團(tuán)隊自我管理：時間壓力管理與團(tuán)隊會議主持(ppt 70頁).ppt

團(tuán)隊自我管理 時間壓力管理與團(tuán)隊會議主持TeamworkSkills TimeandStressManagement 團(tuán)隊自我管理技能 時間管理如何改進(jìn)時間利用效率 課堂討論 時間管理的定義 時間管理研究如何合理 有效地運(yùn)用時間資源 以達(dá)到工作和生活的目標(biāo) 目標(biāo)與計劃管理時間的優(yōu)先管理有效的自我管理 目標(biāo)與計劃管理 Nowindfavorshimwhohasnodestinedport 風(fēng)不會偏愛沒有目的港的人 目標(biāo)是有效的引導(dǎo)力量沒有目標(biāo) 沒有方向 宏偉的目標(biāo)能激發(fā)人奮發(fā)向上沒有目標(biāo) 沒有激情 目標(biāo)對個人的意義 宏偉的目標(biāo)和理想能激發(fā)人奮發(fā)向上 沒有目標(biāo) 沒有激情 工作目標(biāo)之四種境界 為生存而工作為生活質(zhì)量而工作為成就感而工作為興趣及人生意義而工作 目標(biāo)和目標(biāo)管理對團(tuán)隊的意義 過分強(qiáng)調(diào)各自的專業(yè)技術(shù)和利益 而忽略團(tuán)隊的總目標(biāo) 會導(dǎo)致對團(tuán)隊領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé) 而忽略了工作的真正要求 上下意見難以溝通 是非無一定標(biāo)準(zhǔn) 使團(tuán)隊成為抱怨的場所 目標(biāo)管理 的流程 有效的目標(biāo)制定和分解 SCHMART原則 具體的 Specific 清晰 明確的表明想要達(dá)到的結(jié)果可衡量的 Measurable 有助于衡量進(jìn)度和觀察結(jié)果可達(dá)到的 Attainable 有挑戰(zhàn)性的 通過努力可達(dá)到的現(xiàn)實(shí)的 Realistic 符合客觀實(shí)際 接受的時間限制的 Time limited 設(shè)定明確的時間限制 一致的 Consistent 與其他部門 個體價值取向一致人性的 Humane 不損害他人的利益 設(shè)定有效目標(biāo)的方法 業(yè)務(wù)部門年度目標(biāo)之一 全面推進(jìn)客戶關(guān)系管理系統(tǒng)這是目標(biāo)嗎 它有什么問題 該怎么辦 方法一 為什么要這么做 方法二 能量化的就量化 不能量化的就細(xì)化 方法三 Disagreement butCOMMITMENT 一般格式 在T時間內(nèi) 達(dá)成X結(jié)果 以Y標(biāo)準(zhǔn)來衡量 在2010年前 讓1艘航空母艦下海 工作目標(biāo)責(zé)任表 工作行動計劃 財年末制定新的工作目標(biāo) 確立目標(biāo) 制定行動計劃 工作月 日歷 Notes 進(jìn)行目標(biāo)監(jiān)控 目標(biāo)考核 績效考核 目標(biāo)修訂 考核結(jié)果反饋 獎懲 計劃修訂 計劃實(shí)施 計劃 實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的途徑 凡事預(yù)則立 不預(yù)則廢 禮記 中庸 人無遠(yuǎn)慮 必有近憂 論語 衛(wèi)靈公 如果你沒有認(rèn)真做計劃 那么實(shí)際上你正計劃著失敗 美 行動計劃表 確立目標(biāo) 制定行動計劃 月 日歷 Notes 進(jìn)行目標(biāo)監(jiān)控 目標(biāo)考核 