采購(gòu)流程doc.doc

采購(gòu)部門,歷來(lái)被視為油水多的部門,人人都想去采購(gòu)部干阻力也來(lái)自于此,看著別人撈油水,原來(lái)采購(gòu)部門當(dāng)然不平衡了不患均,而患不公消除阻力,首先要作到公開(kāi),公平,公正,讓人們看到這都是為了公司的利益,而不是為了某些人的利益搞的集權(quán)斗爭(zhēng),這點(diǎn)最重要1,可以把分公司原先采購(gòu)部門的人員適當(dāng)?shù)恼{(diào)來(lái)幾個(gè),這樣作到互相監(jiān)督,也可以增強(qiáng)總分公司的溝通2,對(duì)與大額的采購(gòu)任務(wù),應(yīng)該實(shí)施公開(kāi)招標(biāo),讓大家伙看到對(duì)于集中采購(gòu)的優(yōu)勢(shì)3,剛開(kāi)始實(shí)行時(shí),分公司的人員可能會(huì)由于不滿,而故意施行阻力,影響集中采購(gòu)的效果和效率,不及時(shí)申報(bào)要買的東西,導(dǎo)致該買的東西不能及時(shí)買回來(lái),這樣你讓分公司采購(gòu)部調(diào)來(lái)的人員負(fù)責(zé)及時(shí)申報(bào)各個(gè)分公司需要采購(gòu)的物品,讓他必須及時(shí)申報(bào)4,對(duì)于大額大宗的物品采購(gòu),要讓幾個(gè)采購(gòu)出去貨比三家,最后由領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)會(huì)決定購(gòu)買誰(shuí)家的,對(duì)于表現(xiàn)好的采購(gòu)人員,要進(jìn)行提成獎(jiǎng)勵(lì),同時(shí)加強(qiáng)采購(gòu)部門作弊采購(gòu)和工作不力的懲治力度,責(zé)任到人,如果他干不好馬上換人5,對(duì)新成立的總部采購(gòu)中心的工作加強(qiáng)監(jiān)督力度,允許分公司對(duì)已購(gòu)物品的價(jià)格進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研6,對(duì)新成立的總部采購(gòu)中心,給于足夠重視,操作流程和規(guī)章制度要編的簡(jiǎn)潔高效,嚴(yán)格執(zhí)行萬(wàn)事開(kāi)頭難,只要開(kāi)頭加強(qiáng)執(zhí)行力度,以后就好辦了,好的開(kāi)始是成功的一半操作流程和制度用不用我給你提供一份?我覺(jué)得那個(gè)很簡(jiǎn)單,如果需要的話,我再給你吧我是的專業(yè)是財(cái)務(wù),不過(guò)專門研究過(guò)內(nèi)控的,現(xiàn)在搞集團(tuán)管理,以我的經(jīng)驗(yàn),集團(tuán)管理最大的難度就是領(lǐng)導(dǎo)多,人員多，口舌多,最可行的辦法就是公平辦事,用剛剛的事實(shí)賭住他們的嘴一 組織結(jié)構(gòu)圖略二、崗位職責(zé)1、采購(gòu)部經(jīng)理1.1根據(jù)開(kāi)發(fā)部及生產(chǎn)部工作計(jì)劃、統(tǒng)籌、采購(gòu)員作。1.2絕對(duì)配合開(kāi)發(fā)及生產(chǎn)要求，滿足開(kāi)發(fā)及生產(chǎn)正常工作。1.3評(píng)估供應(yīng)商供貨能力，配合生產(chǎn)需求。1.4定期進(jìn)行市場(chǎng)價(jià)格調(diào)查,保證材料成本。1.5協(xié)調(diào)溝通供應(yīng)商材料進(jìn)度，配合工廠生產(chǎn)進(jìn)度。1.6反饋材料品質(zhì)信息，把關(guān)材料質(zhì)量。1.7發(fā)展新供貨商,滿足生產(chǎn)需求。1.8監(jiān)督生產(chǎn)材料浪費(fèi)，控制生產(chǎn)成本。1.9承擔(dān)自身工作事故責(zé)任及采購(gòu)員工作事故連帶責(zé)任。