建筑企業(yè)投標管理制度VIP

工程投標管理制度（試行）為了規(guī)范公司的業(yè)務經(jīng)營和管理，確保業(yè)務經(jīng)營工作按正常程序有序的進行，預防業(yè)務經(jīng)營風險，根據(jù)國家有關法律、法規(guī)的規(guī)定，結合企業(yè)內部的實際情況，制定本管理制度。該管理制度適用于公司參與的每個工程項目的投標（公開招標、議標以及邀標等）。一、部門職能工程管理中心和內控部（投標管理中心）是公司工程業(yè)務投標的管理部門，定期在由各部門上報的工程項目信息中，通過搜集詳細的信息資料進行審核、評估每一個項目的可行性。經(jīng)過對市場信息的調研和分析、對建筑市場發(fā)展動態(tài)的預測和相關行政主管部門發(fā)布的指導性文件，提供決策依據(jù)，為公司所進行項目的前期投入提出明確的分析結果，建立和完善公司各項目業(yè)績經(jīng)營管理制度，并組織監(jiān)督實施，確保業(yè)務經(jīng)營管理制度的全面落實。在工程項目開始招標時，根據(jù)招標公告和購買的招標文件（含公開招標、議標及邀標的所有項目）再結合公司內部的具體情況進行綜合評估后再進行后續(xù)的報名、資格預審文件編制和投標文件的制作工作。監(jiān)督、協(xié)調和指導各職能部門的日常經(jīng)營工作（主要針對工程投標中所有遇到的情況）二、工作范圍我部門負責公司所有參與工程投標的職能部門上報跟蹤和投標工程的信息統(tǒng)計。完善統(tǒng)計制度，是能夠全面了解公司內部所參與工程的掌握，防止不同部門因信息不流暢而造成同一工程出現(xiàn)兩個或兩個以上公司部門參與的狀況發(fā)生；再者是能夠合理安排使用公司內部資源（包含建造師以及公司業(yè)績）。根據(jù)各工程項目內提出的具體要求，選擇出最的適用建造師，合同安排原件和需出場建造師的出場時間和方式。（一）由于所負責的工作的需要，部門內部應建立企業(yè)具體信息庫，信息庫內容包括：1、企業(yè)業(yè)績公司近期（除特大項目外，近三年內2008年1月1日以后）的所有可使用的業(yè)績情況，業(yè)績分類為：a、按一級、二級建造師的人員進行編分；b、將工程金額按從大到小順序進行編分；c、近年所獲獎項進行分類；d、其他未能分類到以上三種情況的合同按具體情況統(tǒng)計。注：公司原件在投標過程中，需使用的，綜合信息部（資料部）應確認原件清單上除使用部門主管簽字確認外，還應由內控五部（郭筱）的確認簽名，方可借出。未經(jīng)過此程序所借出的原件，由此所出現(xiàn)的問題，由領用部門及綜合信息技術部主管及經(jīng)辦人負連帶責任。2、企業(yè)所參與工程各參與投標的部門定期在每周二（若遇法定假日，時間往后順延）按照投標管理中心所發(fā)表格進行詳細填制，通過電子文檔形式上傳到投標管理中心（郭筱）處。投標管理中心根據(jù)各部門所報的投標報名、資格預審、投標以及備案時間進行建造師和企業(yè)業(yè)績使用的安排協(xié)調。公司主管也由此信息加上招標的具體文件，經(jīng)過確認無誤后，方可辦理投標保證金事宜。若出現(xiàn)突發(fā)狀況，工程投標時間短，需加急辦理的相關部門也可出具單項工程接收單，由部門負責人簽字確認后，交由投標管理中心確認接收后，可進行后續(xù)工作的辦理。除正在進行的工程外，每周的報表里，在建工程的施工進度和建造師的中標、押證情況也應該詳細記錄注：在工程前期備案、報名、資格預審以及投標上所使用的公章應由投標管理中心確認后，由工程管理中心簽字認可（馮永鑫），辦公室方可準允使用公章。未經(jīng)此程序所出現(xiàn)的相關問題，由辦理人和公章借出部門承擔相關責任。