人事行政管理制度匯編[1]

第一章人事管理一、公司人力資源規(guī)劃二、招聘與錄用三、培訓四、考勤五、假期（一）請休假（二）假期規(guī)劃六、獎懲七、考核八、核薪九、保險（一）社會統(tǒng)籌（二）商業(yè)十、人員流動（一）調(diào)動（二）辭職、辭退十一、關聯(lián)企業(yè)第二章行政管理一、禮儀紀律二、工作計劃三、會議管理四、辦公設備五、文書作業(yè)（一）打?。ǘ陀×?、收發(fā)文七、用印八、文檔（一）圖書（二）專業(yè)資料（三）客戶檔案（四）辦公文檔九、訪客接待十、辦公用品十一、采購十二、固定資產(chǎn)十三、物業(yè)十四、公司福利第三章業(yè)務支持一、INTERNET主頁二、文件檔案管理三、商業(yè)秘密保護四、公共關系（一）司外（二）司內(nèi)（三）投訴五、廣告宣傳泰華堂醫(yī)藥有限公司行政管理制度總綱四川泰華堂醫(yī)藥保健品有限公司行政管理制度是公司管理的重要文件，其管理依據(jù)是泰華堂醫(yī)藥公司管理制度和泰華堂醫(yī)藥公司員工守則。本制度由總經(jīng)理、公司管理中心、行政部及各部門主管直線執(zhí)行。司職機構為公司行政部。本制度的修改須經(jīng)總經(jīng)理核準；重大事項的更改須報執(zhí)行董事或董事會核準。人事管理總則1一人事管理是公司“人才為本”價值的直接體現(xiàn)；2一人事管理以合法、平等為基準，以實績導向、取優(yōu)汰劣、賞罰分明為宗旨；3一人事管理以滿足公司發(fā)展需要為核心目標。一人力資源規(guī)劃1一根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展需要進行前瞻性人力資源計劃；2一建立明確的人才標準、工作分析體系；3一短期人力資源計劃由總經(jīng)理核準，中長期人力資源計劃報董事會核準；4一經(jīng)核準后由總經(jīng)理領導制定征用計劃；5一行政部依據(jù)招聘計劃執(zhí)行招聘流程；6一建立公司人才庫（全部應征人才簡歷），作為公司業(yè)務發(fā)展的儲備。人力資源規(guī)劃流程公司/部門發(fā)展工作分析人才標準短期計劃中長期計劃總經(jīng)理董事長征用計劃招聘流程執(zhí)行人行政部、各部主管責任人行政部監(jiān)督人總經(jīng)理、董事長二招聘與錄用1公司各部門需招聘新員工時，應該按照公司標準文本人員增補申請表進行填寫后上交公司行政管理部，由行政管理部上報公司總經(jīng)理批準后，開始招聘程序。2各部門所需招聘的新員工，應該首先嘗試公司內(nèi)部人員調(diào)動，在公司內(nèi)無合適人選或無法調(diào)動時，開始公司對外的招聘程序。3行政管理部對外的招聘方式可以采用公司內(nèi)部人才庫尋覓、設攤招聘、登報廣告征員等方式。4行政管理部于招聘前須將本公司用人計劃、本次招聘人數(shù)、職位、要求等材料報政府有關勞動人事部門批準,方可擬稿登報或設攤招聘。5行政管理部負責應征人員資料的初審工作,并將合適的候選人材料轉送錄用部門審閱,并與其共同商定參加初試者人員名單。6初試由行政管理部主持,包括筆試和面試，同時填寫面試記錄與初（復）試考核表。7復試由行政管理部與錄用部門共同主持,同時填寫面試記錄與初（復）試考核表。8錄用建議由行政管理部與錄用部門會同總經(jīng)理共同作出，由行政部發(fā)放聘用通知書。9新進員工憑聘用通知書報到，應繳驗以下材料身份證復印件一份、最高學歷影印件，據(jù)此行政管理部建立人事資料卡，并由行政管理部保存并管理使用。10錄用人試用期為三個月,試用滿一至二個月時,由行政管理部會同部門主管對試用員工按照公司員工考核體系進行一次中期考核,若發(fā)現(xiàn)有任何不符合錄用條件者,隨時解聘。屆滿后再進行正式考核。（見公司考核相關表格）。11錄用人試用期結束，成為公司正式員工，公司與之簽定勞動合同并由公司行政人事部將勞動合同送至勞動監(jiān)察部門進行見證，同時辦理勞動人事檔案關系的調(diào)動、三金等相關福利等事宜。12對公司高級管理人員的聘用由總經(jīng)理或董事長直接簽發(fā)任命書，然后由行政人事部與其簽訂聘用合同。13員工人事檔案由行政部建立、保存并管理，必須準確、及時、保密。