赴某市檔案局考察報告[范本]

赴某市檔案局考察報告5月11日至18日，我們省直機關(guān)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化培訓(xùn)班的部分學(xué)員赴最早倡導(dǎo)、推行以“件”為單位立卷方法改革的*市檔案局進行了實地考察。一、*市檔案局推行以“件”為單位立卷方法改革的情況1、 推行新立卷方法的背景*市是我國改革開放以后發(fā)展起來的新興城市，檔案工作起步晚，專業(yè)人員少流動性強，而其所轄區(qū)域內(nèi)，企業(yè)類型多，情況復(fù)雜，其中僅直屬市局的企業(yè)就有59家，其余的大多為民營、合資企業(yè)，且不少企業(yè)尚無專職檔案人員，所以，不論是企業(yè)本身檔案文件的立卷工作，還是檔案部門的檔案整理和業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)工作，以“案卷”為單位操作起來均非常棘手；再者，隨著計算機在*市的普及，計算機技術(shù)越來越多地應(yīng)用于檔案管理，“案卷”繁瑣、復(fù)雜的組織形式，反而給檔案的信息化、檔案管理的自動化造成了困難，這種情況下，簡化整理工作程序就成了當(dāng)務(wù)之急。鑒于此，*市檔案局于1998年國家檔案局在南京召開的文件級管理中心會議上提出了以“件”為單位的歸檔文件整理方法改革議案，經(jīng)與會代表論通過，并被國家檔案局認可后，*市檔案局本著“簡化整理，深化改革”的指導(dǎo)思想，制定了*市機關(guān)、團體、企事業(yè)單位歸檔文件整理規(guī)則，首先在市紀委、市政協(xié)辦公廳、市質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局等14個單位進行了試點，開始了新的立卷方法改革。2、新的立卷方法的主要內(nèi)容傳統(tǒng)的立卷方法是按照“六個特征”相結(jié)合使用的原則進行文件組合組成“案卷”，而新的立卷方法則取消了“案卷”的概念，將歸檔文件以“件”為單位立卷。具體做法是：(1)分類：先分年度，再按黨群、人事、行政管理、業(yè)務(wù)、后勤、基建、會計、設(shè)備等九大不同的職能分類；(2)確定保管期限：將每份文件按其保存價值劃分出永久、長期、短期三種保管期限；(3)裝訂：將永久、長期件除去金屬物，每份文件用不銹鋼夾子或回形針固定，短期件則不予拆釘處理；(4)排序：把每年的文件以保管期限職能時間結(jié)合事由、重要程度的順序分別排列，具體到每一份文件，則是：正本在前，定稿在后，正件在前，附件在后，轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后，復(fù)文在前，來文在后；(5)編制件號：依照分類方案及排列順序逐件編號，不再編寫頁碼；(6)加蓋歸檔章：在文件首頁右上端加蓋歸檔章，并填寫全宗號、年度、保管期限、件號等相關(guān)項目；(7)裝盒：將文件按件號順序裝入檔案盒，并在盒的封面填寫立檔單位名稱，背脊填寫全宗號、保管期限、年度、起止件號；(8)編目：不再編制案卷目錄，而通過計算機輸出歸檔文件目錄，其主要項目有：文件順序號、責(zé)任者、文號、題名、日期、備注等。實際工作中，形成兩種立卷形式，一種是集中立卷，即每個立檔單位可以在第二年上半年對前一年度的文件進行集中整理；一種是平時立卷，即平時可以在文件辦理完畢隨時輸入計算機后歸檔立卷。*市檔案局與之配套開發(fā)出了文檔一體的計算機軟件SDXX檔案管理系統(tǒng)，兼顧新舊兩種整理方法，可以實行文件條目或全文式管理，并能自動生成歸檔文件目錄、分類目錄及專題目錄等，更便于通過多種途經(jīng)、多種方式對檔案進行全方位檢索。*市檔案局試點成功后，于XX年初正式印發(fā)了*市機關(guān)、團體、企事業(yè)單位歸檔文件整理方法，在全市區(qū)范圍內(nèi)推行新的歸檔文件整理方法。目前，已有98%以上的市級單位按新方法整理文件，甚至一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村也按新方法執(zhí)行。3、施行新的立卷方法后的成效近幾年來，*市檔案局加大改革力度，成績顯著。1998年就晉升為國家一級館，1999年又被國家人事部和國家檔案局評為“全國檔案系統(tǒng)先進集體”，特別是新的立卷方法的試點成功及其在檔案工作中不斷突破的舉措，引起了國際檔案理事會秘書長阿爾巴達的格外關(guān)注，稱贊其為“國際檔案工作領(lǐng)域中的一顆明星”?，F(xiàn)在*市檔案局又被吸收為國際檔案理事會城市檔案部成員，*市檔案工作從此融入了國際檔案組織體系之中。