公司后勤采購管理手冊(cè).doc

采購管理采購手冊(cè) 第一章 采購手冊(cè)的編訂目的為了使公司有關(guān)采購事務(wù)均能遵循制度辦理,便于最適當(dāng)時(shí)間,在可能范圍內(nèi)以 最低價(jià)格,向最適當(dāng)?shù)墓?yīng)商,購買品質(zhì)最佳,數(shù)量最恰當(dāng)?shù)脑?輔料,商品 或服務(wù),特制訂本手冊(cè). 第二章 采購的定義 企業(yè)根據(jù)需求提出采購計(jì)劃,審核計(jì)劃,選好供應(yīng)商,經(jīng)過商務(wù)談判確定價(jià)格, 交貨及相關(guān)條件,最終簽訂合同并按要求收貨付款的過程. 第三章 適用范圍 1.原料:是指直接使用于生產(chǎn)之原材料,是構(gòu)成產(chǎn)品最主要的成分.通常,原料 是在產(chǎn)品的制造成本中,所占比例最高的項(xiàng)目.2.輔料:在產(chǎn)品的制造過程中,除了原材料之外所耗用的材料均屬之. (1)油漆: (2)膠粘劑 (3)包裝:紙箱,熱收縮膜,PE 纏繞膜,PE 珍珠棉,防潮膜,機(jī)用打包帶,透 明膠帶,鋼卷帶,打包扣,托盤 3.燃料:煤 4.其它: (1)砂帶 (2)刀具 第四章 采購政策 一.采購政策 1.本公司物料供應(yīng)采用集中采購制度. 2.本公司物料采購計(jì)劃系根據(jù)物料需求計(jì)劃而擬訂. 3. 本公司對(duì)儲(chǔ)備物料采用預(yù)購備用方式采購, 對(duì)非儲(chǔ)備物料采用現(xiàn)用現(xiàn)購方式采 購. 4.本公司采購人員應(yīng)采取客觀公正之態(tài)度并保持價(jià)值觀念從事業(yè)務(wù). 5.本公司采購得經(jīng)由供應(yīng)商或制造商以詢價(jià),比價(jià),議價(jià)方式辦理. 6.每一購案之供應(yīng)商或制造商,除因采購金額微小或因事實(shí)上不可能外,應(yīng)以指 定兩家或兩家以上詢價(jià)為原則. 7. 本公司采購在必要時(shí)以訂立長期合約或短期采購合約方式辦理. 是否以訂約為 宜,及訂約有效期限之長短,應(yīng)以與本公司最有利之因素考慮. 8.本公司對(duì)物料采購應(yīng)加強(qiáng)計(jì)劃與預(yù)算之功能,以增進(jìn)效率,降低成本. 9.本公司對(duì)物料采購應(yīng)實(shí)施市場調(diào)查工作,建立有關(guān)資料,作為選擇供應(yīng)商之依 據(jù). 10.本公司對(duì)物料采購工作之進(jìn)行,應(yīng)實(shí)施獨(dú)立之追蹤制度,以增進(jìn)工作效能. 11.本公司對(duì)物料采購過程應(yīng)保持完整之記錄,以供充分參考運(yùn)用. 二.采購政策之評(píng)估與修訂 采購政策之評(píng)估作業(yè),應(yīng)先依據(jù)公司現(xiàn)行的采購政策,對(duì)各采購項(xiàng)目的供應(yīng)來源 展開研究,并列出其優(yōu),缺點(diǎn);其次再以采購項(xiàng)目為主,針對(duì)每一個(gè)項(xiàng)目的采 購政策,予以檢討修正,進(jìn)而消除現(xiàn)有政策對(duì)采購項(xiàng)目所既存的缺點(diǎn).在檢討修 正采購政策時(shí),同時(shí)應(yīng)以業(yè)種別,廠商別及零件別為基準(zhǔn),進(jìn)行檢討其影響購入 成本的變動(dòng)因素,例如:目前及日后的經(jīng)濟(jì)動(dòng)向市場變化等因素,加以思考分析, 才決定是獨(dú)家采購,還是多家分散采購或一般性訂購方式,以使購買政策具有高 度彈性. 在評(píng)估采購政策時(shí),可使用下列檢核項(xiàng)目,進(jìn)行檢討: 1.采購政策是否具有可配合市場,經(jīng)濟(jì)動(dòng)向或其交易內(nèi)容變異之彈性? 2.中,長期或 年度的采購執(zhí)行方式是否明確? 3.在執(zhí)行訂貨前,是否已檢討集中及分散采購等方法的優(yōu)缺點(diǎn)?4.交易形態(tài)能否適切的運(yùn)用,以降低采購成本? 5.改變訂貨量對(duì)于采購成本會(huì)有影響嗎? 6.是否對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)鑒? 7.是否依供應(yīng)商評(píng)鑒結(jié)果進(jìn)行訂貨? 8.是否積極的輔導(dǎo)或培育協(xié)力廠? 9.對(duì)協(xié)力廠的輔導(dǎo)成果是否反映在采購成本上? 第五章 采購制度 采購制度 采購制度系指企業(yè)對(duì)采購工作之管理.依據(jù)企業(yè)的規(guī)模,地理?xiàng)l件,產(chǎn)品種類 等采取中央集權(quán)方式的集中制,或是地方分權(quán)方式的分散制,或是兼分權(quán)與 集權(quán)的混合方式的混合制. 一.集中制 將采購工作集中一個(gè)部門辦理,做到極點(diǎn)時(shí),總公司各部門,分公司及各工廠 均無采購權(quán)責(zé). (一)優(yōu)點(diǎn) 1.