2、采購(gòu)員2.1協(xié)助采購(gòu)經(jīng)理完成日常工作。2.2完成自身工作任務(wù)。2.3絕對(duì)配合生產(chǎn)需求。2.4承擔(dān)自身工作事故責(zé)任。三、工作流程1、生產(chǎn)指令單接收1.1定義1.1.1業(yè)務(wù)部指令單制做完畢后，傳達(dá)給采購(gòu)部進(jìn)行生產(chǎn)物料采購(gòu)1.2、要求1.2.1接收指令單需有交接簽名且注明接收時(shí)間1.2.2接收指令單后,所有采購(gòu)部相關(guān)人員需仔細(xì)查閱相關(guān)本部門工作內(nèi)容,并完全領(lǐng)會(huì)指令單所有要求1.2.3采購(gòu)部如對(duì)指令單內(nèi)容有任何疑問(wèn)須在1個(gè)工作內(nèi)反饋給業(yè)務(wù)部主管,否則視同完全接收指令單上所有內(nèi)容1.3權(quán)責(zé)人1.3.1采購(gòu)部經(jīng)理注:采購(gòu)部任何職員均可接收指令單,且接收指令單后須及時(shí)轉(zhuǎn)呈采購(gòu)部經(jīng)理以便工作安排2、生產(chǎn)耗量單2.1定義2.1.1開(kāi)發(fā)技術(shù)部生產(chǎn)耗量核算完畢經(jīng)審核后須第一時(shí)間傳達(dá)至采購(gòu)部2.2要求2.2.1接收指令單需有交接簽名且注明接收時(shí)間2.2.2接收指令單后,所有采購(gòu)部相關(guān)人員需仔細(xì)查閱相關(guān)本部門工作內(nèi)容,并完全領(lǐng)會(huì)指令單所有要求2.2.3采購(gòu)部如對(duì)指令單內(nèi)容有任何疑問(wèn)須在1個(gè)工作內(nèi)反饋給業(yè)務(wù)部主管,否則視同完全接收指令單上所有內(nèi)容2.3權(quán)責(zé)人2.3.1采購(gòu)部經(jīng)理3、其他物料采購(gòu)單3.1定義3.1.1遇有任何其他物料采購(gòu),使用單位需完整填寫(xiě)請(qǐng)購(gòu)單交采購(gòu)部執(zhí)行3.2要求3.2.1采購(gòu)部任何接收請(qǐng)購(gòu)單需特別查閱請(qǐng)購(gòu)單所填寫(xiě)內(nèi)容是否符合公司要求規(guī)范,如遇請(qǐng)購(gòu)單填寫(xiě)不完整或未按公司要求經(jīng)過(guò)相關(guān)主管審核,采購(gòu)部可退回不予以接收3.2.2特級(jí)耗村請(qǐng)購(gòu)單須立即上報(bào)采購(gòu)部經(jīng)理知悉,以利及時(shí)采購(gòu)3.2.3所有請(qǐng)購(gòu)單須按文件管制程序存檔備查3.3權(quán)責(zé)人3.3.1副料采購(gòu)員4、采購(gòu)進(jìn)度設(shè)定4.1定義4.1.1根據(jù)生產(chǎn)進(jìn)度需求將所有需采購(gòu)物料設(shè)定采購(gòu)計(jì)劃并匯總成采購(gòu)進(jìn)度表以利工作有秩序執(zhí)行4.2要求4.2.1不得與公司生產(chǎn)進(jìn)度表要求時(shí)間相抵觸4.2.2計(jì)劃需切實(shí)可行 4.2.3需符合公司安全庫(kù)存量相關(guān)要求4.3權(quán)責(zé)人4.3.1采購(gòu)部經(jīng)理5、采購(gòu)進(jìn)度審核5.1定義5.1.1采購(gòu)進(jìn)度設(shè)定完畢后需經(jīng)由(副)總經(jīng)理進(jìn)行審核5.2要求5.2.1每星期采購(gòu)部需根據(jù)實(shí)際情況調(diào)查采購(gòu)計(jì)劃并上報(bào)到(副)總理進(jìn)行審核5.3權(quán)責(zé)人5.3.1(副)總經(jīng)理6、采購(gòu)樣品確認(rèn)6.1定義6.1.1除常規(guī)物料外所有物料采購(gòu)均需先確認(rèn)樣品方可采購(gòu)6.2要求6.2.1所有樣品確認(rèn)均需按照色卡確認(rèn)時(shí