Excel技巧(財(cái)會(huì)人員必備).doc

Excel技巧(財(cái)會(huì)人員必備)其實(shí)，EXCEL在財(cái)務(wù)工作中的應(yīng)用是很廣泛的，難以全部詳述，在此我打算分三部分述之：一、從實(shí)踐應(yīng)用層面談EXCEL在財(cái)務(wù)工作中的應(yīng)用領(lǐng)域個(gè)人認(rèn)為，從實(shí)踐應(yīng)用層面看，財(cái)務(wù)人員運(yùn)用EXCEL的領(lǐng)域大致可分為三個(gè)：1、EXCEL在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)中的運(yùn)用。在這個(gè)層次中，主要運(yùn)用的是EXCEL的基礎(chǔ)功能，如數(shù)據(jù)錄入、公式填充、條件格式、查找替換、有效數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)的自動(dòng)篩選、分類(lèi)匯總、合并計(jì)算以及簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)透視表及圖表功能。涉及到的函數(shù)，一般也僅限于常用的10個(gè)左右的函數(shù)，且很少涉及數(shù)組公式。通常理解，EXCEL在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)中的運(yùn)用實(shí)際上就是將EXCEL用于日常會(huì)計(jì)核算，主要目的在于幫助會(huì)計(jì)人員提升工作效率，大家應(yīng)該有所體會(huì)，很多基礎(chǔ)財(cái)務(wù)工作，有的財(cái)務(wù)人員需要畫(huà)一個(gè)禮拜的時(shí)間才能做好，但有的財(cái)務(wù)人員卻只要花三個(gè)小時(shí)。這就是效率的差異。2、EXCEL在管理會(huì)計(jì)中的運(yùn)用。在這個(gè)層次中呢，我認(rèn)為離不開(kāi)EXCEL的中高端功能，如數(shù)據(jù)透視表及圖表的高級(jí)運(yùn)用，高級(jí)篩選、單變量求解、規(guī)劃求解以及假設(shè)分析（模擬運(yùn)算表）等，可能有的時(shí)候還會(huì)涉及到需要編寫(xiě)簡(jiǎn)單一點(diǎn)的宏代碼或自定義函數(shù)以及運(yùn)用數(shù)組公式。使用者或許經(jīng)常要制作一個(gè)綜合性強(qiáng)的解決方案，來(lái)整合EXCEL的各個(gè)單項(xiàng)功能。EXCEL在管理會(huì)計(jì)中的運(yùn)用實(shí)際上就是運(yùn)用EXCEL讓數(shù)字自己開(kāi)口說(shuō)話，為決策提供強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)支持，解決的是工作效能的問(wèn)題。3、EXCEL作為企業(yè)信息系統(tǒng)的重要組成部分大家都知道，構(gòu)成大型企業(yè)信息系統(tǒng)的核心必然是ERP系統(tǒng)，但是ERP系統(tǒng)不是萬(wàn)能的。企業(yè)信息系統(tǒng)好比是我們國(guó)家的交通網(wǎng)絡(luò)，ERP系統(tǒng)好比是這個(gè)網(wǎng)絡(luò)中的干線（如高鐵和高速公路等），但我們的出行很多時(shí)候不能寄希望于我們的目的地位于高鐵車(chē)站附近，所以在這個(gè)干線之外，我們還需要建設(shè)很多國(guó)道、省道甚至鄉(xiāng)道，這樣才能做到對(duì)老百姓出行的全方位支持。企業(yè)信息系統(tǒng)也是如此，單靠ERP系統(tǒng)里提取出來(lái)的數(shù)據(jù)就能夠直接為管理決策服務(wù)，我認(rèn)為是非常不現(xiàn)實(shí)的，當(dāng)我們把海量數(shù)據(jù)從ERP系統(tǒng)的各個(gè)模塊中提取出來(lái)后，剩下的工作就是如何對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行加工，這些加工的過(guò)程好比是：我們從廣州出發(fā)到東北的一個(gè)農(nóng)村，坐高鐵到了北京后，當(dāng)我們出了北京高鐵車(chē)站之后，剩下的行程如何規(guī)劃，往往是影響整體效率的關(guān)鍵。最好的出行方案就是若是有專(zhuān)車(chē)直接到高鐵車(chē)站迎接我們，否則我們可能要倒換普通貨車(chē)到長(zhǎng)春火車(chē)站，出了長(zhǎng)春火車(chē)站后還要倒換班車(chē)到縣城，出了縣城汽車(chē)站后還要倒換公交車(chē)到村口。所以借助剛才這個(gè)比喻，我認(rèn)為EXCEL第三層次的應(yīng)用就是作為企業(yè)信息系統(tǒng)的重要組成部分，和ERP各個(gè)模塊相輔相成，點(diǎn)對(duì)點(diǎn)地為管理決策提供信息支持。從技術(shù)上講，實(shí)現(xiàn)這個(gè)層面的運(yùn)用，除了需要運(yùn)用到前述功能之外，還要用到EXCEL的數(shù)據(jù)查詢(xún)功能，能夠從其他應(yīng)用程序（如SQL數(shù)據(jù)庫(kù)以及ORACLE數(shù)據(jù)庫(kù)中直接取數(shù)），還要能夠編寫(xiě)SQL查詢(xún)語(yǔ)言等等。(關(guān)注微信號(hào)：chinaima，了解更多財(cái)務(wù)技巧！)二、從技術(shù)層面談財(cái)務(wù)工作運(yùn)用EXCEL的層次我完全贊成EXCELHOME的專(zhuān)家團(tuán)隊(duì)的著作中，關(guān)于對(duì)EXCEL用戶應(yīng)用水平的劃分觀點(diǎn)：入門(mén)級(jí)、初級(jí)、中級(jí)、高級(jí)以及專(zhuān)家級(jí) 結(jié)合之前所述的分層，一般來(lái)說(shuō)，能在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)中熟練運(yùn)用EXCEL的，基本上可以達(dá)到中級(jí)水準(zhǔn)，有的時(shí)候也會(huì)運(yùn)用到EXCEL的中高級(jí)功能；能在管理會(huì)計(jì)中熟練運(yùn)用EXCEL的，基本可以達(dá)到高級(jí)或準(zhǔn)專(zhuān)家級(jí)的水準(zhǔn)；能夠?qū)XCEL作為企業(yè)信息系統(tǒng)的重要組成部分并有成功案例的，我認(rèn)為專(zhuān)家級(jí)非他莫屬。一Excel可以說(shuō)是MS Office系列中最神奇也最重要的軟件。小白用戶或許并不了解，但對(duì)專(zhuān)業(yè)職場(chǎng)人士，特別是金融從業(yè)者而言，Excel就是分析數(shù)據(jù)快準(zhǔn)狠的不二選擇。別再傻傻地用鼠標(biāo)點(diǎn)來(lái)點(diǎn)去啦，用基本技巧來(lái)提高工作效率讓你做Excel事半功倍。