財(cái)務(wù)報(bào)賬流程.doc

第一部分：報(bào)銷管理制度 一、可以報(bào)銷的費(fèi)用類別及標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，公司可以報(bào)銷的費(fèi)用類別總結(jié)有以下若干種（如有未列入的費(fèi)用可據(jù)具體情況處理） ： 社保（僅限相關(guān)辦事處） 、交通費(fèi)、手機(jī)費(fèi)、(固定)電話費(fèi)、辦公費(fèi)、汽車費(fèi)、郵電運(yùn)輸費(fèi)、水電費(fèi)、管理費(fèi)、招待費(fèi)、差旅費(fèi)、備件、維修費(fèi)、房租費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、其他費(fèi)用共 15 項(xiàng)。 二、借款規(guī)定： 1.借款的種類：(1)定額借款：現(xiàn)金、支票、匯票、電（信）匯; (2)限額借款：支票 2.借款的范圍:(1)備用金； (2)運(yùn)輸費(fèi)； (3)差旅費(fèi)；(4)需預(yù)支款項(xiàng)的其他支出； 3.借款的辦理:根據(jù)需要正確填寫(xiě)借款單，由相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后到財(cái)務(wù)部辦理；三、報(bào)銷須知：為規(guī)范公司員工的報(bào)銷行為，辦理報(bào)銷事宜時(shí)應(yīng)注意以下事項(xiàng)： 1.各員工應(yīng)及時(shí)辦理報(bào)銷手續(xù)，應(yīng)在費(fèi)用發(fā)生后一周內(nèi)（出差人員在回公司一周內(nèi)）辦理報(bào)銷手續(xù)。上月的費(fèi)用應(yīng)在次月 5 日前報(bào)銷結(jié)束，特殊情況應(yīng)與財(cái)務(wù)部事先溝通，但最遲不得晚于 10 日，每月 10 日后一律不再報(bào)銷上月費(fèi)用；駐外辦事處相應(yīng)順延 10 天； 2.在公司財(cái)務(wù)部有借款的員工應(yīng)及時(shí)與財(cái)務(wù)部結(jié)清帳， 未能及時(shí)與公司結(jié)清帳款者， 財(cái)務(wù)部有權(quán)拒絕其再次借款，拖借情況嚴(yán)重者，財(cái)務(wù)部在報(bào)經(jīng)同意后可在該員工的工資中扣出欠款（詳見(jiàn)三、 借款規(guī)定 ） ； 3.報(bào)銷時(shí)應(yīng)憑有效單據(jù)，白條、收據(jù)一律不予報(bào)銷，票據(jù)丟失，個(gè)人負(fù)責(zé)，不得使用其他單據(jù)替代報(bào)銷；確屬情況特殊的，由公司領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后方可報(bào)銷； 4.員工應(yīng)如實(shí)報(bào)銷費(fèi)用，發(fā)現(xiàn)有弄虛作假現(xiàn)象者，公司將嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重者予以辭退； 5.所有工具書(shū)、技術(shù)資料、設(shè)備等均需在人力資源行政部辦理驗(yàn)收入庫(kù)手續(xù)后方可報(bào)銷，員工需使用，應(yīng)在報(bào)銷后再辦理領(lǐng)用手續(xù)； 6.公司費(fèi)用支出應(yīng)做到開(kāi)源節(jié)流，遵循“必要、合理、節(jié)約”的原則，盡量降低費(fèi)用，減少開(kāi)支，以達(dá)到“少花錢、多辦事、辦好事”的目的。 7.