集中采購可使數(shù)量增加,提高對(duì)賣方的談判力量,較易獲得價(jià)格折讓與良好服 務(wù). 2.只有一個(gè)采購部門,因此采購方針與作業(yè)規(guī)則,比較容易統(tǒng)一實(shí)施. 3.采購功能集中,減少人力浪費(fèi);便利人才培養(yǎng)與訓(xùn)練;推行分工專業(yè)性,使采 購作業(yè)成本降低,效率提升. 4.建立各部門共同物料的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格,可以簡化種類,互通有無,亦可節(jié)省檢驗(yàn)工 作時(shí)間. 5.可以統(tǒng)籌規(guī)劃供需數(shù)量,避免各自為政,產(chǎn)生過多存貨,各部門過剩物資,亦 可相互轉(zhuǎn)用. (二)缺點(diǎn) 1.采購流程過長,延誤時(shí)效;零星,地域性及緊急采購狀況難以適應(yīng). 2.非共同性物料集中采購,并無數(shù)量折扣利益. 3.采購與使用單位分離,采購績效較差.例如規(guī)格確認(rèn),物品轉(zhuǎn)運(yùn)等費(fèi)事耗時(shí).(三)使用狀況 1.企業(yè)產(chǎn)銷規(guī)模不大,采購量值小,全公司只要一個(gè)采購單位來辦理,即可充分 滿足各部門對(duì)物品或勞務(wù)的需求. 2.企業(yè)各部門及工廠集中一處,采購工作并無因地制宜之必要.或部門與需用部 門雖非同處一地,但因距離亦非遙遠(yuǎn),通信工具相當(dāng)便捷,采購工作集中由一單 位辦理,尚不至于影響需求時(shí)效. 3.企業(yè)雖有數(shù)個(gè)生產(chǎn)機(jī)構(gòu),但是產(chǎn)品種類大同小異,集中采購可以達(dá)到以量制 價(jià)的效果. 二.分散制 將采購工作分散給各需用部門分別辦理.此一種制度通常使用于企業(yè)規(guī)模較大, 工廠分散與較廣區(qū)域的企業(yè).此類企業(yè),若采用集中制,則容易產(chǎn)生采購上的遲 延,且不易應(yīng)付緊急需要,而購用部門的聯(lián)系相當(dāng)困難,采購作業(yè)與單據(jù)流程顯 得漫長復(fù)雜. 除了前述地理因素造成采用分散制的理由外,若散布各地的工廠,在生產(chǎn)設(shè)備, 貯藏設(shè)備,社區(qū)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任等,具有獨(dú)特的差異性時(shí),亦以采用分散制較為適宜. 三.混合制 兼取集中,分散制優(yōu)點(diǎn)而成.凡屬共同性物料,采購金額較大者,或進(jìn)口品等, 均集中由總公司采購部辦理;小額,因地制宜,臨時(shí)性的采購,則授權(quán)分公司或 各廠執(zhí)行. 第六章 采購授權(quán) 采購授權(quán) 為了圓滿 執(zhí)行工作并達(dá)到目標(biāo),采購部門應(yīng)有下列四種決策權(quán): 1. 供應(yīng)商之選擇. 2. 交易價(jià)格及條件之決定. 3. 采購規(guī)范之確認(rèn). 4. 與潛在供應(yīng)商之接觸聯(lián)系. 再就采購部門而言,為實(shí)施分層負(fù)責(zé),提高工作效率,通常會(huì)實(shí)施下列兩種授權(quán)措施: 內(nèi)部授權(quán) 采購主管秉承上級(jí)主管或公司制度,在一定金額內(nèi)有決定采購之權(quán).超過此一權(quán) 限,仍需呈請(qǐng)上級(jí)主管核定. 外部授權(quán) 除了采用混合式采購制度之外部授權(quán)狀況外,尚有對(duì)于執(zhí)行專案計(jì)劃人員之授權(quán) (不受公司原有采購制度之約束)或采購部門認(rèn)定由使用部門自行辦理更為妥當(dāng) , 之授權(quán).金額較大之外部授權(quán),采購部門應(yīng)保留查核之權(quán),以免發(fā)生流弊. 第七章 作業(yè)流程 作業(yè)流程 凡企業(yè)規(guī)模愈大,采購金額偏高者,對(duì)程序的設(shè)計(jì)愈為重視.茲將一般采購作業(yè) 的流程設(shè)計(jì)應(yīng)注意的要點(diǎn),列述如下: 1.先后順序及時(shí)效控制 即應(yīng)注意其流暢性與一致性,并考慮作業(yè)流程所需要時(shí)限.譬如,避免同一主管 對(duì)同一采購案件,做數(shù)次的簽核;避免同一采購案件,在不同部門有不同的作業(yè) 方式;避免一個(gè)采購案件會(huì)簽部門太多,影響作業(yè)時(shí)效. 2.關(guān)鍵點(diǎn)之設(shè)置 即為便于控制,使各項(xiàng)在處理中的采購作業(yè),在各階段均能追蹤管制. 3.劃分權(quán)責(zé)或任務(wù) 即各項(xiàng)作業(yè)手續(xù)及查核責(zé)任,應(yīng)有明確權(quán)責(zé)規(guī)定及查核辦法.