二、新的立卷方法對檔案館工作提出更高的要求以“件”為單位進行文件整理，無疑是檔案工作的一項重大改革，也是對傳統(tǒng)檔案整理方法的否定，這項改革不僅將牽動我國現(xiàn)行文檔系統(tǒng)的運作規(guī)程，而且對我國檔案館工作也提出了更高的要求。1接收工作。立卷方法改革后，檔案室向檔案館移交的到期檔案或撤銷機關(guān)的檔案，由于各單位可能使用的軟件不統(tǒng)一，肯定會給檔案館接收工作帶來不便與麻煩，所以，檔案館應(yīng)提前采取相應(yīng)的措施，盡可能地統(tǒng)一所使用的軟件，以避免進館文件的二次整理，若進館的軟件不統(tǒng)一，也須著手研制轉(zhuǎn)化軟件的程序。2整理工作?！鞍妇怼备拍畹南?，簡化了歸檔文件的整理工作程序，客觀上避免了進館文件的反復(fù)整理。改革后的整理工作，不能再像以往僅搞一些“館藏介紹、利用指南”等二次信息加工產(chǎn)品，而應(yīng)通過計算機整理出一些三次、四次信息加工產(chǎn)品，如點擊“迎澤大橋”這一關(guān)鍵詞，有關(guān)這一工程的申報、批文、設(shè)計、使用情況等方面的信息即可全部羅列出來，并能顯示相關(guān)信息的藏所。3鑒定工作。優(yōu)化館藏的關(guān)鍵是搞好檔案的鑒定，以“件”為單位的鑒定工作與以“卷”為單位的鑒定工作相比，雖然工作量加大，但卻能保證每份文件的準(zhǔn)確身價，避免了以“卷”為單位鑒定時魚目混珠的現(xiàn)象。但實際著手進行這項工作時，應(yīng)加大對文件鑒定工作的指導(dǎo)力度，盡量將鑒定工作完成在文件進館前，同時，保管期限表等有關(guān)鑒定方面的規(guī)范性文件應(yīng)更進一步細化和更具有操作性。本世紀，不管是以“件”還是以“卷”為單位鑒定，鑒定工作仍然是整個檔案工作的重點和難點。4保管工作。新的立卷方法勢必產(chǎn)生新的保管格局。在有限的檔案儲存空間內(nèi)如何銜接新舊兩種模式的檔案，是改革后不能回避的實踐和理論問題。5統(tǒng)計工作。以“件”為單位統(tǒng)計與以“卷”為單位統(tǒng)計大不相同。舊的方法要求統(tǒng)計案卷的卷數(shù)，而新的方法需要統(tǒng)計件數(shù)，那么兩種統(tǒng)計結(jié)果如何協(xié)調(diào)？實事求是地講，以改革為界前后兩種統(tǒng)計結(jié)果并存，這是客觀歷史現(xiàn)象，不必耗費精力去將“卷”拆之為“件”統(tǒng)計，搞埋沒歷史的大統(tǒng)一。6利用工作。新的立卷方法在計算機的參與和操縱下，加快了檢索速度，方便了利用者，大大增加了檔案館的利用工作量，利用的深度、廣度、查全、查準(zhǔn)及利用效果也會得到明顯提高，但對今后的利用工作提出了更高的要求，即：首先，必須從思想上真正認識到利用者的中心地位，處處考慮利用者的需求，提供服務(wù)要超前、信息要系統(tǒng)。其次，檔案館需利用計算機、光盤、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化手段，逐步完善檔案館信息功能，使檔案館真正成為信息利用中心。除此而外，新的立卷方法對檔案館工作人員的科技水平和檔案館的基礎(chǔ)設(shè)施等都提出了更高的要求。三、如何在我省推行以“件”為單位立卷的方法*市檔案局推行的以“件”為單位立卷方法改革，是一種可貴的探索和實踐，比之于傳統(tǒng)的立卷方法，新的立卷方法不需考慮“六大特征”，不必組卷、編寫卷號與頁碼、擬寫案卷題名、編制案卷目錄及裝訂，也無需顧及案卷的厚薄、卷內(nèi)文件的重要程度、屬類交叉等，避免了以往由于“卷”的工作帶來的組卷不合理、案卷題名擬寫不準(zhǔn)確或不能完全揭示案卷內(nèi)所有文件的內(nèi)容等負面效應(yīng)，節(jié)省了花在案卷質(zhì)量上諸如“對歸檔文件的具體內(nèi)容進行綜合、分析”的技術(shù)勞動，適應(yīng)了計算機管理檔案的需要，大大提高了工作效率，符合經(jīng)濟、高效的原則。目前，由于我省經(jīng)濟發(fā)展滯后、人們的思想觀念陳舊、檔案人員的科技知識與技能跟不上形勢的發(fā)展、配套的硬件設(shè)施設(shè)置尚不完善等原因，雖新的立卷方法好處很多，但短時間內(nèi)在我省全面推行是非常困難的。竊認為，以我省情況而論，應(yīng)具體問題、具體對待，需有組織、分階段、分步驟逐步推行。第一步，為了將來穩(wěn)妥地在我省全面推行立卷方法改革，需在政策上、思想上、實際工作中做以下準(zhǔn)備：1、 更新觀念，增強檔案人員的現(xiàn)代化意識。