gòu)要約。2.5 廉潔制度所有采購(gòu)人員必須做到：2.5.1 自覺維護(hù)公司利益，努力提高采購(gòu)質(zhì)量，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效率；2.5.2 加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)法治觀念；2.5.3 廉潔自律，不能向供應(yīng)商索取或收受回扣；2.5.4 嚴(yán)格按采購(gòu)制度和程序辦事，自覺接受監(jiān)督；2.5.5 工作認(rèn)真仔細(xì)，不出差錯(cuò)，不因自身工作失誤給公司造成損失；2.5.6 努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，廣泛掌握與采購(gòu)業(yè)務(wù)相關(guān)的新設(shè)備及市場(chǎng)信息。3. 采購(gòu)程序3.1供應(yīng)商的選擇3.1.1 供應(yīng)商必須具有合法資質(zhì)（供應(yīng)商評(píng)估過程中，參與投標(biāo)單位應(yīng)提交營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證明、組織機(jī)構(gòu)代碼證及其他專業(yè)資質(zhì)證明）；3.1.2 對(duì)于經(jīng)常使用的商品或服務(wù)，管理部應(yīng)較全面地了解掌握供應(yīng)商的管理狀況、質(zhì)量控制、運(yùn)輸、售后服務(wù)等方面的情況，建立供應(yīng)商檔案，做好記錄，會(huì)同相關(guān)部門對(duì)供應(yīng)商定期進(jìn)行評(píng)估和審計(jì)；3.1.3 在選擇供應(yīng)商時(shí)，必須進(jìn)行詢議價(jià)程序和綜合評(píng)估；供應(yīng)商為中間商時(shí)，應(yīng)調(diào)查其信譽(yù)、技術(shù)服務(wù)能力、資質(zhì)、以往的服務(wù)對(duì)象及客戶評(píng)價(jià)情況，供應(yīng)商的報(bào)價(jià)不能作為唯一決定的因素；3.1.4 為確保供應(yīng)渠道的暢通，防止意外情況的發(fā)生，應(yīng)有兩家或兩家以上供應(yīng)商作為后備供應(yīng)商或在其間進(jìn)行交互采購(gòu)。3.2采購(gòu)程序3.2.1 固定資產(chǎn)及其他零星物品的申請(qǐng)，由各使用部門報(bào)管理部統(tǒng)一申請(qǐng)。根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)流程，由各相關(guān)部門審核，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可交管理部采購(gòu)人員實(shí)施采購(gòu)。3.2.2 采購(gòu)/招標(biāo)活動(dòng)，應(yīng)嚴(yán)格遵循采購(gòu)申請(qǐng)流程及標(biāo)準(zhǔn)要求，由各相關(guān)部門審批。項(xiàng)目采購(gòu)申請(qǐng)中如果要素不明確者，應(yīng)予退回。3.2.3 采購(gòu)詢價(jià)、綜合評(píng)估、會(huì)簽合同，由管理部協(xié)調(diào)財(cái)務(wù)及采購(gòu)/招標(biāo)項(xiàng)目需求部門共同完成，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。項(xiàng)目需求部門負(fù)責(zé)采購(gòu)物品的功能及適用性（必要時(shí)可商請(qǐng)外部相關(guān)專業(yè)人士予以協(xié)助）檢查；3.2.4 財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)預(yù)算控制、價(jià)格調(diào)查、合同付款條款的審核，管理部負(fù)責(zé)合同風(fēng)險(xiǎn)條款的審查、合同條款的談判，付款申請(qǐng)、索賠、采購(gòu)檔案的建立，市場(chǎng)信息的收集。同時(shí)，與供方和生產(chǎn)廠聯(lián)系貨物接送的時(shí)間、方式、到貨情況、質(zhì)量反饋及確認(rèn)售后服務(wù)事宜。3.2.5 采購(gòu)過程中發(fā)生變化時(shí)，項(xiàng)目需求部門出具采購(gòu)變更申請(qǐng)，由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，交管理部采購(gòu)人員執(zhí)行。3.2.6 采購(gòu)/招標(biāo)項(xiàng)目需求部門、管理部負(fù)責(zé)出具接收?qǐng)?bào)告。3.2.7 相關(guān)表格后附。