辦公自動化子系統(tǒng)

目錄辦公服務子系統(tǒng)11前言12辦公自動化系統(tǒng)簡介23辦公自動化概念34技術架構44.1網(wǎng)絡系統(tǒng)44.2操作系統(tǒng)44.3群件平臺54.4開發(fā)工具65系統(tǒng)核心功能65.1個人辦公65.2公文管理75.3辦公事務85.4信息服務105.5輔助決策115.6系統(tǒng)配置136本系統(tǒng)特點14辦公服務子系統(tǒng)1 前言隨著人類社會進入21世紀，計算機、互聯(lián)網(wǎng)絡快速應用普及，標志著知識經(jīng)濟時代到來。知識已經(jīng)成為經(jīng)濟增長和社會發(fā)展關鍵性資源，最大限度掌握和利用知識越來越成為各行業(yè)領域信息化建設核心。對知識高度重視為辦公自動化系統(tǒng)發(fā)展提供了廣闊空間和機遇，使綜合信息化辦公成為可能。信息化辦公是指全面應用信息技術（主要為計算機技術、互聯(lián)網(wǎng)絡技術）進行辦公業(yè)務處理工作。在知識經(jīng)濟時代，信息技術發(fā)展對人類社會是一場深刻革命，信息技術作為科學技術，是生產(chǎn)力中最活躍因素，是社會變革決定性力量。在辦公領域，信息化技術深入應用是提高工作效率、降低工作強度、完善工作成果、增強決策能力最佳手段，只有綜合信息化辦公實現(xiàn)才能適應知識經(jīng)濟時代發(fā)展步伐?，F(xiàn)代辦公手段是通過計算機和互聯(lián)網(wǎng)，在整個業(yè)務處理中實現(xiàn)安全、快捷無紙化辦公，即所謂“全程辦公自動化”。在通常政府辦公自動化系統(tǒng)案例中，應用主體往往是一個單位或一個部門，系統(tǒng)規(guī)劃與軟件功能相應地以應用單位或部門內(nèi)部辦公業(yè)務流程為核心，但是，任何機構辦公流程都大量涉及到對外環(huán)節(jié)，以收發(fā)文為例，“收”與“發(fā)”節(jié)點都是面向外部，從公文產(chǎn)生到公文歸檔整個公文生命周期來看，單位內(nèi)部批閱、簽發(fā)、辦理等過程只是其中一段子過程，要實現(xiàn)真正意義上所謂“無紙化公文”或“無紙化辦公”，必須將公文或其它辦公業(yè)務處理對象生命周期全部過程“電子化”，這就是我們所指“全程辦公自動化系統(tǒng)”。全程辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)會使辦公效率大大提高，部門效率提高了，就會帶動整個社會經(jīng)濟發(fā)展，加快社會主義現(xiàn)代化建設。特別是針對于我國目前現(xiàn)狀：大城市經(jīng)濟建設已經(jīng)達到一定規(guī)模，發(fā)展速度相當快；一些中小型縣級城市正在利用改革開放大好時機迅速發(fā)展。隨著經(jīng)濟建設步伐加快，部門公務也越發(fā)繁忙起來。引用全程辦公自動化系統(tǒng)，利用現(xiàn)代化手段進行管理，提高辦事效率，適應地方經(jīng)濟發(fā)展需要，正是領導部門最好選擇。隨著信息化步伐加快，政府機關單位積極引入信息化技術手段，開始組織、管理資源信息化建設工作。目前，政府部門建設跨省市專網(wǎng)已經(jīng)提上日程，各部委正在或計劃實施橫向或縱向專網(wǎng)工程為政府內(nèi)部信息交換提供高速運行通道。隨著WTO來臨，政府部門正在加緊信息化辦公實施步伐，主要在內(nèi)部辦公網(wǎng)絡化基礎上，實現(xiàn)對公文審批、收發(fā)文、檔案、信息采集與發(fā)布等信息化管理，并通過Internet上實現(xiàn)采購招標、公職招聘、遠程會議等工作。部分政府部門機構計劃跨行業(yè)、跨部委，建立政府采購系統(tǒng)，實現(xiàn)電子貿(mào)易。在各部門資源共享基礎上，以建設公共信息資源庫，實現(xiàn)多部門網(wǎng)上業(yè)務協(xié)作，支持政府宏觀決策和運行控制，推動社會和經(jīng)濟發(fā)展。