財務報銷流程制度.doc

財務報銷制度及報銷流程第一部分 總則 第一條 為了加強公司內(nèi)部管理，規(guī)范公司財務報銷行為,倡導一切以業(yè)務為重的指導思想，合理控制費用支出，特制定本制度。 第二條 本制度根據(jù)相關的財經(jīng)制度及公司的實際情況，將財務報銷分為日常辦公費用、工薪福利及相關費用、稅費支出、項目相關支出及專項支出等,以下分別說明報銷相關的借款流程及各項支出具體的財務報銷制度和報銷流程。 第三條 本制度適用公司全體員工。 第二部分 借支管理規(guī)定及借支流程 第四條 借款管理規(guī)定 (一) 出差借款：出差人員憑審批后的出差申請表按批準額度辦理借款（借款金額不可超出本人工資，如超出需副總特批），出差返回后3個工作日內(nèi)辦理報銷還款手續(xù)。 (二) 其他臨時借款，如業(yè)務費、周轉金等，借款人員應及時報帳，除周轉金外其他借款原則上不允許跨月借支。 (三) 各項借款金額超過5000元應提前一天通知財務部備款。 (四) 借款銷賬規(guī)定：借款銷帳時應以借款申請單為依據(jù)，據(jù)實報銷，超出申請單范圍使用的，須按報銷流程審批，否則財務人員有權拒絕銷帳。(五) 借款未還者原則上不得再次借款，逾期未還借支者轉為個人借款從工資中扣回。 （ 六）員工私人借款的額度不得超過本人當月工資50%，返款日為下次發(fā)放工資之前，否則將在發(fā)放工資時扣除借款。第一條 借款流程 (一) 借款人按規(guī)定填寫借款單，注明借款事由、借款金額（大小寫須完全一致，不得涂改）、支票或現(xiàn)金。 (二) 審批流程：參照財務審批流程。 (三) 財務付款：借款憑審批后的借款單到財務部辦理領款手續(xù)。 第三部分 日常費用報銷制度及流程 第二條 日常費用主要包括差旅費、電話費、交通費、辦公費、低值易耗品及備品備件、業(yè)務招待費、培訓費、資料費等。在一個預算期間內(nèi)，各項費用的累計支出原則上不得超出預算。 第三條 費用報銷的一般規(guī)定 (一) 報銷人必須取得相應的合法票據(jù)(相關規(guī)定見發(fā)票管理制 度) (二) 填寫報銷單應注意:根據(jù)費用性質填寫對應單據(jù)；嚴格按單據(jù)要求項目認真寫，注明附件張數(shù)；金額大小寫須完全一致（不得涂改）；簡述費用內(nèi)容或事由。 (三) 按規(guī)定的審批程序報批。 (四) 報銷5000元以上需提前一天通知財務部以便備款。 第四條 費用報銷的一般流程:參照財務審批流程。第五條 差旅費報銷制度及流程。 （一）報銷范圍：本細則適用于公司國內(nèi)出差的報銷及外地長駐人員。（二）出差審批辦法：出差申請程序：因工作需要出差，無論是否借款，出差前均應填寫“出差計劃”，明確出差任務、出行路線、逗留時間及隨行人員等相關事宜，出差申請單應由部門主管審核簽字。若同次出差任務涉及多部門員工的，應按部門分別填制出差申請單。未經(jīng)過審批的，不予借支和報銷差旅費?！俺霾钌暾垎巍庇韶攧詹苛舸妫⒆鳛椴块T費用考核依據(jù)。如需借款，應填寫“領款憑單”，根據(jù)出差申請單確定借款金額。同時財務部實行“前賬不清、后賬不借”的原則。A、 差旅費報銷程序：1、 出差人填寫好差旅費報銷單，將票據(jù)粘在粘貼單上，由報銷人簽字，經(jīng)部門主管或經(jīng)理確認。2、 負責人審批簽字。3、 會計審核制單，預借款予以沖銷，款項多退少補。4、 會計復核憑證。5、 出納辦理：現(xiàn)金、支票收付。