工作分析_工作分析的原理與操作概述

工作分析 原理與操作 SmartNewSchoolofInternationalManagementofBusiness Economics UIBETele 010 64493511Fax 010 64491334Email New smart C 報(bào)告提綱 什么是工作分析 為什么進(jìn)行工作分析 何時(shí)進(jìn)行工作分析 由誰(shuí)進(jìn)行工作分析 怎樣進(jìn)行工作分析 如何撰寫(xiě)工作說(shuō)明書(shū)和工作規(guī)范 工作分析的新應(yīng)用 工作分析 JobAnalysis 工作 Job 組織為了達(dá)到目標(biāo)必須完成的若干任務(wù)有機(jī)地組合在一起 就是一項(xiàng)工作 職位 Position 是一個(gè)人完成的任務(wù)和職責(zé)的集合 工作分析 是確定完成各項(xiàng)工作所需技能 責(zé)任和知識(shí)的系統(tǒng)過(guò)程 是一種重要而普遍的人力資源管理技術(shù) 工作分析要回答的問(wèn)題 員工完成什么樣的體力和腦力活動(dòng) 工作將在何時(shí)完成 工作將在哪里完成 員工怎樣完成這項(xiàng)工作 為什么要完成這項(xiàng)工作 完成這項(xiàng)工作需要哪些條件 工作分析的原因 幫助組織察覺(jué)正在發(fā)生的變化診斷組織潛在的弊端為各項(xiàng)人力資源管理工作打基礎(chǔ) 任務(wù) 權(quán)限 責(zé)任 能力 技能 知識(shí) 工作分析 工作規(guī)范 工作說(shuō)明 HR計(jì)劃 人員招聘 人員選拔 HR開(kāi)發(fā) 績(jī)效評(píng)估 薪酬設(shè)計(jì) 安全與健康 員工升遷 均等就業(yè) 工作分析對(duì)HR各方面的影響 工作分析的時(shí)機(jī) 新組織建立時(shí)新工作出現(xiàn)時(shí)新技術(shù) 新方法 新工藝或新系統(tǒng)出現(xiàn)而使工作發(fā)生變化時(shí) 工作分析的參與者 人力資源部門管理者 經(jīng)理或?qū)T 工作承擔(dān)者工作承擔(dān)者的上級(jí)主管其他相關(guān)人員 工作分析的步驟 步驟1 明確目的步驟2 搜集背景信息步驟3 選擇工作樣本步驟4 搜集工作信息步驟5 與工作承擔(dān)者共同審查工作信息步驟6 編寫(xiě)工作說(shuō)明書(shū)和工作規(guī)范 確定目標(biāo) 搜集背景信息 搜集工作分析信息 共同審查 編寫(xiě)工作說(shuō)明書(shū)與規(guī)范 選擇代表性職位 工作分析的流程 步驟1 明確目標(biāo) 服務(wù)于人員選拔 深度 訪談 任職資格服務(wù)于薪酬設(shè)計(jì) PAQ 問(wèn)卷法 工作的量化排序 步驟2 搜集背景信息 組織圖工作流程圖現(xiàn)有的工作說(shuō)明書(shū)其他相關(guān)背景信息 步驟3 選擇工作樣本 典型的 有較好代表性的目的是提高工作分析的效率 步驟4 搜集工作信息 工作活動(dòng)的結(jié)構(gòu)工作對(duì)人的行為要求工作的設(shè)備要求工作的績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)工作環(huán)境承擔(dān)工作者的深層勝任特征與表層素質(zhì)要求 步驟5 審查工作信息 審查者 HR專員 工作承擔(dān)者 工作承擔(dān)者的直接主管審查重點(diǎn) 工作的性質(zhì) 工作的功能 步驟6 工作說(shuō)明和規(guī)范的編寫(xiě) 工作說(shuō)明 JobDescription 對(duì)有關(guān)工作職責(zé) 工作活動(dòng) 工作條件以及工作安全等方面的書(shū)面描述文件 工作規(guī)范 JobSpecification 全面反映對(duì)工作承擔(dān)者在個(gè)性特征 技能以及工作背景等方面的要求的書(shū)面文件 