地稅推廣電子公文處理軟件的工作方案.doc

地稅推廣電子公文處理軟件的工作方案 為了加快辦理公文的速度，改善辦理公文的質(zhì)量，轉(zhuǎn)變機(jī)關(guān)工作作風(fēng)，提高行政效率，自治區(qū)地方稅務(wù)局從*年開(kāi)始大力推廣使用中國(guó)計(jì)算機(jī)軟件與技術(shù)服務(wù)總公司和國(guó)家稅務(wù)總局聯(lián)合研制的電子公文處理軟件，即公文處理系統(tǒng)(Official Documents Process System)軟件(以下簡(jiǎn)稱(chēng)OA軟件)，使全區(qū)地稅系統(tǒng)的辦公自動(dòng)化建設(shè)步伐邁向新的臺(tái)階。但是,到目前為止，各級(jí)地稅機(jī)關(guān)在推廣使用OA軟件的過(guò)程中，還存在許多不容忽視的問(wèn)題，使OA軟件未能充分發(fā)揮應(yīng)有的作用，亟待解決。一、OA軟件推廣使用過(guò)程中存在的問(wèn)題OA軟件在推廣使用過(guò)程中遇到的問(wèn)題分為兩個(gè)方面，一方面是OA軟件本身存在的問(wèn)題；另一方面是使用OA軟件的外部環(huán)境存在的問(wèn)題。(一)OA軟件本身存在的問(wèn)題1.OA軟件兼容性較差。隨著OA軟件的推廣使用，目前OA軟件已成為地稅系統(tǒng)內(nèi)部縱向發(fā)送、接收電子公文，橫向分送、閱處電子公文的主要工具，從而大大地減少了紙質(zhì)公文的使用量，提高了辦理公文的效率和質(zhì)量。但是，由于OA軟件開(kāi)發(fā)時(shí)間比較早，目前在用的OA軟件的最新版本仍是*年定型的4.0.1版，這個(gè)版本的OA軟件能夠正確識(shí)別并處理的電子文檔只有擴(kuò)展名為doc的Word文檔、擴(kuò)展名為txt的文本文檔和擴(kuò)展名為bmp的位圖文檔，而對(duì)外來(lái)的其他格式的電子文檔的兼容性較差，表現(xiàn)為以下幾種情況。一是不能兼容、不能正確識(shí)別外來(lái)電子文檔。例如，目前政府OA(即辦公自動(dòng)化)系統(tǒng)開(kāi)始啟用的電子公文的格式為不可修改的PDF文檔，OA軟件不能直接接收、識(shí)別這種格式的公文，需要通過(guò)人工操作，利用第三方軟件經(jīng)過(guò)多個(gè)步驟的轉(zhuǎn)換后才能逐頁(yè)拷入OA軟件進(jìn)行處理，工作量大，速度緩慢，與手工處理紙質(zhì)公文無(wú)異，甚至比手工處理紙質(zhì)公文還慢，而且轉(zhuǎn)換的效果并不理想，主要是文件版面和字體縮小，清晰度下降，閱讀比較困難。就連國(guó)人使用比較多的有名的國(guó)產(chǎn)文字處理軟件金山軟件編輯的WPS文檔，OA軟件也不能直接拷入并正確識(shí)別。二是接收外來(lái)電子公文后改變?cè)牡拿婷病８鶕?jù)廣西壯族自治區(qū)國(guó)家行政機(jī)關(guān)電子公文處理暫行辦法(以下簡(jiǎn)稱(chēng)電子公文處理辦法，*年12月9日印發(fā))第十一條規(guī)定：“電子公文的顯現(xiàn)格式和還原成紙質(zhì)公文的格式，應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法、的要求。”國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文公格式明確規(guī)定，國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文從發(fā)文標(biāo)識(shí)到版記要區(qū)分不同的部位使用不同型號(hào)的黑體、小標(biāo)宋體、仿宋體、楷體等字體，但是，OA軟件在接收自治區(qū)政府、市政府的電子公文時(shí)，有些公文在電腦上顯示的文字雖然顏色、型號(hào)不變，但是大部分甚至是全部的字體都變成了不符合規(guī)定的其它字體。根據(jù)國(guó)家信息化發(fā)展戰(zhàn)略和我國(guó)電子政務(wù)建設(shè)的總體目標(biāo)，以后地稅部門(mén)與其他政府部門(mén)甚至是社會(huì)公眾之間的工作聯(lián)系應(yīng)該最大限度地利用信息技術(shù)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)完成。