3、公司所參與的工程，公開招標的項目由內控五部安排報名（江蘇省內需用加密鎖的情況）在報名前確認適用建造師。a、預審項目領取資格預審文件，編制好資審文件后，由經(jīng)辦人辦理原件領用，帶同建造師（需出場的情況）按時出席資審文件會，通過后再交由內控二部（劉涵）進行招標文件的編制（含商務標、技術標），準時帶齊開標所需要所有資料及原件和建造師（需出場的情況）到達開標地點參與開標工作，詳細記錄開標情況，結束后回公司進行存檔。b、資格后審項目，則是報名后，按要求購買招標文件，由內控二部、內控五部和工程管理中心進行協(xié)調后，安排人員制作投標文件，進行后續(xù)工作。注：資格預審合格后，由負責資審人員向負責招標文件制作的人員進行工程項目交接，此程序由相關部門負責人確認后，方可進行。投標文件完成后，由參與投標的職能部門負責人檢查后進行局面確認后，再完成封標工作。如投標文件是參與部門自行完成，在封標前交由內控二部、內控五部和工程管理中心進行審核，通過后，由內控五部安排人員進行封標工作。若審核不通過，參與部門提出不需改動仍要進行封標工作的，由部門負責人簽字確認，在不會有任何問題影響到公司的大前提下，可由內控五部安排人員進行封標，由此造成的投標文件作廢等其他情況，責任由該部門自行承擔。在最終封標前，投標文件確認無誤后填寫投標文件確認封標審核表，由相關負責人簽字確認4、各職能部門所報備需參與的工程投標，在招標里，將關于該項目所發(fā)布的所有相關的招標文件，交由內控五部進行工程參與的可行性評估。（附：工程參與篩選評估情況表）評估后分為兩各情況操作：a、綜合評估確認為不可操作的，直接在（工程參與篩選評估情況表）上做出記錄，退還參與部門；若該部門確認仍需繼續(xù)參加的，由部門負責人做出書面的情況說明，再進行確認簽字后，該項目方可進行行續(xù)工作；如無此項說明，直接作為撤出工程，從項目信息記錄內撤出。b、綜合評估后確認為可以操作，參加該項目的報名，由項目負責部門指定經(jīng)辦人填寫（報名工程接收單），我部門開始正式接手后續(xù)的資格預審和投標工作。按要求編制相關的文件，參與該項目的后續(xù)所有工作。注：從工程開始報名起，所以產生的費用進行詳細的記錄，在工程結束后至財務部進行結算。每個單項工程做一個記錄，也是為了我部門對所做的工程項目，進行詳細的存檔使用。（投標項目費用列表）5、資審人員在將合格后項目交接出以后，繼續(xù)負責協(xié)調投標工作完成投標保證金交納事宜；如需辦理相關企業(yè)證明，也由該人員與綜合信息技術部（資料室）溝通，至各行政主管部門開具所需證明；如需銀行證明的，由負責資審的相關人員向財務部協(xié)調辦理。6、投標結果公示分為兩種情況：中標和未中標（1）中標的，由公司各相關部門確定施工項目部后，我部門辦理相關交接手續(xù)進行移交；在工程施工過程遇到因前期工作而遇到的問題，盡力配合解決，直至工程完工。（包含中標通知書及合同備案，以及完工后的竣工驗收報告和在建項目的公示撤出手續(xù)）（2）未中標的項目，前期所有關于本工程資料進行詳細歸檔，找出原因進行分析，在以后的投標過程中，進行適當?shù)恼{整。每投一個工程，就是我們的一次新的學習，要在以后的工作中，不斷的學習進步，找出問題，積累以經(jīng)驗來完善現(xiàn)有的工作體制，最終的目的是努力從技術上提高公司的中標機率。