企業(yè)電子郵件溝通規(guī)范及技巧VIP

企業(yè)電子郵件溝通規(guī)范及技巧 目錄 郵件的發(fā)送對(duì)象 結(jié)尾署名 郵件內(nèi)容 郵件的格式 郵件溝通的重要性 使用技巧 電子郵件溝通重要性 1 電子郵件 E Mail 是一種最重要的職場(chǎng)溝通方式 企業(yè)用戶電子郵件的用途主要體現(xiàn)為日常工作交流 傳遞公司的產(chǎn)品與服務(wù)信息 獲取外界信息和展示企業(yè)形象等等 企業(yè)內(nèi)部在正式工作報(bào)告 部門之間事務(wù)往來(lái) 通知 知識(shí)推薦和信息傳遞沒(méi)有見(jiàn)面交流條件的其他交流內(nèi)容 難以簡(jiǎn)單用口頭表達(dá)說(shuō)明清楚的事項(xiàng)等情況時(shí) 均會(huì)采用郵件形式 80 職場(chǎng)人士已經(jīng)養(yǎng)成郵件辦公的習(xí)慣 每天上班第一件事就是打開(kāi)電子郵箱收發(fā)郵件 下班前的最后一件事是查看郵箱 確認(rèn)沒(méi)有尚未處理的緊急郵件 電子郵件溝通重要性 2 基本原則 面對(duì)面抄送是為了明晰責(zé)任 如果當(dāng)面說(shuō)或者在電話里講 對(duì)方左耳聽(tīng)右耳也許就忘了 許多事情從此 死無(wú)對(duì)證 電郵存在公司服務(wù)器上 白紙黑字 誰(shuí)也賴不掉 作用 使所有參與方對(duì)于所討論的論題 事實(shí)根據(jù)和結(jié)論 以及達(dá)成的共識(shí)一目了然 并保持跟進(jìn)直至工作完成 能準(zhǔn)確及時(shí)地記錄事項(xiàng)進(jìn)程 討論內(nèi)容以及行動(dòng)細(xì)則 并充當(dāng)了作為每個(gè)工作項(xiàng)目歷史檔案的功能 充當(dāng)意見(jiàn)不和 起爭(zhēng)端時(shí)的證明 Email能幫人關(guān)注于事實(shí)而不是感受 或其他個(gè)性和工作風(fēng)格上的差異 并以合理的方式解決意見(jiàn)不和以及爭(zhēng)端 郵件格式 郵件一定要注明標(biāo)題通常人們會(huì)根據(jù)主題判斷郵件的重要性 標(biāo)題應(yīng)盡量寫得具描述性 或是與內(nèi)容相關(guān)的主旨大意 一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題 不在一封信內(nèi)談及多件事情 以便日后整理 如果不是經(jīng)常交流的對(duì)象 記得寫郵件抬頭稱呼對(duì)方 以示禮貌 并引起主要收件人的關(guān)注 郵件的發(fā)送對(duì)象 1 工作計(jì)劃的發(fā)送對(duì)象經(jīng)理人的工作計(jì)劃主送工作計(jì)劃的下達(dá)對(duì)象 抄送直接上級(jí) 間接上級(jí) 部門內(nèi)部相關(guān)經(jīng)理人 為保持部門內(nèi)部計(jì)劃對(duì)外的一致性 部門內(nèi)部計(jì)劃原則上只有一個(gè)計(jì)劃可以跨部門傳達(dá) 特殊情況可以根據(jù)需要處理 項(xiàng)目通報(bào)類的郵件主送給項(xiàng)目小組成員 抄送給項(xiàng)目小組成員的直接上級(jí) 項(xiàng)目主要領(lǐng)導(dǎo)尋求跨部門支持的郵件一般主送給尋求支持的人 抄送給他的直接上級(jí) 同時(shí)抄送本部門的直接上級(jí) 這樣往往可以獲得支持部門的更好的支持 郵件的發(fā)送對(duì)象 2 小心使用抄送 CC 密送 BCC 功能CC是指發(fā)送給收件人的同時(shí) 也讓其他一或多人收到該郵件 并且也讓收件人知道這種情況 BCC的功能也差不多 區(qū)別是收件人并不知道你把該郵件發(fā)送給了其他人 當(dāng)心接收方回復(fù)這封信 將CC人數(shù)降至最低 確認(rèn)收信對(duì)象是否需要收到這封信 以免造成不必要的困擾和 垃圾 全部答復(fù) 可能產(chǎn)生一大堆不必要的郵件如果我給12個(gè)人發(fā)送了郵件 請(qǐng)問(wèn)他們是否能在某時(shí)間出席會(huì)議 應(yīng)該只有我收到12封回復(fù) 而不是大家收到12 12 144封 回信時(shí)注意保持線索想回復(fù)對(duì)方的回復(fù) 就不要?jiǎng)?chuàng)建一封新郵件 因?yàn)樗驍嗔嗽监]件和回復(fù)郵件之間的關(guān)聯(lián) 線索 一旦失去關(guān)聯(lián) 雙方就難以跟蹤?quán)]件的次序 尤其是經(jīng)過(guò)多次收發(fā)的郵件 郵件的發(fā)送對(duì)象 3 選擇郵件發(fā)送對(duì)象的時(shí)候避免以下現(xiàn)象非重要的一般性的溝通 避免為了知會(huì)的需要將郵件抄送給包括直接和間接經(jīng)理避免將細(xì)節(jié)性的討論意見(jiàn)發(fā)送給公司高級(jí)管理人員 