會議制度(修改后).doc

企業(yè)內(nèi)部文件2012 號 關(guān)于下發(fā)會議管理制度的通知各公司、各項(xiàng)目、各部門：為提高公司整體工作效率，加強(qiáng)會議紀(jì)律，規(guī)范議事日程，進(jìn)一步提高會議質(zhì)量，提升管理水平，現(xiàn)將會議管理制度下發(fā)，望認(rèn)真學(xué)習(xí)并遵照執(zhí)行。附件：會議管理制度 簽發(fā)人： 二0一二年一月二日會議管理制度第一條、會議是企業(yè)處理重要事務(wù)實(shí)現(xiàn)科學(xué)決策的重要途徑，同時也是有效進(jìn)行信息溝通、協(xié)調(diào)各方面關(guān)系的重要手段，為進(jìn)一步提高會議的質(zhì)量和效率，提升公司管理水平，特制訂本制度。第二條、本制度適用于各公司、各項(xiàng)目及各部門的工作會議和專業(yè)會議。第三條、公司各類會議及其安排如下：一、公司領(lǐng)導(dǎo)工作例會（一）公司領(lǐng)導(dǎo)工作例會每月召開一次。（二）公司領(lǐng)導(dǎo)工作例會出席人員為公司領(lǐng)導(dǎo)成員，列席會議人員為各部門負(fù)責(zé)人；會議由總經(jīng)理主持，總經(jīng)理因故不能出席時，授權(quán)公司其他領(lǐng)導(dǎo)成員主持。（三）公司領(lǐng)導(dǎo)工作例會的主要內(nèi)容是：會議主持人通報重要事項(xiàng)；各部門負(fù)責(zé)人報告本部門上月工作情況，對照上月會議安排，逐條逐項(xiàng)檢查落實(shí)完成情況，提出需要公司協(xié)調(diào)解決的問題和工作建議，提出本月工作安排方案； 與會人員討論有關(guān)事項(xiàng)；會議主持人安排和部署下月公司整體工作并宣布議定事項(xiàng)。（四）公司領(lǐng)導(dǎo)工作例會由行政辦公室負(fù)責(zé)組織和記錄，議定事項(xiàng)形成公司領(lǐng)導(dǎo)工作例會會議紀(jì)要，由行政辦公室起草，經(jīng)行政辦公室主任審核后，由總經(jīng)理或主持會議的其他公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。三、項(xiàng)目會議（一）項(xiàng)目年終總結(jié)會1、年終總結(jié)會在年底召開，由公司領(lǐng)導(dǎo)主持，董事長、主管公司副總、各項(xiàng)目經(jīng)理、副經(jīng)理、項(xiàng)目總工、工程部長；測量、試驗(yàn)人員及公司相關(guān)部門主管參加； 2、會議主要內(nèi)容是由項(xiàng)目經(jīng)理總結(jié)全年項(xiàng)目完成情況并提出問題和建議；簽訂項(xiàng)目承包協(xié)議書。3、公司相關(guān)部門主管對項(xiàng)目工作提出建議和項(xiàng)目提出問題的解決方案。4、會議由行政辦公室負(fù)責(zé)組織和記錄，由工程部負(fù)責(zé)形成會議紀(jì)要，會議紀(jì)要由行政辦公室檔案管理人員存檔。（二）年初安全專題會議1、年初安全專題會由公司領(lǐng)導(dǎo)主持，各項(xiàng)目經(jīng)理、主管安全副經(jīng)理、項(xiàng)目總工、工程部長；試驗(yàn)、測量人員及安全員參加。