會(huì)議管理_高效會(huì)議組織概述

高效會(huì)議組織 團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí)公約 積極參與積極回應(yīng)空杯心態(tài)延遲評(píng)判相互信賴積極參加互動(dòng)保持秩序準(zhǔn)時(shí)集合快速安靜如何落實(shí) 低效會(huì)議的種種現(xiàn)象 舉例老跑題 領(lǐng)導(dǎo)一言堂 有人胡侃 嘩眾取寵 議題太敏感 不便深說 本位嚴(yán)重 相互推委 效率不高 經(jīng)常延時(shí) 遲到 早退嚴(yán)重 等等 課程主要內(nèi)容 前言會(huì)議管理有效會(huì)議操作會(huì)議中的主要角色會(huì)議中的常見問題有效解決問題的技巧 4小時(shí) 周 52周 208小時(shí) 年208小時(shí) 年 45年 9360小時(shí)9360小時(shí) 24 390天超過一年的時(shí)間在開會(huì) 前言 會(huì)議成本 個(gè)人的開會(huì)時(shí)間計(jì)算 前惠普公司總裁格拉特20 與客戶溝通 35 會(huì)議 10 電話 5 看文件 其他35 14小時(shí) 1365 4年 參考統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù) 美國經(jīng)理人 開會(huì) 效率調(diào)查 美國上班族每周平均參加10個(gè)會(huì)議 約占每周工作時(shí)間1 1 5天 經(jīng)理人每周有50 的時(shí)間在開會(huì) 57 的上班族開會(huì)前心情緊張 普遍認(rèn)為50 的會(huì)議時(shí)間是浪費(fèi)的 正常人1 20歲和60 80歲都無法工作 人的一生真正能用于工作的可能只有40年的時(shí)間 讓我們看看我們的時(shí)間是如何分配的以下是一個(gè)正常人的時(shí)間帳目表項(xiàng)目每天耗時(shí)40年耗時(shí)結(jié)余睡眠8小時(shí)13 3年26 7年一日三餐2 5小時(shí)4 2年22 5年交通1 5小時(shí)2 5年20年電話1小時(shí)1 7年18 3年看電視上網(wǎng)3小時(shí)5年13 3年看報(bào) 聊天3小時(shí)5年8 3年刷牙 洗臉 洗澡1小時(shí)1 7年6 6年白日夢(mèng) 鬧情緒 2小時(shí)3 3年3 3年身體不適真正工作的時(shí)間只有3 3年 超過一年的時(shí)間在開會(huì) 一個(gè)人一生的時(shí)間分配 前言 會(huì)議成本 培訓(xùn)前調(diào)查結(jié)果 問卷份 總平均分 60 70總體低效 40 50比較低效 30 40尚可 15 20高效 最高得分 說明團(tuán)隊(duì)會(huì)議低效主要原因 最低得分 說明團(tuán)隊(duì)會(huì)議高效主要原因 最高分?jǐn)?shù)項(xiàng)目所占數(shù)量和比例 說明企業(yè)總體會(huì)議文化中的低效因素 最高分?jǐn)?shù)項(xiàng)目所占數(shù)量和比例 權(quán)力會(huì)議0 利益會(huì)議0 觀念會(huì)議0 性格會(huì)議0 心情會(huì)議0 臨時(shí)會(huì)議0 失控會(huì)議0 前言 我們身邊的會(huì)議 前言 會(huì)議低效的原因 會(huì)議管理 前言會(huì)議管理有效會(huì)議操作會(huì)議中的主要角色會(huì)議中的常見問題有效解決問題的技巧 開會(huì)普遍六種抱怨 臨時(shí)會(huì)多 突發(fā)會(huì)多議事缺乏規(guī)則會(huì)議層次不清楚會(huì)前準(zhǔn)備不足會(huì)后執(zhí)行不力會(huì)議紀(jì)律淡漠 召開時(shí)機(jī)選擇會(huì)議類型選擇參加人員選擇人員數(shù)量安排會(huì)議角色安排會(huì)議室選擇和布置計(jì)劃及議程準(zhǔn)備 1 時(shí)間安排 會(huì)議的時(shí)機(jī)選擇 開會(huì)的時(shí)機(jī)選擇 