特別是可以判斷高級(jí)管理人員不能深入了解的業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)避免將同一個(gè)主題的討論內(nèi)容多次反復(fù)發(fā)給全部收件人 抄送人 用見(jiàn)面直接交流代替你們討論好了再告訴大家 不要向上司頻繁發(fā)送沒(méi)有確定結(jié)果的郵件對(duì)發(fā)件人的提出的問(wèn)題不清楚 或有不同意見(jiàn) 應(yīng)該與發(fā)件人單獨(dú)溝通 不要當(dāng)著所有人的面 不停交互郵件與發(fā)件人討論 郵件內(nèi)容 郵件主題稱呼與問(wèn)候郵件正文郵件附件郵件署名 郵件主題 主題是接受者了解郵件的第一信息 因?yàn)橐峋V挈領(lǐng) 使用有意義的主題行 這樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性 注意以下幾點(diǎn) 一定不要空白標(biāo)題 這是最失禮的標(biāo)題要簡(jiǎn)短 不要冗長(zhǎng) 整個(gè)郵件內(nèi)容放在標(biāo)題處標(biāo)題要能反應(yīng)文章的內(nèi)容和重要性 切記使用含義不清的標(biāo)題 如 王先生收 一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題 不在一封信件內(nèi)談及多建事情可適當(dāng)使用大寫字母或特殊符號(hào)來(lái)突出標(biāo)題 引起收件人注意 但適應(yīng)度 特別不要隨便就用 緊急 之類的字眼 回復(fù)對(duì)方郵件時(shí) 可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更該標(biāo)題 不要RE RE一大串 稱呼與問(wèn)候 恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者 拿捏尺度郵件的開(kāi)頭要稱呼收件人 這既顯得禮貌 有明確提醒某收件人 此郵件時(shí)面向他的 要求其給出必要的回應(yīng) 在多個(gè)收件人的情況下 可以稱呼大家 all 如果對(duì)方有職務(wù) 應(yīng)按持物尊稱對(duì)方 如 X經(jīng)理 如不清楚職務(wù) 則應(yīng)按通常的 X先生 X小姐 稱呼 但要把性別搞清楚 不熟悉的人不宜直接稱呼英文名 對(duì)級(jí)別高于自己的人也不宜稱呼英文名 稱呼全名也是不禮貌 不要逮誰(shuí)都用個(gè) dearxxx 顯得很熟絡(luò) Email開(kāi)頭結(jié)尾最好要有個(gè)問(wèn)候語(yǔ)最簡(jiǎn)單的開(kāi)頭一句 Hi 中文的寫個(gè) 你好 結(jié)尾常見(jiàn)的寫個(gè) BestRegards 中文的寫個(gè) 一切順利 就可以了 郵件正文 1 E mail正文要簡(jiǎn)明扼要 行文通順Email正文應(yīng)簡(jiǎn)明扼要的說(shuō)清楚事情 如果具體內(nèi)容確實(shí)很多 正文應(yīng)制作摘要介紹 然后單獨(dú)寫個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述 正文行文應(yīng)通順 多用簡(jiǎn)單詞匯和短句 準(zhǔn)確清晰的表達(dá) 不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語(yǔ)句 最好不要讓人家拉滾動(dòng)條才能看完你的郵件 千萬(wàn)不要學(xué)唐僧 注意E mail的論述語(yǔ)氣根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度 等級(jí)關(guān)系 郵件時(shí)對(duì)內(nèi)還是對(duì)外的性質(zhì)的不同 選擇恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)氣進(jìn)行論述 以免引起對(duì)方不適 尊重對(duì)方 請(qǐng) 謝謝之類的語(yǔ)句要經(jīng)常出現(xiàn) 電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人 因?yàn)閷?duì)別人意見(jiàn)的評(píng)論必須謹(jǐn)慎而客觀 郵件正文 2 E mail的正文應(yīng)多用1234之類的列表 將事情說(shuō)明清楚如果事情復(fù)雜 最好用1 2 3 4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說(shuō)明 保持你的每個(gè)段落簡(jiǎn)短不冗長(zhǎng) 沒(méi)人有時(shí)間仔細(xì)看你的長(zhǎng)篇大論 