為統(tǒng)一管理，公司統(tǒng)一規(guī)定可報(bào)銷公交 IC（充值）卡，亦可憑車票報(bào)銷交通費(fèi)用，但是必須付使用清單，清單要注明日期、起始點(diǎn)及金額。對(duì)于移動(dòng)通訊費(fèi)，員工應(yīng)憑當(dāng)月話費(fèi)發(fā)票報(bào)銷。對(duì)于神州行等必須預(yù)繳話費(fèi)方可使用的通訊費(fèi)，員工每月應(yīng)憑預(yù)存話費(fèi)發(fā)票報(bào)銷當(dāng)月話費(fèi)，每月只能報(bào)銷額度內(nèi)的預(yù)存話費(fèi)。 8各駐外辦事處的費(fèi)用報(bào)銷管理參照上述說(shuō)明執(zhí)行，另作以下補(bǔ)充： (1)各辦事處業(yè)務(wù)上直接屬售后服務(wù)部管理，報(bào)銷審批由售后服務(wù)部相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，財(cái)務(wù)部責(zé)任復(fù)核； (2)辦事處根據(jù)業(yè)務(wù)需要，可向公司申請(qǐng)一定數(shù)額的備用金，由辦事處負(fù)責(zé)人向公司申請(qǐng)，每年春節(jié)前放假前最后一個(gè)星期應(yīng)向公司財(cái)務(wù)部還清備用金，春節(jié)后再重新辦理借款手續(xù)； (3)為加強(qiáng)公司的財(cái)務(wù)管理，規(guī)范報(bào)銷程序，辦事處文員對(duì)員工粘貼的單據(jù)要嚴(yán)格審核，對(duì)不符合規(guī)定的單據(jù)應(yīng)予退回。對(duì)于“個(gè)人手機(jī)費(fèi)” 、 “交通費(fèi)” ，不能事先墊付，一定要等到公司財(cái)務(wù)部報(bào)銷款返回辦事處后才能支付給相關(guān)人員。一旦發(fā)現(xiàn)公司財(cái)務(wù)部報(bào)銷款未返回辦事處，而辦事處人員即已將“個(gè)人手機(jī)費(fèi)” 、 “交通費(fèi)”支付給相關(guān)人員，并給公司造成無(wú)法追索的后果時(shí)，該項(xiàng)費(fèi)用的損失由辦事處負(fù)責(zé)人承擔(dān)。 (4)各辦事處要設(shè)立現(xiàn)金日記帳及往來(lái)帳 ，用于記載辦事處與員工、辦事處與公司財(cái)務(wù)部間的往來(lái)款項(xiàng)和報(bào)銷情況及備用金的使用情況。辦事處報(bào)銷時(shí)要附上公司財(cái)務(wù)統(tǒng)一的報(bào)銷明細(xì)匯總表 。公司財(cái)務(wù)部每月付完報(bào)銷款后，及時(shí)通過(guò)電郵方式與辦事處員工核對(duì)本次報(bào)銷金額及備用金余額，相關(guān)人員應(yīng)在七日內(nèi)對(duì)財(cái)務(wù)部的郵件予以確認(rèn)，如無(wú)提出異議，財(cái)務(wù)部將視本部記錄為正確，原則上事后不予查帳。 (5)辦事處員工在不影響正常維護(hù)工作的前提下，應(yīng)盡量乘坐公交車輛，必須乘坐出租車時(shí)須報(bào)經(jīng)辦事處負(fù)責(zé)人同意。員工上下班的交通費(fèi)不在報(bào)銷之列，早上 7 點(diǎn)后上班及晚上九點(diǎn)前下班的的士費(fèi)不允許報(bào)銷，辦事處員工從網(wǎng)點(diǎn)下班不允許報(bào)銷的士費(fèi)。 (6)辦事處負(fù)責(zé)人必須嚴(yán)格審批各項(xiàng)報(bào)銷單據(jù)，公司財(cái)務(wù)部若發(fā)現(xiàn)報(bào)銷單據(jù)有異議的地方，可要求審批人員做出解釋。