某水單公司工程檔案管理標準規(guī)定(doc 82頁).doc

某某水電開發(fā)有限公司某某水電開發(fā)有限公司 工程檔案管理標準規(guī)定工程檔案管理標準規(guī)定 二二 一三年五月一三年五月 目目 錄錄 第一章 基本建設工程檔案管理標準 1 1 主題內(nèi)容及適用范圍 1 2 引用標準 1 3 管理職能 1 4 工程檔案保證金 4 5 檔案的編制具體要求和規(guī)定 5 6 工程竣工文件材料歸檔及移交 8 第二章 檔案整理管理標準 11 1 主題內(nèi)容及適用范圍 11 2 引用標準 11 3 名詞術語 11 4 檔案整理工作的原則 11 5 檔案整理工作的內(nèi)容 11 6 整理工作的程序和要求 11 7 卷盒的規(guī)格 14 第三章 檔案收集管理標準 15 1 主題內(nèi)容及適用范圍 15 2 引用標準 15 3 檔案資料收集的分工 15 4 收集范圍 15 5 收集方法 21 6 收集要求 21 第四章 檔案分類細則 21 1 主題內(nèi)容及適用范圍 21 2 引用標準及政策文件 21 3 名詞術語 22 4 分類原則 22 5 分類要求 22 6 保管期限 22 7 案卷排列方法 22 8 類目及類號設置 22 第五章 附 則 38 附表 1 云南省企業(yè)事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化管理評審標準 40 附表 2 建設工程文件歸檔范圍和保管期限表 城建類 47 附表 3 建設項目文件歸檔范圍和保管期限表 水電類 62 附件 1 竣工圖章 67 附件 2 已執(zhí)行章 或未執(zhí)行章 67 附件 3 檔號章 67 附件 4 案卷內(nèi)封面 68 附件 5 案卷脊背 69 附件 6 卷內(nèi)目錄 70 附件 7 卷內(nèi)備考表 71 附件 8 竣工資料整編審簽表 72 附件 9 驗收合格證 73 附件 10 公司部門檔案移交簽證 78 1 第一章第一章 基本建設工程檔案管理標準基本建設工程檔案管理標準 1 1 主題內(nèi)容及適用范圍 主題內(nèi)容及適用范圍 本標準規(guī)定了本公司基本建設工程檔案 下簡稱 工程檔案 工作管理職能 管理 內(nèi)容及要求 檢查與考核等 本標準適用于某某某某水電開發(fā)有限公司 以下簡稱 某某某某公司 及公司工程 項目中參加工程建設的各設計 施工 調(diào)試 監(jiān)理 質(zhì)量監(jiān)督 測量 試驗 安全監(jiān)測 中心等全部單位的有關該工程項目的檔案管理 2 2 引用標準 引用標準 中華人民共和國檔案法 國家檔案局 國家計委國檔發(fā) 1988 4 號關于印發(fā) 基本 建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定 的通知 2002 年 5 月 1 日實施的 GB 50328 2001 建設工程文件歸檔整理規(guī)范 DA T28 2002 國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范 國家建委 82 建發(fā)施字 50 號關于頒發(fā) 編制基本建設工程竣工圖的幾項暫行規(guī)定 的通知 中華人民共和國行業(yè)標準 DL T5123 2000 水電站基本建設工程驗收規(guī)程 云南省交通運輸廳關于發(fā)布 云南省公路工程竣工文件編制實用范本 的通知 云 交基建 2009 484 號 云南省檔案局關于印發(fā)云南省企業(yè)事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化管理認定辦法的通知 云檔發(fā) 2011 149 號 3 3 管理職能 管理職能 3 1 本公司各水電建設項目部工程檔案工作接受上級主管部門的領導 并在地方檔 案行政管理部門的監(jiān)督和指導下開展工作 3 2 公司設立工程檔案管理領導小組 組長為分管檔案工作的公司副職 成員為各 相關部門負責人 全面負責項目部工程檔案工作的組織和領導 公司檔案室在建設期間 設在工程部 檔案業(yè)務管理工作由工程部負責 公司工程檔案管理領導小組下設辦公室 辦公室主任由工程部負責人擔任 辦公室負責工程檔案管理日常工作 制定公司工程檔 案管理標準及資料收集 發(fā)放 驗收 接收等具體工作 其主要職能是 3 2 1 組織貫徹實施 中華人民共和國檔案法 和上級主管部門有關工程檔案工作的 法律法規(guī) 方針政策 促進 依法治檔 3 2 2 組織制定和完善公司檔案工作的規(guī)章制度 管理標準 監(jiān)督 檢查和考核 2 有關單位和人員的執(zhí)行情況 保證工程檔案工作責任制的落實 3 2 3 研究 解決基建檔案工作中的重大事項和檔案工作中的人 財 物等問題 確定工程檔案工作的目標規(guī)劃 3 2 4 組織協(xié)調(diào)和處理工程檔案工作中的糾紛 依法保護公司的合法權益 3 2 5 對檔案工作規(guī)章制度的執(zhí)行情況進行考核 對在工程檔案工作中有突出貢獻 的單位和個人提出獎勵 對違反檔案法規(guī)的事件提出處置 意見和建議 3 2 6 負責向工程設計 施工 調(diào)試 監(jiān)理 質(zhì)量監(jiān)督 測量 試驗 安全監(jiān)測中 心等單位宣傳工程檔案工作的方針政策和規(guī)章制度 對工程檔案的收集 積累 整理 分類 組卷和歸檔工作進行監(jiān)督 檢查和指導 明確分工 提出工作要求 3 2 7 負責收集工程全部設計檔案材料 施工檔案材料和監(jiān)理檔案材料 3 2 8 根據(jù)所收集設計 施工 監(jiān)理檔案材料的情況 負責工程竣工檔案的接收工 作 3 2 9 參加設備開箱驗收 收集設備檔案 并提供利用 3 2 10 組織工程技術人員對收集 接收的竣工檔案進行審查 確保檔案的齊全 完整 準確和系統(tǒng) 3 2 11 負責全部竣工檔案的立卷歸檔工作和提供利用工作 3 2 12 負責工程檔案工作中的情況 問題的反映和聯(lián)系工作 3 3 各參建單位的職責 3 3 1 公司所屬各水電站建設項目工程檔案管理網(wǎng)絡由建設各方共同組成 