行政專員崗位職責(zé).doc

行政專員崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)管理考勤，統(tǒng)計(jì)出勤情況。2.負(fù)責(zé)辦公用品及辦公設(shè)備的采購(gòu)、管理。3.負(fù)責(zé)辦公條件及辦公環(huán)境的維護(hù)。4.負(fù)責(zé)公司車輛管理，合理調(diào)度使用，控制油耗。5.負(fù)責(zé)各部門之間的協(xié)調(diào)，并監(jiān)督各管理制度的執(zhí)行，收集執(zhí)行情況，從公司的實(shí)際出發(fā)，不斷進(jìn)行完善。6.負(fù)責(zé)組織召開各部門周例會(huì)，聯(lián)絡(luò)公司各部門的工作進(jìn)展情況，收集各方面的意見、建議、和存在問題，并向總經(jīng)理報(bào)告。7.負(fù)責(zé)公司的招聘、培訓(xùn)及評(píng)估考核等人事工作，執(zhí)行并完善相關(guān)制度及流程。8.負(fù)責(zé)人事檔案的建立及管理。9.負(fù)責(zé)辦理經(jīng)公司批準(zhǔn)的員工保險(xiǎn)等福利。10.總經(jīng)理交辦的其他工作。一、考勤管理管理考勤，員工上下班應(yīng)打卡，考勤記錄原則上以打卡機(jī)數(shù)據(jù)為準(zhǔn)。由于特殊原因無(wú)法正常打卡者應(yīng)補(bǔ)辦未打卡說明單經(jīng)其上級(jí)主管簽字確認(rèn)生效，作為出勤依據(jù)。長(zhǎng)期駐外項(xiàng)目部人員考勤應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)記錄，經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理簽字后交行政部進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。出差人員應(yīng)及時(shí)填寫出差復(fù)命報(bào)告，以報(bào)告上的日期作為出勤依據(jù)。加班、請(qǐng)假需提前向上級(jí)主管申請(qǐng)，并填寫加班、請(qǐng)假單，經(jīng)主管批準(zhǔn)后交行政部留存。月初統(tǒng)計(jì)上月考勤，下載考勤機(jī)數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)。將加班、請(qǐng)假單、未打卡說明等、項(xiàng)目部考勤附后，經(jīng)總經(jīng)理審批后交財(cái)務(wù)進(jìn)行核算工資（第一周完成）。位置：考勤統(tǒng)計(jì)表：F盤/績(jī)效考核/考勤/2010考勤統(tǒng)計(jì) 加班、請(qǐng)假單：F盤/常用表格/加班、請(qǐng)假單存在問題：人工記錄考勤，考勤機(jī)未得到合理利用，有特殊情況沒打卡者沒有相應(yīng)手續(xù)。項(xiàng)目部不提供考勤記錄。解決措施：將在職員工指紋重新錄入編號(hào)，開會(huì)重申考勤制度，按制度執(zhí)行、管理。二、辦公用品/設(shè)備采購(gòu)及管理1.采購(gòu)：由各部門提出申請(qǐng)，行政統(tǒng)一購(gòu)買，每月一次。購(gòu)買后及時(shí)辦理入庫(kù)，填寫入庫(kù)單，將第二聯(lián)交財(cái)務(wù)。2.管理：嚴(yán)格執(zhí)行辦公用品管理辦法，領(lǐng)用辦公用品應(yīng)及時(shí)登記，月末對(duì)辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，統(tǒng)計(jì)當(dāng)月出庫(kù)量。列入當(dāng)月行政支出明細(xì)。 位置：F盤/常用表格/辦公用品盤點(diǎn)表。三、辦公條件/環(huán)境維護(hù)1.保證公司通訊、網(wǎng)絡(luò)的正常使用。月底查詢?cè)捹M(fèi)記錄及通話記錄，檢查是否存在異常情況，按使用情況繳納電話費(fèi)。網(wǎng)絡(luò)寬帶如出現(xiàn)異常情況應(yīng)及時(shí)與維修處聯(lián)系，排除故障。2.繳納公司房租、水電、物業(yè)等費(fèi)用，對(duì)水電使用進(jìn)行合理控制，杜絕不必要的浪費(fèi)。