會議記錄的概念

會議記錄的概念會議記錄的概念 會議記錄是實(shí)錄會議情況和信息的書面材料 凡是重要的會議都應(yīng)該有書面記錄 書面形式的會議記錄一直是保留會議信息的普遍 形式 會議記錄可以作為傳達(dá)會議精神 匯報會議情況 或執(zhí)行會議決議的依據(jù) 可以喚起 與會者對有關(guān)問題的記憶 由于會議記錄可長期保存 而還具有文獻(xiàn)資料的作用 編輯 會議記錄的特點(diǎn)會議記錄的特點(diǎn) 1 同步性 從記錄的過程看 大多數(shù)會議記錄是由記錄員隨開會過程作同步記錄 2 實(shí)錄性 會議記錄要堅持 怎么講就怎么記 的原則 不允許在記錄中加入記錄者個人 的觀點(diǎn)或傾向 更不能隨意刪改發(fā)言者的言論 為保證記錄的實(shí)錄性 要力求把話聽準(zhǔn)確 記完整 聽不準(zhǔn)或有疑問處應(yīng)及時核準(zhǔn) 3 規(guī)范性 盡管會議記錄自身并不成文 但作為事務(wù)文書 也具有一定規(guī)范性 規(guī)范 性的主要表現(xiàn) 一是使用單位統(tǒng)一的記錄專用箋 二是要求按統(tǒng)一的格式記錄 三是使用 規(guī)范的記錄符號 會議記錄要求字跡不潦草 使他人也能夠辨認(rèn) 盡可能使用縮略符號或 規(guī)范的速記方法記錄 編輯 會議記錄的格式和寫法會議記錄的格式和寫法 一 標(biāo)題 一 標(biāo)題 由開會單位 會議名稱 或會議內(nèi)容 和記錄三部分組成 如 公司產(chǎn)品營銷會議 記錄 公司第八次股東大會記錄 二 正文 二 正文 會議記錄的正文分會議組織情況和會議進(jìn)行情況兩部分 1 會議組織情況會議組織情況 內(nèi)容及要求如下 1 會議時間 要寫清會議進(jìn)行的年份 日期 必要時精確到分鐘 2 會議地點(diǎn) 要寫清會議室名稱 3 會議出席人姓名 人數(shù)多的會議可只寫人數(shù) 4 缺席人姓名和缺席原因 5 列席人及其職位 6 主持人 一般直書姓名 在姓名前冠寫職銜 7 記錄人姓名 應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé) 8 議題 議題是會議討論或解決的問題 在議題不止一項時 應(yīng)分條列項寫 2 會議進(jìn)行情況會議進(jìn)行情況 會議進(jìn)行情況是會議記錄的主體 包括主持人的開場白 大會主題報告 討論發(fā)言 決議四項內(nèi)容 要按會議的進(jìn)程或順序記錄會議進(jìn)行情況 先寫報告人和發(fā)言人的姓名 然后再記錄 發(fā)言內(nèi)容 會議記錄方法可分為摘要式記錄和詳細(xì)記錄兩類 1 摘要式記錄 只記錄發(fā)言要點(diǎn) 結(jié)論 決議等內(nèi)容 2 詳細(xì)記錄 按會議進(jìn)程詳細(xì)完整地記錄會上的發(fā)言 不同意見 爭論和會議決 議 重要會議多采用詳細(xì)記錄 會議記錄的尾部單列一行 寫 散會 有些會議記錄需由發(fā)言人和會議主持人審閱 簽名 有些會議記錄則在會后整理后 再送發(fā)言人和會議主持人審閱 簽名 編輯 會議記錄的注意事項會議記錄的注意事項 1 注意會議記錄與會議紀(jì)要的區(qū)別 會議紀(jì)要是用于記載 傳達(dá)會議情況和議定事項 的公文 會議記錄不是公文 而是書面材料 會議紀(jì)要不能似會議記錄那般反映會議的全 貌 對會議記錄經(jīng)過分析 歸納和篩選 可以寫成會議紀(jì)要 會議記錄與會議紀(jì)要的文面 格式也不同 2 要實(shí)事求是地記錄 對于會議組織情況和會議進(jìn)行情況 都必須實(shí)事求是地實(shí)錄 不能以主觀臆想代替客觀事實(shí) 3 盡可能采用速記 由于會議記錄與會議發(fā)言同步 即便記錄人聽得準(zhǔn)還要能及時記 得下 因而很有必要掌握速記技能 編輯 會議記錄的例文會議記錄的例文 1 區(qū)干部培訓(xùn)中心第 次辦公室會議記錄 