銷售訂單管理辦法

銷售訂單管理辦法 1內(nèi)容與范圍 1.1 主題內(nèi)容： 1.1.1為優(yōu)化流程、降低溝通成本、提高工作效率特制訂銷售訂單管理辦法。 1.1.2本辦法規(guī)定了第三方網(wǎng)絡(luò)購(gòu)物和電視購(gòu)物的操作流程及管理辦法； 1.2 適用范圍： 本辦法適用于青島海信電器股份有限公司營(yíng)銷公司總部及所屬各分公司。 2.責(zé)任與分工 2.1電子商務(wù)部負(fù)責(zé)與第三方的日常業(yè)務(wù)聯(lián)系及客戶維護(hù)，并負(fù)責(zé)合同簽訂、訂單制作、貨款回收等相關(guān)工作。 2.2營(yíng)銷公司各分公司負(fù)責(zé)安排產(chǎn)品的配送。 2.3財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)審核用戶信息及監(jiān)控貨款到賬情況。 3 業(yè)務(wù)流程 3.1電子商務(wù)部業(yè)務(wù)人員起草與第三方合作合同，并報(bào)部門總經(jīng)理和股份公司法律顧問(wèn)審核。 3.2業(yè)務(wù)人員填寫附表一客戶維護(hù)申請(qǐng)單，簽字確認(rèn)后將客戶維護(hù)申請(qǐng)單轉(zhuǎn)給業(yè)務(wù)支持專員。 3.3業(yè)務(wù)支持專員對(duì)客戶維護(hù)申請(qǐng)單進(jìn)行信息初審，確認(rèn)準(zhǔn)確無(wú)誤后第一時(shí)間在SAP系統(tǒng)中錄入用戶信息。 3.4業(yè)務(wù)支持專員將客戶維護(hù)申請(qǐng)單遞交給財(cái)務(wù)人員，財(cái)務(wù)人員審核用戶信息。 3.5業(yè)務(wù)人員與第三方溝通，確認(rèn)款到，并與分公司溝通，確認(rèn)分公司貨源充足后，填寫附表二發(fā)貨申請(qǐng)單。業(yè)務(wù)人員簽字確認(rèn)后轉(zhuǎn)給業(yè)務(wù)支持專員。 3.6業(yè)務(wù)支持專員到財(cái)務(wù)部確認(rèn)： 3.6.1若與第三方簽訂的合同是無(wú)賬期的，則確認(rèn)是否款到，到款數(shù)量是否正確。 3.6.2若與第三方簽訂的合同是有賬期的，確認(rèn)賬號(hào)額度是否充足。賬號(hào)額度大于等于應(yīng)收貨款的可發(fā)貨；賬號(hào)額度小于應(yīng)收貨款的按額度發(fā)貨或不發(fā)貨；超過(guò)賬期未回款的不發(fā)貨。 3.7業(yè)務(wù)支持專員確認(rèn)無(wú)誤后在發(fā)貨申請(qǐng)單上簽字。 酒店工程用機(jī)工作流程管理辦法 第 3 頁(yè) 共 9 頁(yè) 3 3.8業(yè)務(wù)人員將發(fā)貨申請(qǐng)單呈報(bào)部門經(jīng)理審核并簽字。 3.9業(yè)務(wù)支持專員在SAP系統(tǒng)中做訂單： 3.9.1用戶自提：業(yè)務(wù)人員聯(lián)系第三方，告知提貨時(shí)間及地點(diǎn)，由第三方自行提貨。 3.9.2配送：分公司收到發(fā)貨申請(qǐng)單后，安排當(dāng)?shù)匚锪鞴九渌汀?4、獎(jiǎng)勵(lì)與考核 4.1 分公司未按指定要求進(jìn)行配送的，每發(fā)現(xiàn)一次，負(fù)激勵(lì)直接責(zé)任人50元每次，由各分公司執(zhí)行到位。 4.2 由于業(yè)務(wù)支持專員工作疏忽導(dǎo)致款未到發(fā)貨，或者到款有誤的，每發(fā)現(xiàn)一次負(fù)激勵(lì)業(yè)務(wù)支持專員200元，發(fā)現(xiàn)三次以上嚴(yán)厲處分。 