高手主管 開會(huì)4絕招.doc

高手主管 開會(huì)4絕招開會(huì)最常出現(xiàn)的場面，不是鬧哄哄，就是靜悄悄。高明的主管如何成功主持會(huì)議？把會(huì)開好有四大關(guān)鍵可以依循。會(huì)議應(yīng)該是互動(dòng)的，不應(yīng)是被動(dòng)的；會(huì)議應(yīng)該是有架構(gòu)的，不應(yīng)是散亂的。成功的會(huì)議作者韓克爾（Shri L. Henkel）沒人喜歡開會(huì)，但開會(huì)卻是組織有效運(yùn)作的關(guān)鍵要素。開會(huì)開得好不好，更是檢驗(yàn)主管的領(lǐng)導(dǎo)能力，以及他的團(tuán)隊(duì)工作能力及效率最直接的途徑。開會(huì)最常出現(xiàn)的場面，不是鬧哄哄，就是靜悄悄。前者人多嘴雜議而不決，后者除了會(huì)議主持人滔滔不絕之外沒人發(fā)言，兩種情況都是沒有組織、沒有效率的開會(huì)，開會(huì)開到死的怨言自然出現(xiàn)，主管的威信也自然不斷受損。討論如何開會(huì)的著作非常多，綜觀各家之言，把會(huì)開好有四大關(guān)鍵。第1招 出席人選適當(dāng)一項(xiàng)會(huì)議能否開得有效果，首要關(guān)鍵因素就是與會(huì)者。很多主管喜歡愈多人開會(huì)愈好，因此經(jīng)常可以看到有些與會(huì)者百無聊賴，從頭到尾不發(fā)一語，既浪費(fèi)資源，也有害組織效率。因此，慎選與會(huì)人選，是會(huì)議能否開得好的第一步。1.與開會(huì)主題直接相關(guān)：部門內(nèi)直接相關(guān)的人，才需要出席，避免不相干的人參加，徒然虛耗資源。若是跨部門會(huì)議，請(qǐng)別的部門主管指定出席者，后續(xù)開會(huì)由被指定者出席，但必須將開會(huì)通知及會(huì)議結(jié)論同時(shí)寄給被指定者。2.控制開會(huì)人數(shù)：開會(huì)人數(shù)最好不要超過十人，否則會(huì)議很難有效率。若開會(huì)人數(shù)太多，必須分組、分子題討論。3.事先指定會(huì)議記錄者：會(huì)議紀(jì)錄至關(guān)重要，但許多人往往忽略這一點(diǎn)。開會(huì)之前，必須先指定誰來做會(huì)議紀(jì)錄，詳實(shí)記錄會(huì)議的發(fā)言、決議、決議事項(xiàng)執(zhí)行者及執(zhí)行時(shí)間表等細(xì)節(jié)。第2招 沒準(zhǔn)備，別來開會(huì)很多人兩手空空來開會(huì)，光是讓每個(gè)人進(jìn)入狀況便耗掉許多時(shí)間。每個(gè)人都做足準(zhǔn)備，發(fā)言討論才能夠切中問題，否則會(huì)議很容易陷入冗長無聊、浪費(fèi)時(shí)間、難以達(dá)成結(jié)論。1.事先說明會(huì)議的主題及目的：為避免離題及散亂，開會(huì)前必須寄發(fā)開會(huì)通知，清楚說明會(huì)議主題及目的，并指定報(bào)告人員。2.事先將議程寄發(fā)給與會(huì)者：議程中除了討論事項(xiàng)之外，必須訂定報(bào)告時(shí)間、討論時(shí)間等細(xì)節(jié)，以利會(huì)議的推進(jìn)。3.備妥并閱讀報(bào)告資料：每一位與會(huì)者都必須準(zhǔn)備好跟自己負(fù)責(zé)的部份相關(guān)的資料及報(bào)告，并至少在開會(huì)前一天寄給其它與會(huì)者；不報(bào)告的人也必須在進(jìn)入會(huì)場前先閱讀完所有的報(bào)告和數(shù)據(jù)，并做好提問及發(fā)言的準(zhǔn)備。