)間表進(jìn)行確認(rèn)工作6.2.2任何物料確認(rèn)采購(gòu)人員需盡可能一次性通過(guò),因客觀因素導(dǎo)致首次確認(rèn)不通過(guò)可進(jìn)行二次確認(rèn),如二次確認(rèn)再不通過(guò)相關(guān)責(zé)任人可視為失職,按公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理6.2.3所有經(jīng)簽名確認(rèn)色卡需一式兩份,一份采購(gòu)自行備用,一份交由品檢作為物料檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)6.3權(quán)責(zé)人6.3.1相關(guān)采購(gòu)員7、實(shí)施采購(gòu)7.1定義7.1.1色卡確認(rèn)完畢后需及時(shí)實(shí)施采購(gòu)以利生產(chǎn)7.2要求7.2.1常規(guī)物料采購(gòu)需按請(qǐng)購(gòu)單上需用日期進(jìn)行采購(gòu)7.2.2生產(chǎn)物料需按采購(gòu)進(jìn)度表嚴(yán)格執(zhí)行7.2.3所有采購(gòu)過(guò)程中如遇有特別異常狀況導(dǎo)致不能按采購(gòu)進(jìn)度表要求完成需第一時(shí)間反饋采購(gòu)部經(jīng)理,以利生調(diào)整7.2.4如因采購(gòu)員自身工作疏忽導(dǎo)致無(wú)法按照采購(gòu)進(jìn)度表要求完成工作,采購(gòu)員需自身承擔(dān)相關(guān)責(zé)任7.2.5如采購(gòu)進(jìn)度嚴(yán)重滯后影響生產(chǎn)進(jìn)度執(zhí)行,采購(gòu)部經(jīng)理需承擔(dān)連帶責(zé)任7.3權(quán)責(zé)人7.3.1相關(guān)采購(gòu)員、采購(gòu)部經(jīng)理8、物料入庫(kù)8.1定義8.1.1所有物料采購(gòu)回廠需執(zhí)行物料交接程序8.2要求8.2.1所有物料入庫(kù)采購(gòu)員須當(dāng)面與相關(guān)倉(cāng)管員進(jìn)行數(shù)據(jù)單據(jù)交接8.2.2所有物料入庫(kù)須按照公司材料入庫(kù)規(guī)定,經(jīng)品管部專職人員抽驗(yàn)合格.如遇材料品質(zhì)有任何問(wèn)題,采購(gòu)員須在第一時(shí)間處理,不可因此影響生產(chǎn)8.2.3物料交接完畢,倉(cāng)庫(kù)需回簽確認(rèn)8.3權(quán)責(zé)人8.3.1相關(guān)采購(gòu)員9、財(cái)務(wù)單據(jù)交接9.1定義9.1.1如有須采購(gòu)員直接面對(duì)財(cái)務(wù)交接之單據(jù),采購(gòu)員需在物料入庫(kù)后每周定期與相關(guān)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行交接9.2要求9.2.1所有單據(jù)須清晰完整9.2.2所有數(shù)據(jù)需當(dāng)面核清9.2.3銷帳數(shù)據(jù)需雙方簽名確認(rèn)9.3權(quán)責(zé)人9.3.1相關(guān)采購(gòu)員四、采購(gòu)特定工作內(nèi)容1、采購(gòu)單填寫(xiě)及審核1.1定義：所有采購(gòu)信息須在二十四小時(shí)內(nèi)形成采購(gòu)計(jì)劃。1.2要求：1.2.1采購(gòu)單（合同）填寫(xiě)必須清晰、明瞭、整齊、規(guī)范。1.2.2必須完整體現(xiàn)物料信息、品質(zhì)及進(jìn)度要求。1.2.3供應(yīng)商必須是公司安全供應(yīng)商名冊(cè)成員。1.2.4采購(gòu)合同必須符合公司相關(guān)物料及戶、合同違約處理規(guī)定。1.2.5采購(gòu)合同必須符合國(guó)家及地方相關(guān)法律條文。