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和辦公自動(dòng)化技術(shù)在各行各業(yè)的普及推廣，用于編輯制作電子公文的新軟件、新技術(shù)將不斷增多，各級(jí)各部門(mén)根據(jù)自身的工作特點(diǎn)和要求可以選擇不同的軟件、技術(shù)制作電子公文，因此，地稅部門(mén)與外部之間工作聯(lián)系涉及到的電子公文的格式和種類(lèi)將進(jìn)一步增加，例如企業(yè)辦理申請(qǐng)享受稅收優(yōu)惠待遇手續(xù)時(shí)附送的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料、產(chǎn)品技術(shù)說(shuō)明資料等的電子文檔的文件格式就比較多。由此可見(jiàn)，OA軟件的兼容性問(wèn)題已成為其進(jìn)一步擴(kuò)大和深入推廣應(yīng)用的最大障礙。2.輔助功能缺乏。隨著各級(jí)地稅部門(mén)辦公局域網(wǎng)的建立和擴(kuò)大，地稅部門(mén)內(nèi)部的很多與辦文事務(wù)息息相關(guān)的工作如及時(shí)通訊聯(lián)絡(luò)、資料傳遞等都可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)完成，但OA軟件只能處理正式的公文、發(fā)布正式的通告，缺乏必要的輔助功能，影響辦文速度和質(zhì)量。為了解決這一問(wèn)題，一些市地稅局就在辦公局域網(wǎng)內(nèi)加裝諸如騰迅通等這方面的軟件來(lái)彌補(bǔ)OA軟件的不足，但使用時(shí)與OA軟件脫節(jié)，仍不夠方便及時(shí)。3.OA軟件缺少自我完善機(jī)制。計(jì)算機(jī)軟件的特點(diǎn)和開(kāi)發(fā)目的決定了任何計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件既不可能一蹴而就，也不可能一成不變，而是要在開(kāi)發(fā)、應(yīng)用過(guò)程中根據(jù)使用環(huán)境的變化和用戶(hù)的需求不斷更新完善。這就要求應(yīng)用軟件的開(kāi)發(fā)商要有了解使用環(huán)境變化和用戶(hù)需求變化的渠道，要么通過(guò)應(yīng)用軟件本身自動(dòng)收集反饋使用過(guò)程中的有關(guān)資料，要么通過(guò)使用軟件的人群反饋訴求，以便及時(shí)了解有關(guān)情況，并加以修改補(bǔ)充完善。而OA軟件恰恰缺少這種及時(shí)了解使用情況并加以解決的機(jī)制，這一點(diǎn)，從OA軟件的4.0.1版于*年定型投入使用至今多年，雖然早就發(fā)現(xiàn)有許多不足之處，但至今也沒(méi)有得到改進(jìn)和提高，就可以得到證明。這是軟件開(kāi)發(fā)商售后跟蹤服務(wù)不到位造成的。此外，OA軟件還會(huì)出現(xiàn)一些不知緣由的錯(cuò)誤，例如，有時(shí)收文方接收到的文件與發(fā)文方發(fā)出的文件不一致，主要是附件收不到；有時(shí)擬稿人擬的文稿附有多份表格形式的附件，而簽發(fā)人簽發(fā)的文稿少一兩個(gè)表格附件；有時(shí)發(fā)文方遠(yuǎn)程封發(fā)文件后，通過(guò)查詢(xún)功能查詢(xún)發(fā)文情況顯示已送達(dá)，但一直未見(jiàn)收文方接收等等。(二)OA軟件應(yīng)用環(huán)境存在的問(wèn)題1.OA軟件的法律地位問(wèn)題。由于國(guó)家還沒(méi)有制定統(tǒng)一的電子公文處理辦法的法規(guī)，根據(jù)自治區(qū)人民政府辦公廳印發(fā)的電子公文處理辦法第七條規(guī)定：“通過(guò)認(rèn)定的電子公文處理系統(tǒng)生成、存儲(chǔ)及傳輸?shù)碾娮庸?，與相同內(nèi)容的紙質(zhì)公文具有同等效力。”