檔案管理實(shí)施細(xì)則(含表格).docx

檔案管理實(shí)施細(xì)則一、 目的規(guī)范檔案管理工作，是公司發(fā)展過程中一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作。企業(yè)擁有健全的檔案資源，對維護(hù)企業(yè)權(quán)益、開發(fā)新產(chǎn)品、開發(fā)人力資源、研究潛在客戶、減少企業(yè)成本、提高經(jīng)濟(jì)效益等都有重要意義。公司檔案工作必須堅(jiān)持統(tǒng)一集中管理的原則，檔案管理也必須逐步向系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、現(xiàn)代化發(fā)展。二、 適用范圍本細(xì)則適用于公司各部門及以后新開工項(xiàng)目或新成立公司的所有須存檔的各類資料。三、 術(shù)語和定義1 檔案管理員：專職檔案管理員、兼職檔案管理員（指在各部門中被指派負(fù)責(zé)本部門檔案管理的人員）。2 檔案管理：文書檔案、圖表檔案、音像檔案、實(shí)物等不同載體的檔案材料。四、 檔案分類及編號（文字、圖紙、表格、音像、電子版）（一）立檔單位劃分及檔案劃分1 綜合商務(wù)部（辦公室）：1) 與公司業(yè)務(wù)發(fā)展有關(guān)的政策、法令、法規(guī)文件；2) 各類訴訟檔案；3) 公司工作報(bào)告、專題報(bào)告；4) 召開大型會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄、重要討論稿，公司年度工作總結(jié)與工作計(jì)劃，重要外事活動(dòng)記錄；5) 公司章程，升級認(rèn)證、領(lǐng)導(dǎo)人更選、大事記、機(jī)構(gòu)成立、合并、撤消、更改名稱、啟用印章；6) 公司下級單位的請示與批復(fù)，員工來信來訪記錄；7) 公司發(fā)出和收到的重要賀信、賀電和題詞，公司簡報(bào)；8) 公司財(cái)產(chǎn)清理、統(tǒng)計(jì)、購物計(jì)劃；9) 部門年度工作總結(jié)；10) 公司各項(xiàng)活動(dòng)形成的有關(guān)音像材料；11) 車輛管理相關(guān)文件；12) 網(wǎng)絡(luò)通訊、辦公設(shè)備管理制度；13) 公司日常經(jīng)營管理過程中出現(xiàn)的階段性文件。2 人事部：1) 人事任免；2) 員工名冊、考核、晉升、獎(jiǎng)懲、勞保福利、職稱考評、教育等文件。3 廣告策劃部： 1) 各類企劃文件；2) 投放發(fā)布的原件及復(fù)印件；3) 各項(xiàng)活動(dòng)形成的有關(guān)音像材料。4 銷售部（含客戶服務(wù)）：1) 買賣合同；2) 客戶檔案。5 成本部：項(xiàng)目管理過程中的施工文件、合同、結(jié)算書、招投標(biāo)書，工作聯(lián)系單及費(fèi)用結(jié)算憑證，按單項(xiàng)工程施工進(jìn)度進(jìn)行分類整理。6 工程部： 1) 前期文件（拓展、咨詢、方案、勘察、測繪、可行性研究報(bào)告）；2) 各種證書原件；3) 合同（設(shè)計(jì)、施工、材料）；4) 施工圖及電子版； 7 財(cái)務(wù)部：1) 執(zhí)照、資質(zhì)年檢資料原件；2) 公司各種證書、合同的原件；3) 各類財(cái)務(wù)報(bào)表及文件等由財(cái)務(wù)部自行保管。（二）檔案編號：由資料員統(tǒng)一編號公司代碼部門年號數(shù)字流水號以行政為例： AJY行2010001、 AJY行20100011（如一份文件包含多少小項(xiàng)，在數(shù)字流水號后添加小編號）五、 檔案的收集組卷1. 有關(guān)人員在收集、整理檔案資料時(shí)，應(yīng)按嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān)。組卷要遵循項(xiàng)目檔案文件資料的自然形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，分類科學(xué)、組卷合理。2. 