6展會操作手冊 李6.2.doc

展會操作手冊編制：李立紅2009年6月目錄說明（附：展會操作一覽表）：3一展會目的3二展會目標(biāo)3三 組織原則3四、項(xiàng)目模塊34.1 內(nèi)部參展需求評審34.2 外部參展面積申報(bào)及展位考察44.3 展會立項(xiàng)及方案制定44.5 酒店住宿及餐飲預(yù)訂54.6 展位搭建、現(xiàn)場布展54.7 機(jī)器演示54.8 新聞發(fā)布會、現(xiàn)場儀式54.9 參展人員確定64.10 媒體宣傳64.11 樣本資料64.12 美工POP資料64.13 現(xiàn)場接待及培訓(xùn)64.14 禮品選型和制作64.15 信息收集整理74.16 機(jī)器運(yùn)輸及部件保管74.17 現(xiàn)場用車調(diào)度74.18 組織接站74.19 住宿安排84.20 攝影攝相84.21 展會的組織協(xié)調(diào)84.21.1 組織機(jī)構(gòu)84.21.2 參會人員84.21.3 定期召開展會協(xié)調(diào)會84.22 展會資料、物品的準(zhǔn)備84.22.1 成套會議文字資料84.22.2 展會物品的準(zhǔn)備94.23 財(cái)務(wù)預(yù)算、審批及費(fèi)用結(jié)算94.24 展會效果分析9說明：1、參看此操作手冊的同時，請參閱展會管理制度展會項(xiàng)目一覽表及展會相關(guān)流程、制度。2、此手冊主要以展會涉及的工作模塊為思路而編輯。一展會目的1、企業(yè)形象和品牌推廣。2、公司新產(chǎn)品、新技術(shù)展示。3、尋找代理商或終端客戶。 4、了解行業(yè)技術(shù)情況、競爭對手態(tài)勢。二展會目標(biāo) 1、在歷屆展會的基礎(chǔ)上，形成山河智能統(tǒng)一的品牌風(fēng)格，進(jìn)一步提升企業(yè)形象。 2、利用展會更好的宣傳企業(yè)，發(fā)布企業(yè)信息。 3、尋找新的市場機(jī)會、發(fā)現(xiàn)行業(yè)商機(jī)。4、最大可能使機(jī)器實(shí)現(xiàn)現(xiàn)場銷售。三 組織原則1、財(cái)務(wù)原則：經(jīng)濟(jì)、實(shí)效，避免盲目、沖動、鋪張浪費(fèi)。2、風(fēng)險控制：參展認(rèn)真了解展會信息，仔細(xì)閱讀參展商手冊，做好風(fēng)險防范工作。3、分工明確：參展人員明確職責(zé)分工，進(jìn)行展前培訓(xùn)，展示公司團(tuán)結(jié)、專業(yè)的形象。4、結(jié)合市場：展會與市場拓展緊密集合，選擇合適的產(chǎn)品、以合適的主題參展。5、及時調(diào)整：展會執(zhí)行過程中，需要根據(jù)整體環(huán)境的變化對相應(yīng)的事項(xiàng)進(jìn)行及時調(diào)整。四、工作模塊4.1 內(nèi)部參展需求評審在詳細(xì)了解展會情況下，結(jié)合市場銷售情況，提出參展需求，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.1.1 展會情況包括主辦方、承辦單位、舉辦時間、展位收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、展會影響力、重點(diǎn)針對產(chǎn)品、往期行業(yè)對手參展情況、區(qū)域市場情況等。國際展會還需了解主辦地的相關(guān)法律法規(guī)（如勞工法、專利法等）、民情風(fēng)俗等相關(guān)情況。4.1.2 需求評審流程 填寫需求評審表 編制參展初步方案（展出規(guī)模、機(jī)器、人員、搭建、海運(yùn)、費(fèi)用等） 評審流程：需求評審表+參展初步方案-國際部-市場部- -企化部-財(cái)務(wù)部-主管公司領(lǐng)導(dǎo)-公司董事長4.2 外部參展面積申報(bào)及展位考察 向展會組主辦方申報(bào)參展面積及展位要求：（1） 重點(diǎn)考慮如下展示空間：四面開敞式的島嶼空間（圖1）、三面開敞（圖2）、通透可做過道（圖3）、多開敞面空間（圖4） 圖1 圖2 圖3 圖4 展位應(yīng)選擇有利位置，主要考慮：出口、入口、中廳、休息區(qū)、餐飲區(qū)、洗手間附近等人流密集地段。 