Excel常用快捷鍵大全菜單和工具欄操作Alt+F激活“文件”菜單Alt+E激活“編輯”菜單Alt+V激活“視圖”菜單Alt+I激活“插入”菜單Alt+O激活“格式”菜單Alt+T激活“工具”菜單Alt+D激活“數(shù)據(jù)”菜單Alt+W激活“窗口”菜單Alt+H激活“幫助”菜單F10激活菜單Shfit+F10激活右鍵菜單Ctrl+Shift+F激活工具條上字體下拉列表框Ctrl+Shift+P激活工具條上字號(hào)下拉列表框Ctrl+6()切換是否使一些工具條上的按鈕處理于可用狀態(tài)(即不變灰)Ctrl+7(&)切換是否顯示標(biāo)準(zhǔn)工具條Alt+-彈出Excel左上角快捷菜單Alt+空格鍵彈出Excel左上角快捷菜單選擇操作Ctrl+A全選單元格區(qū)域，若無(wú)單元格區(qū)域或在單元格區(qū)域外部按此快捷鍵，將選擇整個(gè)工作表中所有的單元格。再次按下該組合鍵將選擇工作表全部單元格。Ctrl+Shift+空格全選單元格區(qū)域，若無(wú)單元格區(qū)域或在單元格區(qū)域外部按此快捷鍵，將選擇整個(gè)工作表中所有的單元格。再次按下該組合鍵將選擇工作表全部單元格。F8擴(kuò)展所選區(qū)域。即若選取一個(gè)單元格后，按方向箭會(huì)進(jìn)行連續(xù)單元格選擇或者點(diǎn)擊某單元格后按F8鍵再點(diǎn)擊另一單元格可選擇兩單元格之間的區(qū)域。Shift+F8可連續(xù)選擇不相鄰的區(qū)域。Shift+Ctrl+O選擇工作表中有評(píng)論的單元格Shift+左方向箭向左選擇區(qū)域Shift+右方向箭向右選擇區(qū)域Shift+上方向箭向上選擇區(qū)域Shift+下方向箭向下選擇區(qū)域Shift+空格選擇單元格所在行移動(dòng)操作Home快速移至一行的開(kāi)始Ctrl+Home快速移到工作表的開(kāi)始單元格Ctrl+End快速移至工作表區(qū)域的結(jié)尾(關(guān)注微信號(hào)：chinaima，了解更多財(cái)務(wù)技巧！)PageUp翻至前一頁(yè)P(yáng)ageDown翻至下一頁(yè)上、下、左、右方向箭分別向上、向下、向左、向右移動(dòng)選擇單元格Tab鍵向右移動(dòng)Shift+Tab鍵向左移動(dòng)Ctrl+左方向箭頭移至左邊區(qū)域Ctrl+右方向箭頭移至右邊區(qū)域Ctrl+上方向箭頭移至上方區(qū)域Ctrl+下方向箭頭移至下方區(qū)域Ctrl+Backspace鍵移至活動(dòng)單元格Alt+PageUp左移一屏Alt+PageDown右移一屏編輯操作F2在單元格中按F2鍵即可對(duì)該單元格進(jìn)行編輯Shift+F2在單元格中按Shift+F2鍵即可對(duì)該單元格進(jìn)行批注編輯F4重復(fù)上一操作，即若上一操作為給某單元格字體加粗則下步在另一單元格中按F4會(huì)直接將該單元格字體加粗Ctrl+Y重復(fù)上一操作，即若上一操作為給某單元格字體加粗則下步在另一單元格中按F4會(huì)直接將該單元格字體加粗Ctrl+Z撤銷(xiāo)操作Shift+F4在單元格區(qū)域中查找空單元格并在空單元格間移動(dòng)。若工作表為空，則會(huì)彈出“Excel找不到正在搜索的數(shù)據(jù)”消息框F7快速調(diào)出“拼寫(xiě)檢查”對(duì)話框并對(duì)所選單元格進(jìn)行拼寫(xiě)檢查Ctrl+B加粗單元格字體Ctrl+C復(fù)制單元格區(qū)域內(nèi)容Ctrl+Insert復(fù)制單元格區(qū)域內(nèi)容Ctrl+X剪切單元格區(qū)域內(nèi)容Ctrl+V粘貼單元格內(nèi)容Ctrl+D實(shí)現(xiàn)下拉填充功能。即在單元格中輸入數(shù)字后選擇包含此單元格的列區(qū)域后按Ctrl+D鍵，則該列區(qū)域均填充與第一個(gè)單元格相同的數(shù)值Ctrl+R實(shí)現(xiàn)向右填充功能。即在單元格中選定一行區(qū)域后按Ctrl+R鍵，則該行區(qū)域均填充與第一個(gè)單元格相同的數(shù)值Ctrl+I使單元格字體為斜體Ctrl+U給單元格文本加下劃線Ctrl+()切換是否在單元格中顯示公式Ctrl+2()切換單元格區(qū)域是否加粗Ctrl+3(#)切換單元格區(qū)域是否為斜體Ctrl+4($)切換單元格區(qū)域是否加下劃線Ctrl+5(%)切換單元格區(qū)域是否加刪除線Ctrl+9()隱藏單元格區(qū)域所在行Ctrl+Shift+9()取消隱藏行Ctrl+0()隱藏單元格區(qū)域所在列Ctrl+Shift+0()取消隱藏列Ctrl+ -刪除單元格所在部分，即彈出“刪除”對(duì)話框，若選擇了整行或整列，則直接刪除而不會(huì)彈出“刪除”對(duì)話框。若選擇了一整行后按此組合鍵，則刪除該行Ctrl+Shift+()設(shè)置為通用格式Ctrl+Shift+1(!)設(shè)置為數(shù)值格式Ctrl+Shift+2()設(shè)置為時(shí)間格式Ctrl+Shift+3(#)設(shè)置為日期格式Ctrl+Shift+4($)設(shè)置為貨幣格式Ctrl+Shift+5(%)設(shè)置為百分?jǐn)?shù)格式Ctrl+Shift+6()設(shè)置為科學(xué)計(jì)數(shù)格式Ctrl+Shift+7(&)應(yīng)用邊框Ctrl+Shift+-取消邊框Ctrl+Shift+8(*)選擇已使用的區(qū)域Alt+=(+)自動(dòng)求和Ctrl+;插入當(dāng)前日期Ctrl+Shift+;插入當(dāng)前時(shí)間Ctrl+Shift+復(fù)制上面單元格的值到本單元格中Insert插入模式Delete刪除二會(huì)計(jì)憑證錄入工作講求精準(zhǔn)細(xì)致，而面對(duì)大量繁瑣的數(shù)據(jù)，在操作過(guò)程中難免會(huì)錄入錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)。但是，會(huì)計(jì)核算是絕對(duì)不允許出現(xiàn)絲毫差錯(cuò)的，為保證核算數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，財(cái)會(huì)人員有必要設(shè)置下一個(gè)專(zhuān)門(mén)用于檢查數(shù)據(jù)是否正確的表格憑證校核表，那么，怎么編制呢?(關(guān)注微信號(hào)：chinaima，了解更多財(cái)務(wù)技巧！)往下看:1、新建憑證校核表打開(kāi)工作簿雙擊Sheet3工作表標(biāo)簽命名為“憑證校核表”在A1單元格中輸入表標(biāo)題“憑證校核表”。2、表頭設(shè)計(jì)A1中輸入“憑證校核表”A2中輸入“憑證號(hào)”B2中輸入“借方發(fā)生額”C2中輸入“貸方發(fā)生額”D2中輸入“平衡分析”。3、表身編制A3中輸入1向下拖動(dòng)填充序列到A100(視情況根據(jù)需要確定序列號(hào)多少，前提是保證大于日常記賬憑證的編號(hào)即可)B3中輸入公式=SUMIF(憑證分類(lèi)匯總!