WORD排版操作手冊(cè).doc

WORD公文排版第一章 WORD和SEP Writer的安裝SEP Writer是由北京書生國際信息技術(shù)有限公司開發(fā)的文件格式轉(zhuǎn)換工具。使用文字處理系統(tǒng)可以通過SEP Writer生成書生版式文件。SEP Writer通過標(biāo)準(zhǔn)的GDI接口進(jìn)行控制，在客戶的應(yīng)用程序（如Windows下的文字處理系統(tǒng)Word、WPS等）中調(diào)用打印命令，以“打印”文件的方式創(chuàng)建書生版式文件。對(duì)于使用Word等軟件來進(jìn)行排版的用戶，需要安裝書生公司提供的文檔轉(zhuǎn)換工具SEP Writer來生成版式文件。Word版本不做限制（word2000以上即可），安裝過程省略。SEP Writer安裝步驟如下：(1) 將安裝光盤放入光驅(qū)；(2) 雙擊“我的電腦光盤驅(qū)動(dòng)器SEP Writer Setup.exe”，出現(xiàn)SEP Writer的安裝向?qū)?，如圖11：圖11 歡迎界面單擊“下一步”按鈕，系統(tǒng)彈出“許可證協(xié)議”對(duì)話框，如圖12：圖12許可證協(xié)議系統(tǒng)彈出“客戶信息”對(duì)話框，輸入相應(yīng)用戶信息，復(fù)選框按照默認(rèn)設(shè)置即可，單擊“是”按鈕，如圖13：圖13客戶信息單擊“下一步”按鈕，系統(tǒng)將進(jìn)入文件復(fù)制的過程，最后系統(tǒng)彈出安裝完成對(duì)話框，如圖14：圖14安裝完成單擊“完成”按鈕，SEP Writer安裝完成。安裝完成后：a）在“控制面板”中出現(xiàn)新的打印機(jī)“SureSense SEP Writer”，可從“控制面版”的“打印機(jī)”項(xiàng)中看到（最好不設(shè)置成默認(rèn)打印機(jī)），如圖15：圖15打印機(jī)項(xiàng)b）在C盤根目錄下自動(dòng)生成“公章定位圖片”，并在該目錄中存放四張公章定位圖片，用于排版時(shí)定義公章位置的，不能刪除。第二章 Word公文排版使用書生公文傳輸系統(tǒng)進(jìn)行蓋章就是對(duì)Word轉(zhuǎn)換生成的版式文件（*.SEP）進(jìn)行蓋章加密的過程，下面我們介紹版式文件（*.SEP）的制作方法。2.1公文制作版式規(guī)范行政公文是任何一個(gè)國家行使行政管理和監(jiān)督職能不可缺少的重要工具之一，是上情下達(dá)、下情上報(bào)的一種基本工作手段。在新世紀(jì)的開端，長(zhǎng)期在我國公文格式中處于主導(dǎo)地位的16開型紙將成為歷史，以國際標(biāo)準(zhǔn)A4型作為公文用紙的新式公文樣式將替代16開型，成為未來我國行政公文采用的基準(zhǔn)紙型。這是我國行政機(jī)關(guān)公文格式的一項(xiàng)重大變革，它標(biāo)志著與我國行政機(jī)關(guān)公文制作相關(guān)的技術(shù)裝備以及辦公自動(dòng)化水平已經(jīng)與國際接軌。為了適應(yīng)這一具有劃時(shí)代意義的變革，同時(shí)規(guī)范行政機(jī)關(guān)的公文格式，由國務(wù)院辦公廳秘書局和國家質(zhì)量監(jiān)督局所屬中國標(biāo)準(zhǔn)研究中心共同修訂完成的GB/T97041999國家行政機(jī)關(guān)公文格式國家標(biāo)準(zhǔn)已由國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局正式發(fā)布，并已于2000年1月1日起實(shí)施。該標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)布、實(shí)施對(duì)于我國行政機(jī)關(guān)公文的印制，實(shí)現(xiàn)公文格式的統(tǒng)一，提高公文的制作水平和質(zhì)量具有非常重要的意義。本章節(jié)只對(duì)制作公文的基本版式要求進(jìn)行說明。2.1.1 正文版心的設(shè)置版心字號(hào) 三號(hào)版心字體 仿宋每頁 22 行每行 28 字行距 *7/8以上參數(shù)說明版心設(shè)置以三號(hào)字為單位，每頁22行，每行28個(gè)字，行與行之間的距離為7/8。2.1.2 正文頁碼的設(shè)置頁碼字號(hào) 四號(hào)頁碼字體 白正頁碼兩邊修飾 頁碼與正文距離 *7/8頁碼為切口位置 右左以上參數(shù)說明頁碼以四號(hào)字為單位，字體為白正體，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條四號(hào)一字線；頁碼和正文之間的距離為7/8；單頁碼右空1字，雙頁碼左空一字。