3.3付款程序3.3.1管理部根據(jù)付款計(jì)劃提出申請(qǐng)，根據(jù)財(cái)務(wù)付款申請(qǐng)流程，由部門負(fù)責(zé)人簽字，后附付款明細(xì)單據(jù)、合作協(xié)議，交給財(cái)務(wù)部審核，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由財(cái)務(wù)部辦理付款手續(xù)；3.3.2 大宗采購(gòu)行為（采購(gòu)/招標(biāo)單價(jià)在500元以上），應(yīng)要求供應(yīng)商提供開戶行及銀行賬號(hào)信息，優(yōu)先考慮銀行轉(zhuǎn)賬支付，原則上不予現(xiàn)金結(jié)算；3.3.3 付款前，必須向供應(yīng)商索要發(fā)票，核對(duì)發(fā)票內(nèi)容是否和合同一致，并填寫發(fā)票明細(xì)單，部門負(fù)責(zé)人簽字，財(cái)務(wù)部審核，公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由財(cái)務(wù)部核銷。4. 違約處理 4.1 采購(gòu)人員應(yīng)積極跟進(jìn)項(xiàng)目采購(gòu)/招標(biāo)項(xiàng)目，確認(rèn)項(xiàng)目交付期，如可能出現(xiàn)延期，管理部應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門；4.2 貨物出現(xiàn)質(zhì)量問題后，由使用者提出書面意見，報(bào)部門負(fù)責(zé)人審核，交管理部處理。管理部接到意見后，將情況上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)，并按投訴做緊急處理，及時(shí)以書面形式報(bào)給供應(yīng)商，并電話通知，要求供應(yīng)商換貨、退貨或變更服務(wù)；4.3 合作協(xié)議中，應(yīng)明確合作雙方權(quán)利、義務(wù)、違約責(zé)任，及仲裁和解約條款；4.4 管理部與供應(yīng)商協(xié)商不成的，或造成損失的，由財(cái)務(wù)部核算損失，管理部負(fù)責(zé)追索；追索不成，由法院裁決。5. 審計(jì)監(jiān)督 5.1 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)全過程進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督、核查和審計(jì)；5.2 在采購(gòu)詢價(jià)、議價(jià)、合同簽訂、合同執(zhí)行和采購(gòu)結(jié)算過程中，除有管理部、采購(gòu)項(xiàng)目需求部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與外，財(cái)務(wù)部門要全程參與；5.3 采購(gòu)人員要自覺接受審計(jì)及針對(duì)采購(gòu)活動(dòng)的監(jiān)督和質(zhì)詢；對(duì)采購(gòu)人員在采購(gòu)過程發(fā)生的違犯廉潔制度的行為，將按公司有關(guān)制度予以制裁；情節(jié)嚴(yán)重，觸犯法律者，移送公安機(jī)關(guān)處理。 管 理 部 2010-7-20附表一、合同報(bào)批表：合同報(bào)批表（付款類）合同類別：付款類 申報(bào)類別： 申報(bào)時(shí)間： 合同編號(hào)：以下由申報(bào)部門填寫合同名稱內(nèi)容提要合同標(biāo)的規(guī)格與數(shù)量?jī)r(jià) 格 比 較參考報(bào)價(jià)一付款方式報(bào)價(jià)單位參考報(bào)價(jià)二付款方式報(bào)價(jià)單位參考報(bào)價(jià)三付款方式報(bào)價(jià)單位簽 約 對(duì) 方合同簽訂價(jià)付款方式單位名稱法人代表洽談人姓名職 務(wù)電 話業(yè)務(wù)狀況資信情況合同責(zé)任人 簽 名： 年 月 日以下由各部門責(zé)任人和公司領(lǐng)導(dǎo)簽署意見使用部門意見 簽 名： 年 月 日管理部意見 簽 名： 年 月 日總經(jīng)理意見 簽 名： 年 月 日注：本表須附以下材料一并報(bào)送有關(guān)部門：1、簽約對(duì)方單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、相關(guān)資質(zhì)證明、許可證復(fù)印件等：2、合同對(duì)方洽談人法人授權(quán)委托書。附件二、項(xiàng)目/工程采購(gòu)申請(qǐng)單： 深圳市湘勞人力資源開發(fā)服務(wù)有限公司 財(cái)務(wù)管理制度 SHENZHENXIANGLAORENLIZIYUANGONGSI CAIWUGUANLI項(xiàng)目/工程采購(gòu)申請(qǐng)單申請(qǐng)部門申請(qǐng)人申請(qǐng)時(shí)間申請(qǐng)事由編號(hào)項(xiàng)目名稱規(guī)格/型號(hào)