適于開會(huì)的情況發(fā)起人想從參會(huì)者那里獲取信息或建議發(fā)起人想想讓下屬參與解決問題或制定決策發(fā)起人有問題需向下屬澄清發(fā)起人有重要事情需要把下屬集中到一起傳達(dá)大家自己要開會(huì)有問題涉及多個(gè)部門而需協(xié)調(diào)解決有問題情況不明或責(zé)任厘定不清 2 時(shí)機(jī)選擇 開會(huì)的時(shí)機(jī)選擇 不適于開會(huì)的情況對(duì)會(huì)議的目標(biāo)和主題沒有考慮清晰會(huì)議所需資料不全或會(huì)議準(zhǔn)備不充分所需解決的問題用電話 備忘錄或個(gè)別談話等方式解決起來更好所談事務(wù)密級(jí)較高 不宜擴(kuò)大知情范圍發(fā)起人對(duì)要解決的問題已經(jīng)作出決定大家之間怨氣太大 敵對(duì)情緒太濃 開會(huì)之前需要時(shí)間平靜 2 時(shí)機(jī)選擇 會(huì)議類型的選擇 問題解決會(huì)決策會(huì)計(jì)劃會(huì)情況報(bào)告會(huì)反映評(píng)估會(huì)其他類型 參加會(huì)議的人能夠 并且想 改變某種現(xiàn)象或狀況 即解決問題 而且知道如何著手去做要從事先擬訂好的可選方案中選出一項(xiàng)方案 從而做最后決策 解決未來的問題 取得大家對(duì)組織目標(biāo)的認(rèn)同 統(tǒng)一思想 統(tǒng)一步調(diào) 信息交流會(huì)很多人向同一個(gè)人 或幾個(gè)人 提出意見或建議 被提意見者通常為主管人員或公關(guān)人員綜合類型會(huì)議 無人主導(dǎo)會(huì)議 會(huì)議參加人員選擇 請(qǐng)有權(quán)作決定的人參加請(qǐng)最有經(jīng)驗(yàn)和才能的人參加請(qǐng)了解實(shí)際情況的人參加參會(huì)人員對(duì)決議能否達(dá)成負(fù)直接責(zé)任 所有與會(huì)者都要準(zhǔn)備在會(huì)上發(fā)言 如果是不喜歡發(fā)表意見的人盡可能不要安排與會(huì) 請(qǐng)與所涉及問題有重大關(guān)系的人參加 參會(huì)人員數(shù)量安排 參會(huì)人員數(shù)量會(huì)議規(guī)模越大 會(huì)議情況越復(fù)雜2 7人會(huì)議 一般為部門工作會(huì) 召集容易 靈活性強(qiáng) 具體問題效率高 易于控制 但決策質(zhì)量不高 影響不大7 15人會(huì)議會(huì)議情況復(fù)雜 必須安排主持人和記錄人15 30人會(huì)議會(huì)場(chǎng)情況過于復(fù)雜 需專業(yè)主持人主持 多適于信息交流 如果討論必須分組 30人以上會(huì)議適于做演講 正式辯論和投票表決 參會(huì)人員角色明確角色是會(huì)議效率的重要保證會(huì)議主席 領(lǐng)導(dǎo)主持人記錄人參會(huì)者專家 知情人旁聽者 參會(huì)人員角色安排 會(huì)議室大小要適當(dāng)桌椅擺放符合會(huì)議要求門的位置不應(yīng)影響與會(huì)注意力掛會(huì)議記錄的位置合適的溫度 光線遠(yuǎn)離噪音 會(huì)議室的選擇和布置 會(huì)議計(jì)劃 必須涉及以下一些基本問題 為什么開會(huì) 會(huì)議的目的和期望是什么 開一個(gè)什么類型的會(huì) 讓誰參加 與會(huì)者由哪些部分的人員組成 要讓大家作何種方式和程度的介入和參與 會(huì)議規(guī)模多大 與會(huì)人員多少 會(huì)議在哪兒開 會(huì)議室如何布置 每個(gè)人在會(huì)議中的任務(wù)和職責(zé)是什么 會(huì)議開多長(zhǎng)時(shí)間 如何填寫議程表 確定了會(huì)議時(shí)間后要提前一周告知參加會(huì)議的人員同時(shí)需要把會(huì)議的主要目的告訴他們 如果有相關(guān)的資料可以提前發(fā)放會(huì)議組織者不要遲到 不要隨意推遲和變更開會(huì)時(shí)間 打亂原定計(jì)劃會(huì)影響與會(huì)人員的其他工作安排 有些人可能因此不能出席會(huì)議 管理召集部門 人 的威信下降嚴(yán)格按照議程進(jìn)行 不要超時(shí)會(huì)議結(jié)束2 3天后 所有與會(huì)者應(yīng)拿到會(huì)議記錄 