2.1.3 秘密等級(jí)和保密期限如需標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)，用三號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第一行，兩字之間空一字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和保密期限，用三號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第一行，秘密等級(jí)和保密期限之間用“”隔開。2.1.4 緊急程度如需標(biāo)識(shí)緊急程度，用三號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)與緊急程度，秘密等級(jí)頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第2行。2.1.5 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱后加“文件”組成；對(duì)一些特定的公文可只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為25mm。對(duì)于上報(bào)的公文,發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為80mm。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)推薦使用小標(biāo)宋字體，用紅色標(biāo)識(shí)。字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)以醒目美觀為原則酌定，一般應(yīng)小于22mm15mm（高寬）。聯(lián)合發(fā)文時(shí)應(yīng)使主辦機(jī)關(guān)名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)過多，必須保證公文首頁顯示正文。2.1.6發(fā)文字號(hào)發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成。發(fā)文標(biāo)識(shí)下空2行，用三號(hào)仿宋字體，居中排布；年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“ ”括入，序號(hào)不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。發(fā)文字號(hào)之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。2.1.7 簽發(fā)人上報(bào)的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。發(fā)文字號(hào)左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字，簽發(fā)人用三號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。如有多個(gè)簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第一行，其他簽發(fā)人姓名從第二行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號(hào)與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。2.1.8 公文標(biāo)題紅色反線下空2行，用二號(hào)小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞義完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。2.1.9 主送機(jī)關(guān)標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用三號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)，回行時(shí)頂格，最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時(shí)，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識(shí)方法同抄送。