編寫(xiě)工作說(shuō)明書(shū)的一般內(nèi)容 工作標(biāo)識(shí)工作綜述工作聯(lián)系 職責(zé)與任務(wù)工作權(quán)限績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)工作條件工作規(guī)范 有時(shí)單獨(dú)列出 編寫(xiě)工作說(shuō)明書(shū)的準(zhǔn)則 清楚明了 有區(qū)分度 指明范圍 工作關(guān)系 專門化 標(biāo)準(zhǔn)化的詞匯 簡(jiǎn)單化 易懂 編寫(xiě)工作規(guī)范的準(zhǔn)則 以受過(guò)訓(xùn)練的工作承擔(dān)者為主要對(duì)象注重主管人員 HR專員的經(jīng)驗(yàn)與判斷注重探索預(yù)測(cè)關(guān)系的統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果 統(tǒng)計(jì)分析的一般步驟 確定如何對(duì)績(jī)效進(jìn)行評(píng)價(jià)挑出與績(jī)效有關(guān)的個(gè)人特征 如手指靈活性測(cè)量工作承擔(dān)者的個(gè)人特征測(cè)量工作承擔(dān)者的實(shí)際工作績(jī)效統(tǒng)計(jì)分析 工作說(shuō)明書(shū)的常用縮略語(yǔ) 一 G Intelligent V Verbal N Numerical S Spatial P Perception Q Clericalperception K MotorCoordination F FingerDexterity M ManualDexterity E Eye hand footCoordination C ColorDissemination 工作說(shuō)明書(shū)的常用縮略語(yǔ) 二 工作分析的常用方法 訪談法問(wèn)卷法觀察法現(xiàn)場(chǎng)工作日記 日志法 訪談法的種類 個(gè)體訪談 IndividualInterview 結(jié)構(gòu)化 半結(jié)構(gòu)化 無(wú)結(jié)構(gòu) 一般訪談 深度訪談群體訪談 GroupInterview 一般座談 團(tuán)體焦點(diǎn)訪談 FocusGroupInterview 訪談法的實(shí)施 對(duì)有代表性的工作承擔(dān)者進(jìn)行結(jié)構(gòu)化訪談對(duì)部分工作承擔(dān)者進(jìn)行團(tuán)體焦點(diǎn)訪談對(duì)了解被分析的工作的主管人員進(jìn)行深度訪談 個(gè)體訪談的一般原則 與主管人員密切合作 找到最了解該工作的員工盡快與被訪談?wù)呓⑷谇㈥P(guān)系 叫出對(duì)方的名字 簡(jiǎn)要說(shuō)明來(lái)意 用淺顯的語(yǔ)言提問(wèn)和交流使用結(jié)構(gòu)化提綱 如方便可錄音 注意工作的常規(guī)性和偶然性及時(shí)對(duì)訪談內(nèi)容進(jìn)行核實(shí) 個(gè)體訪談的提問(wèn)舉例 您所做的工作是一種什么樣的工作 您所從事的工作有哪些基本的職責(zé) 您工作好壞的標(biāo)準(zhǔn)是什么 您的工作環(huán)境有些什么特殊要求 團(tuán)體焦點(diǎn)訪談要點(diǎn) 選擇同質(zhì)的成員 邀請(qǐng)直接主管參加引導(dǎo)訪談的進(jìn)程 促使全體成員在充分互動(dòng)的基礎(chǔ)上達(dá)成共識(shí)協(xié)調(diào)直接主管在團(tuán)體中的作用 訪談法的優(yōu)點(diǎn) 易于操作 能夠廣泛運(yùn)用信息量大 便于發(fā)現(xiàn)潛在問(wèn)題加深員工對(duì)工作本身的認(rèn)識(shí) 加強(qiáng)組織內(nèi)的管理溝通 訪談法的缺點(diǎn) 訪談信息的真實(shí)性受被訪談?wù)叩闹饔^因素的影響很大 工作職責(zé)常常被夸大為保證訪談過(guò)程的有效性 