事件策劃與執(zhí)行最精典之活動(dòng)執(zhí)行方案.ppt

事件策劃與執(zhí)行培訓(xùn) 內(nèi)部培訓(xùn)資料 說在前面的話 公關(guān)策劃321法則 1個(gè)目的滿足客戶要求 3個(gè)前提 2個(gè)關(guān)鍵點(diǎn) 產(chǎn)品同質(zhì)化傳播策劃媒體資源有限化議題策劃傳播手段重復(fù)化主題策劃 符合定位支持品牌 產(chǎn)品定位結(jié)果導(dǎo)向方案的可行性符合客戶要求 前期準(zhǔn)備 目的 前期準(zhǔn)備 確立目標(biāo)的程序 前期準(zhǔn)備 預(yù)算 先確定預(yù)算 再確定計(jì)劃是穩(wěn)妥的方法 確定必須成本來賓交通及接待場(chǎng)地施工和裝飾工作人員費(fèi)用 納入非必須成本表演和娛樂主持人等 其他 前期準(zhǔn)備 構(gòu)思 摒棄頭腦中所有雜念 全心全意地想象活動(dòng)的全過程 這個(gè)想象應(yīng)至少重復(fù)三次 并將你想象的全過程詳細(xì)地說給你的團(tuán)隊(duì) 以便獲得補(bǔ)充 每個(gè)環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)問題的地方每個(gè)環(huán)節(jié)所需用到的物料每個(gè)環(huán)節(jié)是否可以再優(yōu)化每個(gè)環(huán)節(jié)是否給人驚喜在構(gòu)思完成后 再次檢查你的目的是否達(dá)到 在構(gòu)思完成后 再次檢查你的預(yù)算是否足夠 團(tuán)隊(duì)構(gòu)成和時(shí)間表 團(tuán)隊(duì) 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人參與部門項(xiàng)目所必須的人員配備 供應(yīng)商列表和對(duì)應(yīng)聯(lián)系人 場(chǎng)地搭建租車 禮儀攝影攝像其他 確定你的工作團(tuán)隊(duì) 確定你的供應(yīng)商 團(tuán)隊(duì)構(gòu)成和時(shí)間表 項(xiàng)目推進(jìn)表 項(xiàng)目推進(jìn)表 為可控因素預(yù)留必要時(shí)間 比正常時(shí)間多1 3 項(xiàng)目執(zhí)行 為每個(gè)成員制定每日工作協(xié)調(diào)內(nèi)容物料清單 列舉已有物料及需要準(zhǔn)備的物料人員分工 列出每個(gè)子項(xiàng)目負(fù)責(zé)人必須首先確定不可控因素 障礙來自哪里 場(chǎng)地 如果不及時(shí)確定可能租不到合適的場(chǎng)地重要來賓 他們的時(shí)間 行程是不確定的其他不可控因素預(yù)定的檢查時(shí)間通報(bào) 向所有成員報(bào)告每日工作的完成情況 分享你的完成快樂 也分享別人的完成快樂使其他成員知道應(yīng)該沿著你完成的項(xiàng)目去做什么 應(yīng)付意外情況 贏得補(bǔ)救機(jī)會(huì) 項(xiàng)目推進(jìn)表的分解 正確制定并運(yùn)用子目標(biāo) 制定子目標(biāo)的原則 所有子目標(biāo)的完成將自然導(dǎo)致總目標(biāo)的完成 制定子目標(biāo)的程序 與所有成員逐個(gè)討論總目標(biāo) 明確每個(gè)成員的工作及在總體任務(wù)中的位置 為每個(gè)成員限定目標(biāo)要求及資源 制定子目標(biāo)時(shí)的問題 使每個(gè)成員了解子目標(biāo) 但同時(shí)知道總目標(biāo) 每個(gè)個(gè)體都應(yīng)該擁有完成子目標(biāo)所相應(yīng)的權(quán)利 運(yùn)用子目標(biāo)來限定責(zé)任和要求 墨菲法則 可能出錯(cuò)的就一定會(huì)出錯(cuò) 團(tuán)隊(duì)構(gòu)成和時(shí)間表 工作說明書 活動(dòng)基本要素 時(shí)間 地點(diǎn) 參與人 主題 流程等 活動(dòng)物料匯總部門工作 接待 流程和要求活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)具體分工 