其他 有效會(huì)議操作 成功會(huì)議十八步成功會(huì)議五要素成功會(huì)議五大意義 前言會(huì)議管理有效會(huì)議操作會(huì)議中的主要角色會(huì)議中的常見問題有效解決問題的技巧 成功會(huì)議十八步 會(huì)議前1 認(rèn)真計(jì)劃 理清何人 何事 何時(shí) 何地 何因及多少等問題 2 準(zhǔn)備預(yù)先發(fā)放議程表及會(huì)議有關(guān)資料3 提前到會(huì)場(chǎng) 整理會(huì)議室 有效會(huì)議操作 成功會(huì)議十八步 會(huì)議開始時(shí)4 按時(shí)開始5 讓與會(huì)者作自我介紹 并陳述對(duì)會(huì)議的期望6 清楚解釋會(huì)議角色7 檢查 修訂和確定議項(xiàng)順序8 設(shè)定時(shí)間限制9 回顧上次會(huì)議確定的行動(dòng)項(xiàng)目 有效會(huì)議操作 成功會(huì)議十八步 會(huì)議中10 讓大家在同一時(shí)間以同一方法把精力集中于同一問題 有效會(huì)議操作 成功會(huì)議十八步 會(huì)議結(jié)束時(shí)11 確定行動(dòng)項(xiàng)目 何人 何事 何時(shí)12 檢查會(huì)議記錄13 設(shè)定下次會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn) 并擬出初步議程14 對(duì)會(huì)議進(jìn)行評(píng)價(jià)15 宣布會(huì)議結(jié)束 有效會(huì)議操作 成功會(huì)議十八步 會(huì)議后16 打掃整理會(huì)議室17 準(zhǔn)備會(huì)議備忘錄18 跟蹤行動(dòng)項(xiàng)目的執(zhí)行情況 并開始計(jì)劃下次會(huì)議 有效會(huì)議操作 成功會(huì)議十八步 回顧 1 會(huì)議前計(jì)劃2 議程表及資料3 整理會(huì)議室4 按時(shí)開始5 讓與會(huì)者作自我介紹 并陳述對(duì)會(huì)議的期望6 解釋會(huì)議角色7 確定議項(xiàng)順序8 設(shè)定時(shí)間限制9 回顧上次會(huì)議項(xiàng)目 10 集中11 確定行動(dòng)項(xiàng)目12 檢查會(huì)議記錄13 下次會(huì)議14 評(píng)價(jià)15 宣布結(jié)束16 打掃會(huì)議室17 會(huì)議備忘錄18 跟蹤執(zhí)行 有效會(huì)議操作 成功會(huì)議五條基本原則 必須有一個(gè)共同的內(nèi)容注意點(diǎn)必須有一個(gè)共同的過程注意點(diǎn)必須有人負(fù)責(zé)維持一個(gè)開放而平衡的會(huì)議環(huán)境必須有人負(fù)責(zé)保護(hù)與會(huì)人員不受人身攻擊一般情況下 開會(huì)時(shí)每個(gè)人的角色必須分配明確 責(zé)任必須劃分清楚 并認(rèn)真遵守 高效溝通 充分參與 氣氛和諧 收效顯著 有效會(huì)議操作 成功會(huì)議五大意義 討論 決策制定項(xiàng)目執(zhí)行計(jì)劃反饋信息 閉環(huán)控制的關(guān)鍵一環(huán)溝通 理解保持組織中各部門的協(xié)調(diào)統(tǒng)一 忌 有討論 無決策項(xiàng)目計(jì)劃要素不全反饋不暢 言路不通一團(tuán)和氣 避重就輕沉默 指責(zé) 推諉 有效會(huì)議操作 案例 1 日本 會(huì)議革命 砍掉不必要的會(huì)議 排除不需參加會(huì)議的主管 強(qiáng)調(diào)準(zhǔn)時(shí)開始 準(zhǔn)時(shí)結(jié)束 重視會(huì)議結(jié)論 提高會(huì)議生產(chǎn)力 強(qiáng)化企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力 案例 2 豐田公司辦公室標(biāo)語 只開有實(shí)際效果的會(huì)議準(zhǔn)時(shí)開始 最好一小時(shí)內(nèi)結(jié)束重在實(shí)際行動(dòng) 案例 