譬如,請(qǐng)購,采購, 驗(yàn)收,付款等權(quán)責(zé)均予區(qū)分. 4.作業(yè)過程中發(fā)生摩擦,重復(fù)與混亂 即注意變化性或彈性范圍以及偶發(fā)時(shí)間之因應(yīng)法則. 5. 繁簡或被重視的程度, 應(yīng)與所處理業(yè)務(wù)或采購各項(xiàng)的重要性或價(jià)值的大小相適 應(yīng) 即凡涉及數(shù)量較大,價(jià)值較高,或易發(fā)生舞弊之作業(yè),應(yīng)有較嚴(yán)密之處理監(jiān)督. 反之,則可略予放寬,以求提高工作效率.6.程序應(yīng)合時(shí)宜 即應(yīng)注意程序的及時(shí)改進(jìn).早期設(shè)計(jì)的處理程序或流程,經(jīng)過若干時(shí)日后,應(yīng)加 以檢討,不斷改進(jìn),以因應(yīng)組織的變更,或作業(yè)上的實(shí)際需要. 由上述采購作業(yè)流程設(shè)計(jì)應(yīng)注意的各項(xiàng)要點(diǎn),可以了解采購流程對(duì)采購作業(yè)的影 響及重要性.采購作業(yè)基本步驟如下: 1.需求 即在采購之前,應(yīng)先確定買哪些物料?買多少?何時(shí)買?由誰決定等? 2.需求說明 即確認(rèn)需求之后,對(duì)需求的細(xì)節(jié)如品質(zhì),包裝,售后服務(wù),運(yùn)輸及檢驗(yàn)方式等, 均須加以明確說明,以便來源選擇及價(jià)格談判等作業(yè),能順利進(jìn)行. 3.選擇可能的供應(yīng)來源 即就需求說明,從原有供應(yīng)廠商中,選擇實(shí)績良好廠商,通知其報(bào)價(jià). 4.合宜價(jià)格的決定 即決定可能的供應(yīng)商后,進(jìn)行價(jià)格的談判. 5.訂單安排 即于價(jià)格談妥后,應(yīng)辦理訂貨簽約手續(xù).合約或訂單,均屬具有法律效力的書面 文件,對(duì)買賣雙方的要求,權(quán)利及義務(wù),須予列明. 6.訂單追蹤與稽核 即簽約訂貨之后,為求銷售廠商之如期, 如質(zhì),如量交貨,應(yīng)依據(jù)合約規(guī)定,督 促廠商按規(guī)定交運(yùn),并予嚴(yán)格驗(yàn)收入庫. 7.核對(duì)發(fā)票 廠商交貨驗(yàn)收合格后,隨即開具發(fā)票,要求付清貨款時(shí),對(duì)于發(fā)票的內(nèi)容是否正 確,應(yīng)先經(jīng)采購部門核對(duì),財(cái)務(wù)部門才能辦理付款. 8.不符與退貨處理 即凡廠商所交貨品與合約規(guī)定不符而驗(yàn)收不合格者,應(yīng)依據(jù)合約規(guī)定退貨.并立 即辦理重購,予以結(jié)案. 9.結(jié)案 即凡驗(yàn)收合格付款,或驗(yàn)收不合格退貨,均須辦理結(jié)案手續(xù),清查各項(xiàng)書面資料 有無缺失,績效好壞等,簽報(bào)高階層管理或權(quán)責(zé)部門核閱批示.10.紀(jì)錄與檔案維護(hù) 即凡經(jīng)結(jié)案批示后之采購,應(yīng)列入檔案登記編號(hào)分類,予以保管,以備參閱或事 后發(fā)生問題之查考. (檔案都有一定保管期限之規(guī)定) . 采購表單 采購部門之隸屬 采購部門之建立 采購部門之職責(zé) 供應(yīng)部工作職責(zé) 1. 審查請(qǐng)購單之內(nèi)容, 包括是否有采購之必要及請(qǐng)購單之規(guī)格與數(shù)量等是否恰當(dāng). 2.與技術(shù),品管等部門人員共同參與合格廠商之選擇. 3.執(zhí)行采購功能,包括詢價(jià),比價(jià),議價(jià)及訂購. 4.交貨之稽催與協(xié)調(diào). 5.物料之退貨與索賠. 6.物料之開發(fā)及價(jià)格調(diào)查. 7.采購計(jì)劃與預(yù)算之編訂. 8.供應(yīng)廠商之管理. 9.采購制度,流程,表單等之設(shè)計(jì)與改善. 二.供應(yīng)部部長工作職責(zé) 1.擬訂采購部門工作方針與目標(biāo). 2.負(fù)責(zé)主要原料之采購. 3.編制采購計(jì)劃與預(yù)算. 4.簽核合約與訂購單. 5.采購制度建立與改善. 6.撰寫部門月報(bào). 7.主持采購人員教育訓(xùn)練. 8.建立與供貨商的良好關(guān)系. 9.督導(dǎo)采購部門全部業(yè)務(wù)及人員考核. 10.主持或參與采購相關(guān)業(yè)務(wù)的會(huì)議,并做好部門間的協(xié)調(diào)工作.三.部門人員相關(guān)工作職責(zé) 1.協(xié)助部長工作. 2.請(qǐng)購單,驗(yàn)收單之登記. 3.訂購單與合約之繕記. 4.交貨記錄及稽催. 5.訪客之安排與接待. 6.采購費(fèi)用之申請(qǐng)與報(bào)支. 7.供應(yīng)廠商之考核. 8.電腦作業(yè)與檔案管理. 四.原料采購主管工作職責(zé) 1.