文件控制、記錄管理培訓(xùn)資料PPT課件

文件控制、記錄管理培訓(xùn)教材,1,.,第一章、相關(guān)術(shù)語(yǔ)定義理解,文件定義：信息及其承載媒體。示例：記錄、規(guī)范、程序文件、圖樣、報(bào)告、標(biāo)準(zhǔn)等。注：媒體可以是紙張，計(jì)算機(jī)磁盤、光盤或其他電子媒體，照片或標(biāo)準(zhǔn)樣品，或它們的組合。規(guī)范定義：要求明示的、通常隱含的或必須履行的需求或期望.闡明要求的文件：指組織、顧客和其他相關(guān)方的慣例或一般做法，所考慮的需求或期望是不言而喻的。記錄定義：闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動(dòng)的計(jì)算所得的文件。注：記錄用于可追溯性提供文件，并提供驗(yàn)證、預(yù)防措施和糾證措施的證據(jù)。記錄通常不需要控制版本。,2,.,第二章、體系標(biāo)準(zhǔn)條款學(xué)習(xí),4.2.1總則,質(zhì)量管理體系文件應(yīng)該包括：,質(zhì)量手冊(cè),特定產(chǎn)品、項(xiàng)目、過(guò)程或合同應(yīng)用QMS,文件可多可少文件可詳可略可采用任何形式或類型的媒體,組織的規(guī)模和活動(dòng)的類型過(guò)程和相互作用的復(fù)雜程度人員的能力,程序,作業(yè)指導(dǎo)書、規(guī)范,質(zhì)量表格、記錄,質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo),規(guī)定質(zhì)量管理體系一致信息的文件,ISO9001:2008要求的五個(gè)程序其他需要的程序,策劃、運(yùn)行和控制需要的文件,標(biāo)準(zhǔn)要求的記錄（21個(gè)）,質(zhì)量計(jì)劃,3,.,附錄:本標(biāo)準(zhǔn)所要求的形成文件的程序：-5處需要形成文件的程序。（.）文件控制（.）質(zhì)量記錄的控制（.）內(nèi)部審核（）不合格品控制（.）糾正措施（.）預(yù)防措施本標(biāo)準(zhǔn)所要求的記錄-共有處需要形成記錄管理評(píng)審記錄；組織成員的教育、培訓(xùn)、技能和經(jīng)歷記錄；用于證明產(chǎn)品滿足要求和產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過(guò)程的記錄；反映產(chǎn)品要求評(píng)審結(jié)果和采取措施的記錄；設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)輸入記錄；反映設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)評(píng)審結(jié)果和采取措施的記錄；反映設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)驗(yàn)證結(jié)果和采取措施的記錄；反映設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)確認(rèn)結(jié)果和采取措施的記錄；反映設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)審定結(jié)果和采取措施的記錄；反映供方評(píng)價(jià)和自我評(píng)價(jià)結(jié)果的記錄；監(jiān)測(cè)和測(cè)量達(dá)不到驗(yàn)證效果時(shí)反映過(guò)程確認(rèn)的記錄；對(duì)可追溯性產(chǎn)品建立唯一性標(biāo)識(shí)的記錄；顧客財(cái)產(chǎn)管理和使用記錄；不存在測(cè)量基準(zhǔn)時(shí)反映測(cè)量設(shè)備校準(zhǔn)和驗(yàn)證的記錄；測(cè)量設(shè)備的校準(zhǔn)和驗(yàn)證記錄；反映質(zhì)量管理體系內(nèi)審記過(guò)的記錄；證明產(chǎn)品符號(hào)標(biāo)準(zhǔn)及合同要求的記錄；對(duì)不合格品采取糾正措施的記錄；反映糾正結(jié)果的記錄和預(yù)防活動(dòng)結(jié)果的記錄