公司營業(yè)執(zhí)照、公章等要件管理制度

甘肅中企商務廣告有限公司 證照、印章等公司要件管理辦法 第一條、為了保證甘肅中企商務廣告有限公司（以下簡稱“公司”）印章刻制、保管以及使用的合法性、嚴肅性和安全性，依據(jù)公司規(guī)范運營、防范風險的管理規(guī)定，有效地維護公司利益，特制定本管理辦法。 第二條、本管理辦法所指證照包括營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、銀行開戶許可證、機構(gòu)代碼證、固定印刷品廣告許可證、內(nèi)部印刷品準印證等具有法律效力的證照， 本管理辦法所指印章包括公司印章、法定代表人印章、合同專用章、財務專用章、銀行支付U盤等具有法律效力的印章。 第三條、本管理辦法適用于公司公文、信函、授權(quán)委托書、證件、證書、財務報表、統(tǒng)計報表及對外簽署的合同、協(xié)議及其他須用印章的文本等。 第四條、公司證照、印章授權(quán)管理和使用部門： （一）公司印章，由公司執(zhí)行董事授權(quán)向相關(guān)部門核發(fā)或核銷； （二）公司印章，由執(zhí)行董事授權(quán)以下部門分別管理和使用： 1、公司營業(yè)執(zhí)照（正副本）、公司公章、法定代表人印章，由執(zhí)行董事親自管理和使用。 2、銀行開戶許可證、稅務登記證、機構(gòu)代碼證、支票購買證、發(fā)票購買證、財務專用章、發(fā)票專用章由財務部負責管理和使用； 3、固定印刷品廣告許可證、內(nèi)部印刷品準印證、合同專用章由公司業(yè)務部們負責管理和使用。 4、銀行支付U盤，由執(zhí)行董事、財務部門負責人、業(yè)務部門負責人各執(zhí)一枚。 5、公司其他部門因工作需要配置其他用途公章時亦應按本辦法執(zhí)行。 6、凡因工作需要并符合本條規(guī)定配置印章或更換印章需向公司辦公室（財務部門兼）上報書面申請，經(jīng)執(zhí)行董事批準同意后配置或更換印章。 7、印章刻制由公司辦公室（財務部門兼）負責，經(jīng)公安機關(guān)核準，到指定的單位刻制；印章的規(guī)格、樣式由公司辦公室（財務部門兼）按有關(guān)規(guī)定辦理。 第五條、印章的管理 （一）公司的所有印章，均由公司辦公室（財務部門兼）負責登記、留樣并確定印章保管及使用責任人（以下簡稱為印章專管員）。印章啟用時由公司辦公室（財務 第 1 頁 共 12 頁 部門兼）下發(fā)關(guān)于公司啟用有關(guān)_專用章的通知（詳見本管理辦法附件一），注明啟用日期、發(fā)放單位和使用范圍和啟用印模。 （二）辦公室向印章專管員移交印章時，應填寫公司印章留樣備案表（詳見本管理辦法附件二）。 （三）由于印章磨損而更換印章，仍需在公司辦公室（財務部門兼）登記、留樣。 （四）公司部門撤銷或重組，原部門有關(guān)印章交回公司辦公室（財務部門兼），由公司辦公室（財務部門兼）負責銷毀。 （五）嚴禁印章專管員將印章轉(zhuǎn)借他人。 （六）印章丟失時，印章專管員應當及時向公司辦公室（財務部門兼）書面報告，公司辦公室（財務部門兼）應及時采取相關(guān)補救措施，包括但不限于追查印章下落、公告印章作廢、對責任人進行處罰等。 （七）公司決定需要停用印章的，由執(zhí)行董事簽字同意后由公司辦公室（財務部門兼）下發(fā)關(guān)于公司停用有關(guān)_專用章的通知（詳見本管理辦法附件三）將停用原因、時間通知公司各有關(guān)部門，并收回停用的印章切角封存或銷毀。 （八）各部門不得擅自刻制印章，違反本項規(guī)定致公司造成的全部經(jīng)濟損失由當事人向公司承擔全額賠償責任。 