人員位置和要求 文案準(zhǔn)備新聞稿主持人臺(tái)本領(lǐng)導(dǎo)講話稿重要領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)場(chǎng)文件夾內(nèi)容資料通訊錄 工作說明書的主要目的 確定活動(dòng)基本要素 相互關(guān)系及檢查點(diǎn) 明確活動(dòng)基本要素利于活動(dòng)掌控參與人員的工作指導(dǎo) 提升工作效率新增人員的活動(dòng)手冊(cè) 利于快速到位 補(bǔ)位 相互關(guān)系的確認(rèn)部門之間的配合和各自負(fù)責(zé)人 哪些事情可以同時(shí)進(jìn)行 完成項(xiàng)目的方式可能不止一種 通過相互關(guān)系的檢查可以使你找到最好的方法 檢查點(diǎn)可為我們提供補(bǔ)救的機(jī)會(huì)定期的回顧和檢討 在每隔固定時(shí)間由所有成員在一起檢查項(xiàng)目進(jìn)展 并對(duì)意外情況作出補(bǔ)救 場(chǎng)地選擇 列出要求 需要類型 考慮活動(dòng)類別 主題 品味要求來賓人數(shù) 測(cè)算最小面積要求活動(dòng)內(nèi)容 是否有特殊物品擺放 是否需特殊設(shè)施 是否有頂高要求 是否有破壞可能 周邊環(huán)境 交通 噪音 光線 用餐及住宿氣候條件 防雨 防寒 防暑 日落時(shí)間費(fèi)用限制 能夠用于場(chǎng)地租賃的最高限額 場(chǎng)地選擇 詢問 是否有檔期 是否有足夠的布展時(shí)間 場(chǎng)地需要清空嗎 場(chǎng)地清空需要付費(fèi)嗎 場(chǎng)地清掃需要特別安排嗎 場(chǎng)地可容納多少人 使用該場(chǎng)地是否需要辦理特別手續(xù) 是否有噪音及安全 清潔方面的要求 場(chǎng)地能夠提供什么設(shè)施 它們是否收費(fèi) 現(xiàn)場(chǎng)視覺效果如何 是否有遮擋視線的裝飾 場(chǎng)地有多少衛(wèi)生間 條件怎樣 需要裝飾嗎 是否有供貴賓和工作人員休息的地方 場(chǎng)地自身工作人員的素質(zhì)如何 是否有類似活動(dòng)的服務(wù)經(jīng)驗(yàn) 場(chǎng)地是否有存放雜物或資料的地方 車輛安排 停車場(chǎng) 停車場(chǎng)在哪里 從停車場(chǎng)到活動(dòng)場(chǎng)地步行需要多長(zhǎng)時(shí)間 通過哪些線路 停車場(chǎng)的開放和關(guān)閉時(shí)間 停車場(chǎng)需要什么憑證 是否可以專辟停車場(chǎng) 是否有VIP專用停車場(chǎng) 是否有 停車已滿 標(biāo)志牌 停車場(chǎng)是否有保安管理 工作用車停在哪里 是否需付費(fèi) 車輛安排 活動(dòng)班車 來賓來自哪里 何時(shí)啟程 正常何時(shí)抵達(dá) 以每半小時(shí)為單位 列出航班抵達(dá)時(shí)間表 并據(jù)此確定每班班車的間隔時(shí)間 發(fā)車輛數(shù)班車品牌 新舊程度 司機(jī)素質(zhì)如何 會(huì)否迷路 聯(lián)系方式 班車途經(jīng)路線是否有擁堵可能 預(yù)留至少一輛機(jī)動(dòng)車輛 車輛安排 特殊來賓接待 特殊來賓有多少人 正確職務(wù) 他們啟程和抵達(dá)的精確時(shí)間表 是否有陪同人員 入住酒店 入住時(shí)間和離開時(shí)間 特殊來賓的級(jí)別是否有差別 他們是否要求乘坐不同檔次的車輛 特殊來賓的行程安排 活動(dòng)當(dāng)天 征求本人或隨從的意見 活動(dòng)前是否觀看場(chǎng)地并參加彩排 由誰接待 期間是否有其他安排 會(huì)議 用餐 特殊來賓的活動(dòng)文件夾準(zhǔn)備 簡(jiǎn)易流程 講話稿 行程提醒 來賓接待 當(dāng)來賓準(zhǔn)備趕赴機(jī)場(chǎng)時(shí) 接待工作已經(jīng)開始 來賓是否拿到了正確的機(jī)票 來賓是否方便抵達(dá)機(jī)場(chǎng) 當(dāng)來賓抵達(dá)機(jī)場(chǎng)時(shí)是否安排工作人員辦理手續(xù) 