團(tuán)隊(duì)自我管理：時(shí)間壓力管理與團(tuán)隊(duì)會(huì)議主持(ppt 70頁(yè)).ppt

團(tuán)隊(duì)自我管理 時(shí)間壓力管理與團(tuán)隊(duì)會(huì)議主持TeamworkSkills TimeandStressManagement 團(tuán)隊(duì)自我管理技能 時(shí)間管理如何改進(jìn)時(shí)間利用效率 課堂討論 時(shí)間管理的定義 時(shí)間管理研究如何合理 有效地運(yùn)用時(shí)間資源 以達(dá)到工作和生活的目標(biāo) 目標(biāo)與計(jì)劃管理時(shí)間的優(yōu)先管理有效的自我管理 目標(biāo)與計(jì)劃管理 Nowindfavorshimwhohasnodestinedport 風(fēng)不會(huì)偏愛(ài)沒(méi)有目的港的人 目標(biāo)是有效的引導(dǎo)力量沒(méi)有目標(biāo) 沒(méi)有方向 宏偉的目標(biāo)能激發(fā)人奮發(fā)向上沒(méi)有目標(biāo) 沒(méi)有激情 目標(biāo)對(duì)個(gè)人的意義 宏偉的目標(biāo)和理想能激發(fā)人奮發(fā)向上 沒(méi)有目標(biāo) 沒(méi)有激情 工作目標(biāo)之四種境界 為生存而工作為生活質(zhì)量而工作為成就感而工作為興趣及人生意義而工作 目標(biāo)和目標(biāo)管理對(duì)團(tuán)隊(duì)的意義 過(guò)分強(qiáng)調(diào)各自的專(zhuān)業(yè)技術(shù)和利益 而忽略團(tuán)隊(duì)的總目標(biāo) 會(huì)導(dǎo)致對(duì)團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé) 而忽略了工作的真正要求 上下意見(jiàn)難以溝通 是非無(wú)一定標(biāo)準(zhǔn) 使團(tuán)隊(duì)成為抱怨的場(chǎng)所 目標(biāo)管理 的流程 有效的目標(biāo)制定和分解 SCHMART原則 具體的 Specific 清晰 明確的表明想要達(dá)到的結(jié)果可衡量的 Measurable 有助于衡量進(jìn)度和觀察結(jié)果可達(dá)到的 Attainable 有挑戰(zhàn)性的 通過(guò)努力可達(dá)到的現(xiàn)實(shí)的 Realistic 符合客觀實(shí)際 接受的時(shí)間限制的 Time limited 設(shè)定明確的時(shí)間限制 一致的 Consistent 與其他部門(mén) 個(gè)體價(jià)值取向一致人性的 Humane 不損害他人的利益 設(shè)定有效目標(biāo)的方法 業(yè)務(wù)部門(mén)年度目標(biāo)之一 全面推進(jìn)客戶(hù)關(guān)系管理系統(tǒng)這是目標(biāo)嗎 它有什么問(wèn)題 該怎么辦 方法一 為什么要這么做 方法二 能量化的就量化 不能量化的就細(xì)化 方法三 Disagreement butCOMMITMENT 一般格式 在T時(shí)間內(nèi) 達(dá)成X結(jié)果 以Y標(biāo)準(zhǔn)來(lái)衡量 在2010年前 讓1艘航空母艦下海 工作目標(biāo)責(zé)任表 工作行動(dòng)計(jì)劃 財(cái)年末制定新的工作目標(biāo) 確立目標(biāo) 制定行動(dòng)計(jì)劃 工作月 日歷 Notes 進(jìn)行目標(biāo)監(jiān)控 目標(biāo)考核 績(jī)效考核 目標(biāo)修訂 考核結(jié)果反饋 獎(jiǎng)懲 計(jì)劃修訂 計(jì)劃實(shí)施 計(jì)劃 實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的途徑 