若財(cái)務(wù)部對(duì)有關(guān)單據(jù)產(chǎn)生質(zhì)疑時(shí)，有權(quán)要求報(bào)銷人做出解釋；如證實(shí)有不實(shí)報(bào)銷的情形，以及報(bào)銷人、審批人均無(wú)法解釋或解釋不被接受的情形，則報(bào)銷單據(jù)上的所有費(fèi)用不予報(bào)銷，由審批人和報(bào)銷人各承擔(dān)一半費(fèi)用。 8.對(duì)報(bào)銷票據(jù)的粘貼做以下規(guī)范化要求： (1)員工在報(bào)銷時(shí)應(yīng)自行粘貼票據(jù)，財(cái)務(wù)部一律不代貼。票據(jù)粘貼時(shí)大小應(yīng)與報(bào)銷單大小一致，以利于裝訂憑證。如發(fā)生未粘貼的情形，財(cái)務(wù)部有權(quán)拒絕予以報(bào)銷，如需財(cái)務(wù)部可代為粘貼，每次扣罰相關(guān)人員 20 元憑證整理費(fèi)。 (2)報(bào)銷單據(jù)票據(jù)用簽字筆、鋼筆等不褪色墨水書(shū)寫(xiě)。各項(xiàng)要素填列清楚、正確、規(guī)范、完整。背面需注明用途，如： “交通費(fèi)”應(yīng)注明往返地點(diǎn)與時(shí)間，或編號(hào)后用清單形式反映。辦事處統(tǒng)一活動(dòng)的票據(jù)，每位參與人員應(yīng)在背面簽字作實(shí)。需要特別說(shuō)明的事項(xiàng)，可在備注或票據(jù)背面說(shuō)明。發(fā)票日期 60 天之前的財(cái)務(wù)將不予報(bào)銷。報(bào)銷單據(jù)填寫(xiě)不規(guī)范、不完整的，內(nèi)務(wù)部有權(quán)拒絕予以報(bào)銷。如需財(cái)務(wù)部重新整理的，每次扣罰相關(guān)人員 20 元憑證整理費(fèi)。 (3)為便于管理，應(yīng)將交通費(fèi)、電話費(fèi)、辦公費(fèi)、水電費(fèi)、管理費(fèi)、運(yùn)輸費(fèi)、招待費(fèi)等按大類分開(kāi)粘貼，并在報(bào)銷單的右上角注明報(bào)銷類別。報(bào)銷單的“用途”應(yīng)詳細(xì)填寫(xiě)，如“ 月至 月的房租、公交車費(fèi)、電話費(fèi)”等等。 (4)除辦公、社保、運(yùn)輸?shù)裙觅M(fèi)用外，每位員工應(yīng)各自報(bào)銷費(fèi)用。不接受幾人的名義共同報(bào)銷、領(lǐng)款。兩位負(fù)責(zé)人共同負(fù)責(zé)的情形，或辦事處負(fù)責(zé)人前往采購(gòu)物品等，應(yīng)互相審批或由辦事處其他人員簽字作實(shí)，任何情形下不得自報(bào)自批。否則單據(jù)予以退回，往來(lái)郵費(fèi)由該辦事處自負(fù)。 (5)辦事處負(fù)責(zé)人、部門負(fù)責(zé)人、公司負(fù)責(zé)人由上至下依次簽批在報(bào)銷單的右方。根據(jù)流程，辦事處人員說(shuō)明： 制表：審批： 財(cái)務(wù)審核： 應(yīng)先在領(lǐng)款人處簽字。備用金或其他金額較大的事項(xiàng)，財(cái)務(wù)部應(yīng)傳真確認(rèn)領(lǐng)款。 (6)每個(gè)辦事處報(bào)銷時(shí)需按照上述“基本費(fèi)用”的順序與格式分類匯總，注明“ 辦事處 200X 年 月報(bào)銷匯總” ，并在左下方簽字，右下方留白待財(cái)務(wù)審核，于每月 15 日前寄往公司財(cái)務(wù)部。為避免遺漏。 四、費(fèi)用報(bào)銷的原則： 1.費(fèi)用報(bào)領(lǐng)人員、財(cái)務(wù)人員、審核人員必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家政策規(guī)定及公司各項(xiàng)費(fèi)用規(guī)定的開(kāi)支范圍和開(kāi)支標(biāo)準(zhǔn)。 