附表一：客戶維護(hù)申請(qǐng)單 電子商務(wù)部客戶維護(hù)申請(qǐng)單 客戶名 稱 聯(lián)系方式 開戶行 賬號(hào) 組織機(jī)構(gòu)代 碼 稅 號(hào) 發(fā)票類別 固定電話 地址 郵編 （普票/增票） 經(jīng)辦人： 審核： 批準(zhǔn)： 附表二：發(fā)貨申請(qǐng)單 電子商務(wù)部發(fā)貨申請(qǐng)單 客戶編碼 客戶名稱 日期 型號(hào) 數(shù) 量 單價(jià) 金額 庫(kù)位 訂單號(hào) 交貨號(hào) 轉(zhuǎn)儲(chǔ)單 備注：提貨人及身份證號(hào)等。 經(jīng)辦人： 審核： 批準(zhǔn)： 酒店工程用機(jī)工作流程管理辦法 第 4 頁(yè) 共 9 頁(yè) 4 說(shuō)明： 本標(biāo)準(zhǔn)由青島海信電器股份有限公司提出。 本標(biāo)準(zhǔn)由商用電視事業(yè)部起草并負(fù)責(zé)解釋。 本標(biāo)準(zhǔn)第一版于2009年10月頒布銷售訂單管理辦法 一、 目的 為規(guī)范銷售訂單，以提高訂單管理的效率與協(xié)作，使銷售訂單下達(dá)與生產(chǎn)計(jì)劃編排者皆有序運(yùn)行，特制訂本管理辦法。 二. 范圍 銷售部訂單管理。 三、職責(zé) 銷售部負(fù)責(zé)客戶訂單的接收、審核及銷售訂單下達(dá)、跟蹤（及內(nèi)外協(xié)調(diào)）。 四、 內(nèi)容 1、常規(guī)產(chǎn)品 11、市場(chǎng)訂單由銷售部從客戶接收，銷售部接到訂單任務(wù)以后將訂單信息（客戶要求產(chǎn)品狀態(tài)、到貨時(shí)間）反饋生產(chǎn)部。 訂貨單位 聯(lián)系人 電話 產(chǎn)品名稱 規(guī)格型號(hào) 數(shù)量 交貨日期 備注 1.2、生產(chǎn)部接到訂單信息后，4小時(shí)內(nèi)書面反饋銷售部門具體到貨時(shí)間，并組織生產(chǎn)，若不能按客戶要求時(shí)間節(jié)點(diǎn)供貨，書面報(bào)告反饋銷售部。 2、特殊情況：訂單接收后執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)如：停電、設(shè)備損壞等非人為原因致使訂單無(wú)法保證是由生產(chǎn)部2小時(shí)內(nèi)以書面形式反饋銷售部，由銷售部負(fù)責(zé)與客戶進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通。 3、當(dāng)訂單超出產(chǎn)能時(shí)，由生產(chǎn)部提出，由總經(jīng)理按產(chǎn)品利潤(rùn)大小確定生產(chǎn)計(jì)劃，銷售部負(fù)責(zé)與客戶進(jìn)行溝通。 序號(hào) 規(guī)格型號(hào) 計(jì)劃到貨日期 延期到貨日期 延期原因 備注 4、新產(chǎn)品訂單 4.1、銷售部在接到客戶新產(chǎn)品訂單時(shí)，必須填報(bào)產(chǎn)品需求計(jì)劃單，經(jīng)營(yíng)銷副總及以上領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后發(fā)至生產(chǎn)部。 