由公司 檔案領導小組統(tǒng)一領導 各參建單位分管領導 檔案工作有關人員及公司檔案室負責人 各部門指定的檔案資料人員均為工程檔案管理網(wǎng)絡體系中的責任人 檔案管理網(wǎng)絡必須 隨工程建設情況及時進行必要的調(diào)整 任何新的參建單位加入必須在 30 天內(nèi)納入工程檔 案管理網(wǎng)絡中 3 3 2 各參建單位的職責 某某某某公司 某某某某公司 負責工程建設全過程文件材料的編制 歸檔等工作的組織協(xié)調(diào) 負 責工程管理文件 設備文件 工程竣工驗收文件的收集整理與歸檔 負責接收工程全部 檔案 或向其他單位移交 設計單位 設計單位 提交工程各階段的勘測 設計文件 提交全部設計修改通知單 設計總 結(jié) 圖紙總目錄 設計說明書 主要工程圖紙匯編等 施工單位 含制造單位 施工單位 含制造單位 負責收集 編制 整理 提交全部竣工圖 施工 安裝 記錄 含隱蔽工程及測量記錄 工程聯(lián)系單 機組啟動試運行方案階段方案 措施 試 3 運行記錄 驗收簽證書和移交試產(chǎn)生前的消缺記錄 施工總結(jié)等 監(jiān)理單位 監(jiān)理單位 負責收集 編制 整理 提交工程監(jiān)理范圍內(nèi)形成的各項監(jiān)理事項的全 部文件材料和監(jiān)理工作總結(jié) 督促 檢查施工單位在工程建設中形成的文件材料的收集 積累和完整 準確 系統(tǒng)性情況 負責對施工單位竣工資料收集及整編工作進行業(yè)務監(jiān) 督和指導 并負責對施工單位工程竣工檔案提交某某某某公司前進行全面審查 簽署意 見 負責對竣工圖紙的審核 簽署意見 質(zhì)量監(jiān)督 質(zhì)量監(jiān)督 負責提交工程質(zhì)量監(jiān)督工作中形成的各類質(zhì)量監(jiān)督文件 試驗中心 試驗中心 負責收集 整理 移交實驗報告 月報 年報等測量資料 測量中心 測量中心 負責收集 整理 移交測量報告 檢測成果等相關測量資料 安全監(jiān)測中心 安全監(jiān)測中心 負責收集 整理 移交檢測月報 周報 年報等監(jiān)測資料 調(diào)試單位 包括由施工單位承擔調(diào)試工作的單位 調(diào)試單位 包括由施工單位承擔調(diào)試工作的單位 負責收集 編制 整理 提交 所承擔項目的調(diào)試方案 措施 調(diào)試報告和調(diào)試過程中的設備缺陷處理記錄 質(zhì)量等級 評價表 繼電保護整定單 設計變更資料 設計工作總結(jié)等 生產(chǎn)運行單位 生產(chǎn)運行單位 負責收集 整理 移交生產(chǎn)準備文件 企業(yè)技術標準 現(xiàn)場運行規(guī) 程 操作及事故處理規(guī)程 管理制度與措施等 提供機組整套啟動及試生產(chǎn)期間的文件 材料 試生產(chǎn)記錄 設備缺陷及事故處理記錄 分析 結(jié)論 試生產(chǎn)工作總結(jié) 提供設 備命名 主系統(tǒng)起動及倒送電方案等 3 4 公司內(nèi)部管理職責 3 4 1 為加強工程檔案管理 同時也是加強業(yè)主對工程施工過程及程序的監(jiān)督 管 理及考核 保證達標投產(chǎn)能順利實現(xiàn) 公司除履行檔案管理規(guī)定的自身職責外 增加了 工程竣工資料 包含施工 監(jiān)理 審核職責 具體職責及程序為 經(jīng)監(jiān)理審查簽字通過的竣工資料先由相關部門負責審核其工程建設中文件材料的收 集積累的完整 準確 系統(tǒng)性情況 包括是否按相關規(guī)程 規(guī)范進行施工及按應該實行 的管理體制運行 和竣工圖準確性復核 是否準確 真實及設計修改的反映 再由工程 部進行檔案資料規(guī)范性審核 公司內(nèi)部審查職責區(qū)分為 工程竣工資料組卷前由相關部 門負責審核職責 如機電工程由機電物資部 土建工程由工程部 安全文明施工由質(zhì)安 部負責 組卷及歸檔的審查由工程部檔案室負責 公司自己形成的檔案由相關部門收集 整理 移交 各部門應負責自己移交的資料完整 齊全 規(guī)范 由公司檔案室協(xié)助歸檔 3 4 2 公司各部門在檔案工作中的職責 分工如下 3 4 2 1 公司檔案室 工程部負責公司檔案室的日常管理工作 代表公司開展檔案 4 業(yè)務 及工程檔案管理工作 制定公司檔案工作相關標準 制度 工作計劃 總結(jié) 匯 報檔案工作并負責對外開展聯(lián)系 負責工程檔案資料的收集 整編及歸檔工作 按工程 項目驗收后一個月內(nèi)歸檔 履行公司在檔案業(yè)務上的指導 檢查 考核職能 履行接收 匯總 利用 移交等職能 3 4 2 2 綜合辦公室 負責公司全部文書檔案的收集 整理 負責人事檔案收集 整理 負責工程征地 移民 拆遷文件 資料的收集 整理 按年度 第二年一季度內(nèi) 向項目部檔案室移交 3 4 2 3 財務部 負責公司會計檔案 工程審計文件的收集 整理 按年度 第二 年的上半年內(nèi) 向項目部檔案室移交 3 4 2 4 計劃合同部 負責工程招投標過程中形成的全部文件資料 包括各類合同 文件 按年度 第二年一季度內(nèi) 向公司檔案室移交 負責工程支付 變更及竣工結(jié)算 資料的收集 整理 按工程項目完成一月內(nèi)向公司檔案室移交 3 4 2 5 機電物資部 機電安裝工程 金屬結(jié)構(gòu)工程中考察 咨詢 監(jiān)造 運輸 設備驗收 調(diào)試 檢驗 試運行等文件 設備招投標文件 合同文件 圖紙 設計設備 技術 價格 質(zhì)量 交貨范圍 交貨時間有變化的文件 安裝合同執(zhí)行完后一個月內(nèi)向 公司檔案室移交 材質(zhì)證明書 材料結(jié)算資料等按年度 第二年一季度內(nèi) 移交 3 4 2 5 質(zhì)安部 公司在安全生產(chǎn) 文明施工工作中的各類文件資料的收集 整理 按年度 第二年一季度內(nèi) 向公司檔案室移交 3 4 2 6 工程部 公司在環(huán)保水保工作中形成的文件按年度 第二年一季度內(nèi) 移 交 及以部門名義下發(fā)的有必要歸檔的工程文件 