檔案管理實施細則(含表格).docx

檔案管理實施細則一、 目的規(guī)范檔案管理工作，是公司發(fā)展過程中一項重要的基礎性工作。企業(yè)擁有健全的檔案資源，對維護企業(yè)權益、開發(fā)新產品、開發(fā)人力資源、研究潛在客戶、減少企業(yè)成本、提高經濟效益等都有重要意義。公司檔案工作必須堅持統(tǒng)一集中管理的原則，檔案管理也必須逐步向系統(tǒng)化、標準化、科學化、現(xiàn)代化發(fā)展。二、 適用范圍本細則適用于公司各部門及以后新開工項目或新成立公司的所有須存檔的各類資料。三、 術語和定義1 檔案管理員：專職檔案管理員、兼職檔案管理員（指在各部門中被指派負責本部門檔案管理的人員）。2 檔案管理：文書檔案、圖表檔案、音像檔案、實物等不同載體的檔案材料。四、 檔案分類及編號（文字、圖紙、表格、音像、電子版）（一）立檔單位劃分及檔案劃分1 綜合商務部（辦公室）：1) 與公司業(yè)務發(fā)展有關的政策、法令、法規(guī)文件；2) 各類訴訟檔案；3) 公司工作報告、專題報告；4) 召開大型會議紀要、會議記錄、重要討論稿，公司年度工作總結與工作計劃，重要外事活動記錄；5) 公司章程，升級認證、領導人更選、大事記、機構成立、合并、撤消、更改名稱、啟用印章；6) 公司下級單位的請示與批復，員工來信來訪記錄；7) 公司發(fā)出和收到的重要賀信、賀電和題詞，公司簡報；8) 公司財產清理、統(tǒng)計、購物計劃；9) 部門年度工作總結；10) 公司各項活動形成的有關音像材料；11) 車輛管理相關文件；12) 網絡通訊、辦公設備管理制度；13) 公司日常經營管理過程中出現(xiàn)的階段性文件。2 人事部：1) 人事任免；2) 員工名冊、考核、晉升、獎懲、勞保福利、職稱考評、教育等文件。3 廣告策劃部： 1) 各類企劃文件；2) 投放發(fā)布的原件及復印件；3) 各項活動形成的有關音像材料。4 銷售部（含客戶服務）：1) 買賣合同；2) 客戶檔案。5 成本部：項目管理過程中的施工文件、合同、結算書、招投標書，工作聯(lián)系單及費用結算憑證，按單項工程施工進度進行分類整理。6 工程部： 1) 前期文件（拓展、咨詢、方案、勘察、測繪、可行性研究報告）；2) 各種證書原件；3) 合同（設計、施工、材料）；4) 施工圖及電子版； 7 財務部：1) 執(zhí)照、資質年檢資料原件；2) 公司各種證書、合同的原件；3) 各類財務報表及文件等由財務部自行保管。（二）檔案編號：由資料員統(tǒng)一編號公司代碼部門年號數(shù)字流水號以行政為例： AJY行2010001、 AJY行20100011（如一份文件包含多少小項，在數(shù)字流水號后添加小編號）五、 檔案的收集組卷1. 有關人員在收集、整理檔案資料時，應按嚴格把好質量關。組卷要遵循項目檔案文件資料的自然形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內文件的有機聯(lián)系，分類科學、組卷合理。2. 檔案資料上所反映的圖形尺寸、材質、規(guī)格等內容須與實物相符，做到字跡清楚、圖面整潔、規(guī)格統(tǒng)一、反差良好、簽字手續(xù)完備。3. 凡由易褪色書寫材料(如復寫紙、熱敏紙等)形成的文件資料，應附該文件資料的復印件。4. 照片(含底片)和聲像材料，要求圖像清晰，聲音清楚，解說與畫面同步，照片與聲像材料的文字說明準確精煉；電子檔案(軟盤光盤等)應符合公司有關標準。5. 在整理圖紙檔案資料時，遇下列情況，應要求責任部門進行重新制作；1) 一張圖紙上改動部分超過圖面35或改繪后致使圖面混亂、模糊、分辨不清的圖(表)；2) 使用破損、受過光照圖面不清、紙張有明顯油漬、水漬和有霉變的圖紙或資料；3) 結構、工藝、平面位置(或局部)改變，無法在原圖上通過修改來反映的；4) 管線平面位置變動(長度超過總長的五分之一，線位平移超過2m)，構造形式改變，5) 斷面尺寸變化，豎向位置變動等；6) 未按施工圖位置施工的管線工程。6. 所有竣工圖應有竣工圖章。內容有；編制單位名稱、編制人、技術負責人和編制日期。簽字要求填寫清楚、齊全，不得代簽。7. 有關人員收集的設計、勘察、施工、監(jiān)理等單位的檔案資料須兩套以上，原則以工程合同規(guī)定為準。8. 以上檔案收集整理無誤后，管理員填寫表1文字檔案存檔記錄和表2圖紙檔案存檔記錄（由本部門保存，作為本部門檔案管理臺帳）。六、 檔案的移交歸檔1. 