某房地產(chǎn)開發(fā)公司招投標及合同管理流程(doc 22頁).doc

招投標及合同管理流程1. 范圍1.1本流程適用于成本部參與的招投標及其合同管理工作2. 控制目標2.1保證招標項目成本目標的實現(xiàn)，提高招標及其合同管理工作的工作質(zhì)量、效率及實際操作性。3.涉及崗位3.1流程所有者：成本部經(jīng)理3.2相關崗位：3.2.1 設計部：設計部經(jīng)理、建筑工程師、結(jié)構(gòu)工程師、園林工程師3.2.2 市場營銷部:市場營銷部經(jīng)理、策劃主管、銷售主管3.3.3.項目部:項目部經(jīng)理、土建工程師、水電工程師、園林工程師3.4.4 材料部:材料經(jīng)理、采購員4.控制點4.1 對涉及招投標的供應商考察情況的真實性4.2 相關部門負責編制技術招標文件的全面性4.3成本部編制商務標書的合理性步驟說明負責人輸出招標計劃階段1、簽發(fā)項目總體計劃1.1土地取得后,管理層確定項目開發(fā)計劃總經(jīng)理項目總體計劃2、提供供應商進場計劃2.1各部門分別根據(jù)項目總體計劃,編制對應承包商或設備材料供應商進場計劃2.1.1設計部提供勘察設計類分承包商進場計劃;2.1.2項目部提供施工類承包商進場計劃;2.1.3材料部提供材料設備類供應商進場計劃2.1.4市場營銷部提供營銷類承包商進場計劃設計部經(jīng)理項目部經(jīng)理材料部經(jīng)理市場營銷部經(jīng)理各類承包商進場計劃3、編制項目招投標計劃3.1成本部依據(jù)各部門提供的承包商進場計劃，編制項目招投標計劃。成本部經(jīng)理成本工程師項目招投標計劃4、計劃每月進行調(diào)整4.1各部門根據(jù)進度每月調(diào)各類承包商進場計劃,成本部依據(jù)各部門的調(diào)整計劃及項目招投標計劃,在每月25日前制定月度招投標計劃成本部經(jīng)理成本工程師月度招標計劃5、提交每月招標項目成本目標5.1成本部根據(jù)項目成本正式目標,提交本月招標項目成本控制目標。成本部經(jīng)理每月招標項目成本控制目標招標商務準備階段6、招標項目考察工作6.1成本部根據(jù)項目類別組織相關部門進行承包商/供應商考察工作6.2相關部門填寫供應商/承包商信息記錄表，對供應商/承包商的資質(zhì)進行預審6.3成本部編制招標項目成本考察及分析表,對供應商/承包商的成本情況及造價進行相應的分析6.4確定入圍單位成本工程師各部門招標項目負責人供應商/承包商信息記錄表招標項目成本考察及分析表7、各部門提供招標技術文件7.1設計部、項目部、材料部、市場營銷部等進行技術招標書的編寫，交成本部各部門經(jīng)理技術招標書8、編制工程量清單8.1成本部根據(jù)各部門提交的資料編制工程量清單(總包工程除外)成本工程師工程量清單9、對投標單位進行商務詢價9.1根據(jù)了解到的招標項目的市場情況及工程量清單對投標單位進行商務詢價成本工程師商務詢價結(jié)果招標文件編寫10、編寫招標文件的商務條款10.1成本部根據(jù)各類招標項目編寫招標文件的商務條款.成本工程師招標文件商務條款11、整合技術條款/形成招標文件11.1根據(jù)招標文件的商務條款整合招標文件的技術文件,形成完整的招標文件成本工程師項目招標文件12、提交對應部門審核12.1成本部工程師將招標文件提交成本部經(jīng)理和項目對應部門經(jīng)理組織審核12.2成本工程師根據(jù)審核結(jié)果進行調(diào)整后將招標文件提交招標小組進行審核成本部經(jīng)理相關部門經(jīng)理招標小組招標文件評審意見13、提交總經(jīng)理審批13.1成本部工程師將通過評審后的招標文件報總經(jīng)理審批。