3.每周最后一個(gè)工作日下班之前安排各部門進(jìn)行大掃除?？苫厥諒U品（報(bào)紙、紙箱等）定期處理，回收所得上交財(cái)務(wù)。四、車輛管理1.合理安排用車，要求用車部門提前申請(qǐng)，下班后要求車輛停回指定位置并交回鑰匙。2.每周檢查出車記錄及加油記錄，與中石化打印的加油明細(xì)進(jìn)行核對(duì)，月末對(duì)各車輛的油耗進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，檢查油耗是否存在異常（車輛原因或人為原因），保證油費(fèi)不外流。將此項(xiàng)計(jì)入司機(jī)崗位考核內(nèi)容。做當(dāng)月車輛費(fèi)用報(bào)表，交王總審核。位置：F盤/常用表格/車輛管理/車輛費(fèi)用統(tǒng)計(jì)表3.車輛加油使用加油卡，原則上不允許使用現(xiàn)金加油。油卡余額不足時(shí)，應(yīng)及時(shí)向總經(jīng)理提出申請(qǐng)進(jìn)行充值（支票轉(zhuǎn)賬）。4.建立車輛檔案，安排司機(jī)辦理車輛的年檢、保險(xiǎn)、保養(yǎng)維修等事宜。五、例會(huì)/周報(bào)1.組織并參加各部門周例會(huì)，原則上定為每周最后一個(gè)工作日，可根據(jù)實(shí)際工作安排進(jìn)行調(diào)整，嚴(yán)禁拖延至下一周進(jìn)行。了解公司各部門的工作進(jìn)展情況，收集各方面的意見、建議、和存在問題，并向總經(jīng)理報(bào)告。關(guān)注員工工作狀態(tài)及態(tài)度，給與部門經(jīng)理合理建議，協(xié)助部門經(jīng)理對(duì)考績(jī)“基礎(chǔ)考核”進(jìn)行評(píng)估。例會(huì)內(nèi)容：對(duì)本周工作進(jìn)行總結(jié)：團(tuán)隊(duì)及個(gè)人的目標(biāo)是否實(shí)現(xiàn)，分析表現(xiàn)、原因、及改進(jìn)措施。在解決問題的能力上有何進(jìn)步（精進(jìn)目標(biāo)），工作范圍的界定與高質(zhì)量完成目標(biāo)之間是否存在沖突。由部門經(jīng)理根據(jù)每人的工作內(nèi)容完成情況進(jìn)行評(píng)價(jià)打分（月底將每周打分結(jié)果進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)組成月考核“任務(wù)考核”項(xiàng)）。制定下周目標(biāo)：部門經(jīng)理根據(jù)月計(jì)劃合理安排下周工作，制定出每項(xiàng)工作的結(jié)果、標(biāo)準(zhǔn)、時(shí)間，對(duì)人員及工作任務(wù)進(jìn)行協(xié)調(diào)安排，要求具體、明確。每位員工明確各自的本周工作任務(wù)后，分析在實(shí)現(xiàn)上是否存在困難，對(duì)需要的配合與支持進(jìn)行溝通。2. 每人于每周最后一個(gè)工作日提交周報(bào)表，由行政進(jìn)行匯總發(fā)至王總郵箱。3. 每周組織各部門經(jīng)理進(jìn)行一次碰頭會(huì)，溝通各部門之間須協(xié)調(diào)事宜。存在問題：財(cái)務(wù)部目前不開例會(huì)，平時(shí)工作中進(jìn)行溝通。銷售部劉、馮轉(zhuǎn)到工程部后項(xiàng)目由霍一人負(fù)責(zé)，基本上也在平時(shí)工作中進(jìn)行溝通。工程部例會(huì)有拖延現(xiàn)象，目前彭總負(fù)責(zé)，居存在卸包袱的狀態(tài)，是否應(yīng)要求居學(xué)習(xí)？想要每個(gè)人知道周例會(huì)的重要性與好處，合理的利用例會(huì)對(duì)工作進(jìn)行改善，首先得部門經(jīng)理對(duì)周例會(huì)有足夠的認(rèn)識(shí)，重視周例會(huì)。六、培訓(xùn)1.按照公司發(fā)展方向及針對(duì)員工需求按季度制定培訓(xùn)規(guī)劃，力求公司與員工同步發(fā)展。