,第二章、體系標(biāo)準(zhǔn)條款學(xué)習(xí),4,.,條文：4、質(zhì)量管理體系/4.2.2質(zhì)量手冊(cè),質(zhì)量手冊(cè),規(guī)定組織質(zhì)量管理體系的文件,QMS的范圍和刪減的細(xì)節(jié)和合理性說(shuō)明產(chǎn)品的范圍/產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過(guò)程的范圍組織機(jī)構(gòu)圖最高管理者職責(zé)、方針目標(biāo)等為質(zhì)量管理體系編制的形成文件的程序或?qū)ζ湟眠^(guò)程及其順序和相互作用表述，包括外包過(guò)程手冊(cè)控制,2、質(zhì)量手冊(cè)的內(nèi)容,1、含義：是一個(gè)組織全面的、系統(tǒng)地描述本組織（注意：是本組織，不是別的組織）按標(biāo)準(zhǔn)如何建立和運(yùn)行QMS的總的質(zhì)量管理文件。,3、理解要點(diǎn)：,1、質(zhì)量手冊(cè)關(guān)系到一個(gè)組織的全部活動(dòng)或只涉及其部分活動(dòng)；,2、按屬性分類：可分為質(zhì)量管理手冊(cè)和質(zhì)量保證手冊(cè)兩種。前者闡述企業(yè)的質(zhì)量管理體系，供企業(yè)內(nèi)部使用；后者闡述企業(yè)的質(zhì)量保證體系，用以在合同環(huán)境下向需方和第三方證實(shí)本企業(yè)的質(zhì)量體系滿足合同和有關(guān)法規(guī)的規(guī)定。,紅字不可缺的核心部分，其它據(jù)實(shí)際和使用習(xí)慣決定。,第二章、體系標(biāo)準(zhǔn)條款學(xué)習(xí),5,.,4.2.3文件控制+文件控制的活動(dòng),批準(zhǔn)a)確保文件的充分性和適宜性b)內(nèi)行/責(zé)任者審批是一個(gè)基本保證方法。,正確/可操作的要求和方法內(nèi)容完整/要求滿足,評(píng)審、更新與再批準(zhǔn)a)必要時(shí)應(yīng)對(duì)文件進(jìn)行評(píng)審b)更新c)再批準(zhǔn),對(duì)文件內(nèi)容和效果的審視/評(píng)價(jià)適時(shí)/定期局部/系統(tǒng),適時(shí)的修訂并標(biāo)識(shí)適時(shí)的換版并標(biāo)識(shí),修訂應(yīng)經(jīng)過(guò)再批準(zhǔn)授權(quán)人可獲得背景資料的有把握的人批準(zhǔn),a)文件發(fā)布前得到批準(zhǔn)，以確保文件是充分與適宜的；b)必要時(shí)對(duì)文件進(jìn)行評(píng)審與更新，并再次批準(zhǔn)；,第二章、體系標(biāo)準(zhǔn)條款學(xué)習(xí),6,.,4.2.3文件控制+文件控制的活動(dòng),標(biāo)識(shí),文件識(shí)別標(biāo)識(shí),文件名稱文件編號(hào)文件頁(yè)碼有效性標(biāo)識(shí)生效日期審批,有效/受控文件作廢文件保留文件,修訂狀態(tài)標(biāo)識(shí),版本標(biāo)識(shí)修訂狀態(tài)(修訂提示),標(biāo)識(shí)作用,易于識(shí)別便于追溯承載媒體不同標(biāo)識(shí)方法不同,c)確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識(shí)別；,文件控制程序,第二章、體系標(biāo)準(zhǔn)條款學(xué)習(xí),7,.,4.2.3文件控制+文件控制的活動(dòng),發(fā)放a)發(fā)放的充分性b)發(fā)放的可追溯性c)記錄的完整性,需要使用處可獲得,需要追溯時(shí)可追回,可追溯到每份文件可追溯到修訂時(shí)的收回/發(fā)放情況可追溯到丟失/補(bǔ)發(fā)情況可追溯到作廢/保留情況,d)確保在使用處可獲得有關(guān)版本的適用文件；,第二章、體系標(biāo)準(zhǔn)條款學(xué)習(xí),8,.,4.2.3文件控制+文件控制的活動(dòng),文件的保持a)使用/保管者保持b)文管的保持,防止丟失防止破損防止涂改、受污,使用安全的保存形式/包裝丟失補(bǔ)發(fā)破損換發(fā)