為能夠在政府綜合信息化建設過程中貢獻一份力量，清華同方股份有限公司總結了多年來政府部門信息化工程建設實施豐富經(jīng)驗，在知識經(jīng)濟信息化理論指導下，應用先進信息技術，設計推出政府信息化綜合辦公自動化系統(tǒng)。清華同方辦公自動化系統(tǒng)充分利用Internet/Intranet技術，首先為用戶構造一個安全、可靠、可擴充、保密性強LAN/WAN平臺，在此平臺上構建高效信息化辦公系統(tǒng)。本系統(tǒng)以事務處理、信息管理、決策支持為基本內(nèi)容，在完善辦公自動化業(yè)務信息流轉基礎上，引入知識管理思想，加強信息交流功能，融入?yún)f(xié)作辦公理念，結合硬件系統(tǒng)和網(wǎng)絡建設，突出信息化應用，為領導提供宏觀管理和科學決策，全面實現(xiàn)了綜合信息化辦公系統(tǒng)建設發(fā)展應用需求。同時可以在此平臺上集成一系列同方產(chǎn)品（如：通用網(wǎng)站生成系統(tǒng)等），實現(xiàn)GIS、VOD以及視頻會議等多媒體信息集成，最終建立提高政府機關工作質量和效率綜合信息化辦公系統(tǒng)。2 辦公自動化系統(tǒng)簡介辦公自動化（OA）概念提出已經(jīng)很長一段時間，但在以前軟件環(huán)境下，一般辦公自動化系統(tǒng)仍停留于單機文檔管理，而沒有實現(xiàn)真正業(yè)務流程自動化，因而系統(tǒng)效率不高?，F(xiàn)代信息技術發(fā)展，已使一般辦公系統(tǒng)中日常事務處理過程自動化、無紙化成為可能。近幾年來，網(wǎng)絡通信技術迅速發(fā)展，特別是Internet技術迅猛發(fā)展，以及一些新、面向非結構化信息和工作協(xié)同軟件產(chǎn)品出現(xiàn)，使辦公人員可以高效地協(xié)同工作，充分地共享資源，方便地交換信息，也使辦公自動化概念邁上了新臺階。3 辦公自動化概念 辦公自動化（OA）概念提出已經(jīng)很長一段時間，我們一直關注著相關技術發(fā)展，同時不斷思索、探討著OA內(nèi)涵和外延。隨著一個個OA版本完善和一些MIS系統(tǒng)開發(fā)完成，我們對OA也逐漸形成了自己認識，我們認為：辦公自動化僅僅是一個信息交流觀念和方式，不管是使用了一套多么“自動化”軟件，還是建立了一個先進計算機網(wǎng)絡，還都不能稱就已經(jīng)實現(xiàn)了辦公自動化。復雜人類工作，目前不可能被一套“自動化”計算機系統(tǒng)替代。因此，我們認為應該正確認識和理解辦公自動化概念、才能合理發(fā)揮計算機應用系統(tǒng)作用。 處理公事統(tǒng)稱為辦公，不同單位處理公事內(nèi)涵和外延不完全相同，即使同一單位隨著業(yè)務、人員以及組織結構變化辦公方式也會經(jīng)常變化。因此一套固定缺乏配置擴展能力計算機軟件系統(tǒng)是不可能對提高辦公效率帶來多大改進。我們認為辦公自動化是一種辦公信息交流新方式，計算機系統(tǒng)優(yōu)點是傳遞和獲取信息方便和高效，采用計算機網(wǎng)絡和相關軟硬件系統(tǒng)來作為信息交流主要工具，充分發(fā)揮計算機系統(tǒng)信息交流優(yōu)點才能真正提高辦公自動化作用。但有一些主要辦公內(nèi)容和流程還是基本相同。因此，可以把辦公自動化這一概念分為狹義與廣義兩類。狹義辦公自動化系統(tǒng)，就是根據(jù)單位內(nèi)部公務管理需要，按其機構設置、人員配備、內(nèi)部事務處理具體內(nèi)容及其運作流程，形成一套由計算機進行自動處理系統(tǒng)。 廣義辦公自動化系統(tǒng)，不僅具有處理單位內(nèi)部公務管理功能，而且包括單位對外公務（業(yè)務）管理功能。不僅應包括內(nèi)部辦公管理功能，還應預留與其他應用軟件連機接口（例如與業(yè)務管理軟件、財務管理軟件等銜接），可以根據(jù)用戶單位需求擴展其辦公自動化系統(tǒng)。