國內(nèi)W房地產(chǎn)公司國內(nèi)領(lǐng)先 相比東京建屋 W公司 300人做了10個(gè)樓盤 東京建屋 60人做了40個(gè)樓盤 工作產(chǎn)出效率比 1 20原因 東京建屋經(jīng)驗(yàn) 針對(duì)每個(gè)樓盤 標(biāo)準(zhǔn)化地開八個(gè)會(huì)議會(huì)議的產(chǎn)出 與會(huì)人 議程非常明確會(huì)議召開的時(shí)間先后關(guān)系 觸發(fā)條件非常明確會(huì)議體系設(shè)計(jì) 會(huì)議習(xí)慣培養(yǎng)非常重要 會(huì)議中的主要角色 參會(huì)人員角色 會(huì)議主席 領(lǐng)導(dǎo)主持人記錄人參會(huì)者專家 知情人旁聽者 明確角色是會(huì)議效率的重要保證 課間休息 視頻 前言會(huì)議管理有效會(huì)議操作會(huì)議中的主要角色會(huì)議中的常見問題有效解決問題的技巧 會(huì)議中的領(lǐng)導(dǎo) 會(huì)前 草擬會(huì)議議程 并決定是否允許下屬添加議題決定參加會(huì)議人員 每個(gè)人所要扮演的角色 會(huì)中 少說多聽 你在會(huì)議上越低調(diào) 大家參與得就越多 監(jiān)督會(huì)議運(yùn)行 一個(gè)議題未完成 不要進(jìn)入下一個(gè)議題 對(duì)什么人該做什么或什么時(shí)候完成等事項(xiàng)必須明確部署會(huì)后 監(jiān)督各項(xiàng)任務(wù)的進(jìn)展情況 會(huì)議中的主持人 定位 會(huì)場(chǎng)上的服務(wù)人員不提出自己的意見也不評(píng)論他人的意見把與會(huì)者的精力集中到一起對(duì)開會(huì)方法和會(huì)議程序提出建議保護(hù)與會(huì)者意見不受壓制更不能受到人身攻擊鼓勵(lì)和引導(dǎo)參與幫助與會(huì)者尋找雙贏解決方案 具體技巧 清楚闡述自己的角色會(huì)議開始前讓大家對(duì)討論的問題和程序保持一致不回答有關(guān)會(huì)議內(nèi)容的問題態(tài)度積極 多鼓勵(lì)大家參與不要講話太多支持記錄人工作不要怕出錯(cuò)幫助教育大家 會(huì)議中的主持人 保持緊張 準(zhǔn)備應(yīng)付隨時(shí)可能發(fā)生的意外變故 隨機(jī)應(yīng)變 視情境采取當(dāng)時(shí)最適合的方式 要有耐心注意自己和與會(huì)者的身體語言保持中立 建立信任會(huì)議成功 并不取決于你敢于承認(rèn)錯(cuò)誤 坦誠合作安排好旁聽者和專家 會(huì)議中的主持人 如何開場(chǎng) 介紹會(huì)議背景除了會(huì)議召開的背景 也可讓與會(huì)人員自我介紹 并說明對(duì)會(huì)議的期待 以促進(jìn)與會(huì)人員及會(huì)議氣氛的融洽明確會(huì)議目的列明會(huì)議議程議中欲討論之事項(xiàng)及其先后和預(yù)估時(shí)間 提出會(huì)議期待 開場(chǎng)練習(xí) 背景 公司本季營(yíng)收目標(biāo)達(dá)成率只有70 議題 如何刺激現(xiàn)有市場(chǎng) 新市場(chǎng)的擴(kuò)展計(jì)劃目標(biāo) 提出執(zhí)行方案 要求 每組主持人代表本組當(dāng)場(chǎng)練習(xí)符合會(huì)議開場(chǎng)白要求每組領(lǐng)導(dǎo) 組長(zhǎng) 講評(píng) 會(huì)議中的主持人 開場(chǎng)舉例說明 近來公司的營(yíng)運(yùn)狀況因?yàn)槭艿浇?jīng)濟(jì)不景氣的影響 使得本季的營(yíng)收目標(biāo)達(dá)成率只有70 因此今天召開會(huì)議主要討論兩大問題 第一就是如何刺激原市場(chǎng)的買氣 第二討論新市場(chǎng)的擴(kuò)展計(jì)劃 首先將由業(yè)務(wù)部周厚坤課長(zhǎng)為我們說明目前市場(chǎng)狀況 再由各位一起討論 然後各區(qū)市場(chǎng)督導(dǎo)會(huì)一一提出配合方案 最後由行銷部門整合后提出執(zhí)行方案 本次會(huì)議的進(jìn)行時(shí)間預(yù)估為1 