檔案管理系統(tǒng)的需求分析.doc

一、檔案管理系統(tǒng)的需求分析1系統(tǒng)功能需求簡介檔案管理系統(tǒng)是一個功能強大、操作簡便、實用的自動化管理軟件，包括用戶管理、系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置、檔案數(shù)據(jù)錄入（分為文件錄入和案卷錄入兩部分）、案卷數(shù)據(jù)查詢（分為文件查詢和案卷查詢兩部分）、借閱管理、數(shù)據(jù)維護（分為數(shù)據(jù)備份和數(shù)據(jù)操作）、操作日志察查看、報表打印等?？梢詰?yīng)用于一般的檔案室，也可以應(yīng)用于網(wǎng)絡(luò)中的辦公系統(tǒng)，進行聯(lián)網(wǎng)操作。（1）用戶登錄在用戶進入系統(tǒng)前，首先要求用戶進行登錄，登錄時要驗證用戶名和密碼是否匹配，驗證通過后允許用戶進入本系統(tǒng)操作。用戶的密碼需要進行加密算法。用戶的登錄密碼要求加密保存在數(shù)據(jù)庫中。用戶登錄后需要記入到日志庫中。（2）修改注冊信息用戶登錄以后，可以修改自己的注冊信息，包括修改用戶密碼、每頁顯示行數(shù)等信息，不允許修改用戶名、姓名和部門等信息。（3）權(quán)限設(shè)置本模塊只有系統(tǒng)管理員可以操作。本模塊可以增加系統(tǒng)用戶、刪除系統(tǒng)用戶、修改用戶的相關(guān)屬性、修改用戶的權(quán)限表。（4）系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置本模塊需要具有“輔助庫設(shè)置”權(quán)限才可以操作。本模塊設(shè)置系統(tǒng)的輔助參數(shù)表，這些參數(shù)表示輸入數(shù)據(jù)時作為輔助使用的。每個參數(shù)表需要有增加、刪除、修改和查看等操作。另外，需要設(shè)置本系統(tǒng)的使用單位名、數(shù)據(jù)文件路徑等系統(tǒng)運行參數(shù)。（5）數(shù)據(jù)錄入本模塊處理用戶輸入新的檔案文件信息或者檔案案卷信息。輸入數(shù)據(jù)時要考慮用戶連續(xù)錄入的情況，可以從以上條記錄復(fù)制數(shù)據(jù)到新的記錄中。不同的檔案有不同的輸入情況,比如科技檔案只有文件信息，沒有案卷信息。輸入案卷信息之后可以接著輸入此案卷下的文件信息，案卷信息中相應(yīng)的字段帶入文件信息輸入界面，而且不可更改。（6）數(shù)據(jù)維護本模塊需要具有“數(shù)據(jù)維護”的權(quán)限的用戶可以操作。數(shù)據(jù)維護模塊對已經(jīng)“刪除”（只是做刪除標(biāo)記）的檔案文件做最后判定，判斷該文件是否需要刪除。此模塊涉及兩種操作:恢復(fù)和徹底刪除。（7）數(shù)據(jù)查詢按用戶輸入的條件查詢相應(yīng)的檔案文件信息。查詢結(jié)果以列表目錄形式顯示，也可以卡片形式顯示。具體檔案處理權(quán)限的用戶可以對查詢的結(jié)果編輯并保存，也可以“刪除”(做刪除標(biāo)記)檔案文件記錄。（8）數(shù)據(jù)修改本模塊主要實現(xiàn)批量修改數(shù)據(jù)的功能，可以由用戶指定條件，將數(shù)據(jù)庫中所有符合條件的文件或案卷記錄按要求修改某個字段的值。例如可以指定將所有文件年份為“2002”的文件記錄的保管期限改為“長期”。（9）報表打印打印各種檔案的目錄表和統(tǒng)計表。可以由用戶設(shè)計進行報表的自動生成。（10）檔案借閱此模塊分為外借登記、歸還記錄和電子借閱申請?zhí)幚韮刹糠?，具有“借閱管理”?quán)限的用戶可以操作此模塊。外借模塊實現(xiàn)檔案文件的借出登記和歸還登記功能。電子借閱申請由具有“借閱管理”權(quán)限的用戶處理。一般用戶提出閱讀電子文檔的請求后，被同意閱讀后，文件將被發(fā)送給申請人。（11）數(shù)據(jù)備份及恢復(fù)本模塊需要實現(xiàn)數(shù)據(jù)的備份和恢復(fù)機制。數(shù)據(jù)備份操作可以按年度、檔案種類等條件做部分備份或完全備份。數(shù)據(jù)恢復(fù)就是將備份的數(shù)據(jù)恢復(fù)到數(shù)據(jù)庫中。可以對數(shù)據(jù)進行備份和恢復(fù)，備份的路徑在系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置中指定。備份生成一個XML文件，恢復(fù)的時候自動由此恢復(fù)。具有批量備份和恢復(fù)的功能。（12）查閱操作日志本模塊對系統(tǒng)運行日志操作，具有“日志操作”權(quán)限的用戶可以進入本模塊?？梢赃M行查看日志記錄等操作。2、系統(tǒng)功能圖解（1）檔案管理系統(tǒng)圖1 檔案管理系統(tǒng)功能圖解（2）用戶管理模塊圖2 用戶管理模塊1）添加用戶：管理員可以對用戶進行添加操作。2）刪除用戶：管理員可以對已有的用戶進行刪除操作。3）查看用戶權(quán)限：每個用戶都具有一定的權(quán)限，管理員可以查看用戶的管理權(quán)限。4）修改管理權(quán)限：管理員可以修改用戶的管理權(quán)限。5）添加管理權(quán)限：管理員在權(quán)限管理中可以添加管理權(quán)限。6）刪除管理權(quán)限：管理員在權(quán)限管理中可以刪除管理權(quán)限。（3）系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置模塊圖3 系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置模塊1） 系統(tǒng)表：管理員可以修改單位名稱和卷宗號并保存。2） 檔案種類表：對檔案種類進行添加、刪除操作。3） 文件種類表：對文件種類進行添加、刪除操作。4） 文件類目表：對文件類目進行添加、刪除操作。5） 其他參數(shù)表：對其他文件進行編輯 、刪除操作。在編輯時可以修改附件存放路徑和備份文件存放路徑。（4）借閱管理模塊圖4 借閱管理模塊1） 借閱登記：輸入借閱條件后就可以申請借閱登記。2） 借閱查詢：提供對所借出案卷的查詢工作，對歸還日期做詳細說明。3） 網(wǎng)上查詢：網(wǎng)上借閱又提供網(wǎng)上借閱申請、未提交的借閱申請、處理的借閱申請、借閱申請?zhí)幚砗途W(wǎng)上答復(fù)幾個小模塊。（5）案卷管理模塊圖5 案卷管理模塊1） 案卷查詢：對所需要的案卷進行查詢操作。2） 案卷錄入：保存案卷。（6）文件管理模塊圖6 文