避免選擇濕地，不能承重，有電纜井蓋，死角、長排中段、有墻柱障礙等展位。應(yīng)對人流方向進(jìn)行預(yù)測，以決定最佳的展臺展示方向。展位的大小可根據(jù)具體需要選用展位，原則上大展會選擇非標(biāo)準(zhǔn)展位(特裝展位)以適合品牌形象。展位的選擇前應(yīng)了解附近和相鄰展位的廠商信息和展示方式，并做出必要的調(diào)整。 （2）結(jié)合往屆參展情況，及時考察展位。必要情況下有兩次展位考察：第一次為初次申報(bào)時，確定區(qū)域。第二次為確定展位后，考察場地的具體承重、地下通道、井蓋、立柱、進(jìn)入通道等相關(guān)情況，方便后期布展。4.3 展會立項(xiàng)及方案制定（1）參展方案必須包含如下要素： 展出目的、目標(biāo)、展出機(jī)器、參展人員、展出規(guī)模、展位搭建、后期培訓(xùn)、媒體宣傳、信息收集、執(zhí)行細(xì)案、項(xiàng)目推進(jìn)計(jì)劃、費(fèi)用預(yù)算等。（2）在展會需求申報(bào)時附帶提交的為初步的參展方案，展會正式開展前6個月必須形成詳細(xì)的可操作的參展方案，并通過公司領(lǐng)導(dǎo)評審。4.4 參展樣機(jī)計(jì)劃及生產(chǎn)安排 具體流程參見參展樣機(jī)確認(rèn)流程 如為大型中和性展會，為了方便設(shè)備進(jìn)入展館，參展樣機(jī)生產(chǎn)及發(fā)運(yùn)必須保證大機(jī)器設(shè)備優(yōu)先生產(chǎn)及發(fā)運(yùn)。4.5 酒店住宿及餐飲預(yù)訂1、首先要考慮離展館較近且要價格合理的，方便參展人員；其次還要考慮周邊是否有檔次高的酒店，以便會見和招待客戶。2、考察展位場地同時考察酒店情況。3、國內(nèi)展會提前6個月，國際展會提前1年預(yù)定。4、前期草簽預(yù)定協(xié)議，展前3個月確定合同、支付定金。4.6 展位搭建 1、展前5個月開始展臺搭建供應(yīng)商資質(zhì)預(yù)選，入維企業(yè)參與展臺搭建招投標(biāo)。 2、展前2個月確定展臺搭建合同，確定承建方。 3、具體流程參見展臺搭建供應(yīng)商選擇及搭建合同簽署流程及制度。 4、現(xiàn)場布展必須考慮周邊企業(yè)環(huán)境、及時在搭建過程中調(diào)整。展臺布置的基本原則： 遠(yuǎn)觀效果醒目有沖擊力，近觀效果舒適、明快，整體效果協(xié)調(diào)。 展位結(jié)構(gòu)和圖片序列應(yīng)考慮人流密度和流向。 無論標(biāo)準(zhǔn)展位還是特型展示，若在室內(nèi)，都必須增加照明燈光。 展品和圖片的展示高度應(yīng)符合人體身高和視角。 展區(qū)微觀細(xì)節(jié)構(gòu)造應(yīng)考慮：展臺、展架、展示墻、標(biāo)牌、標(biāo)識、洽談區(qū)，圖片設(shè)計(jì)、說明性文字、動態(tài)屏幕演示系統(tǒng)、布展使用材料材質(zhì)（一次性/重復(fù)性）。4.7 機(jī)器演示1、展前4個月制定機(jī)器演示方案，并報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批；2、考察展位時同期考慮機(jī)器演示場地需求，綜合機(jī)器參展、展臺搭建、現(xiàn)場活動、道具、音樂、人員、等因素考慮演示細(xì)節(jié)，制定詳細(xì)方案。4.8現(xiàn)場活動（新聞發(fā)布會） 展前4個月結(jié)合場地面積、參展機(jī)器、演示、銷售、公司大事件等籌劃具體的活動（新聞發(fā)布會）子方案，并形成工作進(jìn)度表。