訪談?wù)邞?yīng)具備一定的水平 訪談法最適用的工作分析類型 以確定工作任務(wù)和責(zé)任為目的的工作分析 問(wèn)卷法的種類 結(jié)構(gòu)化問(wèn)卷 StructuralQuestionnaire 半結(jié)構(gòu)化問(wèn)卷 Semi structuralQuestionnaire 開(kāi)放式問(wèn)卷 問(wèn)卷法的優(yōu)點(diǎn) 搜集的信息便于量化處理便于進(jìn)行大規(guī)模的調(diào)查 省時(shí)高效 問(wèn)卷法的缺點(diǎn) 對(duì)問(wèn)卷的質(zhì)量有較高要求與訪談法相比 問(wèn)卷法的靈活性以及信息的豐富程度要差一些 問(wèn)卷法最適用的工作分析種類 對(duì)工作進(jìn)行量化排序 并與工作報(bào)酬相聯(lián)系的工作分析 觀察法最適用的工作分析類型 所分析的工作主要由身體的活動(dòng)構(gòu)成 如門衛(wèi) 流水線上的工人 會(huì)計(jì)等所做的工作 觀察法與訪談法結(jié)合的方式 先對(duì)員工的一個(gè)完整的工作周期進(jìn)行觀察 記錄下所有觀察到的工作活動(dòng) 在積累的信息足夠多時(shí) 再與員工進(jìn)行訪談一邊觀察員工的工作一邊訪談 日志法 ParticipantDiary logs 讓每位員工按時(shí)間順序 將工作中的每一項(xiàng)活動(dòng)都記錄下來(lái) 從而提供一幅非常完整的工作圖景 工作分析的常用技術(shù) 職位分析問(wèn)卷法 PAQ 管理職位描述問(wèn)卷法 MPDQ 美國(guó)勞工部工作分析法 DLJA 功能性工作分析法 FJA 工作分析專業(yè)指南 GOJA 職業(yè)測(cè)定制度 OMS 美國(guó)公務(wù)員委員會(huì) TheU S CivilServiceCommission 工作分析程序 職位分析問(wèn)卷法的優(yōu)點(diǎn) PAQ PositionAnalysisQuestionnaire 將工作按照五個(gè)基本領(lǐng)域進(jìn)行排序并提供了一種量化的分?jǐn)?shù)順序或順序輪廓 借助計(jì)算機(jī) 對(duì)32項(xiàng)工作規(guī)格的194個(gè)要素進(jìn)行分析 PAQ工作描述的五個(gè)方面 是否負(fù)有決策 溝通 社會(huì)方面的責(zé)任是否執(zhí)行熟練的技能性活動(dòng)是否伴隨有相應(yīng)的身體活動(dòng)是否操縱汽車 設(shè)備是否需要對(duì)信息進(jìn)行加工 PAQ最適合的用途 工作評(píng)價(jià) 進(jìn)而決定該工作的工資等級(jí)和獎(jiǎng)金 管理職位描述問(wèn)卷調(diào)查法 MPDQ ManagementPositionDescriptionQuestionnaire 為管理人員專門設(shè)計(jì)的工作分析問(wèn)卷分析13個(gè)維度 208個(gè)工作要素 管理職位描述問(wèn)卷的維度 一 產(chǎn)品市場(chǎng)和財(cái)務(wù)計(jì)劃其他組織單位和工人之間的相互協(xié)調(diào)內(nèi)部事務(wù)控制產(chǎn)品和服務(wù)責(zé)任公眾和顧客關(guān)系高級(jí)咨詢行為自主性 管理職位描述問(wèn)卷的維度 二 財(cái)務(wù)計(jì)劃的批準(zhǔn)職務(wù)功能監(jiān)督復(fù)雜性及壓力高級(jí)財(cái)務(wù)職責(zé)廣義的人力資源職責(zé) MPDQ最適合的用途 確定需要培訓(xùn)者工作評(píng)價(jià)決定工作的工資等級(jí)和獎(jiǎng)金 美國(guó)勞工部工作分析法 DLJA DepartmentofLaborJobAnalysis 核心是對(duì)于每一項(xiàng)工作均按照工作承擔(dān)者與資料 人以及物之間的關(guān)系進(jìn)行等級(jí)劃分適用于對(duì)工作的量化分析 