使之成為一個可以對本單位所有對內(nèi)對外公務（業(yè)務）進行全面管理（廣義辦公自動化）系統(tǒng)。我們認為辦公自動化是一種信息交流工具，它作用就是加快信息流速，加大信息流量，讓作為主體“人”能得到全方位、最大容量信息流，使得人與人之間交流、溝通以一種全新方式進行。所以，我們建立一套系統(tǒng)過程，不僅是給用戶搭建一個網(wǎng)絡和安裝一些軟件，更重要是幫助用戶掌握獲得信息方法，使得用戶從目前被動“得到信息”過渡到主動“獲得信息”，最終讓用戶能自由、主動獲取信息，享受信息社會給我們帶來種種好處，同時也達到我們“提高效率”、“減輕勞動強度”目。4 技術架構4.1 網(wǎng)絡系統(tǒng)網(wǎng)絡系統(tǒng)以瀏覽器/服務器（Browser/Server）作為整個系統(tǒng)基本模式，Browser/Server結構，C/S結構為輔模式是現(xiàn)代計算機系統(tǒng)中主流高效率體系結構，也是一個低成本體系結構，更重要是它還是一個開放體系結構。 內(nèi)部用戶使用瀏覽器對服務器進行操作和瀏覽。DOMINO WEB服務器采用DECS同現(xiàn)有關系型數(shù)據(jù)庫進行連接，保持數(shù)據(jù)同步性，使整個政府部門信息根據(jù)權限進行共享。DOMINO WEB對外發(fā)布文檔可根據(jù)需要放在另外一個服務器上供外部用戶進行訪問，以增加安全性。4.2 操作系統(tǒng)操作系統(tǒng)選用微軟NT服務器。隨著Windows 9x廣泛使用，與其具有相同操作界面NT平臺容易上手。Windows系列中，無論是Windows95或NT有著相同編程接口Win32，該平臺有著最豐富應用軟件和最多開發(fā)群體，這一環(huán)境下有著最多可選方案，為用戶提供了最大選擇余地。NT提供了最強大功能集，價格也是最便宜，其上數(shù)據(jù)庫等系統(tǒng)軟件和應用軟件價格也遠低于UNIX平臺相應軟件。在滿足現(xiàn)有應用基礎上，如何保證系統(tǒng)以后大幅擴充和對原有資源利用是非常重要，而NT和Intel平臺有著從服務器到客戶機最好適用性，為在以后擴充后降級使用提供了最好保證。4.3 群件平臺選擇Lotus Notes為群件平臺。Lotus Notes是Lotus公司推出群件平臺軟件系統(tǒng)，該系統(tǒng)采用先進技術，不僅能夠對傳統(tǒng)文檔數(shù)據(jù)進行管理，而且能夠對圖形、圖象、聲音等非結構化數(shù)據(jù)進行管理。它支持工作組成員跨越時空界限共享信息，其復制機制可使所有成員信息保持同期更新。Domino提供Domino Connect應用程序，通過HTTP、ODBC和SQL，可以直接存取和修改存儲在其它非Notes關系型數(shù)據(jù)庫中會展中心數(shù)據(jù)。Domino Connect包括Lotus Notes Pump, 提供與Sybase、Informix、Oracle以及與ODBC兼容數(shù)據(jù)庫之間進行大宗數(shù)據(jù)交換和同步數(shù)據(jù)分布式服務。Lotus提供Component是一種Active X控件，可以將這些控件與Notes文檔集成在一起使用，創(chuàng)建電子表格、繪圖、圖形、圖表以及產(chǎn)品一覽表。通過Notes客戶機與辦公室組件（如Microsoft Office、IE）集成，可使用戶在享受Notes文檔安全性和傳遞特性時同時使用熟悉字處理軟件工作。Lotus Notes平臺包含一個集成開發(fā)環(huán)境，為不同層次用戶提供了豐富開發(fā)工具，以實現(xiàn)會展中心戰(zhàn)略級解決方案，具體通過：Notes設計、Notes開發(fā)工具、DBMS集成、API接口實現(xiàn)；Lotus Notes是獨立于平臺群件平臺，幾乎支持業(yè)界所有主流操作系統(tǒng)和網(wǎng)絡協(xié)議，支持網(wǎng)絡協(xié)議包括TCP/IP，HTTP，NetWare，IPX/SPX，AppleTalk，Net BIOS/NetBEUI，X.25，SNA，Banyan VINES。