時間 2005 年 3 月 4 日 14 30 17 00 地點(diǎn) 培訓(xùn)大樓第 會議室 出席人 劉 主任 楊 教務(wù)長 張 辦公主任 吳 辦公室秘書 及各培訓(xùn)部主要負(fù)責(zé)人 缺席人 王 張 外出開會 主持人 劉 主任 記錄 吳 辦公室秘書 一 報告一 報告 一 楊 報告中心基本建設(shè)進(jìn)展情況 略 二 主持人傳達(dá)區(qū)人民政府 關(guān)于壓縮行政經(jīng)費(fèi)的通知 以下簡稱 通知 略 二 討論二 討論 我中心如何按照區(qū)人民政府 通知 的精神抓好行政經(jīng)費(fèi)的合理開支 切實(shí)做到既勤 儉節(jié)約 又不影響正常的培訓(xùn)教學(xué) 科研等活動的開展 三 決議三 決議 一 利用兩個半天時間 具體時間由各培訓(xùn)部自己安排 但必須安排在本周內(nèi) 組 織有關(guān)人員集中傳達(dá)學(xué)習(xí) 通知 精神 提高認(rèn)識 統(tǒng)一思想 二 各培訓(xùn)部負(fù)責(zé)人在認(rèn)真學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)上 利用下周政治學(xué)習(xí)時間向群眾傳達(dá) 宣 講 三 各培訓(xùn)部責(zé)成有關(guān)人員根據(jù) 通知 的壓縮指標(biāo) 重新審查和修改本年度行政 經(jīng)費(fèi)開支預(yù)算 并于兩周內(nèi)報主任辦公室 四 各培訓(xùn)部必須嚴(yán)格控制派出參加外地會議及外出學(xué)習(xí)人員的人數(shù) 財務(wù)科更要 嚴(yán)格把關(guān) 五 利用學(xué)習(xí)和貫徹 通知 精神的機(jī)會 對全中心員工普遍開展一次勤儉節(jié)約 艱苦樸素的傳統(tǒng)教育 散會 主持人 簽名 記錄人 簽名 標(biāo)前會議的議程標(biāo)前會議的議程 3 標(biāo)前會議主要議程如下 1 介紹參加會議單位和主要人員 2 介紹問題解答人 3 解答投標(biāo)單位提出的問題 4 通知有關(guān)事項 會議結(jié)束后 招標(biāo)機(jī)構(gòu)應(yīng)將其口頭解答的會議記錄加以整理 用書面補(bǔ)充通知 又稱 補(bǔ)遺 的形式發(fā)給每一位投標(biāo)人 補(bǔ)充文件作為招標(biāo)文件的組成部分 具有同等的法律效 力 補(bǔ)充文件應(yīng)在投標(biāo)截止日期前一段時間發(fā)出 以便讓投標(biāo)者有充足時間作出反應(yīng) 在有的招標(biāo)中 對于既不參加現(xiàn)場勘查 又不前往參加標(biāo)前會議的投標(biāo)人 可以認(rèn)為 他已中途退出 從而取消投標(biāo)人投標(biāo)的資格 編輯 標(biāo)前會議的注意事項標(biāo)前會議的注意事項 4 標(biāo)前會議是招標(biāo)人給所有投標(biāo)人提供的一次質(zhì)疑的機(jī)會 在標(biāo)前會議前 應(yīng)消化吸收 招標(biāo)文件中的得到的各類問題 整理成書面文件 及時寄往招標(biāo)單位指定地點(diǎn)要求答復(fù) 或在標(biāo)前會議上要求澄清 招標(biāo)人在回答問題的同時 展示工程勘察資料 供投標(biāo)單位參 考 標(biāo)前會議上提出的問題和解答的概要情況 應(yīng)記錄作為招標(biāo)文件的組成部分發(fā)給所有 投標(biāo)人 投標(biāo)人參加標(biāo)前會議提出的質(zhì)疑 要注意如下幾點(diǎn) 1 對工程范圍不清的問題提出 應(yīng)要求進(jìn)行說明 2 對招標(biāo)文件中圖紙和規(guī)范有矛盾之處 請求說明以何為準(zhǔn) 針對以上兩點(diǎn) 投標(biāo)人不宜提出修改意見 3 對含糊不清的合同條件 要求進(jìn)行澄清 解釋