第六條、印章專管員的職責 公司所有印章專管員應遵守本條以下規(guī)定： （一）印章專管員每天下班前應檢查印章是否齊全，并將印章鎖進保險柜內(nèi)，妥善保管，不得將印章存放在辦公桌內(nèi)；次日上班后，應首先檢查所保管印章保險柜有無異樣，若發(fā)現(xiàn)意外情況應立即報告。 （二）印章專管員因事、病、休假等原因不在崗位時，印章授權(quán)人應指定他人代管印章，印章專管員要向代管人員交接工作，交代用印時的注意事項。 專管人員正常上班后，代管人員應向?qū)９苋藛T交接工作，登記用印的起止日期，實行管印人員登記備案制，以明確責任，落實到人。 交接工作時，應嚴格辦理交接手續(xù)，填寫本辦法附件四的印章交接單，登記交交接日期、管理印章類別。交接人員簽字，印章授權(quán)人簽字認可后備存。 （三）印章專管員要堅持原則，遵守保密規(guī)定，嚴格照章用印。未按批準權(quán)限用印或用印審批手續(xù)不全的，印章專管員不予用??；經(jīng)辦人拒絕印章專管員審核文件內(nèi)容或?qū)徟掷m(xù)的，印章專管員可拒絕用印并報告領(lǐng)導處理。 第 2 頁 共 12 頁 （四）印章專管員用印蓋章位置要準確、恰當，印跡要端正清晰，印章的名稱與用印件的落款要一致，不漏蓋、不多蓋。介紹信、便函、授權(quán)委托書要有存根，要在落款和騎縫處一并加蓋印章。 （五）印章專管員不得擅自用印，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，嚴肅處理；若因擅自用印導致公司遭受經(jīng)濟損失時，由其承擔全部賠償責任并按公司人力資源管理的規(guī)定進行處罰。 （六）印章專管員離職時，其管理的印章記錄和檔案須作為員工離職移交工作的一部分。印章專管員離職時，須辦理分管印章的移交手續(xù)并填寫印章專管人離職交接單（詳見本辦法附件五）后方可辦理離職手續(xù)。 （七）、禁止任何人未經(jīng)批準攜帶公章外出。如確需帶出使用時，須經(jīng)執(zhí)行董事批準并填寫公章外出使用審批單（詳見本辦法附件六）方可帶出；非公章專管人員攜帶外出時，用印人還應填寫本辦法附件四的印章交接單辦理交接手續(xù)后方可帶出。 第七條、各類公章的使用規(guī)定 （一）公司印章的使用 1、辦理使用公司印章的事項，須由業(yè)務經(jīng)辦人認真填寫相應的審批文件并按取得相應權(quán)限領(lǐng)導的審批同意意見后，連同需用印的文件等一并交印章專管員，由其審核審批手續(xù)齊備后用印。 2、凡有公司對應權(quán)限管理領(lǐng)導簽署的文件或發(fā)文批準書、業(yè)務報表 、邀請函等，可直接加蓋相應的公司印章，但印章專管員仍應按照本條第3項規(guī)定填寫甘肅中企商務廣告有限公司用印審批記錄單（詳見本管理辦法附件七）并留存復印件以完善相關(guān)檔案，依據(jù)本條規(guī)定填寫的單據(jù)無需審批人簽字。 3、除本條第2項規(guī)定的情況外，凡加蓋公司印章的存根類介紹信（開具時必須按要求認真填寫存根）、便函、授權(quán)委托書、發(fā)文批準書、業(yè)務報表 、邀請函等文件，均須填寫甘肅中企商務廣告有限公司用印審批記錄單并經(jīng)相應管理領(lǐng)導審批簽字同意后，方可使用公司印章。 4、公司印章、法定代表人印章、財務專用章及公司其他印章（合同專用章除外）所用印的文件、資料、附件資料及甘肅中企商務廣告有限公司用印審批記錄單作為用印憑據(jù)檔案由印章專管員留存。涉及法律等重要事項需使用印章的，須依有關(guān)規(guī)定經(jīng)公司業(yè)務部門審核簽字后方可使用。 