績效考核 目標(biāo)修訂 考核結(jié)果反饋 獎懲 計劃修訂 計劃實(shí)施 進(jìn)行目標(biāo)考核和監(jiān)控 采集匯總業(yè)績完成情況 總公司高層領(lǐng)導(dǎo)財務(wù)總部 業(yè)績月報表 業(yè)績月報表 業(yè)績月報表 業(yè)績月報表 季度業(yè)績達(dá)成總結(jié) 季度業(yè)績達(dá)成總結(jié) 季度業(yè)績達(dá)成總結(jié) 年度經(jīng)營計劃 年度經(jīng)營計劃 年度經(jīng)營計劃 年度經(jīng)營計劃 各部門內(nèi)的業(yè)績審核會 分公司內(nèi)的業(yè)績審核會 總公司業(yè)績審核會 年度經(jīng)營總結(jié) 年度經(jīng)營總結(jié) 年度經(jīng)營總結(jié) 上報上報 通過業(yè)績審核和溝通 了解業(yè)務(wù)進(jìn)展 發(fā)現(xiàn)經(jīng)營中的問題 并共同探討解決方案 分公司 部門 團(tuán)隊 各層面的經(jīng)營業(yè)績溝通會 業(yè)績結(jié)果反饋和溝通 時間管理的工具箱 一周行事歷 可是還應(yīng)該考慮哪幾個因素 任務(wù)安排應(yīng)考慮的因素 平行處理的 序列處理的 重要的 非重要的 自控型 他控型 策劃型 作業(yè)型 泊利恒鋼鐵公司與25 000 支票 把每天要做的事列一份清單確定優(yōu)先順序 從最重要的事情做起每天都這么做2個月后收到了25 000 的支票 說明了什么 對于時間管理而言 知易行難 時間管理是技能 更多的是習(xí)慣的形成我們先養(yǎng)成習(xí)慣 然后習(xí)慣造就了我們 種下思想 收獲行動種下行動 收獲習(xí)慣種下習(xí)慣 收獲品格種下品格 收獲命運(yùn) 時間的優(yōu)先管理 很多的事情 重要的因子通常只占少數(shù) 而不重要的因子則占多數(shù) 因此只要能控制具有重要性的少數(shù)因子即能控制全局 帕累托原則 ParetoPrinciple 80 20原則 20 的人掌握的資源 20 的給你帶來80 的銷售額 你書架上的書有是你經(jīng)常閱讀的 找出關(guān)鍵問題 把80 的精力放在上面 把80 的時間花在重要的事情上 把80 不重要的事情授權(quán)給別人去做 重要 非緊急 重要 緊急 重要 緊急 M1 M2 M3 M4 非重要非緊急 非重要緊急 優(yōu)先矩陣 危機(jī)產(chǎn)品質(zhì)量問題有期限壓力的重大計劃 不速之客某些電話某些會議 重要 緊急 M1 M2 M3 M4 浪費(fèi)時間的事上班時間的閑聊一些不重要的活動 客戶關(guān)系維護(hù)規(guī)劃制定業(yè)務(wù)開拓 優(yōu)先矩陣 重要 非緊急 重要 緊急 重要 緊急 M1 M2 M3 M4 非重要非緊急 非重要 緊急 大多數(shù)人的做事習(xí)慣 窮于應(yīng)付 重要 非緊急 重要 緊急 重要 緊急 M1 M2 M3 M4 非重要緊急 M2未能有效控制 M1擴(kuò)大 課堂練習(xí) 王經(jīng)理的一天 處理積壓過多的公文打電話詢問下個月的天氣情況與部門經(jīng)理討論上個月的業(yè)績聯(lián)系朋友 商量共進(jìn)晚餐事宜擬定下一年度的人事費(fèi)用預(yù)算處理待回復(fù)的若干信件瀏覽桌上堆積如山的管理雜志為下個月的業(yè)務(wù)會議準(zhǔn)備口頭報告參加下午2點(diǎn)舉行的主管會議 但議題不明與同事交流如何提高自己孩子學(xué)習(xí)成績的方法據(jù)傳某一批產(chǎn)品有質(zhì)量問題請根據(jù)您認(rèn)為的重要和緊急程度把這些任務(wù)分配到四象限中 