凡事預(yù)則立 不預(yù)則廢 禮記 中庸 人無(wú)遠(yuǎn)慮 必有近憂(yōu) 論語(yǔ) 衛(wèi)靈公 如果你沒(méi)有認(rèn)真做計(jì)劃 那么實(shí)際上你正計(jì)劃著失敗 美 行動(dòng)計(jì)劃表 確立目標(biāo) 制定行動(dòng)計(jì)劃 月 日歷 Notes 進(jìn)行目標(biāo)監(jiān)控 目標(biāo)考核 績(jī)效考核 目標(biāo)修訂 考核結(jié)果反饋 獎(jiǎng)懲 計(jì)劃修訂 計(jì)劃實(shí)施 進(jìn)行目標(biāo)考核和監(jiān)控 采集匯總業(yè)績(jī)完成情況 總公司高層領(lǐng)導(dǎo)財(cái)務(wù)總部 業(yè)績(jī)?cè)聢?bào)表 業(yè)績(jī)?cè)聢?bào)表 業(yè)績(jī)?cè)聢?bào)表 業(yè)績(jī)?cè)聢?bào)表 季度業(yè)績(jī)達(dá)成總結(jié) 季度業(yè)績(jī)達(dá)成總結(jié) 季度業(yè)績(jī)達(dá)成總結(jié) 年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃 年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃 年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃 年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃 各部門(mén)內(nèi)的業(yè)績(jī)審核會(huì) 分公司內(nèi)的業(yè)績(jī)審核會(huì) 總公司業(yè)績(jī)審核會(huì) 年度經(jīng)營(yíng)總結(jié) 年度經(jīng)營(yíng)總結(jié) 年度經(jīng)營(yíng)總結(jié) 上報(bào)上報(bào) 通過(guò)業(yè)績(jī)審核和溝通 了解業(yè)務(wù)進(jìn)展 發(fā)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)中的問(wèn)題 并共同探討解決方案 分公司 部門(mén) 團(tuán)隊(duì) 各層面的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)溝通會(huì) 業(yè)績(jī)結(jié)果反饋和溝通 時(shí)間管理的工具箱 一周行事歷 可是還應(yīng)該考慮哪幾個(gè)因素 任務(wù)安排應(yīng)考慮的因素 平行處理的 序列處理的 重要的 非重要的 自控型 他控型 策劃型 作業(yè)型 泊利恒鋼鐵公司與25 000 支票 把每天要做的事列一份清單確定優(yōu)先順序 從最重要的事情做起每天都這么做2個(gè)月后收到了25 000 的支票 說(shuō)明了什么 對(duì)于時(shí)間管理而言 知易行難 時(shí)間管理是技能 更多的是習(xí)慣的形成我們先養(yǎng)成習(xí)慣 然后習(xí)慣造就了我們 種下思想 收獲行動(dòng)種下行動(dòng) 收獲習(xí)慣種下習(xí)慣 收獲品格種下品格 收獲命運(yùn) 時(shí)間的優(yōu)先管理 很多的事情 重要的因子通常只占少數(shù) 而不重要的因子則占多數(shù) 因此只要能控制具有重要性的少數(shù)因子即能控制全局 帕累托原則 ParetoPrinciple 80 20原則 20 的人掌握的資源 20 的給你帶來(lái)80 的銷(xiāo)售額 你書(shū)架上的書(shū)有是你經(jīng)常閱讀的 找出關(guān)鍵問(wèn)題 把80 的精力放在上面 把80 的時(shí)間花在重要的事情上 把80 不重要的事情授權(quán)給別人去做 重要 非緊急 