2.各辦事處、各部門負(fù)責(zé)人及公司領(lǐng)導(dǎo)，要嚴(yán)格把好費(fèi)用開(kāi)支、報(bào)銷的審批關(guān)，認(rèn)真履行自己的職責(zé)。 3.任何人不得弄虛作假，不準(zhǔn)虛報(bào)冒領(lǐng)財(cái)務(wù)制度以外應(yīng)由個(gè)人負(fù)擔(dān)的支出。 4.財(cái)務(wù)部定期抽查公司各項(xiàng)費(fèi)用報(bào)銷及財(cái)務(wù)處理情況，對(duì)違反財(cái)務(wù)規(guī)定的行為及相關(guān)人員，配合公司對(duì)其進(jìn)行批評(píng)教育，并視情節(jié)輕重給予一定的經(jīng)濟(jì)處罰。 五、報(bào)銷程序：為提高工作效率，公司各級(jí)人員應(yīng)嚴(yán)格按照如下流程報(bào)銷，不按照流程處理者，財(cái)務(wù)部有權(quán)拒絕辦理。 1.報(bào)銷人員詳細(xì)填寫(xiě)相關(guān)報(bào)銷單，附有關(guān)原始有效單據(jù)（原則上收據(jù)、白條不予報(bào)銷） ，凡需預(yù)先報(bào)批的費(fèi)用，需附相關(guān)申請(qǐng)單；? 2.本部門經(jīng)理審查（真實(shí)性、合理性）簽字；如是差旅費(fèi)報(bào)銷，應(yīng)附出差總結(jié)，無(wú)出差總結(jié)者不予報(bào)銷出差費(fèi)用，部門經(jīng)理審查其出差總結(jié)，出差總結(jié)合格者，應(yīng)在報(bào)銷單據(jù)上注明已交出差總結(jié)；? 3.財(cái)務(wù)部審核（真實(shí)性、是否符合規(guī)章程序、是否額度內(nèi)）簽字；? 4.公司領(lǐng)導(dǎo)（合理性）審批；? 5.出納審核、付款；原則上報(bào)銷款項(xiàng)應(yīng)先沖抵借款，剩余部分支付；欠公司款項(xiàng)又沒(méi)有給出合理解釋者，公司有權(quán)在次月的工資中扣取。 第二部分：差旅管理 一、差旅管理規(guī)定 1.出差申請(qǐng)：?jiǎn)T工因公出差，須填寫(xiě)出差申請(qǐng)，報(bào)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，因緊急事務(wù)而無(wú)法事先報(bào)批的應(yīng)先征得主管的口頭同意，并在出差結(jié)束后三天內(nèi)補(bǔ)辦出差申請(qǐng)審批手續(xù)。 2.出差的審核決定權(quán)限如下：國(guó)內(nèi)出差：三日內(nèi)由區(qū)域主管核準(zhǔn)，超過(guò) 3 天的出差申請(qǐng)需報(bào)總部相關(guān)副總審批，部門經(jīng)理以上人員一律由總經(jīng)理核準(zhǔn)。國(guó)外出差，一律由總經(jīng)理核準(zhǔn)。（出差申請(qǐng)單見(jiàn)下3.審批流程：填好的出差申請(qǐng)經(jīng)上級(jí)審核同意后，方可辦理訂票、借款等相關(guān)出差手續(xù)。審核、審批時(shí)，須嚴(yán)格控制“出差時(shí)間”及“費(fèi)用預(yù)算”和“同行人數(shù)”等項(xiàng)目。 4.出差不得報(bào)支加班費(fèi)，但假日出差酌情予以計(jì)薪。 5.出差途中除因病或遇意外災(zāi)害，或因工作實(shí)際需要電話聯(lián)系，請(qǐng)示批準(zhǔn)延時(shí)外，不得因私事或借故延長(zhǎng)出差時(shí)間，否則除不予報(bào)銷旅差費(fèi)外，并依情節(jié)輕重論處。 