功能性工作分析法 FJA FunctionalJobAnalysis 以DLJA為基礎(chǔ)適用于描述工作的任務(wù) 目的 績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)以及工作對(duì)任職者的培訓(xùn)要求等 FJA關(guān)注的要點(diǎn) 執(zhí)行工作時(shí)需要得到指導(dǎo)的程度執(zhí)行工作時(shí)需要運(yùn)用推理和判斷能力的程度完成工作所需要的數(shù)學(xué)能力的程度執(zhí)行工作時(shí)所需要的言語(yǔ)表達(dá)能力的程度 工作分析專業(yè)指南 GOJA GuidelinesOrientedJobAnalysis 基于法規(guī)對(duì)人員配置的影響可以得到以下方面的信息 機(jī)器 工具和設(shè)備 監(jiān)督 聯(lián)系 職責(zé) 知識(shí) 技能和能力 體力及其他方面的要求 其他 職業(yè)測(cè)定制度 OMS OccupationalMeasurementSystem 一套完整的計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng) 專門用來(lái)加工 分析和顯示以任務(wù)為基礎(chǔ)的信息可獲得的信息 工作任務(wù) 職責(zé)等方面的說(shuō)明 能力 技能等方面的要求 實(shí)施和監(jiān)督方面的生產(chǎn)成本 美國(guó)公務(wù)員委員會(huì)JA程序 一 一種能夠?qū)Σ煌ぷ鬟M(jìn)行比較和分類的標(biāo)準(zhǔn)化程序工作綜述任務(wù)重要性排序任務(wù)分析從7個(gè)方面對(duì)工作任務(wù)進(jìn)行分析 美國(guó)公務(wù)員委員會(huì)JA程序 二 知識(shí)要求技術(shù)要求能力要求工作中所包含的身體活動(dòng)工作的特定環(huán)境條件典型工作事件對(duì)員工興趣的要求 工作任務(wù)分析的方面 工作分析與法律 P R China勞動(dòng)法 民法等公平勞動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)法同酬法民權(quán)法職業(yè)安全與健康法 做好工作分析的條件 擁有工具 PAQ CMQ DOT遵守原則 3600 勝任特征參照范例 工作分析的有效工具 PAQCMQ CommonMetricQuestionnaire DOT DictionaryofOccupationalTitles CMQ通用工作分析問(wèn)卷 標(biāo)準(zhǔn)化工作分析系統(tǒng)紙筆測(cè)試版本 你在使用CMQ通用工作分析問(wèn)卷對(duì)特定的工作職位進(jìn)行描述 請(qǐng)對(duì)每一個(gè)問(wèn)題作出如實(shí)回答 如果其中有些問(wèn)題對(duì)你不適用 這沒(méi)有關(guān)系 本問(wèn)卷是依照通用標(biāo)準(zhǔn)編制的 用來(lái)分析各種類型的工作 因此 有些問(wèn)題不適用于某種特定工作 這是正常的 適用于你目前所從事的工作的問(wèn)題要作出回答 在回答時(shí) 為了使自己對(duì)該工作有一個(gè)全面了解 你可能需要回顧幾個(gè)月 甚至是一年來(lái)的工作 假如你的工作近來(lái)改變了 請(qǐng)記住 你的回答一定是基于目前工作的 在下面所列出的活動(dòng)中 你可能發(fā)現(xiàn)有許多活動(dòng)你曾經(jīng)在其它工作中進(jìn)行過(guò) 但不是目前工作的構(gòu)成成份 或者說(shuō) 目前工作不需要這些活動(dòng) 那么 不要對(duì)這些活動(dòng)進(jìn)行評(píng)價(jià) 即便你仍然能夠完成這些活動(dòng) 怎樣填寫(xiě)問(wèn)卷 1 在本問(wèn)卷中寫(xiě)下你給出的全部答案 2 在開(kāi)始作答之前 