5小時(shí) 希望今天經(jīng)由在場(chǎng)各位的相互討論及創(chuàng)意激蕩 能夠產(chǎn)生一套完整有效的業(yè)績(jī)提升計(jì)劃 大家加油 會(huì)議中的主持人 如何進(jìn)行會(huì)議總結(jié) 宣布會(huì)議決議激勵(lì)與會(huì)者繼續(xù)努力宣布評(píng)估目標(biāo)已經(jīng)達(dá)成過程回顧 讓大家看到會(huì)議成績(jī)列出懸而未決事項(xiàng) 重申落實(shí)責(zé)任人和時(shí)限要求 會(huì)議中的主持人 如何讓大家願(yuàn)意發(fā)言 塑造會(huì)議歡樂 和諧的氣氛 建立包容 安全的討論環(huán)境 保持客觀 對(duì)事不對(duì)人 不以言立人 不以言廢人 設(shè)置 暗樁 帶動(dòng)與會(huì)人員的熱烈參與 有拋磚引玉的效果 主動(dòng)出擊 適時(shí)發(fā)問 塑造發(fā)言機(jī)會(huì) 且予以正向的肯定與鼓勵(lì) 有效傾聽與良好溝通 會(huì)議中的主持人 主持人的發(fā)問 傾聽和記錄 發(fā)問 開放與封閉空投與指定傾聽 注視對(duì)方不中途打斷詢問不明之處適當(dāng)歸納不任意表露情緒 記錄 活用5W2H 即what where when who why how howmuch 掌握主詞 動(dòng)詞 形容詞明確數(shù)字運(yùn)用keyword列點(diǎn)說明 可了解發(fā)言重點(diǎn) 歸納出主題方向一言以蔽之 會(huì)議中的主持人 會(huì)議主持人的工作 發(fā)言的促動(dòng) 讓大家想發(fā)言 並說出想表達(dá)的意見 工作分配的促動(dòng) 鼓勵(lì)大家主動(dòng)認(rèn)領(lǐng)工作 掌握會(huì)議成功的機(jī)會(huì) 創(chuàng)意的促動(dòng) 提出新思路 如其他產(chǎn)品的優(yōu)點(diǎn) 激發(fā)大家的創(chuàng)意 將別人的優(yōu)點(diǎn)用於我們的產(chǎn)品上 問題的促動(dòng) 主持人應(yīng)提出一些問題讓與會(huì)人員了解問題的實(shí)際狀況 感情的促動(dòng) 主席除了要讓與會(huì)者體會(huì)到你的關(guān)懷 感恩 自責(zé) 包容 肯定外 還要讓與會(huì)者自動(dòng)自發(fā)創(chuàng)造和諧的氣氛 會(huì)議中的主持人 主持人臨場(chǎng)應(yīng)注意的其他問題 盡可能不要念稿或背稿要面對(duì)聽眾 不要背對(duì)大家或埋頭看文件資料若非需要 不要在你和聽眾之間放置桌椅 以免產(chǎn)生距離感注意你的身體語言 不要來回踱步或無精打采 要有精神 有活力也要注意聽眾的身體語言多給大家介紹情況如果你在作報(bào)告中遇到困難 或感到緊張 就坦誠地說出來 讓大家保持耐心 并讓他們幫助你 會(huì)議中的主持人 會(huì)議記錄人 現(xiàn)象 會(huì)上問題太多 或同一問題理出很多頭緒 大家混淆不清了 有人問 我們現(xiàn)在討論的是什么問題 我們談到哪兒了 有人因遲到?jīng)]有了解全部信息而發(fā)表意見剛才別人的一句話使你有一個(gè)主意 到要發(fā)言時(shí)又忘了 會(huì)議長(zhǎng)時(shí)間在原地打轉(zhuǎn) 沒有進(jìn)展 會(huì)議方向偏離了 拉不回來 計(jì)劃內(nèi)討論的問題沒有時(shí)間了 會(huì)議記錄人 設(shè)立會(huì)議記錄人 定位 會(huì)場(chǎng)服務(wù)人員原則 努力捕捉與會(huì)者的發(fā)言要點(diǎn) 不要加入個(gè)人意見 要求 開會(huì)過程中展示很多內(nèi)容會(huì)后可保存會(huì)議信息推薦 掛在墻上的多張大白紙比較 黑板 幻燈 PPT 會(huì)議記錄人 會(huì)議記錄的作用 為大家提供具體可關(guān)注點(diǎn) 有助于大家全神貫注 是對(duì)會(huì)議內(nèi)容與過程的即時(shí)記錄 不但讓與會(huì)者知道自己做出了什么決策 而且讓他們知道是怎么作出的 通過提供短時(shí)記憶功能 防止信息超載替你 記住 你想出的各種主意你不用自己作筆記保證你的觀點(diǎn)記下來時(shí)其他人已經(jīng) 