2、安全專題會議由主管安全的公司領(lǐng)導(dǎo)總結(jié)項(xiàng)目安全生產(chǎn)情況和次年的安全生產(chǎn)計劃、目標(biāo)；3、由公司安全部代表公司與各項(xiàng)目簽訂安全生產(chǎn)責(zé)任狀；（三）項(xiàng)目半年總結(jié)會1、每年6月份召開，由公司領(lǐng)導(dǎo)主持，各項(xiàng)目經(jīng)理、副經(jīng)理、項(xiàng)目總工、工程部長；測量、試驗(yàn)人員及公司相關(guān)部門主管參加；2、會議內(nèi)容：各項(xiàng)目總結(jié)半年工作，提出問題和建議；3、由公司工程部負(fù)責(zé)記錄，記錄需要辦公室檔案管理人員存檔（四）項(xiàng)目現(xiàn)場生產(chǎn)調(diào)度月例會1、月例會召開時間26日-月底2、參加人員：公司領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目經(jīng)理、副經(jīng)理、總工、工程部長；測量、試驗(yàn)、質(zhì)檢人員、工長。3、會議內(nèi)容:月工作進(jìn)度、質(zhì)量、安全方面工作。4、由項(xiàng)目經(jīng)理指定專人負(fù)責(zé)記錄，記錄需要項(xiàng)目存檔（五）項(xiàng)目生產(chǎn)調(diào)度旬例會1、項(xiàng)目經(jīng)理主持召開，項(xiàng)目副經(jīng)理、總工、工程部長、試驗(yàn)、測量人員、安全員、財務(wù)人員參加。2、項(xiàng)目旬例會內(nèi)容：月工作進(jìn)度、質(zhì)量、安全方面工作3、由項(xiàng)目經(jīng)理指定專人負(fù)責(zé)記錄，記錄需要項(xiàng)目存檔四、公司銷售例會（一）公司銷售例會每月召開一次，于每月的25日至次月5日之間召開，具體日期由銷售總監(jiān)決定。（二）公司銷售例會由銷售總監(jiān)主持，銷售部經(jīng)理、銷售主管和區(qū)域銷售專員、銷售助理參加，總經(jīng)理根據(jù)需要出席。銷售總監(jiān)因故不能出席時，授權(quán)銷售經(jīng)理或銷售主管主持。辦公室負(fù)責(zé)人列席會議。（三）公司銷售例會的主要內(nèi)容是：會議主持人通報公司總體市場情況；銷售部經(jīng)理或銷售主管總結(jié)公司當(dāng)月銷售工作情況；提出本月工作安排方案；區(qū)域銷售專員、銷售助理、銷售專員匯報上月工作情況，提出本月工作方案；與會人員討論有關(guān)事項(xiàng)；會議主持人對下一工作月度銷售工作進(jìn)行預(yù)測，研判行業(yè)發(fā)展趨勢及銷售工作的對策，宣布下月銷售工作安排；總經(jīng)理通報重要事項(xiàng)并提出工作要求。（四）公司銷售例會由營銷部負(fù)責(zé)組織和記錄，議定事項(xiàng)形成公司銷售例會紀(jì)要，由營銷部起草，經(jīng)銷售總監(jiān)簽發(fā)，并由行政辦公室檔案管理人員備案。五、部門例會（一）部門例會，由各部門自行安排，或由各部門負(fù)責(zé)人根據(jù)工作需要決定，但必須服從公司統(tǒng)一安排，開會時間、參會人員等，不得與公司會議沖突。（二）部門例會由各部門負(fù)責(zé)人主持，該部門全體員工參加。（三）部門例會的主要內(nèi)容是：部門負(fù)責(zé)人傳達(dá)公司會議精神，通報公司近期總體工作安排和面臨的問題；每名員工匯報上月（上周）工作情況，提出工作中遇到的困難和問題、解決建議和本月（下周）工作安排；與會人員討論有關(guān)事項(xiàng)；部門負(fù)責(zé)人提出部門下月（下周）工作要點(diǎn)、具體安排和有關(guān)要求。（四）部門例會由部門負(fù)責(zé)人指定一名員工負(fù)責(zé)記錄，會議記錄應(yīng)載明會議主持人、議題、發(fā)言概要、工作要點(diǎn)及時限要求。公司及部門其它臨時性會議，另行安排確定。1、公司召開的公司級會議會務(wù)服務(wù)統(tǒng)一歸口行政辦公室負(fù)責(zé)。1、各部門召開會議需用公司會議室的，應(yīng)向行政辦公室書面提出，由行政辦公室統(tǒng)籌安排。