會議管理案例分析.doc

秘書考試（四級）復習筆記之會議管理案例分析案例一 英豪公司將舉行銷售團隊會議，研究銷售工作下一季度的目標以及人員招聘、銷售二部經(jīng)理人選等問題，在會上，還將進行東部地區(qū)銷售情況的總結、銷售一部關于內(nèi)部溝通問題的發(fā)言。如果你是秘書，請制定一個會議議程表。 英豪公司銷售團隊會議議程表 公司銷售團隊會議將于5月25日星期一上午九點在公司總部的三樓會議室舉行。 宣布議程。 說明有關人員缺席情況。 宣讀并通過上次會議的記錄。 東部地區(qū)銷售情況總結。 銷售一部經(jīng)理關于加強團隊溝通問題的發(fā)言。 公司銷售人員的招聘和重組。 銷售二部經(jīng)理的人選。 下季度銷售目標。 案例二 公司準備在暑假召開一個各部門負責人的培訓會議，經(jīng)理讓秘書鐘苗選擇一個會議地點，鐘苗經(jīng)過仔細考慮，預定了位于市郊風景區(qū)的一家酒店，價格相對便宜，而且風景宜人。經(jīng)理及參加培訓的人員都很滿意。 點評：由于該會議的參加者都是本單位人員，可一起驅(qū)車前往，所以郊外是比較理想的選擇，不但價位適中，而且位于風景區(qū)，可使與會者身心放松。 案例三 名山公司要召開2003年度總結大會，作為大會工作人員的王琴主要負責會議文件材料工作。會前王琴進行會議籌備有關信息的搜集，為會議議題的確定及大會會議材料的形成做好準備。年度大會的工作報告非常重要，包括一定時期的工作總結、體會或者經(jīng)驗，對目前情況的分析和下一步工作的思路、要求及具體措施等內(nèi)容。為此，王琴有針對性地、廣泛搜集一段時間以來各方面工作的進展情況。會議期間王琴認真做好會議記錄，力求會議記錄準確、完整，忠實發(fā)言人的原意，并進行會議發(fā)言錄音和錄像。為了使會議信息盡快傳遞給與會者，她及時編寫會議簡報、使會議達到良好的效果。會后王琴認真編寫會議紀要，作為與會代表貫徹執(zhí)行的依據(jù)，推動會議精神的貫徹落實，她還搜集齊會議期間所有文件材料，及時整理有關會議文件，為會議文件的歸檔打下基礎。王琴大會期間的表現(xiàn)贏得了大家的一致好評。 點評：會議信息流動和處理是否科學、務實、有效，直接影響會議的質(zhì)量和效率，影響會議的實際效果。王琴的會議信息工作實際上是確保會議信息有效流動，實現(xiàn)會議目的的工作?？荚嚧缶庉嬚戆咐?天地公司年底為表示對客戶的謝意，召開了客戶聯(lián)誼會，會后共進晚餐。負責接待工作的秘書鐘苗根據(jù)上司的指示和宴會慣例，安排桌次座位。這次宴會共設3桌，餐廳正面靠墻為主桌，編1號，靠入口處為2、3號桌，擺成三角形，突出主桌。重要客戶在主桌。為方便來賓入席，鐘苗特意做了座位名簽，并擺在桌上。但由于這次聯(lián)誼會時間緊，與會人員名單確定得晚，鐘苗在抄寫時漏了應便在主桌的一位重要客戶，結果致使該客戶入席時找不到座位，出現(xiàn)了十分尷尬的場面。 點評：秘書鐘苗在安排會議晚宴時，只注意到桌次的正確安排和名簽的擺放，但忽略了對人員和名簽的核對，致使重要嘉賓未能受到應有的禮遇，給組織的公關工作造成了不良的影響。 案例五 某公司要舉辦成立大會，請了有關單位的領導參加，秘書小李負責嘉賓的邀請。她用電話通知各位嘉賓，但有的嘉賓電話沒通，所以沒有找到，事后她把這件事忘掉了，會前也沒和嘉賓再次確認。對于重要嘉賓發(fā)出了邀請函，但邀請函不是十分美觀，比較簡陋。結果開會那天，來的嘉賓很少。 點評：秘書小李的做法有許多不妥之處。邀請嘉賓是一項重要的工作，一定要抓住確認環(huán)節(jié)，這樣才不會使組織很被動。另外，要注意邀請的禮節(jié)，在邀請函和請柬這些事情上都要精益求精，顯示出組織應有的尊重和誠意。 案例六 某公司舉辦大型服裝新品展銷會。與會者是來自各大公司的老總或經(jīng)理。本次活動得到了媒體的廣泛關注。當?shù)卣矊Υ水a(chǎn)生了濃厚的興趣。該公司也向當?shù)卣l(fā)出了邀請。由副市長代表參加。市長由于有另外一個活動，不能確定。展銷會即將開始時，市長卻來到了。各嘉賓已經(jīng)在臺上就座。