某公司檔案管理系統(tǒng)操作培訓(xùn)(doc 29頁).doc

2013年世紀(jì)科怡檔案管理系統(tǒng)操作培訓(xùn)字向紅 一、管理軟件安裝、初始化、數(shù)據(jù)備份恢復(fù)單機：標(biāo)準(zhǔn)v3.2.1版本網(wǎng)絡(luò)版：同時支持8個客戶端同時錄入或查詢。1、安裝 、初始化(以單機版本為例)安裝：安裝時建議安裝在非操作系統(tǒng)分區(qū)（如：D盤），并設(shè)置一個文件夾如：d:infosoft4。 原文設(shè)置：d:kydoc。光盤系列號在光盤盒背面。實體分類號：操作此步之前，一定要先“全宗設(shè)置”，為了便于區(qū)分，序號建議使用0101來表示，前兩位表示：類別（01文書檔案、02會計檔案等），后兩位表示大類下的小類（0101表示綜合類）.輔助字典：根據(jù)需要來設(shè)置保管期限、密級、會計類別，在相應(yīng)的字典類目下分層設(shè)置對應(yīng)的內(nèi)容，可在輔助字典下面設(shè)置和來文或檔案錄入界面下,如:加15年和25年保管期限。檔號設(shè)置：三級、兩級、單級二級管理：全宗號（3）-目錄號（3）-案卷號（3）-頁號（3） 如：089-05-123-012單級管理：全宗號（3）-歸檔年度（4）-實體分類號（4）-保管期限（4）-件號（3）。如:089-2006-0102-Y-20(y表示保管期限永久，c表長期，d表示短期，30代表30年、10代表10年)用戶管理:設(shè)置部門、設(shè)置用戶、設(shè)置密碼（選擇某用戶-“用戶”菜單-屬性）及某用戶權(quán)限日志檢查：系統(tǒng)操作日志，如：2011年5月25日ISA用戶刪除500條記錄，進(jìn)入日志檢查后可查看到相關(guān)記錄。2、數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)（庫備份恢復(fù)）is_archive.db（如圖：1.1、1.2）二、檔案管理軟件基本錄入科技檔案為三級管理。靠檔號來進(jìn)行關(guān)聯(lián)。傳統(tǒng)文書、基建、照片、會計等檔案為二級管理有關(guān)聯(lián)：顯示所選案卷級目錄的卷內(nèi)目錄無關(guān)聯(lián)：顯示所有案卷級目錄的卷內(nèi)目錄簡化必須著錄項目：文件編號、密級、文件題名、責(zé)任者、文件形稱時間、頁數(shù)、全宗號、歸檔年度、分類號、目錄號、案卷號、保管期限為必錄項目文號：由機關(guān)代字+年度+順序號組成 如：臨檔發(fā)201245號（機關(guān)代字：臨檔發(fā) 年度：2012 順序號：45號）密級：密級是文件保密程度的等級，按GB/T7156-1987文獻(xiàn)保密等級代碼將文獻(xiàn)保密等級劃分為六個等級：絕密、機密、秘密、內(nèi)部、國內(nèi)、公開。題名：是表達(dá)文件的中心內(nèi)容、形式特征的名稱。1、沒有題名或者不能揭示內(nèi)容時，應(yīng)該依據(jù)其內(nèi)容擬寫題名，29圖1.1圖1.2自擬題名放在在原題名后面并加（），比如某份文件的題名是：緊急通知，我們應(yīng)該根據(jù)文件的內(nèi)容自擬一個題名：緊急通知（關(guān)于加強公共場所消毒預(yù)防非典的緊急通知）2、涉及人事、干部任免，工資、級別變動人員的。要在原題名后面錄入涉及本單位的相關(guān)人員，加“（）”。