文函等資料的收集 整理 按工程驗 收后一個月內(nèi)向公司檔案室移交 4 4 工程檔案保證金 工程檔案保證金 4 1 公司工程檔案工作實行保證金制度 凡承攬 承包本公司工程的設計 施工 調(diào)試 監(jiān)理 質(zhì)量監(jiān)督單位 均應按一定比例預留檔案保證金 4 2 檔案保證金包含在工程費用中 若在承攬 承包合同中明確了金額的 按合同 金額預留 合同中沒有明確金額的按合同中管理費的 5 計提檔案保證金 4 3 根據(jù)設計 施工 監(jiān)理工作的進度 及時按要求編制 移交檔案材料 符合檔 案編制要求的工程承攬 承包單位 依據(jù)竣工的 單位 單元工程 工程造價和預留保 證金比例全額支付保證金 否則 按以下標準進行考核 4 3 1 檔案材料移交不及時 考核該項目保證金的 10 20 4 3 2 檔案的編制材料 編制質(zhì)量不符合規(guī)定要求的 考核該項目保證金的 5 10 20 4 3 3 檔案材料移交不齊全 不完整的 按編制所缺檔案資料費用的 2 4 倍考核 4 3 4 檔案材料編制不準確的 按未移交該檔案處理 全額考核保證金 4 3 5 以上考核的對應項目保證金不足時 在其它項目保證金或質(zhì)保金中扣除 4 3 6 考核所得費用用于完善竣工檔案材料或獎勵工程檔案工作中取得突出成績的 單位和個人 不再返還被考核單位 4 4 檔案材料移交時間 4 4 1 設計 前期文件材料按工程進度和公司規(guī)定的時間移交 4 4 2 設備檔案在開箱驗收后移交 4 4 3 施工檔案材料 及竣工檔案等材料在竣工驗收后移交 4 4 4 監(jiān)理文件材料按年度及完成標段進行移交 4 5 檔案資料的保管期限 各類竣工檔案資料的保管期限詳見附表 2 城建類 附 表 3 水電類 5 5 檔案的編制具體要求和規(guī)定 檔案的編制具體要求和規(guī)定 5 1 工程竣工文件材料原則上按合同段和單位工程組卷編制 5 2 某某某某公司工程執(zhí)行三類檔案驗收 分類組卷標準 公路或橋梁按照國家公路驗收標準執(zhí)行 檔案分類參照云南省 云交基建 2009 484 號 執(zhí)行 其他工程按水電行業(yè)驗收標準執(zhí)行 檔案分類按 電力工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則 中 水電廠企業(yè)檔案分類表 6 9 大類 檔案分類表執(zhí)行 5 3 檔案管理工作按照云南省印發(fā)的 云南省企業(yè) 科技事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化 管理標準 進行考核 詳見附表 2 5 3 1 紙張大小統(tǒng)一為 A0 A1 A2 A3 A4 幅面 特殊需要可以加長 嚴禁使用 加寬紙張 紙質(zhì)要求 圖紙 80g 以上 文字圖表 60g 以上 文件用紙按現(xiàn)行國家標準執(zhí)行 5 3 2 編制檔案材料須用黑色碳素墨水或中性筆 禁止使用圓珠筆 純藍水筆 復 寫紙及鉛筆編制檔案材料 5 3 3 編制檔案材料須使用計算機繪制 打印 各項原始記錄除外 并保存在光 盤上 禁止使用熱敏紙編制檔案材料 5 4 檔案材料編制質(zhì)量和準確性要求 6 5 4 1 無復印件 復寫件檔案材料 5 4 2 竣工檔案材料須簽字完備 印章齊全 含各類會議紀要須附與會人員親筆簽 名單或加蓋主辦單位印章 5 4 3 圖實須相符 設計更改通知單 工程聯(lián)系單應是原件 變更內(nèi)容須在圖紙上 反映 記錄要及時 不得事后補記 記錄須完整 無缺漏項 圖面整潔 字跡工整 清 楚 5 4 4 凡按圖施工的 由施工單位在施工圖上標題欄附近空白處 加蓋紅色 竣工圖 章 按相關行業(yè)規(guī)范刻制 作竣工圖 凡有設計變更在原圖上修改的 應注明修改范圍 及依據(jù) 設計變更通知單 監(jiān)理通知單 商洽記錄的編號 竣工圖 章中的內(nèi)容應簽字 齊全 凡設計有重大變更的圖紙或圖面修改面積大于 35 的 須重新繪制竣工圖仍用原圖 編號 末尾加蓋 竣 字 說明中簡述更改內(nèi)容及依據(jù) 5 4 5 為確保竣工圖的編制質(zhì)量 編制竣工圖前對工程的全部更改材料逐一進行審 查核對 并分別加蓋 已執(zhí)行 或 未執(zhí)行 章 見附圖 3 如整份更改材料已執(zhí)行則 在該更改材料標題處加蓋 已執(zhí)行 章 如一份更改材料中有部分條款未執(zhí)行 則分別 在已執(zhí)行或未執(zhí)行條款的條號處蓋 已執(zhí)行 或 未執(zhí)行 章 5 5 檔案材料完整性要求 5 5 1 各類竣工檔案資料的收集范圍詳見附表 2 及附表 3 5 5 2 設計檔案材料按設計圖紙清冊 設計修改通知 設計審查記錄移交收集 5 5 3 竣工圖紙材料按照施工圖紙清冊 設計修改通知 分部分項工程 系統(tǒng)及設 施等移交收集 5 5 4 設備檔案材料按設備清冊 設備訂購合同 安裝 調(diào)試規(guī)程規(guī)范等移交收集 5 5 5 監(jiān)理檔案材料按照系統(tǒng) 分部分項工程等移交收集 5 5 6 檔案材料須按系統(tǒng)移交收集 講究系統(tǒng)性 不得缺張少頁 正文和定稿 正 件和附件 正本和副本 請示與批復 報告與批復 函與復函等須完整 齊全 5 6 檔案材料的整理要求 5 6 1 竣工技術資料的編制應嚴格按照國家檔案局印發(fā)的 建設項目 工程 檔案 驗收辦法 執(zhí)行 一律由該單位負責技術的人員編制 即誰施工 誰編制 誰負責的原 則 各設計 施工 監(jiān)理 質(zhì)量監(jiān)督 調(diào)試等單位可采用 20mm 30mm 40mm 的檔案盒 并按公司 檔案分類細則 中的分類項目將檔案資料分門別類的分開 并按整理原則將 各類材料分別分裝成案卷 7 5 6 2 按照竣工技術資料的編制規(guī)定和內(nèi)容 各參建單位組織有關技術人員按照標 準規(guī)格及時記錄 積累 收集 匯總各項技術資料 然后加裝標準封面 匯編成冊 需 要歸檔的文件資料應進行行科學組合 排列 管理性文件按階段問題或重要程度排列 同一問題 事由 的指示 批復 合同 