$B$3:$B$1000憑證校對(duì)!$A3憑證分類(lèi)匯總!F$3:F$1000)”從B3開(kāi)始拖動(dòng)選擇，選中B3:C100單元格區(qū)域按住Ctrl+Shift單擊Enter(即是將B3單元格的公式復(fù)制到B3:C100整個(gè)區(qū)域的單元格中)D3中輸入公式=B3-C3”向下拖動(dòng)復(fù)制到D100。表格顯示顏色可以根據(jù)自己的喜好確定，最好是選擇顏色反差稍大的即可。這時(shí)需要說(shuō)明的是，將最好將D3:D100單元格區(qū)域的數(shù)字格式設(shè)置為“會(huì)計(jì)專(zhuān)用”格式，設(shè)置方法參照前面的數(shù)字格式設(shè)置，不再重述。(關(guān)注微信號(hào)：chinaima，了解更多財(cái)務(wù)技巧！)4、輸入數(shù)據(jù)與校對(duì)當(dāng)人每一會(huì)計(jì)期間的數(shù)據(jù)錄入完成后，我們應(yīng)及時(shí)檢查校對(duì)所錄入的數(shù)據(jù)是否正確，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤后及時(shí)改正。在輸入憑證數(shù)據(jù)結(jié)束后，應(yīng)當(dāng)立即打開(kāi)憑證校核表，查看平衡分析列中的數(shù)字是否為零，就可以看出每行憑證號(hào)的借貸方合計(jì)是否平衡，顯示0表示借貸平衡(如果你已經(jīng)將數(shù)字顯示格式設(shè)置為會(huì)計(jì)專(zhuān)用格式，“￥-”即代表數(shù)字0);如果出現(xiàn)非零數(shù)字，說(shuō)明借貸不平衡，這時(shí)可查看對(duì)應(yīng)的憑證號(hào)是多少，根據(jù)憑證號(hào)，再找到本次在憑證分類(lèi)匯總表中輸入的相應(yīng)的憑證號(hào)，直接檢查并修改數(shù)據(jù)(對(duì)金額輸入錯(cuò)誤的可直接改正，漏登的憑證可在匯總表的最后行補(bǔ)登有關(guān)的數(shù)據(jù)，這不會(huì)影響數(shù)據(jù)的匯總結(jié)果)。一、用連字符“*”來(lái)合并文本我們?cè)谡頂?shù)據(jù)時(shí)，有時(shí)會(huì)想將多列內(nèi)容合并到一列中，如A列為單位，B列為科室，目的是將A、B列合并到一列中去，這時(shí)一個(gè)連字符“*”就能完成(假定C、D列為空)：1.在C1單元格中輸入公式“=A1*B1”;2.將公式復(fù)制到整個(gè)C列;3.將C列數(shù)據(jù)復(fù)制到D列，粘貼時(shí)執(zhí)行“選擇性粘貼”命令，打開(kāi)“選擇性粘貼”對(duì)話框，選中其中的“數(shù)值”選項(xiàng);4.將A、B、C列刪除，完成合并工作。二、文本格式日期轉(zhuǎn)換為日期格式比如在審計(jì)中遇到農(nóng)村五保戶供養(yǎng)金發(fā)放記錄，發(fā)放時(shí)間為文本格式如“2011.6”(2011年6月)，無(wú)法計(jì)算發(fā)放對(duì)象領(lǐng)取年齡，可以通過(guò)以下方法轉(zhuǎn)換：1.用查找替換功能將“?！比刻鎿Q為“-”，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將格式轉(zhuǎn)換為日期格式Jun-11：2.右擊選定單元格，選“設(shè)置單元格格式”，在彈出的“單元格格式”窗口中選“數(shù)字”菜單中“日期”，在窗口右框中選擇所需格式。三、快速刪去空行整理數(shù)據(jù)后，往往發(fā)現(xiàn)表中有大量空行，手工找出刪除非常不便，這時(shí)可以使用篩選功能實(shí)現(xiàn)：1.在表頭插入一空行，然后選擇表中所有的行，單擊“數(shù)據(jù)篩選自動(dòng)篩選”命令，在每一列的頂部，從下拉列表中選擇“空白”：2.選中所有空行，刪除。四、忌復(fù)制隱藏列中的數(shù)據(jù)如果復(fù)制一個(gè)包含隱藏列的數(shù)據(jù)區(qū)域，然后把它粘貼到一個(gè)新的工作表，那么Excel會(huì)自動(dòng)把隱藏列也粘貼過(guò)來(lái)。要想避免這種情況，可以選取要復(fù)制的數(shù)據(jù)區(qū)域，然后選擇“編輯定位”命令，單擊“定位條件”按鈕，出現(xiàn)“定位條件”對(duì)話框，選中“可見(jiàn)單元格”選項(xiàng)，再?gòu)?fù)制和粘貼就會(huì)得到所希望的結(jié)果。五、文本格式的數(shù)字轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式在工作中，經(jīng)常會(huì)碰到一些通過(guò)文本文件或其它財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)管理軟件的數(shù)據(jù)導(dǎo)入Excel中后數(shù)字是以文本形式存在的，即使是重新設(shè)置單元格格式為數(shù)字也無(wú)濟(jì)于事。有一個(gè)辦法可以快速地將這些文字轉(zhuǎn)變回?cái)?shù)字：1.在空白的單元格中填入數(shù)字“1”;2.選中該單元格，執(zhí)行“復(fù)制”命令，再選中所要轉(zhuǎn)換的單元格，選擇“選擇性粘貼”中“乘”，文字格式就可以變?yōu)閿?shù)字格式(文本格式默認(rèn)左對(duì)齊，數(shù)字格式默認(rèn)右對(duì)齊)。三1用“Ctrl+PgDn / PgUp ”轉(zhuǎn)換工作表2用 “Ctrl + 方向符”快速轉(zhuǎn)換單元格當(dāng)然，你也可以只按方向鍵，然后一格一格地移。但如果你想快速轉(zhuǎn)換單元格，在按方向鍵之前長(zhǎng)按“Ctrl”，瞬間能達(dá)到“鍵步如飛”的效果。(關(guān)注微信號(hào)：chinaima，了解更多財(cái)務(wù)技巧！)3巧用“Shift”鍵選擇數(shù)據(jù)用“Ctrl + Shift +方向鍵”能夠縱橫跨選單元格，從而選中你想要的區(qū)域。4雙擊自動(dòng)填充數(shù)據(jù)要用函數(shù)自動(dòng)填充同列數(shù)據(jù)，不要去長(zhǎng)按鼠標(biāo)然后拼命往下拉到最后一欄如果你的表格有幾百行呢？雙擊算好單元格的右下小十字，輕松填完整列數(shù)據(jù)。5讓這3個(gè)快捷鍵迅速統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式要讓數(shù)據(jù)呈現(xiàn)兩位小數(shù)？用Ctrl + Shift + !。單位要美元？用 Ctrl + Shift + $。要百分比？用 Ctrl + Shift + %。鼠標(biāo)點(diǎn)那么多次不累嘛？用這三個(gè)快捷鍵光速實(shí)現(xiàn)格式統(tǒng)一，而且后面兩個(gè)應(yīng)該特別好記。6用F4鎖定單元格在Excel里根據(jù)函數(shù)填充數(shù)據(jù)的時(shí)候，有時(shí)候你希望你引用的單元格下拉時(shí)隨之變化，也有時(shí)候你并不這么想。