目的是為了提高檔案檢索的準(zhǔn)確率。3、題名中的簡稱一律寫成全稱或者規(guī)范性簡稱。如：臨滄地區(qū)行政公署商業(yè)局，簡稱臨滄行署商業(yè)局。4、題名中涉及到的方塊數(shù)字一般換成阿拉伯?dāng)?shù)字。比如二00一，錄入時一律使用阿拉伯?dāng)?shù)字，如：2001，專用名詞不變，比如：“十二五”規(guī)劃等。責(zé)任者：有多個責(zé)任者時，責(zé)任者之間以“;”相隔，三個以上責(zé)任者的，著錄前面兩個，然后加“等”來著錄。個人責(zé)任者一般只著錄姓名，必要時在姓名后著錄職務(wù)、職稱，并加“（）”。機關(guān)團體責(zé)任者必須著錄全稱或不發(fā)生誤解的通用簡稱。簡稱一旦確定，就必須前后統(tǒng)一文件形成時間：文件形成時間：時間項一律用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。年4位月2位日2位，不足8位用0補足。如：只能確定為2006年，那就填入20060000,若是2006年1月1日，則填入20060101。常用快捷鍵介紹1、移動到下一個文本框，按Tab鍵或enter鍵。Shift+Tab則上移到上一個文本框。2、題名錄入時如果上下兩條大同小異，可用ctrl+c復(fù)制，再ctrl+v粘貼，ctrl+X剪切，然后進(jìn)行不同之處的修改即可，這樣可以提高錄入的速度。3、快捷鍵保存：ctrl+s ，存加：ctrl+z4、需要選中部分行進(jìn)行刪除或打印報表操作時，先選中第一條，按住shift鍵后選中最后一條，如果不是連續(xù)的選，空行選擇時，按住ctrl鍵用鼠標(biāo)點擊所需要選擇的行。技巧：錄入時誤刪除全部題名，可單擊右鍵選“撤消”。三、檔案管理軟件查詢、排序、目錄序列查詢：簡單查詢、高級查詢。數(shù)據(jù)排序：一般采用用檔號排序，也可根據(jù)需要進(jìn)行選擇其它數(shù)據(jù)源進(jìn)行排序目錄系列：設(shè)置前先選中檔案門類（簡化方法整理設(shè)置設(shè)置目錄序列）批量修改：條件必須部分記錄內(nèi)容相同。選擇記錄：選擇1-n間所有記錄:先選中第1條，按住shift鍵選中第n條。選若干條記錄：按住ctrl鍵逐條選擇。目錄序列：v3.2.1(按F5)作為目錄序列字段四、瀏覽界面設(shè)置、文件歸檔流程、件號調(diào)整1、瀏覽界面設(shè)置2、文件歸檔流程（如圖：4.1）a.文件管理下進(jìn)行文件登記（來文、發(fā)文、內(nèi)部文件）b.文件管理下對文件進(jìn)行鑒定：鑒定（補充相關(guān)字段內(nèi)容）：填入歸檔情況，若需歸檔則填入：全宗號-實體分類號-保管期限c.門類字段對應(yīng) d.文件管理-文件歸檔（查詢歸檔內(nèi)容-（不能使用年度歸檔且鉤選“形成檔號”）點選順序（件號）圖：4.13、件號調(diào)整:檔案管理件號調(diào)整（如圖：4.2）圖：4.2五、目錄的修改、導(dǎo)入、導(dǎo)出、制作1.修改：屏幕中以“A|”開頭的顯示文本在實際報表中以當(dāng)前文本方式顯示，而以“B|”開頭的顯示文本在實際報表中則以數(shù)據(jù)表中相應(yīng)字段內(nèi)容代替，以“C|”開頭的顯示文本在實際報表中顯示為系統(tǒng)參數(shù)，例如時間、頁碼等。