董事長(zhǎng)秘書崗位職責(zé).doc

董事長(zhǎng)秘書崗位職責(zé) 董事長(zhǎng)秘書崗位職責(zé)： 1、合理安排、提醒董事長(zhǎng)的日常工作時(shí)間和程序。 2、負(fù)責(zé)對(duì)外聯(lián)絡(luò)，媒體接待，做好公司會(huì)議紀(jì)要，備忘錄及其它文件的。 3、協(xié)助董事長(zhǎng)對(duì)重要業(yè)務(wù)資料進(jìn)行檔案管理。 4、負(fù)責(zé)及時(shí)傳達(dá)董事長(zhǎng)的各項(xiàng)指示安排，起草董事長(zhǎng)交辦的信函、演講稿、報(bào)告、文件等各類文件。 5、接待訪問董事長(zhǎng)的重要來賓。 6、根據(jù)董事長(zhǎng)要求，跟蹤決議事項(xiàng)的推進(jìn)。 7、完成董事長(zhǎng)交辦的其他工作的督辦、協(xié)調(diào)及落實(shí)任務(wù)。 工作要求與工作流程 一、 辦公室內(nèi)務(wù) 1、辦公環(huán)境 工作要求：明亮整潔，一塵不染，家具擺放整齊，辦公桌無文件累積，文件整齊規(guī)范，圖書 排放整齊 工作流程： （1）、每天準(zhǔn)時(shí)上班。 （2）、開窗通風(fēng)。 （3）、 清潔辦公室：每天將辦公桌、椅、文件柜、窗臺(tái)擦拭一次。 （4）、 清理花木：鮮花每天換水一次，其他花木沒有枯葉、雜草。 （5）、為董事長(zhǎng)備好茶水（董事長(zhǎng)到辦公室的同時(shí)）。 （6）、每天下班前清理辦公桌一次，關(guān)閉好門窗、電源等。 （7）、及時(shí)清理辦公、生活垃圾，不讓垃圾在室內(nèi)過夜。 （8）、每?jī)芍芪鼔m一次。 （9）、每天打掃辦公室臥室。 （10）、及時(shí)清洗茶具。 2、文件管理 工作要求：流程齊全，分類合理，處理及時(shí)，管理規(guī)范 工作流程： （1）、對(duì)所有文件先進(jìn)行識(shí)別，并分類登記，再分別辦理。 （2）、外部來文：填寫收文處理單，及時(shí)送批和傳遞發(fā)放，并留下記錄。 （3）、內(nèi)部來文：作好收文記錄并放置在待處理文件夾內(nèi)，便于董事長(zhǎng)看閱。 （4）、 外來公函、通知及文字資料：及時(shí)送交董事長(zhǎng)閱示，根據(jù)董事長(zhǎng)批示正確辦理（不急的文件資料放置在待處理文件夾內(nèi)）。 （5）、內(nèi)部通知、報(bào)告：及時(shí)送交董事長(zhǎng)閱示，根據(jù)董事長(zhǎng)批示正確辦理（不急的文件資料放置在待處理文件夾內(nèi)）。 （6）、公司各部門（單位）送交董事長(zhǎng)簽字的，根據(jù)送交人的意見給予及時(shí)傳遞辦理。 （7）、重要的和緊急的文件，須提醒董事長(zhǎng)。 （8）、每天將送交董事長(zhǎng)批示、看閱的文件清理一次，并核對(duì)登記記錄。 （9）、根據(jù)文件積累的情況及時(shí)進(jìn)行存檔，并作好相應(yīng)記錄，便于查閱。 二、來賓接待 工作要求：彬彬有禮，熱情接待。 工作流程： （1）、笑臉相迎，茶水相待。 （2）、詢問來賓情況：來訪目的，有無預(yù)約及身份情況等。 （3）、索要名片。 （4）、及時(shí)向董事長(zhǎng)請(qǐng)示。 （5）、按董事長(zhǎng)意見引見，接待（按情況給予續(xù)茶水）。 （6）、 根據(jù)客人來訪時(shí)間及職務(wù)等級(jí)，征詢領(lǐng)導(dǎo)意見后確定是否客餐、宴請(qǐng)。 三、會(huì)務(wù)服務(wù) 工作要求：準(zhǔn)備充分，安排周全，接待周到，組織完善 工作流程： （1）、會(huì)議議程的擬定。 （2）、 確定與會(huì)人員。 （3）、會(huì)議通知起草和發(fā)送。 （4）、 會(huì)議文件的準(zhǔn)備。 （5）、會(huì)議場(chǎng)所的確認(rèn)及會(huì)場(chǎng)布置。 （6）、會(huì)議簽到及記錄。 （7）、與會(huì)人員的接待工作。 （8）、印發(fā)會(huì)議紀(jì)要。 （9）、會(huì)議達(dá)成事項(xiàng)的督辦。 四、文字工作 1、起草董事長(zhǎng)參加活動(dòng)的講話發(fā)言稿。 2、起草董事長(zhǎng)署名發(fā)表的有關(guān)文稿。 3、協(xié)助董事長(zhǎng)起草工作計(jì)劃及報(bào)告。 五、商旅工作 1、掌握董事長(zhǎng)的會(huì)談、會(huì)務(wù)安排，為董事長(zhǎng)接見訪客做好預(yù)約工作。 2、安排董事長(zhǎng)的商務(wù)旅行，做好車輛、酒店、機(jī)票等預(yù)定工