2.1.10公文正文主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每一自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。2.1.11成文日期用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”寫為“”；成文日期的標(biāo)識(shí)位置參閱十二、十三。2.1.12單一發(fā)文印章單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識(shí)成文日期。成文日期右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文1行之內(nèi)，端正、居中下壓成文日期，印章用紅色。2.1.13聯(lián)合發(fā)文印章當(dāng)聯(lián)合發(fā)文需加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文日期拉開，左右各空7字，主辦機(jī)關(guān)印章在前；兩個(gè)印章均壓成文日期，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊，兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。當(dāng)聯(lián)合發(fā)文需要加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，為防止出現(xiàn)空白章，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（可以簡(jiǎn)稱）按加蓋印章順序排列在相應(yīng)位置，并使印章加蓋或套印在其上。主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多3個(gè)印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布；印章間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識(shí)成文日期。2.1.14加蓋印章特殊情況說明當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁無正文”的方法解決。2.1.15主題詞“主題詞”用三號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)；詞目用三號(hào)小標(biāo)宋字體；詞目之間空一字。2.1.16抄送機(jī)關(guān)公文如有抄送機(jī)關(guān)，在主題詞下一行；左右各空一字，用三號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“抄送”，后標(biāo)全角冒號(hào)；抄送機(jī)關(guān)間用逗號(hào)隔開，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊；在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)。如主送機(jī)關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)識(shí)方法同抄送。2.1.17印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期位于抄送機(jī)關(guān)之下（無抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下）占一行位置；用三號(hào)仿宋體字。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)日期右空1字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。2.1.18版記中的反線版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。2.1.19版記的位置版記應(yīng)置于公文最后一面，版記的最后一個(gè)要素置于最后一行。以上內(nèi)容是參照GB/T 97041999國家行政機(jī)關(guān)公文格式國家標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用指南一書編寫，在制作公文時(shí)請(qǐng)遵照該標(biāo)準(zhǔn)，按照國家有關(guān)規(guī)定制作。