4.2、生產(chǎn)部根據(jù)接收的計(jì)劃單組織相關(guān)部門進(jìn)行評(píng)審，評(píng)審結(jié)果報(bào)總經(jīng)理確定是否進(jìn)行生產(chǎn)。 4.3、確認(rèn)生產(chǎn)的計(jì)劃單由生產(chǎn)部確定各生產(chǎn)職能部門時(shí)間節(jié)點(diǎn)，同時(shí)將產(chǎn)品發(fā)出時(shí)間書面反饋到銷售部，各部門生產(chǎn)準(zhǔn)備完成后，生產(chǎn)部積極組織生產(chǎn)，各生產(chǎn)準(zhǔn)備部門不按時(shí)間節(jié)點(diǎn)完成由生產(chǎn)部按相關(guān)規(guī)定進(jìn)行考核。 4.4、對(duì)于已進(jìn)行生產(chǎn)的計(jì)劃單產(chǎn)品，因市場(chǎng)原因在數(shù)量、規(guī)格、品質(zhì)等方面必須變更的，營(yíng)銷部必須填寫產(chǎn)品變更通知單，經(jīng)營(yíng)銷副總及以上領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后發(fā)至生產(chǎn)部。 4.5、當(dāng)訂單超出產(chǎn)能或規(guī)格型號(hào)不具備生產(chǎn)條件的需要外 購(gòu)的產(chǎn)品，由營(yíng)銷部填報(bào)產(chǎn)品外購(gòu)申請(qǐng)單（不準(zhǔn)漏項(xiàng)）經(jīng)營(yíng)銷副總及以上領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后發(fā)至物資部經(jīng)總經(jīng)理確認(rèn)后執(zhí)行。一銷售價(jià)格執(zhí)行方法 1.普通銷售訂單（Normal，簡(jiǎn)稱N單）：普通銷售訂單即為不低于正常折扣（由公司制定，另行通知）銷售的訂單，可直接執(zhí)行。 2.特價(jià)銷售訂單（Project，簡(jiǎn)稱P單）：特價(jià)銷售訂單是低于正常折扣銷售的訂單。此類訂單需要事先郵件申請(qǐng)，先后得到分公司經(jīng)理、公司副總裁的批準(zhǔn)后，方可下單執(zhí)行。 二銷售訂單執(zhí)行辦法 所有的銷售訂單嚴(yán)格執(zhí)行海納集團(tuán)“款到發(fā)貨”的政策；有信用額度的客戶、協(xié)議客戶及特殊訂單須按照以下模式操作執(zhí)行。1.有信用額度的客戶執(zhí)行辦法 1）每月5號(hào)前給有信用額度的客戶發(fā)書面對(duì)賬單，對(duì)賬單內(nèi)容包括上月1號(hào)至當(dāng)月月末已發(fā)貨物的全部款項(xiàng)，客戶須10號(hào)之前付清，如延期付款，以天為計(jì)量單位，過(guò)期一天（節(jié)假日除外）亮黃燈警告，過(guò)期三天亮紅燈，停止接收新訂單及停止該客戶的一切發(fā)貨，直至還清欠款。視其拖欠程度，供方有權(quán)取消其賒銷優(yōu)惠條件，執(zhí)行“款到發(fā)貨”的政策。 2）當(dāng)月發(fā)貨額超出信用額度，停止該客戶的一切發(fā)貨。如有特殊情況需發(fā)貨請(qǐng)參照第3條“特殊訂單審批流程及執(zhí)行辦法”執(zhí)行。2.協(xié)議客戶的執(zhí)行辦法 1）有協(xié)議的客戶，須嚴(yán)格執(zhí)行協(xié)議的付款期限，在協(xié)議付款期限前5日內(nèi)給協(xié)議客戶發(fā)上月對(duì)賬單，如延期付款，停止該客戶的一切發(fā)貨，直至還清款項(xiàng)。