當(dāng)你要“絕對(duì)引用”也就是鎖定單元格的時(shí)候，你必須在行列前加$符號(hào)。想手動(dòng)去打這些美元符號(hào)？簡(jiǎn)直是瘋了這要浪費(fèi)多少時(shí)間你知道嗎？其實(shí)有一個(gè)簡(jiǎn)單的技巧，就是在你選定單元格之后，按F4鍵輸入美元符號(hào)并鎖定；如果你繼續(xù)按F4，則會(huì)向后挨個(gè)循環(huán)：鎖定單元格、鎖定數(shù)字、鎖定大寫(xiě)字母、解除鎖定。7用CountIF 和 SumIF 概括統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)CountIF 是一個(gè)函數(shù)算法，統(tǒng)計(jì)在特定范圍內(nèi)，滿足既定條件的單元格的個(gè)數(shù)。其中的第一個(gè)參數(shù)，是你想統(tǒng)計(jì)的范圍；而第二個(gè)參數(shù)則是你的條件。比方說(shuō)：=countif(A1:A10,1) 即在A1：A10的范圍內(nèi)，單元格內(nèi)容是1個(gè)數(shù)。COUNTIF(range,criteria)SumIF函數(shù)的用法是根據(jù)指定條件對(duì)若干單元格、區(qū)域或引用求和。下面是我們?cè)谟?jì)算每一個(gè)作者的總體瀏覽數(shù)。范圍上來(lái)說(shuō)，作者名字的范圍格式前后并不一致，但總數(shù)相同。B列對(duì)應(yīng)相應(yīng)作者的名字，E列則對(duì)應(yīng)每個(gè)作者作品的瀏覽數(shù)。SUMIF(range,criteria,sum range)8用VLOOKUP找出你想要的數(shù)據(jù)VLOOKUP是按列查找函數(shù)，最終返回該列所需查詢(xún)列序所對(duì)應(yīng)的值。此處我們可以看到一個(gè)數(shù)據(jù)表，第一列是法學(xué)院排名。我們可以用VLOOKUP來(lái)創(chuàng)建一個(gè)排名前五的學(xué)校的查詢(xún)。VLOOKUP(lookup value,data range,column number,type)第一個(gè)參數(shù)得輸入要查找的值，此處我們使用了我們需要的排名數(shù)。第二個(gè)參數(shù)這里，輸入我們要查找的區(qū)域(絕對(duì)引用)。第三個(gè)參數(shù)，需要輸入返回?cái)?shù)據(jù)在查找區(qū)域的第幾列數(shù)。(關(guān)注微信號(hào)：chinaima，了解更多財(cái)務(wù)技巧！)第四個(gè)參數(shù)，因?yàn)槲覀円_查找，所以輸入“FALSE或者“0”。9用“&”合并單元格我們現(xiàn)在擁有一列姓和一列名，我們可以使用“&”符號(hào)來(lái)創(chuàng)建一列合并姓和名的數(shù)據(jù)。在Excel中，“&”指將兩個(gè)或兩個(gè)以上的文本合并。別忘了在姓和名中間鍵入一個(gè)空格。你的函數(shù)應(yīng)該看上去是這個(gè)格式的 =First Name& &Last Name。10用RAND函數(shù)生成隨機(jī)數(shù)你可以使用RAND()函數(shù)來(lái)生成一個(gè)single型的隨機(jī)數(shù)，小于1但大于等于0 。括號(hào)內(nèi)空著就成，無(wú)需鍵入任何參數(shù)。新的隨機(jī)數(shù)會(huì)隨著工作簿的更新而重新生成。你也可以按F9鍵來(lái)讓工作表重新計(jì)算一遍從而更新隨機(jī)數(shù)，不過(guò)操作的時(shí)候記得當(dāng)心點(diǎn)。RAND()四制作二級(jí)下拉菜單個(gè)稅計(jì)算靈活的高級(jí)篩選快速制作工資條五一、建立分類(lèi)下拉列表填充項(xiàng)我們常常要將企業(yè)的名稱(chēng)輸入到表格中，為了保持名稱(chēng)的一致性，利用“數(shù)據(jù)有效性”功能建了一個(gè)分類(lèi)下拉列表填充項(xiàng)。1.在Sheet2中，將企業(yè)名稱(chēng)按類(lèi)別(如“工業(yè)企業(yè)”、“商業(yè)企業(yè)”、“個(gè)體企業(yè)”等)分別輸入不同列中，建立一個(gè)企業(yè)名稱(chēng)數(shù)據(jù)庫(kù)。2.選中A列(“工業(yè)企業(yè)”名稱(chēng)所在列)，在“名稱(chēng)”欄內(nèi)，輸入“工業(yè)企業(yè)”字符后，按“回車(chē)”鍵進(jìn)行確認(rèn)。仿照上面的操作，將B、C列分別命名為“商業(yè)企業(yè)”、“個(gè)體企業(yè)”3.切換到Sheet1中，選中需要輸入“企業(yè)類(lèi)別”的列(如C列)，執(zhí)行“數(shù)據(jù)有效性”命令，打開(kāi)“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框。在“設(shè)置”標(biāo)簽中，單擊“允許”右側(cè)的下拉按鈕，選中“序列”選項(xiàng)，在下面的“來(lái)源”方框中，輸入“工業(yè)企業(yè)”，“商業(yè)企業(yè)”，“個(gè)體企業(yè)”序列(各元素之間用英文逗號(hào)隔開(kāi))，確定退出。再選中需要輸入企業(yè)名稱(chēng)的列(如D列)，再打開(kāi)“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框，選中“序列”選項(xiàng)后，在“來(lái)源”方框中輸入公式：=INDIRECT(C1)，確定退出。4.選中C列任意單元格(如C4)，單擊右側(cè)下拉按鈕，選擇相應(yīng)的“企業(yè)類(lèi)別”填入單元格中。然后選中該單元格對(duì)應(yīng)的D列單元格(如D4)，單擊下拉按鈕，即可從相應(yīng)類(lèi)別的企業(yè)名稱(chēng)列表中選擇需要的企業(yè)名稱(chēng)填入該單元格中。提示：在以后打印報(bào)表時(shí)，如果不需要打印“企業(yè)類(lèi)別”列，可以選中該列，右擊鼠標(biāo)，選“隱藏”選項(xiàng)，將該列隱藏起來(lái)即可。(關(guān)注微信號(hào)：chinaima，了解更多財(cái)務(wù)技巧！)二、建立“常用文檔”新菜單在菜單欄上新建一個(gè)“常用文檔”菜單，將常用的工作簿文檔添加到其中，方便隨時(shí)調(diào)用。1.在工具欄空白處右擊鼠標(biāo)，選“自定義”選項(xiàng)，打開(kāi)“自定義”對(duì)話框。在“命令”標(biāo)簽中，選中“類(lèi)別”下的“新菜單”項(xiàng)，再將“命令”下面的“新菜單”拖到菜單欄。按“更改所選內(nèi)容”按鈕，在彈出菜單的“命名”框中輸入一個(gè)名稱(chēng)(如“常用文檔”)。2.