總經(jīng)理召開發(fā)標及答疑會14、組織發(fā)標及答疑會14.1成本部組織發(fā)標會,就招標的商務條款向投標單位進行交底14.2成本部組織召開招標項目答疑會,解答投標單位書面提出的問題成本部工程師對應部門負責人招標答疑會議紀要15、商務談判與標底編制15.1對投標單位的初步報價進行分析比較，并與部門經(jīng)理一起與投標單位進行商務談判，指出其報價中的錯誤、不合理的部分，對投標單位的投標報價進行引導；15.2編制“商務談判分析表”及“招標項目工程造價匯總表”（招標結(jié)果控制目標），報部門經(jīng)理確認，總經(jīng)理確認。成本部經(jīng)理對應部門經(jīng)理成本工程師商務談判分析表招標項目工程造價匯總表16、開標、評標、二次商務談判及中標16.1成本部組織召開招標項目的開標、評標會，并參與對商務標書的評審工作16.2成本部組織安排招標小組成員與備選單位對招標文件疑問進行澄清.16.3評標、定標后，成本工程師負責整合會議內(nèi)容形成評標、定標會議紀要16.4成本部工程師編制中標通知書，經(jīng)部門經(jīng)理簽發(fā)后發(fā)送給中標單位16.5招標項目資料存檔及分析成本工程師成本部經(jīng)理評審定標會議記錄中標通知書招標項目總結(jié)招標項目合同管理工作17、合同簽訂17.1依據(jù)招標文件中的合同條款及中標結(jié)果與中標單位簽訂合同17.2 合同由供應商/承包商簽字后,成本工程師填寫合同蓋章審批表進行傳簽成本工程師合同合同蓋章審批單18、合同分發(fā)及存檔18.1成本部根據(jù)各部門需要分發(fā)合同副本,并將正本合同交資料室編號存檔.成本工程師合同分發(fā)清單合同臺帳19、進行合同交底工作19.1成本工程師在評標、定標會議紀要中應認真編寫合同的交底條款，介紹在合同履行過程中應該注意的一些事項，在向中標單位發(fā)送中標通知書后2個工作日內(nèi)與招標文件、發(fā)標會議紀要、答疑會議紀要、中標通知書一起提交給對應部門進行合同監(jiān)控及與供應商進行交底工作.成本工程師對應部門對應承包商交底資料20、合同履行情況跟蹤20.1成本工程師每月根據(jù)實際情況組織一至二次合同工作交流會，對正在執(zhí)行的合同的履行情況進行跟蹤管理，并填寫項目月合同履行情況匯總表成本工程師合同履行情況匯總表21、合同結(jié)算工作21.1成本部依據(jù)“項目結(jié)算流程”完成合同結(jié)算工作。成本部經(jīng)理22、施工承包商及材料供應商的評定22.1各部門分別對對應的供應商進行年度評定各部門經(jīng)理合格供應商/承包商清單4. 主要涉及文檔/信息流程文檔名稱編制部門/人員主要內(nèi)容聯(lián)數(shù)提交部門/人員提交時限/頻率投標人資格審批表對應部門經(jīng)理投標人資質(zhì)預審情況2成本部投標人資質(zhì)考察后招標文件審批表成本部招標文件審批情況2招標小組招標文件編寫完成招標答疑簽到表成本部招標答疑會簽到1招標小組招標答疑會前答疑預備會會議紀要成本部招標答疑會簽到1招標小組招標答疑會后開標揭示表成本部開標情況記錄1招標小組開標時投標情況對比分析表成本部投標情況對比記錄1招標小組開標會中評標記錄表成本部評標情況記錄1招標小組開標會中定標審批表成本部定標審批情況1招標小組開標會后中標通知書成本部通知中標單位1招標小組/中標人確定中標單位后招標條件變更審批表成本部招標情況變更1招標小組/投標人發(fā)生改變的情況下招標文件審批表編號：招標人招標項目計劃發(fā)標時間計劃發(fā)標地點招標文件審批意見工程技術部項目部招標采購部分管副總備注：投標人資格審批表 