每位與會(huì)者均做足準(zhǔn)備，會(huì)議才能迅速進(jìn)入有效討論及決議。第3招 有議必有決很多會(huì)議會(huì)而不議，議而不決，決而不行。這些問題，都出在議程管理不當(dāng)及未厘清責(zé)任歸屬。1.檢視上次決議進(jìn)度：會(huì)議一開始，必須先檢視上次會(huì)議結(jié)果的執(zhí)行進(jìn)度，是否有發(fā)生問題或遇到困難？方向和時(shí)間表需不需要修正？然后才進(jìn)行新事項(xiàng)議題的討論。2.討論集中：進(jìn)行報(bào)告時(shí)，為避免報(bào)告遭到打斷，疑問可提，發(fā)表意見則不宜。討論時(shí)，必須確保不離題。一旦離題，主管必須適時(shí)拉回主軸。與會(huì)人員意見沖突爭執(zhí)不下時(shí)，主管必須懂得適度仲裁。必要時(shí)可動(dòng)用表決解決爭議。3.議必決、決必行：達(dá)到?jīng)Q議之后，指定負(fù)責(zé)及協(xié)辦人員，議定完成任務(wù)日期、進(jìn)度檢查點(diǎn)(check points)及凍結(jié)點(diǎn)。檢查點(diǎn)目的在于進(jìn)度回報(bào)及進(jìn)度管理。凍結(jié)點(diǎn)指的是過了某個(gè)時(shí)間之后，該決議不得再做大幅度變動(dòng)，以免造成混亂及延誤。4.會(huì)議紀(jì)錄：會(huì)議紀(jì)錄必須包含會(huì)議名稱、與會(huì)人員、召開時(shí)間及地點(diǎn)、討論事項(xiàng)、發(fā)言，以及決議、負(fù)責(zé)執(zhí)行人員、檢查點(diǎn)及凍結(jié)點(diǎn)。紀(jì)錄整理好之后，開完會(huì)的當(dāng)天、最遲隔天，就把會(huì)議紀(jì)錄傳給所有與會(huì)者。其目的有二：一、讓每個(gè)人再度確認(rèn)會(huì)議結(jié)果，以免有的人因認(rèn)知不同而產(chǎn)生誤解。二、白紙黑字記錄下來，以利后續(xù)追蹤管理進(jìn)度。第4招 開會(huì)不拖拉開會(huì)最忌不準(zhǔn)時(shí)開始，不準(zhǔn)時(shí)結(jié)束，兩者都會(huì)嚴(yán)重影響所有與會(huì)者的工作、增加公司成本，同時(shí)延誤相關(guān)人等后續(xù)時(shí)程。1.準(zhǔn)時(shí)開始、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束：明訂會(huì)議開始時(shí)間，遲到超過十分鐘不得進(jìn)場，嚴(yán)格制行，讓開會(huì)準(zhǔn)時(shí)變成部門習(xí)慣。2.進(jìn)程時(shí)間控管：事先寄發(fā)議程，開會(huì)時(shí)將議程寫在白板上，嚴(yán)格按照時(shí)間表開會(huì)，如果議題討論即將超時(shí)又尚未達(dá)成決議，主管必須動(dòng)用表決或親自決議。假如討論時(shí)發(fā)現(xiàn)該議題的確牽涉復(fù)雜，眼前沒有足夠信息可供做出正確判斷，或不同部門需要再回去討論，則可暫時(shí)擱置，訂定下次開會(huì)時(shí)間之后，進(jìn)入下一議題討論。把會(huì)開好4大絕招1.出席人選適當(dāng) 2.沒準(zhǔn)備，別來開會(huì)3.有議必有決 4.開會(huì)不拖拉慎選與會(huì)人選1. 與開會(huì)主題直接相關(guān)。2. 控制開會(huì)人數(shù)。3. 事先指定會(huì)議記錄者。沒準(zhǔn)備，別來開會(huì)1. 說明會(huì)議主