14員工人事檔案包括應聘人員登記表、履歷、面試考核表、錄用通知書、承諾書、人事資料卡、勞動合同、年度IDA、職務、工資計錄。招聘流程可以不可以各部門填妥人員增補申請表交行政管理部公司內(nèi)部調(diào)動內(nèi)部人員調(diào)動程序登報廣告征員設攤招聘內(nèi)部人才庫尋覓篩選候選人（行政部協(xié)同錄用部門）初試（行政管理部）初（復）試考核表人員增補申請表測試打字、語言、寫作總經(jīng)理批準復試（行政部協(xié)同錄用部門）時間間隔2周左右總經(jīng)理審批信函通知報到行政管理部明確工資與福利聘用通知書報到建檔員工資料卡勞動合同IDE協(xié)議考核考核表格正式錄用，簽定勞動合同見證等相關手續(xù)解聘三個月面試記錄表初（復）試考核表面試記錄表合格不合格責任人行政主管監(jiān)督人總經(jīng)理三、培訓1行政管理部負責綜合協(xié)調(diào)各部門之訓練計劃,訂立各項公司全年教育訓練計劃。2行政管理部須督導實施教育訓練計劃,檢討各項訓練情況并做效果分析。3行政管理部負責收集、編訂教育訓練教材。4行政管理部協(xié)同公司其他部門進行相關人員的業(yè)務培訓。5公司培訓分為新員工引導培訓、在職培訓（主管指導、在崗司內(nèi)外、脫崗司內(nèi)外）與主管培訓等多種。公司迎新引導培訓體系表培訓人培訓內(nèi)容培訓時間考核基準總經(jīng)理公司介紹行政部員工守則行政管理制度檔案管理制度財務部財務管理制度業(yè)務部業(yè)務管理制度法律顧問法律事務商業(yè)秘密合同、文本管理商業(yè)信息培訓流程需求分析內(nèi)容確定培訓計劃總經(jīng)理實施評估總經(jīng)理培訓需求調(diào)查表培訓考核表執(zhí)行人行政部、各部主管責任人行政部監(jiān)督人總經(jīng)理總經(jīng)理評估培訓考核表執(zhí)行人行政部、各部主管負責人行政部監(jiān)督人總經(jīng)理四考勤1英達仕公司每位員工在每一正常工作時日，必須自行、準確打卡。2凡是漏打，錯打卡者須在24小時內(nèi)申請補辦，經(jīng)部門主管核定后報行政管理部。3公司員工出差,須填報出差申請單，經(jīng)主管、總經(jīng)理批準后須將申請單復印件一份交行政管理部備查。4行政管理部將人員出差情況記入員工出勤情況表，出差期間之例假記入員工出勤資料表。5出差日期由行政管理部以公假記入員工出勤資料表。6如遇業(yè)務人員外出執(zhí)辦公務，須填寫外出登記表并經(jīng)主管核準后有效，通知行政管理部專職人員，作為考勤之依據(jù)。7員工在規(guī)定工作時制外繼續(xù)工作者，須填寫加班申請表并經(jīng)本部門主管及行政管理部批準后方可以加班論，行政管理部負責加班人員之出勤考核。8行政管理部若發(fā)現(xiàn)申請加班人員無出勤記錄,須向申請人部門核查,若無確鑿證明,以作廢論。9員工不得任意加班,行政管理部若發(fā)現(xiàn)無經(jīng)主管核準之加班單,即使有考勤記錄，也不將其視作加班。10員工按政府規(guī)定進行日常工作及休假，同時實行帶薪或無薪假。11申請假期應于事前向本部門主管提出并報行政管理部核準，緊急事項于事后24小時內(nèi)補申請。12假期的請休嚴格按照公司管理制度規(guī)定執(zhí)行。13行政管理部監(jiān)督公司員工于每工作日結束時填寫并上交工作時間控制表并于每周二之前將公司員工上周所交工作時間控制表進行統(tǒng)計，制作成周工作時間統(tǒng)計表并上交總經(jīng)理。14公司行政管理部執(zhí)掌每月月底統(tǒng)計作業(yè),匯集“出勤卡”、周工作時間統(tǒng)計表、請假單、加班申請表等相關記錄,統(tǒng)計填制員工出勤資料表,交財務部計算工資之用，并入案備查。對一切不合制度之情事向有關主管提出處理意見,并填寫員工假期規(guī)劃提示單提交給公司員工。15行政管理部主辦人若發(fā)現(xiàn)員工曠職達2日或超出2日者、請假超出規(guī)定期限者、出勤記錄有弄虛作假或涂改毀壞者,應即時提請行政管理部主管核辦。考勤流程行政專員提示行為提示單月出勤記錄考勤卡、時控表、請假單、加班單等每月8日公司員工財務部出勤資料責任人行政專員。監(jiān)督人行政主管五假期（一）請休假1英達仕公司給假分為事假、病假、公假、婚假、工傷假、喪假、計劃生育假和探親假,各種給假標準參見管理制度。