聽 到你可以檢查核對(duì)自己的觀點(diǎn)是否被準(zhǔn)確無誤地記錄下來有助于防止無休止的重復(fù)可進(jìn)行圖示 顯示觀點(diǎn)間相互關(guān)系可按過程 分步驟地記下某個(gè)問題的解決方法有助于復(fù)雜問題的解決 會(huì)議記錄人 會(huì)議記錄的作用 鼓勵(lì)大家參與 讓大家可以看到每個(gè)人的觀點(diǎn)都很重要 都得到記錄所記錄的觀點(diǎn)去除了個(gè)人色彩而為大家共同擁有 有助于觀點(diǎn)原有者以開放 客觀的角度看待該觀點(diǎn) 更好地了解它的價(jià)值和正確性 同時(shí)有助于其他人撇開觀點(diǎn)原有者的因素來看該觀點(diǎn)增強(qiáng)大家的成就感有助于會(huì)議的連續(xù)性有助于開會(huì)遲到者了解前面的內(nèi)容明確任務(wù)項(xiàng)目 執(zhí)行者以及時(shí)間要求等 避免將來推委 扯皮經(jīng)濟(jì)方便 任何想提高開會(huì)效率的組織均可采用 會(huì)議記錄人 如何作會(huì)議記錄 聽關(guān)鍵字抓基本意思和主旨不要一字不拉地記寫清楚 字體大小適當(dāng) 便于以后閱讀 不要怕寫錯(cuò)字在關(guān)鍵處畫圓圈 變化顏色 用不同顏色的筆突出重點(diǎn)和進(jìn)行分類在重點(diǎn)內(nèi)容下面畫線畫星號(hào) 打箭頭 標(biāo)數(shù)字等每張紙都標(biāo)上序號(hào) 會(huì)議記錄人 記錄人角色探討幫助主持人調(diào)整會(huì)議方向可以從整個(gè)會(huì)議進(jìn)程角度看出會(huì)議的問題 以及正在探討問題的癥結(jié)所在 熟練后能成為出色的主持人 與會(huì)者的準(zhǔn)備工作 確認(rèn)自己在會(huì)前收到的議程表 對(duì)自己負(fù)責(zé)的議題有充分的了解 并有充分的資料提供給其他與會(huì)者 除非已被指定對(duì)某議題發(fā)表演講 否則有義務(wù)在會(huì)中主動(dòng)提出建設(shè)性的意見 努力去了解其他與會(huì)者對(duì)議程上議題的觀點(diǎn) 他們的興趣所在 是否有權(quán)威在背后支持這些觀點(diǎn)找出可能存在的你的反對(duì)者 并預(yù)先與其協(xié)商 折中 會(huì)議參加者 與會(huì)者如何發(fā)言 積極 明確 坦誠 客觀 切題 尊重 發(fā)言內(nèi)容要有組織適時(shí)發(fā)言一針見血 一次只討論一個(gè)重點(diǎn)口齒清晰 口吻要自信陳述有力 解釋方式讓人易懂音量適當(dāng) 在要點(diǎn)處可稍加大音量 會(huì)議參加者 會(huì)議中的感覺與事實(shí) 感覺 即對(duì)事物主觀的意念 其中包含個(gè)人的價(jià)值判斷 因此感覺的產(chǎn)生往往因人而異 事實(shí) 即有具體 明確的訊息陳述 與實(shí)際所發(fā)生的事件相符 會(huì)議參加者 感覺與事實(shí)演練 昨日九點(diǎn)過後 G珠寶店里有一位商人正在收拾店面 一位客人出現(xiàn)並要求鑑賞貨品 店主打開玻璃櫥窗 櫥窗內(nèi)的東西被人抓起 忽然有個(gè)男人迅速跑出店外 突然間警鈴大響保安人員迅速趕至現(xiàn)場(chǎng) 判斷問題 以下問題你認(rèn)為是事實(shí)者請(qǐng)打 為感覺者請(qǐng)打 1 店主正在收拾店面時(shí) 有一個(gè)男人出現(xiàn) 2 那個(gè)男人是強(qiáng)盜 3 此事件發(fā)生於昨晚九點(diǎn)過后 4 打開櫥窗的男人是店主 5 強(qiáng)盜抓取櫥窗內(nèi)物品后迅速跑出店外 6 有人打開櫥窗 7 要求鑑賞貨品的人在抓取櫥窗內(nèi)的物品后迅速逃走 8 櫥窗內(nèi)有金飾 且有許多貴重的寶石 9 強(qiáng)盜威協(xié)店主並進(jìn)行搶劫 10 這個(gè)故事僅牽涉店主 客人 保安人員等三個(gè)角色 問題答案 1 客人未指明是男女 2 沒有明確的線索顯示是強(qiáng)盜 3 未指明是白天九點(diǎn)還是晚上九點(diǎn) 4 沒有明確提出店主的性別 5 沒有指明是強(qiáng)盜抓取櫥窗內(nèi)的物品 