7、其他相關信息整理（1）建造師、工程師和造價師的數(shù)量，社保情況以及所有證書的具體情況；（2）安全員、質檢員、施工員、預算員、材料員、造價員等此類人員的可使用情況（包含社保、勞動合同等）；（3）設計相關人員的職稱情況以及特種專業(yè)人員的詳細情況；三、財務部在投標過程中的配合財務屬于專業(yè)領域，報表和預測都不是其他部門能做出來的，在現(xiàn)經(jīng)的投標過程中，企業(yè)的財務狀況也是一個重點得分的關鍵點，依靠投標人員按照招標要求編制是根本不可行的，在此項的重點上，需要財務部門在這每年一期的報表和預測中能盡量完善內容，尤其是每年度的現(xiàn)金流量表和公司下一年度的財務預測。報表的好壞直接影響到公司下一年度參與的所有工程的過關率。四、外地市場、分公司投標管理公司目前也已正式成立了分公司管理部，對于分公司的投標管理這一部分，與我部門可以互相協(xié)助和監(jiān)督。1、全國各投標市場對于建造師的管理已越來越嚴格，就南京來說，建造師的在建工程撤銷，已經(jīng)由原先的工程達到70%，甲方和監(jiān)理單位共同出具證明就可辦理，變?yōu)楝F(xiàn)在必須拿到工程的竣工驗收報告才能撤銷；而公開招標項目中標后，越來越多的城市和地區(qū)采用了押證的方式 ，公司雖有能力隨時招聘到新的建造師，但建造師的包裝則需要至少三個月到半年的時間。因此，在建造師的安排使用方面需更加謹慎、合理，將每個建造師的效用發(fā)揮到最大化。在建造師的業(yè)績方面，外地投標的時間安排工作需要提前至少五天來進行，防止突發(fā)狀況的產生，避免造成不必要的損失。也需分支機構在建造師的使用方面加強管理，絕不能再次發(fā)生分公司自行通知建造師出場的情況發(fā)生。注：1）由分支機構、三大區(qū)等職能部門安排逐漸收回各分公司和合作伙伴公開招標項目的報名權（含：電子加密鎖、IC信息卡、注冊用戶名等），由公司內控部門進行統(tǒng)一管理，合理安排使用，由此可以掌握好正規(guī)化市場項目參與的安全性，此類電子信息收回后，不得隨意出借。若因參與項目需要或當?shù)刭Y料更新需要帶出公司，則由公司安排員工帶同前往，避免使用郵寄方式。2）在建造師的安排使用上，不允許出現(xiàn)除內控五部以外的其他部門自行確定的情況發(fā)生；也不允許發(fā)生在原件借出申請上，無內控五部（郭筱或其安排人員）確認簽名，就借出的情況發(fā)生。發(fā)生上兩種情況，則需要行政部門出具相應的處罰決定！2、公司的原件使用按每個工程的要求，詳細分析出全部符合要求的業(yè)績及企業(yè)的其他資料，盡量提早開出原件使用清單，由內控五部及時安排、協(xié)調出最符合要求的資料。和時間相近的其他工程可以錯開使用。若兩個或以上的工程同時所需的業(yè)績類似時，由具體負責標書人員協(xié)調出最佳使用方案。在工程投標過程中不確定因素太多，沒有任一個項目投標可以確認到100%中標，所以要盡量避免此情況的發(fā)生。注：1）分公司等駐外機構和有長期合作關系的合作伙伴，領用原件時，數(shù)量在三件以內（企業(yè)基本資質，可用郵寄）；2）原件領用量多的公司可安排專門人員負責帶同前往（優(yōu)點：a.節(jié)省時間；b.防止分公司或合作方作假證備用；c.也大大減少了原件遺失情況的產生）（缺點：費用增加）3）確實需要寄出的原件，由公司內部相關負責的管理部門（分支機構、三大區(qū)等）進行辦理，明確借出經(jīng)辦人，由該人員負責在規(guī)定的時間內追回，若未能及時歸還，而影響到公司其他項目使用時，可采用經(jīng)濟處罰手段，相關部門負責人負連帶責任。（作用是否明顯，端看實行力度，經(jīng)濟手段能夠起到一定的制約作用）五、投標項目的蓋章管理現(xiàn)階段公司為了更好的對項目進行跟蹤實施和對公司資源進行合理調配，以及對整個業(yè)務過程的控制，特對公司業(yè)務方面的公章使用進行改革，公章使用辦法如下：1、所有工程報名、資格預審文件及業(yè)務過程中來往公文的公章使用，由各需辦理部門按照每周上報到公司內控管理五部的項目信息表里的內容進行核實，信息符合的交由內控五部，由該部門安排人員（張軍）辦理，經(jīng)內控五部（郭筱）簽字確認后，交由工程管理中心（馮永鑫）簽字確認，再行記錄具體時間后，由內控五部（張軍）辦理蓋章手續(xù)。