外貿部門工作流程和職責.doc

外貿部工作流程和制度1 客戶的詢盤，一般在下訂單之前，都會有相關的詢盤給業(yè)務員。 在收到客戶詢盤后，需在第一時間里回復，若有客戶需求具體提供報價或需找樣的詢盤，需在收到詢盤后馬上發(fā)函于客戶，告知客戶會在什么時候報價，何時能夠提供樣品，原則上應在半小時內報價，最遲不能遲于下半個工作日，找樣最遲不低于一天時間，以此高效服務才能贏得客戶。2 對于客戶需求打樣的，要按具體要求，制出書面打樣單，打樣單上嚴厲清楚概括，貨號，原料，顏色搭配和做法，打樣單由外貿部經理簽字后，方能布置打樣。樣品完成后需細心審核樣品，寄出前，必需攝影存入電腦檔案。若是新客戶，樣品能否向客戶收費，收多少，快遞費是預付照樣到付，需請示經理，由經理決議?？偟脑瓌t是：若是少數(shù)樣品，樣品免費，運費到付。 如樣品數(shù)目較多，應思索樣品收費，運費到付。3 嚴厲掌握核價單，準備地報出美金賣價，需制作一份報價單，詳細列明布料的規(guī)格遞交業(yè)務部核算坯布價格，報價單為一式二份，業(yè)務，外貿部各存底一份以備訂單簽署后作為與業(yè)務核算依據(jù)。美金賣價確定后，準則上必需經外貿部經理審核后，方能對外報價，單個客戶提出傭金要求的，業(yè)務員必需把工作前因后果向直屬總經理匯報請示清晰，由總經理決義可否操作。4 積極主動與客戶堅持聯(lián)絡， 促使客戶及早下訂單，樣品寄給客戶之后，應在快遞網(wǎng)頁上查閱客戶是否收到樣品，確認客戶收到樣品后，應立刻發(fā)信給客戶，十分謙讓的訊問客戶對樣品的評價，訊問客戶能否有下訂單的意愿。5 確定付款方式：匯付，托收和信用證三種。如果是T/T付款，要確認定金已經到賬，要堅持30%預付定金的原則，如果是放帳或通過銀行D/P，D/A等方式收匯等，需公司領導確認同意，在考慮是有長久貿易伙伴可以實行。如果是L/C付款的客戶，通常是在交貨期前1個月確認L/C已經收到，收到L/C后業(yè)務員應該仔細審查信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其它可能的問題，如有問題應立即請客戶改證。采用LC收匯的，應在規(guī)定的交單時間內，備齊全部單證，并嚴格審單，確保沒有錯誤，才交銀行議付，采用TT收匯的，在取得提單后馬上傳真給國外買方付款，確認收到余款后再將提單正本及其它文件寄給國外買方。如果TT收匯的，要求收全款才能做裝箱，要等收款后再安排裝箱，拿到提單后可立即寄正本提單給國外客戶。6 外貿部收到訂單后，首先要做出業(yè)務核表，按出口合同審核表的項目如實填寫，盡可能將各種預計費用都列明，合同審批需附上客戶認單件。審核表由業(yè)務員簽名，部門經理審批，再交總經理審核后才能執(zhí)行。如金額較大的，或有預付款和傭金等條款的，要經總經理與外貿部洽談審批后才行。合同審批后制成銷售訂單，交給跟單員跟進。業(yè)務人員在收到及確認預付訂金到款后方可下達生產通知，通知生產部門排產。 7 業(yè)務員應一直樹立“訂單就是敕令的企業(yè)理念， 客戶下單后，業(yè)務員應在第一時間整理出訂單，并立刻下發(fā)到有關部門。 組織安排貨源和跟蹤生產進度，及時匯報給客戶生產進度，產前色樣最終與客戶核對，由客戶簽字后發(fā)放于染廠。若有客戶交待不清的，應立刻發(fā)電子郵件與客戶書面確認。