重要 緊急 重要 緊急 M1 M2 M3 M4 非重要非緊急 非重要緊急 優(yōu)先矩陣 危機(jī)產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題有期限壓力的重大計(jì)劃 不速之客某些電話(huà)某些會(huì)議 重要 緊急 M1 M2 M3 M4 浪費(fèi)時(shí)間的事上班時(shí)間的閑聊一些不重要的活動(dòng) 客戶(hù)關(guān)系維護(hù)規(guī)劃制定業(yè)務(wù)開(kāi)拓 優(yōu)先矩陣 重要 非緊急 重要 緊急 重要 緊急 M1 M2 M3 M4 非重要非緊急 非重要 緊急 大多數(shù)人的做事習(xí)慣 窮于應(yīng)付 重要 非緊急 重要 緊急 重要 緊急 M1 M2 M3 M4 非重要緊急 M2未能有效控制 M1擴(kuò)大 課堂練習(xí) 王經(jīng)理的一天 處理積壓過(guò)多的公文打電話(huà)詢(xún)問(wèn)下個(gè)月的天氣情況與部門(mén)經(jīng)理討論上個(gè)月的業(yè)績(jī)聯(lián)系朋友 商量共進(jìn)晚餐事宜擬定下一年度的人事費(fèi)用預(yù)算處理待回復(fù)的若干信件瀏覽桌上堆積如山的管理雜志為下個(gè)月的業(yè)務(wù)會(huì)議準(zhǔn)備口頭報(bào)告參加下午2點(diǎn)舉行的主管會(huì)議 但議題不明與同事交流如何提高自己孩子學(xué)習(xí)成績(jī)的方法據(jù)傳某一批產(chǎn)品有質(zhì)量問(wèn)題請(qǐng)根據(jù)您認(rèn)為的重要和緊急程度把這些任務(wù)分配到四象限中 緊急 不緊急 20 25 25 30 65 80 15 15 50 60 Lessthan1 2 3 重要 不重要 戴明博士期望的指數(shù) 現(xiàn)有社會(huì)的指數(shù) 戴明博士在推TQM時(shí)BENCHMARK出來(lái)的結(jié)果 I II III IV 1 舍得2 勇于拒絕3 交待 1 怡情養(yǎng)性2 輕松一下 Conclusions 時(shí)間優(yōu)先管理框架 1 兵貴速站速?zèng)Q2 快刀斬亂麻 1 運(yùn)籌于帷幄之中決勝于千里之外 均衡 緊迫的事 不緊迫的事 重要的事 不重要的事 有效的自我管理養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣 自我管理 建立有效的辦公環(huán)境 桌面整潔 只留正在做的事情每件物品應(yīng)擺放在固定的位置工作中經(jīng)常用到的用品應(yīng)易取每天下班前將辦公桌整理就緒把不再需要的東西堅(jiān)決的扔掉 自我管理 高效處理文件 每次只處理一份文件 一份文件只處理一次背包原則 批量集中處理相似任務(wù)工作完成后 馬上歸檔 自我管理 處理干擾原則 No遺憾禮貌理由 自我管理 有效解決拖延 你屬于哪種個(gè)性 A型人格 B型人格 緊迫感 決策果斷喜競(jìng)爭(zhēng)和任務(wù)挑戰(zhàn)走路 動(dòng)作較快進(jìn)餐迅速討厭耽擱不耐煩 放松作決定需要一定時(shí)間走路 動(dòng)作較緩慢條斯理樂(lè)于傾聽(tīng)耐心 拖延者的借口 強(qiáng)調(diào)時(shí)機(jī)不對(duì)逃避不愉快的生活敷衍不愿承擔(dān)責(zé)任不愿面對(duì)現(xiàn)實(shí) 與拖延決戰(zhàn) 承認(rèn) 拖延是無(wú)益的生活方式當(dāng)機(jī)立斷 直面不愉快的工作把大塊工作分解WBS給自己設(shè)定最后時(shí)限D(zhuǎn)EADLINE獎(jiǎng)勵(lì)自己 善用零散時(shí)間 團(tuán)隊(duì)自我管理技能 團(tuán)隊(duì)會(huì)議主持 我們有多少時(shí)間用于會(huì)議 在英國(guó) 每天有4 000 