寧波市民政局機關檔案管理辦法.doc

甬民發(fā)201088號關于印發(fā)寧波市民政局機關檔案管理辦法的通知局機關各處室，各直屬單位：現(xiàn)將寧波市民政局機關檔案管理辦法印發(fā)給你們，請結合實際，認真貫徹執(zhí)行。二一年八月十二日1寧波市民政局機關檔案管理辦法為做好局機關文書檔案資料的立卷歸檔和利用服務工作，進一步推進檔案工作規(guī)范化、制度化和標準化，依據(jù)中華人民共和國檔案法、中華人民共和國檔案實施辦法和寧波市民政局文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定(以下簡稱規(guī)定)，結合我局工作實際，制訂本辦法。第一條 凡屬規(guī)定中明確的機關歸檔范圍的各種文件材料及相關的圖表、聲像、實物、電子文件等各種門類和載體的歷史記錄(以下統(tǒng)稱綜合資料)，按照文書立卷的要求，組成案卷，集中統(tǒng)一管理。第二條 辦公室負責機關綜合檔案室歸檔管理工作，設專（兼）職檔案管理員。各處室相應安排一名兼職檔案員負責本處室綜合資料的收集、整理、立卷、保管、移交工作。第三條 綜合資料歸檔工作納入各處室職責范圍，做到每項綜合資料都能完整、準確、系統(tǒng)地歸檔保存。各處室所形成的綜合資料因工作需要留存的，自備重份或復印件，原件須移交局綜合檔案室歸檔。第四條 承辦重大會議、重大活動的處室應及時向辦公室提供信息，便于機關綜合檔案室管理人員對重大會議、重大活動跟蹤了解，做好檔案歸檔指導工作。重大會議、重大活動結束后，承辦處室應及時做好綜合資料的收集、整理、立卷、保管工作，并按規(guī)定期限移交機關綜2合檔案室歸檔。由多個處室參與的重大會議、重大活動，綜合資料由主辦處室負責收集、整理、立卷、保管、歸檔。重大會議、重大活動主要是指：（一）黨和國家領導人、省部級及市廳級領導來我市（局）視察、考察、調(diào)研和指導民政工作開展的各類座談會；（二）局領導參加的有較大影響和意義的各類活動；（三）國（境）內(nèi)外各界知名人士、友好團體到我市（局）民政系統(tǒng)的訪問、考察、參觀；（四）以市民政局名義組織召開的重要會議、重大活動；（五）其它具有重大影響和意義的活動。第五條 文書立卷歸檔時間各類文書檔案，以及隨文件材料產(chǎn)生的電子檔案，按照紙制文件及其電子版本同步整理的規(guī)范要求，及時整理、立卷，每季度一次集中移交機關綜合檔案室。各處室按要求形成的大事記，每季度一次集中報送機關綜合檔案室。組織機構沿革過程中產(chǎn)生的檔案，由政治處整理后，每年一次移交機關綜合檔案室集中保管。聲像檔案由承辦處室按要求整理，自形成之日起1個月內(nèi)移交機關綜合檔案室。第六條 文書立卷歸檔要求（一）文書立卷歸檔遵循綜合資料的形成規(guī)律和特點，保3持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。（二）歸檔綜合資料應完整、準確、系統(tǒng)。歸檔的文字材料應符合規(guī)定格式，做到工整、清晰，對破損的文件材料應托裱，書寫材料不符合要求或字跡已擴散的應復制并與原件一并裝訂。工程類項目檔案還須有施工繪制圖。（三）歸檔文件材料應當將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)件與原件等多種文字形成的資料一并入檔。（四）文書立卷檔案工作由各處室負責，報送的立卷檔案，按寧波市民政局歸檔文件目錄填寫（見附件1），并按局文書檔案保管期限注明保管年限（永久、30年、10年）。同時，報送電子歸檔文件目錄（統(tǒng)一按word格式填寫），便于查閱。