B、 出差住宿標準：（附全國城市定位一線、二線、三線、四線） 人員級別城市住宿費標準補助標準三線、四線城市 一線、二線城市全線城市普通職員（副）主管、副經(jīng)理100元/天120元/天140元/天20元/天經(jīng)理（含）以上總經(jīng)理以下級別140元/天180元/天20元/天總經(jīng)理實報實銷實報實銷實報實銷注：（1） 報銷時均以實際有效票據(jù)為準，超出標準的部分公司不予報 銷，公司將低于標準的部分的50%做為獎勵； （2）住宿原則，如是同性別2人或多人出差，采用拼房合住方式， 計算標準同上； （3）以上表格中若（客戶或第三方）公司已經(jīng)承擔食宿費，則不另行報銷；（4）訂貨會、大型培訓及公司活動由組織部門統(tǒng)一領款報銷，則不另行報銷。（5）出差補助發(fā)放標準：支持（巡查）長沙市區(qū)（包括星沙）以外市場或門店 可享有20元/天的出差補助。（6） 訂貨會、大型培訓及公司組織活動均不享有出差補助。（7） 出差補助計算方式：按自然天數(shù)計算，出差半天按半天計算出差補助， 夜間乘車（下午18:00以后且連續(xù)乘車7小時達到）計算半天出差補助。（8）出差補助發(fā)放形式：由出差人員填寫報銷單，單據(jù)上注明出差天數(shù)與補助 金額，報銷時統(tǒng)一辦理。（9） 出差補助從2012年1月1日開始試行，試行部門為銷售部、貨品部其他 部門暫時不推行，若后期執(zhí)行范圍擴大將出具修改文件說明。（9）長期駐外補貼：同一地點連續(xù)出差10天以上為長期出差，不發(fā)放出差補 助，可申請長期駐外補貼，長期補貼根據(jù)城市定位不同，進行分級，具體 為：一線、二線城市500元/月，三線、四線城市300元/月。C、 乘坐工具標準： 級別 項目普通職員（副）主管、副經(jīng)理經(jīng)理（含）以上總經(jīng)理以下級別總經(jīng)理飛機不允許乘坐不允許乘坐按實報銷動車、高鐵不允許乘坐普通列車7小時內(nèi)到達，可選擇“動車”或“高鐵”按實報銷火車7小時之內(nèi)到達目的地標準為硬座，7小時以上可選擇規(guī)定標準硬臥鋪7小時以上到達目的地標準為硬座，7小時以上可選擇規(guī)定標準硬臥鋪按實報銷市內(nèi)公交車、出租車市內(nèi)公交車票按標準報銷，不予報銷出租車票按月標準憑票報銷按實報銷（三）差旅費報銷原則：（1） 住宿費報銷條件：根據(jù)出差計劃單表預算，結合出差住宿標準核算，超出預算部分不予報銷。（2） 交通費報銷原則：根據(jù)交通乘坐標準，結合出差計劃表進行報銷，超出預算部分不予報銷。（3） 交通補貼：凡有交通補貼的員工嚴格按照標準報銷，超出標準部分不予報銷。交通補貼只針對長沙市內(nèi)交通費，因出差產(chǎn)生的其他城市市內(nèi)交通費按照出差標準報銷）。（4） 出租車費用報銷：參照“乘坐工具標準”執(zhí)行，但考慮大部分員工對出差地乘坐路線、工具不清晰，特規(guī)定，單次出差由汽車（火車）站至目的地，由目的地至車站，車程20元以內(nèi)可乘坐出租車，超出標準外應乘坐巴士（或超出部份出租車費不予以報銷）。（5） 出差期間，若發(fā)生招待費（須獲得上級批準），報銷時須單獨填報，要求寫明發(fā)生費用原因，被招待對象及其聯(lián)系電話和就餐金額。（6） 代理商要求長沙公司委派人員常駐的，該人員工資由當?shù)卮砩坛袚l(fā)放，根據(jù)員工職位不同，薪資不同，該項工資為特殊工資，另行計算。