8 對于客戶的款項安排，嚴格要求控制在30%及30%預付定金，以減少不必要的風險，客戶的貨款必是在收到已扣除銀行手續(xù)費的貨款，在客戶匯款前需跟客戶闡明。 9 驗貨：在交貨期前一周，通知跟單員驗貨， 如客人自行驗貨的，要在交貨期一周前，約客戶查貨并將查貨日期告知倉庫。如果客戶指定由第三方驗貨公司驗貨的，在交貨兩周前與驗貨公司聯(lián)系，預約驗貨時間，確保在交貨前安排好時間。10 進出倉：貨物到達公司倉庫前，通知倉管到貨時間和遞交送貨清單，倉管員憑送貨清單核對商品點數(shù)進倉，并由倉管指示并協(xié)助搬運工按已定的位置將商品逐一擺放好。貨物出倉前遞交倉庫一式二分發(fā)貨清單，并同倉管協(xié)助安排搬運工及點數(shù)。貨物裝卸完畢后，由倉管開具放行單，放行單上注明貨總數(shù)量，出倉時間和發(fā)往地，注明裝柜柜號，司機姓名和聯(lián)系方式，必要時需要司機簽字。11 應在出貨前一個星期內，制備基本文件，裝箱資料，制作出口合同，商業(yè)發(fā)票，裝箱單等文件，如果沒有收完貨款，經有總經理與客戶商量批準后方可出貨，在做商檢之前，需與總經理協(xié)商該批貨物的單價，米數(shù)和金額，以求最大化的取得出口貨物的價值。12 租船訂倉：如果跟客戶簽訂的是FOB 條款，通常由客戶指定運輸代理公司或船公司，應盡早與貨代聯(lián)系，告知發(fā)貨意向，了解將要安排的出口口岸，船期等情況，確認工廠的交貨能否早于開船期至少三天以前，以及船期能否達到客戶要求的交貨期。應在交貨期一周之前向貨運公司發(fā)出書面定倉通知，通常在開船三天前可拿到定倉紙。13 如果是由賣方支付運費，應盡早向貨運公司或船公司咨詢船期，運價，開船口岸等。經比較，選擇價格優(yōu)惠，信譽好，船期合適的船公司，并告訴業(yè)務員通告給客人，如客人不同意時要另選客人認可的船公司，開船前兩周書面定倉，程序同上。如果貨物不夠一個小柜，需走散貨時，向貨代公司定散貨倉位，拿到入倉紙時，還要了解結關時間，入倉報關要求等內容。14 安排拖柜：貨物做好后并驗貨通過后，委托拖車公司提柜，裝柜，拖車公司應選擇安全可靠，價格合理的公司簽訂協(xié)議長期合作，以確保安全及準時。要給拖車公司傳真以下資料： 定倉確認書，放柜紙，船公司，定倉號，拖柜委托書，注明裝柜時間，柜型及數(shù)量，裝柜地址，報關行及裝船口岸等。船公司或其代理人必須在收取運費后發(fā)給托運人運費預付的提單，如屬到付運費貨物，則在提單上注明運費到付，由船公司卸港代理在收貨人提貨前向收貨人收到。15 收取海運提單及其它運輸文件： 最遲在開船后二天內要將提單補料內容傳真給船公司或貨運代理，補料要按L/C或客戶的要求來做，并給出正確的貨物數(shù)量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司隨同提單出的船證明等。督促船公司盡快出提單樣板及運費帳單，仔細核對樣本無誤后，向船公司書面確認提單內容。如果提單需客戶確認，要先傳真提單樣板給客戶，得到確認后再要求船公司出正本。及時支付運雜旨，付款后通知船公司及時取得提單等運輸文件，支付運費應做登記。貨物發(fā)柜后七天后，向貨代公司索取報關單,與出口代理協(xié)商需開票總金額, 向財務部遞交開票資料.16 制單結匯交單給出口人，在信用證到期前和交單期限內向指定銀行提交符合信用證條款規(guī)定的單據(jù)。這些單據(jù)經銀行確認無誤后，根據(jù)信用證規(guī)的付匯條件，由銀行辦理出口