協(xié)議 來往文函均應放在一起 依時間順序排 列 一般文字材料在前 圖樣在后 5 6 3 按照卷內(nèi)材料排列順序逐卷逐件填寫卷內(nèi)目錄 仔細填寫案卷背脊 案卷封 面 案卷題名 外文資料題名應譯出中文 5 6 4 案卷內(nèi)不同尺寸的科技文件材料 都要裁切或折疊成 A4 幅面 210mm 297mm 案卷內(nèi)圖樣折疊依照手風琴正反折疊整齊 標題欄要露在正面右下位 置 外翻圖標 5 6 5 文字部分的書寫 一律采用留出裝訂線 施工記錄用紙規(guī)格統(tǒng)一為 A4 紙張 297 210 案卷的裝訂 裝具和內(nèi)外觀質(zhì)量應符合 GB T11822 2000 科學 技術檔案案卷構(gòu)成的一般要求 裝訂時應將卷內(nèi)文件的底邊和右邊取齊 大于公文紙的 要折迭壓平 未留裝訂線的應加邊 成卷裝訂的案卷應采用三孔一線法裝訂 裝訂位置 在左側(cè)中部 距訂口邊 10 裝訂長度 120 為宜 結(jié)頭在背后中孔 裝訂時必須 去掉金屬物 三孔一線的方法 用線裝訂整齊 5 6 6 聲像檔案應用文字標出攝像或錄音的對象 時間地點 中心內(nèi)容和責任者 5 6 7 光盤檔案應用文字標明檔案內(nèi)容 時間 責任者 5 6 8 編制檔案移交清冊 5 7 歸檔材料移交收集的數(shù)量參照 檔案分類細則 中 水電項目工程竣工資料分 類標準 5 7 1 需要移交地方的工程項目的竣工資料必須增加 套 各類 除資料外 向公 司移交歸檔的材料要求同時提交電子光盤一套 可采用掃描 拍照等方式進行數(shù)字化處 理 制作 5 7 2 合同中有另行規(guī)定的 依合同規(guī)定執(zhí)行 5 8 工程檔案材料的管理 5 8 1 工程檔案材料由檔案室集中統(tǒng)一收集 管理和發(fā)放 5 8 2 設計 施工 監(jiān)理 質(zhì)量監(jiān)督 調(diào)試等單位須將各自形成的所有工程檔案材 料和清冊移交給檔案室 并辦理交接手續(xù) 5 8 3 檔案室應將有關檔案材料提交審查 并及時將審查后的工程檔案材料加蓋發(fā) 放章后發(fā)到相關單位 同時做好發(fā)放登記工作 8 5 9 工程檔案材料的整理歸檔要求 5 9 1 工程檔案材料的整理和歸檔工作按檔案室具體要求負責執(zhí)行 5 9 2 整理和歸檔工作的具體要求按照 DL T5123 2000 水電站基本建設工程驗收 規(guī)程 執(zhí)行 5 9 3 整理和歸檔須符合公司 檔案整理管理標準 和公司 檔案分類細則 5 9 4 案卷質(zhì)量須符合 GB T11822 2000 科學技術檔案案卷構(gòu)成的一般要求 和 DA T22 2000 歸檔文件整理規(guī)則 等標準要求 5 9 5 圖紙折疊須符合 GB10609 03 1989 技術制圖 復制圖的折疊方法 要求 6 6 工程竣工文件材料歸檔及移交 工程竣工文件材料歸檔及移交 6 1 工程竣工文件材料的歸檔 凡是反映與工程有關的重要職能活動 具有查考價值的各種載體的文件 包括紙字 文件 圖紙 照片 錄音 錄像 磁盤 光盤等 均應收集齊全 均應歸入工程建設項 目檔案 6 1 1 工程竣工文件材料原則上按合同段和單位工程組卷編制 各類文件應按文件 形成的先后順序或項目完成情況及時收集 引進技術 設備文件應首先由建設單位或接 受委托的承包單位登記 歸檔 再行譯校 復制和分發(fā)使用 6 1 2 對工程所用原材料進場時必須有產(chǎn)品出廠合格證 并加蓋鮮章 當產(chǎn)品出廠 合格證上確無蓋鮮章時 必須由經(jīng)銷商加蓋鮮章 6 1 3 歸檔的技術文件資料 應編制移交目錄 在歸檔時按目錄點清 交接雙方在 目錄上簽字 6 1 4 項目文件質(zhì)量要求 6 1 5 歸檔文件材料必須完整 準確 系統(tǒng) 依據(jù)性文件 重要會議紀要等必須收 集齊全 并以原件歸檔 施工原始記錄必須真實準確 不可追記 6 1 6 歸檔文件材料必須字跡清楚 圖樣清晰 圖表整潔 簽字認可手續(xù)完備 簽 名必須簽全名 不能以蓋章或打印代替簽名 6 1 7 永久 長期保存的文件不應用易褪色的書寫材料 細 藍黑水 圓珠筆 鉛 筆 復寫紙等 書寫 須用黑色中性筆或碳素墨水書寫 繪制 6 1 8 凡是歸檔的圖紙折疊規(guī)格 297 210 采用手風琴式的方法折疊 標 題欄部分應露在右下角的外面以利查閱 6 1 9 施工 安裝記錄 簽證單 試運記錄 材料半成品試驗單 設計修改通知單 含工程聯(lián)系單等 調(diào)試措施 方案與報告等均應原件移交和歸檔 不可復印或用不合 9 格的書寫材料書寫的技術文件移交歸檔 本單位發(fā)文 打印件與底稿同時歸檔 不可歸 復印件或少底稿 6 2 聲像檔案的歸檔 6 2 1 錄音 錄像文件應保證載體的有效性 長期存儲的電子文件應使用不可擦除 型磁盤或光盤 6 2 2 磁性載體文件執(zhí)行國家標準 照片檔案管理規(guī)范 GB T 11821 2002 和 電子文件歸檔與管理規(guī)范 GB T 11824 2002 各單位形成磁性載體的部門負責對 需要歸檔的磁性載體文件進行整理 歸檔 6 2 3 各單位在產(chǎn)生照片 磁性載體過程中應將資料的形成積累和組卷同步進行 6 2 4 入卷的照片必須清晰 具有實用和歷史價值 6 2 5 照片檔案的文字說明應包括事由 時間 人物 背景 攝影者六要素 所有 入卷的照片 每張均必須附有六要素卡片 6 2 6 錄像檔案的案卷 原則上以 1 2 錄像帶 或光盤 為準 錄音檔案以盒式 錄音帶 或光盤 為歸檔單位 6 2 7 已載有錄像材料的載體 必須加貼有標志的題目卡和內(nèi)容說明卡 并用碳素 墨水工整填寫 6 2 8 錄像卡片需簡要說明該片的內(nèi)容 制式 語別 密級 規(guī)格和放映時間 同 時 還應歸檔一套可供借閱的備份錄像片 6 2 9 錄音帶需簡要說明講話內(nèi)容 講話人姓名 職務 錄制日期 密級等 6 2 10 歸檔的磁性載體文件 如計算機軟磁盤 錄像帶 錄音帶 光盤 必須是 可讀文件 必須在有關的設備上演示或檢測 運轉(zhuǎn)正常 無病毒 清潔 無劃傷 確保 文件的完整性和內(nèi)容的準確性 6 2 11 