本年內(nèi)兩次出現(xiàn)延期付款則停止協(xié)議，執(zhí)行“款到發(fā)貨”的政策。 2）協(xié)議客戶采取年審制度，意為當(dāng)年有效，次年需重新申請(qǐng)。3.特殊訂單審批流程及執(zhí)行辦法 1）特殊訂單意為因特殊原因，需先發(fā)貨后付款的訂單，必須由客戶出具發(fā)貨申請(qǐng)函（具體內(nèi)容需涵蓋未付款原因及承諾付款期限）加蓋公司公章發(fā)至銷售人員處，銷售人員先期審核通過(guò)后需逐級(jí)申請(qǐng)分公司經(jīng)理、公司副總裁、常務(wù)副總裁、總裁，層層審批通過(guò)后，該發(fā)貨申請(qǐng)方可執(zhí)行。 2）發(fā)貨申請(qǐng)一單一議，不可重復(fù)使用。4.有質(zhì)保金訂單的執(zhí)行辦法 質(zhì)保金必須嚴(yán)格按照合同約定的日期收回，如到期沒有收回即列入二級(jí)黑名單，相關(guān)銷售人員需說(shuō)明原因并及時(shí)落實(shí)具體的回款時(shí)間（不得超過(guò)合同約定日期一個(gè)月），如到承諾期限仍未付款，則直接列入一級(jí)黑名單。 三付款方式 1.執(zhí)行現(xiàn)金、支票、電匯的付款方式。2.銀行承兌匯票付款方式： 1）可以接收的銀行承兌匯票的范圍：中國(guó)銀行、中國(guó)工商銀行、中國(guó)建設(shè)銀行、中國(guó)農(nóng)業(yè)銀行、交通銀行、招商銀行、中信銀行、光大銀行、華夏銀行、民生銀行、興業(yè)銀行、廣東發(fā)展銀行、深圳發(fā)展銀行、上海浦東發(fā)展銀行、上海銀行、北京銀行、天津商業(yè)銀行、深圳商業(yè)銀行、廣州商業(yè)銀行。 2）貼息管理 貼息計(jì)算方法：按照銀行承兌匯票結(jié)算金額，以月貼息率千分之三計(jì)算貼息金額； 貼息審核方法： 如果客戶支付貼息，則直接執(zhí)行本細(xì)則第一條【銷售價(jià)格執(zhí)行方法】； 如果客戶不支付貼息，在執(zhí)行本細(xì)則第一條【銷售價(jià)格執(zhí)行方法】的同時(shí)應(yīng)將銀行承兌匯票的貼息考慮在內(nèi)。3.預(yù)收賬款管理 非常規(guī)產(chǎn)品的訂單執(zhí)行前需收取30%的預(yù)收款；客戶的預(yù)收賬款和應(yīng)收賬款按照訂單分別登記管理，不允許用預(yù)收賬款沖抵客戶的應(yīng)收賬款； 四黑名單的管理辦法 1.先發(fā)貨后付款的客戶在承諾期內(nèi)沒有付款的，列入二級(jí)黑名單；被列入二級(jí)黑名單的客戶如到二次承諾期（不得超過(guò)第一次承諾期一個(gè)月）仍未付款的，則列入一級(jí)黑名單，以上欠款期間停止該客戶的一切發(fā)貨。 2.被列入二級(jí)黑名單的客戶在承諾時(shí)間之內(nèi)回款的，款到立即從該名單撤掉；被列入一級(jí)黑名單的客戶在第三次承諾期（不得超過(guò)第二次承諾期一個(gè)月）內(nèi)付款的，款到3個(gè)月后從該名單撤掉。 3.如果分公司有黑名單客戶，那么該分公司所有客戶（有信用額度客戶、協(xié)議客戶除外）將不再享受任何特殊待遇。 五銷售訂單發(fā)貨管理 分公司所有的訂單發(fā)貨前必須經(jīng)過(guò)集團(tuán)訂單物流中心相關(guān)負(fù)責(zé)人的審核，滿足發(fā)貨條件后方 可出庫(kù)，包括集團(tuán)庫(kù)房及分公司庫(kù)房的所有發(fā)貨； 如有未經(jīng)同意擅自發(fā)貨的行為，一經(jīng)查出，公司將嚴(yán)肅處理。 六說(shuō)明： 1.