第二十四條規(guī)定：“各級(jí)國(guó)家行政機(jī)關(guān)建設(shè)的電子公文處理系統(tǒng)，經(jīng)自治區(qū)有關(guān)部門(mén)組成的專(zhuān)家審核組審核，并經(jīng)自治區(qū)人民政府批準(zhǔn)認(rèn)定后，方具法定效力”。目前OA軟件還沒(méi)有通過(guò)自治區(qū)有關(guān)部門(mén)的審核認(rèn)定，因此，OA軟件制發(fā)的電子公文，根據(jù)全國(guó)稅務(wù)機(jī)關(guān)公文處理實(shí)施辦法(國(guó)稅法*132號(hào))的規(guī)定，在稅務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部具有行政效力，可以作為本系統(tǒng)、本機(jī)關(guān)內(nèi)部處理公務(wù)的依據(jù)。但是，對(duì)系統(tǒng)外是沒(méi)有法律效力的。2.對(duì)OA軟件的認(rèn)識(shí)比較片面、膚淺。很多領(lǐng)導(dǎo)和干部職工都簡(jiǎn)單地把OA軟件看作是將在紙質(zhì)上起草、審核、簽發(fā)公文的過(guò)程改為在電腦上完成的一種補(bǔ)助工具，對(duì)OA軟件在改變公文處理方式方法上的重要作用及其產(chǎn)生的深遠(yuǎn)影響的認(rèn)識(shí)不深，沒(méi)有根據(jù)信息化、網(wǎng)絡(luò)化的特點(diǎn)去改進(jìn)、創(chuàng)新處理電子公文的方式方法，例如，辦理公文還是習(xí)慣于分人分步進(jìn)行，不會(huì)利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)協(xié)同進(jìn)行；只習(xí)慣于發(fā)現(xiàn)、處理辦公桌上看得見(jiàn)的等待處理的紙質(zhì)公文，而不善于發(fā)現(xiàn)、處理辦公桌上看不見(jiàn)而是在電腦的OA軟件里急著等待處理的電子公文，常常造成超時(shí)辦理公文。3.推廣應(yīng)用工作發(fā)展不平衡。電子信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)高效、便捷作用的發(fā)揮要求有通達(dá)的網(wǎng)絡(luò)、運(yùn)轉(zhuǎn)正常的設(shè)備和熟練的操作人員。但是，目前整個(gè)廣西地稅系統(tǒng)在網(wǎng)絡(luò)覆蓋面、設(shè)備的數(shù)量和質(zhì)量以及工作人員操作技能水平方面存在發(fā)展不平衡的情況，特別是同一個(gè)市內(nèi)的縣與縣之間和縣內(nèi)的單位與單位之間的發(fā)展不平衡對(duì)OA軟件的推廣應(yīng)用影響最大；在工作人員操作計(jì)算機(jī)技能水平方面，各地的差別也比較大，由于工作人員操作技術(shù)水平差，人為造成網(wǎng)絡(luò)末端的梗滯、降低了整個(gè)網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)行速度的情況也時(shí)有發(fā)生。這種發(fā)展不平衡對(duì)0軟件的不利影響很容易被忽視，一時(shí)間也很難消除，應(yīng)引起高度重視。以百色市地稅系統(tǒng)為例，根據(jù)*年底統(tǒng)計(jì)，百色市城區(qū)和縣城以外的鄉(xiāng)鎮(zhèn)地稅機(jī)構(gòu)(分局或稅所)共有48個(gè)，已聯(lián)網(wǎng)運(yùn)行OA軟件的23個(gè)，還有25個(gè)因常住工作人員少而未聯(lián)網(wǎng)運(yùn)行OA軟件，占鄉(xiāng)鎮(zhèn)地稅機(jī)構(gòu)總個(gè)數(shù)的52.06%，造成這些人員不能及時(shí)閱讀了解電子公文，成為OA軟件應(yīng)用的盲點(diǎn)。4.公文安全隱患大。OA軟件的公文安全隱患主要來(lái)自?xún)煞矫?。一是?jì)算機(jī)病毒。由于干部職工計(jì)算機(jī)信息安全意識(shí)差，不按規(guī)定認(rèn)真防范計(jì)算機(jī)病毒，使得計(jì)算機(jī)病毒經(jīng)常破壞服務(wù)器和工作站的計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)及其應(yīng)用軟件，不但降低了辦文的速度和效率，還嚴(yán)重威脅了OA軟件里面的公文的安全。