（五）各處室記錄的大事記，按寧波市民政局大事記要求規(guī)范登記（見附件2）。（六）實物檔案、聲像檔案歸檔時須填寫“寧波市民政局重要會議、重大活動歸檔材料登記表”（見附件3、4）。（七）聲像檔案立卷工作由機關綜合檔案室負責。第七條 各處室要加強檔案管理，做好保密工作，確保檔案安全。各處室和個人查閱檔案時，須經(jīng)分管辦公室領導同意。對重要、珍貴的檔案資料，一般不提供檔案原件。各處室和個人向機關綜合檔案室查閱檔案的，須提交“檔案查閱登記表”（見附件5）。第八條 辦公室要積極推進檔案信息化建設，為機關各項工4作提供優(yōu)質(zhì)便利的檔案查閱等服務，并做好向市檔案館檔案移交工作。第九條 對保管期限已滿的檔案，由局保密工作領導小組進行鑒定，對失去保存價值的登記造冊，由專人負責實施銷毀。第十條 局各直屬單位文書立卷檔案歸檔工作依據(jù)本辦法參照執(zhí)行。第十一條 本辦法自印發(fā)之日起施行，由辦公室負責解釋。附件：1.寧波市民政局機關文書歸檔文件目錄2.寧波市民政局大事記3.寧波市民政局重要會議、重大活動歸檔材料登記表4.聲像檔案整理立卷說明5.檔案查閱利用登記表5附件1寧波市民政局機關文書歸檔文件目錄件號責任者文號題 名日期頁數(shù)備注移交處室: 移交日期:立 卷 人: 審 核 人:移 交 人: 接 收 人:6附件2寧波市民政局大事記年月日 。日 。日 。月日 。 記錄人： 審核人： 年月日7附件3寧波市民政局重要會議、重大活動歸檔材料登記表名 稱登記日期主要情況(背景、時間、地點、主題、參加人員、成效等內(nèi)容)聲像資料情 況文件材料情 況承辦處室移交日期立 卷 人審 核 人移 交 人接 收 人8附件4聲像檔案整理立卷說明聲像檔案整理是根據(jù)寧波市民政局文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定、寧波市民政局檔案分類方案等規(guī)定，以有利于保持有機聯(lián)系，有利于保管，便于利用為原則，進行整理、組卷、歸檔。具體說明如下：一、歸檔要求(一) 歸檔的聲像材料，必須是原版、原件（照片檔案包括照片和底片）。(二) 歸檔的聲像材料，必須圖像清晰、聲音清楚，并加以必要的文字說明。(三)聲像材料形成后，應按規(guī)定進行整理和統(tǒng)一編目，定期向機關綜合檔案室歸檔，并填寫歸檔清單(一式二份)，交接雙方各留一份備查。二、檔號編制說明檔號編制由目錄號、案卷號、件號組成，其中目錄號由類別名稱組成，標識為“照片”、“底片”、“光盤”。三、分類整理聲像檔案采用類別年度問題進行分類，分類方案應保持前后一致，不應隨意變動?？煞譃闀h類、黨政活動類、人物類、外事活動類、工作紀實類、其他類等。四、編號案卷編號：一個類別編一個案卷流水號。即從“聲像（照9片、底片、光盤）年度問題”開始編一個案卷流水號，依次續(xù)編，保管期限均為永久。分類組卷后，填寫卷內(nèi)目錄，即以聲像資料的自然數(shù)量或有總說明的若干數(shù)量為單元填寫卷內(nèi)目錄（見附表1），案卷的最后一項貼上文書檔案備考表，填寫有關內(nèi)容。將已經(jīng)按類別、內(nèi)容、時間系統(tǒng)排列與編好順序號的案卷，編寫出案卷目錄（見附表2）。檔案盒上填寫目錄號、案卷名稱、案卷流水號等歸檔字樣。附表1聲像材料卷內(nèi)目錄類別： 年度： 問題： 順序號內(nèi)容記錄者時間地點所在頁號編 號卷 內(nèi)照片號底片號附表2聲像檔案案卷目錄類別： 年度： 問題： 案卷號案卷題名盤（冊）數(shù)卷內(nèi)張數(shù)起