編號：項目名稱招標項目計劃發(fā)標時間擬邀請投標人名稱合作積分或考察得分投標人資格審批意見備注：招標答疑簽到表編號：招標項目招標人答疑會答疑時間答疑地點答疑會實到人序號投標單位投標單位代表聯(lián)系電話各部門代表簽名工程技術部招標采購部項目經(jīng)理部答疑預備會會議紀要編號：時間地點參加人員招標項目標書存在疑問及解答與會人員簽字確認開標揭示表編號：招標項目招標人投標人投標報價簽字投標情況對比分析表編號：開標項目招標人開標時間開標地點廢標（或建議廢標）單位廢標原因投標單位投標情況技術標要點經(jīng)濟標要點企業(yè)承諾技術措施組織計劃投標報價讓利優(yōu)惠資金承諾售后服務評標記錄表編號：招標項目招標人開標時間評標時間評標地點評標依據(jù)技術標占_經(jīng)濟標占_合作記錄加分占_讓利優(yōu)惠加分占_%評標過程投標單位技術標得分經(jīng)濟標得分合作紀錄加分讓利優(yōu)惠加分合計綜合排名中標單位單位名稱中標價聯(lián)系人聯(lián)系電話評定意見評標組長評委簽字姓名單位職務定標審批表編號：招標人招標項目招標范圍內(nèi)容招標方式公開招標 邀請招標 議標 直接委托開標時間開標地點評標人員項 目投標單位有效性價格綜合排名備注有效標廢標（原因）投標報價優(yōu)惠條件評標結(jié)果審批意見項目經(jīng)理部工程技術部招標采購部分管副總總經(jīng)理中標通知書致單位： ：貴單位提交的 投標書經(jīng)過評標小組評定，確定你單位為 有限公司招標項目的中標單位。 特此通知！ 公司 年 月 日招標條件變更審批表編號：招標項目招標人變更原因變更提出部門變更內(nèi)容新增投標人技術要點原條件現(xiàn)條件新增條件組織要點原條件現(xiàn)條件新增條件經(jīng)濟要點原條件現(xiàn)條件新增條件審批意見設計部相關部門成本部主管領導備注廢標審批表編號：標書名稱標 的廢標原因：經(jīng) 辦 人 簽名： 年 月 日設計部經(jīng)理簽名： 年 月 日成本部經(jīng)理簽名： 年 月 日相關部門 經(jīng)理簽名： 年 月 日分管領導簽名： 年 月 日廢標通知書致單位： ：貴單位參加的“ ”招標項目由于客觀原因確定廢標，重新招標的時間我們將另行通知，給您帶來的不便敬請諒解。 特此通知！ 公司 年 月 日招 投 標 工 作 總 結(jié)開發(fā)項目名稱： 招投標文件編號： 單位：萬元招標項目名稱 經(jīng)手人 成本目標 招標控制目標 （標底） 中標價 投標單位報價分析： 投標單位招標前詢價（不含配合費）商務談判后詢價 （開標前）投標報價分析說明主要分項工程經(jīng)濟指標（綜合單價）和設備/材料單價： 名稱規(guī)格型號綜合單價 （經(jīng)濟指標）承包商 （供應商）價格來源說明招投標文件清單：1、 招標文件：含招標文件評審及蓋章表（ ）、標前會議紀要（ ）、投標單位考察報告（ ）、招標文件（ ）、招標項目成本考察及分析表（ ）2、 投標單位商務標書；（ ）3、 投標單位技術標書：移交給工程部。（ ）4、 發(fā)標會議紀要；（ ）5、 答疑會議紀要；（ ）6、 評標、定標會議紀要；（ ）7、 中標通知書；（ ）8、 招投標工作總結(jié)；（ ）9、 “商務談判分析表”（ ）及“招標項目工程造價匯總表”；（ ）10、 其他相關資料及電子文檔。（第1、4、5、6、7、8、9項的電子版）資料移交人簽名： 資料