4.9 參展人員確定 1、展前2個月由展會組織部門提出人員參會方案，經(jīng)各體系領(lǐng)導(dǎo)審核，最后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審核。 2、審批流程：市場部計(jì)劃-各體系提出意見-公司領(lǐng)導(dǎo)審批-通知反饋各體系。4.10 媒體宣傳 1、展前在行業(yè)媒體、網(wǎng)站預(yù)熱、宣傳（如雜志廣告改版，軟文宣傳等）。 2、展會現(xiàn)場的整體宣傳、高層領(lǐng)導(dǎo)的采訪安排，形成詳細(xì)的子方案。 3、展中、展會后2天及時發(fā)表展會新聞報(bào)道。4.11 樣本資料1、根據(jù)參展的機(jī)器準(zhǔn)備國際、國內(nèi)樣本，考慮樣本參數(shù)、機(jī)器銘牌的一致性。2、新機(jī)器樣本必須在展前4個星期提供具體的參數(shù)、部件資料，提前設(shè)計(jì)樣本，避免臨時趕制樣本，出現(xiàn)錯誤。3、樣本制作流程參見公司宣傳品制作流程。4.12 美工POP資料 1、 展前1個月設(shè)計(jì)初稿，并走評審； 2、評審流程：區(qū)域展會需求-設(shè)計(jì)人員-內(nèi)部人員互檢-市場部負(fù)責(zé)人-國際國內(nèi)相關(guān)參考意見-市場部主管領(lǐng)導(dǎo)-公司領(lǐng)導(dǎo)；3、展會的風(fēng)格、方案必要情況下必須到董事長。備注：堅(jiān)決杜絕直接由業(yè)務(wù)代表找設(shè)計(jì)人員，不經(jīng)過任何審核直接制作、張貼、發(fā)布。4.13 現(xiàn)場接待及培訓(xùn)1、商務(wù)、前臺接待統(tǒng)籌安排，形成具體的接待方案（含商務(wù)報(bào)價、臨時事項(xiàng)處理措施、具體接待人員分工安排）。2、客戶接待：提前預(yù)定客戶住宿酒店，考慮用車、餐飲、禮品安排。3、媒體記者接待：提前根據(jù)高層領(lǐng)導(dǎo)安排，預(yù)約媒體、安排采訪及同期宣傳。4.14 禮品選型和制作1、 展前6個月，制定詳細(xì)的展會禮品計(jì)劃，報(bào)公司審批制作；2、 禮品考慮不同的檔次，有價格較低，用于普發(fā)的，也有重點(diǎn)商務(wù)客戶接待檔次稍高的，所有禮品必須有山河智能標(biāo)志。3、 禮品隨機(jī)器運(yùn)輸，注意保管。4.15 信息收集整理1、 前臺及商務(wù)接待必須按照規(guī)定格式填寫信息登記表，當(dāng)日信息當(dāng)日整理消化。2、 所有名片、信息整體歸口市場部，回司分類整理、提交信息報(bào)告。3、 市場部同期安排專人進(jìn)行調(diào)研，包括新產(chǎn)品、新技術(shù)、競爭對情況等，及時提交調(diào)研報(bào)告。4、 所有展會照片、視頻資料的歸集、整理，歸口市場部，其他部門各自存檔。4.16 機(jī)器貨運(yùn)及物件保管展前制定運(yùn)輸方案、專人負(fù)責(zé)，展前、展后對展品進(jìn)行核對、檢查，對損壞、丟失進(jìn)行匯報(bào)。1、 國際展會機(jī)器運(yùn)輸整體歸口國際部，采取一票制（以到展位指定地點(diǎn)為準(zhǔn)）。2、 國內(nèi)運(yùn)輸整體歸口物流中心，展會現(xiàn)場專門人負(fù)責(zé)接貨盤點(diǎn)，司內(nèi)同期專人配合發(fā)貨、通報(bào)進(jìn)度。3、 運(yùn)輸原則：大機(jī)器先安排，小機(jī)器放后，同期第一批次車配帶裝運(yùn)安全所需要物品（如安全帽、上下車架等），注意運(yùn)輸過程中的經(jīng)手人交接手續(xù)辦理。展會現(xiàn)場實(shí)現(xiàn)銷售的必須由項(xiàng)目經(jīng)理簽字確認(rèn)。4、 國際展會整體由國際部辦理機(jī)器界出、銷售單據(jù)，國內(nèi)展會由市場部統(tǒng)籌機(jī)器借出手續(xù)，如有銷售機(jī)按銷售機(jī)手續(xù)由相關(guān)部門辦理。