經(jīng)辦生產(chǎn)原料采購. 2.查訪廠商. 3.與供應(yīng)廠商談判價(jià)格,付款方式,交貨日期等. 4.確定交貨日期. 5.一般索賠案件辦理,處理退貨事宜. 6.監(jiān)督和協(xié)調(diào)原材料供應(yīng)廠商的質(zhì)量執(zhí)行. 7.收集價(jià)格情報(bào),調(diào)查市場行情. 五.輔料采購主管工作職責(zé) 1.經(jīng)辦生產(chǎn)輔料采購. 2.查訪廠商. 3.與供應(yīng)廠商談判價(jià)格,付款方式,交貨日期等. 4.確定交貨日期. 5.一般索賠案件辦理,處理退貨事宜. 6.監(jiān)督和協(xié)調(diào)輔料供應(yīng)廠商的質(zhì)量執(zhí)行. 7.收集價(jià)格情報(bào)及替代品資料.第十二章采購人員之選用一.才能方面 (一)成本意識(shí)與價(jià)值分析能力 采購支出系構(gòu)成銷貨成本的主要部分,因此采購人員必須具有成本意識(shí),精打細(xì) 算, 錙銖必爭,不可大而化之.其次,必須具有成本效益觀念,所謂一分錢一分 貨, 不 可花冤枉錢, 買品質(zhì)太好或不堪使用之物品. 隨時(shí)將投入成本與產(chǎn)出 (使 用狀況-時(shí)效,損耗率,維修次數(shù)等)加以比較.此外,對(duì)報(bào)價(jià)單的內(nèi)容,應(yīng)有 分析的技巧,不可以總價(jià)比較,必須在相同的基礎(chǔ)上,逐項(xiàng)(包括原料,人工, 制造費(fèi),稅金,利潤,交貨時(shí)間,付款條件等)加以剖析評(píng)斷. (二)預(yù)測能力 在動(dòng)態(tài)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下,物品的采購價(jià)格與供應(yīng)數(shù)量經(jīng)常調(diào)整變動(dòng).采購人員應(yīng)能依 據(jù)各種產(chǎn)銷資料,研判貨源是否充裕;與供應(yīng)商的接觸,從其惜售的態(tài)度,亦 能揣摩物品可能供應(yīng)日絀;從物品原料價(jià)格的漲跌,亦能推斷采購成本將受影響 的幅度有多少.總之,采購人員必?cái)U(kuò)充視聞,具備察言觀色的能力,對(duì)物品將 來供應(yīng)的趨勢能預(yù)謀對(duì)策. (三)表達(dá)能力 采購人員無論是用語言或文字與供應(yīng)商溝通,必須能正確,清晰表達(dá)所欲采購的 各種條件,例如規(guī)格,數(shù)量,價(jià)格,交貨期限,付款方式等,避免語意含混,滋 生誤解.特別是忙碌的采購工作,必須使采購人員具備長話短說,意簡言賅的 表達(dá)能力,以免浪費(fèi)時(shí)間.說之以理,動(dòng)之以情來爭取優(yōu)惠的采購條件,更是 采購人員必須鍛煉的表達(dá)技巧. (四)專業(yè)知識(shí) 采購人員對(duì)其經(jīng)辦的產(chǎn)品,若能了解原料來源,組合過程,基本功能,品質(zhì),用 途,成本等,將有助與供應(yīng)商的溝通,并避免敵暗我明吃虧上當(dāng).有了專業(yè)知 識(shí),更能主動(dòng)開發(fā)新來源或替代品,有助于降低采購成本. 二.品德方面 (一)臨財(cái)不茍得 采購人員所處理的訂購單與鈔票并無太大差異,因此難免被惟利是圖的供應(yīng)商所包圍.無論是威迫(透過人際關(guān)系)或利誘(回扣或紅包) ,采購人員必須 維持平常心,不動(dòng)心,否則以犧牲公司權(quán)益,圖利他人或自己,終將誤人誤 己.重利忘義之徒,實(shí)難勝任采購職責(zé). (二)敬業(yè)精神 缺貨或斷料實(shí)為采購人員最大之恥辱.固然造成料品短缺之原因甚多,若采購 人員不能抱持舍我其誰的態(tài)度,負(fù)責(zé)調(diào)度所需之貨品或物料,則公司之損失, 必將可觀. (三)虛心與耐心 采購人員雖然較占上風(fēng),但對(duì)供應(yīng)商之態(tài)度,必須公平互惠,甚至不恥下問,虛 心求教,不可趾高氣揚(yáng),傲慢無禮.與供應(yīng)商談判或議價(jià)的過程,可能相當(dāng)艱辛 與復(fù)雜,采購人員更需有忍耐,等待的修養(yǎng),才能欲擒故縱,氣定神閑進(jìn)行工 作.居于劣勢時(shí),亦能忍讓求 全,不慍不火,克盡事功. 第十三章 采購計(jì)劃與預(yù)算采購計(jì)劃與預(yù)算是屬于生產(chǎn)計(jì)劃中的一部分, 也是企業(yè)年度計(jì)劃與目標(biāo)的一部分. 通常,業(yè)務(wù)部門的行銷計(jì)劃(即銷貨收入預(yù)算)為年度營業(yè)計(jì)劃之起點(diǎn),然后生 產(chǎn)計(jì)劃才隨之訂定.而生產(chǎn)計(jì)劃系包括采購預(yù)算(直接原料成本) ,直接人工預(yù)算 及制造費(fèi)用預(yù)算.由此可見,采購預(yù)算乃是采購部門為配合年度的銷售預(yù)測或生 產(chǎn)數(shù)量,所對(duì) 需求的原料,輔料,零件等之?dāng)?shù)量及成本做詳實(shí)的計(jì)劃,以利整個(gè) 企業(yè)目標(biāo)之達(dá)成.