Outlook關(guān)于提醒及日歷的設(shè)置.ppt

通過outlook來管理時間 一 運用outlook的提醒功能備忘 管理工作a markunread及quickflag的用法b calendar的用法c tasks的用法d notes的用法 二 運用outlook的快速查找 建立規(guī)則及建立對象群來提高工作效率a 郵件按需求排序b 使用find的功能c 使用createrule的功能 將郵件規(guī)類d 建立Contact A markunread及quickflag的用法 功能 1 方便查找沒有閱讀和處理的郵件2 根據(jù)flag的不同顏色標(biāo)注事情的輕重緩急 并定時提醒操作 如下 1 方便查找沒有閱讀和處理的郵件 在收到郵件時 瀏覽郵件內(nèi)容 對于不緊要的郵件 mark郵件為unread 在有工作空歇時 通過searchfolders查詢未開啟的郵件 例 一 三 二 2 根據(jù)flag的不同顏色標(biāo)注事情的輕重緩急 并定時提醒 收到郵件 瀏覽后對于要處理的郵件 使用不同色的Flag 標(biāo)注出事情的緩急 定好提醒時間 便于挨個有序處理 且不會遺漏 處理完后 劃勾或ClearFlag 通過searchfolders可以統(tǒng)一查詢還有多少郵件未處理 例 一 二 三 B calendar的用法 1 便于大家約與會者開會 并在會前提醒與會者2 便于大家設(shè)置對自己的工作提醒 且根據(jù)日 工作日 周 月瀏覽哪些天是有工作安排的3 較之Flag它可以起到周期性提醒的作用 一 1 約會議 并在會前提醒與會者 二 三 四 2 設(shè)置對自己工作的提醒 且根據(jù)日 工作日 周 月瀏覽 a 前兩個步驟 同約他人參加會議一樣 點一個新的Calendar對話框出來b 如下圖一切設(shè)置好后 同樣可以根據(jù)Recurrence進(jìn)行周期性的提醒c 不同處 不需要對InviteAttendees進(jìn)行設(shè)置d 設(shè)置完后點SaveandClose 瀏覽會議安排 自己的工作安排 按月 日 周 工作日瀏覽 目前是按月 C Tasks的用法個人認(rèn)為Tasks的功能和Calendar雷同 同Calendar一樣通過Tasks圖標(biāo)或Go進(jìn)入Tasks 建立一個新的Tasks可以有提醒功能 可以加附件 但無法根據(jù)顏色看出重要性 無法約會議 可以作為任務(wù)發(fā)給相關(guān)人員 大家可以根據(jù)喜好選擇 附注 Tasks和Calendar如果你是對已有郵件的設(shè)置 那么可以用鼠標(biāo)點擊郵件的標(biāo)題欄 摁住左鍵不放 后拖到相關(guān)的圖表處 這樣可以節(jié)省輸內(nèi)容的時間 例 1 可以記錄一些重要事情 電話號碼等2 對于提醒功能用的頻繁的人 有時候可能不會看提醒 而遺漏工作但當(dāng)天要做的緊要事情 可以向便簽條一樣貼在桌面 例 D Notes用法 一 二 三 四 二 運用outlook的快速查找 建立規(guī)則及建立對象群來提高工作效率 a 郵件按需求排序 這樣方便大家查找郵件 點擊此處 會出現(xiàn)下拉對話框 郵件會根據(jù)日期 發(fā)件人 收件人大小 標(biāo)題等排這樣能方便大家更快查找到相關(guān)郵件 b 使用find的功能 C 使用createrule的功能 將郵件規(guī)類 D 建立Contact針對你經(jīng)常發(fā)送郵件的對象群 建立Contact 可以減少你輸入收件人姓名的時間 一 二 點SelectMem