4.4 開發(fā)工具以Lotus Notes、Visual Basic、Visual C+ 作為主要開發(fā)平臺和工具，結合HTML語言、Java語言。5 系統(tǒng)核心功能本次Oa系統(tǒng)選用清華同方OA系統(tǒng)，系統(tǒng)涵蓋了辦公事務處理中各項目，為各級部門和管理人員提供信息共享和公文一體化管理。清華同方OA辦公自動化系統(tǒng)包括子系統(tǒng)有：個人辦公、公文管理、辦公事務、信息服務、輔助決策和系統(tǒng)配置六部分構成（最新版本包括以前各項功能并且從新整合）。通過后面介紹可以知道，不僅招標文件中要求文字處理、共用信息庫、電子報表、電子信箱、郵件處理、遠程送達、文檔資料處理、日常事務處理等都可以通過本系統(tǒng)來完成，而且本系統(tǒng)還有很多其他功能，滿足用戶各方面辦公需要。辦公自動化系統(tǒng)模塊功能如下：5.1 個人辦公1、 個人資料 有條理自動化管理您個人資料； 為現(xiàn)行處理業(yè)務建立文檔，對每一步處理過程進行登記，以跟蹤和控制業(yè)務進度。2、 日程安排 以直觀日歷視圖方式為您提供個人以及工作組日程安排功能； 通過授權等功能實現(xiàn)日程安排共享、他人空閑時間查看、時間沖突提示等自動化功能。3、 電子郵件 制作、發(fā)送、接收、閱讀、回復、廣播、查詢、打印和保存電子郵件； 可連接各種E-mail，如果您使用E-mail 服務器具有INTERNETIP地址及域名，那么系統(tǒng)中郵件可以直達世界各地。4、 通訊錄 按各種分類建立個人通訊錄； 可對通訊錄進行打印。5.2 公文管理公文管理主要由五部分構成：下面分別介紹各部分功能：1、 發(fā)文管理 支持擬稿、核稿、承辦、會簽、簽發(fā)、分發(fā)等發(fā)文處理全過程。2、 收文管理 支持公文登記、承辦、分發(fā)、批示等收文處理全過程。3、 信訪管理 登記所有信訪內(nèi)容、保存信訪檔案； 能夠對來信進行登記、對焦點進行提??； 能夠按照要求作出信訪分析；對信訪內(nèi)容匯總形成報表； 支持模糊查詢和全文索引等查詢功能。4、 文書檔案 實現(xiàn)文件組卷、封卷、移卷、拆卷等一系列檔案管理； 實現(xiàn)卷封、脊背、著錄卡片、卷內(nèi)目錄、全引目錄等打印功能； 實現(xiàn)案卷借閱申請、審批、超期催還等借閱管理功能。 5、 辦理日志 列示每個用戶使用本系統(tǒng)日志記錄，清晰明了。5.3 辦公事務辦公事務主要由七部分構成，主界面如下所示：下面分別介紹各部分功能：1、會議管理 會議計劃編制和審批； 會議日程管理； 會議室安排； 會議通知發(fā)放； 會議記錄。2、車輛管理 車輛基本信息維護； 用車申請與審批； 用車沖突判斷。3、資源管理（會議室、車輛、投影儀等） 資源預定、資源審批； 資源使用及資源歸還。4、辦公用品管理 登記各種辦公用品購入情況； 領用審批。5、值班管理 值班記錄和工作請示簽流轉、審批； 值班信息統(tǒng)計、值班日志填寫、查詢； 來電統(tǒng)計、各種已辦記錄查詢、備份。6、出差管理 網(wǎng)上填寫和審批出差申請單和報銷審批單； 記錄人員外出和注銷情況、方便文件發(fā)送時外出代辦人選擇； 各部門差旅費統(tǒng)計情況。6、 工作安排 活動安排、工作安排、外事記錄等各項安排； 安排中各種沖突檢測，把活動安排內(nèi)容自動發(fā)送到個人郵箱； 安排查詢及備份。5.4 信息服務信息服務主要由五部分構成，主界面如圖所示：下面分別介紹各部分功能：1、 信息采編 提供各種信息（結構化/非結構化信息；業(yè)務/非業(yè)務信息；文本、語音、圖象、聲音、錄象等多媒體信息）采集、匯編、發(fā)布、交流、查詢； 采用Intranet技術作為統(tǒng)一信息查詢接口。