一次郵件交代完整信息最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說(shuō)清楚 說(shuō)準(zhǔn)確 不要過(guò)兩分鐘之后再發(fā)一封什么 補(bǔ)充 或者 更正 之類的郵件 這會(huì)讓人很反感 盡量避免拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字 注意使用拼寫檢查這是對(duì)別人的尊重 也是自己態(tài)度的體現(xiàn) 如果是英文E mail 最好把拼寫檢查功能打開(kāi) 如果是中文E mail 注意拼音輸入法帶給你的弱智詞同音別字在郵件發(fā)送之前 務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍 檢查行文是否通順 拼寫是否有誤 郵件正文 3 合理利用圖片 表格等相識(shí)來(lái)輔助闡述對(duì)于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件 單純以文字形式很難描述清楚 如果配合圖表加以闡述 收件人一定會(huì)表?yè)P(yáng)你的體貼 不要?jiǎng)硬粍?dòng)使用 之類的笑臉字符在商務(wù)信函了里面使用 之類的笑臉字符會(huì)顯得比較幼稚與輕佻 BusinessEmail不是情書 所以 之類的最好慎用 只用在某些你確實(shí)需要強(qiáng)調(diào)出一定的輕松氣氛的場(chǎng)合 郵件附件 附件是郵件的一個(gè)重要組成部分 注意以下幾點(diǎn) 如果郵件帶有附件 應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件附件文件應(yīng)按有意義的名字命名 不可用外星人才看懂的文件名正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡(jiǎn)要說(shuō)明 特別是帶有多個(gè)附件時(shí)附件數(shù)目不宜超過(guò)4個(gè) 數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件如果附件是特殊格式文件 因在正文中說(shuō)明打開(kāi)方式 一面影響使用如果附件過(guò)大 根據(jù)郵箱大小而定 應(yīng)分割成幾個(gè)小文件 分別發(fā)送 結(jié)尾署名 每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名 這樣對(duì)方可以清楚的知道發(fā)件人信息 簽名信息不宜過(guò)多電子郵件消息的末尾加上簽名檔是必要的 簽名檔可包括 姓名 職務(wù) 公司 電話 傳真 地址等信息 但信息不宜行數(shù)過(guò)多 一般不超過(guò)4行 你只需將一些必要信息放在上面 對(duì)方如果需要更詳細(xì)的信息 自然會(huì)與你聯(lián)系 引用一個(gè)短語(yǔ)作為你的簽名的一部分是可行的 比如你的座右銘 或公司的宜傳口號(hào) 但是要分清收件人的對(duì)象與場(chǎng)合 切記一定要得體 不要只用一個(gè)簽名檔對(duì)內(nèi) 對(duì)私 對(duì)熟悉的客戶等群體的郵件往來(lái) 簽名檔應(yīng)進(jìn)行簡(jiǎn)化 過(guò)于正式的簽名檔會(huì)讓對(duì)方顯得疏遠(yuǎn) 簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配 簡(jiǎn)體 繁體或英文 以免成出現(xiàn)亂碼 使用技巧 1 及時(shí)回復(fù)E mail收到他人的重要電子郵件后 即可回復(fù)對(duì)方一下 往往還是必不可少的 這就是對(duì)他人的尊重 理想的回復(fù)時(shí)間是2小時(shí)內(nèi) 特別是對(duì)一些緊急重要的郵件 對(duì)每一份郵件都立即處理是很占用時(shí)間的 特別是對(duì)一些緊急重要的郵件 對(duì)于一些優(yōu)先級(jí)別的郵件可集中在一特定時(shí)間處理 但一定不要超過(guò)24小時(shí) 如果事情復(fù)雜 你無(wú)法及時(shí)回復(fù) 不要讓對(duì)方苦苦等待 記住 及時(shí)作出響應(yīng) 哪怕只是確認(rèn)下收到了 如果你正在出差或者休假 應(yīng)該設(shè)定自動(dòng)回復(fù)功能 提示發(fā)件人 以免影響工作 回復(fù)不得少于10個(gè)字對(duì)方給你發(fā)來(lái)一大段郵件 你確至回復(fù) 是的 對(duì) 謝謝 已知道 等字眼 這是非常不禮貌的 怎么著也得湊夠10個(gè)字 顯示出你的尊重 使用技巧 2 溝通確認(rèn)和反饋對(duì)重要溝通事項(xiàng) 在發(fā)送郵件后最好電話提醒對(duì)方引