同一項目同一類別的磁性載體文件應存貯在同種磁性載體上 6 2 12 磁帶 光盤 需簡要說明帶 盤 中存貯文件的內(nèi)容 運行的軟 硬件環(huán) 境 版本號 文件的完整性和準確性 6 2 13 磁性載體文件應一套 與相應的紙質(zhì)文件同時歸檔 6 3 歸檔時間 6 3 1 工程建設項目的文件積累整理與完成 實行與項目施工進程三同步的方式進 行 即項目 開始就與建立竣工文件同步進行 項目進行中就與竣工文件的積累 整編 審定工作同步進行 項目工程交工驗收時 必須向公司檔案部門交出合格的竣工文件 一式兩套 凡竣工文件不完整 不準確 不系統(tǒng) 不算工程完工 財務處不得進行竣工 10 決算的支付 6 3 2 各施工單位負責收集 編制 整理所施工的工程竣工圖紙資料 交其工程監(jiān) 理單位審查 鑒定 由監(jiān)理部門提出審查意見 責成施工單位限期整改 并由監(jiān)理單位 審定合格后移交建設單位匯總 6 3 4 由某某某某公司組織進行全部項目檔案的匯總整理 其內(nèi)容包括 6 3 4 1 根據(jù)專業(yè)主管部門的建設項目檔案分類編號規(guī)則以及項目實際情況 設計 制定統(tǒng)一的項目檔案分類編號體系 6 3 4 2 對全部項目檔案進行清點 編目 并編制項目檔案案卷目錄及檔案整理情 況說明 6 3 4 3 負責貫徹執(zhí)行國家及本行業(yè)的技術規(guī)范及各種技術文件表格 6 4 項目檔案的移交 6 4 1 項目檔案驗收合格后 建設單位應按合同及規(guī)定的要求 在項目正式通過竣 工驗收后三個月內(nèi) 向生產(chǎn)使用單位及其他有關單位辦理檔案移交 凡分期或分機組的 項目 應在每期或每機組正式通過竣工驗收后辦理檔案移交 6 4 2 公司 生產(chǎn)使用單位及其他有關單位應辦理項目檔案移交手續(xù) 明確檔案移 交的內(nèi)容 案卷數(shù) 圖紙張數(shù)等 并有完備的清點 簽字等交接手續(xù) 6 4 2 項目檔案檢查移交流程 合格 合格 不合格 不合格 合格 施工單位收集 整理并進行全面 自檢 提交竣工 資料整編審簽表 監(jiān)理單位進行全 面檢查并簽署意 見 公司項目部相關部門 進行完整 齊全 準 確性檢查并簽署意見 公司項目部檔案室進 行規(guī)范性檢查并簽署 意見 簽署竣工資 料檔案驗收 合格證 11 第二章第二章 檔案整理管理標準檔案整理管理標準 1 1 主題內(nèi)容及適用范圍 主題內(nèi)容及適用范圍 本標準規(guī)定了本公司檔案整理工作的原則 內(nèi)容 程序 要求 檢查與考核等 本標準適用于本公司的檔案整理工作 2 2 引用標準 引用標準 DA T28 2002 國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范 中華人民共和國檔案行業(yè)標準 DA T22 2000 歸檔文件整理規(guī)則 中華人民共和國國家標準 GB Tll822 2000 科學技術檔案案卷構(gòu)成的一般要求 財會字 1998 第 32 號 會計檔案管理辦法 3 3 名詞術語 名詞術語 檔案整理 通常指檔案實體整理 是將零散的和需進一步條理化的文件或檔案 進 行基本的分類 組合 排列 編目 組成有序的檔案整體的工作過程 4 4 檔案整理工作的原則 檔案整理工作的原則 4 1 堅持以全宗整理檔案的原則 即將一個立檔單位形成的全部材料進行整理 4 2 整理檔案必須保持文件之間的有機聯(lián)系 否則將破壞文件體系的本來面貌和利 用價值 4 3 整理檔案應充分利用原有的整理基礎 不要輕易打亂 破壞以往整理和保存的 歷史狀況 4 4 整理檔案必須堅持便于保管和利用的原則 5 5 檔案整理工作的內(nèi)容 檔案整理工作的內(nèi)容 5 1 分類 即將全宗內(nèi)的材料分別按有關分類方法和分類細則分門別類的分開 5 2 立卷 即按整理原則將各類材料分別分裝成案卷 5 3 案卷排列 將立成的案卷和卷內(nèi)文件按規(guī)定順序進行排列 5 4 編號 按照排列順序 對卷內(nèi)文件打印頁號 對案卷編寫檔號 5 5 編制目錄 按卷內(nèi)文件排列順序編制卷內(nèi)目錄 按案卷屬類和順序編制案卷目 錄 6 6 整理工作的程序和要求 整理工作的程序和要求 6 1 分類 6 1 l 對收集來的材料進行清理 判定其保存價值 剔除無保存價值的材料和重份 材料 12 6 1 2 對歸檔材料進行完整性審查 補充收集缺張頁的材料和應歸檔的帳外文件 6 1 3 按照本公司 檔案分類細則 規(guī)定的分類方法 對照 分類表 逐份逐件對 號分類 細分到每個相應類目中 6 1 4 在分類過程中 以文件材料的主題內(nèi)容為依據(jù) 不得拆件 6 2 立卷 6 2 1 將分到各類目中和不同保管期限的材料分別裝入不同盒 每一類或每一個問 題及不同保管期限分別裝盒 不得混問題 混保管期限裝入同一盒內(nèi) 材料較多的分裝 成若干盒 6 2 2 分裝材料入盒時 不得拆件 必須保持其自然形成規(guī)律和材料間的有機聯(lián)系 堅持密不可分的原則 6 2 3 涉及前后兩年工作的一份材料 一般裝入前一年的卷盒中 為便查詢 可復 印一份裝入后一年的卷盒中 6 3 排序 6 3 1 歸檔文書文件以 件 為單位整理 一般以每份文件為一件 文件正本與定 稿為一件 正文與附件為一件 原件與復制件為一件 轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件 報表 名冊 圖冊等一冊 本 為一件 6 3 2 案卷排列按本公司 檔案分類細則 的規(guī)定執(zhí)行 6 3 3 基建工程檔案按依據(jù)性材料 基礎性材料 工程設計 工程施工 工程竣工 驗收等排列 6 3 4 設備檔案按依據(jù)性材料 設備開箱驗收 設備安裝調(diào)試 設備運行維護 隨 機圖樣等排列 6 3 5 案卷內(nèi)科技文件材料排列要求文字材料在前 圖樣在后 6 4 編頁號 6 4 1 檔案頁數(shù)為每一件歸檔文件的頁數(shù) 文件中有圖文的頁面為一頁 若來文與 復文 正文與定稿等作為一件時 統(tǒng)計頁數(shù)時應將構(gòu)成該件的各文件頁數(shù)相加作為該件 