請(qǐng)認(rèn)真閱讀指導(dǎo)說(shuō)明 3 使用黑色鉛筆進(jìn)行答卷 4 答案應(yīng)書(shū)寫(xiě)工整 不要錯(cuò)答題號(hào) 5 當(dāng)有錯(cuò)誤需要改正時(shí) 一定要用橡皮把錯(cuò)誤答案徹底擦干凈 JOBDESCRIPTION AdministrativeAssistantGENERALINFORMATIONJOBFAMILY unknown PAYSYSTEM GRADE unknown 0MIN EDUCATIONREQUIRED unknownNUM LICENSES CERTIFICATIONS noneJOBCODE SICCODE SOCCODE DOTCODE FLSASTATUS non exempt GeneralJobCharacteristicsSpanofControl1 Numberreportingindirectly throughoneormorelevelsofmanagement 1 50 rated applicable overallaverage 1 2 Numberofnonsupervisoryemployeesreportingdirectly 1 50 rated applicable overallaverage 1 Licenses Certifications3 Toperformthisjob nolicenses certificatesarerequired 100 PercentageofTravel 職位說(shuō)明書(shū)示例 某公司人力資源部經(jīng)理 DOT簡(jiǎn)介 包括與20多萬(wàn)種職業(yè)相關(guān)的信息和對(duì)工作職責(zé)的標(biāo)準(zhǔn)化 綜合性的描述每個(gè)定義包含的內(nèi)容 職業(yè)代碼 職務(wù) 行業(yè)名稱 備選名稱 重要說(shuō)明和可能的名稱示例 見(jiàn)下頁(yè) 183 137 010經(jīng)理 分支機(jī)構(gòu) 地區(qū)經(jīng)理 部門經(jīng)理等對(duì)產(chǎn)業(yè)組織的某分廠或其在制定區(qū)域的生產(chǎn) 分銷和營(yíng)銷工作進(jìn)行指導(dǎo) 根據(jù)由產(chǎn)業(yè)組織經(jīng)理制定的政策 原則和程序 協(xié)調(diào)生產(chǎn) 分銷 庫(kù)存管理和銷售活動(dòng) 與顧客和行業(yè)代表商議 以評(píng)價(jià)和激勵(lì)改善 擴(kuò)展地區(qū)地區(qū)服務(wù)的可能性 開(kāi)發(fā)有效利用機(jī)器 人力和原材料的計(jì)劃 評(píng)價(jià)并修改生產(chǎn)成本 質(zhì)量及庫(kù)存控制計(jì)劃 以保持分支機(jī)構(gòu)的盈利性經(jīng)營(yíng) 通過(guò)評(píng)價(jià)競(jìng)爭(zhēng)地位及開(kāi)發(fā)新市場(chǎng) 采用銷售輔助手段 廣告 促銷項(xiàng)目及相關(guān)領(lǐng)域的服務(wù) 來(lái)計(jì)劃和指導(dǎo)銷售工作 指導(dǎo)人事工作 指導(dǎo)會(huì)計(jì)記錄的準(zhǔn)備工作 提出預(yù)算計(jì)劃 根據(jù)管理區(qū)域名稱的不同被命名為行政區(qū)域經(jīng)理 本地經(jīng)理等 工作分析的新應(yīng)用 建立勝任特征體系配合組織變革與發(fā)展 工作分析與組織變革 Organizationalchange reengineering Jobredesign JobenrichmentJobenlargement Reengineering 從根本上重新考慮 重新設(shè)計(jì)經(jīng)營(yíng)過(guò)程 目的在于從很大程度上改善成本 質(zhì)量 服務(wù)和速度等關(guān)鍵性的 現(xiàn)實(shí)的業(yè)績(jī)指標(biāo) 范例 P G Procter