受污換發(fā),e)確保文件保持清晰、易于識(shí)別；,第二章、體系標(biāo)準(zhǔn)條款學(xué)習(xí),9,.,4.2.3文件控制+外來(lái)文件的控制,a)質(zhì)量管理體系中須執(zhí)行的來(lái)自外部的文件（全部/部分）,ISO9001:2008安全標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品質(zhì)量法顧客要求（圖紙/合同/技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)/訂購(gòu)單等）,識(shí)別標(biāo)識(shí)發(fā)放跟蹤更改再確認(rèn)/標(biāo)識(shí)/發(fā)放,b)舉例,控制要?jiǎng)t,f)確保外來(lái)文件得到識(shí)別，并控制其分發(fā)；,外來(lái)文件是受控文件的一種，所以要規(guī)定控制的方法!,需控制的外來(lái)文件,第二章、體系標(biāo)準(zhǔn)條款學(xué)習(xí),10,.,4.2.3文件控制+表格的控制,規(guī)定了記錄的內(nèi)容/準(zhǔn)則規(guī)定了記錄的責(zé)任規(guī)定了記錄的頻度等,策劃批準(zhǔn)印發(fā)（發(fā)放可不須記錄）使用標(biāo)識(shí),表格也是文件,表格控制要?jiǎng)t,附加,第二章、體系標(biāo)準(zhǔn)條款學(xué)習(xí),11,.,4.2.4質(zhì)量記錄控制+質(zhì)量記錄的作用、范圍和類型,質(zhì)量記錄的作用,提供符合要求的證據(jù)提供QMS有效運(yùn)行的證據(jù),質(zhì)量記錄的范圍,QMS要求的全部記錄,書面記錄電子媒體記錄其他形式的記錄,本標(biāo)準(zhǔn)共要求21種，除掉設(shè)計(jì)控制的5種共16種。實(shí)際可能更多。,應(yīng)建立并保持記錄，以提供符合要求和質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。記錄應(yīng)保持清晰、易于識(shí)別和檢索。應(yīng)編制形成文件的程序，以規(guī)定記錄的標(biāo)識(shí)、貯存、保護(hù)、檢索、保存期限和處置所需的控制。,第二章、體系標(biāo)準(zhǔn)條款學(xué)習(xí),12,.,4.2.4質(zhì)量記錄控制+質(zhì)量記錄的保存期限,不同的記錄應(yīng)有不同的保存期限；保存期限確定原則：,可追溯性要求顧客要求數(shù)據(jù)分析的需要產(chǎn)品責(zé)任為審核（內(nèi)/外）提供證據(jù)的要求法規(guī)要求等,需要的最短期限加一個(gè)保險(xiǎn)期（月/季/年）,a)影響因素,b)確定規(guī)則,第二章、體系標(biāo)準(zhǔn)條款學(xué)習(xí),13,.,4.2.4質(zhì)量記錄控制+規(guī)定質(zhì)量記錄的保存期限技巧,舉例a)文件修改記錄b)管理評(píng)審記錄c)產(chǎn)品要求評(píng)審記錄d)產(chǎn)品監(jiān)視和測(cè)量記錄e)內(nèi)審記錄f)培訓(xùn)記錄,改版后一年下次管理評(píng)審后一年交付后+產(chǎn)品責(zé)任期+X年交付后+產(chǎn)品責(zé)任期+X年下次內(nèi)審后+1年離開(kāi)公司后+X年,第二章、體系標(biāo)準(zhǔn)條款學(xué)習(xí),14,.,4.2.4質(zhì)量記錄控制+質(zhì)量記錄的控制活動(dòng),標(biāo)識(shí),記錄表格的標(biāo)識(shí),名稱編號(hào)版本(內(nèi)容),記錄的使用標(biāo)識(shí),檢索序號(hào)使用者/日期審查者/日期其他,第二章、體系標(biāo)準(zhǔn)條款學(xué)習(xí),15,.,4.錯(cuò)誤的理解4.1質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)不屬于質(zhì)量管理體系文件。說(shuō)明：按照ISO9001：2008質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)屬于體系文件。