此文件的編制是為了優(yōu)化流程、降低溝通成本，便于銷售人員了解銷售訂單執(zhí)行政策，同時(shí)也作為執(zhí)行的依據(jù)。 2.該文件未涉及事宜，另行溝通協(xié)商。 3.該文件由財(cái)務(wù)中心與訂單物流中心共同制定，領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)。4.該文件自頒發(fā)之日起生效，有效期至2010年12月31日。銷售訂單管理規(guī)定 第一條目的 為了提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量，最大限度地保證訂單的履約 率和客戶滿意度，此規(guī)定對(duì)訂單執(zhí)行過(guò)程實(shí)行明析的流程化管理和責(zé)任化管理，保證公司內(nèi)部各工作單元有效銜接及工作的順暢推進(jìn)。 第二條訂單管理內(nèi)容 主要是對(duì)訂單的評(píng)審、記錄、技術(shù)交底、報(bào)價(jià)、合同簽訂、 圖紙?jiān)O(shè)計(jì)、產(chǎn)品生產(chǎn)、進(jìn)度跟蹤等程序化管理。第三條訂單具體管理程序 3.1業(yè)務(wù)人員接訂單時(shí)，對(duì)訂單內(nèi)容進(jìn)行必要的了解，包括品種、 數(shù)量、工期及質(zhì)量等，并進(jìn)行編號(hào)記錄。 3.2業(yè)務(wù)人員傳遞評(píng)審報(bào)價(jià)單，由總經(jīng)理助理、生產(chǎn)總監(jiān)、內(nèi)控部經(jīng)理組織評(píng)審，（當(dāng)接到價(jià)值達(dá)到一百萬(wàn)元以上大訂單時(shí)，監(jiān)察部全過(guò)程監(jiān)察）根據(jù)客戶情況、產(chǎn)品類型和數(shù)量、工期、預(yù)計(jì)合同額等確定接單方式，非重點(diǎn)或無(wú)潛力客戶的小訂單將考慮提高報(bào)價(jià)和延長(zhǎng)工期，接單后各部門確定各屬工作所需時(shí)間，填寫合同評(píng)審表。 3.3訂單確定后，財(cái)務(wù)部門安排報(bào)價(jià)工作，報(bào)價(jià)人做好報(bào)價(jià)記錄，核定后向總經(jīng)理匯。 3.4業(yè)務(wù)部門對(duì)客戶進(jìn)行溝通，力爭(zhēng)在彼此都滿意的基礎(chǔ)上簽訂合 同，并對(duì)合同進(jìn)行編號(hào)入檔，統(tǒng)一管理。 3.5生產(chǎn)部門根據(jù)合同評(píng)審表進(jìn)行生產(chǎn)安排和督辦，技術(shù)、采購(gòu)、生產(chǎn)、質(zhì)檢，按評(píng)審內(nèi)容進(jìn)入各自工作程序，相關(guān)部門間做好溝通協(xié)調(diào)。 3.6技術(shù)圖紙標(biāo)注重點(diǎn)質(zhì)量和工藝要求，車間分解落實(shí)。各部門、環(huán)節(jié)實(shí)行質(zhì)量及工期控制，下工序部門督辦上工序部門。3.7產(chǎn)品完工后，質(zhì)檢部終檢，合格后生產(chǎn)車間報(bào)產(chǎn)成表與相關(guān)部門。 3.8生產(chǎn)總監(jiān)負(fù)責(zé)整個(gè)過(guò)程調(diào)度，重點(diǎn)難點(diǎn)工作及時(shí)匯報(bào)總經(jīng)理。3.9各部門每月底前將訂單情況、生產(chǎn)情況書面總結(jié)，匯報(bào)給總經(jīng)理。 第四