的頁數(shù) 6 4 2 檔案每卷頁號應從 1 開始編流水號 單面書寫的科技文件材料在右下角 雙 面書寫的科技材料 正面在右下角 背面在左下角 6 4 3 案卷封面 卷內(nèi)目錄 原有圖樣目錄除外 卷內(nèi)備考表不編寫頁號 6 4 4 科技檔案中向已有案卷中補充材料 應放在案卷的最后 并按照排列順序按 原有案卷中檔案材料的最后一頁頁號依次編號 13 6 5 填寫卷內(nèi)目錄 6 5 1 按照卷內(nèi)材料排列順序逐卷逐件填寫卷內(nèi)目錄 目錄格式統(tǒng)一由公司檔案室印 制 6 5 2 序號應用阿拉伯數(shù)字從 1 起依次標注卷內(nèi)科技文件材料件數(shù)的順序 6 5 3 文件材料題名亦稱文件標題 應填寫科技文件材料標題的全稱 多份標題相 同 內(nèi)容不同的文件應寫清事件的問題 部位等 6 5 4 文件編號應填寫文件的文號或圖樣的圖號 設備代號 項目代號等 6 5 5 責任者應填寫科技文件材料的形成部門或主要責任者 6 5 6 日期應填寫科技文件材料的形成日期 6 5 7 頁號應填寫每件科技文件材料首尾頁上標注的頁號 6 6 填寫案卷封面 本公司采用內(nèi)封面形式 6 6 1 案卷題名要求文字簡練 內(nèi)容明了易懂 并準確地揭示卷內(nèi)科技文件材料的 內(nèi)容 主要包括項目名稱或代字 代號及其結(jié)構(gòu) 階段的名稱等 6 6 2 立卷單位應填寫負責科技文件材料組卷的部門 6 6 3 起止日期應填寫案卷內(nèi)科技文件材料形成的起止日期 6 6 4 保管期限應依據(jù)公司 分類細則 中劃定的保管期限填寫 6 6 5 檔號填寫檔案的目錄代號 分類號和案卷順序號 6 6 6 案卷封面置于卷首 6 7 填寫案卷備考表 6 7 1 說明包括 案卷內(nèi)科技文件材料的件數(shù) 頁數(shù)以及在組卷和案卷提供過程中 需要說明的問題 6 7 2 立卷人應由責任立卷人簽名 6 7 3 立卷日期應填寫完成立卷的日期 6 7 4 審核人應由案卷質(zhì)量審核者簽名 6 7 5 檢查日期應填寫審核的日期 6 7 6 互見號應填寫反映同一內(nèi)容而形式不同且另行保管單位的檔號 檔號后應注 明檔案載體形式 并用括號括起 6 7 7 卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件材料之后 6 8 填寫案卷背脊 將案卷封面的對應內(nèi)容填寫在案卷背脊上 6 9 裝訂 6 9 l 檔案材料在裝訂前要去掉金屬物 對破損的材料應托裱 字跡擴散的應復印 14 并與原件一并立卷 6 9 2 會計檔案裝訂成卷 采用三孔一線的方法裝訂 6 9 3 文書檔案 科技檔案按件裝訂 不裝訂成卷 文書檔案使用縫紉機裝訂 科 技檔案用細棉線裝訂 采用三孔一線的方法 兩孔之間距離為 6cm 距裝訂邊 1cm 單張 材料不裝訂 但需按琴鍵式折疊成 A4 幅面大小 材料名稱露外 同時在每份材料的右上 方加蓋檔號章 并填寫檔號 6 10 編制檢索工具 6 10 1 檢索工具的格式 由公司檔案室統(tǒng)一印制并按要求執(zhí)行 6 10 2 文書檔案須編制全引目錄 會計檔案須編制案卷目錄 科技檔案必須編制 案卷目錄 總目錄和全引目錄 7 7 卷盒的規(guī)格 卷盒的規(guī)格 7 1 公司科技檔案盒可采用卷盒的外表面規(guī)格為 305mm 220mm 厚度為 20mm 30mm 40mm 15 第三章第三章 檔案收集管理標準檔案收集管理標準 1 1 主題內(nèi)容及適用范圍 主題內(nèi)容及適用范圍 本標準規(guī)定了檔案收集工作的分工 收集范圍 收集方法 收集要求 檢查與考核 等 本標準適用于武漢某某水電有限公司檔案的收集工作 2 2 引用標準 引用標準 國家檔案局 國家經(jīng)貿(mào)委 國家計委檔發(fā) 2002 5 號 企業(yè)檔案管理規(guī)定 國家檔案局國檔發(fā) 1987 27 號 機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范 國家檔案局 國家計委國檔發(fā) 1988 4 號 基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定 中華人民共和國行業(yè)標準 DL T5123 2000 水電站基本建設工程驗收規(guī)程 3 3 檔案資料收集的分工 檔案資料收集的分工 3 l 文書檔案由綜合辦公室收集 3 2 科技檔案由檔案室收集 3 3 會計檔案由財務部門收集 3 4 收集的文中材料 按規(guī)定定期向檔案室移交 4 4 收集范圍 收集范圍 4 1 公司職能活動中形成并辦理完畢的具有保存和利用價值的各種文件材料 包括 收發(fā)文 會議記錄 技術文件 圖紙圖表 出版物原稿 印模 照片 底片 錄音帶 錄像帶 實物 計算機軟盤等 4 2 收集的具體內(nèi)容見歸檔范圍 4 3 歸檔范圍 4 3 1 文書文件歸檔范圍 序號項 目歸 檔 文 件 1上級機關的文件材 料 1 1 上級機關召開的需要貫徹執(zhí)行的主要文件材料 1 2 上級機關頒發(fā)的屬于分公司主管業(yè)務并要執(zhí)行的文件 以及普發(fā)的 非公司主管業(yè)務但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)文件 1 3 黨和國家領導人 人民代表 上級機關領導等視察 檢查公司工作 時的重要指示 講話 題詞 照片和有特殊保存價值的錄音 錄像等材料 1 4 代上級機關草擬并被采用的文件的最后草稿和印本 l 5 上級機關轉(zhuǎn)發(fā)公司的文件 16 序號項 目歸 檔 文 件 2公司的文件材料2 1 黨政工團代表大會 代表會議 工作會議的全套會議文件和各種聲 像材料 2 2 公司黨委 行政領導會議文件材料 公司召開的工作會議 專業(yè)會 議材料 2 3 公司頒發(fā)的各種正式文件的簽發(fā)稿 印制稿 重要文件的修改稿 2 4 公司的請示與上級機關的批復文件 下級機關的請示與公司的批復 文件 2 5 