（7） 出差的行程路線須與出差申請單上表明路線相符。不得乘坐旅游專線汽車，不得繞行。違反規(guī)定的，其超出標準的金額，自行承擔，并減出多行走天數(shù)已發(fā)生的費用，且多行走的天數(shù)按曠工處理。（8） 出外學習、培訓和參加會議的人員，如果主辦單位統(tǒng)一安排食宿，食宿費已包含學習、培訓、會議費用中的，憑會議證明和發(fā)票，在審核后按實報銷學習、培訓、會務費，不再另報住宿費及補助。如經(jīng)審查后，發(fā)現(xiàn)有弄虛作假者，按多報住宿費及補助的5倍負激勵，給予其所在部門或分管領導2倍的負激勵。（9） 公司組織訂貨會、大型培訓及公司活動應嚴格按照安排流程執(zhí)行，不得違反規(guī)定私自操作。違反規(guī)定的，因其產(chǎn)生的金額，自行承擔，若有超出安排時間的，超出部分按照曠工處理。（10） 嚴格控制出差人數(shù)，多派人出差的部門領導處以多派人出差費用的2倍負激勵。（11） 出差人員應在回公司后3個工作日報賬，需延期報銷的應有書面申請并有部門領導和分管領導審批。否則按應報金額的10%進行處罰，同時對部門領導負激勵50元/次。第六條 電話費報銷制度及流程 (一) 費用標準 1. 移動通訊費：為了兼顧效率與公平的原則，根據(jù)員工工作性質以及公司的實際情況設定報銷標準，如：公司招商部員工每月移動話費補助100元，于每月工資中發(fā)放。超出標準之外招商部員工自行負責。2固定電話費：公司為員工提供工作必須的固定電話，并由公司統(tǒng)一支付話費。不鼓勵員工在上班期間打私人電話。 (二)報銷流程 1、財務部通知招商部有話費補助的員工于每月（10日前）按話費標準將發(fā)票交財務部，以便會計做賬。 2、固定電話費由行政部指定專人按日常費用審批程序及報銷流程辦理報銷手續(xù)，若遇電話費異常變動情況應到電信局查明原因，特殊情況報副總經(jīng)理批示處理辦法。 第十一條 交通費報銷制度及流程 (一) 費用標準：(1)員工因公需要用車可根據(jù)公司相關規(guī)定申請公司派車，經(jīng)行政部車輛管理人員同意后方可用車，特殊情況經(jīng)經(jīng)理批準方可乘坐出租車；(2)市內(nèi)因公公交車費應保存相應車票報銷。 (二) 報銷流程 參照財務審批流程第十二條 辦公費、低值易耗品等報銷制度及流程 （一）管理規(guī)定:為了合理控制費用支出，此類費用由公司行政部統(tǒng)一管理，集中購置，并指定專人負責。 （二）報銷流程 1購置申請: 公司行政部每季度根據(jù)需求及庫存情況按預算管理辦法編制購置預算，實際購置時填寫購置申請單按資產(chǎn)管理辦法規(guī)定報批。 2報銷程序：報銷人先填寫費用報銷單(附出入庫單)，按日常費用審批程序報批。審批后的報銷單及原始單據(jù)（包括結賬小票）交財務部，按日常費用報銷流程付款或沖抵借支。 3費用歸集：財務部按月根據(jù)行政部提供的各部門領用金額統(tǒng)計表，歸集核算各部門相關費用。庫存用品作為公共費用，待實際領用時分攤。 第十三條 招待費、培訓費、資料費及其他報銷制度及流程 （一）費用標準 1. 招待費：為了規(guī)范招待費的支出，大額招待費應事前征得副總經(jīng)理的同意。 2. 培訓費:為了便于公司根據(jù)需要統(tǒng)籌安排，此費用由公司人力資源部門統(tǒng)一管理，各部門培訓需求應及時報送人力資源。人力資源根據(jù)實際需要編制培訓計劃報副總經(jīng)理審批。 