5、禁止在手寫文件上加蓋公司印章。 第 3 頁 共 12 頁 6、禁止在內(nèi)容填寫不全的文件或空白的紙張、介紹信、便函、證件、授權(quán)委托書、發(fā)文批準書、業(yè)務報表 、邀請函上加蓋公司印章。 （二）合同專用章的使用規(guī)定 1、對外簽署的合同或協(xié)議，應按公司章程及公司合同管理規(guī)定辦理審批程序。 2、公司合同專用章由公司業(yè)務部指派專人擔任印章專管員負責保管。 3、需使用合同專用章時，經(jīng)辦人應填寫公司合同專用章用印審批單（詳見本管理辦法附件八），經(jīng)公司對應管理領(lǐng)導審批同意方可用印。交公司管理領(lǐng)導審批的合同，應注有公司業(yè)務部、顧問律師及該合同對應的業(yè)務部門負責人的審核意見。 4、用印的合同上應當先由合同授權(quán)簽約代表人簽字并注明年月日后，方可用印。 5、禁止在手寫合同或合同內(nèi)容填寫不全的合同上加蓋公司合同專用章。 6、對外簽署的合同或協(xié)議等，須在合縫處加蓋合同專用章。 （三）財務人員依日常的權(quán)限及常規(guī)工作內(nèi)容自行使用財務印章的無須辦理本條第（一）項的審批程序。公司對外報送的各類業(yè)務報表（財務報表、統(tǒng)計報表等）及其他需用公司財務印章的文本等，須按規(guī)定辦理用印手續(xù)。 （四）公司其他各部門印章、業(yè)務專用章的使用，由相關(guān)部門或部門做出相關(guān)規(guī)定，并報公司辦公室（財務部門兼）備案。 （五）公司各類印章實行用印登記制度，印章專管員應每年度6月30前、12月31日前應將該期間填寫的用印登記簿（詳見本管理辦法附件九）及用印資料檔案全部移交公司檔案保管人存單。 第八條、法律責任 （一）任何人員必須嚴格依照本制度規(guī)定程序使用印章，不符合本制度規(guī)定時，不得擅自使用。 （二）違反本制度的規(guī)定使用印章，造成丟失、盜用、仿制等，依情節(jié)輕重，對責任者分別進行批評教育、行政處分、經(jīng)濟處罰直至追究刑事法律責任。 第九條、附則 （一）本辦法附公司印章管理的相關(guān)文件范本。 （二）本辦法自發(fā)布之日起實施，在此以前制定的相關(guān)管理辦法，一律作廢。 （三）本辦法由公司執(zhí)行董事負責解釋。 第 4 頁 共 12 頁 附件一： 甘肅中企商務廣告有限公司文件 X司辦發(fā)20_號 關(guān)于公司啟用有關(guān)_專用章的通知 甘肅中企商務廣告有限公司各部門及分子公司： 根據(jù)甘肅中企商務廣告有限公司公司印章管理辦法第_條的規(guī)定，由于_，現(xiàn)公司已啟用“_專用章”，該印章由公司_部門管理，專管人員為_。為實現(xiàn)公司各部門業(yè)務對接、規(guī)范我公司的對內(nèi)對外管理，自_年_月_日起，啟用本通知附件的公章，原“_專用章”印章同時廢止。 特此函告。 附件：新舊印章樣式 _年_月_日 舊印章樣式 新印章樣式 主題詞：印章 啟用 通知 抄送：_，_，_，。 甘肅中企商務廣告有限公司辦公室 _年_月_日印發(fā) 第 5 頁 共 12 頁 附件二： 公司印章留樣備案表 NO:_ 印章名稱：_章 審批人：_ 刻制人：_ 啟用時間：_ 配置及保管部門：_ 印章用途：_ 印章專管員：_ 印章留樣 本留樣印章自_年_月_日啟用。 印章領(lǐng)用憑據(jù)及承諾： 本人作為本留樣印章的保管及使用責任人，于_年_月_日自公司辦公室領(lǐng)取本印章，本人承諾將盡職妥善保管本印章，依照公司印章管理制度使用印章、登錄該印章的使用記錄、保管相應的審批文件資料；若因本人故意或過失使用本印章導致公司遭受經(jīng)濟損失時，本人自愿全額賠償對公司因此導致的全部經(jīng)濟損失并接受公司的相應處罰。 