再在“類(lèi)別”下面任選一項(xiàng)(如“插入”選項(xiàng))，在右邊“命令”下面任選一項(xiàng)(如“超鏈接”選項(xiàng))，將它拖到新菜單(常用文檔)中，并仿照上面的操作對(duì)它進(jìn)行命名(如“工資表”等)，建立第一個(gè)工作簿文檔列表名稱(chēng)。重復(fù)上面的操作，多添加幾個(gè)文檔列表名稱(chēng)。3.選中“常用文檔”菜單中某個(gè)菜單項(xiàng)(如“工資表”等)，右擊鼠標(biāo)，在彈出的快捷菜單中，選“分配超鏈接打開(kāi)”選項(xiàng)，打開(kāi)“分配超鏈接”對(duì)話框。通過(guò)按“查找范圍”右側(cè)的下拉按鈕，定位到相應(yīng)的工作簿(如“工資.xls”等)文件夾，并選中該工作簿文檔。重復(fù)上面的操作，將菜單項(xiàng)和與它對(duì)應(yīng)的工作簿文檔超鏈接起來(lái)。4.以后需要打開(kāi)“常用文檔”菜單中的某個(gè)工作簿文檔時(shí)，只要展開(kāi)“常用文檔”菜單，單擊其中的相應(yīng)選項(xiàng)即可。提示：盡管我們將“超鏈接”選項(xiàng)拖到了“常用文檔”菜單中，但并不影響“插入”菜單中“超鏈接”菜單項(xiàng)和“常用”工具欄上的“插入超鏈接”按鈕的功能。三、讓不同類(lèi)型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示在工資表中，如果想讓大于等于2000元的工資總額以“紅色”顯示，大于等于1500元的工資總額以“藍(lán)色”顯示，低于1000元的工資總額以“棕色”顯示，其它以“黑色”顯示，我們可以這樣設(shè)置。1.打開(kāi)“工資表”工作簿，選中“工資總額”所在列，執(zhí)行“格式條件格式”命令，打開(kāi)“條件格式”對(duì)話框。單擊第二個(gè)方框右側(cè)的下拉按鈕，選中“大于或等于”選項(xiàng)，在后面的方框中輸入數(shù)值“2000”。單擊“格式”按鈕，打開(kāi)“單元格格式”對(duì)話框，將“字體”的“顏色”設(shè)置為“紅色”。2.按“添加”按鈕，并仿照上面的操作設(shè)置好其它條件(大于等于1500，字體設(shè)置為“藍(lán)色”;小于1000，字體設(shè)置為“棕色”)。3.設(shè)置完成后，按下“確定”按鈕?？纯垂べY表吧，工資總額的數(shù)據(jù)是不是按你的要求以不同顏色顯示出來(lái)了。四、制作“專(zhuān)業(yè)符號(hào)”工具欄在編輯專(zhuān)業(yè)表格時(shí)，常常需要輸入一些特殊的專(zhuān)業(yè)符號(hào)，為了方便輸入，我們可以制作一個(gè)屬于自己的“專(zhuān)業(yè)符號(hào)”工具欄。1.執(zhí)行“工具宏錄制新宏”命令，打開(kāi)“錄制新宏”對(duì)話框，輸入宏名如“fuhao1”并將宏保存在“個(gè)人宏工作簿”中，然后“確定”開(kāi)始錄制。選中“錄制宏”工具欄上的“相對(duì)引用”按鈕，然后將需要的特殊符號(hào)輸入到某個(gè)單元格中，再單擊“錄制宏”工具欄上的“停止”按鈕，完成宏的錄制。仿照上面的操作，一一錄制好其它特殊符號(hào)的輸入“宏”。2.打開(kāi)“自定義”對(duì)話框，在“工具欄”標(biāo)簽中，單擊“新建”按鈕，彈出“新建工具欄”對(duì)話框，輸入名稱(chēng)“專(zhuān)業(yè)符號(hào)”，確定后，即在工作區(qū)中出現(xiàn)一個(gè)工具條。切換到“命令”標(biāo)簽中，選中“類(lèi)別”下面的“宏”，將“命令”下面的“自定義按鈕”項(xiàng)拖到“專(zhuān)業(yè)符號(hào)”欄上(有多少個(gè)特殊符號(hào)就拖多少個(gè)按鈕)。3.選中其中一個(gè)“自定義按鈕”，仿照第2個(gè)秘技的第1點(diǎn)對(duì)它們進(jìn)行命名。4.右擊某個(gè)命名后的按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選“指定宏”選項(xiàng)，打開(kāi)“指定宏”對(duì)話框，選中相應(yīng)的宏(如fuhao1等)，確定退出。重復(fù)此步操作，將按鈕與相應(yīng)的宏鏈接起來(lái)。(關(guān)注微信號(hào)：chinaima，了解更多財(cái)務(wù)技巧！)5.關(guān)閉“自定義”對(duì)話框，以后可以像使用普通工具欄一樣，使用“專(zhuān)業(yè)符號(hào)”工具欄，向單元格中快速輸入專(zhuān)業(yè)符號(hào)了。五、打印工作表的不同區(qū)域有的工作表，經(jīng)常需要打印其中不同的區(qū)域，用“視面管理器”吧。1.打開(kāi)需要打印的工作表，用鼠標(biāo)在不需要打印的行(或列)標(biāo)上拖拉，選中它們?cè)儆覔羰髽?biāo)，在隨后出現(xiàn)的快捷菜單中，選“隱藏”選項(xiàng)，將不需要打印的行(或列)隱藏起來(lái)。2.執(zhí)行“視圖視面管理器”命令，打開(kāi)“視面管理器”對(duì)話框，單擊“添加”按鈕，彈出“添加視面”對(duì)話框，輸入一個(gè)名稱(chēng)(如“上報(bào)表”)后，單擊“確定”按鈕。3.將隱藏的行(或列)顯示出來(lái)，并重復(fù)上述操作，“添加”好其它的打印視面。4.以后需要打印某種表格時(shí)，打開(kāi)“視面管理器”，選中需要打印的表格名稱(chēng)，單擊“顯示”按鈕，工作表即刻按事先設(shè)定好的界面顯示出來(lái)，簡(jiǎn)單設(shè)置、排版一下，按下工具欄上的“打印”按鈕，一切就OK了。六、讓數(shù)據(jù)按需排序如果你要將員工按其所在的部門(mén)進(jìn)行排序，這些部門(mén)名稱(chēng)既的有關(guān)信息不是按拼音順序，也不是按筆畫(huà)順序，怎么辦?可采用自定義序列來(lái)排序。)1.執(zhí)行“格式選項(xiàng)”命令，打開(kāi)“選項(xiàng)”對(duì)話框，進(jìn)入“自定義序列”標(biāo)簽中，在“輸入序列”下面的方框中輸入部門(mén)排序的序列(如“機(jī)關(guān),車(chē)隊(duì),一車(chē)間,二車(chē)間,三車(chē)間”等)，單擊“添加”和“確定”按鈕退出。2.選中“部門(mén)”列中任意一個(gè)單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)排序”命令，打開(kāi)“排序”對(duì)話框，單擊“選項(xiàng)”按鈕，彈出“排序選項(xiàng)”對(duì)話框，按其中的下拉按鈕，選中剛才自定義的序列，按兩次“確定”按鈕返回，所有數(shù)據(jù)就按要求進(jìn)行了排序。七、把數(shù)據(jù)徹底隱藏起來(lái)工作表部分單元格中的內(nèi)容不想讓瀏覽者查閱，只好將它隱藏起來(lái)了。1.選中需要隱藏內(nèi)容的單元格(區(qū)域)，執(zhí)行“格式單元格”命令，打開(kāi)“單元格格式”對(duì)話框，在“數(shù)字”標(biāo)簽的“分類(lèi)”下面選中“自定義”選項(xiàng)，然后在右邊“類(lèi)型”下面的方框中輸入“;”(三個(gè)英文狀態(tài)下的分號(hào))。