2.2電子公文的模板制作制作過程我們以Word2003為例，首先，進(jìn)入Word 2003系統(tǒng)：?jiǎn)螕簟伴_始”菜單“程序”“Microsoft Office”“Microsoft Office Word 2003”，進(jìn)入Word 2003界面,如圖2-1：圖2-1 Word2003界面用戶可根據(jù)實(shí)際需求制作公文模板，模板可以包括紅頭、紅線、文號(hào)和主題詞等。模板文件只需制作一次，以后直接調(diào)用模板來制作公文。2.2.1進(jìn)行頁面設(shè)置選擇“文件”“頁面設(shè)置”,在此對(duì)話框中可以進(jìn)行頁面設(shè)置。1.選擇“頁邊距” 附簽，如圖2-2：圖2-2 “頁邊距”設(shè)置上：3.7厘米下：3.5厘米左：2.8厘米右：2.6厘米。2.選擇“紙張”附簽，如圖2-3：圖23 “紙張”設(shè)置紙張大?。篈42.選擇“版式”附簽，如圖2-3：圖2-3 “版式”設(shè)置1)若要實(shí)現(xiàn)公文的奇偶頁碼的位置不同，要在“頁眉和頁腳”的“奇偶頁不同”選項(xiàng)前打“”。2）若要改變頁碼在紙張中的上下位置則修改“頁腳”，一般設(shè)為3.1厘米。3.選擇“文檔網(wǎng)格”附簽，單擊“字體設(shè)置”按鈕，進(jìn)入“字體設(shè)置”對(duì)話框，如圖2-4：圖2-4 字體、字號(hào)設(shè)置“中文字體”仿宋GB_2312；“字 號(hào)”三號(hào)；設(shè)置完成后單擊“確定”，回到圖2-5：圖2-5 “文檔網(wǎng)格”設(shè)置在此對(duì)話框中進(jìn)行如下設(shè)置：首先選中“指定行和字符網(wǎng)格”；將“每行”設(shè)置成“28”個(gè)字符；“每頁”設(shè)置成“22”行。然后單擊“確定”按鈕，這樣就將版心設(shè)置成了以三號(hào)字為標(biāo)準(zhǔn)、每頁22行、每行28個(gè)漢字的國家標(biāo)準(zhǔn)。2.2.2 插入頁號(hào)1選擇“插入”“頁碼”，如圖2-6：圖2-6 插入頁碼“位置”設(shè)置為“頁面底端（頁腳）”；“對(duì)齊方式”設(shè)置為“外側(cè)”；選中“首頁顯示頁碼”。然后單擊“格式”按鈕，如圖2-7：圖2-7 設(shè)置頁碼全角格式“數(shù)字格式”設(shè)置為“全角”，如上圖所示，單擊“確定”按鈕，回到圖2-6，再次單擊“確定”按鈕完成頁碼設(shè)置。2雙擊頁碼，如圖2-8：圖2-8 修改頁碼樣式頁碼樣式設(shè)置如下：字號(hào)四號(hào)；字體任意；在頁碼兩邊各加上一條全角方式的短線，方法是：將光標(biāo)挪動(dòng)到頁碼范圍內(nèi)閃爍，將輸入法切換成任意一種中文輸入法，將“半角”狀態(tài)（月亮形狀）單擊切換城“全角”狀態(tài)（圓形狀態(tài)），在頁碼的左右各輸入一個(gè)“”即可?？崭衿鏀?shù)頁的頁碼要設(shè)置成右空一個(gè)漢字，偶數(shù)頁的頁碼設(shè)置成左空一個(gè)漢字。方法如下：將光標(biāo)挪動(dòng)到頁碼范圍內(nèi)閃爍，選擇“格式”菜單下的“段落”，如圖2-9：圖2-9 “縮進(jìn)”設(shè)置 奇數(shù)頁將“縮進(jìn)”的“右”設(shè)置為1字符； 偶數(shù)頁將“縮進(jìn)”的“左”設(shè)置為1字符；然后單擊“確定”即可，至此，頁碼設(shè)置完成。2.2.3 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)制作選擇“插入”“文本框”“橫排”菜單項(xiàng)，鼠標(biāo)將會(huì)變成“”，在Word 2003版面上會(huì)出現(xiàn)一個(gè)“在此處創(chuàng)建圖形”的圖形框，由于我們用文本框來建立紅頭而不創(chuàng)建圖形，所以將鼠標(biāo)放在這個(gè)圖形框外面的任一位置上拖動(dòng)鼠標(biāo)左鍵即可完成文本框的建立（文本框的大小可以任意，一會(huì)我們會(huì)進(jìn)行大小的設(shè)置），如圖2-10：圖2-10 “文本框”的建立 文本框拖動(dòng)出來以后，我們?cè)谠撐谋究騼?nèi)輸入發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)，輸入完成后，選中該文本框，單擊鼠標(biāo)右鍵“設(shè)置文本框格式”，在這里我們來設(shè)置紅頭的屬性。