2因突發(fā)事件或疾病而不得已請假者，須在半日內(nèi)通知行政管理部負責人，并在請假后24小時補填請假單。3各部門主管因私或工作外出不論幾天者，須提前三天填妥請假申請單，經(jīng)行政管理部批簽后，遞交總經(jīng)理批示，同時安排妥后續(xù)工作方可。4普通員工因私或工作外出在二天之內(nèi)者，須提前一至二天填寫請假單，由本部門主管批準，交行政管理部備案；若員工請假在二天以上者，在本部門主管允許后經(jīng)總經(jīng)理批示，交行政人事部備案。5行政管理部在經(jīng)辦請假手續(xù)人員審查所附請假材料,病假者需附醫(yī)院診斷證明,請產(chǎn)假、喪假者須附出生證明或死亡通知書，請假者須有充足理由。請假/調(diào)休流程（二）假期規(guī)劃申請人請假申請單職務代理人簽字部門主管簽字2天以上總經(jīng)理簽字行政管理部主管簽字申請單歸檔申請人責任人部門主管監(jiān)督人行政主管六獎懲1一獎懲依據(jù)為公司員工守則2一公司各級主管均有提出獎懲的建議權3一行政部負責事實調(diào)查并報告總經(jīng)理4一各級主管按公司權限行使獎懲5一各類獎懲由行政部執(zhí)行6一各類獎懲須報備行政管理部備案，登記入人事資料卡獎懲流程獎懲申請行政部調(diào)查核準公告行政部執(zhí)行行政部備案報告總經(jīng)理獎懲申請表七考核1考核管理是英達仕投資管理顧問公司管理的一項重要內(nèi)容，它的目的在于維持企業(yè)的良好秩序，更好地貫徹企業(yè)管理制度，完成計劃指標和實現(xiàn)經(jīng)濟效益。2對司內(nèi)各部門的管理狀況及個人的行為活動制定統(tǒng)一的規(guī)范作出合理的評判，激勵先進，褒揚正氣，有功則獎，有過則罰。調(diào)動員工工作積極性，完成指標，提高工作效率。3英達仕公司對部門的考核，主要內(nèi)容為費用情況、資金狀況、業(yè)績完成進展情況以及公司運作的規(guī)范及制度的執(zhí)行情況；對員工的考核主要為業(yè)績、品德和行為的執(zhí)行情況。4于考核作業(yè)前,行政管理部須備妥員工之考勤、升遷、調(diào)動獎懲諸種資料作為一般依據(jù)。5對部門考核一般周期為半年一次。6考核由直線上級主管執(zhí)行行政部參與配合，亦可設立考核小組7對公司員工的考核區(qū)分為月度、季度、年度考核，每月、季、年度底前5天內(nèi)，行政管理部協(xié)同公司各部門主管對公司員工按照公司業(yè)績指標體系，并結合員工IDE協(xié)議等相關指標，對員工月、季、年度工作情況進行考核，填寫考核記錄表，上報總經(jīng)理。8考核結束后,行政管理部負責將考核等級反映于員工的獎懲與職位、薪資等級年度的相應調(diào)整?？己肆鞒绦姓繕I(yè)務部行政部行政資料IDA/業(yè)績工作分析考核考核總經(jīng)理考核表八核薪1財務部根據(jù)出勤資料卡、業(yè)績獎金確認單進行核薪2出勤資料卡由行政部統(tǒng)計提供3業(yè)績獎金確認單由業(yè)務部統(tǒng)計提供4財務部匯總之薪資表報總經(jīng)理核準5周考勤、獎懲發(fā)生薪資增減，依據(jù)公司員工守則核薪流程九保險一一一社會統(tǒng)籌保險1一養(yǎng)老保險養(yǎng)老保險辦理流程2一醫(yī)療保險醫(yī)療保險辦理流程3一失業(yè)保險4一住房公積金一一一商業(yè)保險行政部業(yè)務部考勤資料業(yè)績獎資料財務核薪總經(jīng)理出納支付薪資表出勤資料卡業(yè)績獎確認單十人員流動一一一調(diào)動1部門內(nèi)員工崗位調(diào)動，由部門主管向行政部提出調(diào)動說明；聽取行政部建議后決定；報備總經(jīng)理；2部門內(nèi)主管崗位調(diào)動，由部門主管向行政部及上級主管提出調(diào)動說明，聽取意見后決定；報備總經(jīng)理；3部門級以上主管崗位調(diào)動，由總經(jīng)理提出動議，聽取有關建議后決定；報備執(zhí)行董事；4調(diào)動由行政部發(fā)布調(diào)動令部門內(nèi)員工調(diào)動流程部門內(nèi)主管調(diào)動流程部門級以上主管調(diào)動流程部門主管調(diào)動說明行政部建議調(diào)