2.再切換到“保護(hù)”標(biāo)簽下，選中其中的“隱藏”選項(xiàng)，按“確定”按鈕退出。3.執(zhí)行“工具保護(hù)保護(hù)工作表”命令，打開(kāi)“保護(hù)工作表”對(duì)話框，設(shè)置好密碼后，“確定”返回。經(jīng)過(guò)這樣的設(shè)置以后，上述單元格中的內(nèi)容不再顯示出來(lái)，就是使用Excel的透明功能也不能讓其現(xiàn)形。提示：在“保護(hù)”標(biāo)簽下，請(qǐng)不要清除“鎖定”前面復(fù)選框中的“”號(hào)，這樣可以防止別人刪除你隱藏起來(lái)的數(shù)據(jù)。八、讓中、英文輸入法智能化地出現(xiàn)在編輯表格時(shí)，有的單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入中文，反復(fù)切換輸入法實(shí)在不方便，何不設(shè)置一下，讓輸入法智能化地調(diào)整呢?選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，執(zhí)行“數(shù)據(jù)有效性”命令，打開(kāi)“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框，切換到“輸入法模式”標(biāo)簽下，按“模式”右側(cè)的下拉按鈕，選中“打開(kāi)”選項(xiàng)后，“確定”退出。以后當(dāng)選中需要輸入中文的單元格區(qū)域中任意一個(gè)單元格時(shí)，中文輸入法(輸入法列表中的第1個(gè)中文輸入法)自動(dòng)打開(kāi)，當(dāng)選中其它單元格時(shí)，中文輸入法自動(dòng)關(guān)閉。九、讓“自動(dòng)更正”輸入統(tǒng)一的文本你是不是經(jīng)常為輸入某些固定的文本，如“*”而煩惱呢?那就往下看吧。1.執(zhí)行“工具自動(dòng)更正”命令，打開(kāi)“自動(dòng)更正”對(duì)話框。2.在“替換”下面的方框中輸入“pcw”(也可以是其他字符，“pcw”用小寫(xiě))，在“替換為”下面的方框中輸入“*”，再單擊“添加”和“確定”按鈕。3.以后如果需要輸入上述文本時(shí)，只要輸入“pcw”字符，此時(shí)可以不考慮“pcw”的大小寫(xiě)，然后確認(rèn)一下就成了。(關(guān)注微信號(hào)：chinaima，了解更多財(cái)務(wù)技巧！)十、在Excel中自定義函數(shù)Excel函數(shù)雖然豐富，但并不能滿足我們的所有需要。我們可以自定義一個(gè)函數(shù)，來(lái)完成一些特定的運(yùn)算。下面，我們就來(lái)自定義一個(gè)計(jì)算梯形面積的函數(shù)：1.執(zhí)行“工具宏Visual Basic編輯器”菜單命令(或按“Alt+F11”快捷鍵)，打開(kāi)Visual Basic編輯窗口。2.在窗口中，執(zhí)行“插入模塊”菜單命令，插入一個(gè)新的模塊模塊1。3.在右邊的“代碼窗口”中輸入以下代碼：Function V(a,b,h)V = h*(a+b)/2End Function#4.關(guān)閉窗口，自定義函數(shù)完成。以后可以像使用內(nèi)置函數(shù)一樣使用自定義函數(shù)。提示：用上面方法自定義的函數(shù)通常只能在相應(yīng)的工作簿中使用。十一、表頭下面襯張圖片為工作表添加的背景，是襯在整個(gè)工作表下面的，能不能只襯在表頭下面呢?,1.執(zhí)行“格式工作表背景”命令，打開(kāi)“工作表背景”對(duì)話框，選中需要作為背景的圖片后，按下“插入”按鈕，將圖片襯于整個(gè)工作表下面。2.在按住Ctrl鍵的同時(shí)，用鼠標(biāo)在不需要襯圖片的單元格(區(qū)域)中拖拉，同時(shí)選中這些單元格(區(qū)域)。3.按“格式”工具欄上的“填充顏色”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的“調(diào)色板”中，選中“白色”。經(jīng)過(guò)這樣的設(shè)置以后，留下的單元格下面襯上了圖片，而上述選中的單元格(區(qū)域)下面就沒(méi)有襯圖片了(其實(shí)，是圖片被“白色”遮蓋了)。提示：襯在單元格下面的圖片是不支持打印的。十二、用連字符“&”來(lái)合并文本如果我們想將多列的內(nèi)容合并到一列中，不需要利用函數(shù)，一個(gè)小小的連字符“&”就能將它搞定(此處假定將B、C、D列合并到一列中)。1.在D列后面插入兩個(gè)空列(E、F列)，然后在D1單元格中輸入公式：=B1&C1&D1。2.再次選中D1單元格，用“填充柄”將上述公式復(fù)制到D列下面的單元格中，B、C、D列的內(nèi)容即被合并到E列對(duì)應(yīng)的單元格中。3.選中E列，執(zhí)行“復(fù)制”操作，然后選中F列，執(zhí)行“編輯選擇性粘貼”命令，打開(kāi)“選擇性粘貼”對(duì)話框，選中其中的“數(shù)值”選項(xiàng)，按下“確定”按鈕，E列的內(nèi)容(不是公式)即被復(fù)制到F列中。4.將B、C、D、E列刪除，完成合并工作。提示：完成第1、2步的操作，合并效果已經(jīng)實(shí)現(xiàn)，但此時(shí)如果刪除B、C、D列，公式會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤。故須進(jìn)行第3步操作，將公式轉(zhuǎn)換為不變的“值”六第一招-內(nèi)嵌序列法。如果你經(jīng)常需要輸入一些有規(guī)律的序列文本，如數(shù)字(1、2)、日期(1日、2日)等，可以利用Excel內(nèi)嵌的序列來(lái)實(shí)現(xiàn)其快速輸入：先在需要輸入序列文本的第1、第2兩個(gè)單元格中輸入該文本的前兩個(gè)元素(如甲、乙)。同時(shí)選中上述兩個(gè)單元格，將鼠標(biāo)移至第2個(gè)單元格的右下角成細(xì)十字線狀時(shí)(我們通常稱(chēng)其為填充柄)，按住鼠標(biāo)左鍵向后(或向下)拖拉至需要填入該序列的最后一個(gè)單元格后，松開(kāi)左鍵，則該序列的后續(xù)元素(如丙、丁、戊)依序自動(dòng)填入相應(yīng)的單元格中。第二招-右鍵拖拉法。有時(shí)需要輸入一些不是成自然遞增的數(shù)值(如等比序列：2、4、8)，我們可以用右鍵拖拉的方法來(lái)完成：先在第1、第2兩個(gè)單元格中輸入該序列的前兩個(gè)數(shù)值(2、4)。同時(shí)選中上述兩個(gè)單元格，將鼠標(biāo)移至第2個(gè)單元格的右下角成細(xì)十字線狀時(shí)，按住右鍵向后(或向下)拖拉至該序列的最后一個(gè)單元格，松開(kāi)右鍵，此時(shí)會(huì)彈出一個(gè)菜單(如圖 1)，選等比序列選項(xiàng)，則該序列(2、4、8、16)及其單元格格式分別輸入相應(yīng)的單元格中(如果選等差序列，則輸入2、4、6、8)。第三招-定義序列法。