亦即,采購計(jì)劃與預(yù)算雖是整個(gè)企業(yè)預(yù)算的核心,尚若單獨(dú)編 訂,不但缺乏使用的實(shí)用的價(jià)值,也失去其他部門的配合.所以,采購預(yù)算之編 制,必須依循企業(yè)預(yù)算制度為之,而有其一定的流程與步驟. 一.采購計(jì)劃 (一)編訂采購數(shù)量計(jì)劃的目的 企業(yè)之經(jīng)營始自購入原料,物料后,經(jīng)加工制成或經(jīng)組合裝配成為產(chǎn)品,再透過 銷售過程獲取利潤.其中如何獲取足夠數(shù)量的原料,物料,即是采購數(shù)量計(jì)劃的 重點(diǎn)所在.因此,數(shù)量計(jì)劃乃是為維持正常的產(chǎn)銷活動(dòng),在某一特定的期間內(nèi), 應(yīng)在何時(shí)購入何種材料多少的估計(jì)作業(yè).此項(xiàng)數(shù)量計(jì)劃應(yīng)達(dá)到下列的目的: 1.預(yù)估材料需用數(shù)量與時(shí)間,防止供應(yīng)中斷,影響產(chǎn)銷活動(dòng).2.避免材料儲(chǔ)存過多,積壓資金,占用堆積的空間. 3.配合公司生產(chǎn)計(jì)劃與資金調(diào)度. 4.使采購部門事先準(zhǔn)備,選擇有利時(shí)機(jī)購入材料. 5.確立材料耗用標(biāo)準(zhǔn),以便管制用料成本. (二)采購量之決定過程 1.生產(chǎn)計(jì)劃 由銷售預(yù)測,加上人為的判斷,即可擬訂銷售計(jì)劃或目標(biāo).此一銷售計(jì)劃,系表 明各種產(chǎn)品在不同時(shí)間的預(yù)期銷售數(shù)量;而生產(chǎn)計(jì)劃即依據(jù)銷售數(shù)量,加上預(yù)期 的期末存貨減去期初存貨來擬訂. 2.用料清表 生產(chǎn)計(jì)劃只列示產(chǎn)品的數(shù)量,并無法直接知道某一產(chǎn)品需用哪些物料,以及數(shù)量 多少,因此必須借助用料清表.本表是由研究發(fā)展或產(chǎn)品設(shè)計(jì)部門所擬訂的,內(nèi) 容列是各種產(chǎn)品由哪些材料所制造或組合而成.根據(jù)此表可以精確計(jì)算制造某一 種產(chǎn)品的用料需求數(shù)量.用料清表所列的耗用量,即通稱的標(biāo)準(zhǔn)用量,與實(shí)際用 量相互比較,作為用料管制的依據(jù). 3.存量管制卡 若產(chǎn)品有存貨,則生產(chǎn)數(shù)量不一定要等于銷售數(shù)量.同理,若材料有庫存數(shù)量, 則材料采購數(shù)量也不一定要等與根據(jù)用料清表所計(jì)算的材料需用量.因此,必須 建立物料的存量管制卡,以表明某一物料目前的庫存狀況;再依數(shù)量,然后才開 具請(qǐng)購單,進(jìn)行采購活動(dòng). 茲將采購數(shù)量之決定過程,歸納為如圖所示: 二.采購預(yù)算 為了使預(yù)算對(duì)實(shí)際的資金調(diào)度具有意義,采購預(yù)算應(yīng)以現(xiàn)金基礎(chǔ)編制,而非采用 傳統(tǒng)上的應(yīng)計(jì)基礎(chǔ);也就是說,采購預(yù)算應(yīng)以付款的金額來編訂,而不以采購的 金額來編訂. 三.采購計(jì)劃與預(yù)算之影響因素 影響采購計(jì)劃與預(yù)算的準(zhǔn)確性的要素,有下列各項(xiàng): (一)年度行銷計(jì)劃 除非市場出現(xiàn)供不應(yīng)求的狀況,否則企業(yè)年度的經(jīng)營計(jì)劃多以行銷計(jì)劃為起點(diǎn);而行銷計(jì)劃之?dāng)M訂,又受到銷售預(yù)測之影響.銷售預(yù)測的決定因素,包括外界的 不可控制因素,如國內(nèi),外經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況(GNP,失業(yè)率,物價(jià),利率等) ,人口 成長,政治體制,文化及社會(huì)環(huán)境,技術(shù)發(fā)展,競爭者狀況 等;以及內(nèi)部可控制 因素,如財(cái)務(wù)狀況,技術(shù)水準(zhǔn),廠房設(shè)備,原料零件供應(yīng)情況,人力資源及公司 聲譽(yù)等. (二)年度生產(chǎn)計(jì)劃 一般而言,生產(chǎn)計(jì)劃根源于行銷計(jì)劃,行銷計(jì)劃過于樂觀,將使產(chǎn)量變成存貨, 造成企業(yè)的財(cái)務(wù)負(fù)擔(dān);反之,過度保守的行銷計(jì)劃,將使產(chǎn)量不足以供應(yīng)顧客所 需,喪失了創(chuàng)造利潤的機(jī)會(huì).因此,生產(chǎn)計(jì)劃常因行銷人員對(duì)市場的需求量估算 失當(dāng),造成生產(chǎn)計(jì)劃朝令夕改,也使得采購計(jì)劃與預(yù)算必須經(jīng)常調(diào)整修正,物料 供需長久處于失衡狀況. (三)用料清表 特別在高科技行業(yè),產(chǎn)品工程變更層出不窮,致使用料清表難做即時(shí)之反映與修 訂. 