1 選擇“顏色和線條”附簽，如圖2-11：圖2-11 文本框“顏色和線條”設(shè)置“填充顏色”設(shè)置成“無填充顏色”；“線條顏色”設(shè)置成“無線條顏色”。2選擇“大小”附簽，如圖2-12：圖2-12 文本框“大小”設(shè)置這里的高度和寬度指的是紅頭所在的文本框的高度和寬度，而不是實(shí)際的紅頭文字的高度和寬度，確定紅頭文字的高度和寬度要打印出來對(duì)比一下，再來確定該文本框的高度和寬度。注：用戶可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)節(jié)尺寸。3選擇“版式”附簽，單擊“高級(jí)”按鈕，如圖2-13：圖2-13 文本框“版式”設(shè)置水平對(duì)齊： “對(duì)齊方式”設(shè)置成“居中” “度量依據(jù)”設(shè)置成“頁面”垂直對(duì)齊： “絕對(duì)位置”設(shè)置成“頁邊距”“下側(cè)”設(shè)置：根據(jù)要求設(shè)置。這里的距離指的是紅頭所在的文本框的上邊緣距離上頁邊距的高度。設(shè)置好后，單擊“確定”，在彈出的窗口中再次單擊“確定”即可。4選中文本框內(nèi)的全部文字，將其居中；將顏色設(shè)置成“紅色”，字體設(shè)置成“宋體”，字號(hào)根據(jù)文本框的大小設(shè)置成相應(yīng)字號(hào)；如文字太多可進(jìn)行縮放設(shè)置，但一定要盡量充滿該文本框，這樣，紅頭制作完成。2.2.4 紅線制作首先將“視圖”“工具欄”“繪圖”選中，在Word 2003界面的下方將會(huì)出現(xiàn)“繪圖”工具條，單擊上面的直線工具，鼠標(biāo)會(huì)變成“十”字形，左手按住鍵盤上的Shift鍵，右手拖動(dòng)鼠標(biāo)從左到右劃一條水平線，然后選中直線單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“設(shè)置自選圖形格式”，紅線的屬性在這里進(jìn)行設(shè)置。1選擇“顏色和線條”附簽，如圖2-14：圖2-14 直線“顏色和線條”設(shè)置“顏色”設(shè)置為“紅色”；“虛實(shí)”設(shè)置為“實(shí)線”；“粗線”設(shè)置為“1.5磅”。2 選擇“大小”附簽，如圖2-15：圖2-15 直線“大小”設(shè)置“寬度”設(shè)置為“15.6cm”。3選擇“版式”附簽，單擊“高級(jí)”按鈕，如圖2-16：圖2-16 直線“版式”設(shè)置水平對(duì)齊：“對(duì)齊方式”設(shè)置成“居中”“度量依據(jù)”設(shè)置成“頁面”垂直對(duì)齊：“絕對(duì)位置”設(shè)置成“頁邊距”“下側(cè)”設(shè)置成“6.7cm” 平行文標(biāo)準(zhǔn) “13.5cm”上行文標(biāo)準(zhǔn)注：用戶可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)節(jié)。單擊確定。這樣，直線屬性設(shè)置完成，一條長(zhǎng)為156mm、距上邊距67mm的紅線制作完成。2.2.5文號(hào)制作1平行文文號(hào)：文號(hào)三號(hào)仿宋GB_2312、居中顯示。2上行文文號(hào)：文號(hào)三號(hào)仿宋GB_2312、左空一個(gè)漢字的距離；簽發(fā)人三號(hào)仿宋GB_2312；簽發(fā)人姓名三號(hào)楷體GB_2312、右空一個(gè)漢字的距離。注：文號(hào)一定要使用六角符號(hào)。六角符號(hào)插入方法：選擇“插入”“符號(hào)”“符號(hào)”附簽，找到六角符號(hào)后，將光標(biāo)置于準(zhǔn)備插入的地方，單擊“插入”按鈕即可。效果如圖2-17：圖2-17 文號(hào)制作2.2.6 主題詞制作選擇“表格”“插入”“表格”，如圖2-18：圖2-18 制作主題詞通過插入一個(gè)3行1列、列寬為15.6cm的表格來制作主題詞。1表格基本設(shè)置：?jiǎn)螕羰髽?biāo)右鍵表格屬性“表格”附簽，如圖2-19：圖2-19 表格位置設(shè)置然后單擊“邊框和底紋”按鈕，如圖2-20：圖2-20 邊框設(shè)置將線的寬度設(shè)置為“1磅”；在“預(yù)覽”窗口中將每行的下線選中，其它線取消，如上圖所示，然后單擊“確定”，回到上圖2-19。將圖2-19的“對(duì)齊方式”設(shè)置為“居中”，單擊“確定”即可。1 在表格中填寫具體內(nèi)容：主題詞用三號(hào)黑體；主題詞詞目用三號(hào)宋體；抄送、抄送單位、印發(fā)單位及印發(fā)日期用三號(hào)仿宋GB_2312。