題名前空兩個漢字的位置（如圖：5.1）2、導(dǎo)入：光標(biāo)移到數(shù)據(jù)管理-F5（ctrl+1）后跳出下圖窗口，按圖示步驟進(jìn)行導(dǎo)入操作（注：第4步路徑為“C:報表”，此報表在教學(xué)光盤內(nèi)）。（圖：5.2）3.導(dǎo)出：來文-選擇右邊的“銷毀清冊”報表-工具欄“導(dǎo)出”-選擇存放目錄路徑及文件名-確定 前加4個字符空格圖：5.1 導(dǎo)入銷毀清冊目錄：主界面“數(shù)據(jù)管理”按F5( v3.2 ctrl+1 )圖：5.2六、檔案門類備份、恢復(fù)、門類制作、不同類型數(shù)據(jù)導(dǎo)入1、檔案門類備份恢復(fù)（圖6.1 圖6.2）圖6.1圖6.22、門類制作：系統(tǒng)維護F5選“檔案”增加輸入“婚姻檔案”下一步底層門類下一步選“簡化方法整理”（選門類模板時見 圖6.1）下一步點“”按鈕修改英文表名、中文表名點“結(jié)構(gòu)”對字段進(jìn)行定義。（屬性中字段輸入方式見圖6.2）圖6.1圖6.2附1：常用操作流程序號目標(biāo)條件操作步驟結(jié)果需注意的問題1安裝世紀(jì)科怡軟件硬件環(huán)境：Pertium 266 以上CPU32M以上內(nèi)存100M以上硬盤剩余空間軟件環(huán)境：Windows98/NT/2000將世紀(jì)科怡軟件(光盤)放進(jìn)光驅(qū)“安裝”下一個是下一個輸入姓名公司和序列號瀏覽選定安裝路徑確定下一個選中”典型安裝” 下一個下一個開始安裝確定結(jié)束退出安裝界面。世紀(jì)科怡軟件安裝在你的電腦內(nèi)。1如安裝過程中電腦提示軟件中有的電子文件不能順利拷貝到目標(biāo)文件夾內(nèi)，請按照提示進(jìn)行手工拷貝。2如為第二次安裝該軟件，請在選定安裝路徑時輸入infosoft4再點確定。2進(jìn)入系統(tǒng)已進(jìn)入windows桌面雙擊桌面上的“世紀(jì)科怡”圖標(biāo)在用戶密碼框內(nèi)鍵入isa確定。進(jìn)入世紀(jì)科怡檔案管理系統(tǒng)。3全宗設(shè)置初次登陸科怡系統(tǒng)進(jìn)入系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置向?qū)нx單全宗輸入全宗號及全宗名稱“下一步”完成設(shè)置全宗號、全宗名稱4字段設(shè)置進(jìn)入管理系統(tǒng)界面按“Ctrl1(F5)”鍵進(jìn)入信息門類定義界面雙擊“檔案”圖標(biāo)雙擊“文書檔案”圖標(biāo)選中“簡化方法整理”圖標(biāo)單擊“修改” 按鈕單擊“結(jié)構(gòu)”單擊“增加”在“數(shù)據(jù)類型”頁，填寫 字段名：“mlh” 中文名：“目錄號”；在“屬性”頁，勾選“值繼承”項單擊“確定”“關(guān)閉”“返回”“退出”在簡化方法整理中添加“目錄號”字段應(yīng)用傳統(tǒng)方法整理的單位可以不進(jìn)行此步操作5分類方案設(shè)置進(jìn)入“系統(tǒng)維護”模塊界面2. 單擊“實體分類”圖標(biāo)點擊“增加”按鈕，填寫類目序號及類目名稱，如：01 黨委辦，02 政府辦關(guān)閉；依據(jù)按問題、或科室組卷來設(shè)置6輔助字典設(shè)置進(jìn)入“系統(tǒng)維護”模塊界面3. 