凡公司各部門在項目施工管理、經營活動中形成的文字材料（包括文字、圖表、聲像、實物）承辦部門應指定專人寫出說明、系統(tǒng)立卷、按期向檔案室移交，不得私自保存。2. 項目技術文件資料要按單項工程組卷；項目竣工圖按建筑、結構、水電、暖通、消防、環(huán)保順序組卷；項目管理性文件按問題、時間文件組卷。3. 施工技術文件資料要按管理、依據(jù)、施工安裝記錄、檢測實驗、審定證明排列；竣工圖按專業(yè)、圖號排列；文字在前、圖樣在后。文字裝訂、圖紙不裝訂。4. 其它部門檔案按時間順序組卷。5. 案卷必須填寫卷內目錄、備案表和封面、脊背；編寫案卷頁號，頁號位置時文件資料正面右下角，雙面書寫文件資料背面為左下角。6. 移交檔案時應如實填寫表3文字檔案交接表，如有圖紙?zhí)顚懕?圖紙交接表，一式兩份，檔案室一份，部門一份。七、 檔案來源、級別、移交時間及保存期限部門檔案內容檔案級別移交時限保存期限綜合商務部1) 與公司業(yè)務發(fā)展有關的政策、法令、法規(guī)文件；A類取得后，一個工作日內永久2) 各類訴訟檔案；A類取得后，一個工作日內永久3) 公司工作報告、專題報告；A類取得后，一個工作日內永久4) 召開大型會議紀要、會議記錄、重要討論稿，公司年度工作總結與工作計劃，重要外事活動記錄；A類取得后，一個工作日內永久5) 公司章程，升級認證、領導人更選、大事記、機構成立、合并、撤消、更改名稱、啟用印章；A類取得后，一個工作日內永久6) 綜合商務部各項管理制度；A類取得后，一個工作日內永久7) 公司各項活動形成的有關音像材料；A類取得后，一個工作日內永久8) 公司下級單位的請示與批復，員工來信來訪記錄；B類當月最后一個星期二五年9) 公司發(fā)出和收到的重要賀信、賀電和題詞，公司簡報；B類當月最后一個星期二五年10) 部門年度工作總結；B類當月最后一個星期二五年11) 公司財產清理、統(tǒng)計、購物計劃；C類當年年底三年12) 車輛管理相關文件；C類當年年底三年13）公司日常經營管理過程中出現(xiàn)的階段性文件。C類當年年底三年部門檔案內容檔案級別移交時限保存期限人事部1) 人事任免；A類取得后，一個工作日內永久2) 員工名冊、考核、晉升、獎懲、勞保福利、職稱考評、教育等文件。A類取得后，一個工作日內永久廣告策劃部1) 各類企劃文件；A類取得后，一個工作日內永久2) 投放發(fā)布的原件及復印件；A類取得后，一個工作日內永久3) 各項活動形成的有關音像材料。A類取得后，一個工作日內永久銷售部（含客戶服務）1) 房屋買賣合同；A類取得后，一個工作日內永久2) 客戶檔案；A類取得后，一個工作日內永久3) 各項活動形成的有關音像材料。A類取得后，一個工作日內永久財務部1）執(zhí)照、資質年檢資料原件；A類取得后，一個工作日內永久2) 公司各種證書、合同的原件；A類取得后，一個工作日內永久3）各類財務報表及文件等由財務管理部自行保管。B類根據(jù)財務制度五年成本部項目管理過程中的施工文件、合同、結算書、招投標書，工作聯(lián)系單及費用結算憑證，按單項工程施工進度進行分類整理。B類取得竣工備案表后半年內五年工程部1) 前期文件（拓展、咨詢、方案、勘察、測繪、可行性研究報告）；A類取得后，一個工作日內永久2) 各種證書原件；A類取得后，一個工作日內永久3) 合同（設計、施工、材料）；A類取得后，一個工作日內永久4) 施工圖藍圖及電子版；A類取得后，一個工作日內永久5）竣工圖文資料（報城建檔案館相關資料）。A類取得竣工備案表后一周內永久注： 各部門向資料員移交資料時需注明類型和保存年限。 B、C類文件到期后如予銷毀，專職檔案管理員應提出書面申請，經董事長、總經理、檔案來源部門負責人簽字批準后由專職檔案管理員統(tǒng)一銷毀。表6：檔案銷毀審批表八、 檔案的查/借閱1. 凡因公務需要公司員工借閱檔案，應事先填寫表5檔案借閱申請表，請相關領導簽字后方可到檔案室辦理有關手續(xù)，并按期歸還，到期未還，檔案管理員要及時催還。1) 查（借）閱A類檔案，須經董事長簽字（董事長不在，需總經理和行政經理雙方簽字）；2) 查（借）閱B類檔案，須經總經理簽字（總經理不在，由行政經理簽字，后由總經理補簽）；3) 查（借）閱C類檔案，須由行政經理簽字。2. 外單位要求查（借）閱有關檔案，原則上不外借，特殊情況的必須經董事長批準并按有關規(guī)定辦理查（借）閱手續(xù)，并按期歸還。3. 借閱者離職時，離職清單上需經檔案室管理人員確認歸還、簽字方能辦理離職手續(xù)。4. 借閱時間不超過5天