緊急 不緊急 20 25 25 30 65 80 15 15 50 60 Lessthan1 2 3 重要 不重要 戴明博士期望的指數(shù) 現(xiàn)有社會的指數(shù) 戴明博士在推TQM時BENCHMARK出來的結(jié)果 I II III IV 1 舍得2 勇于拒絕3 交待 1 怡情養(yǎng)性2 輕松一下 Conclusions 時間優(yōu)先管理框架 1 兵貴速站速決2 快刀斬亂麻 1 運(yùn)籌于帷幄之中決勝于千里之外 均衡 緊迫的事 不緊迫的事 重要的事 不重要的事 有效的自我管理養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣 自我管理 建立有效的辦公環(huán)境 桌面整潔 只留正在做的事情每件物品應(yīng)擺放在固定的位置工作中經(jīng)常用到的用品應(yīng)易取每天下班前將辦公桌整理就緒把不再需要的東西堅決的扔掉 自我管理 高效處理文件 每次只處理一份文件 一份文件只處理一次背包原則 批量集中處理相似任務(wù)工作完成后 馬上歸檔 自我管理 處理干擾原則 No遺憾禮貌理由 自我管理 有效解決拖延 你屬于哪種個性 A型人格 B型人格 緊迫感 決策果斷喜競爭和任務(wù)挑戰(zhàn)走路 動作較快進(jìn)餐迅速討厭耽擱不耐煩 放松作決定需要一定時間走路 動作較緩慢條斯理樂于傾聽耐心 拖延者的借口 強(qiáng)調(diào)時機(jī)不對逃避不愉快的生活敷衍不愿承擔(dān)責(zé)任不愿面對現(xiàn)實(shí) 與拖延決戰(zhàn) 承認(rèn) 拖延是無益的生活方式當(dāng)機(jī)立斷 直面不愉快的工作把大塊工作分解WBS給自己設(shè)定最后時限D(zhuǎn)EADLINE獎勵自己 善用零散時間 團(tuán)隊自我管理技能 團(tuán)隊會議主持 我們有多少時間用于會議 在英國 每天有4 000 000小時被用在開會上 美國平均每天舉行1100萬次會議 中國 項目團(tuán)隊會議的必要性 避免結(jié)論的片面性 團(tuán)隊決策彌合工作裂痕 團(tuán)隊關(guān)系協(xié)調(diào)會議比文件更有效 提高團(tuán)隊效率與會者參與決策 更易執(zhí)行 加強(qiáng)團(tuán)隊執(zhí)行能力信息交流及培訓(xùn) 團(tuán)隊交流與知識共享 計劃階段 開始 擴(kuò)展 回收 達(dá)成結(jié)論 結(jié)束 召開階段 追蹤階段 團(tuán)隊會議過程與結(jié)構(gòu) 項目團(tuán)隊會議之前需要考慮的問題 是否可以通過其他方式達(dá)到目標(biāo) 目標(biāo)和議程是否明確 會議召開的時間是否合適 參會者的必要性 安排會議時間應(yīng)避免 假期或周末前一天下午 假期或周末后一天上午 會議時間 足夠的設(shè)施 設(shè)備 暖氣 燈光 茶水 有兩件事非常重要 主持人能看得見所有與會者 合理的座位安排 會議地址的選擇 如果與會者不自在 看不見對方 黑板 圖象 他們將不再專心一致 將持不同意見的兩個好辯者分開坐 或不面對面坐 將好辯者安排在沉默者旁邊 信息傳達(dá)會場 教室型 項目專題研討 U型 團(tuán)隊分組會場 圓桌型 精心設(shè)計會場 提前發(fā)會議議程 會議開始 好的會議開始準(zhǔn)時開始集中注意力在目標(biāo)上營造良好氛圍制定基本規(guī)則確定個人職責(zé)差的會議開始會議延遲主題不明確匆忙進(jìn)入內(nèi)容 Ready Let sgo 會議的擴(kuò)展 宗旨 讓小組成員提出大量信息或觀點(diǎn)1 明確寫下問題或題目 2 寫下所有見解 