檔案資料上所反映的圖形尺寸、材質(zhì)、規(guī)格等內(nèi)容須與實(shí)物相符，做到字跡清楚、圖面整潔、規(guī)格統(tǒng)一、反差良好、簽字手續(xù)完備。3. 凡由易褪色書寫材料(如復(fù)寫紙、熱敏紙等)形成的文件資料，應(yīng)附該文件資料的復(fù)印件。4. 照片(含底片)和聲像材料，要求圖像清晰，聲音清楚，解說與畫面同步，照片與聲像材料的文字說明準(zhǔn)確精煉；電子檔案(軟盤光盤等)應(yīng)符合公司有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。5. 在整理圖紙檔案資料時(shí)，遇下列情況，應(yīng)要求責(zé)任部門進(jìn)行重新制作；1) 一張圖紙上改動(dòng)部分超過圖面35或改繪后致使圖面混亂、模糊、分辨不清的圖(表)；2) 使用破損、受過光照圖面不清、紙張有明顯油漬、水漬和有霉變的圖紙或資料；3) 結(jié)構(gòu)、工藝、平面位置(或局部)改變，無法在原圖上通過修改來反映的；4) 管線平面位置變動(dòng)(長度超過總長的五分之一，線位平移超過2m)，構(gòu)造形式改變，5) 斷面尺寸變化，豎向位置變動(dòng)等；6) 未按施工圖位置施工的管線工程。6. 所有竣工圖應(yīng)有竣工圖章。內(nèi)容有；編制單位名稱、編制人、技術(shù)負(fù)責(zé)人和編制日期。簽字要求填寫清楚、齊全，不得代簽。7. 有關(guān)人員收集的設(shè)計(jì)、勘察、施工、監(jiān)理等單位的檔案資料須兩套以上，原則以工程合同規(guī)定為準(zhǔn)。8. 以上檔案收集整理無誤后，管理員填寫表1文字檔案存檔記錄和表2圖紙檔案存檔記錄（由本部門保存，作為本部門檔案管理臺帳）。六、 檔案的移交歸檔1. 凡公司各部門在項(xiàng)目施工管理、經(jīng)營活動(dòng)中形成的文字材料（包括文字、圖表、聲像、實(shí)物）承辦部門應(yīng)指定專人寫出說明、系統(tǒng)立卷、按期向檔案室移交，不得私自保存。2. 項(xiàng)目技術(shù)文件資料要按單項(xiàng)工程組卷；項(xiàng)目竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、消防、環(huán)保順序組卷；項(xiàng)目管理性文件按問題、時(shí)間文件組卷。3. 施工技術(shù)文件資料要按管理、依據(jù)、施工安裝記錄、檢測實(shí)驗(yàn)、審定證明排列；竣工圖按專業(yè)、圖號排列；文字在前、圖樣在后。文字裝訂、圖紙不裝訂。4. 其它部門檔案按時(shí)間順序組卷。5. 案卷必須填寫卷內(nèi)目錄、備案表和封面、脊背；編寫案卷頁號，頁號位置時(shí)文件資料正面右下角，雙面書寫文件資料背面為左下角。6. 移交檔案時(shí)應(yīng)如實(shí)填寫表3文字檔案交接表，如有圖紙?zhí)顚懕?圖紙交接表，一式兩份，檔案室一份，部門一份。七、 檔案來源、級別、移交時(shí)間及保存期限部門檔案內(nèi)容檔案級別移交時(shí)限保存期限綜合商務(wù)部1) 與公司業(yè)務(wù)發(fā)展有關(guān)的政策、法令、法規(guī)文件；A類取得后，一個(gè)工作日內(nèi)永久2) 各類訴訟檔案；A類取得后，一個(gè)工作日內(nèi)永久3) 公司工作報(bào)告、專題報(bào)告；A類取得后，一個(gè)工作日內(nèi)永久4) 召開大型會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄、重要討論稿，公司年度工作總結(jié)與工作計(jì)劃，重要外事活動(dòng)記錄；A類取得后，一個(gè)工作日內(nèi)永久5) 公司章程，升級認(rèn)證、領(lǐng)導(dǎo)人更選、大事記、機(jī)構(gòu)成立、合并、撤消、更改名稱、啟用印章；A類取得后，一個(gè)工作日內(nèi)永久6) 綜合商務(wù)部各項(xiàng)管理制度；A類取得后，一個(gè)工作日內(nèi)永久7) 公司各項(xiàng)活動(dòng)形成的有關(guān)音像材料；A類取得后，一個(gè)工作日內(nèi)永久8) 公司下級單位的請示與批復(fù)，員工來信來訪記錄；B類當(dāng)月最后一個(gè)星期二五年9) 公司發(fā)出和收到的重要賀信、賀電和題詞，公司簡報(bào)；B類當(dāng)月最后一個(gè)星期二五年10) 部門年度工作總結(jié)；B類當(dāng)月最后一個(gè)星期二五年11) 公司財(cái)產(chǎn)清理、統(tǒng)計(jì)、購物計(jì)劃；C類當(dāng)年年底三年12) 車輛管理相關(guān)文件；C類當(dāng)年年底三年13）公司日常經(jīng)營管理過程中出現(xiàn)的階段性文件。