公司及其內(nèi)部職能部門活動形成的工作計劃總結(jié) 報告 2 6 反映公司業(yè)務活動和科學技術管理的專業(yè)文件材料 2 7 公司檢查下級機關工作 調(diào)查研究形成的重要文件材料 2 8 公司或公司匯總的統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析資料 含計算機盤片等 2 9 公司形成的財務報表 憑證 帳簿 審計等文件材料 2 10 公司黨委 團委 工會和內(nèi)部組織機構(gòu)在工作活動中形成的主要文 件材料 2 11 內(nèi)容重要的人民來信 來訪材料 領導的指示和公司處理人民來信 來訪形成的記錄 摘要單 調(diào)查處理報告 統(tǒng)計分析材料等 2 12 公司領導人公務活動形成的重要信件 電報電話記錄 從外機關帶 回的與分公司有關的未經(jīng)文書處理登記的文件材料 2 13 公司及分公司批準的有關區(qū)域變化 解決山林 地界 水利糾紛 征用土地以及基本建設工程施工 竣工 購置大中型設備的文件材料 公 司直接管理的科研 生產(chǎn) 建設項目的科技文件材料 2 14 公司成立 合并 撤銷 更改名稱 啟用印信及其組織簡則 人員 編制等文件材料 2 15 公司制訂的工作條例 章程 制度等文件材料 2 16 公司的歷史沿革 大事記 年鑒 反映公司重要活動事件的剪報 聲像材料 榮譽獎勵證書 有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片 錄音 錄像等文件材料 2 17 公司 包括上報和下批 干部任免 包括備案調(diào)配 培訓 專業(yè)技 術職務評定 聘任 黨員 團員 干部 工人名冊 報表 紀律檢查 治安保衛(wèi)以及職工的錄用 轉(zhuǎn)正 定級調(diào)資 退職 退休 離休 復員 轉(zhuǎn)業(yè) 評殘 撫恤 死亡等工作及干部獎懲等文件材料 2 18 公司及公司辦理的干部 工人的轉(zhuǎn)移工資 行政 黨 團 工會組 織介紹信及存根 2 19 公司財產(chǎn) 物資 檔案等的交接憑證 清冊 2 20 公司編印的情況反映 簡報等刊物定稿和印本 編輯出版物的定稿 樣本 2 21 公司與有關機關單位簽訂的各種合同 協(xié)議書等文件材料 17 序號項 目歸 檔 文 件 3 4 同級機關和非隸屬 機關的文件材料 下級機關的文件 材料 2 22 公司與外國簽訂的條約 議定書 協(xié)定 合同 換文 正 副本 和機關外事活動中形成的請示 報告 計劃 考察總結(jié) 重要簡報 會議 紀要 記錄 聲像材料 有參考價值的資料 互贈禮品清單 工作來往文 件等 2 23 各種普查工作形成的文件材料 2 24 按有關規(guī)定應歸檔的死亡干部職工檔案 3 1 同級機關和非隸屬機關頒發(fā)的非公司主管業(yè)務但需要執(zhí)行的法規(guī)性 文件 3 2 有關業(yè)務機關對公司工作檢查形成的重要文件 3 3 同級機關和非隸屬機關與公司聯(lián)系 協(xié)商工作的重要來往文件 4 l 下級機關報送的重要的工作計劃 報告 總結(jié) 典型材料 統(tǒng)計報 表 財務預算 決算等文件 4 2 直屬單位報送的重要的科技文件材料 4 3 下級機關報送的法規(guī)性備案文件 4 3 2 科技文件歸檔范圍 序號項 目考 核 內(nèi) 容 1 2 3 4 工程前期依據(jù)性文 件 設計基礎材料 工程設計文件 工程管理文件 1 1 項目建議書及審批文件 1 2 可研報告及審批文件 1 3 項目評估材料 包括借貸承諾評估 談判議定書 紀要 現(xiàn)場備 忘錄等 1 4 環(huán)境預測 調(diào)查報告 1 5 設計任務書 計劃任務書 2 1 工程地質(zhì) 水文地質(zhì) 勘測設計 勘探報告 地質(zhì)圖 勘察記錄 化驗 試驗報告 重要土 巖樣及說明 2 2 地形 地貌 控制點 建筑物 構(gòu)筑物及重要設備安裝測量定位 觀測記錄 2 3 水文 氣象 地震等其它基礎資料 2 4 水質(zhì) 泥沙資料 3 1 初步設計 3 2 技術設計 3 3 施工設計 3 4 設計說明書 3 5 設計評價 鑒定及審批 4 1 環(huán)保三同時 消防 安全和三通一平 包括水通 電通 路通 等 18 序號項 目考 核 內(nèi) 容 5 6 施工文件 設備文件 方面的合同 協(xié)議 執(zhí)照 許可證等來往文件 4 2 與設計 施工 設備 調(diào)試 監(jiān)理等單位簽訂的合同 委托書 協(xié) 議書 詢價 報價 招 投標文件 租賃文件及來往文件 4 3 庫區(qū)移民規(guī)劃 移民安置 拆遷 補償協(xié)議 文件 4 4 征用土地的文件 土地使用證書 土地界定 紅線圖 4 5 施工執(zhí)照 4 6 工程啟動委員會 驗收會 鑒定會 協(xié)調(diào)會等重要會議文件材料 4 7 工程財務 計劃 統(tǒng)計 營銷 設備等建設管理文件材料 5 1 開工報告 工程技術要求 技術交底 圖紙會審紀要 5 2 施工組織設計 施工方案 施工計劃 施工技術措施 施工安全措 施 施工工藝 施工記錄 大事記 5 3 工程設計變更證件 包括設計修改通知單 工程聯(lián)系單和材料代用 核定審批 5 4 原材料及構(gòu)件出廠證明 材質(zhì)鑒定 建筑材料試驗報告 5 5 灌漿 質(zhì)檢 試驗記錄 5 6 施工觀測記錄 包括工程測試 沉陷 位移 變形觀測記錄 5 7 隱藏工程驗收記錄 5 8 焊接試驗記錄 報告 施工檢驗 探傷記錄 強度 密閉性試驗報 告 5 9 設備安裝 調(diào)試 測定數(shù)據(jù) 性能鑒定 電纜敷設 質(zhì)量檢查記錄 事故處理報告 5 10 系統(tǒng)調(diào)試 試驗記錄及總結(jié) 包括電氣裝置交接試驗 5 11 分項 分部 單位工程質(zhì)量檢查 評定 中間交工驗收記錄證明 階段驗收記錄 簽證 5 12 分步 分項 聯(lián)動試驗 5 13 電氣儀表 保護 自動 控制裝置 調(diào)試 整定記錄 校驗 驗 收記錄 性能測試和校核 質(zhì)量評定 5 14 環(huán)保 消防 安全圖紙 資料 6 