要求找出現(xiàn)狀與目標(biāo)之間的差距，針對(duì)存在的問題確定出進(jìn)步目標(biāo)，設(shè)計(jì)出培訓(xùn)內(nèi)容，將培訓(xùn)內(nèi)容進(jìn)行分塊，逐步進(jìn)行培訓(xùn)，合理安排在每個(gè)月中，循序漸進(jìn)，給參加培訓(xùn)人員適當(dāng)?shù)慕邮苓^程。2.在例會(huì)上收集培訓(xùn)需求信息（存在的問題），根據(jù)各部門需求，員工狀態(tài)對(duì)培訓(xùn)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整。2.與廠家進(jìn)行聯(lián)系，了解是否有新產(chǎn)品推出，請(qǐng)廠家到訪給予新產(chǎn)品或施工工藝等培訓(xùn)。3.培訓(xùn)后安排培訓(xùn)老師配合根據(jù)培訓(xùn)內(nèi)容出試題，進(jìn)行考試，考察參加培訓(xùn)人員對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容的掌握程度?？荚嚪?jǐn)?shù)計(jì)入績(jī)效考核“培訓(xùn)考核”部分。存在問題：以目前部門水平設(shè)定出一個(gè)季度的進(jìn)步目標(biāo)似乎有困難，要求各部門經(jīng)理發(fā)現(xiàn)本部門存在的問題，明確團(tuán)隊(duì)能力提升的目標(biāo)。解決盲目完成工作內(nèi)容的狀態(tài)。七、績(jī)效考核為激發(fā)工作熱情，降低員工對(duì)績(jī)效考核的壓力，績(jī)效考核分?jǐn)?shù)不與當(dāng)月工資掛鉤，作為季度考核及年度考核的評(píng)分依據(jù)。1.月底組織召開考評(píng)小組例會(huì)（各部門經(jīng)理參加）。由各部門經(jīng)理對(duì)當(dāng)月工作進(jìn)行總結(jié)，以“每周一表”的考核分?jǐn)?shù)為依據(jù)，對(duì)每位員工進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)。2.協(xié)助各部門經(jīng)理將考核分?jǐn)?shù)進(jìn)行匯總，考核結(jié)果交總經(jīng)理審核后由行政部留存，待季度考核及年度考核時(shí)為各部門提供依據(jù)。3.安排各部門經(jīng)理制定下月的工作計(jì)劃，要求有結(jié)果、標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)施方法。月工作計(jì)劃制定出后交王總審核，審核通過后將當(dāng)月工作安排根據(jù)員工情況進(jìn)行合理分配，要求：每周、每人、每件事。4.在例會(huì)時(shí)關(guān)注部門經(jīng)理的工作狀態(tài)及能力（部門整體目標(biāo)是否完成、工作安排是具體明確、人員安排是否合理，有無(wú)出現(xiàn)盲點(diǎn)等），向總經(jīng)理進(jìn)行反饋，為總經(jīng)理對(duì)部門管理考核提供有效信息。5.季度考核：每個(gè)季度最后一周安排各部門進(jìn)行季度考核，對(duì)于優(yōu)秀者（該季度月考績(jī)分?jǐn)?shù)均為95分以上者）給予優(yōu)秀員工獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于未達(dá)標(biāo)者（月考績(jī)分?jǐn)?shù)均不足75分者）給予工資降級(jí)處分并通報(bào)批評(píng)。詳見績(jī)效考核辦法八、人事管理1.新人入職后及時(shí)辦理入職手續(xù)，核驗(yàn)其相關(guān)證件，填寫入職登記表，安排培訓(xùn)、上崗、評(píng)估、轉(zhuǎn)正（詳見新員工培訓(xùn)與考評(píng)條例）。2.員工轉(zhuǎn)正后簽訂勞動(dòng)合同，進(jìn)行備案。就業(yè)失業(yè)證每年根據(jù)發(fā)證時(shí)間進(jìn)行年檢。3.員工轉(zhuǎn)正簽訂勞動(dòng)合同后，經(jīng)總經(jīng)理審批給予辦理社會(huì)保險(xiǎn)。4.建立人事管理檔案：履歷材料：入職登記表、畢業(yè)證復(fù)印件、身份證復(fù)印件、戶口簿復(fù)印件；鑒定、考核材料：試用期評(píng)估表、轉(zhuǎn)正審