6 7 沒有指明是要求鑑賞貨品的人抓取櫥窗內(nèi)的物品迅速逃走 8 只說有寶石 沒有指明是金飾 9 均沒有在文中提到過 10 沒有明確的數(shù)字或說明顯示參與的人數(shù) 如何達(dá)到會(huì)議目標(biāo) 開會(huì)模擬 月球逃生背景情況 你們團(tuán)隊(duì)乘母艦到月球表面 突與母艦失去聯(lián)絡(luò) 迷失方向 身邊有十五件用品 需要根據(jù)有用程度進(jìn)行排序 由于大家體力有限 排名后六位將不得不丟棄 請(qǐng)大家開會(huì)討論 作出決策 盡快出發(fā) 月球逃生臨時(shí)會(huì)議 演練 月球逃生測(cè)驗(yàn) 理由 A 月球上沒有使火燃燒的氧氣 事實(shí)上毫無用處 B 提供能量需求的有效用品C 可用于攀爬懸崖或捆綁傷員D 防太陽輻射E 在有光一面時(shí)才有用F 自我推進(jìn)的可能工具G 笨重且與壓縮干糧重復(fù)H 最急需的生存用品I 基本導(dǎo)向工具J 筏上的CO2瓶可以用于推進(jìn)K 月球上的磁場(chǎng)沒有極化 無法用于導(dǎo)向L 可用于補(bǔ)充水分 但量大不便攜帶M 看到母船是打遇難信號(hào)N 用于注射 如無藥物 毫無用途O 用于與母船聯(lián)系 但調(diào)頻需要直波發(fā)射 且收發(fā)范圍小 月球逃生臨時(shí)會(huì)議 參考 月球逃生臨時(shí)會(huì)議結(jié)果 差值為你的排序與參考排序的差 不考慮正負(fù) 0 25 優(yōu)秀26 32 良好33 45 一般46 55 中等56 70 差71 112 很差 案例 國外知名企業(yè)怎么開會(huì)哈佛 商業(yè)評(píng)論 2004年10月號(hào)邁克爾 曼金斯 MichaelC Mankins 1 案例 3M 控制會(huì)議人數(shù)2 荷蘭銀行 運(yùn)營(yíng) 戰(zhàn)略議題分別討論3 吉百利 專注于決策而非討論4 羅氏公司 先弄清楚議題的真正價(jià)值5 卡地納健康公司 盡快將議題劃掉6 勞隘德TSB銀行 有三種不同的備選方案7 巴克萊銀行 采取通用的流程與標(biāo)準(zhǔn)8 加拿大鋁業(yè) 將決策貫徹到底 會(huì)議中的常見問題 人身攻擊離題爭(zhēng)議不下抱怨與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言過多短話長(zhǎng)說會(huì)議時(shí)間不足爭(zhēng)功諉過為反對(duì)而反對(duì)獨(dú)占發(fā)言消極的話 遲到者早退者老調(diào)重彈者否定論者搖頭晃腦者心不在鄢者耳語者窮嘴多舌者人身攻擊者代言者傳播不確信息者搶斷別人說話者爭(zhēng)寵者 前言會(huì)議管理有效會(huì)議操作會(huì)議中的主要角色會(huì)議中的常見問題有效解決問題的技巧 麻煩人物類型 遲到者早退者老調(diào)重彈者否定論者心不在鄢者耳語者人身攻擊者代言者傳播不確信息者會(huì)場(chǎng)忙碌者搶斷別人說話者爭(zhēng)寵者 應(yīng)付方法 接受 肯定其合理性 推遲 強(qiáng)制 解決遲到的方法 準(zhǔn)時(shí)開始 絕不能等 不要把進(jìn)程停下來給遲到者補(bǔ)課 決策會(huì)上有決策權(quán)力的領(lǐng)導(dǎo)除外 從早退者那里學(xué)到東西 老調(diào)重談?wù)?在會(huì)議記錄中明確記錄 禮貌制止 否定論者 規(guī)定在別人發(fā)言時(shí)不要過早給予評(píng)論 并要求大家遵守 心不在鄢者 走近 讓其發(fā)言 詢問 耳語者 走近 讓其發(fā)言 分開 會(huì)間談 人身攻擊者 記錄下雙放的觀點(diǎn) 代言者 制止 對(duì)比傳播不確信息者 追問 讓其確認(rèn) 或讓他人確認(rèn)會(huì)場(chǎng)忙碌者 施加壓力 暫停會(huì)議 會(huì)前 會(huì)間做工作搶斷別人說話者 耐心太差 沒有禮貌 制止 記錄下他的意見爭(zhēng)寵者 尋求主持人或領(lǐng)導(dǎo)的夸獎(jiǎng) 而不是關(guān)注問題 引導(dǎo)他與大家就問題溝通 會(huì)議中的常見問題 