4.2形成文件的程序就是指通常所說(shuō)的程序文件，不包括作業(yè)指導(dǎo)書。說(shuō)明：形成文件的程序可能不僅指程序文件，還包括作業(yè)指導(dǎo)書類（workinstrction）的文件，盡管標(biāo)準(zhǔn)中未提及作業(yè)指導(dǎo)書，但作業(yè)指導(dǎo)書屬于文件化的程序范疇。4.3所有過(guò)程均需用相應(yīng)的文件加以規(guī)定說(shuō)明：除了標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的5個(gè)必須的程序外，沒(méi)有強(qiáng)制要求其它的過(guò)程都需要文件規(guī)定。4.4質(zhì)量記錄是運(yùn)行程序的結(jié)果證明，不屬于體系文件。說(shuō)明：ISO9001：2008明確規(guī)定質(zhì)量記錄屬于體系文件并需要進(jìn)行控制。4.5組織的文件越多，越詳細(xì)，說(shuō)明組織的管理越嚴(yán)謹(jǐn)，管理水平越高，但效率可能越低。說(shuō)明：文件的多少或詳細(xì)程度與管理水平及效率沒(méi)有直接的關(guān)系，組織應(yīng)根據(jù)其規(guī)模、產(chǎn)品特點(diǎn)、過(guò)程特點(diǎn)、人員能力等來(lái)考慮文件的結(jié)構(gòu)及內(nèi)容。,第三章、標(biāo)準(zhǔn)深度理解,1916,.,17,4.2.2質(zhì)量手冊(cè),第三章、標(biāo)準(zhǔn)深度理解,理解要點(diǎn)1.1質(zhì)量手冊(cè)作為質(zhì)量體系文件，對(duì)組織的質(zhì)量體系加以概要性描述。組織應(yīng)編制質(zhì)量手冊(cè)。1.2組織內(nèi)部人員，尤其是管理層人員需要使用質(zhì)量手冊(cè)，因此應(yīng)保持質(zhì)量手冊(cè)。1.3質(zhì)量手冊(cè)內(nèi)容包括：ABC,2.實(shí)施步驟及方法建議2.1質(zhì)量手冊(cè)編寫的流程可以是：,a）確定方針和目標(biāo)b）確定組織結(jié)構(gòu)c）確定程序流程d）確定流程中職能分配e）編制程序文件f）編制作業(yè)指導(dǎo)書g）編制質(zhì)量手冊(cè)e）f）g）編制順序可以根據(jù)組織情況作調(diào)整。,.,18,第三章、標(biāo)準(zhǔn)深度理解,2.2質(zhì)量手冊(cè)通常由一個(gè)人編制，以保證手冊(cè)的一致性和協(xié)調(diào)性，可以是管理者代表或較熟悉公司內(nèi)部運(yùn)作的管理人員編制。2.3當(dāng)先編制程序文件再編制手冊(cè)時(shí)，應(yīng)參照程序中的內(nèi)容和要求，以保證手冊(cè)與程序要求的一致性和接口良好。2.4一般質(zhì)量手冊(cè)不詳細(xì)描述程序內(nèi)容，但應(yīng)引出支持的程序文件名稱，在手冊(cè)的每章節(jié)中描述，同時(shí)在手冊(cè)的最后列出引用的程序文件清單，以方便實(shí)際操作。,4.2.2質(zhì)量手冊(cè)（續(xù)）,.,19,第三章、標(biāo)準(zhǔn)深度理解,3.程序要求,4.錯(cuò)誤理解4.1因?yàn)槭謨?cè)中往往先定義了質(zhì)量體系的范圍，并明確了各職位職責(zé)，因此應(yīng)先編制質(zhì)量手冊(cè)、再編制程序文件。說(shuō)明：誰(shuí)先誰(shuí)后沒(méi)有規(guī)定，對(duì)體系及運(yùn)作沒(méi)有影響。4.2質(zhì)量手冊(cè)中應(yīng)包括公司規(guī)定的質(zhì)量方針及具體的質(zhì)量目標(biāo)以及組織的職責(zé)、權(quán)限的描述。說(shuō)明：手冊(cè)中應(yīng)描述制訂質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)的要求，但不一定要在手冊(cè)中描述具體的方針和目標(biāo)，可以另外發(fā)布文件規(guī)定，尤其質(zhì)量目標(biāo)，往往公司的目標(biāo)每年都要變更，因此，不建議在手冊(cè)中規(guī)定組織的職責(zé)權(quán)限同樣如此。