1.3執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)：收到采購(gòu)計(jì)劃后兩個(gè)工作日內(nèi)必須完成。1.4審核1.4.1依據(jù)3.2中內(nèi)容查核采購(gòu)單是否符合要求。1.4.2須特別審核采購(gòu)時(shí)間是否符合采購(gòu)計(jì)劃需求。2、采購(gòu)合同簽訂2.1定義：所有采購(gòu)購(gòu)合同須依據(jù)相關(guān)法律規(guī)定須經(jīng)供應(yīng)商簽字（蓋章）方可生效。2.2要求2.2.1按公司相關(guān)合同范本制定采購(gòu)合同。2.2.2嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)法律程序(例:合同須經(jīng)購(gòu)銷雙方蓋合章才具法律效應(yīng))。2.2.3必須注明違約責(zé)任及相關(guān)事宜處理方式。2.3執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)：符合4.2內(nèi)容合同方可執(zhí)行。3、異常處理3.1任何采購(gòu)執(zhí)行過(guò)程中，如出現(xiàn)任何意外狀況，采購(gòu)員須第一時(shí)間上報(bào)采購(gòu)經(jīng)理，作出相應(yīng)措施。3.2采購(gòu)部經(jīng)理須完全掌控采購(gòu)進(jìn)度，不可影響公司生產(chǎn)需求及生產(chǎn)進(jìn)度計(jì)劃執(zhí)行。3.3遇有客觀因素，采購(gòu)部經(jīng)理須立即知悉生管部，作出生產(chǎn)計(jì)劃相應(yīng)調(diào)整。3.4遇不可調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃而采購(gòu)無(wú)法滿足時(shí)，須立即上報(bào)（副）總經(jīng)理辦公室作出相應(yīng)對(duì)策。4、供應(yīng)商評(píng)估4.1定期對(duì)正在配合供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估。4.2評(píng)估內(nèi)容4.2.1生產(chǎn)力4.2.2供貨時(shí)間準(zhǔn)確性4.3建立固定評(píng)估標(biāo)準(zhǔn),對(duì)未通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)要求供應(yīng)產(chǎn)予以停止配合及降低配合數(shù)量4.4評(píng)估內(nèi)容存檔，以建立安全供應(yīng)商名冊(cè)。5、定期市場(chǎng)價(jià)格調(diào)查5.1定期對(duì)相關(guān)生產(chǎn)材料進(jìn)行市場(chǎng)價(jià)格調(diào)查5.2根據(jù)調(diào)查結(jié)果溝通供應(yīng)商，力求降低公司材料成本。5.3資料存檔,以備成本預(yù)算。6、發(fā)展新供應(yīng)商6.1根據(jù)評(píng)估及生產(chǎn)需求開(kāi)發(fā)新供應(yīng)商。6.2須對(duì)新供應(yīng)商予以詳細(xì)評(píng)估。6.2平衡降低材料價(jià)格,避免材料單一供應(yīng)。7、進(jìn)度溝通協(xié)調(diào)7.1根據(jù)生產(chǎn)或開(kāi)發(fā)特別需求,與供應(yīng)商強(qiáng)有力溝通及協(xié)調(diào)滿足生產(chǎn)。7.2追蹤已定材料進(jìn)度，以免延誤生產(chǎn)。8、監(jiān)督材料控制8.1定期查核庫(kù)存材料,追究庫(kù)存原因。8.2了解生產(chǎn)補(bǔ)料原因,反饋相關(guān)部門加以控制。8.3協(xié)調(diào)供應(yīng)商查看不良材料,予以追究責(zé)任。9、信息反饋9.1新品種材料出現(xiàn)須及時(shí)