人身攻擊離題爭(zhēng)議不下抱怨與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言過多短話長(zhǎng)說會(huì)議時(shí)間不足爭(zhēng)功諉過為反對(duì)而反對(duì)獨(dú)占發(fā)言消極的話 人身攻擊對(duì)策 對(duì)雙方進(jìn)行安撫重申議事規(guī)則重提主題進(jìn)行討論 會(huì)議中的常見問題 案例 財(cái)務(wù)總監(jiān)和采購總監(jiān)差點(diǎn)動(dòng)手 本來研究 降低成本1 財(cái)務(wù)總監(jiān)一句 我覺得成本水分主要在采購 采購總監(jiān)當(dāng)場(chǎng)跳起來 兩人擺事實(shí) 講道理 針鋒相對(duì) 不亦樂乎 離題對(duì)策 兜一圈切回主題給予肯定再切斷話題將離題的議題留置最後再做討論 請(qǐng)他做歸納或替他做歸納 事先請(qǐng)將規(guī)則講清楚發(fā)言限定時(shí)間 會(huì)議中的常見問題 爭(zhēng)議不下對(duì)策 暫停會(huì)議休會(huì)20分鐘以上 參與第三者的意見將雙方意見列表比較 進(jìn)行不記名投票 重整雙方意見提出新的方案 重申共同利益 會(huì)議中的常見問題 抱怨領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言過多短話長(zhǎng)說時(shí)間不足爭(zhēng)功諉過為反對(duì)而反對(duì)獨(dú)占發(fā)言消極的話 會(huì)議中的常見問題 抱怨 同情其不滿的情緒 歸納其不滿的原因 尋求解決的方法 與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言過多 裝傻發(fā)問 重新提出問題 幽默有技巧的提醒 短話長(zhǎng)說 適時(shí)的制止發(fā)言 歸納具體的想法 時(shí)間不足 選擇重要的議題進(jìn)行討論 限制發(fā)言人數(shù) 可事先登記 限制發(fā)言時(shí)間 爭(zhēng)功諉過 制止不當(dāng)?shù)陌l(fā)言 並給予其適當(dāng)?shù)目隙?引導(dǎo)組織成員彼此說出對(duì)方的優(yōu)點(diǎn) 讓大家都能受到適當(dāng)?shù)目隙?為反對(duì)而反對(duì) 請(qǐng)他提出更好的對(duì)策 引導(dǎo)他思考是否有考慮周全 獨(dú)占發(fā)言 制止其行為 說明規(guī)則並強(qiáng)制執(zhí)行 消極發(fā)言 對(duì)發(fā)言者的情緒表示理解 提振士氣 擬定共同目標(biāo) 呼喊精神口號(hào) 武功秘籍 會(huì)議寶典 有效解決問題的技巧 挑戰(zhàn) 如何洞悉會(huì)場(chǎng)形勢(shì) 熟練運(yùn)用解決問題和進(jìn)行決策的一系列策略和方法 達(dá)到會(huì)議目的 現(xiàn)象 會(huì)議出現(xiàn)混亂 不順利 僵局會(huì)議在問題界定時(shí)就已經(jīng)卡殼了 各方意見爭(zhēng)執(zhí)不下問題界定清楚 但找解決方案時(shí) 或死氣沉沉 或思路混亂 前言會(huì)議管理有效會(huì)議操作會(huì)議中的主要角色會(huì)議中的常見問題有效解決問題的技巧 增強(qiáng)功力 有效解決問題的技巧 解決問題的基本步驟 感知問題 界定問題 分析問題 發(fā)掘解決方案 評(píng)估方案 決策 計(jì)劃 實(shí)施 根據(jù)實(shí)際經(jīng)驗(yàn) 解決問題并不是嚴(yán)格按照的基本步驟進(jìn)行的 而是雜亂無章的 但每一個(gè)步驟又都是含蓄而明確的進(jìn)行著 增強(qiáng)功力 有效解決問題的技巧 再次強(qiáng)調(diào) 要共同磋商解決問題 所有人的思維必須在同一時(shí)間以同一方式集中在同一問題或子問題上 同時(shí) 所以作為主持人 你必須明白解決問題的每個(gè)階段是什么 并且知道如何帶領(lǐng)與會(huì)者根據(jù)需要在各個(gè)階段來回移動(dòng) 感知問題 它是什么 有問題并非壞事如何肯定觀點(diǎn)的合理性多角度看問題 真正的 問題是什么 最好 最差和最可能的結(jié)果它是誰