4.3公司由于沒(méi)有設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)過(guò)程，因此手冊(cè)中可以不加以描述。說(shuō)明：在手冊(cè)中雖然不用描述其過(guò)程，但需描述刪減的理由。,.,20,4.2.3文件控制,理解要點(diǎn)1.1應(yīng)控制的文件范圍：質(zhì)量管理體系文件：即1）質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)2）質(zhì)量手冊(cè)3）標(biāo)準(zhǔn)所要求的五個(gè)程序4）為確保過(guò)程有效策劃、運(yùn)作和控制的文件（含作業(yè)指導(dǎo)書、表格）5）質(zhì)量記錄1.2通常外來(lái)文件如顧客提供的與體系有關(guān)文件（要求）；國(guó)家、國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)也屬于文件控制的范圍。1.3控制的要求：歸納起來(lái)主要是關(guān)于批準(zhǔn)、評(píng)審與更新、更改、獲得、識(shí)別、外來(lái)文件、作廢文件等七個(gè),第三章、標(biāo)準(zhǔn)深度理解,.,21,1.3.6外來(lái)文件控制1）規(guī)定外來(lái)文件識(shí)別的方法，如按外來(lái)標(biāo)準(zhǔn)、顧客類型或產(chǎn)品類型進(jìn)行不同的文件標(biāo)識(shí)。2）可以直接采用外來(lái)文件自有的標(biāo)識(shí)（編號(hào)、版本），但當(dāng)外來(lái)文件標(biāo)識(shí)不夠完善或系統(tǒng)時(shí)組織可以規(guī)定采用自己的文件控制要求進(jìn)行標(biāo)識(shí)以方便控制。3）外來(lái)文件的分發(fā)控制可以通過(guò)規(guī)定發(fā)放范圍（或批準(zhǔn)）并進(jìn)行發(fā)放記錄。,第三章、標(biāo)準(zhǔn)深度理解,4.5所有的外來(lái)文件都應(yīng)重新進(jìn)行編號(hào)并受控分發(fā)說(shuō)明：標(biāo)準(zhǔn)中外來(lái)文件指與質(zhì)量管理體系有關(guān)的外來(lái)文件，當(dāng)外來(lái)文件有編號(hào)且能有效識(shí)別時(shí)可以不再另編號(hào)。4.6所有作廢文件應(yīng)收回并銷毀說(shuō)明：作廢文件可以作特別標(biāo)識(shí)后保留在現(xiàn)場(chǎng)，不一定都要收回并銷毀，通?？梢詷?biāo)識(shí)后保留一套完整的上一版本的文件以作對(duì)照使用。,.,22,案例分析某公司為了提高運(yùn)作效率，充分利用現(xiàn)有的電腦資訊系統(tǒng)，將公司的所有文件包括質(zhì)量管理體系文件都放到內(nèi)部網(wǎng)上，通過(guò)OA（辦公自動(dòng)化）系統(tǒng)或?qū)ｉT的文件控制系統(tǒng)運(yùn)作。管理者代表?yè)?dān)心一旦進(jìn)入該系統(tǒng)后文件可能失控。分析：1）文件可以以電子文檔的形式出現(xiàn)。2）要確保在電子文檔放到網(wǎng)上之前是得到控制的（即經(jīng)過(guò)了批準(zhǔn)等控制）。3）通常網(wǎng)上的文件是作為使用者參考可以直接使用的，因此要確保網(wǎng)上的文件同樣受控，包括：）發(fā)布前已得到批準(zhǔn)）如需更改應(yīng)再批準(zhǔn)）能識(shí)別文件的更改和修訂狀態(tài)）能獲得有效版本）作廢文件有標(biāo)識(shí)或不能查閱,標(biāo)準(zhǔn)深度理解,.,23,解決辦法：）如果僅僅是將已批準(zhǔn)的文件以電子文檔保存放到網(wǎng)上便于查閱，可以：）先采用對(duì)書面文檔進(jìn)行批準(zhǔn)；）電腦上設(shè)置權(quán)限，確保電子文檔不能隨意更改；）當(dāng)需更改時(shí)采用局面文檔審批后再更改電子文檔；）對(duì)電子文檔與書面文檔作同樣的標(biāo)識(shí)，包括編號(hào)、更改及修訂狀態(tài)等。）