3. 資料費：在保證滿足需要的前提下，盡量節(jié)約成本，注意資源共享。一般來說公司所有資料、用品購買均由行政部負責，特殊情況除外。 4.其他費用：根據(jù)實際需要據(jù)實支付。 ( 二)報銷流程： 參照財務審批流程第四部分 工薪福利及相關費用支出制度及流程 第十四條 工薪福利等支出包括工資、臨時工資、社會保險及各項福利等，此類費用按照資金支出制度相關規(guī)定執(zhí)行。 第十五條 工薪福利支付流程 (一) 工資支付流程：（1）每月13日由人力資源部將本月經(jīng)公司總經(jīng)理審批后的工資支付標準（含人員變動、額度變動、扣款、社會保險等信息）編制標準格式的工資表；（2）具體審批流程參照財務審批流程；（3）每月18日由財務部通過銀行代發(fā)形式支付工資；（4）每月18-25日員工到人事部領工資條并與工資卡內(nèi)資金進行核實。 （二）臨時工資支付流程同工資支付流程。 （三）社會保險支付流程：（1）由人力資源部將由公司副總經(jīng)理審批后的支付標準交財務部進行相關的財務處理；（2）社會保險金由財務部協(xié)助人力資源辦理銀行托收手續(xù)，財務部收到銀行托收單據(jù)應交人力資源部專人簽字確認，若有差異應查明原因并按實際情況進行調(diào)整。 （四）其他福利費支出由公司人力資源部按審批后的支付標準填寫報銷單，具體流程參照財務審批流程第五部分 專項支出財務報銷制度及流程 第十六條 專項支出主要包括軟件及固定資產(chǎn)購置、咨詢顧問費用、廣告宣傳活動費及其他專項費用等。 第十七條 軟件及固定資產(chǎn)購置報銷財務制度及流程。 (一) 填寫購置申請：按公司資產(chǎn)管理制度相關規(guī)定填寫資產(chǎn)購置申請單并報批。 (二) 報銷標準：相關的合同協(xié)議及批準生效的購置申請。 (三) 結賬報銷：（1）資產(chǎn)驗收（軟件應安裝調(diào)試）無誤后，經(jīng)辦人憑發(fā)票等資料辦理出入庫手續(xù)，按規(guī)定填寫報銷單（經(jīng)辦人在發(fā)票背面簽字并附出入庫單）； （2）按資金支出規(guī)定審批程序審批；（3）財務部根據(jù)審批后的報銷單以銀行轉賬/支票形式付款；（4）若需提前借款，應按借款規(guī)定辦理借支手續(xù)，并在事后的第一個報銷日內(nèi)辦理報銷手續(xù)。 第十八條 其他專項支出報銷制度及流程 (一) 費用范圍：其他專項支出包括其他所有專門立項的費用（含咨詢顧問、廣告及宣傳活動費、公司員工活動費用、辦公室裝修及其他專項費用）支出。 (二) 費用標準：此類費用一般金額較大，由主管部門經(jīng)理根據(jù)實際需要向副總經(jīng)理提交請示報告（含項目可行性分析、費用預算及相關收益預測表等），經(jīng)副總經(jīng)理簽署審核意見后方可執(zhí)行。 (三) 財務報銷流程 1審批后的報告文件到財務部備案，以便財務備款。 2簽訂合同：由直接負責部門與合作方簽訂正式合作合同，（合同簽訂前由公司法律顧問的審核，合同應注明付款方式等）。 3付款流程：（1）由經(jīng)辦人整理發(fā)票等資料并填寫費用報銷單（填寫規(guī)范參照日常費用報銷一般規(guī)定）；（2）按審批程序審批；（3）財務部根據(jù)審批后的報銷單金額付款；（4）若需提前借款，應按借款規(guī)定辦理借支手續(xù)，并在返回公司后3個工作日內(nèi)辦理報銷手續(xù)。