印章專管員：_ _年_月_日 附件三： 甘肅中企商務廣告有限公司文件 X司辦發(fā)20_號 關(guān)于公司停用有關(guān)_專用章的通知 甘肅中企商務廣告有限公司各部門及分子公司： 根據(jù)甘肅中企商務廣告有限公司公司印章管理辦法第_條的規(guī)定，由于_，現(xiàn)公司決定作廢停用原由公司_部門專管人員_管理的“_專用章”。 第 6 頁 共 12 頁 _年_月_日前加蓋該印章的全部公司文件仍然有效。 特此函告。 附件：停用印章樣式 _年_月_日 停用印章樣式 主題詞：印章 停用 通知 抄送：_，_，_，_。 甘肅中企商務廣告有限公司辦公室 _年_月_日印發(fā) 附件四： 印 章 交 接 單 NO:_ 部門名稱：_ 交接印章名稱：_ 交接日期：_月_日 用印注意事項說明： 1、交接人雙方的行為均應遵守_甘肅中企商務廣告有限公司公司印章管理辦法之規(guī)定。 2、其他說明事項：_ _ 3、印章留樣： 第 7 頁 共 12 頁 留樣 4、本印章自_年_月_日_時起，經(jīng)印章授權(quán)人簽字確認后，其保管責任和用印責任均由印章接收人_負責。 移交人：_ 接收人：_ _年_月_日 _年_月_日 印章授權(quán)人簽字確認：_ _年_月_日 附件五： 印章專管人離職交接單 NO:_ 部門名稱：_ 離職交接印章名稱：_ 交接日期：_月_日 1、離職人員應當將本印章交付繼任印章專管員，交接人雙方的行為均應遵守_甘肅中企商務廣告有限公司公司印章管理辦法之規(guī)定。 2、離職人員應當將其管理本印章期間的全部用印備案資料一并移交給繼任印章專管員，并書面確認除前述印章資料外，再無其他用印情況；若有遺漏用印情況且導致公司遭受的經(jīng)濟損失，無論公司何時發(fā)現(xiàn)，印章專管人均對前述損失承擔全額賠償責任。 3、其他說明：_ 4、印章留樣： 留樣 第 8 頁 共 12 頁 4、本印章自_年_月_日_時起，經(jīng)印章授權(quán)人簽字確認后，其保管責任和用印責任均由印章接收人_負責。 移交人：_ 接收人：_ _年_月_日 _年_月_日 印章授權(quán)人簽字確認：_ _年_月_日 附件六： 印章外出使用審批單 NO:_ 1、部門名稱：_ 2、外出印章名稱：_ 3、使用日期：_月_日 4、用印事項：_ 5、外出使用原因：_ _ 6、用印責任人：_ 印章留樣： 留樣 7、本印章自_年_月_日_時經(jīng)授權(quán)人簽字同意外出使用期間，其保管責任和用印責任均由印章_負責。 申請人：_ _年_月_日 印章授權(quán)人簽字確認：_ _年_月_日 第 9 頁 共 12 頁 附件七： 甘肅中企商務廣告有限公司用印審批記錄單 NO:_ 申請人：_；申請日期：_。 申請人所在部門：_ 所在部門負責人審核意見：同意(由當事人勾選)_。 文件名稱 正/復印件 份數(shù) 用途說明 正本 復印件 正本 復印件 正本 復印件 正本 復印件 辦公室負責人 同意 簽名： 財務部負責人 同意 簽名： 審批同意人 【本欄根據(jù)是否需要逐級公司業(yè)務部負 同意 簽名： 審批的具體情況填寫，不責人 需填全所有欄目】 同意 總經(jīng)理 同意 簽名： 執(zhí)行董事 申請使用的印章： 用印情況(由當事人勾選) 公司印章 法定代表人印章 已用印 (申請人簽名) (日期) 合同專用章 財務專用章 已用印 (保管人簽名) (日期) 備注說明 注意事項 用印文件的復印件作為本審批單必須附備