二是操作不規(guī)范，主要是不按規(guī)定備份數(shù)據(jù)，如某縣地稅局*年9月公文處理服務(wù)器操作系統(tǒng)發(fā)生嚴(yán)重故障后不得不重新安裝操作系統(tǒng)，但由于事前沒(méi)有按規(guī)定定期備份數(shù)據(jù)，至使服務(wù)器重裝操作系統(tǒng)后某一時(shí)段的電子公文的數(shù)據(jù)資料無(wú)法恢復(fù)。5.管理制度不健全。*年9月區(qū)局印發(fā)了廣西壯族自治區(qū)地方稅務(wù)局計(jì)算機(jī)公文處理規(guī)則(暫行)，對(duì)計(jì)算機(jī)公文處理工作做了一些比較原則性的規(guī)定，但是，還缺乏剛性的具體的對(duì)利用計(jì)算機(jī)處理公文結(jié)果的績(jī)效考評(píng)制度和責(zé)任追究制度，導(dǎo)致一些計(jì)算機(jī)處理公文的工作制度執(zhí)行不到位。例如，為保障公文處理網(wǎng)絡(luò)的安全而采取的內(nèi)部辦公網(wǎng)與外部互聯(lián)網(wǎng)物理隔離后，許多工作人員在公文網(wǎng)上階段性地處理完電子公文后就轉(zhuǎn)到外部互聯(lián)網(wǎng)，不按規(guī)定時(shí)間和次數(shù)轉(zhuǎn)回內(nèi)部辦公網(wǎng)查收、處理電子公文，經(jīng)常出現(xiàn)超時(shí)辦文。6.濫用OA軟件發(fā)送公文。公文是具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書(shū)，公文具嚴(yán)密的程式性、撰擬的專(zhuān)任性和嚴(yán)格的時(shí)間性等特點(diǎn)，因此制發(fā)公文應(yīng)當(dāng)嚴(yán)謹(jǐn)，全國(guó)稅務(wù)機(jī)關(guān)公文處理實(shí)施辦法(國(guó)稅發(fā)*132號(hào))第四十四條規(guī)定：“行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。對(duì)于可發(fā)可不發(fā)的公文，即無(wú)實(shí)質(zhì)內(nèi)容、無(wú)具體措施、無(wú)針對(duì)性、無(wú)指導(dǎo)性、缺乏可操作性的公文，堅(jiān)決不發(fā)。對(duì)必須印發(fā)的公文嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量與發(fā)文范圍，杜絕亂發(fā)濫送，避免重復(fù)行文?！?第一一六條規(guī)定：“各級(jí)稅務(wù)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)通過(guò)稅務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部建立的公文處理計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)，按照本實(shí)施辦法和有關(guān)規(guī)定進(jìn)行電子公文的辦理、管理、整理和歸檔。自治區(qū)地方稅務(wù)局辦公室關(guān)于明確公文處理有關(guān)問(wèn)題的通知(桂地稅辦發(fā)*118號(hào))規(guī)定：“轉(zhuǎn)發(fā)公文確無(wú)具體要求和實(shí)際性貫徹意見(jiàn)的，承辦單位在收文承辦環(huán)節(jié)提出直接轉(zhuǎn)發(fā)意見(jiàn)，報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)批示，如局領(lǐng)導(dǎo)同意直接轉(zhuǎn)發(fā)，則原文直接轉(zhuǎn)發(fā)（在公文處理系統(tǒng)中采取遠(yuǎn)程轉(zhuǎn)發(fā)方式），不再另行擬文轉(zhuǎn)發(fā)。”可見(jiàn)，利用OA軟件制發(fā)公文也應(yīng)當(dāng)遵循嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑瓌t。