以至根據(jù)產(chǎn)量所計(jì)算出來的物料需求數(shù)量, 與實(shí)際的使用量或規(guī)格不盡相符, 造成采購數(shù)量過于不及,物料規(guī)格過時(shí)或不易購得.因此,采購計(jì)劃之準(zhǔn)確性, 有賴維持最新,最正確的用料清表. (四)存量管制卡 由于應(yīng)購數(shù)量必須扣除庫存數(shù)量,因此,存量管制卡之記載是否正確,將是影響 采購計(jì)劃準(zhǔn)確性的因素之一.這包括料賬不一致,以及物料存量是否全為良品. 若賬上數(shù)量與倉庫架臺(tái)上的數(shù)量不符;或存量中并非全數(shù)皆為規(guī)格正確之物料; 這將使倉庫的數(shù)量低于實(shí)際上的可取用數(shù)量, 故采購計(jì)劃中的應(yīng)購數(shù)量將會(huì)偏低. (五)物料標(biāo)準(zhǔn)成本之設(shè)定 在編訂采購預(yù)算時(shí),對(duì)將來擬購物料之價(jià)格預(yù)測不易,故多以標(biāo)準(zhǔn)成本替代之. 若此標(biāo)準(zhǔn)成本之設(shè)定,缺乏過去的采購資料為依據(jù),亦無工程人員嚴(yán)密精確地計(jì) 算其原料,人工及制造費(fèi)用等組合或生產(chǎn)之總成本,則其正確性不無疑問.因此, 標(biāo)準(zhǔn)成本與實(shí)際購入價(jià)格的差額,即是采購預(yù)算準(zhǔn)確性的評(píng)估指標(biāo). (六)生產(chǎn)效率 生產(chǎn)效率的高低,將使預(yù)計(jì)的物料需求量與實(shí)際的耗用量產(chǎn)生誤差.產(chǎn)品的生產(chǎn) 效率降低,會(huì)導(dǎo)致原物料的單位耗用量提高,而使采購計(jì)劃中的數(shù)量不夠生產(chǎn)所需.過低的產(chǎn)出率,亦會(huì)導(dǎo)致經(jīng)常進(jìn)行修改作業(yè),而使得零組件之損耗超出正常 需用量.所以,當(dāng)生產(chǎn)效率有降低趨勢時(shí),采購計(jì)劃必須將此額外的耗用率算計(jì) 進(jìn)去,才不會(huì)發(fā)生原物料的短缺現(xiàn)象. (七)價(jià)格預(yù)期 在編訂采購預(yù)算時(shí),常對(duì)物料價(jià)格漲跌幅度,市場景氣之榮枯,乃至匯率變動(dòng)等 多加預(yù)測,甚至列為調(diào)整預(yù)算之因素.不過,因?yàn)閭€(gè)人主觀之判定與事實(shí)的演變 常有差距,亦可能會(huì)造成采購預(yù)算的偏差. 由于影響采購計(jì)劃與預(yù)算的因素頗多,故采購計(jì)劃與預(yù)算擬訂之后,必須與產(chǎn)銷 部門保持經(jīng)常的聯(lián)系,并針對(duì)現(xiàn)實(shí)的狀況做必要的調(diào)整與修訂,才能達(dá)成維持正 常產(chǎn)銷活動(dòng)的目標(biāo),并協(xié)助財(cái)務(wù)部門妥善規(guī)劃資金的來源.第十四章采購方式一.合約采購 原輔材料之采購,供應(yīng)部應(yīng)事先選定廠家,議定供應(yīng)價(jià)格及交易條件,辦理合約 采購,以確保料源,簡 稱采購作業(yè). 二.一般采購 供應(yīng)部依請(qǐng)購單逐案辦理詢價(jià),議價(jià)作業(yè).第十五章 一.詢價(jià)詢價(jià) 報(bào)價(jià) 成本分析欲有效地執(zhí)行采購作業(yè)流程中之詢價(jià)工作, 則其首要之途乃在尋求合格的供應(yīng)商. 因?yàn)楹细竦墓?yīng)商,才能提供適當(dāng)?shù)钠焚|(zhì),充分的數(shù)量,準(zhǔn)時(shí)交貨,合理的價(jià)格 以及熱忱的服務(wù),所以如何選擇適合的供應(yīng)商,是采購工作最重要的任務(wù)之一. (一) 供應(yīng)商之評(píng)選 如何選定最適當(dāng)?shù)墓?yīng)商,是許多企業(yè)與機(jī)構(gòu)的采購部門最重要的職責(zé)之一.一 般而言,供應(yīng)商的家數(shù)愈多,選擇最適當(dāng)供應(yīng)商的機(jī)會(huì)就愈大.因此,如何擴(kuò)大 尋找供應(yīng)商的來源,便是采購人員相當(dāng)重要的課題.尋找供應(yīng)商,可由下列各種 途徑來進(jìn)行: 1. 利用現(xiàn)有的資料在管理比較上軌道的公司,多會(huì)建立合格廠商的檔案或名冊(cè),因此采購人員不必 舍近求遠(yuǎn),應(yīng)該就現(xiàn)有的廠商去甄選,分析和了解他們是否符合要求-適當(dāng)?shù)钠?質(zhì),準(zhǔn)時(shí)交貨,合理的價(jià)格及必需的服務(wù)等. 2.