C類當(dāng)年年底三年部門檔案內(nèi)容檔案級別移交時(shí)限保存期限人事部1) 人事任免；A類取得后，一個(gè)工作日內(nèi)永久2) 員工名冊、考核、晉升、獎(jiǎng)懲、勞保福利、職稱考評、教育等文件。A類取得后，一個(gè)工作日內(nèi)永久廣告策劃部1) 各類企劃文件；A類取得后，一個(gè)工作日內(nèi)永久2) 投放發(fā)布的原件及復(fù)印件；A類取得后，一個(gè)工作日內(nèi)永久3) 各項(xiàng)活動(dòng)形成的有關(guān)音像材料。A類取得后，一個(gè)工作日內(nèi)永久銷售部（含客戶服務(wù)）1) 房屋買賣合同；A類取得后，一個(gè)工作日內(nèi)永久2) 客戶檔案；A類取得后，一個(gè)工作日內(nèi)永久3) 各項(xiàng)活動(dòng)形成的有關(guān)音像材料。A類取得后，一個(gè)工作日內(nèi)永久財(cái)務(wù)部1）執(zhí)照、資質(zhì)年檢資料原件；A類取得后，一個(gè)工作日內(nèi)永久2) 公司各種證書、合同的原件；A類取得后，一個(gè)工作日內(nèi)永久3）各類財(cái)務(wù)報(bào)表及文件等由財(cái)務(wù)管理部自行保管。B類根據(jù)財(cái)務(wù)制度五年成本部項(xiàng)目管理過程中的施工文件、合同、結(jié)算書、招投標(biāo)書，工作聯(lián)系單及費(fèi)用結(jié)算憑證，按單項(xiàng)工程施工進(jìn)度進(jìn)行分類整理。B類取得竣工備案表后半年內(nèi)五年工程部1) 前期文件（拓展、咨詢、方案、勘察、測繪、可行性研究報(bào)告）；A類取得后，一個(gè)工作日內(nèi)永久2) 各種證書原件；A類取得后，一個(gè)工作日內(nèi)永久3) 合同（設(shè)計(jì)、施工、材料）；A類取得后，一個(gè)工作日內(nèi)永久4) 施工圖藍(lán)圖及電子版；A類取得后，一個(gè)工作日內(nèi)永久5）竣工圖文資料（報(bào)城建檔案館相關(guān)資料）。A類取得竣工備案表后一周內(nèi)永久注： 各部門向資料員移交資料時(shí)需注明類型和保存年限。 B、C類文件到期后如予銷毀，專職檔案管理員應(yīng)提出書面申請，經(jīng)董事長、總經(jīng)理、檔案來源部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后由專職檔案管理員統(tǒng)一銷毀。表6：檔案銷毀審批表八、 檔案的查/借閱1. 凡因公務(wù)需要公司員工借閱檔案，應(yīng)事先填寫表5檔案借閱申請表，請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可到檔案室辦理有關(guān)手續(xù)，并按期歸還，到期未還，檔案管理員要及時(shí)催還。1) 查（借）閱A類檔案，須經(jīng)董事長簽字（董事長不在，需總經(jīng)理和行政經(jīng)理雙方簽字）；2) 查（借）閱B類檔案，須經(jīng)總經(jīng)理簽字（總經(jīng)理不在，由行政經(jīng)理簽字，后由總經(jīng)理補(bǔ)簽）；3) 查（借）閱C類檔案，須由行政經(jīng)理簽字。2. 外單位要求查（借）閱有關(guān)檔案，原則上不外借，特殊情況的必須經(jīng)董事長批準(zhǔn)并按有關(guān)規(guī)定辦理查（借）閱手續(xù)，并按期歸還。3. 借閱者離職時(shí)，離職清單上需經(jīng)檔案室管理人員確認(rèn)歸還、簽字方能辦理離職手續(xù)。4. 借閱時(shí)間不超過5天