6.出差費(fèi)用包括交通費(fèi)、住宿費(fèi)、餐飲費(fèi)、通訊費(fèi)、招待費(fèi)等，其標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行和美公司費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)表。 7.出差總結(jié)：?jiǎn)T工出差返回后，應(yīng)在差旅費(fèi)報(bào)銷審核前認(rèn)真填寫(xiě)出差總結(jié)表，總結(jié)內(nèi)容包括出差業(yè)務(wù)完成8.針對(duì)辦事處在處理設(shè)備故障時(shí)時(shí)常有 2 人共同出差解決問(wèn)題的情形，為強(qiáng)化管理、開(kāi)源節(jié)流及提高維修人員的責(zé)任意識(shí)，鍛煉維修人員獨(dú)立處理問(wèn)題的能力，對(duì)對(duì)今后每次凡涉及處理故障時(shí)出差人員人數(shù)的控制作如下規(guī)定： (1)當(dāng)發(fā)生設(shè)備故障，須由技術(shù)部門（含：客戶支持部、辦事處、技術(shù)中心）經(jīng)理調(diào)配人員前往處理故障時(shí)，技術(shù)部門經(jīng)理應(yīng)根據(jù)故障現(xiàn)象酌派遣有經(jīng)驗(yàn)的、基本能夠一次性解決問(wèn)題的人員出差。盡可能避免回來(lái)后再次出現(xiàn)相同故障的情況。對(duì)技術(shù)中心負(fù)責(zé)處理的軟件故障，應(yīng)保證至少 1 周（含）內(nèi)不再出現(xiàn)相同故障；對(duì)客戶支持系統(tǒng)各單位負(fù)責(zé)處理的硬件故障，應(yīng)保證至少 2 天（含）內(nèi)不再出現(xiàn)相同故障。在上述時(shí)間內(nèi)，凡今后再出現(xiàn)維修人員返回單位后再次出現(xiàn)相同故障仍須再派技術(shù)人員出差處理故障時(shí)，再次出差的人員將不予報(bào)銷出差補(bǔ)助。 (2)針對(duì)每次設(shè)備報(bào)障，負(fù)責(zé)單位（辦事處）原則上每次只能派遣一人出差解決問(wèn)題，不得 2 人同行。 二、差旅管理流程： 1.出差人員如實(shí)填寫(xiě)出差申請(qǐng)單 ，3 日之內(nèi)出差由區(qū)域主管審批，超過(guò) 3 日的出差須報(bào)部門經(jīng)理審批。 2.（如需要）公司領(lǐng)導(dǎo)審批。 3.持相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后的出差申請(qǐng)單到財(cái)務(wù)部辦理借款事宜。 4.執(zhí)行出差任務(wù)。 5.出差人員做出差總結(jié) ，整理報(bào)銷單據(jù)。 6.部門經(jīng)理審核報(bào)銷單據(jù)。 7.出差人員辦理報(bào)銷手續(xù)。 第三部分：財(cái)務(wù)核算指引 一、報(bào)銷項(xiàng)目的劃分 1.費(fèi)用共分為：工資（含加班、過(guò)節(jié)費(fèi)、社保、餐補(bǔ)等） 、交通費(fèi)、手機(jī)費(fèi)、電話費(fèi)(固定)、辦公費(fèi)、汽車費(fèi)、郵電運(yùn)輸費(fèi)、水電費(fèi)、管理費(fèi)、招待費(fèi)、差旅費(fèi)、備件、維修、房租、培訓(xùn)費(fèi)、其他共 15 項(xiàng)。各部門按選擇報(bào)銷項(xiàng)目，但在所有表格、統(tǒng)計(jì)中此順序保持不變。 2.