第四條、會議組織一、會議組織遵照“誰主辦，誰組織”的原則二、參會人員須遵守以下規(guī)定：1、應(yīng)準(zhǔn)時到會，并在會議簽到表上簽到；2、會議發(fā)言應(yīng)言簡意賅，緊扣議題；3、遵循會議主持人對議程控制的要求；4、屬工作部署性質(zhì)的會議，原則上不在會上進(jìn)行討論性發(fā)言；5、遵守會議紀(jì)律，與會期間應(yīng)將手機(jī)調(diào)到振動或?qū)⑹謾C(jī)呼叫轉(zhuǎn)移至部門另一未與會人處，原則上不允許接聽電話，如須接聽，請離開會場；6、做好本人的會議紀(jì)錄。三、會議記錄。公司各類會議均應(yīng)設(shè)專用記錄本進(jìn)行會議記錄并確定專人負(fù)責(zé)記錄。會議記錄應(yīng)遵守以下規(guī)定：1、以專用會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄，根據(jù)需要整理會議紀(jì)要；2、會議記錄應(yīng)盡量采用實(shí)錄風(fēng)格，確保記錄的原始性；3、對會議已議決事項(xiàng)，應(yīng)在原始記錄中括號注明“議決”字樣；4、會議原始記錄應(yīng)于會議當(dāng)日、會議紀(jì)要最遲不遲于會議次日呈報會議主持人審核簽名；5、做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作。五、會議記錄和會議紀(jì)要的發(fā)放、傳閱、歸檔：1、公司級會議紀(jì)要的發(fā)放或傳閱范圍由會議主持人確定，并由行政辦公室檔案管理人員存檔備查；2、各部門的會議記錄，由本部門常設(shè)會議記錄員負(fù)責(zé)日常歸檔、保管，同時將一份副本送行政辦公室檔案管理人員統(tǒng)一歸檔備查；3、會議記錄為公司的機(jī)要檔案，檔案管理人員不得擅自外泄，其調(diào)閱應(yīng)嚴(yán)格按照公司文檔管理制度和保密制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第五條、會議跟進(jìn)一、會議決議、決策事項(xiàng)需要會后跟進(jìn)落實(shí)的，按照部門職責(zé)分工由主辦部門跟進(jìn)落實(shí)，會議主持人另有指定的，從主持人指定； 二、會議跟進(jìn)的依據(jù)以會議決議、紀(jì)要及會議原始記錄為準(zhǔn)；三、行政辦公室負(fù)責(zé)會議議定事項(xiàng)的督辦和催辦，定期檢查會議決議、紀(jì)要及會議記錄及落實(shí)情況，并將督辦和催辦情況報告會議主持人，并將作為考核當(dāng)事人工作的依據(jù)；四、部門會議的跟進(jìn)落實(shí)、督促檢查工作由各部門自行安排。第六條、公司級會議的保密一、與會人員要嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得將會議內(nèi)容、討論的有關(guān)情況向外泄露。二、會議議決事項(xiàng)，應(yīng)嚴(yán)格保密，除按規(guī)定履行職責(zé)需要外，與會人員不得外傳會議討論和議決情況。三、故意泄漏、傳播會議有關(guān)情況的，視負(fù)面影響的大小作出相應(yīng)處罰。第七條、管理權(quán)責(zé)和處罰一、行政辦公室負(fù)責(zé)公司會議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制度的執(zhí)行監(jiān)督。二、會議主辦部門負(fù)責(zé)會議的組織工作，并有權(quán)對違反本制度的行為提出處罰。三、遲到、早退、缺席1、遲到：參會人員在會議規(guī)定召開時間后5分鐘內(nèi)未到的，計為遲到；2、早退：凡參加會議人員，如未經(jīng)主持人同意在會議（包括會議后的宴會）結(jié)束前5分鐘提前離開會場的，計為早退;3、缺席：凡必須參加會議人員未經(jīng)請假擅自不參加會議或請假未批準(zhǔn)而不參加會議的，