如果取消書面文檔全部采用電子文檔，可以：）按照文件控制要求設(shè)置文件的權(quán)限，包括：評(píng)審、批準(zhǔn)、更改、查閱等；）在網(wǎng)上建立文件后交相應(yīng)權(quán)限人員批準(zhǔn)；）通過(guò)網(wǎng)絡(luò)批準(zhǔn)電子文檔；）通過(guò)網(wǎng)絡(luò)更改文件，更改后再送批準(zhǔn)；）電子文檔自動(dòng)或人工進(jìn)行修訂狀態(tài)的標(biāo)識(shí)；）用新文件替代被更改的文件或?qū)ψ鲝U的舊文件有標(biāo)識(shí)；注意：對(duì)無(wú)法使用到電腦的人員如需要文件時(shí)往往還要考慮發(fā)放書面文件（如生產(chǎn)線的員工），此時(shí)電子文檔與書面文檔并存。,標(biāo)準(zhǔn)深度理解,.,24,質(zhì)量記錄控制程序(必需)4.錯(cuò)誤的理解4.1質(zhì)量記錄控制的范圍主要是與產(chǎn)品有關(guān)的記錄如檢驗(yàn)記錄等說(shuō)明:不僅僅是與產(chǎn)品有關(guān),而是與體系運(yùn)行有關(guān)的記錄.4.2質(zhì)量記錄屬于文件,應(yīng)滿足文件控制的要求說(shuō)明:質(zhì)量記錄不需要滿足文件控制的要求,但要滿足質(zhì)量記錄的控制要求(4.2.4)4.3質(zhì)量記錄不能修改說(shuō)明:質(zhì)量記錄可以修改,但應(yīng)注明修改的有關(guān)證據(jù)如修改人.4.4質(zhì)量記錄應(yīng)有版本標(biāo)識(shí)說(shuō)明:質(zhì)量記錄不需要版本標(biāo)識(shí),但表格需要(按文件控制要求)4.5為方便管理質(zhì)量記錄保存期限可以統(tǒng)一規(guī)定為3年,到期后銷毀.說(shuō)明:不應(yīng)與不能統(tǒng)一,取決于產(chǎn)品及記錄的特點(diǎn).,標(biāo)準(zhǔn)深度理解,.,25,2、文件評(píng)審的形式有哪些？,文件評(píng)審的形式有以下三種：-會(huì)議評(píng)審：由文件的主管部門或文件的起草部門組織有關(guān)部門/單位召開(kāi)評(píng)審會(huì)議，以會(huì)議的形式評(píng)審文件；-會(huì)簽評(píng)審：由文件的主管部門或文件的起草部門以“會(huì)簽單”的形式進(jìn)行評(píng)審，也就是讓有關(guān)部門/單位的人員在“會(huì)簽單”上簽署意見(jiàn)；-起草人員自審。,1、文件為什么要評(píng)審？,B、具體問(wèn)題深度討論,.,26,4、什么是受控文件？,受控文件是“非受控文件”的對(duì)稱。凡是能夠產(chǎn)生多個(gè)修改狀態(tài)或多個(gè)版本的文件都是受控文件。也就是說(shuō)凡是存在修改和換版的文件就是受控文件。受控文件主要是控制使用文件的唯一有效版本。一般來(lái)說(shuō)這些文件是長(zhǎng)期使用并始終處于修改和換版狀態(tài)的文件，如：成本手冊(cè)、程序文件、各種規(guī)章制度、定額、標(biāo)準(zhǔn)成本、預(yù)算等。（公司定義：與質(zhì)量環(huán)境體系相關(guān)的指令性文件）-不全面：如生產(chǎn)計(jì)劃，采購(gòu)合同等為一次性指令性。,5、什么是非受控文件？,非受控文件是“受控文件”的對(duì)稱。凡是不存在修改和換版的文件都是非受控文件。這些文件一般情況下都是一次性使用，而且使用的時(shí)間較短，并在使用過(guò)程中不用修改和換版。如：審核計(jì)劃、培訓(xùn)計(jì)劃等。,具體問(wèn)題深度討論,.,6、如何確認(rèn)文件是否被批準(zhǔn)？,文件批準(zhǔn)的形式按照國(guó)際慣例就是授權(quán)人員的親筆簽字。如果，在文件中看不到授權(quán)人員的親筆簽字，就可以認(rèn)為其文件未被批準(zhǔn)，屬無(wú)效文件。而在我國(guó)的企業(yè)中文件經(jīng)常是以蓋公章的形式進(jìn)行批準(zhǔn)（如“紅頭”文件），往往看不到授權(quán)人員的親筆簽字，這樣就需要追溯和確認(rèn)其文件的底稿是否經(jīng)過(guò)了授權(quán)人員的親筆簽字，如果追溯不到授權(quán)人員的親筆簽字，也應(yīng)視為其文件未被批準(zhǔn)。