動說明書決定執(zhí)行調(diào)動令報備總經(jīng)理調(diào)動令部門主管調(diào)動說明行政部意見上級意見調(diào)動說明書決定執(zhí)行調(diào)動令報備總經(jīng)理調(diào)動令總經(jīng)理調(diào)動動議行政部意見相關意見調(diào)動動態(tài)決定執(zhí)行調(diào)動令調(diào)動令一一一辭職辭退按制度辦理辭職手續(xù)，填寫離職申請書，經(jīng)有任免權限的主管批準后由行政管理部辦妥移交手續(xù)并填寫移交接清單后方得視為按正常手續(xù)辭職，行政管理部通知財務結算工資。辭退和開除有任免權限的主管需解聘其任免范圍內(nèi)合同制員工的，應填寫解聘/開除通知書，然后交行政管理部辦理有關離職移交手續(xù)。被解聘員工應辦妥移交接手續(xù)，填寫移交接清單后方得離職，同時由財務部結清工資。無論以何種情況離開公司者,由行政管理部簽發(fā)離職證明書，一式二份,一份交離職人，一份留存行政管理部。員工離職后,行政管理部須將離職人員各項手續(xù)、表單歸檔封存。辭職交接流程十一關聯(lián)企業(yè)1一公司對關聯(lián)企業(yè)之高級主管執(zhí)行人事管理職責；2一管理范圍外方人員請休假國內(nèi)人員招聘、錄用、合同、考核、定薪、辭職、辭退辭職/離職申請主管意見行政主管意見GM批示業(yè)務交接財務交接行政出勤統(tǒng)計行政交接GM秘書備案退工/結檔辭職/辭退申請書工作交接單工作交接單責任人行政主管監(jiān)督人GM3一各作業(yè)流程參照前述相關流程4一各項管理之決定均須經(jīng)董事長校核。第二章行政管理一禮儀紀律1行政管理部負責對公司全體員工的禮儀、辦公紀律、出勤、外出等事項的全面監(jiān)督；2行政部主管發(fā)現(xiàn)不當現(xiàn)象，可口頭警告或簽發(fā)“提示單”以提示警告，并報備有關部門主管；3行政部確認獎懲事實，可提請有關主管研究提出獎懲申請；4對公司禮儀紀律現(xiàn)象，行政部與各部門主管均可直接向總經(jīng)理提出提出。二工作計劃與報告沒有計劃的行為是無效率的行為。公司強調(diào)對公司、部門、員工行為的計劃性要求，用以明確和把握我們的工作方向，同時提高工作效率與工作效益。因此，通過對計劃體系的規(guī)定，并通過相關計劃流程和計劃表格的制作，實現(xiàn)工作計劃的確立、執(zhí)行和評估。（一）公司、部門年度發(fā)展計劃1公司總經(jīng)理、部門主管于每一會計年度底應該制定下一會計年度的發(fā)展計劃。2公司年度發(fā)展計劃經(jīng)公司主要高層領導人討論制作，公司董事會核準同意后確定執(zhí)行。3部門年度發(fā)展計劃經(jīng)部門主要領導人員討論制作，公司總經(jīng)理核準同意后確定執(zhí)行。4公司、部門年度發(fā)展計劃是部門、人員月度工作計劃的基礎和依據(jù)。5公司、部門年度發(fā)展計劃是對公司、部門經(jīng)營發(fā)展的評價基礎。年度計劃流程（二）部門、員工月度工作計劃1部門主管、公司員工在每月度底分別進行部門、員工下月度工作計劃安排。2月度工作計劃通過對月度工作計劃表的制作來完成，在該表格中應該相應地填寫部門、員工下總經(jīng)理公司計劃草案報告稽核董事會核準各部主管報告部門計劃草案總經(jīng)理核準執(zhí)行月工作內(nèi)容安排和時間控制。3員工月度工作計劃交部門主管核準同意后確定執(zhí)行。4部門月度工作計劃交總經(jīng)理核準同意后確定執(zhí)行。5月度工作計劃的完成情況將作為部門、員工工作評估的主要依據(jù)之一。年度月度工作計劃（三）員工日工作時間控制計劃1公司員工通過日工作時間控制表進行日工作時間計劃與安排控制。2公司員工應該按照“日工作時間控制表填寫規(guī)定”在規(guī)定的時間按照規(guī)定的項目如實填寫并上交公司行政管理部。3在日工作時間控制表中體現(xiàn)出員工對每日工作安排的合理性與計劃性，反映員工每日工作的效益性與非效益性，因此，該表格將作為對員工考核的主要依據(jù)之一，同時也是員工用于控制時間、提高效率、自我評估的依據(jù)。4日工作時間控制表是公司對外服務的重要計費依據(jù)。