而目前的情況是，由于OA軟件方便、快捷的特點(diǎn)加上公文的嚴(yán)肅性，使得很多工作人員產(chǎn)生了依賴(lài)性，把一些無(wú)需以公文形式傳遞的事務(wù)性電子文檔也被當(dāng)作電子公文用OA軟件制發(fā)。這助長(zhǎng)了文山會(huì)海和文牘主義，既增加了領(lǐng)導(dǎo)、文秘人員及其它工作人員閱處毫無(wú)實(shí)際意義的公文的數(shù)量，降低工作效率，又占用公文處理服務(wù)器的存儲(chǔ)容量，浪費(fèi)設(shè)備資源。另外，使用OA軟件處理機(jī)密文件也是不妥當(dāng)?shù)?。二、解決存在問(wèn)題的對(duì)策分析(一)解決OA軟件自身存在問(wèn)題的設(shè)想OA軟件兼容性差的問(wèn)題，已經(jīng)成為制約各級(jí)地稅部門(mén)與政府專(zhuān)網(wǎng)之間快速傳遞、處理電子公文的嚴(yán)重問(wèn)題，必須引起高度重視，應(yīng)盡快加以解決，方法有兩種。一種方法是完全摒棄OA軟件，重新開(kāi)發(fā)基于政府電子公文處理規(guī)范的電子公文處理軟件投入使用。但是，這會(huì)遇到很多問(wèn)題，首先是需要投入大量的研發(fā)資金。其次是開(kāi)發(fā)、試用時(shí)間較長(zhǎng)。第三是應(yīng)用培訓(xùn)工作量大。第四是政府電子公文處理規(guī)范也只是一個(gè)大致的原則性要求，并沒(méi)有具體明確的標(biāo)準(zhǔn)，而且這些規(guī)范還會(huì)隨著社會(huì)政治經(jīng)濟(jì)形式和信息科技的發(fā)展而變化，即便重新開(kāi)發(fā)新的電子公文處理軟件也不能保證始終完全適應(yīng)政府電子公文處理規(guī)范。第五是OA軟件在全區(qū)各級(jí)地稅部門(mén)推廣使用，長(zhǎng)的已有6年，短的也有了3了，經(jīng)過(guò)其處理并保存下來(lái)的公文也是一個(gè)不小的數(shù)目，以百色市地稅局為例，從*年底至今，經(jīng)過(guò)OA軟件處理并保存下來(lái)的公文，收文部分有12053份，發(fā)文部分有3047份，如果重新開(kāi)發(fā)應(yīng)用新的電子公文處理軟件，如何銜接、兼容此前用OA軟件處理過(guò)并保存下來(lái)的大量的電子公文也是一個(gè)必須解決的難題。另一種方法就是改造升級(jí)OA軟件，這即可節(jié)約資金投入，又可保證OA軟件處理電子公文方式方法的前后連貫性，而且工作人員使用舊版OA軟件的時(shí)間較長(zhǎng)，比較了解OA軟件的特點(diǎn)和操作要領(lǐng)，學(xué)習(xí)使用新版OA軟件自然更容易接受，避免全部從頭開(kāi)始學(xué)習(xí)培訓(xùn)，縮短開(kāi)發(fā)試用的時(shí)間和學(xué)習(xí)使用的磨合時(shí)間，提高效率，這是比較可行的辦法。因此，建議區(qū)局向國(guó)家稅務(wù)總局反映，請(qǐng)求國(guó)家稅務(wù)總局和軟件開(kāi)發(fā)商盡快改造升級(jí)OA軟件。區(qū)局也可以組織技術(shù)力量，結(jié)合廣西實(shí)際情況改造升級(jí)OA軟件。改造升級(jí)OA軟件應(yīng)注意解決以下幾個(gè)問(wèn)題：首先，是擴(kuò)大OA軟件的兼容范圍，實(shí)現(xiàn)與政府專(zhuān)網(wǎng)的高效對(duì)接。其次，是整合系統(tǒng)功能，如把通告欄的功能直接并入公文處理模塊，使新的通告和新文件一樣，只要登錄公文處理模塊就會(huì)自動(dòng)顯示或提示。第三，是要增加輔助功能。如，顯示所有在線(xiàn)人員的功能，點(diǎn)對(duì)點(diǎn)、點(diǎn)對(duì)群組的實(shí)時(shí)通訊功能，普通電子文檔的傳遞功能等等，以方便地稅部門(mén)內(nèi)部工作人員之間的各種工作聯(lián)系。