單位里職工的姓名是經(jīng)常需要輸入的，有的職工姓名中含有生僻的字輸入極為困難，如果我們一次性定義好職工姓名序列，以后輸入就快多了：將職工姓名輸入連續(xù)的單元格中，并選中他們，用工具選項(xiàng)命令打開(kāi)選項(xiàng)對(duì)話框(如圖 2)，選自定義序列標(biāo)簽，先后按導(dǎo)入、確定按鈕。以后在任一單元格中輸入某一職工姓名(不一定非得是第1位職工的姓名)，用填充柄即可將該職工后面的職工姓名快速填入后續(xù)的單元格中。第四招-自動(dòng)更正法。因工作的需要，我常常需要將一些國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的名稱(chēng)(如建筑安裝工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)GBJ300-88)輸入單元格中，對(duì)這些文本的輸入要求即準(zhǔn)確又必須統(tǒng)一。我利用自動(dòng)更正功能解決了為一難題：用工具自動(dòng)更正命令，打開(kāi)自動(dòng)更正對(duì)話框(如圖 3)，在替換下面的方框中填入G300，在替換為下面的方框中填入建筑安裝工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)GBJ300-88，然后按確定按鈕。以后在單元格中輸?quot;G300(注意：G一定要大寫(xiě)!)確定后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將期改正為建筑安裝工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)GBJ300-88，既快速又準(zhǔn)確、統(tǒng)一。(關(guān)注微信號(hào)：chinaima，了解更多財(cái)務(wù)技巧！)特別需要指出的是：如果表格中需要文本G300時(shí)，你可以先輸入G3000及后面的文本，然后再將1刪除即可。你可以依照上述方法將有關(guān)文本一性定義好，方便以后使用。特別指出的是：在這里定義好的自動(dòng)更正詞條在office系列其他應(yīng)用程序(如word)中同樣可以使用七1、查找重復(fù)內(nèi)容公式：=IF(COUNTIF(A:A,A2)1,重復(fù),)。2、用出生年月來(lái)計(jì)算年齡公式：=TRUNC(DAYS360(H6,2009/8/30,FALSE)/360,0)。3、從輸入的18位身份證號(hào)的出生年月計(jì)算公式：=CONCATENATE(MID(E2,7,4),/,MID(E2,11,2),/,MID(E2,13,2)。4、從輸入的身份證號(hào)碼內(nèi)讓系統(tǒng)自動(dòng)提取性別，可以輸入以下公式：=IF(LEN(C2)=15,IF(MOD(MID(C2,15,1),2)=1,男,女),IF(MOD(MID(C2,17,1),2)=1,男,女)公式內(nèi)的“C2”代表的是輸入身份證號(hào)碼的單元格。1、求和： =SUM(K2:K56) 對(duì)K2到K56這一區(qū)域進(jìn)行求和；2、平均數(shù)： =AVERAGE(K2:K56) 對(duì)K2 K56這一區(qū)域求平均數(shù)；3、排名： =RANK(K2，K$2:K$56) 對(duì)55名學(xué)生的成績(jī)進(jìn)行排名；4、等級(jí)： =IF(K2=85,優(yōu),IF(K2=74,良,IF(K2=60,及格,不及格)5、學(xué)期總評(píng)： =K2*0.3+M2*0.3+N2*0.4 假設(shè)K列、M列和N列分別存放著學(xué)生的“平時(shí)總評(píng)”、“期中”、“期末”三項(xiàng)成績(jī)；6、最高分： =MAX(K2:K56) 求K2到K56區(qū)域（55名學(xué)生）的最高分；7、最低分： =MIN(K2:K56) 求K2到K56區(qū)域（55名學(xué)生）的最低分；8、分?jǐn)?shù)段人數(shù)統(tǒng)計(jì)：（1） =COUNTIF(K2:K56,100) 求K2到K56區(qū)域100分的人數(shù)；假設(shè)把結(jié)果存放于K57單元格；（2） =COUNTIF(K2:K56,=95)K57 求K2到K56區(qū)域9599.5分的人數(shù)；假設(shè)把結(jié)果存放于K58單元格；（3）=COUNTIF(K2:K56,=90)SUM(K57:K58) 求K2到K56區(qū)域9094.5分的人數(shù)；假設(shè)把結(jié)果存放于K59單元格；（4）=COUNTIF(K2:K56,=85)SUM(K57:K59) 求K2到K56區(qū)域8589.5分的人數(shù)；假設(shè)把結(jié)果存放于K60單元格；（5）=COUNTIF(K2:K56,=70)SUM(K57:K60) 求K2到K56區(qū)域7084.5分的人數(shù)；假設(shè)把結(jié)果存放于K61單元格；（6）=COUNTIF(K2:K56,=60)SUM(K57:K61) 求K2到K56區(qū)域6069.5分的人數(shù)；假設(shè)把結(jié)果存放于K62單元格；（7） =COUNTIF(K2:K56,60) 求K2到K56區(qū)域60分以下的人數(shù)；假設(shè)把結(jié)果存放于K63單元格；說(shuō)明：COUNTIF函數(shù)也可計(jì)算某一區(qū)域男、女生人數(shù)。如：=COUNTIF(C2:C351,男) 求C2到C351區(qū)域（共350人）男性人數(shù)；9、優(yōu)秀率： =SUM(K57:K60)/55*10010、及格率： =SUM(K57:K62)/55*10011、標(biāo)準(zhǔn)差： =STDEV(K2:K56) 求K2到K56區(qū)域(55人)的成績(jī)波動(dòng)情況（數(shù)值越小，說(shuō)明該班學(xué)生間的成績(jī)差異較小，反之，說(shuō)明該班存在兩極分化）；12、條件求和： =SUMIF(B2:B56,男，K2:K56) 假設(shè)B列存放學(xué)生的性別，K列存放學(xué)生的分?jǐn)?shù)，則此函數(shù)返回的結(jié)果表示求該班男生的成績(jī)之和；13、多條件求和： =SUM(IF(C3:C322=男,IF(G3:G322=1,1,0) 假設(shè)C列（C3:C322區(qū)域）存放學(xué)生的性別，G列（G3:G322區(qū)域）存放學(xué)生所在班級(jí)代碼（1、2、3、4、5），則此函數(shù)返回的結(jié)果表示求一班的男生人數(shù)；這是一個(gè)數(shù)組函數(shù)，輸完后要按CtrlShiftEnter組合鍵(產(chǎn)生“”)。“”不能手工輸入，只能用組合鍵產(chǎn)生。(關(guān)注微信號(hào)：chinaima，了解更多財(cái)務(wù)技巧！)14、根據(jù)出生日期自動(dòng)計(jì)算周歲：=TRUNC(DAYS360(D3,NOW( )/360,0)假設(shè)D列存放學(xué)生的出生日期，E列輸入該函數(shù)后則產(chǎn)生該生的周歲。