單擊“輔助字典”圖標(biāo)選中“保管期限表”單擊“增加”按鈕在“名稱”處輸入“25年”單擊“保存”即可，同樣分別輸入15年、5年、3年；實物類型處，依據(jù)各單位情況添加，方法如上點擊“關(guān)閉”；在輸入數(shù)據(jù)時，作為可選項7檔號格式設(shè)置進(jìn)入“系統(tǒng)維護”模塊界面4.單擊“檔號格式”圖標(biāo)，雙擊“文書檔案”單擊“傳統(tǒng)方法整理”單擊“檔號項設(shè)置”從“可選項目”中添加全宗號、目錄號、案卷號、件號四項確定刪除序號5、6結(jié)果如下所示：1 全宗號 4 2 目錄號 2 3 案卷號 4 4 頁號 4 重整檔號保存單擊“簡化方法整理”步驟如上，結(jié)果：1 全宗號 4位2 歸檔年度 4位3 實體分類號碼 4位2 保管期限 2位 4 件號 4 位保存重整檔號退出注意：檔號格式設(shè)置，依據(jù)各單位檔案整理方法而定。保存后，查看檔號是否為全宗號目錄號案卷號順序號。8錄入界面設(shè)置進(jìn)入“檔案管理”模塊界面單擊“檔案錄入”圖標(biāo)選中文書檔案中的“簡化方法整理”單擊左上角的“新增”按鈕進(jìn)入數(shù)據(jù)錄入界面點擊工具菜單項中的“卡片輸入界面設(shè)計”插入“文字標(biāo)題”右鍵點擊“屬性”將標(biāo)題改為“目錄號”，選擇數(shù)據(jù)源mlh確定插入“文本框”右鍵點擊“屬性”數(shù)據(jù)源選擇“目錄號”確定確定調(diào)整“標(biāo)題框”“文本框”位置點擊左上角“保存”按鈕退出9檔案移交進(jìn)入“移交接收”模塊單擊“檔案移交”圖標(biāo)點選所要移交的檔案門類如：選中“傳統(tǒng)方法整理”點擊“添加移交條件”按鈕進(jìn)入簡單查詢界面，例如查找1991年2001年的永久卷檔案（依據(jù)移交內(nèi)容可自由設(shè)置查詢項）查詢查看移交檔案退出下一步下一步設(shè)置移交方式，如：點選“以光盤方式移交”下一步點擊瀏覽，選擇存放位置完成確定否確定將保存在硬盤的目錄存盤，并移交檔案館如果軟盤容量不夠，可用優(yōu)盤或刻錄光盤保存。10錄入記錄已進(jìn)入世紀(jì)科怡主界面鼠標(biāo)指向“檔案管理”單擊“檔案錄入”檔案文書檔案傳統(tǒng)方法整理或簡化方法整理進(jìn)行條目錄入。在編輯狀態(tài)下進(jìn)行條目錄入11逐條增加記錄已進(jìn)入世紀(jì)科怡編輯狀態(tài)新增網(wǎng)格進(jìn)行新增條目的錄入。庫內(nèi)條目增加12批量增加記錄已進(jìn)入世紀(jì)科怡編輯狀態(tài)13刪除一條記錄已進(jìn)入世紀(jì)科怡編輯狀態(tài)選中要刪除的記錄刪除記錄已刪除14批量刪除記錄已進(jìn)入世紀(jì)科怡編輯狀態(tài)方法一：選中其中一條要刪除的記錄按住shift鍵并用鼠標(biāo)左鍵點擊所需刪除的其它記錄。方法二：要整頁刪除記錄，先用鼠標(biāo)左鍵點擊需刪除頁的第一條記錄按住shift鍵鼠標(biāo)左鍵單擊此頁最后一條記錄所有選中的記錄已刪除整頁記錄已刪除15修改一條記錄已進(jìn)入世紀(jì)科怡編輯狀態(tài)選中要修改的記錄修改當(dāng)前記錄記錄已修改16批量修改記錄已進(jìn)入世紀(jì)科怡編輯狀態(tài)在菜單欄中點批量修改選擇要修改的范圍進(jìn)行詳細(xì)修改記錄已修改17指定頁已進(jìn)入世紀(jì)科怡編輯狀態(tài)左鍵點擊指定頁輸入要指定的頁號已進(jìn)入所指定的頁18簡單查詢已進(jìn)入世紀(jì)科怡編輯狀態(tài)左鍵點“記錄” 