制作完成后的主題詞效果如圖2-21：圖2-21 主題詞制作2.2.7 保存成模板文件單擊“文件”“保存”，如圖2-22：圖2-22 保存模板文件“保存類型”：選擇“文檔模板（*.dot）”；（根據(jù)需要而定，doc也可以）“文件名”：給模板命名；“保存位置”：模板所在路徑。至此，模板制作完成。以后所有屬于此種類型的公文都可以調(diào)用該模板，直接進(jìn)行公文正文的排版。要對(duì)該模板進(jìn)行修改，可以調(diào)出相應(yīng)模板，方法是：選擇“文件”“打開”，找到相應(yīng)的模板路徑，然后單擊“打開”按鈕調(diào)出模板即可進(jìn)行修改。2.3 電子公文正文排版2.3.1 依據(jù)模板建立新公文在硬盤上找到模板文件（*.dot）雙擊，即可打開一個(gè)通過該模板建立的新文檔（*.doc）。2.3.2制作公文正文內(nèi)容正文內(nèi)容根據(jù)用戶的實(shí)際需求，可以直接錄入文字，也可以從其它軟件中將文字復(fù)制進(jìn)來，但必須遵循以下國家標(biāo)準(zhǔn)：標(biāo) 題二號(hào)宋體，居中，若文字過多需要2行顯示，可以調(diào)整2行之間的行間距；主送機(jī)關(guān)三號(hào)仿宋GB_2312，頂格，冒號(hào)使用全角方式；正 文三號(hào)仿宋GB_2312；成文日期三號(hào)仿宋GB_2312，方法：選擇“插入”“日期和時(shí)間”，選擇正確的顯示類型，將其設(shè)置成右空四個(gè)字的距離（具體操作同頁碼右空的操作方法）。文號(hào)、簽發(fā)人、主題詞按照模板定義的字體填寫完整。最后，將紅頭、紅線、文號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、成文日期、主題詞的相互位置調(diào)整好。2.3.3 定義公章位置安裝SepWriter程序后會(huì)在以下路徑自動(dòng)生成一個(gè)文件夾：“c：公章定位圖片”，里面含有4個(gè)圖片，可以用來進(jìn)行公章定位使用，用戶可以根據(jù)實(shí)際公章的大小來選擇使用哪幅圖片。注：定義公章位置必須使用我們所提供的這4個(gè)圖片之一。word操作條上所顯示的是SEP Writer的這4個(gè)圖片的快捷方式，我們只要在需要的圖片上單擊一下，則此圖片就將被插入到word光標(biāo)當(dāng)前的所在位置上，如圖2-23：圖2-23 插入公章圖片我們將此圖片移動(dòng)到成文日期之上，圖片所在的位置就代表將來公章所在的位置，若將來蓋章發(fā)現(xiàn)公章位置不準(zhǔn)確，請(qǐng)?jiān)诖颂幮薷摹?.3.4插入Windows補(bǔ)字如果公文里需要補(bǔ)字，首先我們要在造字軟件中將字補(bǔ)好，然后把補(bǔ)好的字插入到Word文件中。插入Windows補(bǔ)字方法如下：首先打開Word 2003的排版文件，將光標(biāo)置于準(zhǔn)備補(bǔ)字的位置上，將輸入法切換成“區(qū)位碼”，用鍵盤輸入補(bǔ)好的字的區(qū)位碼，該字顯示出來表示成功插入，沒有正確顯示表明該字區(qū)位碼輸入有誤或所補(bǔ)的字不正確。2.3.5 插入掃描圖片方法同公章圖片插入方法一致。2.3.6 報(bào)表制作方法同制作主題詞方法一致。2.3.7 保存公文文件選擇“文件”“保存”，如圖2-24：圖2-24 保存文件“保存類型”：選擇“Word文檔（*.doc）”；“文件名”：給文件命名；“保存位置”：文件保存路徑。2.4 Word文件轉(zhuǎn)換成SEP文件安裝SEPWriter程序后，會(huì)在“控制面板”下的“打印機(jī)”里有一個(gè)名稱為SureSense SEPWriter的打印機(jī)，Word 2003文件就是靠這個(gè)SEPWriter打印機(jī)完成轉(zhuǎn)換的。下面我們介紹轉(zhuǎn)換方法：在SEPWriter的快捷操作條上有個(gè)按鈕就可以完成轉(zhuǎn)換工作，如圖2-25：圖2-25 轉(zhuǎn)換按鈕單擊此按鈕，彈出“選擇輸出文件名”的對(duì)話框，如圖2-26：圖2-26 給SEP文件命名程選擇輸出路徑、輸入文件名后單擊“保存”按鈕，轉(zhuǎn)換完成。這時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)打開剛才轉(zhuǎn)換生成的SEP文件進(jìn)行瀏覽，如圖2-27：圖2-27 生成的SEP文件這個(gè)SEP文件就是我們準(zhǔn)備蓋章的版式文件，生成的SEP文件不能再進(jìn)行修改，如果有錯(cuò)誤要進(jìn)行修改就必須重新修改相應(yīng)的Word 2003文件，然后重新轉(zhuǎn)換成SEP文件。在第一次