2、所有的投標文件的蓋章流程與第一項目工程報名流程相同（注：內控五部具體蓋章經(jīng)辦人，根據(jù)當時具體情況再進行確定，但辦公室仍需接到內控五部的確認，方可借出公章）。 3、公司行政辦公室主任根據(jù)由內控五部（郭筱）和工程管理中心（馮永鑫）同時確認的簽字，方可由內控五部安排的經(jīng)辦人實施具體的蓋章程序。注：1）如公章借出使用，若用于上面三項用途，由內控五部（張軍）帶同公章至需要使用處，若有特殊情況需由他人帶出公章，使用完后，由帶出公章人員將蓋有公章及法人章所有的文件復印后，將復印件帶回公司，由內控部審核后存檔。（不在存檔范圍內，公司不予以承認，也不會承擔相應的法律責任）2）負責辦理以上三項業(yè)務的蓋章人員（張軍），在蓋章前要認真核對登記批準蓋章的詳細內容，確認標題以及標段編號與實際文件相同。（發(fā)生錯漏，該人員要負相應責任）方可使用公章，辦公室相關人員監(jiān)管。3）公章使用前要經(jīng)過使用公章的項目部門負責人（各大區(qū)、分公司等）簽字內控五部簽字工程管理中心簽字辦公室專人確認，程序正確后，方可至辦公室由專人（張軍）領取使用。公章使用完后，將蓋章部分文件復印留存。（報名資料、資審文件、投標文件提及工程相關信息部分）六、投標保證金由于公司的經(jīng)營策略進行了調整，目前投標保證金用量較大，公司需要統(tǒng)一調配，現(xiàn)規(guī)定如下：1、各分公司每月限用額度為30萬元，如超出分公司要按超出部分的100%把現(xiàn)金打入指定的個人帳戶。超出100萬的部分由總經(jīng)理審批。2、每月保證金的使用額度須在投標有效期內返還公司。超期未能歸還，公司將收取融資成本。3、如長期不遵守公司的管理制度，或以投標活動謀取私利，公司將取消其投標資格。4、各分公司的標書原則上由公司內控部安排編制，特殊情況可由分公司自行編制，但仍須由公司內控部進行審核。內控部可收取相應的審核及配合費用。5、對于合作的項目，項目責任人，須將保證金的全額匯入公司指定的個人帳戶，以保證項目的正常操作。七、項目經(jīng)理出場補貼制度（暫無具體措施，待定）八、獎懲在業(yè)務經(jīng)營過程中，如發(fā)生以下情況，對相關責任人應予通報批評、罰款、開除直至追究法律責任。1、 違反相關法律、法規(guī)的業(yè)務經(jīng)營行為，給公司造成重大損失的，將追究其法律責任；2、超越業(yè)務經(jīng)營權限行使職權，給公司造成損失的，視情節(jié)嚴重程度，給予罰款、開除或通報批評。3、以牟取私利為目的，出借本企業(yè)資質證書、營業(yè)執(zhí)照或其他方式允許他人以本企業(yè)名義承攬工程的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，立即開除。4、將我公司的投標報價、工期、質量、安全文明等承諾泄露給他人的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，立即開除。5、未對招標文件要求做出實質性響應而造成廢標的工程，對相應責任人根據(jù)情節(jié)嚴重情況應予通報批評、罰款。九、企業(yè)業(yè)務開發(fā)在一直以來的工作中，對南京市場的了解，所行成的業(yè)務開發(fā)的部分構思，針對公司業(yè)務開發(fā)