日工作計劃流程部門主管計劃草案報告稽核總經(jīng)理核準部內(nèi)員工報告計劃草案主管核準執(zhí)行公司年度計劃部門月度計劃（四）專項市場、業(yè)務規(guī)劃1在公司進行新市場的開拓和新業(yè)務的推廣時，該市場和業(yè)務的主要負責人應該進行專項市場、業(yè)務規(guī)劃。2專項市場、業(yè)務規(guī)劃建立對該市場、業(yè)務的全面了解，公司主要經(jīng)營人員的深入研究、探討的基礎上，同時該規(guī)劃應該結合公司、部門年度發(fā)展計劃和市場需求與競爭變化的基礎上。3專項市場、業(yè)務規(guī)劃通過制作市場規(guī)劃表和業(yè)務規(guī)劃表來完成，并嚴格按照規(guī)劃進行市場拓展與業(yè)務推廣。三會議管理會議是公司決議產(chǎn)生、工作明確、意見交流的正式方式與場合。公司會議區(qū)分為定期例會與非定期會議，規(guī)定的人員必須準時參與，指定人員作好會議記錄，與會人員遵守會議秩序安排同時提高會議效率。一一定期例會會議名稱時間安排參加人員會議內(nèi)容召集/主持人員業(yè)務診斷會議每工作日上午9301000各部門人員對外服務中相關問題討論、日計劃各部主管月度總結、規(guī)劃會議每月度第一天下午總經(jīng)理各部門主管、工作人員上月度工作總結月度工作規(guī)劃報告各部主管主管例會每月第一天下午總經(jīng)理、各部主管月度工作計劃協(xié)調(diào)總經(jīng)理員工大會每月中旬一次總經(jīng)理全體員工經(jīng)營總結、工作安排、其他相關內(nèi)容行政管理部/總經(jīng)理董事會會議每年度一次董事長、董事、總經(jīng)理公司重大事項決議總經(jīng)理/董事長（二）非定期會議部門主管員工日計劃執(zhí)行稽核報告會議名稱時間安排參加人員會議內(nèi)容召集/主持人員公司發(fā)展研討會不定時總經(jīng)理、部門主管、主要經(jīng)營業(yè)務人員就市場拓展、業(yè)務推廣、公司經(jīng)營等相關事項的討論行政管理部主任/總經(jīng)理臨時會議不定時總經(jīng)理、部門主管、其他有關人員特殊事宜行政管理部主任/總經(jīng)理董事會臨時會議不定時董事長、董事、總經(jīng)理公司經(jīng)營特殊重大事宜總經(jīng)理/董事長一一一會議安排1一公司內(nèi)會議由行政部秘書安排，部門內(nèi)會議由各部自行安排2一主會人會前一天需向秘書告知會議安排、會議內(nèi)容3一秘書須提前四小時以上書面通知與會人地址、時間、內(nèi)容4一秘書負責會場安排與整理5一開會期中，秘書負責記錄；并于會后將會議摘要決定整理、打印、轉發(fā)給有關人員及總經(jīng)理備案會議流程四辦公設備管理1一電腦11行政部根據(jù)公司文件類別建立完整清晰的目錄及子目錄系統(tǒng)；12根據(jù)保密原則需要，由行政部對行政、業(yè)務文件目錄設定統(tǒng)一管理的電腦密碼13員工在所屬部門目錄下設立個人子目錄14員工不得私設電腦密碼2傳真機、復印機21由公司行政部統(tǒng)一管理與使用會議計劃秘書通知安排記錄摘要備案會議計劃單會議通知22建立嚴格的使用登記制度23未經(jīng)許可，個人不得自行操作使用3可運用狀態(tài)維護31行政部負責電腦、傳真機復印機的檢查、保養(yǎng)和維修,保證設備的可運用狀態(tài)五文書作業(yè)一一一打印1一總經(jīng)理、各部門主管交由秘書打印之文函、廣告，需填寫文書委派單，并標明文件之性質(zhì)，如傳真、公函、內(nèi)部文及保密級別，急迫性程度由秘書根據(jù)其緩急確定先后秩序。2一打印完畢后秘書先行校核并于文書委派單上簽字，轉交委辦單位之經(jīng)辦人校核、簽字3一對外傳真、公函秘書須復印存檔（參見收發(fā)文流程）4一文書處理過程中，未經(jīng)同意秘書不得將受托文書傳閱他人文書作業(yè)流程一一一復印1一公司復印作業(yè)由行政部秘書統(tǒng)一執(zhí)行2一一般文件由各部門委托人員口頭交托行政秘書總經(jīng)理/主管文書委托秘書處理委辦校核保密標志文書委派單文書委派單文書委派單3一客戶資料、服務文本、公司級文檔等特殊文件，需填寫復印委托單（文件名、秘級、用途、裝訂要求等）經(jīng)高級主管批準后執(zhí)行復印4一秘書于復印、裝訂作業(yè)后，須填寫復印裝訂登記表（日期、內(nèi)容、頁數(shù)、復印機碼、批準人、保密標識等）復印流程六收發(fā)文1文件是經(jīng)營信息傳送、交流與反饋的重要信息載體。