盡量不變編輯 3 給每個想法編號以備后用 4 選擇下列頭腦風(fēng)暴技巧之一 有組織的頭腦風(fēng)暴 依次向每個人征求一個見解 征求所有人的見解后 結(jié)束頭腦風(fēng)暴 形式自由的 無組織 頭腦風(fēng)暴 參與人將自己所想到的見解提出來 無聲的頭腦風(fēng)暴 讓參與人分別在便箋上寫下見解 收集并貼出這些見解 使每個人都看見 要點(diǎn) 在見解被提出時不要作評價 盡量原封不動地寫下所有見解 鼓勵異想天開的見解 盡量激發(fā)小組的不同見解 發(fā)言須知 不要輕易打斷別人發(fā)言 經(jīng)空中調(diào)度允許后發(fā)言 發(fā)言時先講觀點(diǎn)后解釋 回收技巧 N 3技巧 宗旨 通過回收 從一系列見解中找出最重要的一個列出所有的觀點(diǎn)或陳述將所有觀點(diǎn)總數(shù)除以3 確定每人投票數(shù)每人投票 主持人讀出觀點(diǎn) 總結(jié)得票數(shù) 寫在顯眼位置決定是否再次回收 達(dá)成結(jié)論 意見分歧 怎么辦 不回避對立 避免情緒對立 安排休息 調(diào)解氣氛 考慮第三方意見 板書焦點(diǎn)問題 客觀比較 避免迎合別人 改變自己觀點(diǎn) 避免爭論輸贏 用新方案擺脫僵局 結(jié)束會議 結(jié)束以為著對以下內(nèi)容達(dá)成一致 會議完成了什么內(nèi)容 它同會議目標(biāo)的關(guān)系 下一步怎么做 是否需要下一次會議 會議紀(jì)要的內(nèi)容 會議名稱 議題 日期 地點(diǎn)會議主持人 出席者 缺席人會議內(nèi)容 決議 待辦事項 執(zhí)筆人及日期 團(tuán)隊自我管理技能 壓力管理和壓力緩解 現(xiàn)代人的壓力 美國心理學(xué)會的研究顯示 1985年 12 36 50 1999年 2002年 2003年中科院心理所和零點(diǎn)調(diào)查公司聯(lián)合調(diào)查發(fā)現(xiàn) 中國有41 的白領(lǐng)正面臨著較大的工作壓力 61 的白領(lǐng)感覺時間緊張 正經(jīng)歷著不同程度的心理疲勞 你的 生命線 生活滿意度 年齡 認(rèn)識壓力 每個人在日常生活中 不論是處理日常事務(wù) 還是與人相處 或是應(yīng)付各種生活上和工作上要求 都會產(chǎn)生壓力 壓力是生活的一部分 什么是壓力 任何能影響心理 生理狀態(tài)的干擾都可稱之為壓力 一種心理與生理上雙重的緊張感覺 壓力會讓你 也會使你 情緒低落興奮行為反常充滿干勁喪失信心有激情 壓力所扮演的角色 原則一 壓力會伴隨你的一生 原則二 適當(dāng)?shù)膲毫?chuàng)造出佳績 壓力從何而來 請寫下這段時間你感覺最有壓力的事情 你覺得這些壓力從何而來 這件事情沒做好會有什么結(jié)果 壓力的來源 來源之一 事件本身的特征改變目前現(xiàn)狀的事先沒有預(yù)料到的無法控制 無能為力的不喜歡 討厭的 壓力的來源 來源之二 個體知覺和信念完美主義 完美主義者的高標(biāo)準(zhǔn)可能給本人和他人帶來壓力過度的服從 持續(xù)或過分的順從他人需要會導(dǎo)致精神壓力過分的重視 對一些人或事過于看重會導(dǎo)致壓力 實(shí)際壓力源的類型 時間性的壓力源 工作負(fù)荷過大時間缺乏控制 情景性的壓力源 不舒服的工作環(huán)境經(jīng)濟(jì)收入狀況迅速的變革 遭遇性的壓力源 角色沖突問題沖突人際沖突 預(yù)期性的壓力源 令人不愉快的期望擔(dān)憂 消除壓力源的方式 時間性的壓力源 有效的時間管理授權(quán) 情景性的壓力源 工作設(shè)計不要為了金錢工作應(yīng)對變革的能力 遭遇性的壓