000小時(shí)被用在開(kāi)會(huì)上 美國(guó)平均每天舉行1100萬(wàn)次會(huì)議 中國(guó) 項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)會(huì)議的必要性 避免結(jié)論的片面性 團(tuán)隊(duì)決策彌合工作裂痕 團(tuán)隊(duì)關(guān)系協(xié)調(diào)會(huì)議比文件更有效 提高團(tuán)隊(duì)效率與會(huì)者參與決策 更易執(zhí)行 加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)執(zhí)行能力信息交流及培訓(xùn) 團(tuán)隊(duì)交流與知識(shí)共享 計(jì)劃階段 開(kāi)始 擴(kuò)展 回收 達(dá)成結(jié)論 結(jié)束 召開(kāi)階段 追蹤階段 團(tuán)隊(duì)會(huì)議過(guò)程與結(jié)構(gòu) 項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)會(huì)議之前需要考慮的問(wèn)題 是否可以通過(guò)其他方式達(dá)到目標(biāo) 目標(biāo)和議程是否明確 會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間是否合適 參會(huì)者的必要性 安排會(huì)議時(shí)間應(yīng)避免 假期或周末前一天下午 假期或周末后一天上午 會(huì)議時(shí)間 足夠的設(shè)施 設(shè)備 暖氣 燈光 茶水 有兩件事非常重要 主持人能看得見(jiàn)所有與會(huì)者 合理的座位安排 會(huì)議地址的選擇 如果與會(huì)者不自在 看不見(jiàn)對(duì)方 黑板 圖象 他們將不再專(zhuān)心一致 將持不同意見(jiàn)的兩個(gè)好辯者分開(kāi)坐 或不面對(duì)面坐 將好辯者安排在沉默者旁邊 信息傳達(dá)會(huì)場(chǎng) 教室型 項(xiàng)目專(zhuān)題研討 U型 團(tuán)隊(duì)分組會(huì)場(chǎng) 圓桌型 精心設(shè)計(jì)會(huì)場(chǎng) 提前發(fā)會(huì)議議程 會(huì)議開(kāi)始 好的會(huì)議開(kāi)始準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始集中注意力在目標(biāo)上營(yíng)造良好氛圍制定基本規(guī)則確定個(gè)人職責(zé)差的會(huì)議開(kāi)始會(huì)議延遲主題不明確匆忙進(jìn)入內(nèi)容 Ready Let sgo 會(huì)議的擴(kuò)展 宗旨 讓小組成員提出大量信息或觀點(diǎn)1 明確寫(xiě)下問(wèn)題或題目 2 寫(xiě)下所有見(jiàn)解 盡量不變編輯 3 給每個(gè)想法編號(hào)以備后用 4 選擇下列頭腦風(fēng)暴技巧之一 有組織的頭腦風(fēng)暴 依次向每個(gè)人征求一個(gè)見(jiàn)解 征求所有人的見(jiàn)解后 結(jié)束頭腦風(fēng)暴 形式自由的 無(wú)組織 頭腦風(fēng)暴 參與人將自己所想到的見(jiàn)解提出來(lái) 無(wú)聲的頭腦風(fēng)暴 讓參與人分別在便箋上寫(xiě)下見(jiàn)解 收集并貼出這些見(jiàn)解 使每個(gè)人都看見(jiàn) 要點(diǎn) 在見(jiàn)解被提出時(shí)不要作評(píng)價(jià) 盡量原封不動(dòng)地寫(xiě)下所有見(jiàn)解 鼓勵(lì)異想天開(kāi)的見(jiàn)解 盡量激發(fā)小組的不同見(jiàn)解 發(fā)言須知 不要輕易打斷別人發(fā)言 經(jīng)空中調(diào)度允許后發(fā)言 