4.17 現(xiàn)場用車調(diào)度必須提前確定接待任務(wù)（如同期客戶答謝會等），安排租用車輛，專人兼職調(diào)度、整體歸口管理、要求有相應(yīng)子方案。4.18 大部隊(duì)人員接站 (1) 接站計(jì)劃：到達(dá)時間、乘什么車、來幾位、是否正點(diǎn)到、什么人去接、安排什么車，已經(jīng)到了哪些、還有多少沒到，底數(shù)需清楚，尤其是當(dāng)火車或飛機(jī)晚點(diǎn)，打亂了原來計(jì)劃時，更要及時調(diào)整。 （2）客戶接站。會議規(guī)模較大，與會人員較多時，為減少與會人員報(bào)到等候時間，接站人員可事先帶上會議證件、住房鑰匙等，在接站時提前發(fā)給與會人員，事后再補(bǔ)辦報(bào)到手續(xù)。（3）充分協(xié)調(diào)。接站人員要隨時與會議報(bào)到處聯(lián)系，通報(bào)接站情況，以便報(bào)到處做好相應(yīng)準(zhǔn)備。特別是由于晚點(diǎn)造成與會人員耽誤用餐時，應(yīng)及時與報(bào)到處和餐廳聯(lián)系，安排用餐。4.19 住宿安排 1、住宿安排應(yīng)當(dāng)遵循集中、合理、方便、有別的原則。 2、考慮退房、拼房前的及時通知。3、會務(wù)房盡量要求酒店免費(fèi)。4、及時整理出人員住宿表，方便后期電話聯(lián)系。4.20 攝影攝相1、 所有照片、攝影資料每日整理，及時作為宣傳所用材料。2、 照片含：商務(wù)洽談場景、高層領(lǐng)導(dǎo)接待場景、整體參展場面、展臺搭建場景、機(jī)器展示及表演場景、競爭對手產(chǎn)品、展臺搭建場景等。3、 回公司后及時編輯參展照片集錦及視頻資料。4.21 展會的組織協(xié)調(diào) 4.21.1 組織機(jī)構(gòu) 設(shè)立相應(yīng)的工作小組：商務(wù)組、接待組、樣機(jī)組、技術(shù)組、后勤（含餐飲、票務(wù)、住宿組等）、布展組等。各組的設(shè)置和人員的多少視會議的規(guī)模而定，可多可少。規(guī)模很大的會議，會務(wù)工作人員較多，分工可以更細(xì)一些，分組也可以再多一些，如增設(shè)會場組（現(xiàn)場組）。4.21.2 參會人員根據(jù)展會的規(guī)模，應(yīng)配備相應(yīng)的參展人員，并做明確的職責(zé)分配和展前培訓(xùn)。人員主要包括：公司領(lǐng)導(dǎo)、商務(wù)人員、技術(shù)解說、操作手、樣機(jī)清理、活動解說、參觀群體等。同期制小組及主要人員聯(lián)絡(luò)通訊表。4.21.3 定期召開展會協(xié)調(diào)會在展會前13個月定期召開專項(xiàng)會議。4.22 展會資料物品清單4.22.1 成套文字、書面資料1、最終調(diào)整審核的參展方案、組織分工安排。2、現(xiàn)場搭建布置圖、施工圖、美工圖、展示牌、搭建合同、施工進(jìn)度表、現(xiàn)場樣機(jī)擺放圖等（書面及電子版）3、參展機(jī)器清單、公司發(fā)貨進(jìn)度、機(jī)器進(jìn)場時間安排4、演示活動方案、人員、道具、介紹主持詞5、新聞發(fā)布會相關(guān)PPT、對外新聞通稿6、商務(wù)活動及領(lǐng)導(dǎo)行程安排計(jì)劃7、所有人員往返行程單 8、車輛調(diào)度方案 9、酒店合同 10、禮品資料清單及發(fā)放計(jì)劃11、前臺信息登記本12、展會主要負(fù)責(zé)人聯(lián)絡(luò)單13、展會日程安排及參展紀(jì)律要求14、會議入場證4.22.2 攜帶的必要物品1、各類樣本資料2、各檔位禮品3、電子設(shè)備類：照相機(jī)、手提電腦、攝像機(jī)、錄音筆、對講機(jī)4、前臺接待所用文具物品：訂書機(jī)、名片、簽字筆記、名片缸5、安全類：安全帽、雨傘、雨靴、一次性雨衣等4.23預(yù)算審批、費(fèi)用結(jié)算 1、在提交參展提案時應(yīng)做好財(cái)務(wù)預(yù)算，包括：參展費(fèi)用、特型展示布置費(fèi)用、展