2、 電子刊物 電子刊物制作； 電子刊物訂閱。3、 交流園地 在單位內(nèi)部討論、交流。4、 公告牌 在單位內(nèi)部發(fā)布各種通知、通告； 結合部門信息查詢系統(tǒng)，每個部門還可以建立自己部門公告牌系統(tǒng)，用于在部門內(nèi)部發(fā)布公告。5、 每日信息 上報或收集各種信息，您可以把要發(fā)表信息通過網(wǎng)絡（LAN、WAN）傳送到信息采集數(shù)據(jù)庫中；同時還可以將采編信息發(fā)布到電子刊物中； 信息采集同樣適用于一些固定信息傳遞，如一些文本信息直接轉入系統(tǒng)加以利用； 上報信息同時可以下載最新發(fā)布公共信息，以獲取其他部門信息； 完全支持WEB瀏覽器操作。5.5 輔助決策輔助決策主要由六部分構成，主界面如圖所示：下面分別介紹各部分功能：1、 法律法規(guī) 按類別維護各種法律法規(guī)； 可以進行全文索引和模糊查詢。2、 公共資料 瀏覽各種上載公共資料信息； 可以進行全文索引和模糊查詢。3、文稿管理 按照類別建立一系列資料庫，存放中央和省內(nèi)各領導、機關領導講話、言論等文稿； 可以進行全文索引和模糊查詢。4、大事記 提供錄入、維護及查詢接口； 可以按周或按照月匯總打印成冊。5、 人事資料 登記人員詳細信息； 進行人員級別管理； 提供多種查看方式,如按部門、按學歷、按姓名。6、領導查詢 查詢各種信息，如信訪管理中信訪內(nèi)容和解決方案、公文管理中公文、資料庫中文稿資料、會議資料； 提供多種查詢方式。5.6 系統(tǒng)配置系統(tǒng)配置主要由三部分構成，主界面如圖所示：下面分別介紹各部分功能：1、 組織結構 可以逐級設置部門、人員角色和人員。 可以進行全文索引和模糊查詢。2、 辦公系統(tǒng)設置 進行公文流轉配置，靈活定義公文類型和公文流轉步驟； 設置各種數(shù)據(jù)庫存取權限； 設置常用意見。3、 web頁面管理 自主定義頁面，更換頁面信息。6 本系統(tǒng)特點集中式個人辦公n個人資料、私人郵件、公文全部統(tǒng)一集中處理,個人記事、代辦事宜以日歷形式直觀體現(xiàn)。靈活工作流程n所有流程均可靈活、自由進行配置，系統(tǒng)可以適用于任何行業(yè)系統(tǒng)、流程名稱、步驟、個數(shù)、步驟名稱、對應用戶角色等均可自由定制。與MS Office完美結合n可以在用戶熟悉排版環(huán)境下進行文字錄入和修改，實現(xiàn)改稿痕跡與版本保存，保證了文件改稿有效性?？墒褂肳ord自行定制適合本單位情況公文格式、文件登記單、稿紙等印刷件打印格式。采用Word文件本身安全機制，所有用戶改稿痕跡可以完整無缺保留，用戶即不能偽造痕跡，也無法抹除痕跡，實現(xiàn)了Word中痕跡安全性。簡單、友好Web風格界面系統(tǒng)在設計過程中，會充分考慮到計算機應用水平層次性和中國人辦公習慣，采用Web風格界面設計，使整個系統(tǒng)界面友好、美觀，同時極力降低對使用者計算機知識要求，界面簡單，易學易用，特別適合于政府機關和大型會展中心內(nèi)信息系統(tǒng)建設。易于安裝和維護系統(tǒng)中絕大部分功能無須安裝特別軟件，通過Web瀏覽器即可以進行操作。這樣不僅把您所有應用都統(tǒng)一到了Web界面上，而且系統(tǒng)易于安裝和維護，當軟件需要升級時候，管理員只需要在服務器上進行升級，無須在客戶端安裝額外軟件，極大地減少了系統(tǒng)維護工作量。多種網(wǎng)絡安全技術通過采用防火墻、加密、設置口令、設置權限等手段，充分保證了系統(tǒng)中數(shù)據(jù)安全性，阻止各種非法入侵和故意破壞。既可以保證機關內(nèi)部正常工作流程，防止外界非法入侵，又為機關內(nèi)部網(wǎng)使用者提供了訪問外部信息手段。組件化設計在本系統(tǒng)設計中，充分體現(xiàn)組件化設