透過同業(yè)介紹 所謂同行是冤家是指業(yè)務(wù)人員之間,因?yàn)楸舜碎g競爭顧客,爾虞我詐;反之, 同行的采購人員之間倒是親家,因?yàn)楸舜丝梢月?lián)合采購或互通有無.采購人員 若能廣結(jié)善緣,同業(yè)必樂與提供供應(yīng)商的參考名單,因?yàn)橛诩簾o害,于人有利, 何樂不為. 3.閱讀專業(yè)刊物 采購人員可從各種專業(yè)性的雜志或刊物, 獲悉許多產(chǎn)品的供應(yīng)商, 也可以從采購 指南,工商名錄,黃頁-電話分類廣告等,獲得供應(yīng)商的基本資料. 4.協(xié)會(huì) 采購人員可以洽詢擬購產(chǎn)品的同業(yè)協(xié)會(huì),提供會(huì)員廠商名錄,此外也可洽詢采購 專業(yè)顧問公司,特別是來源稀少或取得不易之物品,例如精密的零件或管制性的 儀器. 5.參加產(chǎn)品展示會(huì) 采購人員應(yīng)參加有關(guān)行業(yè)的產(chǎn)品展示會(huì),親自收集適合的供應(yīng)商資料,甚至當(dāng)面 洽談. 最后,值得一提的是,供應(yīng)商的尋找不應(yīng)局限于本地,也應(yīng)該利用外地的供應(yīng)來 源. 二.供應(yīng)商之評(píng)選程序 (一)成立評(píng)選小組 供應(yīng)商之評(píng)選,第一步應(yīng)該是成立調(diào)查小組,對(duì)合格廠商的各項(xiàng)資格或條件進(jìn)行 分析及審議.小組的成員可包括采購部門,工程部門,生產(chǎn)部門,品質(zhì)保證部門, 財(cái)務(wù)部門等. (二)決定評(píng)審的項(xiàng)目 由于供應(yīng)商之間的條件,可能互有軒輊,因此,必須有客觀的評(píng)分項(xiàng)目,作為選 拔合格廠商之依據(jù).評(píng)審項(xiàng)目通常包括: 1.一般經(jīng)營情況(1)公司成立的歷史. (2)負(fù)責(zé)人的資歷. (3)登記資本額. (4)員工人數(shù). (5)主要客戶. (6)財(cái)務(wù)狀況. (7)營業(yè)證照. 2.供應(yīng)能力 (1)生產(chǎn)設(shè)備是否新穎. (2)生產(chǎn)能力是否已充分利用. (3)廠房空間是否足夠. (4)工廠地點(diǎn)是否鄰近買方. 3.技術(shù)能力 (1)技術(shù)是自行開發(fā)或依賴外界. (2)有無與國際知名機(jī)構(gòu)技術(shù)合作. (3)現(xiàn)有產(chǎn)品或試制樣品之技術(shù)評(píng)估. (4)技術(shù)人員人 數(shù)及教育程度. 4.管理制度之績效 (1)生產(chǎn)作業(yè)是否順暢合理,產(chǎn)出效率如何? (2)物料管制流程是否以電腦化,生產(chǎn)計(jì)劃是否經(jīng)常改變. (3)采購制度是否能確實(shí)掌握材料來源及進(jìn)度. (4)會(huì)計(jì)制度是否對(duì)成本計(jì)算提供良好的基礎(chǔ). 5.品質(zhì)能力 (1)品質(zhì)管制制度之推行是否落實(shí),是否可靠? (2)有無品質(zhì)管制手冊(cè). (3)是否訂有品質(zhì)保證的作業(yè)方案. (4)有無政府機(jī)構(gòu)的評(píng)鑒等級(jí). (三)設(shè)定評(píng)審項(xiàng)目之權(quán)數(shù) 即針對(duì)每個(gè)評(píng)審項(xiàng)目,權(quán)衡彼此的重要性,分別給予不同的權(quán)數(shù). (四)合格廠商之分類分級(jí) 合格廠商分類系按各廠之專業(yè)予以歸類,分級(jí)系將各類的合格廠商按其能力劃分 等級(jí).分類的目的,避免廠商包辦各種采購條件,預(yù)防外行人做內(nèi)行事;分級(jí)的 目的,防止廠商大小通吃,是配合采購的需求,選擇適當(dāng)?shù)膹S商. 通常,采購人員最不歡迎什么都能交(物品)的廠商.因?yàn)樗麄兺ǔ２⒎菍I(yè) 廠商,只是到處承攬業(yè)務(wù)的掮客,對(duì)貨品的性質(zhì)并不十分熟諳,且多在拿到訂 單后,才尋找來源.一旦交貨有問題或品質(zhì)出錯(cuò),經(jīng)常缺乏能力解決,且極力規(guī) 避責(zé)任.換言之,在高度分工專業(yè)化的時(shí)代,每一個(gè)供應(yīng)商應(yīng)有其定位-最專 精的產(chǎn)品或服務(wù),因此,供應(yīng)商的分類及分級(jí),可以避免魚目混珠,達(dá)到尋求 最適當(dāng)來源之目的. 合格廠商之分類分級(jí)表(略)三.詢價(jià)的方式 詢價(jià)通?？煞譃橄铝袃煞N方式: 1.口頭詢價(jià) 由采購人員以電話或當(dāng)面向供應(yīng)商說明采購案件的品名,規(guī)格,單位,數(shù)量,交 貨期限,交貨地點(diǎn),付款及報(bào)價(jià)期限等資料. 口頭詢價(jià)的方式相當(dāng)便捷, 可以免除以書面方式詢價(jià)所需耗費(fèi)的郵寄時(shí)間; 不過, 詢價(jià)的 物品應(yīng)以雙方經(jīng)常交易,且規(guī)格簡單,標(biāo)準(zhǔn)化者為宜. 2.