1 水輪發(fā)電機組 包括發(fā)電機 勵磁機 永磁機 水輪機 調(diào)速器 油壓裝過 漏油裝置和水處理系統(tǒng) 廠用機械及附屬設備 包括油 水 氣 采暖 通風系統(tǒng) 快速閘門 進水閘門 檢修閘門 尾水閘門 溢 流閘門 泄洪閘門 排沙孔閘門 船閘 攔污柵 壓力鋼管 門機 橋 機 油壓啟閉機 卷揚機和吊運設備 水工機械設備 水工儀器儀表 水文儀器儀表 電梯 專用碼用 金工設備 專用工具 電氣及自動化 設備 包括主變壓器 聯(lián)絡變壓器 廠用變壓器 配電變壓器 斷路器 隔離開關 互感器 防雷設備 電力電容器 電抗器 電纜和母線 直 流電機 整流設備 蓄電池 發(fā)電機保護裝置 變壓器保護裝置 線路 19 序號項 目考 核 內(nèi) 容 7 8 9 10 機組啟動試運及系 統(tǒng)調(diào)試文件 生產(chǎn)準備與試生產(chǎn) 期間的文件 工程質(zhì)量監(jiān)督與監(jiān) 理文件 科研項目文件 保護裝置 同期裝置 勵磁裝置 水車自動控施裝置 儀表 高壓試驗 設備 廠內(nèi)通信 載波通信 光纖通信 微波通信 超短波通信 遠動 自動化 辦公自動化 等設備的出廠合格證書 使用說明書 圖紙 試 驗記錄 維修手冊 裝箱單等技術文件 6 2 設備合同及附件 協(xié)議 索賠文件 6 3 從開箱至移交生產(chǎn)各階段所有設備的消缺 修補與更換記錄 6 4 備品 備件 專用工具清單 6 5 主設備及主要輔助設備臺帳 7 1 機組啟動調(diào)試大綱 運行方式 各種試驗方案 措施 開停機方案 7 2 機組啟動試運行記錄和調(diào)試報告 機組啟動驗收鑒定書 7 3 機組試運行階段的事故缺陷 故障分析記錄與處理結(jié)果 7 4 機組試運行階段的經(jīng)濟指標與運行情況分析 7 5 購電合同 并網(wǎng) 調(diào)度協(xié)議 8 1 水電廠技術標準和制度 包括各類運行 操作 事故規(guī)程 管理制 度 措施等 8 2 技術培訓材料 8 3 系統(tǒng)圖 結(jié)線圖 啟動程序等 8 4 運行臺帳 8 5 設備命名 試生產(chǎn)記錄 總結(jié) 8 6 試生產(chǎn)期間事故分析 處理記錄與結(jié)論 9 1 工程質(zhì)量監(jiān)督文件 包括工程施工技術措施的審查意見 工程各階 段形成的質(zhì)檢記錄 紀要 報告和簽證書 對不合格原材料 構(gòu)件 設 備的處理意見 質(zhì)量事故的分析 處理 總結(jié)及工程質(zhì)量爭端的仲裁 工程質(zhì)量評價意見 監(jiān)督工作的信息和經(jīng)驗等 9 2 工程監(jiān)理依據(jù)性文件 包括監(jiān)理單位或部門簽定的合同 協(xié)議 監(jiān) 理大綱及來往文件 工作文件或監(jiān)理報告 包括監(jiān)理工作內(nèi)容 職責 權限 監(jiān)理組織 對工程質(zhì)量 工期 投資控制的評價 結(jié)論與建議 對工程各階段形成的工程監(jiān)理文件及結(jié)論意見 監(jiān)理通知 開 停 復 工令 許可證 備忘錄 會議紀要 9 3 重大問題的處理意見與經(jīng)驗教訓等 9 4 完善 整改記錄 11 1 課題報告 任務書 批準書 11 2 協(xié)議書 委托書 合同 11 3 研究方案 計劃 調(diào)查研究報告 11 4 實驗記錄 圖表 照片 圖紙 11 5 實驗分析 計算 整理數(shù)據(jù) 20 序號項 目考 核 內(nèi) 容 11竣工文件 11 6 階段報告 科研報告 技術鑒定 11 7 成果申報 鑒定 審批及成果推廣應用材料 11 8 考察報告 課題研究 專業(yè)會議文件 12 1 工程竣工驗收報告 12 2 工程設計總結(jié) 工程監(jiān)理總結(jié) 12 3 工程質(zhì)量評審材料 12 4 工程現(xiàn)場聲像材料 12 5 工程審計文件 工程結(jié)算 竣工估算 工程決算報告 12 6 環(huán)保 消防 安全衛(wèi)生竣工驗收文件 12 7 工程竣工驗收會議決議文件 12 8 工程遺留問題的處理意見和結(jié)論 12 9 機組移交生產(chǎn)交接書 12 10 竣工圖紙 一式四套 12 11 竣工圖紙 資料移交清冊 工程圖紙資料總目錄 檔案驗收會議 4 3 3 文件不歸檔范圍 序號項 目不 歸 檔 文 件 1 2 3 4 上級機關的文件材料 公司的文件材料 同級機關和非隸屬 機關的文件材料 下級機關的文件材料 1 l 上級機關任免 獎懲非公司工作人員的文件普發(fā)供參閱 不辦的 文件材料 l 2 上級機關發(fā)來供工作參考的抄件 l 3 上級機關征求意見未定稿的文件 2 1 重份文件 2 2 無查考利用價值的事務性 臨時性文件 2 3 未經(jīng)會議討論 未經(jīng)領導審閱 簽發(fā)的未生效文件 電報草稿 一般性文件的歷次修改稿 重要法規(guī)性文件 定稿除外 鉛印文件的 各次校對稿 主要領導人親筆修改稿和負責人簽字的最后定稿除外 2 4 從正式文件 電報上摘錄的供工作參閱的非證明材料 2 5 無特殊保存價值的信封 一般表態(tài) 詢問一般性問題 提出一般 性建設或意見的人民的來信 2 6 機關內(nèi)部互相抄送的文件材料 不應履行公文的行文 介紹信等 2 7 公司負責人兼任外機關職務形成的與分公司無關的文件材料 2 8 為參考目的從各方面收集的文件材料 3 l 參加非主管機關召開的會議不需要貫徹執(zhí)行和無查考價值的文件 材料 3 2 非隸屬機關抄送的不需要辦理的文件材料 4 1 下級機關送來參閱的簡報 情況反映 不應抄報或不必備案的文 21 序號項 目不 歸 檔 文 件 件材料 4 2 越級抄送的一般的 不需要辦理的文件材料 4 3 下級機關抄報備案的一般性文件材料 5 5 收集方法 收集方法 5 1 文書檔案按年度收集 并隨時做好 帳外 文件的收集工作 5 2 科技檔案按工程項目 重要設備開箱 科研成果鑒定等進行收集 5 3 會計檔案按年度及形式 憑證 帳簿 報表 收集 5 4 聲像檔案采取參加分公司的重要工作和活動的方式收集 5 5 實物檔案以上級有關表彰決