簡單查詢選擇查詢范圍確定輸入查詢條件點擊查詢所查詢的記錄已找到19高級查詢已進(jìn)入世紀(jì)科怡編輯狀態(tài)左鍵點“記錄” 高級查詢在相應(yīng)字段鍵入查詢條件添加條件在相應(yīng)字段鍵入查詢條件直到所有條件添加完為止點擊查詢所查詢的記錄已找到20排序已進(jìn)入世紀(jì)科怡編輯狀態(tài)左鍵點“記錄” 排序選擇數(shù)據(jù)源雙擊所選數(shù)據(jù)源（或單擊添加）選擇升序或降序確定數(shù)據(jù)已按所選數(shù)據(jù)源排序21有關(guān)聯(lián)已進(jìn)入世紀(jì)科怡編輯狀態(tài)選擇一條案卷級目錄有關(guān)聯(lián)顯示所選案卷級目錄的卷內(nèi)目錄此功能只能在傳統(tǒng)方法中使用22無關(guān)聯(lián)已進(jìn)入世紀(jì)科怡編輯狀態(tài)任選一條案卷級目錄無關(guān)聯(lián)顯示所有案卷級目錄的卷內(nèi)目錄此功能只能在傳統(tǒng)方法中使用，可統(tǒng)計出所有卷內(nèi)目錄數(shù)23刷新已進(jìn)入世紀(jì)科怡編輯狀態(tài)左鍵刷新所有數(shù)據(jù)已被刷新24視圖已進(jìn)入世紀(jì)科怡編輯狀態(tài)視圖選擇想要的顯示類型顯示出所要的視圖類型25原文管理已進(jìn)入世紀(jì)科怡編輯狀態(tài)原文管理進(jìn)入原文管理界面原文選擇添加類型內(nèi)容已添加至科怡系統(tǒng)26報表已進(jìn)入世紀(jì)科怡編輯狀態(tài)報表選擇要打印的報表類型選擇打印條件中的查詢范圍打印所選內(nèi)容已被打印27報表打印界面設(shè)置已進(jìn)入世紀(jì)科怡主界面將鼠標(biāo)放在“檔案管理”按Ctrl+1(F5)進(jìn)入目錄維護界面選擇要調(diào)整的目錄類型在右側(cè)報表窗口內(nèi)雙擊要設(shè)置的報表類型選擇所需修改的某細(xì)節(jié)區(qū)進(jìn)行相應(yīng)設(shè)置保存退出所做修改已被保存如設(shè)置報表字體類型、大小選擇要設(shè)置的某一細(xì)節(jié)區(qū)格式字體字體設(shè)置進(jìn)行相應(yīng)設(shè)置確定保存28瀏覽界面設(shè)置已進(jìn)入世紀(jì)科怡編輯狀態(tài)設(shè)置選擇要設(shè)置的界面類型已進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)瀏覽界面設(shè)置在設(shè)置瀏覽項左右兩個窗口中進(jìn)行調(diào)換操作瀏覽界面已設(shè)置成所想要的樣式29設(shè)置顯示記錄數(shù)已進(jìn)入世紀(jì)科怡編輯狀態(tài)設(shè)置設(shè)置顯示記錄數(shù)設(shè)置一頁中所需顯示記錄數(shù)目每一頁顯示的記錄數(shù)為所設(shè)置的數(shù)目30錄入記錄已進(jìn)入世紀(jì)科怡主界面鼠標(biāo)指向“檔案管理”單擊“檔案錄入”檔案文書檔案傳統(tǒng)方法整理或簡化方法整理進(jìn)行條目錄入。在編輯狀態(tài)下進(jìn)行條目錄入31逐條增加記錄已進(jìn)入世紀(jì)科怡編輯狀態(tài)新增網(wǎng)格進(jìn)行新增條目的錄入。庫內(nèi)條目增加32批量增加記錄已進(jìn)入世紀(jì)科怡編輯狀