書面詢價(jià) 鑒于口頭詢價(jià)可能發(fā)生語言溝通上的錯(cuò)誤,且口說無憑,若將來發(fā)生報(bào)價(jià)或交貨規(guī)格上的差異,不但浪費(fèi)時(shí)間,也容易引起交易糾紛.因此,對(duì)于規(guī)格復(fù)雜且不 屬于標(biāo)準(zhǔn)化的產(chǎn)品,應(yīng)采用書面詢價(jià)為宜.但為了節(jié)省雙方通信時(shí)間,目前許多 公司皆使用傳真機(jī)或電腦將詢價(jià)單送發(fā)給供應(yīng)商,不但詳實(shí)而且快速. 詢價(jià)單的參考格式如下: 四.報(bào)價(jià) (一)報(bào)價(jià)的基礎(chǔ) 一般而言,供應(yīng)商的報(bào)價(jià)可根據(jù)三種基礎(chǔ)來推行: 1.成本加成法 指供應(yīng)商的報(bào)價(jià)是以其提供物品或勞務(wù)所必須投入的成本總額(包括材料成本, 器具損耗,人員費(fèi)用,運(yùn)銷費(fèi)用,管理費(fèi)用以及稅金等) ,加計(jì)預(yù)期的利潤成數(shù)而 訂定.此一定價(jià)方式,即俗稱的將本就利.但是賣方削價(jià)求售時(shí),它的訂價(jià)可 能只吸收一部分成本而非全部成本. 2.市價(jià)法 指價(jià)格系以供需雙方的關(guān)系而訂定.當(dāng)賣方市場價(jià)格趨高時(shí),供應(yīng)商可能獲取暴 利,只要一個(gè)愿,打一個(gè)愿挨,交易仍然順利成立;反之,買方市場貨品滯銷時(shí), 供應(yīng)商也會(huì)血本無歸.由于供需情況變化無常,價(jià)格往往脫離成本基礎(chǔ),暴起暴 落. (二)報(bào)價(jià)的種類 供應(yīng)商的報(bào)價(jià)依付款方式不同,可分為下列幾種: 1. 到廠價(jià)與出廠價(jià) 到廠價(jià) 系指供應(yīng)商的報(bào)價(jià),負(fù)責(zé)將物品送達(dá)買方的工廠或指定地點(diǎn),其間所發(fā)生的各項(xiàng) 費(fèi)用概由賣方承擔(dān). 出廠價(jià) 系指賣方的報(bào)價(jià)不包括運(yùn)送責(zé)任,即由買方雇用運(yùn)輸工具,前往賣方的制造廠提 貨.此種情形通常出現(xiàn)在買方擁有運(yùn)輸工具或賣方加計(jì)的運(yùn)費(fèi)偏高時(shí),或當(dāng)賣方 市場時(shí),供應(yīng)商不再提供免費(fèi)的運(yùn)送服務(wù). 2.現(xiàn)金價(jià)與期票價(jià) 現(xiàn)金價(jià)以現(xiàn)金之方式支付貨款. 期票價(jià) 買方以延期付款的方式來采購物品.通常賣方會(huì)加計(jì)延遲付款期間的利息于售價(jià) 中. 3.現(xiàn)貨價(jià)與合約價(jià) 現(xiàn)貨價(jià) 指每次交易時(shí),由供需雙方重新議定價(jià)格,若有簽定買賣合約,亦以完成交易后 即告終止.在眾多的采購項(xiàng)目中,采用現(xiàn)貨交易的方式最頻繁;買賣雙方按交易 當(dāng)時(shí)行情進(jìn)行,不必承擔(dān)預(yù)立契約或價(jià)格可能發(fā)生巨幅波動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)或困擾. 合約價(jià) 指買賣雙方按照事先議定的價(jià)格進(jìn)行交易, 此一合約價(jià)格涵蓋的期間依契約而定, 短者幾個(gè)月,長者一兩年.由于價(jià)格議定在先,經(jīng)常造成與時(shí)價(jià)或現(xiàn)貨價(jià)的差異, 使買賣時(shí)發(fā)生利害沖突.因此,合約價(jià)必須有客觀的計(jì)算公式或定期修訂,才能 維持公平,長久的買賣關(guān)系. 4.定價(jià)與實(shí)價(jià) 定價(jià) 指物品標(biāo)示之價(jià)格.若商場的習(xí)慣是不二價(jià),自然牌價(jià)(定價(jià))就是實(shí)際出售的 價(jià)格,但有些商場仍然流行討價(jià)還價(jià)的習(xí)慣,例如某些老式的商場或一般的藝 品店等,常使不知道內(nèi)情的外地人吃虧上當(dāng).當(dāng)然,使用牌價(jià)在某些行業(yè) 卻有正 常的理由.當(dāng)買方叫貨時(shí),賣方則以調(diào)整折扣率來反應(yīng)時(shí)價(jià),亦無需提供新的報(bào) 價(jià)單給買方.所以牌價(jià)只是名目價(jià)格,而非真實(shí)價(jià)格. 實(shí)價(jià) 是指買方實(shí)際上所支付的代價(jià).特別是賣方為了達(dá)到促銷的目的,經(jīng)常會(huì)提供各 種優(yōu)惠 的條件給買方,例如數(shù)量折扣,免息延期付款,免費(fèi)運(yùn)送與安裝等,這些優(yōu)待