英達仕顧問管理公司的每一位員工都負有文件管理的責任或義務。2本公司對外文件之收發(fā)的責任者為指定專人文秘統(tǒng)一辦理，她是各級文件管理的直接承擔者。附收、發(fā)文登記表3文秘在收文后必須先根據(jù)文件的分類及時編號、登記，并在公文上附“公文處理單”，分送有關部門或人員傳閱承辦，同時請傳閱人或承辦人在“收文簽字簿”上簽收，文秘對有回復要求的文件須跟蹤閱辦人及時反饋閱辦結果，并對文本進行復印和留檔。4公司的各類文件均屬內(nèi)部機密文件,文秘不得截留、泄露和私自外帶,違者予以警告、經(jīng)濟處罰、除名或追究法律責任。屬一般業(yè)務便函，只要在“收文登記簿”上登記即可，直接分送有關人員閱辦。5本公司對外之發(fā)送文函按性質(zhì)訂立參見文檔管理制度。6文件傳真的發(fā)文工作亦由文秘人員負責，需發(fā)文者將文稿經(jīng)主管人員簽字后交文秘處登記發(fā)文摘要、分類編號、發(fā)送后歸還原稿人。凡對外報送的業(yè)務資料、協(xié)議等重要文件皆須復印備份存檔。7對一些機密文件,需在文件頁首加蓋印章,以防止隨意傳播。8每月未，文秘應將收、發(fā)文整理裝訂成冊。每半年將經(jīng)各部門主管確認的確無使用價值之文、報刊可作一次銷毀，報行政管理部備查。附檔案資本銷毀情況記錄表9文件管理應參見文檔管理制度規(guī)定辦理。對公司所有訂閱的報刊由專項負責人將重要信息摘錄后交文秘按分類歸檔，文秘必須做好登記造冊工作。每月未，文秘應將收、發(fā)文整理裝訂成冊。10每半年將經(jīng)各部門主管確認的確無用之文、報刊可作一次銷毀，行政人事部定期檢查檔案保管狀況,對破損的檔案進行修補、復制或作其它技術處理。各部門復印委托復印裝訂各部門核準保密標識復印委托單復印裝訂登記收發(fā)文流程信函收文總臺收函收件人簽收個人信函部門信函私函自理公函歸檔業(yè)務部門總經(jīng)理主管歸檔秘書篩選登記歸檔總經(jīng)理責任人文員、GM秘書監(jiān)督人行政主管發(fā)函發(fā)文發(fā)函打印主管簽字用公司印收函登記表分理復印存檔信件快遞文員送郵總臺電話責任人文員、總臺監(jiān)督人業(yè)務、行政主管用印流程發(fā)文登記表傳真保密標識七用印1本公司以公司名義對外之行文由管理部負責蓋印。2公司各部申請簽章及總經(jīng)理、董事長職章，應提出申請匯簽經(jīng)上級核準后交管理部秘書，由秘書登記于登記表。用公司印流程八文檔（一）圖書雜志1公司所屬圖書是專供相關公司內(nèi)人士參閱，由行政部統(tǒng)一保管，于每年6月、12月下旬詳實盤點。2文秘應將圖書書名、出版社名稱、數(shù)冊、金額按類型編號，各部門員工由于工作需要借閱的須在文秘處登記借期、歸還期。如遇清點期限或公務上需參考將隨時通知收閱,借書人不得拒絕。附圖書登記冊3一般情況下，圖書只得在司內(nèi)閱讀，借書冊數(shù)以三冊為限，借書期限不得超出過二周，若要續(xù)借者，公司章合同章法人章財務章用印申請GM秘書GM簽準用印GM秘書申請單歸類申請人責任人GM秘書監(jiān)督人GM用印申請單重新到行政部處登記。4對圖書有損壞或遺失者，要作出一定的賠償。圖書管理流程（二）專業(yè)資料1一資料分類11公司搜集的各種公司業(yè)務文本、流程、企劃案、制度、顧問業(yè)務理論等文件正本及復印件；12公司由政府主管部門購買的政策法規(guī)；13公司各類剪報14公司搜集的各類行業(yè)（如建材、裝飾等）材料2一公司資料只可于公司內(nèi)借閱當天歸還，不得攜出司外3一特殊情況需復印者，須填報復印申請批準圖書購進文員登記入庫借閱文員登記借書人圖書登記表每月清點一次圖書清點報告圖書借閱登記表按時回庫責任人文員監(jiān)督人行政主管資料管理流程一一一客戶檔案1一客戶檔案是公司文檔管理和商業(yè)秘密保護作業(yè)中的重要領域2一客戶檔案包括客戶提供的各類資料，及公司在顧問服務過程中制作的各類文件、文本3一客戶檔案只可于公司內(nèi)借閱，當天歸還，不得攜出司外4一特殊情況需復印時，須填報復印申請報批5一服務結案前，由指定專案人員負責客戶資料管理，并承擔保密責任資料整理登記注冊入庫借閱復印登記申請借閱人復印人登記表保密標識定時清點清點報告當天回庫借閱登記復印申請客戶檔案管理流程（四）辦公文檔1一行政管理部負責對公司全體員工的辦公文檔進行系統(tǒng)管理2一行政人員辦公文檔設工作計劃與報告司內(nèi)行政3一業(yè)務人員辦公文檔設工作計劃與報告司內(nèi)行政拓展資料專案人員管理結案行政登記入庫借閱復印登記申請借閱人復印人當天回庫借閱登記復印申請定時清點保密標識登記表清點報告談項目A、B、C執(zhí)行項目A、B、C九訪客接待1來本公司之賓客由秘書負責接待。