發(fā)言時(shí)先講觀點(diǎn)后解釋 回收技巧 N 3技巧 宗旨 通過(guò)回收 從一系列見(jiàn)解中找出最重要的一個(gè)列出所有的觀點(diǎn)或陳述將所有觀點(diǎn)總數(shù)除以3 確定每人投票數(shù)每人投票 主持人讀出觀點(diǎn) 總結(jié)得票數(shù) 寫(xiě)在顯眼位置決定是否再次回收 達(dá)成結(jié)論 意見(jiàn)分歧 怎么辦 不回避對(duì)立 避免情緒對(duì)立 安排休息 調(diào)解氣氛 考慮第三方意見(jiàn) 板書(shū)焦點(diǎn)問(wèn)題 客觀比較 避免迎合別人 改變自己觀點(diǎn) 避免爭(zhēng)論輸贏 用新方案擺脫僵局 結(jié)束會(huì)議 結(jié)束以為著對(duì)以下內(nèi)容達(dá)成一致 會(huì)議完成了什么內(nèi)容 它同會(huì)議目標(biāo)的關(guān)系 下一步怎么做 是否需要下一次會(huì)議 會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容 會(huì)議名稱(chēng) 議題 日期 地點(diǎn)會(huì)議主持人 出席者 缺席人會(huì)議內(nèi)容 決議 待辦事項(xiàng) 執(zhí)筆人及日期 團(tuán)隊(duì)自我管理技能 壓力管理和壓力緩解 現(xiàn)代人的壓力 美國(guó)心理學(xué)會(huì)的研究顯示 1985年 12 36 50 1999年 2002年 2003年中科院心理所和零點(diǎn)調(diào)查公司聯(lián)合調(diào)查發(fā)現(xiàn) 中國(guó)有41 的白領(lǐng)正面臨著較大的工作壓力 61 的白領(lǐng)感覺(jué)時(shí)間緊張 正經(jīng)歷著不同程度的心理疲勞 你的 生命線(xiàn) 生活滿(mǎn)意度 年齡 認(rèn)識(shí)壓力 每個(gè)人在日常生活中 不論是處理日常事務(wù) 還是與人相處 或是應(yīng)付各種生活上和工作上要求 都會(huì)產(chǎn)生壓力 壓力是生活的一部分 什么是壓力 任何能影響心理 生理狀態(tài)的干擾都可稱(chēng)之為壓力 一種心理與生理上雙重的緊張感覺(jué) 壓力會(huì)讓你 也會(huì)使你 情緒低落興奮行為反常充滿(mǎn)干勁喪失信心有激情 壓力所扮演的角色 原則一 壓力會(huì)伴隨你的一生 原則二 適當(dāng)?shù)膲毫?huì)創(chuàng)造出佳績(jī) 壓力從何而來(lái) 請(qǐng)寫(xiě)下這段時(shí)間你感覺(jué)最有壓力的事情 你覺(jué)得這些壓力從何而來(lái) 這件事情沒(méi)做好會(huì)有什么結(jié)果 壓力的來(lái)源 來(lái)源之一 事件本身的特征改變目前現(xiàn)狀的事先沒(méi)有預(yù)料到的無(wú)法控制 無(wú)能為力的不喜歡 討厭的 壓力的來(lái)源 來(lái)源之二 個(gè)體知覺(jué)和信念完美主義 完美主義者的高標(biāo)準(zhǔn)可能給本人和他人帶來(lái)壓力過(guò)度的服從 持續(xù)或過(guò)分的順從他人需要會(huì)導(dǎo)致精神壓力過(guò)分的重視 對(duì)一些人或事過(guò)于看重會(huì)導(dǎo)致壓力 實(shí)際壓力源的類(lèi)型 時(shí)間性的壓力源 工作負(fù)荷過(guò)大時(shí)間缺乏控制 情景性的壓力源 不舒服的工作環(huán)境經(jīng)濟(jì)收入狀況迅速的變革 遭遇性的壓力源 角色沖突問(wèn)題沖突人際沖突 預(yù)期性的壓力源 令人不愉快的期望擔(dān)憂(yōu) 消除壓力源的方式 時(shí)間性的壓力源 有效的時(shí)間管理授權(quán) 情景性的壓力源 工作設(shè)計(jì)不要為了金錢(qián)工作應(yīng)對(duì)變革的能力 遭遇性的壓