15、在Word中三個(gè)小竅門(mén)：連續(xù)輸入三個(gè)“”可得一條波浪線。連續(xù)輸入三個(gè)“-”可得一條直線。連續(xù)輸入三個(gè)“=”可得一條雙直線。一、excel中當(dāng)某一單元格符合特定條件，如何在另一單元格顯示特定的顏色比如：A11時(shí)，C1顯示紅色0A11時(shí)，C1顯示綠色A1“條件格式”，條件1設(shè)為：公式 =A1=12、點(diǎn)“格式”-“字體”-“顏色”，點(diǎn)擊紅色后點(diǎn)“確定”。條件2設(shè)為：公式 =AND(A10,A1“字體”-“顏色”，點(diǎn)擊綠色后點(diǎn)“確定”。條件3設(shè)為：公式 =A1“字體”-“顏色”，點(diǎn)擊黃色后點(diǎn)“確定”。4、三個(gè)條件設(shè)定好后，點(diǎn)“確定”即出。二、EXCEL中如何控制每列數(shù)據(jù)的長(zhǎng)度并避免重復(fù)錄入1、用數(shù)據(jù)有效性定義數(shù)據(jù)長(zhǎng)度。用鼠標(biāo)選定你要輸入的數(shù)據(jù)范圍，點(diǎn)數(shù)據(jù)-有效性-設(shè)置，有效性條件設(shè)成允許文本長(zhǎng)度等于5（具體條件可根據(jù)你的需要改變）。還可以定義一些提示信息、出錯(cuò)警告信息和是否打開(kāi)中文輸入法等，定義好后點(diǎn)確定。2、用條件格式避免重復(fù)。選定A列，點(diǎn)格式-條件格式，將條件設(shè)成“公式=COUNTIF($A:$A,$A1)1”，點(diǎn)格式-字體-顏色，選定紅色后點(diǎn)兩次確定。這樣設(shè)定好后你輸入數(shù)據(jù)如果長(zhǎng)度不對(duì)會(huì)有提示，如果數(shù)據(jù)重復(fù)字體將會(huì)變成紅色。三、在EXCEL中如何把B列與A列不同之處標(biāo)識(shí)出來(lái)？（一）、如果是要求A、B兩列的同一行數(shù)據(jù)相比較：假定第一行為表頭，單擊A2單元格，點(diǎn)“格式”-“條件格式”，將條件設(shè)為:“單元格數(shù)值” “不等于”=B2點(diǎn)“格式”-“字體”-“顏色”，選中紅色，點(diǎn)兩次“確定”。用格式刷將A2單元格的條件格式向下復(fù)制。B列可參照此方法設(shè)置。（二）、如果是A列與B列整體比較（即相同數(shù)據(jù)不在同一行）：假定第一行為表頭，單擊A2單元格，點(diǎn)“格式”-“條件格式”，將條件設(shè)為:“公式”=COUNTIF($B:$B,$A2)=0點(diǎn)“格式”-“字體”-“顏色”，選中紅色，點(diǎn)兩次“確定”。用格式刷將A2單元格的條件格式向下復(fù)制。B列可參照此方法設(shè)置。按以上方法設(shè)置后，AB列均有的數(shù)據(jù)不著色，A列有B列無(wú)或者B列有A列無(wú)的數(shù)據(jù)標(biāo)記為紅色字體。四、EXCEL中怎樣批量地處理按行排序假定有大量的數(shù)據(jù)(數(shù)值)，需要將每一行按從大到小排序，如何操作？由于按行排序與按列排序都是只能有一個(gè)主關(guān)鍵字,主關(guān)鍵字相同時(shí)才能按次關(guān)鍵字排序。所以，這一問(wèn)題不能用排序來(lái)解決。解決方法如下：1、假定你的數(shù)據(jù)在A至E列，請(qǐng)?jiān)贔1單元格輸入公式：=LARGE($A1:$E1,COLUMN(A1)用填充柄將公式向右向下復(fù)制到相應(yīng)范圍。你原有數(shù)據(jù)將按行從大到小排序出現(xiàn)在F至J列。如有需要可用“選擇性粘貼/數(shù)值”復(fù)制到其他地方。注：第1步的公式可根據(jù)你的實(shí)際情況（數(shù)據(jù)范圍）作相應(yīng)的修改。如果要從小到大排序,公式改為:=SMALL($A1:$E1,COLUMN(A1)五、巧用函數(shù)組合進(jìn)行多條件的計(jì)數(shù)統(tǒng)計(jì)例：第一行為表頭，A列是“姓名”，B列是“班級(jí)”，C列是“語(yǔ)文成績(jī)”，D列是“錄取結(jié)果”，現(xiàn)在要統(tǒng)計(jì)“班級(jí)”為“二”，“語(yǔ)文成績(jī)”大于等于104，“錄取結(jié)果”為“重本”的人數(shù)。統(tǒng)計(jì)結(jié)果存放在本工作表的其他列。公式如下：=SUM(IF(B2:B9999=二)*(C2:C9999=104)*(D2:D9999=重本),1,0)輸入完公式后按Ctrl+Shift+Enter鍵,讓它自動(dòng)加上數(shù)組公式符號(hào)。六、如何判斷單元格里是否包含指定文本？假定對(duì)A1單元格進(jìn)行判斷有無(wú)指定文本,以下任一公式均可:=IF(COUNTIF(A1,*&指定文本&*)=1,有,無(wú))=IF(ISERROR(FIND(指定文本,A1,1),無(wú),有)求某一區(qū)域內(nèi)不重復(fù)的數(shù)據(jù)個(gè)數(shù)例如求A1:A100范圍內(nèi)不重復(fù)數(shù)據(jù)的個(gè)數(shù)，某個(gè)數(shù)重復(fù)多次出現(xiàn)只算一個(gè)。有兩種計(jì)算方法：一是利用數(shù)組公式：=SUM(1/COUNTIF(A1:A100,A1:A100)輸入完公式后按Ctrl+Shift+Enter鍵,讓它自動(dòng)加上數(shù)組公式符號(hào)。二是利用乘積求和函數(shù)：=SUMPRODUCT(1/COUNTIF(A1:A100,A1:A100)七、一個(gè)工作薄中有許多工作表如何快速整理出一個(gè)目錄工作表1、用宏3.0取出各工作表的名稱(chēng)，方法：Ctrl+F3出現(xiàn)自定義名稱(chēng)對(duì)話框，取名為X，在“引用位置”框中輸入：=MID(GET.WORKBOOK(1),FIND(,GET.WORKBOOK(1)+1,100)確定2、用HYPERLINK函數(shù)批量插入連接，方法：在目錄工作表（一般為第一個(gè)sheet）的A2單元格輸入公式：=HYPERLINK(#&INDEX(X,ROW()&!A1,INDEX(X,ROW()將公式向下填充，直到出錯(cuò)為止，目錄就生成了。八作為金融財(cái)務(wù)領(lǐng)域的從業(yè)人員必須知道如何給文檔進(jìn)行加密！解決方案一：在“文件”選項(xiàng)卡“信息”菜單中，用密碼進(jìn)行加密。操作方法：在“信息”菜單中加密文檔步驟1單擊“文件”選項(xiàng)卡“信息”“保護(hù)工作簿”下拉菜單，再單擊“用密碼進(jìn)行加密”命令。步驟2在“密碼”文本框中輸入密碼，再單擊“確定”按鈕。步驟3在“重新輸入密碼”文本框中再次輸入密碼以確認(rèn)，再單擊“確定”按鈕。解決方案二：在“另存為”對(duì)話框的“常規(guī)選項(xiàng)”中設(shè)置“打開(kāi)權(quán)限密碼”。操作方法：“另存為”對(duì)話框中“常規(guī)選項(xiàng)”的設(shè)置步驟1文件制作好后，單擊快速訪