但發(fā)現(xiàn)沒有市長的名臺和座位，會議主辦方十分尷尬。 點評：該公司應實現(xiàn)考慮好領導的到來可能性。即使不來，也要做好物品的準備工作。案例七 海潮公司正在召開新產(chǎn)品質(zhì)量鑒定會，會務秘書黃嘉正在會務組值班室值班，這時進來一位西裝革履的先生，聲稱要找一位鑒定專家有事，黃嘉便讓他自己到會場去找，這時，一個工作人員匆匆跑來，告訴她會議的電源插口有了問題，讓她快找公司的電工師傅，黃嘉說：“今天是周六，我哪知道他在哪啊？”于是，便不再管。過了一會兒，她看了看表，快下午5：00了，估計不會再有什么事，便離開了公司。 點評：會議的值班工作是一項重要和嚴肅的工作，值班人員要以認真負責的態(tài)度做好工作，不能脫崗，不能推諉責任。在值班時，手邊要有相關人員的通訊錄。 案例八 在公司召開新聞發(fā)布會期間，秘書鐘苗與媒體進行了良好的溝通。她在會前為記者安排了一個介紹會，準備了詳盡的會議材料，專門辟出場地以供攝影攝像，并且給了記者充分的提問時間。發(fā)布會很成功，媒體的報道內(nèi)容翔實，很有說服力，在社會上引起了較大的反響。 點評：會議期間一定要注意接待好新聞媒體，讓記者能夠有充分的機會與時間了解相關信息，為記者的報道提供了方便。 案例九 華夏企業(yè)協(xié)會舉辦了“華夏公司融資操作研討會”，此次會議邀請了國內(nèi)一批頂尖的經(jīng)濟學家、管理學家到場發(fā)表演說，各大媒體聞風而動，齊聚會場。秘書鄧林負責會議的信息宣傳工作。她因事先對情況估計不足，當許多記者向她索要新聞稿、宣傳資料、專家講座大綱時，無法滿足對方的要求，協(xié)會領導向她詢問各大媒體對會議的報道情況時，她也沒有做好簡報收集、留齊各種資料，無法為領導提供適用的信息。點評：作為會議期間負責信息工作的秘書，應該為記者準備好新聞稿、宣傳資料、專家講座大綱等材料。在會議期間，還要及時做好簡報收集，留齊各種資料，為領導提供適用的信息。 案例十 風雷公司在2002年末召開了改革企業(yè)管理制度新春座談會，會上各個部門的職工代表就如何改革現(xiàn)有的企業(yè)管理制度紛紛獻計獻策，公司總經(jīng)理在做會議總結之前，讓秘書許茹收集會議各方面的信息，許茹從簡報、會議記錄和群眾來信中搜集了一些資料，但總經(jīng)理卻認為她沒有能夠提供一些反饋信息，希望她能改進這方面的工作。 點評：許秘書在掌握會議反饋信息搜集途徑方面不夠全面，因此所收集的信息量不夠。許茹應擴大自己收集信息的渠道，掌握更多的收集方法。 案例十一 某公司日常管理比較混亂，秘書沒有將公司會議記錄立卷歸檔，經(jīng)常發(fā)生找不到會議文件資料的事情。一次，公司與合作方經(jīng)過幾次協(xié)商，雙方簽署了一個項目的合作意向。不久，雙方約定再次商談并簽訂正式文本。然而，當需要簽署意向書時，秘書在自己所保存的文件中無論如何也找不到了。當合作方聽說此事后，中止了與該公司的合作。 點評：秘書在收齊會議文件后，應及時整理會議相關文件，加工、修改與會人員的討論稿，根據(jù)需要形成決議紀要或會議紀要。會議文件資料的立卷歸檔原則上是一會一卷，便于日后查找、利用。 案例十二 開具發(fā)票時有出入怎么辦？ 公司員工小張去某城市參加全國電子產(chǎn)品交流會，會期一周。按照會議通知，他交了1600元的會務費，組織方開具了發(fā)票。小張回來報銷時，財務處說發(fā)票無效不予報銷，原因是發(fā)票上缺少財務章。小張馬上與會務組織聯(lián)系，幾經(jīng)周折才聯(lián)系上，對方稱他們的發(fā)票是正式的，不可能沒有財務章。讓小張將發(fā)票寄給他們，如果確實有問題愿意承擔責任。考試大編輯整理點評：發(fā)票是報銷的憑證。發(fā)票開具應按照規(guī)定的時限和順序，逐欄、全部聯(lián)次一次性如實開具，并加蓋單位財務印章和發(fā)票專用章。不符合規(guī)定的發(fā)票，不得作為財務報銷憑證，任何單位和個人有權拒收。 案例十三 會議決定事項的催辦。一段時間以來，某公司的一些會議決定遲遲得不到落實，有的部