其中，招待費(fèi)包括餐飲、禮品、招待費(fèi)；差旅費(fèi)中只包含出差期間的交通、住宿費(fèi)等，不包含各類招待費(fèi)及禮品費(fèi)。 3.為便于核算，本年度對(duì)所有部門招待費(fèi)實(shí)行“預(yù)算控制” ，因此，餐飲、禮品、招待費(fèi)不細(xì)分，統(tǒng)一稱為“招待費(fèi)” 。但根據(jù)劉總個(gè)人的意見(jiàn)，對(duì)其個(gè)人的招待費(fèi)支出細(xì)分出“禮品費(fèi)”與“招待費(fèi)”二大項(xiàng)。 4.人資行政部預(yù)訂飛機(jī)票等費(fèi)用，由人資行政部報(bào)銷（申請(qǐng)支票）時(shí)注明“為 部門 預(yù)訂” ，未報(bào)銷前掛相應(yīng)部門借款，報(bào)銷費(fèi)用計(jì)入使用部門，不計(jì)入人資行政部。 5.“辦公費(fèi)”的主要支出為各項(xiàng)年檢(審)、認(rèn)定費(fèi)、辦公設(shè)備（不能列入固定資產(chǎn)的設(shè)備） 、辦公用品、辦公支出（復(fù)印、打?。?、書(shū)籍、光盤、辦公軟件及標(biāo)書(shū)制作等。 6.飛機(jī)票及出差期間的交通費(fèi)計(jì)入“差旅費(fèi)” ，不計(jì)入“交通費(fèi)” ， “交通費(fèi)”主要是指各類市內(nèi)交通費(fèi)。 “其他”項(xiàng)必須載明用途。原則上可以列入具體科目的費(fèi)用均不列入“其他” 。 二、 報(bào)銷部門的劃分 1.為便于統(tǒng)計(jì)，年度報(bào)銷部門分為總辦、人資行政部、商務(wù)部、財(cái)務(wù)部、客戶部、技術(shù)中心、售后服務(wù)部。售后服務(wù)部又分為深圳總部、北京辦、南京辦、珠海辦、洛陽(yáng)辦、鄭州辦、昆明辦、?？谵k、廣州辦等 41 個(gè)部門。在所有報(bào)銷表格、統(tǒng)計(jì)中，此順序不變。 2.為避免統(tǒng)計(jì)不明確，劉總的所有費(fèi)用進(jìn)入“總辦” 。由銷售人員負(fù)責(zé)的銷售合同中規(guī)定的各項(xiàng)參觀、考察費(fèi)用等，全部計(jì)入該銷售人員的“招待費(fèi)” ，不計(jì)入“差旅費(fèi)” 。 3.人資行政部費(fèi)用包含其部門人員各項(xiàng)費(fèi)用以及總公司的房租、管理費(fèi)、禮品費(fèi)等各項(xiàng)費(fèi)用。 4.各部門劃分費(fèi)用的原則是“為哪個(gè)單位發(fā)生的計(jì)入哪個(gè)部門”原則。容易混淆的費(fèi)用報(bào)銷人應(yīng)在封面注明“ 部門” 。如：人資行政部代客戶部采購(gòu)禮品，款項(xiàng)由人資行政部支付，但費(fèi)用計(jì)入客戶部。辦事處與公司的年審(檢)計(jì)入辦事處與公司人資行政部。 5.無(wú)法劃分某部門的費(fèi)用，納入“人資行政部”-“總公司”一欄內(nèi)。此欄內(nèi)的項(xiàng)目與“其他”項(xiàng)一樣，能夠劃分到其他部門的費(fèi)用均不計(jì)入此欄。 三、 財(cái)務(wù)部的職能 1.為加強(qiáng)管理績(jī)效，本年度財(cái)務(wù)部應(yīng)著力于“從統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)看問(wèn)題、定政策” 。每月 10 日前應(yīng)提交上月的管理費(fèi)用統(tǒng)計(jì)表 ，對(duì)其中異動(dòng)標(biāo)記說(shuō)明。每月的管理費(fèi)用統(tǒng)計(jì)表應(yīng)盡量包括該月內(nèi)所有的現(xiàn)金支出。列入固定資產(chǎn)的項(xiàng)目，如價(jià)值小于 2