第四，要根據(jù)電子公文處理辦法結(jié)合實(shí)際工作需要增加和完善人性化的功能：增加服務(wù)器端OA軟件定時(shí)自動(dòng)備份數(shù)據(jù)的功能，每天定時(shí)自動(dòng)備份兩次，并定期存檔，建立遠(yuǎn)程的災(zāi)難備份中心統(tǒng)一保管備份的數(shù)據(jù)，確保文件資料的安全；增加工作站端OA軟件自動(dòng)記錄、保存登錄OA軟件的時(shí)間、次數(shù)的功能，以便開(kāi)展績(jī)效考評(píng)和責(zé)任追究；增加計(jì)算機(jī)開(kāi)機(jī)時(shí)OA軟件自動(dòng)運(yùn)行登錄的功能，減少因疏忽而忘記登錄OA軟件閱處文件的現(xiàn)象發(fā)生；改進(jìn)信箱欄目新文件到達(dá)的提醒功能和已閱文件的標(biāo)識(shí)功能。這些功能都是很有必要的，如，目前使用的O軟件的信箱欄目有新文件到達(dá)時(shí)只在軟件屏幕下方狀態(tài)欄左側(cè)有面一小小的紅旗豎起，既不起眼，又悄無(wú)聲息，很難以引起使用者的注意。對(duì)尚未閱讀過(guò)的文件，文件信息列表左端的已閱欄為空，若是已閱讀過(guò)的文件，已閱欄則標(biāo)有“”，這在個(gè)人信箱還容易辨認(rèn)文件是否已閱處，但在部門(mén)信箱，只要同部門(mén)有人閱讀過(guò)的文件，不管自己是否已閱讀，都會(huì)在已閱欄上標(biāo)有“”，這樣有時(shí)候等待閱處的文件多了，部門(mén)信箱的管理人員就會(huì)分不清哪些文件已閱讀，哪些文件未閱讀。這些都是容易造成文件超時(shí)辦理的原因，應(yīng)當(dāng)使用既醒目又悅耳方法的提醒有新文件到達(dá)，使用實(shí)名標(biāo)識(shí)已閱的文件。通過(guò)增加和完善O軟件的功能，充分利用機(jī)器設(shè)備和應(yīng)用軟件的機(jī)械性能彌補(bǔ)人類(lèi)健忘的缺點(diǎn)，減少人為造成的失誤，確保能夠按時(shí)辦理公文。社會(huì)政治經(jīng)濟(jì)在不斷發(fā)展變化，電子計(jì)算機(jī)及其信息技術(shù)的發(fā)展更是日新月異，造成了電子公文處理軟件的應(yīng)用環(huán)境和用戶(hù)的需求也在不斷發(fā)展變化之中。因此，無(wú)論是重新開(kāi)發(fā)新的電子公文處理軟件還是改造升級(jí)O軟件，都必須建立有效的軟件應(yīng)用情況跟蹤服務(wù)體系，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決軟件應(yīng)用過(guò)程中遇到的問(wèn)題，不斷改進(jìn)和提高軟件的性能，以滿(mǎn)足實(shí)際工作的需要。 (二)改善OA軟件應(yīng)用環(huán)境的建議1.盡快解決OA軟件的法律地位問(wèn)題。隨著我國(guó)電子政務(wù)的發(fā)展，地稅部門(mén)與其它政府部門(mén)和社會(huì)組織的電子公文往來(lái)日益頻繁，以沒(méi)有合法身份的軟件接收外來(lái)的電子公文和制作電子公文對(duì)外傳輸都是不合法的，應(yīng)當(dāng)按照電子公文處理辦法規(guī)定盡快為OA軟件申辦合法的身份。2.提高思想認(rèn)識(shí)，更新觀念。信息化是當(dāng)今世界發(fā)展的大趨勢(shì),是推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)變革的重要力量。地稅部門(mén)推廣使用OA軟件處理電子公文，是地稅部門(mén)信息化建設(shè)的重要步驟，是地稅部門(mén)實(shí)現(xiàn)與政府其它部門(mén)間的信息共建共享的前提和基礎(chǔ)，是地稅部門(mén)建設(shè)電子政務(wù)的具體表現(xiàn)。因此，必須從國(guó)家信息化發(fā)展戰(zhàn)略的高度來(lái)看待地稅部門(mén)推廣使用OA軟件，從我國(guó)電子政務(wù)建設(shè)的總體目標(biāo)和要求來(lái)解決地稅部門(mén)推廣使用OA軟件存在的各種問(wèn)題，用信息化、網(wǎng)絡(luò)化的理念對(duì)地稅部門(mén)公文處理工作進(jìn)行組織結(jié)構(gòu)的重組和業(yè)務(wù)流程的再造，以適應(yīng)我國(guó)電子政務(wù)發(fā)展形勢(shì)的需要。3.切實(shí)防范計(jì)算機(jī)病毒