,7、文件在什么情況下需要換版？,-文件修改次數(shù)過(guò)多；-文件破舊程度嚴(yán)重；-文件內(nèi)容混亂（如活動(dòng)接口混亂）；-新概念的出現(xiàn)；-企業(yè)管理體制的變化；-成本管理模式的變化。（不限于此）,具體問(wèn)題深度討論,1927,.,28,9、對(duì)記錄的填寫有以下要求？-真實(shí)：反映客觀事實(shí)、沒(méi)有虛假成分；-準(zhǔn)確：數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、語(yǔ)言準(zhǔn)確、使用法定計(jì)量單位準(zhǔn)確、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)準(zhǔn)確、填寫欄目?jī)?nèi)容準(zhǔn)確；-全面：內(nèi)容全面（包括：所記錄的時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件）；-及時(shí)：在過(guò)程中記錄，或事后及時(shí)記錄，不能靠回憶來(lái)補(bǔ)記錄。,10、記錄有哪些作用？,-是證實(shí)成本水平的證據(jù)；-是證實(shí)成本管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)；-是證實(shí)滿足法律法規(guī)的要求和其他要求的證據(jù)；-可以保持成本方面的可追溯性（可以追溯成本的歷史情況）；-可以利用記錄開(kāi)展成本分析和研究。,具體問(wèn)題深度討論,.,29,11、如何理解記錄保存到規(guī)定的期限？,12、文件和記錄有什么區(qū)別？,文件和記錄一般有以下區(qū)別：-文件是活動(dòng)的依據(jù)；記錄是活動(dòng)的證據(jù)。-文件指導(dǎo)活動(dòng)；記錄證實(shí)活動(dòng)。-文件允許修改；記錄不允許擅自修改。-文件產(chǎn)生在活動(dòng)之前；記錄產(chǎn)生在活動(dòng)之中或活動(dòng)之后,具體問(wèn)題深度討論,.,30,13、如何理解記錄應(yīng)有適宜的貯存條件和方法？,14、記錄控制程序的基本內(nèi)容有哪些？,記錄控制程序的基本內(nèi)容有：-記錄的分類、范圍；-記錄的設(shè)計(jì)、審批；-記錄的填寫、標(biāo)識(shí)；-記錄的收集、整理；-記錄的歸檔、保存；-記錄的查閱、復(fù)制；-記錄的作廢、處理。,.,31,15、控制法規(guī)和其他要求的目的是什么？,控制法規(guī)和其他要求的目的是：-獲得這些要求，從而滿足這些要求。-促進(jìn)組織認(rèn)識(shí)和了解其所應(yīng)履行的法律義務(wù)；-使組織對(duì)其活動(dòng)如何受到成本法規(guī)和其他要求的影響有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)，并就此信息與有關(guān)人員進(jìn)行溝通；-通過(guò)程序識(shí)別、確定、獲取和滿足成本法規(guī)和其他要求。,組織究竟要遵守和滿足哪些法規(guī)和其他要求，這就要根據(jù)組織自身的具體情況和需要來(lái)識(shí)別。具體來(lái)說(shuō)，組織可以通過(guò)以下方面進(jìn)行識(shí)別：-需遵守哪些法規(guī)和其他要求；-在何處采用這些法規(guī)和其他要求；-組織內(nèi)部是誰(shuí)需要獲取這些法規(guī)和其他要求；-如何最適宜地獲取這些法規(guī)和其他要求的信息，包括提供這些信息的媒體（如：文件、CD、磁盤、電視和國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)等）。,.,32,文件和資料的編制和審批,文件和資料發(fā)行,文件和資料保管,文件和資料借閱,文件和資料更改,文件和資料作廢銷毀,文件和資料控制流程圖,輸入,輸出,文件和資料編寫指導(dǎo)書,受控文件清單,文件管理相關(guān)職責(zé)表文件和資料發(fā)行基準(zhǔn),文件和資料收、發(fā)管制