2接待來訪賓客須熱情、大方、并迅速與有關主管部門聯(lián)系接洽。3秘書做畢接待須做訪客記錄，其中注明具體單位、姓名、來意、有否約定等事項并向有關主管匯報。訪客接待流程十辦公用品一一一文具1一行政部負責辦公文具的采購與領用登記2一行政部須特別注意隨時檢查復印紙、文本裝訂耗材（鐵圈、封面紙、封面薄膜）及文件夾的存量，以保證公司業(yè)務程序的正常進行一一一茶、水1一行政部負責茶、水等日用品的采購與使用登記2一定時檢查飲用水、茶葉、水杯的存量，及時購買補充，以保證正常的辦公秩序3一公司舉辦培訓、講座等大型活動時，行政部應及時了解情況，備足茶、水、杯用品，以保證活動的正常進行十一采購訪客總臺詢問推銷商總臺應對客戶電話業(yè)務員出迎進專案室文員上茶朋友電話受訪人出迎進接待室董事長/GM朋友電話秘書出迎進辦公室秘書上茶責任人總臺、秘書、文員監(jiān)督人各級主管1公司辦公日用品和低耗品由行政管理部在為公司節(jié)約總成本和控制辦公費用總額度的基礎上統(tǒng)一購置。2辦公設備維修、郵件投遞等業(yè)務委托中行政部統(tǒng)一處理。3行政部須對固定供應商建立完整的檔案系統(tǒng)，以節(jié)約成本之原則，選擇、跟換供應商。4公司各業(yè)務部門將需要購置的固定資產(chǎn)以申請單形式上報行政管理部，經(jīng)批準后，由行政管理部對采購物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、供應商、價格進行統(tǒng)計、分析、比較，作出清單，遞交總經(jīng)理批示，經(jīng)批準后由行政管理部下達采購指令，予以履行同供應商進行市場詢價、報價、談判及草擬合同條款，最后確定采購價格及合同條款，委任采購人員進行其它后續(xù)工作。合同文本交行政管理部門備案采購作業(yè)流程采購申請GM批示行政專員固定供應商/商店行政專員詢價/比價GM復議定貨合同驗收付款流程通報會計責任人行政專員監(jiān)督人行政主管、GM詢價/比價單采購申請單一般采購大宗采購驗收付款流程采購合同會計支付定金到貨行政/財務驗收退貨接收請款GM批示財務付款入帳行政資產(chǎn)管理采購申請單詢價/比價單驗收報告請款單資產(chǎn)登記表責任人行政主管、財務監(jiān)督人GM十二固定資產(chǎn)管理1行政管理部對公司所有固定資產(chǎn)進行登記注冊2固定資產(chǎn)因價值減損擬報廢或閑置而無再使用價值者,由使用部門或管理部填制“固定資產(chǎn)處分申請單”一式二聯(lián),注明申請單位、日期、財產(chǎn)編號、名稱、數(shù)量、購入日期、處分原因、處分方式及其他有關資料分別轉送財物部填入購買金額、累計折舊、殘值后,依核決權限送呈簽核。3“固定資產(chǎn)申請單”一式二聯(lián),經(jīng)核準后,由使用部門分送如下第一聯(lián)送財務部；第二聯(lián)送行政管理部。4財務部收到“固定資產(chǎn)處分單”后如處分方式為報廢或遺失時，應備有報廢或損失清單及有關機關之核準或證明文件，在據(jù)以轉帳及更改財產(chǎn)目錄。如為出售則暫時存檔。5行政管理部收到“固定資產(chǎn)處分單”后，應依核準之方式處理資產(chǎn)，并將處分日期、處分原因、處分金額（出售時填）填入“財產(chǎn)管理卡”后抽出并“固定資產(chǎn)處分申請單”存檔。6固定資產(chǎn)如遭竊盜或破壞者，管理部應提出損失清單及向警察單位報案辦理。十三物業(yè)1一行政管理部負責公司辦公室的各項物業(yè)管理2一負責與物業(yè)管理公司協(xié)調(diào)水、電、信函及安全事宜3一負責辦公室內(nèi)的照明、植物、家具等事務管理4一負責辦公室內(nèi)的清掃保潔5一負責辦公室的鑰匙管理十四公司福利1公司員工之福利事項由管理部執(zhí)掌。