來賓是否知道下飛機(jī)后應(yīng)該如何做 突發(fā)情況處理 航班延誤個(gè)別來賓遲到 來賓接待 當(dāng)來賓走下飛機(jī)后 確保第一時(shí)間知道接站人位置在班車等候時(shí)間不能超過30分鐘在班車行程中為來賓播放輕松音樂突發(fā)情況處理 班車損壞部分來賓延誤班車迷路 來賓接待 當(dāng)來賓抵達(dá)接待區(qū)時(shí) 確保第一時(shí)間看到接待人員和接待指示牌預(yù)估每批來賓人數(shù) 保障足夠的接待人力如果是入住酒店 最好提前拿到所有來賓入住房間 以節(jié)省來賓登記時(shí)間 并在登記完成后交酒店總臺(tái)在接待區(qū)預(yù)備休息區(qū)如果是直接進(jìn)入會(huì)場(chǎng) 應(yīng)準(zhǔn)備存衣處 行李寄存處 并有專人管理 預(yù)備存衣牌突發(fā)情況處理 因交通原因突然導(dǎo)致來賓人數(shù)劇增 來賓接待 來賓登記時(shí)應(yīng)了解什么 活動(dòng)的日程安排活動(dòng)所需佩戴證件及使用要求活動(dòng)場(chǎng)地平面圖及入口 出口 衛(wèi)生間位置何時(shí)可以離開 離開機(jī)票領(lǐng)取的時(shí)間和方式來程時(shí)的費(fèi)用報(bào)銷時(shí)間 地點(diǎn) 方式離開時(shí)是否有班車接送 用餐時(shí)間 地點(diǎn) 用餐憑證 來賓接待 當(dāng)來賓進(jìn)入酒店房間休息 準(zhǔn)備小型歡迎卡確保來賓能夠迅速聯(lián)絡(luò)接待人員是否需要提前清空房間內(nèi)的收費(fèi)物品 房間內(nèi)是否需要準(zhǔn)備鮮花及水果 房間內(nèi)應(yīng)準(zhǔn)備當(dāng)?shù)芈糜问謨?cè)及地圖 現(xiàn)場(chǎng)布置 來賓行走線路現(xiàn)場(chǎng)勘察 場(chǎng)地有多少入口 是否可以確保來賓從指定入口進(jìn)入 來賓人數(shù)有多少 是否能夠及時(shí)順暢地通過入口 入口是否需要鋪設(shè)紅地毯 在抵達(dá)會(huì)場(chǎng)途中是否要穿越其他場(chǎng)地 是否有明確方向指示 來賓進(jìn)入會(huì)場(chǎng)后是否能夠立即找到自己的位置 不同類別的來賓是否需要分別設(shè)定入口 是否有來賓需要特別休息室 現(xiàn)場(chǎng)布置 搭建施工保證施工期間的用電及保安保證施工用料的擺放位置檢查施工單位用料擺放是否合理搭建完成時(shí)間應(yīng)保障至少12小時(shí)的彩排時(shí)間務(wù)必進(jìn)行最大負(fù)荷電量測(cè)試施工完畢后應(yīng)清理一切施工痕跡確保用電線路安全隱秘 現(xiàn)場(chǎng)布置 舞臺(tái)布置保障上場(chǎng)及下場(chǎng)通道暢通后臺(tái)有方便快捷且安全的物品存放處來賓上下舞臺(tái)通道地板檢查 是否有松動(dòng)可能舞臺(tái)布置的設(shè)備不能遮擋現(xiàn)場(chǎng)攝影攝像視線確保來賓無法進(jìn)入后臺(tái) 現(xiàn)場(chǎng)布置 來賓區(qū)域貴賓席如何布置 座位安排圖 是否需要名簽或椅背簽 為外籍人士座位的側(cè)后方安排翻譯人員座位來賓的通道是否暢通 是否要準(zhǔn)備同傳 規(guī)格 現(xiàn)場(chǎng)翻譯 預(yù)留攝影攝像位置 是否需要架高 來賓取用飲料位置是否方便 當(dāng)來賓退場(chǎng)時(shí)是否可能發(fā)生擁擠 后勤安排 安排專門工作人員負(fù)責(zé)用餐預(yù)訂及送達(dá)指定工作人員用車和司機(jī)文件打印資料裝袋 運(yùn)輸和存放物品領(lǐng)取登記視頻 圖片資料 媒體接待基礎(chǔ)文件 媒體接待基礎(chǔ)文件邀請(qǐng)媒體名單新聞夾內(nèi)容航班時(shí)刻表 接 送車輛安排 住房登記表媒介分工 活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)位置 接待物料專訪安排 名單 Q A 陪同媒介 速錄 其他事