“意識”的現(xiàn)代化很重要，檔案人員應(yīng)該改變過去“看門守攤”式的僵化思想和社會參與意識淡薄的陳舊觀念，應(yīng)當(dāng)意識到“現(xiàn)代化”已經(jīng)介入檔案工作的各個工作流程，必須增強“現(xiàn)代化”意識、強化“現(xiàn)代化”知識與技術(shù)，才能不落伍、不被淘汰。2、實際工作中，必須開拓創(chuàng)新?，F(xiàn)在，開拓與創(chuàng)新更成為一種時代要求，我省檔案人員應(yīng)當(dāng)徹底走出傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，在檔案工作各項業(yè)務(wù)活動中，開辟新途徑、鉆研新技術(shù)方法、探索新問題、走出新路子。這一點，*市檔案局同仁開拓創(chuàng)新的精神很值得我們學(xué)習(xí)，他們不僅改革了歸檔文件的整理方法，而且拓寬了檔案業(yè)務(wù)工作的路子，如他們直接、主動面向市場，開展檔案的咨詢、代存、代管、代整理等業(yè)務(wù)活動，截至去年底，已接受了46家機關(guān)、團體、企事業(yè)單位及公民個人的寄存檔案62605卷，而我省在此項工作上尚未突破。3、提高檔案人員隊伍的整體素質(zhì)。以“件”為單位的檔案立卷方式要求每個檔案人員不僅要懂得如何分類、排列等檔案學(xué)基礎(chǔ)知識，而且更重要的是必須懂得計算機等先進設(shè)備的操作技能，掌握檔案管理現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)、辦公自動化知識與計算機網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用知識等。所以，我省一方面應(yīng)加強對檔案人員的科技知識和先進設(shè)備操作技能的培訓(xùn)；另一方面亟須吸納掌握現(xiàn)代化管理知識和現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的專門人才來充實我省檔案部門；第三，應(yīng)對人才資源進行合理配置，做到人盡其才。4、加大對現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施的投入。管理單元的細化，必將引起管理方式的變革。新的立卷方法，使檔案工作的各個環(huán)節(jié)離不開計算機、監(jiān)控器以及縮微設(shè)備等先進設(shè)施，為了使整個檔案管理工作正常運轉(zhuǎn)，必須加大對現(xiàn)代化設(shè)備的投入，以必要的技術(shù)手段和設(shè)置來保證新的立卷方法實施的可行性、有效性。如果投入不夠，設(shè)置不完善，這項改革將難以開展。5、走出去，請進來，加強館際、網(wǎng)際交流。開展經(jīng)驗交流，從各方面不斷吸取新的經(jīng)驗，將增強自身的戰(zhàn)斗力，且避免走彎路、錯路。第二步，選擇“試點”單位推行改革。因為新的立卷方法所要求的硬條件有兩個：一是檔案人員科技素質(zhì)高，二是現(xiàn)代化的配套設(shè)備相對完善即基本實現(xiàn)辦公自動化。所以，“試點”單位首先應(yīng)選擇至少具備這兩個條件的單位。具體確定每一個“試點”單位時，要考慮到“它”的代表性，即：既要有機關(guān)，又要有企事業(yè)單位；既要有大中型企業(yè)，又要有小型企業(yè)；既要有國營企業(yè)，還應(yīng)有合資企業(yè)和私營企業(yè)；既要有新成立或成立時間不長的單位，也要有歷史相對較長包袱較重的單位。這樣選擇，便于積累不同類型單位不同情況下實施立卷方法改革時所產(chǎn)生的經(jīng)驗和教訓(xùn)，從而為今后局部或全面推行新的立卷方法改革提供依據(jù)。第三步，總結(jié)“試點”工作經(jīng)驗，開始局部范圍內(nèi)推行立卷方法改革 “試點”工作結(jié)束后，新的立卷方法應(yīng)在省直機關(guān)、省屬企事業(yè)單位和部分具備條件的地、縣屬機關(guān)、企事業(yè)單位范圍內(nèi)有條不紊地予以推行。第四步，隨著經(jīng)濟發(fā)展、觀念更新以及檔案人員素質(zhì)的提高，最終，新的立卷方法在全省范圍內(nèi)全面推廣以“件”為單位的立卷方法改革，是繼30年代行政效率運動之后文檔工作的第二次變革，它將推動我國檔案工作發(fā)展進程，但因這項改革受制于人員素質(zhì)、科技發(fā)展和經(jīng)濟實力等因素，所以我省只能在一些經(jīng)濟實力較強的機關(guān)、企事業(yè)單位推行，不能盲目地在全省范圍內(nèi)實施，而且在具體推行立卷方法改革時也應(yīng)注意：政策