2公司員工遇有生日、婚假等喜慶時日,行政管理部得以公司名義安排祝賀。3行政管理部主管參與福利基金管理及各項獎金分配之討論。4公司員工本人及家庭如遇重大經(jīng)濟困難，得向行政管理部申請補助或救濟。5辦理補助程序如下由申請人填具申請書并經(jīng)部門主管核準后呈報行政管理部，并經(jīng)總經(jīng)理簽核后轉會財務部支付。第三章業(yè)務支持一公司主頁1一行政管理部負責公司主頁的租賃、制作和宣傳事宜2一企劃部根據(jù)公司業(yè)務需要，負責主頁內(nèi)容的組織、策劃和更改3一行政部根據(jù)經(jīng)確認的主頁內(nèi)容，進行下載、修改及上傳的技術處理4一行政部負責聯(lián)絡網(wǎng)絡公司委托主頁宣傳事宜5一行政部負責主頁反饋查詢、上網(wǎng)人數(shù)的統(tǒng)計和報告事宜二商業(yè)秘密保護制度（一）目的保護公司與客戶的商業(yè)秘密，維護公司的安全與利益。（二）使用范圍本規(guī)則適用于公司全體員工。（三）定義1、公司的商業(yè)秘密系指不為公眾所知悉，能為公司帶來經(jīng)濟利益、具有實用性，并經(jīng)公司采取保密措施的技術信息和經(jīng)營信息。其中不為公眾所知悉，系指該信息不能通過公開渠道（如報紙、新聞、出版物等）由外界直接獲??；能為公司帶來經(jīng)濟利益、具有實用性，系指該信息具有確定的可應用性，能為公司帶來現(xiàn)實的或者潛在的經(jīng)濟利益或競爭優(yōu)勢；經(jīng)公司采取保密措施的，系指包括設置保密警示標識、制訂保密條款、簽訂保密協(xié)議、建立保密制度及其他合理的保密措施的實施。2、前款所述之技術信息和經(jīng)營信息，包括（1）公司管理、財務、人事等方面的系統(tǒng)設計、制度文本內(nèi)容及方法；（2）公司顧問服務的內(nèi)容與方法。（3）公司公共關系的內(nèi)容與方法；（4）公司客戶名冊；（5）公司經(jīng)營計劃與營銷策略；一6一招投標的規(guī)劃與標底；一7一客戶資料；（8）上述列舉以外的技術信息和經(jīng)營信息，符合本條第一款所述之定義的，認定為公司商業(yè)秘密。3、公司商業(yè)秘密的來源（1）公司自行制作并符合所述定義者；（2）公司以外第三方制作并符合所述定義者；（3）公司與第三方合作制作并符合所述定義者。4、本制度所稱之載體系指載有公司商業(yè)秘密內(nèi)容的（1）工作底稿、文本、電子磁盤及其他載體（含正本、副本、影印件、傳真件、摘抄件）；一2一公司文件檔案管理制度規(guī)定的各類秘密文件、資料等。（四）保護原則保護商業(yè)秘密的工作，遵循積極防范、層級管理、既確保商業(yè)秘密之安全性又便利于各項工作的原則。（五）責任部門與人員1由行政管理部與法律顧問協(xié)同負責公司商業(yè)秘密監(jiān)督、管理事宜。2公司全體員工負有保護商業(yè)秘密的責任和義務。（六）保護措施1一在公司勞動合同中明確規(guī)定商業(yè)秘密保護條款，員工在聘用期與解聘后規(guī)定期限內(nèi)須承擔規(guī)定的義務。2一公司根據(jù)需要，可要求專案和有關人員簽訂對特定事項的保密承諾書。3一行政部對電腦設定完整的文件目錄和子目錄系統(tǒng)，并根據(jù)需要設定管理密碼，由專人控管；同時公司與密碼控管人簽定保密責任協(xié)議書。4一行政部對傳真機、復印機統(tǒng)一管理，由專人使用，建立嚴格的使用登記管理流程。5一行政部建立嚴格的管理流程對公司發(fā)文進行管理。6一行政部負責根據(jù)文件檔案管理制度進行對各類載體設置警示標識的工作。警示標識包括密級標識、字樣及“不得復印”、“不得攜出”等特定字樣。（七）泄密應急1一員工發(fā)現(xiàn)公司商業(yè)秘密有可能泄露時，均有義務報告主管部門立即采取防范措施；2一公司商業(yè)秘密已經(jīng)泄露，發(fā)現(xiàn)人與當事人均有義務立即報告主管部門即采取補救措施；（八）泄密責任追究1一當公司商業(yè)秘密已經(jīng)泄露，公司有權追究當事人的經(jīng)濟和法律責任；2一根據(jù)情況，公司同時可追究主管部門和人員的連帶